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Ministerio \
del Poder Popular |
paral Educacion
Caracas, 05 de Diciembre de 2016
CIRCULAR N° 01 (Modificada por errores de transcripcién el 29-03-2017)
ASUNTO: CIRCULAR QUE ORIENTA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE
INSTITUCIONES PUBLICAS, PRIVADAS, MUNICIPALES O ESTADALES.
Con el supremo compromiso sustentado en valores éticos, morales, humanisticos y culturales que
coadyuven al funcionamiento de! Sistema Educativo para la mayor eficacia politica y calidad
revolucionaria en la consolidacién y fortalecimiento del socialism, de conformidad con lo
establecido en el articulo 102 de la Constitucién de la Republica Bolivariana de Venezuela, en
Concordancia con los articulos 5, 6 numeral 2 literal “d’, articulos 13, 25, 26, 44, 45, 46 y 47 de la
Ley Organica de Educacion, y el articulo 16 de la Ley Organica de Procedimientos
Administrativos; en uso de las atribuciones conferidas en el articulo 77, numeral 19 del Decreto N°
6.217 con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Organica de la Administracién Publica, articulo 16 del
Decreto N° 6.732 sobre Organizacién y Funcionamiento de la Administracién Publica Nacional. y
articulos 4, 10, 16, 17, 18 y 26 de la Ley de Infogobierno; concatenado con lo dispuesto en los
articulos 1, 3, 4, 6 de la Ley de Simplificacion de Tramites Administrativos y los articulos 124. 125
129, 130, 131 y 132 del Reglamento de la Ley Organica'de Educacion. ia Direccion General de
Registro y Control Académico y Ia Direccion General de Supervision y Evaluacion del Sistema
Educativo, imparten las siguientes instrucciones
PROCESOS A_SER REALIZADOS A TRAVES DEL SISTEMA DE GESTION ESCOLAR
“GUAICAIPURO”
1.- Proceso de actualizacién de datos de las Instituciones Educativas.
1.1.- Denominacién, epénimos, datos generales, ubicacién, niveles y modalidades, planes de
estudios, aulas de clase, talleres, laboratorios, servicios, desarrollo endégeno.
1.2.- Datos estadisticos, total de matricula inicial por sexo y niveles, indicadores educativos
2.- Proceso de actualizacién de datos de estudiantes.
2.1- Datos personales, representantes, datos antropométricos, salud
2.2.- Datos académicos y escolaridad.
3.- Proceso de matricula de estudiantes de los diferentes niveles y modalidades.
3.1.- Registro de estudiantes matriculados por niveles y modalidades.
3.2.- Carga de Estadisticas
3.3.- Verificacién y validez de la informacién sobre matricula con respecto a laestadistica
4. Proceso de carga de notas de los estudiantes.
4.1.- Carga de notas definitivas para todos(as) los(as) estudiantes graduandos y graduandas.
4.2.- Carga de notas por lapsos para Educacién Media General y/o Media Tecnica (se avisara
‘oportunamente)
1. ACTUALIZACION DE DATOS DEL PLANTEL.
Al inicio de cada afio escolar la Directora o el Director de las instituciones oficiales o privadas,
nombrado(a) por las Autoridades Educativas correspondientes, recibiran el usuario y la clave
del A\lt
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paralaEducacion | Viceministro de ducacion aes
Sistema de Gestin Escolar Guaicaipuro’, a través de la Jefatura de la Divisin de Supervision
(Gestion Escolar) de las Zonas Educativas, con el propésito de iniciar los procesos de
actualizacién de la institucion y de la estructura del plantel y/o todos aquellos procesos que
seran orientados por el sistema de gestion.
2.- ACTUALIZACION DE DATOS DE LAS Y LOS ESTUDIANTES.
2.1. Identificacion del representante. Ubicacion domiciliaria y otros.
2.2, Identificacién del o la estudiante: En la identificacion de las nifas, nifios, jovenes, adultas
¥ adultos de los niveles y modalidades del Subsistema de Educacién Basica y de las
diferentes Misiones Educativas se tendra como documento valido de identificacion,
ademas de la Cédula de Identidad (V-E), el nimero del Pasaporte Diplomatico, el
numero del Carnet Diplomatico, el numero del Pasaporte Extranjero o cualquier otra
forma de acreditacién o identificacion que responda a los acuerdos suscritos validamente
por la Republica Bolivariana de Venezuela. En los niveles de Educacién Inicial y
Educacién Primaria, se utilizara la cédula escolar cuando el o la estudiante no posea
alguno de los documentos indicados. La cédula escolar sera creada a través del Sistema
de Gestion Escolar, la misma tendra validez hasta el momento que el o la estudiante
‘obtenga su documento de identificacién.
2.3. Datos antropométricos, areas de atencién y programas de apoyo.
2.4. Datos académicos y escolaridad.
PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES DE LOS DIFERENTES NIVELES Y
MODALIDADES.
‘Ademas de Ia identificacion sefialada en el articulo anterior. todas las personas, que se
inserten en el Subsistema de Educacion Basica, Misiones Educativas y cualquier otro
Programa de contenido educativo creado por el Ejecutivo Nacional, deberan ser registrados y
matriculados en el Sistema de Gestion Escolar “Guaicaipuro’,
Es importante resaltar, que se violenta el proceso de acreditacién a aquellos(as) estudiantes
que no son cargados(as) en el sistema, el incumplimiento de esta norma implicara
responsabilidad civil, penal y administrativa
4.- PROCESO DE CARGA DE NOTAS DE LAS Y LOS ESTUDIANTES.
Las instituciones educativas estan obligadas a ingresar dentro de los cinco (5) primeros dias
habiles del mes siguiente al finalizar el afo escolar. el Resumen Final de la Evaluacién
Estudiantil de todos los niveles ylo modalidades en el Sistema de Gestion Escolar
Guaicapuro’. El incumplimiento de esta norma implicara responsabilidad civil, penal y
administrativa,
CERTIFICADOS DE CULMINACION Y/O TITULOS EN INICIAL, PRIMARIA Y MEDIA GENERAL
O TECNICA:
1. En los Niveles de Educacién Inicial y Educacién Primaria: Al finalizar el afio escolar se
emitiré para el Nivel de Educacion Inicial, la Certificacién de Estudios del Nivel de
Educacién Inicial; en e! caso de Educacién Primaria obtiene el Certificado de Educacion
Primaria, El formato de este documento sera elaborado por la Direccion General de
Registro y Control Academico. \\
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2, En la Modalidad de Educacién de Jovenes, Adultas y Adultos y Nivel de Primaria: La
‘Acreditacién del Nivel de Educacién Primaria, también podra efectuarse mediante pruebas
de conocimiento y experiencia a través de los planteles de esta modalidad 0 la Mision
Robinson |, Il y Productiva. Al culminar la escolaridad se otorgara el Certificado
correspondiente.
La Acreditacién de la Educacién de Adultas y Adultos, y Titulos, de quienes hayan cursado
estudios en las Misiones Educativas o cuaiquier otro programa de estudio creado por el
Ejecutivo Nacional, sera suscrita por la Autoridad Educativa de la entidad federal que
corresponda.
3. Enel Nivel de Educacién Media General o Media Técnica: En cumplimiento del Articulo
46 de la Ley Organica de Educacién (LOE), que establece lo referido a Certificados y
Titulos..."Los certificados, notas, credenciales y titulos oficiales que acrediten
conocimientos académicos, profesionales o técnicos correspondientes a cualquier nivel 0
modalidad de! Sistema Educativo, seran otorgados oportunamente con la debida firma,
certificacion y aval de los érganos rectores con competencia en materia de educacion”
una vez hayan “aprobado la totalidad de las areas, asignaturas o similares de los planes
de estudios correspondientes”.. Articulo 125 del Reglamento General de la Ley Organica
de Educacion (RGLOE)
ORIENTACIONES QUE PERMITIRAN EL OTORGAMIENTO DEL TITULO
CORRESPONDIENTE:
La informacion de cada estudiante que ingresa al plantel, se carga en el Sistema de Gestion
Escolar, los tres primeros meses del inicio del afio escolar. La responsabilidad de dicha carga
recae sobre la Directora o el Director del mismo. El Coordinador 0 la Coordinadora de Control de
Estudios y/o Evaluacion hara seguimiento de la carga de todos los procesos de cada estudiante
en sus respectivas secciones (grado, afio, semestre o period).
Si todos estos pasos se cumplen correcta y adecuadamente, el histérico de las y los estudiantes,
podran ser verificados en el Sistema de Gestion Escolar.
Sera responsabilidad de la Directora o Director del Plantel y su respectivo(a) Coordinador(a) de
Control de Estudios cualquier situacién irregular que se pudiera presentar con cualquier
estudiante.
En el mes de noviembre, durante el primer periodo escolar, el Director o la Directora, el
Coordinador(a) de Control de Estudios y/o Evaluacién 0 quién sea elegido en Asamblea General
de Docentes porque la institucién no lo posea, el 0 la Docente Responsable, seguin Gaceta
Ministerial, para la firma de los titulos de Bachiller 0 Técnico Medio verificaran, a partir de este
momento, que se cumplan todos los requisitos para el otorgamiento a los Certificados 0 Titulos @
cada uno de los estudiantes aspirantes a obtener el grado. Este equipo debera reunirse cada mes,
durante el afio escolar, para verificar el cumplimiento de todos los requisitos exigides en la Ley
para el otorgamiento de certificaciones y titulos, TAL U
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ESTUDIANTES
SITUACIONES IRREGULARES: Es posible que algin(a) estudiante presente irregularidades
tales como: cambio de datos, errores en planilias, no imputables a las y los estudiantes, materias
quedadas, equivalencias y transferencias extemporaneas 0 no aparece matriculado en el Sistema
de Gestion Escolar "Guaicaipuro”. Estos casos seran solventados a través del responsable del
Sistema de Gestion Escolar de la respectiva Zona Educativa. Todas estas situaciones deben ser
informadas al padre, madre, representante 0 responsable, ademas del o la estudiante al momento
de ser detectadas y, a partir de alli, realizar seguimiento para cumplir con todos los requerimientos
para la culminacién del proceso de grado. in reaistr ncion 1s CaSO’
Al finalizar el proceso de verificacién (titimo periodo del afio escolar) se levantara el Acta en el
cual debe quedar expresado lo siguiente:
a) Listado de estudiantes a los(as) cuales se les otorgard el Titulo de Bachiller 0 Técnico Medio
en las menciones correspondientes
b) Listado de estudiantes a quienes no se les podra otorgar titulos, una vez cumplidas todas las
acciones para garantizarlo y haber notificado a su padre, madre, representante y/o
responsable.
¢) Estas listas deben ser publicadas en lugar visible en la instituciOn, las mismas deben estar
firmadas por todo el equipo en pleno, especialmente elila) funcionario(a) asignado(a) al
plantel
d) La fecha de esta Acta es la fecha que deberan llevar los titulos.
PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE LOS FORMATOS DE TITULOS:
El(la) Funcionario(a) designado por el Ministerio del Poder Popular para la Educacion para la firma
de los Titulos de Bachiller 0 Técnico Medio, debera hacer una ultima revision de
+ Listado de Aspirantes.
+ Planillas de Resumen Final del Rendimiento Estudiantil
+ Resuelto de Autorizacién de Funcionamiento, en caso de ser un plantel privado.
+ El(la) Director(a) del Plantel, el(la) Coordinador(a) de Evaluacién 0 Control de Estudio o
el(la) docente autorizado por la Asamblea General de Profesores(as) y el funcionario(a)
autorizado(a) por el Ministerio del Poder Popular para la Educacién, firmaran los Titulos y
las Hojas de Registro (OPORTUNAMENTE SE INFORMARA CUANDO ESTOS
PROCESOS SE REALICEN A TRAVES DEL SISTEMA DE GESTION)
A LOS Y LAS ESTUDIANTES NO SE LE HARA SOLICITUD DE ACTUALIZACION DE
DOCUMENTOS. SI SE REQUIERE DE ALGUNA VERIFICACION LA INSTITUCION HARA LA
MISMA A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE LE BRINDA LA ADMINISTRACION PUBLICA.
LLENADO DE LOS FORMATOS DE TITULOS DE BACHILLER O TECNICOS MEDIOS:
1 Colocar el nombre del plantel como aparece registrado en el Sistema de Gestion Escolar.
2 Colocar el Codigo del Plantel A\lt
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3 Donde aparece Titulo, colocar si es bachiller o técnico medio.
4 Indicar el Plan de Estudio y su Codigo.
5 Colocar nombres y apellidos del estudiante,
@ Colocar nimero de la Cédula de Identidad o documento de identificacion.
7. Enel lugar de nacimiento, colocar solamente el Estado y Municipio,
a
a
1D
En fecha coloque el numero del dia, nombre del mes y afio,
Lugar (Estado) y fecha de expedicidn del titulo, sera donde y cuando se emita el titulo, la
fecha de expedicion sera la misma del Acta final.
Afio de egreso, escriba el afio en el cual aprobé el plan de estudio (tiltima escolaridad)
correspondiente.
EI Titulo de Bachiller 0 Técnico Medio se emitira una sola vez por el plantel y tendra validez a nivel
nacional. Para su validez en el exterior debera ser legalizado ante el Ministerio del Poder Popular
para las Relaciones Exteriores,
La firma de Titulos de Bachiller 0 Técnico Medio debe hacerse en forma conjunta por los
funcionarios autorizados y al finalizar, se debe levantar un acta.
Los sellos que deberd llevar el titulo seran el de la Zona Educativa y el del Plantel. En el caso del
sello de los planteles es necesario hacer las siguientes observaciones
‘SELLOS DE PLANTELES OFICIALES:
1. Debe ser redondo, su tamario debe ocupar una superficie inferior a Som x Som
2. En la parte superior debe indicar: Republica Bolivariana de Venezuela, Ministerio del Poder
Popular para la Educacién
|. Enel centro el Escudo Nacional
|. En la parte inferior el Nombre del Plantel y el lugar donde esta ubicado (Ciudad — Estado),
Cédigo del Plantel N°
SELLOS PARA PLANTELES DE GESTION PRIVADA:
11. Debe ser redondo, su tamafio debe ocupar una superficie inferior a 5em x Sem
0, En la parte superior debe indicar: Republica Bolivariana de Venezuela, Ministerio del Poder
Popular para la Educacion
Jl, Enel centro debe llevar el logotipo del plantel
0. Ena parte inferior el Nombre del Plantel y el lugar donde esta ubicado (Ciudad - Estado),
Indicar “Inscrito en el MPPPE Cédigo del Plantel N°.........”
TITULOS QUE PRESENTAN IRREGULARIDADES EN SU ELABORACION.
ANULADOS: Cuando al momento de la impresién se produjera alguin error o sufriera deterioro 0
cuando se coloquen sellos del plantel o de la zona educativa que no correspondan
MODIFICACION AL DORSO: Procedimiento a través del cual se hace la correccién del
error al dorso del titulo o del documento probatorio que lo requiera
A partir del afio escolar 2016 — 2017 (sin importar el afio de expedicion o emisién), los
titulos seran modificados al dorso en caso de: jy oe
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