DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los

actos de comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o
el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad
FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación
económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una
factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir
cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización
o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos
fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción, como un
registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente
corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la
factura de uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de

unaoperación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún
servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha
operación.

Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para
corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario.
Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la
factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir
en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley
vigente. Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se
produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos,
devoluciones, etc.
Factura recapitulativas
Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas
hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este
documento sea válido, es necesario anular dichas facturas.
Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe
cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no
solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una
breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago
y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos
en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el
pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del
pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de
artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo
de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma
autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega
y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas
mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la
entrega de las mercaderías es previa a la facturación.
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si
queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden
por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en
poder de quien lo recibe.

NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto

de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden
ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta,
y la nota crédito significa una erogación.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en
el que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo,
el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo
de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque
escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA
ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explicitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o
endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR
Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo
de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar
el nombre del beneficiario.

CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro
de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el
banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la
existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en
el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como
prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando
el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de
cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aún
cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de
la misma no podrá disponer de ese dinero.
CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente
sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y

éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una
cuenta del beneficiario.

PAGARE
El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para
documentar una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su
futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayorí¬a utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.