Informática II

Gestão Comercial e da Produção

EXCEL

Listas como Bases de Dados

(TÓPICOS ABORDADOS NAS AULAS DE INFORMÁTICA II)

Curso de Gestão Comercial e da Produção

Ano Lectivo 2002/2003

Por:
Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro
 Índice

O QUE É UMA BASE DE DADOS.......................................................................................................... 3

EVOLUÇÃO DOS SGBDS ....................................................................................................................... 3

ARQUITECTURAS DE EXPLORAÇÃO............................................................................................... 4

BASE DE DADOS NO EXCEL................................................................................................................ 4

ESTRUTURA DA BD EM EXCEL ......................................................................................................... 5

OPERAÇÕES SOBRE A BD EM EXCEL.............................................................................................. 5

CRIAR BASE DE DADOS ....................................................................................................................... 5

ALGUMAS CONSIDERAÇÕES ............................................................................................................. 7

FORMAS DE TRABALHO COM A BD.......................................................................................................... 7
GESTÃO DE BD COM FORMULÁRIO ......................................................................................................... 7
FILTRAGEM DE REGISTOS................................................................................................................. 9
FILTRO AUTOMÁTICO .............................................................................................................................. 9
Filtro Automático - Personalizar ......................................................................................................11
FILTRO AVANÇADO ................................................................................................................................12
Extracção ..........................................................................................................................................14
Critérios Calculados .........................................................................................................................14
SUBTOTAIS .............................................................................................................................................16
Departamento de Informática

CAPÍTULO 1

Listas como Bases de Dados em Excel

O que é uma base de dados

Uma base de dados consiste num conjunto de dados relacionados,

organizados de uma forma lógica e consistente, que pode ser simples ou
complexa.
EX. sistema de gestão de alunos.

Um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) consiste numa base

de dados mais o conjunto de programas para aceder e manipular esses dados.
O SGBD proporciona uma interface entre dados e programas de
aplicação e pedidos feitos ao sistema.

Algumas tarefas do SGBD:

• controlo de concorrência;
• verificação e manutenção de integridade dos dados;
• verificação e manutenção de segurança (controlo de acessos);
• recuperação de dados em caso de falhas;
• etc.

Evolução dos SGBDs

Nos anos 60 surgem os sistemas de ficheiros de acesso sequencial,

com processamento em batch.
Nos anos 70 e 80, com os dispositivos de acesso directo, surgem os
sistemas de ficheiros indexados e processamento transaccional. Começam a
surgir os primeiros sistemas de gestão de bases de dados, sob a forma do
modelo hierárquico e de rede.
Nos anos 80, Codd lança as bases do modelo relacional e desenvolve o
Sistema R, que com o Sequel, é o percursor do SQL, obrigatório em todos os
SGBDRs actuais.
O modelo relacional e os SGBDs permitem uma independência entre os
dados e os tratamentos dos dados. O próprio SGBD mantém a estrutura dos
dados (guardando-a no chamado dicionário de dados), permitindo a sua
manipulação em regra, através de uma interface amigável ou por SQL.
Podemos alterar a estrutura ou a aplicação de forma independente,
traduzindo-se este facto numa enorme versatilidade.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 3

Departamento de Informática

Arquitecturas de Exploração

Com os SGBDs e em resultado de evolução no domínio das redes,

surge o chamado modelo cliente/servidor. Neste temos um ou mais servidores
(que suportam o SGBD centralizado ou distribuído) e vários clientes.

Mais recentemente, com o advento da Internet, surgem as intranets e a

evolução para uma nova arquitectura centrada na rede, com vantagens de
aligeiramento dos clientes, baixo custo de manutenção dos clientes e quase
inexistência de formação de utilização (manejar um browser é tudo quanto é
necessário).

Base de Dados no Excel

O Excel, como já devem ter percebido, é fundamentalmente uma folha

de cálculo com gráficos. Mas dado que permite o armazenamento organizado
de dados, pode implementar-se uma base de dados com ele. Revela
obviamente enormes limitações (especialmente do ponto de vista de
capacidade de armazenamento), já que todos os dados são carregados em
memória (não permitindo assim bases de dados de grandes dimensões). Por
outro lado, questões como controlo de concorrência, segurança, recuperação,
controlo de integridade e outras, não se colocam, não lhe sendo dados
quaisquer suporte.
Poderá dizer-se que possui algumas facilidades de SGBD que permitem
a criação de pequenas bases de dados.

Assim, uma base de dados no Excel, consiste somente numa zona de

trabalho que:
• possui uma determinada estrutura (semelhante a uma parte de uma
BD);
• pode ser tratada de uma forma especial (através de algumas
operações típicas da BD);

Exemplos:
• lista de alunos: número, nome, morada, telefone
• pauta de disciplina: número, nome, classificação
• inventário de equipamento: código, descrição, custo, secção

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 4

Departamento de Informática

Estrutura da BD em Excel

Uma lista de dados ou tabela tem o seguinte formato:

• colunas, também denominados “campos” (terminologia tradicional),
que consistem em células que contêm sempre o mesmo tipo de
dados;
• linhas, também denominados “registos” em terminologia tradicional,
que mais não é do que uma ocorrência de todos os campos de um
elemento da lista; cada elemento da lista, mostra os atributos
(propriedades) da entidade que pretende representar. Ex. a lista de
clientes, permitira conhecer as propriedades relativas a um
determinado cliente representado (nome, morada, telefone, saldo,
etc.).

Exemplo:
Código Designação Preço Armazém Existências Q_alerta
P1 Aab 100 A1 1000 1500
P2 Abc 150 A2 300 2000
P3 Acd 130 A3 4240 3000
P4 Bab 200 A1 2341 1000
P5 Bbc 140 A3 900 1500
P6 Abc 170 A2 1856 2000
P7 Xbc 110 A3 1749 1500

Operações sobre a BD em Excel

• inserção de registos
• alterações em registos
• remoção de registos
• consulta/pesquisa de dados, permitindo a especificação ou não de
critérios de pesquisa, através de filtragem ou extracção.
• outras: ordenações e análises estatísticas.

Exemplos: localizar itens de inventário com um custo superior a 100 €.

Criar Base de Dados

• Numa folha, assegurar formato de tabela ou lista com:

⇒ nomes de campos
⇒ registos
• Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista
que constituirá a base de dados e outra informação
• A lista é seleccionada automaticamente desde que o cursor esteja
posicionado em qualquer célula da BD

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 5

Departamento de Informática

• Para efectuar uma operação de BD, o Excel assume como BD a

folha activa, ou seja todas as células que não sejam separadas (com
colunas ou linhas em branco) à volta da célula activa.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 6

Departamento de Informática

Algumas Considerações

• O conteúdo dos campos da BD, pode ser:

• valores
• fórmulas
• nulo (<> de espaço)
• Utilizar um campo (coluna) separado para cada item de dados, que
se pretenda manipular individualmente;
• Utilizar sempre o mesmo formato de dados para toda a coluna;
• Não introduzir espaços no início das células;
• Se houver outra informação abaixo da lista:
• ao inserir novas linhas, poderemos receber mensagem a dizer que a bd não
pode crescer;
• se ficarem sem separação, serão posteriormente incorporados na bd, com as
consequências possivelmente nefastas daí decorrentes.

Formas de Trabalho com a BD

• Edição normal
• Formulário: Modo Edição ou Pesquisa.
(Este último modo proporciona uma interface mais amigável (tipo ficha), mostrando um
registo de cada vez)
• Opções menu Dados
• Funções de base de dados (já abordadas em Informática I), a que
acrescentaremos a função Bdobter, que extrai um único registo que
corresponde aos critérios especificados da maneira normal.

Gestão de BD com Formulário

• colocar cursor numa qualquer célula da BD

• menu dados, formulário

Mostra caixa de diálogo com:

• um registo de cada vez para todos os campos
• mostra indicação do registo corrente e número total de registos

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 7

Departamento de Informática

• mostra botões de operação

⇒ novo - para adicionar registo
⇒ eliminar - para remover registo
⇒ restaurar - para desfazer alteração corrente
⇒ localizar anterior
⇒ localizar seguinte
⇒ critério - permite especificar critério num ou mais campos
⇒ com a barra de elevador, são visualizados sempre todos os
registos, independentemente da especificação ou não de critérios.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 8

Departamento de Informática

Filtragem de Registos

Operação / modo mais rápido e fácil de trabalhar com um conjunto de

dados.
Ao filtrar a lista são visualizadas apenas as linhas que obedecem à(s)
condição(ões) definidas - critérios - e escondendo-se as outras.
Obs. Não se esqueça que informação à esquerda e à direita da lista
pode ficar escondida quando se filtram os dados.

Opções do menu dados relacionadas:

• filtro automático
• mostrar tudo
• filtro avançado

Filtro Automático

• aparecem setas à direita dos nomes dos campos

• dando um toque numa das setas é aberta uma lista com todos os
itens dessa coluna, mais os itens todos e personalizar
• seleccionado um dos valores da lista, só aparecerão os registos que
obedeçam a esse valor nesse campo e as setas mudam de cor
• podem utilizar-se múltiplos campos e especificar assim múltiplas
condições (só uma por cada campo)

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 9

Departamento de Informática

Para remover critério:

⇒ se for um critério, bastará escolher todos na lista do campo
desejado;
⇒ se forem vários critérios (um em cada campo), será mais rápido ir
ao menu dados, filtro e seleccionar mostrar todos.

Desactivar filtro:
⇒ novamente, menu dados, filtro e filtro automático.

Contudo:
⇒ Este tipo de filtragem está limitada a determinadas ocorrências de
valores dos campos (os que já existem) e só por igual;
⇒ Não permite encontrar por exemplo os registos dos alunos cujos
nomes sejam iniciados por M.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 10

Departamento de Informática

Filtro Automático - Personalizar

Permite pesquisas:
⇒ com metacaracteres (* e ?) de funcionalidade idêntica ao
windows;
⇒ com valores numéricos e utilizando operadores de comparação
(>, <, ...);
⇒ definir até dois critérios para cada campo com “e” ou “ou”.

Passos:

⇒ menu: dados, filtro, filtro automático

⇒ nos campos escolher a opção personalizar da lista
⇒ surge uma caixa de diálogo mostrada acima, onde poderemos
especificar um ou dois critérios e se se trata de conjunção ou
disjunção de critérios.

Exemplos:

⇒ encontrar registos de designação iniciada em A

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 11

Departamento de Informática

⇒ encontrar registos com existências igual ou maior a 500 e inferior

ou igual a 800.

Este tipo de filtro tem limitações se pretendermos especificar critérios

complexos:
⇒ condições com mais de dois critérios para um só campo
⇒ critérios mais sofisticados do tipo
(horas >x e salários < y) ou (...............),
ou seja, critérios de comparação múltiplos
⇒ critérios calculados

Filtro Avançado

Para filtrar lista utilizando critérios complexos:

⇒ critérios com mais de duas condições para um só campo;

⇒ critérios calculados, ou seja, dependentes de resultado de fórmula

Ex. Produtos a reabastecer
=Existências – Q_Alerta < 0

⇒ para utilizar este tipo de filtro, cria-se um intervalo onde iremos

definir os critérios (condições a especificar para a filtragem), de
forma análoga ao já conhecido esquema utilizado nas funções
BD.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 12

Departamento de Informática

Exemplo 1:

Mostrar registos de produtos de preço diferente de 100 existente no

armazém A1 ou A2.

Exemplo 2:

Vamos supor que temos uma folha com lista de empregados de uma
empresa em que, além de outro campos, está registado o Nome, Salário e
Horas Extraordinárias.
Problema: Mostrar registos de funcionários que trabalharam 30 ou mais
horas extraordinárias e com salário >= 1000€.

A B C
1 Nome Salário Horas
2 >=1000 >=30

Neste caso ao definirmos na caixa de diálogo o critério, especificaríamos

para intervalo de critérios $A$1:$C$2

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 13

Departamento de Informática

Extracção

Seleccionar célula da BD
Dados - Filtro - Filtro Avançado

Surge a caixa de diálogo relativa aos filtros avançados, onde deveremos

ligar o botão relativo a copiar para outro local e indicar o intervalo para onde irá
ser efectuada a cópia dos registos que obedeçam ao critério especificado no
intervalo indicado.

Critérios Calculados

Regras:
• a fórmula a criar terá de produzir um valor lógico
• a fórmula terá que referir pelo menos uma célula da lista:
⇒ referência relativa às primeiras células com valores
ou
⇒ nome da coluna
• introduzir nome para cada critério calculado

Exemplo 1:

Mostrar todos os funcionários cujo vencimento calculado em termos de

horas seja superior a 500€.
=salárioH*Horas > 500 ou =B7*C7 > 500, em que B7 e C7 são as
primeiras células com valores relativos às colunas salárioH e
Horas.
Depois: dados-filtro-filtro avançado e especificar o intervalo onde
está o critério (fórmula + nome dado ao campo calculado).

Exemplo 2:

Mostrar produtos cujo valor das existências seja superior a 20000.

Em I3 colocar por exemplo: val_exist_sup_20000

Em I4 colocaremos fórmula = Existências * Preço > 20000

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 14

 Departamento de Informática

Ordenar Lista

⇒ cursor na lista
⇒ dados – ordenar
⇒ surge a caixa de diálogo, onde poderemos especificar um máximo
de três critérios de ordenação
⇒ ou ícone AZ↓ ou ZA↓, neste caso ordena alfabeticamente pelo
campo onde estiver posicionado o cursor
⇒ opção, dados – ordenar, faz surgir a caixa de diálogo apresentada
abaixo, onde poderemos especificar um máximo de três critérios
de ordenação

1º maiúsculas,
se opção activa

Ordenar por
linhas
(normal)

Ordenar por
colunas

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 15

Departamento de Informática

Subtotais

Passos:

Ordenar em primeiro lugar os registos de modo a que os valores de itens

a calcular estejam agrupados, neste caso armazém.

Menu – Dados – Subtotais e surge caixa de diálogo:

Neste caso seriam gerados subtotais de existências por armazém, como

é mostrado abaixo.
No lado esquerdo aparecem símbolos outline que permitem visualizar a
organização da base de dados e esconder ou mostrar diversos níveis de
detalhe.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 16

Departamento de Informática

Por exemplo, com um toque no botão 2, só são visualizados os

subtotais;
Com um toque em 1, só os totais; com o 3, são visualizados todos os
níveis de detalhe.

Com o mais e menos, visualiza-se ou esconde-se os detalhes do grupo

respectivo.

Informática II – Cap. I - Excel como Base de Dados 17