26.

Vje`ba
UPRAVLJANJE
KONTAKTIMA U
OUTLOOKU
U ovoj vje`bi nau~it }ete kako stvoriti i raditi s popisom kontakata.

STVARANJE NOVOG KONTAKTA

U Outlooku, kontakt je bilo koja osoba ili tvrtka kojoj ste unijeli ime,
adresu, broj telefona ili neku drugu informaciju. U Outlooku mo`ete
komunicirati s kontaktima slanjem e-po{te, dogovaranjem sastanaka ili
slanjem pisama.
Upotrijebite mapu Contacts kako biste stvorili, spremili i uredili svoj
popis kontakata. U bilo koje vrijeme mo`ete urediti informacije o kon-
takt osobama. Upotrijebite sljede}e korake kako biste stvorili novi
kontakt:
1. Kliknite gumb Contacts na Outlookovoj traci ili pritisnite tipke
Ctrl+Y (da biste otvorili okvir za dijalog Go To Folder) i odabe-
rite Contacts. Ako ve} ranije niste upotrebljavali popis Contacts,
mapa je prazna.
2. Kliknite gumb New Contact ili odaberite Actions, New Contact.
Prikazuje se okvir za dijalog Contact s prikazanom karticom
General (slika 26.1).
3. Kliknite gumb Full Name kako biste prikazali okvir za dijalog
Check Full Name i unesite ime kontakt osobe, puno ime (uklju-
~uju}i prvo ime, srednje i prezime) te bilo koji sufiks koji `elite.
Druga mogu}nost je izravno utipkavanje imena u okvir za tekst.
4. (Mogu}nost) Unesite titulu kontakt osobe i ime tvrtke.
184 26. VJE@BA

SLIKA 26.1 Za svaki kontakt mo`ete unijeti vi{e ili manje

informacija.

Okvir za dijalog Check Full Name Ako `e-

lite unijeti informacije koje }ete kasnije sortirati,
filtrirati ili koristiti za adrese e-po{te, upotrijebite
okvir za dijalog Check Full Name.

5. U padaju}i okvir File As unesite ili odaberite metodu po kojoj

}ete unositi imena kontakt osoba. Odabrati mo`ete da se prezi-
me nalazi na prvom mjestu ili ime na prvom mjestu. Mogli biste
zadati i vlastiti na~in koji mo`e biti unos po tvrtkama ili
dr`avama.
6. (Mogu}nost) U okvir Address unesite adresu i odaberite radi li se
o Business (poslovnoj), Home (ku}noj) ili Other (nekoj drugoj)
adresi. Kliknete li na gumb Address, mo`ete unijeti ulicu, grad,
dr`avu i po{tanski broj u odre|ena polja umjesto da sve podatke
unosite u jedan okvir. Ako `elite, dodati mo`ete i drugu adresu
(recimo ku}nu).
7. (Mogu}nost) U padaju}im popisima telefona odaberite vrstu
telefonskog broja (na poslu, mobitel, u autu, ku}ni faks ili
pager) i unesite broj.
 UPRAVLJANJE KONTAKTIMA U OUTLOOKU 185

8. (Mogu}nost) U okvir za tekst unesite do tri adrese e-po{te. Klik-

nite na ikonu knjige (odmah do okvira za tekst) da biste otvorili
okvir za dijalog Select Names gdje iz adresara mo`ete izabrati
`eljene.
9. (Mogu}nost) U okvir za tekst Web Page Address unesite adresu
Web stranice kontakta.
10. (Mogu}nost) U okvir za tekst unesite opise, komentar ili va`nije
informacije.
11. (Mogu}nost) U okvir za tekst Contacts utipkajte ime (vi{e njih)
koje `elite pridijeliti kontakt osobi. Drugi na~in je klik na gumb
Contacts, odabir imena i klik na gumb Apply.
12. (Mogu}nost) Kliknite gumb Categories kako biste otvorili okvir
za dijalog Categories. Umetnite oznaku u okvir za potvrdu pored
kategorije gdje `elite smjestiti kontakt osobu. Odabrati mo`ete
vi{e kategorija.
13. Kliknite gumb Save and Close da biste spremili informacije o
kontakt osobi i zatvorili okvir za dijalog.
Da biste u bilo koje vrijeme mijenjali informacije, dvostruko kliknite
na kontakt u popisu Contacts. Na taj na~in prikazuje se prozor s infor-
macijama o odre|enom kontaktu.
Drugi na~in ure|ivanja kontakta je klik u popis informacija ispod ime-
na kontakta (kao {to je broj telefona ili adresa), postavljanje kursora u
tekst i tada brisanje ili unos teksta. Pritisnite tipku Enter kako biste
prihvatili promjene i pre{li na sljede}i kontakt.

PREGLED POPISA KONTAKT OSOBA

Slika 26.2 prikazuje popis Contacts u osnovnom prikazu Address
Card. Informacije koje }ete vidjeti su ime kontakta i ostali podaci kao
{to su brojevi telefona i adrese. Naziv tvrtke kontakta (ako je rije~ o
osobi), njegova titula, komentari i neke druge informacije nisu vidljive
u osnovnom prikazu.
Da biste pre{li u neki drugi prikaz, odaberite View, Current View i tada
iz popisa opcija odaberite prikaz.
186 26. VJE@BA

Da biste vidjeli vi{e kontakata, upotrijebite vodoravnu kliznu traku ili

kliknite slovo u indeksu kako biste prikazali kontakte koji po~inju tim
slovom.

SLIKA 26.2 Kontakti su prikazani u prikazu Address Card.

KOMUNICIRANJE S KONTAKT OSOBOM

Iz Outlooka mo`ete poslati poruku nekoj od kontakt osoba, dogovo-
riti sastanak, pridijeliti zadatke ili ~ak poslati pismo. Da biste komuni-
cirali s kontakt osobom, najprije morate otvoriti mapu Contacts.
^itaju}i ovaj dio knjige obratite pa`nju da rezultati na va{em ra~unalu
mogu izgledati druk~ije od ovdje pokazanog, ovisno o pode{enju
Outlooka. Informacije u sljede}im koracima mogu se koristiti kao
op}eniti vodi~.

SLANJE PORUKE KONTAKTU

Da biste poslali poruku, odaberite kontakt i zatim kliknite gumb New
Message To Contact (ili odaberite Actions, New Message To Contact).
 UPRAVLJANJE KONTAKTIMA U OUTLOOKU 187

U okviru za dijalog Untiled – Message unesite predmet i poruku i

podesite opcije koje `elite. Kada ste spremni za slanje poruke, kliknite
gumb Send.
Da biste poruku poslali kontaktu, on mora imati valjanu adresu e-po-
{te. Ako takva ne postoji, Outlook }e vas upozoriti da adresa nije po-
znata i o~ekuje da adresu unesete u okvir za dijalog Message. Ako
adresa iz popisa nije prona|ena, Outlook }e otvoriti okvir za dijalog
Check Names.

DOGOVARANJE S KONTAKT OSOBOM

Da biste dogovorili sastanak s kontakt osobom, odaberite kontakt oso-
bu i zatim odaberite Actions, New Meeting Request to Contact. Prika-
zuje se okvir za dijalog Untitled – Meeting (slika 26.3). Unesite pred-
met, mjesto, vrijeme i datum te ostale potrebne informacije za dogo-
vor, te tada obavijestite kontakt osobu putem pozivnice.

SLIKA 26.3 Zahtjev za sastanak mo`ete poslati bilo kome s

valjanom adresom e-po{te.
Sastanci su dogovoreni putem e-po{te, pa stoga kontakt osoba mora
imati valjanu adresu e-po{te kako biste joj mogli poslati zahtjev za
sastanak.
188 26. VJE@BA

PRIDJELJIVANJE ZADATAKA KONTAKT OSOBI

Da biste osobi za kontakt pridijelili zadatke, odaberite osobu za kon-
takt, a zatim Actions, New Task For Contact. Prikazuje se okvir za dija-
log Untitled – Task. Unesite predmet, vrijeme, status, prioritetne i
ostale informacije. Kliknite gumb Send i po{aljite zadatke osobi za
kontakt.
Zadaci su pridijeljeni putem e-po{te, pa stoga kontakt osoba mora
imati valjanu adresu e-po{te kako biste joj mogli poslati zadatke.

SLANJE PISMA KONTAKT OSOBI

Outlook upotrebljava opciju Microsoft Word Letter Wizard kako bi
vam pomogao u stvaranju pisma koje }ete poslati kontaktu. Uz Word
Wizard morate pratiti korake koji se prikazuju na zaslonu kako biste
napisali pismo.
Da biste poslali pismo kontaktu, odaberite ga, a zatim Actions, New
Letter To Contact. Na zaslonu se prikazuje Wordov Letter Wizard. Pri-
kazani ~arobnjak }e vam pomo}i da formatirate i dovr{ite pismo. Ako
vam je potrebna dodatna pomo}, kliknite na gumb Office Assistant.
Tada je potrebno samo slijediti korake i odabirati opcije.
U ovoj vje`bi nau~ili ste kako stvoriti i raditi s popisom kontakata. U
sljede}oj vje`bi nau~it }ete kako upotrijebiti Publisher da biste stvorili
profesionalno dizajniranu publikaciju.

[to je adresar i kada ga upotrijebiti?

Outlook 2000 sadr`i i dio koji nazivamo adresar.
Adresar je prenesen iz ranijih ina~ica Outlooka i
najbolje ga je primijeniti sa srodnim servisima e-
po{te. Preporu~amo upotrebu kontakata ako ste
tek zapo~eli raditi s Outlookom.