Los BGERENCIA DE LOGISTICA Y CONTROL PATRIMONIAL NO CUENTA CON > CUADROS CONSOLIDADOS DE NECESIDADES DE LOS ANOS 2013 Y 2014, ELABORADOS EN BASE A LOS CUADROS DE NECESIDADES REMITIDOS POR LAS DIFERENTES UNIDADES ORGANICAS DE LA MUNICIPALIDAD. CONDICION to, $6 solicito a la Subgerencla de Logistica y Control Como parte de la auditoria de cumplimient 2 Parone Cuadro consoldado y valoizado de Necesidades de los. fos 2013 y 2014, y en respuesta la Suegerencia de Logistca y Control Patrimonial manifest que no cuenta con los mencionados cuadros consolidados Dicho requerimiento fue efectuado con oficio 1.” 003-20" OC\IMOSM del 9 de febrero de 2015, haciéndole notar que dicho consolidado debié ser remitido en su oportunidad a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, para ser considerado en el Presupuesto Institucional de Apertura de la Municipalidad Distrital de San Miguel. Con oftcio n.* 045-2018-SGL-GAFIMDSM del 20 de febrero de 2015; la Subgerencia de Logistica y Contra! Patrimorialindico que no cuenta con el Cuadro consolidado de Necesidades del 2013: y respecto del Cuadro consolidado de Necesidades de! 2014, incicd que fueron generados en un software por a Gerencia de Planeamiento y Presupuesto; situacion que ha sido desmentda por la mencionada Gerencia, toda vez que a ésta unidad orgénica no le correspende elaborar dichos ‘cuadros consolidados de necesidades. CRITERIO Los hechos expuestes no son concordantes con la siguiente normativa * __ Raglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto Supremo 1n.* 184-2008-EF de 1 de enero de 2003 Articulo 6° Elaboracién del Pian Anual de Contrataciones “En la fase de programacién y formulacién del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Eniidad determinard, dentro dol plaza sefielado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcién de sus motas presupuesterias establecidas, sefialando la programacion de acuerdo 2 sus prioridades. Las Enlidades uliizaran ef Cataiogo Unico de Bianes, Servicios y Obras que administra ei OSCE, siendo 6rgano encargado de las contrateciones de la Entidad responsable de esta actividad. Los requerimientos serén incluidos en ef cuadro de necesidades que seré remitido el érgano encargado de las contrataciones para su consolidacién, valonzacion y posterior inclusion en el Plan Anual de Contrataciones.”+ Plan Anual de Contrataciones ~ Directiva n.° 005-2009-OSCE/CD aprobada con Resolucién n° 169-2009-OSCE-PRE del 8 de junio de 2009 Vi) Disposiciones Especificas De a elaboracién de! Plan Anual de Contrataciones 1. En la fase de programacién y formulacién del Presupuesto Institucional .) El Grgano encargado de las conirataciones deberé consolidar y/o valorzer los requerimientos: de todas las éreas usuarias de le Entidad para su inclusion en el proyecto de PAC, ‘eniendo en venta las funciones propias de la Entidad, en armonia con las metas presupuestarias propuestas y respetando el monto financiado en el proyecto de presupuesto insttucione. Para stectes de la valorizacion de los requerimienios, el érgano encargado de les contrataciones de ‘a Entidad, en coordinacién con cada una de las dreas usweras de las cuales provienen los requerimientes, deberd efectuar las indagaciones do las posiblidades de precios que olrece el mereade, con la finalidad de dofinir la descripcién, fa cantidad, las caracteristcas y las especificaciones de los bienes, servicios y abras que van a contratarse, asi como sus valores estimados y el tipo de proceso de seleccién mediante el cual se realzard, dando camo resultado de dicha activided la elaboracién del Cuadro Consolidado de Necesidades, Para ol finenclamiento de las necesidades, of érgano encargado de las contrataciones deberd remtir 4 la Oficina de Presupuesto de la Entidad 0 Ja que haga sus veces, e! Cuadro Consolidado de ‘Necesidades, para su confarmidad e inclusin en el proyacto de presupuesto institucional * © Normas de Control interno aprobadas por la Resolucién de Contraloria n.* 320- 2006- CG del 30 de octubre de 2006. NORMAS BASICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 3.8. Documentacin de procesos, actividades y tareas “Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los astandares establecidos, faciliar la comecta revision de los mismos y garantizar la trazabiidad de los productos o servicios generados. Comentarios: Of Los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrlla deben ser claramente entendidos y str conectamente detnidos de acuerdo con los esténdares sstableidos por el tiulor 0 funcionario designado, para asi garantizar su adecuada documentacion. icha documentacion comprende también los ragistros generedos por los controles establecides, como consecuencia de hechos signifcativos que se produzcan en los procesos, actividades y tareas, debiendo considerarse como minimo la descripcién de los hechos sucedids, e! efecto 0 impacto, las medidas adoptadas para su correccién y los responsables en, cada caso.02 Cualquier modificacién en los procesos, actividades y tareas producto de mejoras o cambios en las normativas y esténdares deven reflejarse en una actualizacién de la documentacién respective. 03 La documentacién correspondiente a jos procesos, actividades y tareas de la entidad Deben estar disponibles para facilitar la revisién de los mismos. 04 La documentacién de los procesos, actividades y tareas debe garentizer una adecuada Transparencia en la ejecucién de los mismas, asi como asegurar el rastreo de las fuentes de defectos 0 erroras en los productos 0 servicios generados (trazabildad).” © Reglamento de Organizacién y Funciones de la Municipalidad Distrital de San Miguel aprobado mediante Ordenanza Municipal n.” 233-MOSM del 31 de diciembre de 2008 Articulo 47° Funciones de la Subgerencia de Logistica “(.) Literal @) Consolidar el cvadro de necesidades de bienes y servicios de las diferentes unidades orgénicas de la Municipalided, remitigndola oportunamante a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para su prevision presupuestal.” EFECTO La situacién deserita pone en riesgo la determinaci6n eficiente de la valorizacién de los requerimientos enviados por las diferentes éreas usuarias, con la finalidad de definr la cantidad, las caracteristicas y las especifcaciones técnicas de los bienes, servicios y obras que van 2 contratarse; asi como el tipo de proceso de seleccién que debera convocarse. cae aga 18.0119 El hecho expuesto_ se ha producido por la falta de control y supervision ; en la fase dk y formulaién dei Presupuesto institucional cela Municipaldad Distal o San Miguel por pate do la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto; asi como por la falta de coordinacién de la Subgerencia de Logistica y Control Patrimonial con las reas usuarias, para lograr que sus rei requerimientos (Cuadro de Necesidades) sean remitidos de manera eficiente y na. RECOMENDACIONES : (Que e! Titular de la Entidal cisponga: 2. Que todas las areas usuarias cumplan con remitir oportunamente, sus , Sus cuadros de necesidades a la Subgerencia de Logistica y Control Patrimonial, para su consolidacin ylo valorizacién. 3. Que la Subgerencia de Logistica y Control Patrimonial requiera oportunamente con todas las areas usuarias el envio de sus respectivos cuadros de necesidades a fin de que sean consolidados y/o valorizados para su remision a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto. 4. Que la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, exja a la Subgerencia de Logistica y Control Patimonial el envio oportuno del cuadro consolidado de necesidades, conformado por los cuadros de necesidades para su inclusion en el proyecto de presupuesto institucional.