BUENOS DÍAS!

PARA COMODIDAD DE TODOS LES

SOLICITAMOS:

 APAGAR LOS CELULARES O

MANTENERLOS EN MODO
SILENCIO.
 NO CONSUMIR ALIMENTOS NI
BEBIDAS DENTRO DEL AUDITORIO

GRACIAS…
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
 ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?

DIAGRAMAS
REPORTES
Información y su medio
de soporte.
GRAFICAS PLANOS

VIDEOS
MANUALES
GENERALIDADES
La organización debe establecer una
metodología para la gestión de la
información documentada:

• Requerida por la Norma ISO

14001:2015

• Que determine la organización

necesaria para la eficacia del
sistema de gestión ambiental.
 Alcance de la información
La información documentada para un SGA
cambia en las organización, debido a:
Tamaño de la organización y su tipo de actividades,
procesos, productos y servicios.
Cumplimiento de sus requisitos legales y otros
requisitos.
La complejidad de los procesos y sus interacciones.
La competencia de las personas que trabajan bajo el
control de la organización.
¿Para que sirve documentar la información?
Desarrollo
de los
procesos
Formas de La toma
operar decisiones

Soporte
del
sistema de
gestión
 Documentación

La documentación puede

ser independiente o
Integrada con otros
Sistemas de Gestión.
 Niveles de la documentación

¿Qué debo
¿Qué debe hacerse? documentar?
MANUAL
DEL SGA

¿Cuál es su secuencia?
PROCESOS

¿Cómo debe hacerse?

PROCEDIMIENTOS, GUÍAS,
PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS

¿Cuándo y cómo se hizo?

FORMATOS Y REGISTROS
 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

• El manual del SGA es una herramienta para hacer

más fácil y rápido el acceso a la documentación del
Sistema. Puede ser usado también como recurso
para el entrenamiento de los empleados y como
herramienta para divulgar el compromiso de la
organización.
• La creación de este manual es voluntario, pero de
apoyo importante para identificar los elementos del
SGA. (ejemplo de documentar)
ESTRUCTURA DE UNA MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN REQUISITOS

SISTEMA DE PROCESOS DEL SISTEMA

ALCANCE OBJETIVOS

EQUIPO
ENCARGADO DEFINICIONES
DEL SISTEMA
Ejemplo
Ejemplo
 PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos definen

la secuencia de los pasos
para ejecutar una tarea.
PROCEDIMIENTOS
Ejemplo:

PROCEDIMIENTOS
 INSTRUCTIVO

• Escrito que contiene

indicaciones muy específicas
de como realizar una actividad,
ejemplo (operar una maquina),
un instructivo presenta
información detallada.
 • Es el conjunto de
características técnicas y de
FORMATOS presentación de un
documento (DISEÑO)

• Documento que da
evidencia objetiva a las
REGISTROS actividades efectuadas.
Ejemplo:
FORMATO - REGISTRO
 VIDEO DE APOYO

Link: https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE
IDENTIFICACIÓN, CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA
DOCUMENTACIÓN
PARA CONTROLAR LOS DOCUMENTOS ES
NECESARIO
APROBACIÓN

CONTROLAR
DOCUMENTOS
REVISIÓN Y
EXTERNOS Y
DOCUMENTACION ACTUALIZACIÓN
OBSOLETA

DISTRIBUIR LA IDENTIFICACIO
VERSION N DE LOS
VIGENTE Y CAMBIOS Y DE
ACCESIBLE EN LA VERSON
LOS PUNTOS VIGENTE
 EJEMPLO DE IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
PAGINA 1 DE 20
NOMBRE DE LA EMPRESA CÓDIGO: SGA-PR-001
Encabezado LOGO VERSIÓN 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA 07/02/2016
Tiempo de retención:

ELABORADO REVISADO APROBADO

CARGO
Cierre NOMBRE
FIRMA
FECHA
 Control de la información documentada
Disponible y sea adecuada para su uso, dónde y cuándo se necesite

Disponibles

Identificable
 Control de la información documentada
Protegida adecuadamente ISO 27001.
Sistema de Gestión de la Seguridad de la
Información

ISO 22301
Sistema de Gestión de la Continuidad del
Negocio
 Control de la información documentada

Gestión Documental Electrónica:

Homogenización, estandarización y
formulación de lineamientos para la
gestión de documentos electrónicos,
mediante la adecuada aplicación de las
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
 Control de la información documentada
Distribución, acceso, recuperación y uso.

Origen interno

La información de origen externo, que la

organización ha determinado que es
necesaria para la planificación y operación
del SGA, se debe identificar y controlar,
según sea adecuado
Control de la información documentada

Restauración y conservación
Control de la información documentada

IDENTIFICACIÓN

RECOLECCIÓN PROTECCIÓN

RETENCIÓN

ACCESO ARCHIVO
CONTROL DE CAMBIOS
Permite justificar y evidenciar:
• ¿Cuál fue el cambio propuesto?
• ¿Por qué fue necesario?
• ¿Quién lo solicitó?
• ¿Quién lo aprobó?
• ¿A quiénes y qué afecta?
• La fecha de su entrada en vigencia
CONTROL DE REGISTROS
Seguimiento
y medición
del SGA

• Los registros proporcionan

evidencia de la conformidad Toma de LOS
Soporte de
Cumplimiento a
con los requisitos del Decisiones
Ambientales
REGISTROS
PERMITEN
de regulaciones
ambientales
sistema.
Establecer,
implementar y
Mantener el
SGA
Control de la información documentada
Copias Controladas: Existe responsabilidad de informar
y controlar los cambios que se realicen

Copia No Controlada: No existe responsabilidad

de comunicar sus cambios y actualizaciones

Documento Obsoleto: ha perdido su vigencia en tiempo y

contenido
Listado Maestro de Documentos y Registros
¿Cómo controlar los documentos y registros?
 Control de la información documentada
Retención y disposición.
LEY 594 DE 2000 dicta la Ley General de Archivos públicos
 Cuadros de clasificación documental – CCD
• Instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas los grupos
documentales conformado a lo largo de historia.
• Clasificación y descripción archivística en la conformación documental.
Tablas de Valoración y Retención Documental TVD
–
www.youtube.com/watch?v=40LH-cxH-gA
Control de la información documentada

Fuente: Servisoft S.A

Recomendaciones

• No existe un formato ideal para la documentación del Sistema de

Gestión Ambiental, aunque hay muchas opciones (Procedimientos,
Instructivos, Registros), la clave es hacerlo de forma simple.

• Cada organización debe decidir el formato y el tamaño de la

documentación de su sistema, pero teniendo muy en cuenta las
personas que van a hacer uso de estos documentos.
 Regla documental

• Si se documenta, debe hacerse.

• Si se hace, debe documentarse.
• Lo que no está documentado,
jamás se ha hecho.
 VIDEO DE APOYO

Link: https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww
 TALLER
Materiales:
Papel para la cartelera.
Marcadores

Metodología:
Grupos de 10 personas.

Temas:
• Realice un esquema de los documentos que debe tener su sistema de gestión ambiental.
• Realice un procedimiento para el control de documentos y defina las partes que este contiene.
• Realice un formato y registro del SGA y genere un listado de documentos externos del SGA.
• Realice un ejemplo de listado maestro de documentos y de registros mencionando lo que este
debe tener. Coloque un ejemplo de algún documento.
• Genere un instructivo para la generación de indicadores.

Tiempo: 20 minutos.
Fuente: https://www.google.com.co/search?q=entradas+y+salidas+gestion+ambiental&espv=2&biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi-t-
 BIBLIOGRAFÍA
• http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-
archivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml#ixzz3fnyxsLlW
• http://es.slideshare.net/yerkob/control-de-documentos-y-registros
• Administración, de James Arthur Finch Stoner, R. Edward Freeman,
Daniel R. Gilbert y Pilar Mascaró Sacristán.
• Archivo General de la Nación – TRD y TVD
• ISO 14001:2015
 Nivel 3 Sistemas de Gestión Ambiental
Programa de Gestión Ambiental Empresarial
CORREO DE CONTACTO:
nivel3@ambientebogota.gov.co