9/8/2015

Farm Expenses

Kristy Maitre
Tax Specialist
Center for Agricultural Law and Taxation
September 10, 2015

26 CFR 1.162‐12 ‐ Expenses of Farmers
• Farms engaged in for profit
• A farmer who operates a farm for profit is entitled to 
deduct from gross income as necessary expenses all 
amounts actually expended in the carrying on of the 
business of farming
• The cost of ordinary tools of short life or small cost, such 
as hand tools, including shovels, rakes, etc., may be 
deducted
• The purchase of feed and other costs connected with 
raising livestock may be treated as expense deductions 
insofar as such costs represent actual outlay, but not 
including the value of farm produce grown upon the farm 
or the labor of the taxpayer

Ordinary and Necessary
• The ordinary and necessary costs of operating 
a farm for profit are deductible business 
expenses
• An ordinary expense is an expense that is 
common and accepted in the business
• A necessary expense is one that is 
appropriate for the business

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Business Expenses
• In general many of the expenses we will address today will 
be allowed in other business entities
• §162 – Trade or business expenses
– (a) In general
– There shall be allowed as a deduction all the ordinary and 
necessary expenses paid or incurred during the taxable year in 
carrying on any trade or business, including—
• (1)a reasonable allowance for salaries or other compensation for 
personal services actually rendered;
• (2)traveling expenses (including amounts expended for meals and 
lodging other than amounts which are lavish or extravagant under the 
circumstances) while away from home in the pursuit of a trade or 
business; and
• (3)rentals or other payments required to be made as a condition to 
the continued use or possession, for purposes of the trade or 
business, of property to which the taxpayer has not taken or is not 
taking title or in which he has no equity. 

Form 1040 Schedule F

Expenses
• Some expenses paid during the tax year may 
be partly personal and partly business
• Examples include gasoline, oil, fuel, water, 
rent, electricity, telephone, automobile 
upkeep, repairs, insurance, interest and taxes. 
Farmers must allocate these expenses 
between their business and personal parts
• Generally, the personal part of these 
expenses is not deductible

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Prepaid Farm Supplies
• §464 limits the allowable deduction for pre‐paid expenses
• If the prepaid farm supplies have actually been used or 
consumed, the amount is fully deductible
• Prepaid  farm  supplies  include  the  following items if paid 
for during the year
– Feed
– Seed
– Fertilizer, and 
– Similar farm supplies not used or consumed during the year, but 
not including farm supplies that  would have been consumed 
during the year if not for a fire, storm, flood, other casualty, 
disease, or drought

Prepaid Farm Supplies
• Poultry (including egg‐laying hens and baby 
chicks) bought for use (or for both use and 
resale) in the farm business 
– However, include only the amount that would be 
deductible in the following year if you had 
capitalized the cost and deducted it ratably over the 
lesser of 12 months or the useful life of the poultry
• Poultry bought for resale and not resold during 
the year

Prepaid Farm Supplies
Deduction Limit
• If the cash method of accounting is used  to  
report  income  and  expenses, the deduction 
for prepaid farm supplies in the  year  paid  
for  them  may  be  limited  to 50% of the 
other deductible farm expenses for the year 
(all Schedule F deductions except prepaid 
farm supplies)
• This limit does not apply if an exception is 
met, covered later:

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Prepaid Farm Supplies
Deduction Limit
• If the limit applies, deduct the excess cost of 
farm supplies other than poultry in the year used 
or consumed
• The excess  cost  of  poultry  bought  for  use  (or  
for both  use  and  resale)  in  the  farm  business  
is deductible  in  the  year  following  the  year  it 
was paid for
• The excess cost of poultry bought for resale is 
deductible in the year sold or otherwise dispose 
of the poultry

Example
• During  2015,  the farmer bought  fertilizer  ($4,000),  feed  
($1,000),  and seed ($500) for use on the farm in the 
following  year
• The  total  prepaid  farm  supplies  expense for 2015 is 
$5,500
• The other deductible farm expenses totaled $10,000 for 
2015
• Therefore,  the  deduction  for  prepaid  farm  supplies 
cannot be more than $5,000 (50% of $10,000) for 2015
• The excess prepaid farm supplies expense of $500 ($5,500 
−  $5,000) is deductible in a later tax year when used or 
consumed

Exceptions
• 1. The prepaid farm supplies expense are more than 50% of the 
other deductible farm expenses because of a change in business 
operations caused by unusual circumstances
• 2. The total prepaid farm supplies expense for the preceding 3 tax 
years is less than 50% of the total other deductible farm expenses 
for those 3 tax years
• The client is a farm related taxpayer if any of the following tests 
apply
– 1. The main home is on a farm
– 2. The principal business is farming
– 3. A member of the family meets (1) or (2)
• For  this  purpose,  the  family  includes  your brothers and sisters, half‐
brothers and half‐sisters,  spouse,  parents,  grandparents,  children, 
grandchildren, and aunts and uncles and their children

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Rev. Proc. 79‐229
• Rev. Rul. 79‐229, 1979‐2 C.B. 210, sets out three tests that must be met in 
order to deduct the cost of a supply purchased in the current taxable year 
which will be used in the subsequent taxable year
– The expense must be a payment for the purchase of supplies, not a deposit
– The amount is considered a payment if it was made under a binding commitment to 
accept delivery of a specific quantity at a fixed price, and the farmer is not entitled to 
a refund or repurchase
– The prepayment is not merely for tax avoidance, but has a specific business purpose
– Examples of business benefits are:
Fixing maximum prices
Securing an assured feed supply
Securing preferential treatment in anticipation of shortages
• The deduction does not result in a material distortion of income. Some factors 
to consider in determining whether there is a material distortion of income are:
– The farmer’s customary business practices in conducting the farming operation 
– The materiality of the expenditure in relation to the taxpayer’s income for the year
– The time of the year the purchase is made
– The amount of the expenditure in relation to past purchases

Rev. Proc. 79‐229
• Remember Rev. Rul. 79‐229 was written 
before the passive activity rules of IRC § 469 
were enacted
• Consideration of IRC § 469 could further limit 
farming expenses

Prepaid Livestock Feed
• If the client reports income and expenses under the 
cash method of accounting, they cannot deduct in the 
year paid the cost of feed your livestock  will  consume  
in  a  later  year  unless  they meet all the following 
tests
– 1. The payment is for the purchase of feed rather than a 
deposit
– 2. The prepayment has a business purpose and is not 
merely for tax avoidance
– 3.Deducting the prepayment does not result in a material 
distortion of your income
• If your client meet all three tests, you can deduct the prepaid feed, 
subject to the limit on prepaid farm supplies 
• If your client fails any of these tests, your client can deduct the 
prepaid feed only in the year it is consumed

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Payment for the Purchase of Feed
• Whether a payment is for the purchase of feed or a deposit 
depends on the facts and circumstances in each case
• It is for the purchase of feed if your client can show they made it 
under a binding commitment to accept delivery of a specific 
quantity of feed at a fixed price and they are not entitled, by 
contract or business custom, to a refund or repurchase
• The following are some factors that show a payment  is  a  deposit
rather  than  for  the  purchase of feed
– The absence of specific quantity terms
– The right to a refund of any unapplied payment credit at the end of 
the contract
– The seller's treatment of the payment as a deposit
– The right to substitute other goods or products for those specified in 
the contract

Payment for the Purchase of Feed
• A provision permitting substitution of ingredi‐
ents to vary the particular feed mix to meet 
your livestock's  current  diet  requirements  will  
not suggest a deposit
• Further, a price adjustment to reflect market 
value at the date of delivery is not, by itself, 
proof of a deposit

Commodity Wages
• TaxPlace has two presentations covering 
commodity wages
• In respecting the time limits of today’s 
presentation the issue will not be discussed
• As a member of TaxPlace you can view those 
webinars at any time
• The issue in itself could extend our webinar 
by 30‐40 minutes

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Labor Hired
• Your client can deduct reasonable wages paid for regular 
farm labor, piecework, contract labor, and other forms of 
labor hired to work in the farming operations
• Your client can pay wages in cash or in noncash  items  
such  as  inventory,  capital  assets, or assets used in the 
farming business
• The cost of  boarding  farm  labor  is  a  deductible  labor 
cost
• Other deductible costs incurred for farm labor  include  
health  insurance,  workers'  compensation insurance, and 
other benefits

Farm labor
• If a farmer pays his child to do farm work and a 
true employer‐employee relationship exists, 
reasonable wages or other compensation paid to 
the child is deductible
• The wages are included in the child’s income, 
and the child may have to file an income tax 
return
• These wages may also be subject to social 
security and Medicare taxes if the child is age 18 
or older

Repairs and Maintenance
• You  can  deduct  most  expenses  for  the  repair and 
maintenance of your farm property
• Common  items  of  repair  and  maintenance  are  re‐
painting,  replacing  shingles  and  supports  on farm 
buildings, and periodic or routine maintenance  of  trucks,  
tractors,  and  other  farm machinery
• However,  repairs  to,  or  overhauls of,  depreciable  
property  that  substantially  prolong the life of the 
property, increase its value, or adapt it to a different use 
are capital expenses
• For example, if you repair the barn roof, the cost is 
deductible but if you replace the roof, it is a capital 
expense

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Capital vs. Reoccurring Costs
• A capital cost is paid or incurred for the 
acquisition, improvement, or restoration of 
an asset having a useful life of more than one 
year
• Capital expenses are generally not deductible, 
but they may be depreciable (IRC § 263)
• Uniform capitalization rules also require you 
to capitalize or include in inventory certain 
expenses (IRC § 263A)

What Property Cannot Be 
Depreciated?
• Certain property cannot be depreciated 
• Land
– You can never depreciate the cost of land because land does not wear 
out, be come obsolete, or get used up. The cost of land generally 
includes the cost of clearing, grading, planting, and landscaping
– Although you cannot depreciate land, you can depreciate certain costs 
incurred in preparing land for business use
• Property placed in service and disposed of in the same year
• Equipment used to build capital improvements. You must add 
otherwise allowable depreciation on the equipment during the 
period of construction to the basis of your improvements
• Intangible property such as section 197 intangibles
– This property does not have a determinable useful life and generally 
cannot be depreciated
– Certain term interests

What Property Does Not 
Qualify for §179 ?
• Land and land improvements, do not qualify as 
section 179 property
• Land  improvements  include  nonagricultural  
fences,  swimming  pools,  paved  parking areas,  
wharves,  docks,  bridges,  and  fences 
• However, agricultural fences do qualify as section  
179  property
• Similarly,  field  drainage  tile also qualifies as 
section 179 property

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§179
• Farmers cannot elect the section 179 expense 
deduction for the following property:
• Certain property you lease to others (if you are a 
non‐corporate lessor)
• Certain property used predominantly to furnish 
lodging or in connection with the furnishing of 
lodging
• Property used by a tax‐exempt organization 
(other than a tax‐exempt farmers' cooperative) 
unless the property is used mainly in a taxable 
unrelated trade or business

New Repair Regulations
• Unit of property
• Economic useful life
• Applicable Financial Statement
• Coordination with other provisions
• Written Capitalization policy
• Material and Supply
• Rotable and Temporary Spare Parts
• Small business taxpayers

Unit of Property
• Starting point for implementing the new repair regulations
• The unit‐of‐property must be identified before the client can 
determine whether the expenditure can be deducted or must be 
capitalized
• Once the unit of property has been determined, the client applies 
the improvement standards under the regulations to determine if 
the expenditure improves the property and requires capitalization
– In general, a unit of property includes all components that are 
“functionally interdependent” (i.e., the placing in service of one 
component depends upon the placing in service of another 
component
• An additional rule provides that if the taxpayer breaks down the 
unit of property into smaller components with different 
depreciation lives, then the smaller components are the units of 
property

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Unit of Property
• In general, a unit of property includes all components that are 
“functionally interdependent” (i.e., the placing in service of one 
component depends upon the placing in service of another component)

• An example: a client generally cannot place an tractor into service 
without tires; therefore, the tractor and tires may be a unit of property

• An additional rule provides that if the taxpayer breaks down the unit of 
property into smaller components with different depreciation lives, then 
the smaller components are the units of property
• An example: if the taxpayer treats the tractor tires under a different 
modified accelerated cost recovery system (MACRS) class than the 
tractor, the tires are a separate unit of property from the tractor

Where to start?
• Start with the concept that all tangible property 
that is not inventory must be capitalized and 
depreciated unless there is an exception
• The regulations provide an exception for items 
that qualify as materials and supplies

Improvement Costs
• The new regulations provide rules for 
distinguishing between costs than can be 
expensed and costs that must be capitalized 
• Review the treatment of items expensed in prior 
years
• The new rules for improvement costs are 
referred to as the BAR (Betterment, Adaptation 
and Restoration) test
• Amounts paid that meet any portion of the BAR 
test must be capitalized

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Materials & Supplies 
• The new rules also define what the IRS considers 
“materials and supplies”
• Materials and supplies are assets defined by the 
new rules as follows:
– Asset costing $200 or less
– Asset with an economic useful life of 12 months or 
less
– Component to maintain, repair or improve an asset, 
including rotable, temporary and stand‐by emergency 
spare parts
– Fuel, lubricants, water, etc. reasonably expected to be 
consumed in 12 months or less

Routine Maintenance Safe Harbor 
• The new regulations allow for immediate expensing of items paid 
to keep an asset in ordinary and efficient working condition
• The following items may be expensed as repairs under the Routine 
Maintenance Safe Harbor:
– Building property (structural components or building systems) –
expenditures for maintenance activities that you reasonably expect to 
perform more than once during a 10 year period
• Replacement of damaged or worn parts with comparable parts, such as 
replacing 2 windows in a building that has 10 windows or replacing 1 AC unit in 
a building that has 3 AC units.
• Non‐building property – expenditures for maintenance activities 
that you reasonably expect to perform more than once during the 
asset’s depreciable class life, which is typically longer than an 
asset’s depreciable life for tax purposes.

De Minimis Safe Harbor Election 
• This is an annual election to expense amounts paid or 
incurred to acquire an asset, produce an asset or 
purchase materials and supplies
• The amount that may be expensed for tax purposes is 
limited to $500 per item unless you have an applicable 
financial statement then the amount is $5,000
• Policies in excess of $500 are permissible if the 
increased threshold accurately reflects your income 
and can be supported upon IRS exam
• An applicable financial statement is defined as an 
annual independent audit report or a financial 
statement submitted to a governmental agency

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Safe Harbor Election for Small 
Taxpayers with Buildings 
• This is an annual election to expense 
improvements that would otherwise be 
capitalized
• To qualify for this safe harbor you must meet all 
of the following criteria:
– Taxpayer owned or leased building must have an 
unadjusted cost basis of $1 million or less
– Taxpayer must have average gross receipts of less than 
$10 million for 3 previous tax years
– Total amount for repairs, maintenance and 
improvements must not exceed the lessor of $10,000 
or 2% of the unadjusted basis in the building

Flow Charts to Assist on TaxPlace
• Materials and Supplies Chart
• Handling DeMinimus Amounts Chart
• Repair Regulations Client Checklist

Interest
• You can deduct as a farm business expense interest paid on farm 
mortgages and other obligations you incur in your farm business
• Cash method
– If you use the cash method of accounting,  you  can  generally  deduct  
interest paid during the tax year 
– You cannot deduct interest paid with funds received from the original lender 
through another loan, advance, or other arrangement  similar  to  a  loan
– You  can,  however, deduct the interest when you start making payments on 
the new loan
• Prepaid interest
– Under the cash method, you  generally  cannot  deduct  any  interest  paid 
before  the  year  it  is  due
– Interest  paid  in  advance may be deducted only in the tax year in which it is 
due

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Interest
• Accrual method 
• If you use an accrual method of accounting, 
you can deduct only interest that has accrued 
during the tax year
• However, you cannot deduct interest owed to 
a related person who  uses  the  cash  method  
until  payment  is made and the interest is 
includible in the gross income  of  that  
person  

Allocation of Interest
• If you use the proceeds of a loan for more than 
one purpose, you must allocate  the  interest  on  
that  loan  to  each  use 
• Allocate the interest to the following categories:
– Trade or business interest
– Passive activity interest
– Investment interest
– Portfolio interest
– Personal interest

Breeding Fees
• You can deduct breeding fees as a farm business 
expense
• However, if you use an accrual method  of  
accounting,  you  must  capitalize breeding fees 
and allocate them to the cost basis of the calf, 
foal, etc

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Fertilizer and Lime
• You can deduct in the year paid or incurred the 
cost  of  fertilizer,  lime,  and  other  materials  
applied to farmland to enrich, neutralize, or 
condition it if the benefits last a year or less
• You can also deduct the cost of applying these 
materials in  the  year  you  pay  or  incur  it
• However

Do Not Forget the Prepaid  Farm  
Supplies Rule
• That rule may limit the deduction for these materials
• If the benefits of the fertilizer, lime, or other materials last 
substantially more than one year, you generally capitalize 
their cost and deduct a part each year the benefits last
• However, you can elect to  deduct  these  expenses  in  the 
year paid or incurred
– If you make this choice, you will need IRS approval if you later 
decide to capitalize the cost of previously deducted items
• If  you  sell  farmland  on  which  fertilizer  or  lime has 
been applied and if the selling price of the land includes 
part or all of the cost of the fertilizer or lime, you report 
the sale amount attributable to the fertilizer or lime as 
ordinary income

Fertilizer and Lime
• Farmland, for these purposes, is land used for 
producing crops, fruits, or other agricultural 
products or for sustaining livestock
• It does not include land you have never used 
previously for producing  crops  or  sustaining  
livestock
• You cannot  deduct  initial  land  preparation  
costs 
• Include  government  payments  you  receive for 
lime or fertilizer in income

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Taxes
• You  can  deduct  as  a  farm  business  expense 
the real estate and personal property taxes on 
farm business assets, such as farm equipment, 
animals, farmland, and farm buildings
• You also can  deduct  the  social  security  and  
Medicare taxes  you  pay  to  match the  
amount  withheld from the wages of farm 
employees and any federal unemployment tax 
you pay

Allocation of Taxes
• The taxes on the part of your farm you use as your home  
(including the 
• furnishings  and  surrounding  land  not  used  for farming)  
are  nonbusiness  taxes
• You  may  be able  to  deduct  these  nonbusiness  taxes  as 
itemized  deductions  on  Schedule  A  (Form 1040)
• To determine the nonbusiness part, allocate  the  taxes  
between  the  farm  assets  and nonbusiness  assets
• The  allocation  can  be done from the assessed 
valuations.
• If your tax statement does not show the assessed       
valuations, you can usually get them from the tax assessor

State  and  Local  General  Sales  Taxes
• State and local general sales taxes on 
nondepreciable farm business expense items are 
deductible as part of the cost of those items
• Include state and  local  general  sales  taxes  
imposed  on  the purchase  of  assets  for  use  in  
your  farm  business  as  part  of  the  cost  you  
depreciate
• Also treat the taxes as part of your cost if they 
are imposed on the seller and passed on to you

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State and Federal Income Taxes
• Individuals cannot deduct state and federal 
income taxes as farm business expenses
• Individuals can deduct  state  and  local  
income  taxes  only  as  an itemized deduction 
on Schedule A (Form 1040) – expired in 2014
• However,  you  cannot  deduct  federal  
income tax

Highway Use Tax
• You can deduct the federal use  tax  on  
highway  motor  vehicles  paid  on  a truck  or  
truck  tractor  used  in  your  farm  business
• Form 2290, Heavy Highway Vehicle Use Tax 
Return

Self‐employment  Tax  Deduction
• You  can deduct  as  an  adjustment  to  
income  on  Form 1040  one‐half  of  your  self
employment  tax  in figuring your adjusted 
gross income

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Insurance
• You generally can deduct the ordinary and necessary cost 
of insurance for your farm business as a business expense
• This includes premiums you pay for the following types of 
insurance
– Fire, storm, crop, theft, liability, and other insurance on farm 
business assets
– Health and accident insurance on your farm employees
– Workers' compensation insurance set by state law that covers 
any claims for job related bodily injuries or diseases suffered by 
employees on your farm, regardless of fault
– Business interruption insurance
– State unemployment insurance on your farm employees 
(deductible as taxes if they are considered taxes under state 
law)

Insurance to Secure a Loan
• If you take out a policy on your life or on the 
life of another person with a financial interest 
in your farm business to get or protect a 
business loan, you cannot  deduct  the  
premiums  as  a  business expense
• In the event of death, the proceeds of the 
policy are not taxed as income even if they 
are used to liquidate the debt

Advance  Premiums
• Deduct  advance  payments of insurance premiums only in the 
year to which they apply, regardless of your accounting 
• method
• Example 
• On  June  28,  2015,  you  paid  a premium  of  $3,000  for  fire  
insurance  on  the barn
• The policy will cover a period of 3 years beginning on July 1, 2015
• Only the cost for the 6 months in 2015 is deductible as an 
insurance expense on your 2015 calendar year tax return
• Deduct  $500,  which  is  the  premium  for  6 months of the 36 ‐
month premium period
• In  both  2016  and  2017,  deduct $1,000  
• Deduct  the  remaining $500 in 2018
• Had the policy been effective on January 1, 2015, the deductible 
expense would have been $1,000 for each of the years 2015, 2016, 
and 2017, based on one‐third of the premium used each year

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Business Interruption Insurance
• Use  and occupancy and business 
interruption insurance premiums  are  
deductible  as  a  business  expense
• This  insurance  pays  for  lost  profits  if your 
business is shut down due to a fire or other 
• Cause
• Report  any  proceeds  in  full  on  Schedule F 
Part 1

Self‐Employed Health Insurance 
Deduction
• If you are self‐employed, you can deduct as an 
adjustment to income on Form 1040 the payments  
for  medical,  dental,  and  qualified longterm care 
insurance coverage for yourself, your spouse, and 
your dependents when   figuring your adjusted gross 
income on your Form 1040
• Effective March 30, 2010, the insurance can also 
cover any child of yours under age 27 at  the  end  of  
2015,  even  if  the  child  was  not your dependent
• Generally, this deduction cannot be more than the 
net profit from the business under which the plan 
was established

Rent and Leasing
• If you lease property for use in your farm busi
• ness, you can generally deduct the rent you 
pay on  Schedule  F
• However,  you  cannot  deduct rent  you  pay  
in  crop  shares  if  you  deduct  the cost of 
raising the crops as farm expenses

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Advance  Payments
• Deduct  advance  payments of rent only in 
the year to which they apply, regardless of 
your accounting method

Farm Home
• If you rent a farm, do not deduct the  part  of  
the  rental  expense  that  represents the fair 
rental value of the farm home in which you 
live

Lease or Purchase
• If you lease a farm building or equipment, you must 
determine whether or not the agreement must be 
treated as a conditional sales contract rather than a 
lease
• If the agreement is treated as  a  conditional  sales  
contract,  the  payments under the agreement (so far 
as they do not represent interest or other charges) are 
payments for the purchase of the property
• Do not deduct these payments as rent, but capitalize 
the cost of  the  property  and  recover  this  cost  
through depreciation

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Conditional Sales Contract
• Whether  an agreement  is  a  conditional  sales  
contract  depends  on  the intent  of  the  parties
• Determine intent based on the provisions of the 
agreement and  the  facts  and  circumstances  
that  exist when you make the agreement
• No single test, or special combination of tests, 
always applies 
• However,  in  general,  an  agreement  may  be 
• considered  a  conditional  sales  contract  rather 
• than a lease if any of the following is true

Conditions
• The agreement applies part of each payment toward an equity interest 
you will receive
• You get title to the property after you make a stated amount of required 
payments
• The amount you must pay to use the property for a short time is a large 
part of the amount you would pay to get title to the property
• You pay much more than the current fair rental value of the property
• You have an option to buy the property at a nominal price compared to 
the value of the property when you may exercise the option
– Determine this value when you make the agreement
• You have an option to buy the property at a nominal price compared to 
the total amount you have to pay under the agreement
• The agreement designates part of the payments as interest, or part of 
the payments can be easily recognized as interest

Example 
• You  lease  new  farm  equipment from  a  dealer  who  both  sells  
and  leases
• The agreement includes an option to purchase the equipment for 
a specified price
• The lease payments and the specified option price equal the sales 
price of the equipment plus interest
• Under  the  agreement,  you  are  responsible  for maintenance, 
repairs, and the risk of loss
• For federal income tax purposes, the agreement is a conditional 
sales contract
• You cannot deduct any of the lease payments as rent
• You can deduct  interest,  repairs,  insurance,  depreciation, 
• and other expenses related to the equipment

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Motor  Vehicle  Leases
• Special  rules  apply  to lease  agreements  that  
have  a  terminal  rental adjustment clause
• In general, this is a clause that  provides  for  a  
rental  price  adjustment based on the amount 
the lessor is able to sell the vehicle for at the end 
of the lease
• If your rental agreement contains a terminal 
rental  adjustment clause, treat the agreement 
as a lease if the agreement otherwise qualifies as 
a lease 
• §7701(h).

Leveraged  Leases
• Special  rules  apply  to leveraged  leases  of  
equipment  (arrangements in which the 
equipment is financed by a nonrecourse loan 
from a third party)
• Revenue Procedure 2001‐28

Business Use of Your Home
• You can deduct expenses for the business use of your home if you 
use part of your home exclusively and regularly:
– As the principal place of business for any trade or business in which 
you engage,
– As a place to meet or deal with patients, clients, or customers in the 
normal course of your trade or business, or In connection with your 
trade or business, if you are using a separate structure that is not 
attached to your home.
• Your home office will qualify as your principal  place  of  business  
for  deducting  expenses for its use if you meet both of the 
following requirements
– You use it exclusively and regularly for the administrative or 
management activities of your trade or business
– You have no other fixed location where you conduct substantial 
administrative or management activities of your trade or business

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Business Use of Your Home
• If  you  use  part  of  your  home  for  
business, you must divide the expenses of 
operating your home between personal and 
business use
• The IRS now provides a simplified method 
• to determine your expenses for business use 
of your home

Deduction  Limit
• If  your  gross  income  from farming  equals  or  exceeds  your  
total  farm  expenses  (including  expenses  for  the  business use of 
your home), you can deduct all your farm expenses.
• But if your gross income from farming is less than your total farm 
expenses, your deduction  for  certain  expenses  for  the  use  of 
your home in your farming business is limited
• Your deduction for otherwise nondeductible expenses, such as 
utilities, insurance, and depreciation (with depreciation taken last), 
cannot be  more  than  the  gross  income  from  farming minus the 
following expenses
• The business part of expenses you could deduct even if you did not 
use your home for business (such as deductible mortgage interest, 
real estate taxes, and casualty and theft losses)

Deduction  Limit
• If you are self‐employed, do not include your 
deduction for half of your self‐employment 
tax
• Deductions over the current year's limit can 
be carried over to your next tax year under 
the historical method not the simplified 
method
• They are subject  to  the  deduction  limit  for  
the  next  tax year

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Telephone Expense
• You  cannot  deduct  the cost of basic local telephone 
service (including any taxes) for the first telephone 
line you have in your home, even if you have an office 
in your home
• However, charges for business long distance  phone  
calls  on  that  line,  as  well  as  the cost of a second 
line into your home used  exclusively for your farm 
business, are deductible business  expenses
• Cell  phone  charges  for calls relating to your farm 
business are deductible
• If the cell phone you use for your farm business  is  
part  of  a  family  cell  phone  plan,  you must allocate 
and deduct only the portion of the charges 
attributable to farm business calls

Truck and Car Expenses
• You can deduct the actual cost of operating a 
• truck or car in your farm business
• Only expenses for business use are deductible
• These include  such  items  as  gasoline,  oil,  
repairs,  license  tags,  insurance,  and  
depreciation (subject to certain limits)

Standard  Mileage  Rate
• Instead  of  using  actual costs, under certain conditions 
you can use the standard mileage rate
• The standard mileage  rate  for  each  mile  of  business  
use  is  57.5 cents in 2015
• You can use the standard mile age rate for a car or a light 
truck, such as a van, pickup, or panel truck, you own or 
lease
• You cannot use the standard mileage rate if you operate 
five or more cars or light trucks at the same time
• You are not using five or more vehicles at the same time if 
you alternate using the  vehicles  (you  use  them  at  
different  times) for business
• Notice 2014‐79

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Business Use Percentage
• You  can  claim 75% of the use of a car or light truck as business  
use  without  any  records  if  you  used  the vehicle during most of 
the normal business day directly in connection with the business 
of farming
• You  choose  this  method  of  substantiating business use the first 
year the vehicle is placed in service
• Once you make this choice, you may not change to another 
method later
• The following  are  uses  directly  connected  with  the  business of 
farming
– Cultivating land
– Raising or harvesting any agricultural or horticultural commodity
– Raising, shearing, feeding, caring for, training, and managing animals
– Driving to the feed or supply store

Truck and Car Expenses
• If you keep records and they show that the 
business use was more than 75%, you may be 
able to claim more
• Beginning and ending odometer reading is 
needed

Travel Expenses
• You can deduct ordinary and necessary expenses you 
incur while traveling away from home for your farm 
business
• You cannot deduct lavish or extravagant expenses
• Usually, the location  of  your  farm  business  is  
considered  your 
• home for tax purposes
• You are traveling away from home if:
– Your duties require you to be absent from your farm 
substantially longer than an ordinary work day, and
– You need to get sleep or rest to meet the demands of your 
work while away from home

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Travel Expenses
• If  you  meet  these  requirements  and  can prove the 
time, place, and business purpose of your travel, you 
can deduct your ordinary and necessary travel 
expenses
• The following are some types of deductible travel 
expenses
– Air, rail, bus, and car transportation;
– Meals and lodging;
– Dry cleaning and laundry;
– Telephone and fax;
– Transportation between your hotel and your temporary 
work or business meeting location; and
– Tips for any of the above expenses

Meals
• You ordinarily can deduct only 50% of your  business
related  meals  expenses
• You can deduct the cost of your meals while traveling  on  
business  only  if  your  business  trip  is overnight or long 
enough to require you to stop for sleep or rest to properly 
perform your duties 
• You cannot deduct any of the cost of meals if it is  not  
necessary  for  you  to  rest,  unless  you meet the rules for 
business entertainment
• The  expense  of  a  meal  includes  amounts you spend for 
your food, beverages, taxes, and tips relating to the meal
• You can deduct either 50%  of  the  actual  cost  or  50%  of  
a  standard meal allowance that covers your daily meal 
and incidental expenses

Recordkeeping Requirements
• You must be able to prove your deductions for travel by adequate 
records or other evidence that will support your own statement
• Estimates  or  approximations  do  not  qualify  as proof of an 
expense
• You should keep an account book or similar record,  supported  by  
adequate  documentary evidence, such as receipts, that together 
support each element of an expense
• Generally, it is best to record the expense and get documentation 
of it at the time you pay it
• If you choose to deduct a standard meal allowance rather than the 
actual expense, you do not  have  to  keep  records  to  prove  
amounts spent for meals and incidental items
• However, you must still keep records to prove the actual amount 
of other travel expenses, and the time, place, and business 
purpose of your travel

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Reimbursements to Employees
• You generally can deduct reimbursements you pay to your 
employees for travel and transportation expenses they 
incur in the conduct of your business
• Employees  may  be  reimbursed  under  an  accountable  
or  non‐accountable  plan
• Under  an accountable  plan,  the  employee  must  
provide evidence of expenses
• Under a non‐accountable plan,  no  evidence  of  expenses  
is  required.
• If you reimburse expenses under an accountable plan, 
deduct them as travel and transportation expenses
• If you reimburse expenses under a non‐accountable plan, 
you must report the reimbursements as wages on Form 
W2 and deduct them as wages

Marketing Quota Penalties
• You can deduct as Other expenses  on Sched‐
ule F penalties you pay for marketing crops in 
excess  of  farm  marketing  quotas
• However,  if you do not pay the penalty, but 
instead the purchaser of your crop deducts it 
from the payment to you, include in gross 
income only the amount you received
• Do not take a separate deduction for the 
penalty

Tenant House Expenses
• You can deduct the costs of maintaining houses 
and their furnishings for tenants or hired help as 
farm  business  expenses
• These  costs  include repairs, utilities, insurance, 
and depreciation
• The value of a dwelling you furnish to a tenant 
under the usual tenant farmer arrangement is 
not taxable income to the tenant

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Other Expenses
• The following list, while not all inclusive, shows some expenses you can 
deduct as other farm 
• expenses on Schedule F, Part II.
• These expenses must be for business purposes and (1) paid, if you use 
the cash method of accounting,  or  (2)  incurred,  if  you  use  an  accrual 
method of accounting.
– Accounting fees
– Advertising
– Business travel and meals
– Commissions
– Consultant fees
– Crop scouting expenses
– Dues to cooperatives
– Educational expenses (to maintain and improve farming skills)
– Farm related attorney fees
– Farm magazines
– Ginning

Other Expenses
– Insect sprays and dusts
– Litter and bedding
– Livestock fees
– Marketing fees
– Milk assessment
– Recordkeeping expenses
– Service charges
– Small tools expected to last one year or less
– Stamps and stationery
– Subscriptions to professional, technical, and trade 
journals that deal with farming
– Tying material and containers

Loan Expenses
• You prorate and deduct loan expenses, such 
as legal fees and commissions, you pay to get 
a farm loan over the term of the loan

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Tax  Preparation  Fees
• You  can  deduct  as  a farm business expense 
on Schedule F the cost of preparing that part 
of your tax return relating to your farm 
business
• You may be able to deduct the remaining cost 
on Schedule A (Form 1040) if you itemize 
your deductions
• You  also  can  deduct  on  Schedule  F  the 
amount you pay or incur in resolving tax 
issues relating to your farm business

Advertising
• You generally can deduct reasonable
advertising expenses that are directly related 
to your business activities
• Generally, you cannot deduct amounts paid 
to influence legislation (i.e., lobbying
• You can usually deduct as a business expense 
the cost of institutional or goodwill 
advertising to keep your name before the 
public if it relates to business you reasonably 
expect to gain in the future

Advertising
• The cost of ordinary advertising of your goods or 
services ‐‐ business cards, yellow page ads, and 
so on ‐‐ is deductible as a current expense
• Promotional costs that create business goodwill ‐
‐ for example, sponsoring a peewee football 
team ‐‐ are also deductible as long as there is a 
clear connection between the sponsorship and 
your business
• For example, naming the team the "Southwest 
Auto Parts Blues" or listing the business name in 
the program is evidence of the promotion effort

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Scoop Dates for Post Filing Season
• September 23, 2015
• October 21, 2015
• October 28, 2015

Iowa Taxpayer Advocate Town Hall 
Meeting
• Join us for our Annual Town Hall Advocate 
meeting
• September 25, 2015
• Noon – 1:00 
• Your chance to air your concerns

September Webinars
• September 15 ‐ S‐Corp K‐1 Preparation ‐ The proper preparation of an S‐Corporation K‐1 is essential 
to the client and reporting the flow‐through income. This class will review the key areas of Form K‐1 
and the flow‐through process.

• September 22 ‐ Health Savings Accounts ‐ A health savings account (HSA) is a tax‐advantaged 

medical savings account available to taxpayers in the United States who are enrolled in a high‐
deductible health plan (HDHP). The funds contributed to an account are not subject to federal 
income tax at the time of deposit. How can this help your client with medical expenses and save 
them tax.

• September 23 ‐ Farm Income A‐Z ‐ Farm entities enjoy many unique benefits under the Internal 

Revenue Code. These advantages provide numerous opportunities for valid income deferral. This 
class will examine some of the relevant income issues unique to farming entities.

• September 24 ‐ Charitable Contributions Recordkeeping Pitfalls ‐ What is FMV, do you need 

appraisals, and what must you have in your recordkeeping to substantiate your donation. IRS is 
auditing charitable contributions and you and your client need to be prepared. 

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ACA Week 2015
Get ready for the 2016 filing season and ACA
• ACA Week October 19, 2015 – October 23, 2015
– The Marketplace and Affordability: October 19, 2015 ‐
Noon to 1 pm (CST) – 1 hour of CPE   
– Exemptions and Shared Responsibility Payment: October 
20, 2015 ‐ Noon to 1 pm (CST) – 1 hour of CPE 
– Premium Tax Credit: October 21, 2015 ‐ Noon to 1 pm (CST) 
1 hour of CPE  
– Shared Allocations: October 22, 2015 – Noon to 2 pm(CST) 
2 hours of CPE 
– Employer Issues and Cadillac Tax: October 23, 2015 – Noon 
to 2 pm (CST) – 2 hours of CPE

ACA Week 2015 
• Registration: 
– To register: https://goo.gl/RnW5nG
• Special Discount!! (must be pre‐registered for all 5 classes):  $200 
(7 hours of CPE)
• The Marketplace and Affordability: October 19, 2015 ‐ Noon to 1 
pm (CST) – 1 hour of CPE ‐ $35
• Exemptions and Shared Responsibility Payment: October 20, 
2015 ‐ Noon to 1 pm (CST) – 1 hour of CPE ‐ $35
• Premium Tax Credit: October 21, 2015 ‐ Noon to 1 pm (CST) – 1 
hour of CPE ‐ $35
• Shared Allocations: October 22, 2015 – Noon to 2 pm (CST) – 2 
hours of CPE ‐ $70
• Employer Issues and Cadillac Tax: October 23, 2015 – Noon to 2 
pm (CST) – 2 hours of CPE ‐ $70

Webinars: Repair Regulation Week at CALT
October 26, 2015 to October 30, 2015
• October 26, 2015 Buildings: Betterments ~ Noon to 1 pm CST

• What is an Improvement? An improvement occurs if the unit of property (UOP) undergoes, other 
than through routine maintenance: (1) betterment, (2) restoration, or (3) adaptation to another 
use.  This session will cover the new regulations and provide examples that will, assist in the of 
when that Unit of Property (1) ameliorates a material condition or defect that predates the 
taxpayer’s ownership of the property, (2) is for a material improvement to the property’s capacity, 
or (3) is expected to materially improve the property’s productivity, efficiency, strength, quality or 
output.  Discussion on how to identify and examples will be shared. Also a discussion on the safe 
harbor will be demonstrated. 

• October 27, 2015 Buildings: Restoration ~ Noon to 1 pm CST

• What is an Improvement?  Does that improvement: (1) it returns a non‐functional unit of property 
to operating condition; (2) it replaces a major component or substantial structural part or set of 
parts, or (3) it restores property after the end of its class life to a like‐new condition (as defined in 
either a federal regulatory guideline or the manufacturer’s specifications. Discussion on how to 
identify and examples will be shared.

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Webinars: Repair Regulation Week at CALT
October 26, 2015 to October 30, 2015
• October 28, 2015 Buildings: Adaptation ~ Noon to 1 pm CST

• Does that improvement adapt the property to new uses? Are improvements subject to 
capitalization or can they be expensed under the safe harbor. Examples will be demonstrated. The 
treatment under the new rule applies to all direct costs of the improvement plus all indirect costs 
that either directly benefit from, or are incurred by reason of, the improvement. Discussion on how 
to identify and examples will be shared. 

• October 29, 2015 Dispositions ~ Noon to 1 pm CST

• What happens when the property is disposed of or sold, how is that handled under the new repair 
regulations? What are the new procedures? Discussion on how to apply the new regulations and  
examples will be shared.

• October 30, 2015 Other Remaining Issues of Importance ~ Noon to 1 pm CST

• The NEW repair regulations cover a variety of aspects. This session will cover a potpourri of issues 
to round out the previous five classes. We will try to address common questions and reiterated 
some of the key definitions necessary to fully understand the new regulations.  We will also cover 
as time allowed topics we were unable to fully address in other sessions. 

2015 Farm Tax Schools
• November 9, 2015 to December 15, 2015 
• 8 Locations in Iowa
• Registration and the Fall Brochure will be out in 
August
• The program is intended for tax professionals and 
is designed to provide up‐to‐date training on 
current tax law and regulations. 
• The program stresses practical information to 
facilitate the filing of individual and small 
business returns, in addition to farm returns.

2015 Farm Tax Schools‐ Dates and 
Locations
• Waterloo: Nov 9‐10
• Sheldon: Nov. 10‐11
• Red Oak: Nov. 11‐12
• Ottumwa: Nov. 12‐13
• Mason City: Nov. 16‐17
• Maquoketa: Nov. 23‐24
• Denison: Dec. 7‐8
• Ames: Dec. 14‐15 – live as well as attendance via 
webinar available

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CALT Website

http://www.calt.iastate.edu/

Tour of the CALT Website

CALT Staff
Roger A. McEowen
CALT Director and is a Leonard 
Dolezal Professor in Agricultural 
Law
Email: mceowen@iastate.edu
Phone: (515) 294‐4076
Fax: (515) 294‐0700

Kristine A. Tidgren
Staff Attorney
E‐mail: ktidgren@iastate.edu
Phone: (515) 294‐6365
Fax: (515) 294‐0700

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CALT Staff
Kristy S. Maitre
Tax Specialist
E‐mail: ksmaitre@iastate.edu
Phone: (515) 296‐3810
Fax: (515) 294‐0700

Tiffany Kayser
Program Administrator
Email: tlkayser@iastate.edu
Phone: (515) 294‐5217
Fax: (515) 294‐0700

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