3.

INVENTORY MANAGEMENT (PENGADAAN, PENYIMPANAN DAN

DISTRIBUSI)
Dalam pengaturan layanan kesehatan, publik atau swasta, anggaran
digunakan untuk akuisisi, penyimpanan, pengambilan kembali, distribusi,
penggunaan dan pembuangan persediaan. Hal ini dilakukan untuk melaksanakan
tanggung jawab utama sebuah organisasi agar efisien, efektif dan ekonomis.
Inventory manajemen mencakup fungsi dasar yang terkait dengan persediaan dan
peralatan: pembelian dan penyimpanan / persediaan. Inventory manajemen
digunakan untuk memastikan ketersediaan bahan yang tepat, pada waktu dan
tempat yang tepat, dan biaya minimal sehingga persediaan penting yang
diperlukan tetap dipertahankan.
Teknik pengendalian persediaan dapat menghindari isu-isu seperti
rendahnya persediaan dan perputaran persediaan yang tinggi, biaya pengadaan
yang berlebihan, risiko keusangan yang lebih besar, dan frekuensi penawaran
yang lebih tinggi. Kontrol dalam manajemen inventory telah diterapkan dan
diikuti dengan kesuksesan dalam pengelolaan bahan dan peralatan kedokteran
gigi. Bahan kedokteran gigi di perguruan tinggi, pusat klinik swasta (spesialis /
dokter umum), dikelola melalui tiga pendekatan dasar:
 Pendekatan Terpusat
Dalam pendekatan ini keseluruhan pengadaan, distribusi dan
penyimpanan bahan kedokteran gigi tersebut dikelola oleh satu komite pusat atau
badan pusat yang ditunjuk. Hal ini biasanya dapat diamati di sekolah kedokteran
gigi / perguruan tinggi (publik / swasta) dan lembaga pengajaran pascasarjana.
 Pendekatan Kepemilikan Individu
Pemilik individu atau asisten dipekerjakan untuk mengatur pengadaan,
pendistribusian dan penyimpanan bahan kedokteran gigi. Pendekatan ini cukup
efektif untuk pengelolaan persediaan ukuran kecil seperti yang ditemukan di
klinik swasta (spesialis / dokter umum)
 Pendekatan Pihak Ketiga
Pengelolaan toko / inventaris kedokteran gigi dialihkan ke pihak ketiga;
biasanya distributor lokal dan dealer item bahan kedokteran gigi yang secara
berkala memperbarui dan memasok barang sesuai persyaratan yang telah
ditentukan sebelumnya. Secara umum diadopsi oleh klinik gigi pribadi.
Ketiga pendekatan ini layak dilakukan dalam bentuk apapun,
berdasarkan pada kepemilikan atau ukuran, contohnya hanya menyoroti tren yang
sering diamati. Namun untuk pengelolaan item yang efisien dan hemat biaya,
melalui pendekatan yang disebutkan di atas, memerlukan pengetahuan dan
aplikasi praktis teknik pengendalian persediaan.
Sejumlah teknik pengendalian persediaan seperti analisis ABC, VED
(Vital-EssentialDesirable) Analisis, ABC-VED Matrix, Analisis FSN (Fast-Slow-
Non-moving), XYZ Analisis, Analisis HML (High-Medium-Low Cost), SDE
(Langka-Sulit-Mudah untuk mendapatkan) Analisis, telah dirancang,
direkomendasikan dan diterapkan untuk pengelolaan medis.
Teknik pengendalian ini sama-sama berlaku untuk bahan habis pakai,
bahan tahan lama dan barang lainnya. Di antaranya ABC, VED dan Analisis
ABC-VED Matrix adalah yang paling umum digunakan dan diterapkan secara
universal. ABC analisis mengklasifikasikan barang atau aktivitas hanya
berdasarkan nilai moneter dan tingkat suku bunga konsumsi. Analisis ABC adalah
alat penting yang digunakan di seluruh dunia, untuk mengidentifikasi barang-
barang itu perlu perhatian lebih besar untuk kontrol.
Analisis VED didasarkan pada kekritisan dan kekurangan biaya barang.
Kombinasi analisis ABC dan VED (ABCVED matriks) mengelompokkan item
dalam tiga kategori (Kategori I, Kategori II, Kategori III), yang dianggap lebih
menguntungkan dan bermakna untuk mengendalikan persediaan bahan kedokteran
gigi. Penerapan beberapa teknik pengendalian berguna untuk pengelolaan bahan
dan peralatan kedokteran gigi di perguruan tinggi, lembaga pengajaran pasca
sarjana, rumah sakit perawatan tersier, penelitian dan rujukan kesehatan gigi,
klinik gigi swasta, maupun toko persediaan bahan kedokteran gigi.
 Teknik Pengendalian Inventaris
Pendekatan yang tepat untuk mengendalikan persediaan menggunakan
proses pengendalian persediaan modern dan teknik baru dan lebih halus dapat
memberikan optimalisasi dinamis persediaan untuk memaksimalkan layanan
pelanggan dengan persediaan menurun dan dengan biaya lebih rendah. Persediaan
biasanya dipertahankan dengan menggunakan dua sistem :
a. Sistem Periodik / Siklik
Saham ditinjau pada interval periodik / tetap. Jadi interval pemesanan
tetap, tapi jumlah pesanan bervariasi. Perintah ditempatkan tergantung saham di
tangan dan tingkat konsumsi.
b. Sistem Two-bin
Sistem persediaan dimana masing-masing stok barang dipegang di dua
bin. Bin yang lebih besar, mengandung stok yang cukup untuk selang waktu
antara kedatangan persediaan yang dipesan dan penempatan pesanan berikutnya,
dan bin lainnya mengandung stok yang cukup besar untuk memuaskan
kemungkinan tuntutan selama masa pengisian ulang. Saat bin pertama kosong,
sebuah perintah untuk pengisian ulang ditempatkan, dan stok di bin kedua
digunakan sampai pesanan materi diterima. Sistem ini mampu bekerja dengan
baik untuk item nilai konsumsi rendah.
Oleh karena sumber daya terbatas, penting bagi sumber daya yang ada
dengan tepat dimanfaatkan dengan mempertimbangkan daya saing pasar secara
keseluruhan dan pencapaian tingkat tertinggi layanan pengiriman pelanggan.
Teknik pengendalian inventory telah dikembangkan sehingga bisa
menguntungkan organisasi. Dengan demikian menjadi keharusan bagi manajer
kesehatan menggunakan metode ilmiah untuk memaksimalkan keuntungan
mereka dari investasi yang dilakukan pada biaya minimal. Teknik pengendalian
inventory ini tidak hanya efektif dalam pengelolaan obat di apotek rumah sakit,
namun sama-sama penting untuk toko pengelolaan bahan atau material kedokteran
gigi. Jika pemanfaatan rasional dan manajemen praktik yang lebih baik dapat
diterapkan pada inventory material dan alat kedokteran gigi, pasien dengan jumlah
yang lebih tinggi dapat dilayani tanpa memikirkan masalah manjemen umum
seperti biaya penahanan dan kontrol kualitas.
 Ada beragam teknik pengendalian persediaan yang tersedia untuk
mendapatkan kontrol material yang efisien dan manajemen yang optimal:
1. Analisis ABC
Analisis ini melibatkan analisis persediaan berdasarkan biaya konsumsi
tahunan suatu barang yakni biaya penggunaan tahunan bukan harga satuan barang.
Analisis tersebut menyatakan bahwa kira-kira 5-10% dari total persediaan / item
stok (kategori item A) diperhitungkan 70% dari biaya konsumsi tahunan, 10-20 %
item lainnya (kategori item B) menyumbang 20-30% dari biaya, dan 70% item
lainnya (kategori item C) mencapai sekitar 5-10 % dari biaya. Jadi fokus
utamanya adalah diberikan pada item kategori "A", 70% dari biaya persediaan
dapat dikelola hanya dengan 10% dari upaya dan dengan memperhatikan 10-20 %
kontrol "B" 90% lainnya dapat dicapai. Aplikasi utamanya adalah dalam
mengendalikan nilai total persediaan dan memungkinkan manajer eksekutif untuk
mengeluarkan usaha dan energi mereka dimana hasilnya akan menjadi yang
terbaik.
2. Analisis VED
Item juga dapat diklasifikasikan sebagai item yang penting atau
diinginkan berdasarkan kekritisannya, persediaan biaya dan kemungkinan
ketidaknyamanan. Analisis ini membantu dalam mengendalikan persediaan /
persediaan barang cadangan.
3. Analisis ABC-VED
Kombinasi analisis ABC dan VED (ABC-VED matrix) dapat
dipekerjakan untuk mengembangkan kontrol atas persediaan material. Kategori I
mencakup semua barang vital dan mahal (AV, BV, CV, AE, AD). Kategori II
meliputi item yang tersisa dari kelompok E dan B (BE, CE, BD). Kategori III
termasuk yang diinginkan dan kelompok item yang lebih murah (CD)
4. Analisis XYZ
Klasifikasi X-Y-Z didasarkan pada nilai item atau nilai persediaan yang
tersedia pada tanggal tertentu di toko. Klasifikasi ini harus dilakukan minimal satu
kali dalam setahun. X item adalah item yang nilai sahamnya tinggi, item Y
memiliki nilai saham moderat dan Z barang adalah barang yang nilai sahamnya
rendah. Hal ini terutama berguna untuk mengkaji ulang persediaan dan
identifikasi barang-barang yang banyak untuk mengendalikan keusangan.
5. Analisis FSN
Item diklasifikasikan sebagai bergerak cepat, bergerak lambat dan tidak
bergerak (F-S-N) berdasarkan frekuensi masalah atau pola konsumsi atau
pergerakan mereka dari toko. Fast item adalah barang yang digunakan dengan
kecepatan tinggi, Slow item barang yang digunakan dengan frekuensi rendah,
sementara item yang tidak bergerak tetap tersedia selama beberapa bulan tanpa
dikeluarkan. Jika terjadi perubahan teknologi yang cepat, klasifikasi ini harus
diperbarui lebih sering. Hal ini berguna untuk mengendalikan keusangan,
tumpahan, kadaluwarsa dan kemunduran barang. Titik potong untuk item cepat,
lambat dan tidak bergerak biasanya bergantung pada karakteristik item, nilai dan
utilitas untuk operasi. Aturan untuk klasifikasi F-S-N adalah sebagai berikut
berikut:
􀁸 Bergerak cepat: Item yang telah bergerak setidaknya satu kali dalam setahun.
􀁸 Lambat: Barang yang telah bergerak setidaknya satu kali dalam kurun waktu
satu sampai dua tahun.
􀁸 Tidak bergerak: Item yang belum pernah bergerak bahkan sekali selama durasi
dua tahun.
6. Kombinasi Analisis XYZ & FSN
Kombinasi X-Y-Z dan F-S-N dapat diterapkan untuk pencegahan tepat
waktu keusangan dan untuk mengendalikan penumpukan barang usang. Misalnya
item yang ada di kategori XF memerlukan kontrol persediaan yang ketat dan
ketat, karena ini adalah item yang digunakan dengan cepat memiliki nilai saham
yang tinggi; sedangkan item kategori ZN harus dibuang paling awal, jika
diperlukan bahkan dengan harga rendah, untuk menghindari over-stocking item
yang tidak digunakan. Hal ini juga mengurangi keseluruhan biaya persediaan.
7. Analisis HML
Metode ini serupa pada klasifikasi A-B-C dan singkatan dari High,
Medium dan Low item. Analisis ini berdasarkan biaya satuan suatu barang. Hal
ini berguna untuk mengembangkan strategi pembelian yang sesuai untuk
mengontrol pembelian. Prosedurnya adalah untuk membuat daftar item dalam
descending urutan nilai unit dan memperbaiki titik potong sesuai kebijakan
manajemen atau individu pengguna.
8. Analisis SDE
Bergantung pada kesulitan pengadaan dan ketersediaan pasar, material
tersebut diklasifikasikan sebagai Langka untuk mendapatkan (Scarce), Sulit untuk
mendapatkan (Difficult), Mudah untuk mendapatkan (Easy). Hal ini membantu
untuk pengembangan strategi pembelian.