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BUENOS DÍAS!

PARA COMODIDAD DE TODOS LES
SOLICITAMOS:

 APAGAR LOS CELULARES O
MANTENERLOS EN MODO
SILENCIO.
 NO CONSUMIR ALIMENTOS NI
BEBIDAS DENTRO DEL AUDITORIO

GRACIAS…

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?

DIAGRAMAS
REPORTES
Información y su medio
de soporte.
GRAFICAS PLANOS

VIDEOS
MANUALES

GENERALIDADES
La organización debe establecer una
metodología para la gestión de la
información documentada:

• Requerida por la Norma ISO
14001:2015

• Que determine la organización
necesaria para la eficacia del
sistema de gestión ambiental.

La competencia de las personas que trabajan bajo el control de la organización. productos y servicios. procesos. Alcance de la información La información documentada para un SGA cambia en las organización. . La complejidad de los procesos y sus interacciones. Cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos. debido a: Tamaño de la organización y su tipo de actividades.

¿Para que sirve documentar la información? Desarrollo de los procesos Formas de La toma operar decisiones Soporte del sistema de gestión .

. Documentación La documentación puede ser independiente o Integrada con otros Sistemas de Gestión.

Niveles de la documentación ¿Qué debo ¿Qué debe hacerse? documentar? MANUAL DEL SGA ¿Cuál es su secuencia? PROCESOS ¿Cómo debe hacerse? PROCEDIMIENTOS. GUÍAS. INSTRUCTIVOS ¿Cuándo y cómo se hizo? FORMATOS Y REGISTROS . PROTOCOLOS.

(ejemplo de documentar) . Puede ser usado también como recurso para el entrenamiento de los empleados y como herramienta para divulgar el compromiso de la organización. • La creación de este manual es voluntario. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL • El manual del SGA es una herramienta para hacer más fácil y rápido el acceso a la documentación del Sistema. pero de apoyo importante para identificar los elementos del SGA.

ESTRUCTURA DE UNA MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN REQUISITOS SISTEMA DE PROCESOS DEL SISTEMA ALCANCE OBJETIVOS EQUIPO ENCARGADO DEFINICIONES DEL SISTEMA .

Ejemplo .

Ejemplo .

. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea.

PROCEDIMIENTOS .

Ejemplo: PROCEDIMIENTOS .

INSTRUCTIVO • Escrito que contiene indicaciones muy específicas de como realizar una actividad. ejemplo (operar una maquina). un instructivo presenta información detallada. .

• Es el conjunto de características técnicas y de FORMATOS presentación de un documento (DISEÑO) • Documento que da evidencia objetiva a las REGISTROS actividades efectuadas. .

REGISTRO .Ejemplo: FORMATO .

com/watch?v=NK3bCeHNwSE . VIDEO DE APOYO Link: https://www.youtube.

IDENTIFICACIÓN. CREACIÓN. ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN .

PARA CONTROLAR LOS DOCUMENTOS ES NECESARIO APROBACIÓN CONTROLAR DOCUMENTOS REVISIÓN Y EXTERNOS Y DOCUMENTACION ACTUALIZACIÓN OBSOLETA DISTRIBUIR LA IDENTIFICACIO VERSION N DE LOS VIGENTE Y CAMBIOS Y DE ACCESIBLE EN LA VERSON LOS PUNTOS VIGENTE .

EJEMPLO DE IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN PAGINA 1 DE 20 NOMBRE DE LA EMPRESA CÓDIGO: SGA-PR-001 Encabezado LOGO VERSIÓN 1 NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA 07/02/2016 Tiempo de retención: ELABORADO REVISADO APROBADO CARGO Cierre NOMBRE FIRMA FECHA .

Control de la información documentada Disponible y sea adecuada para su uso. dónde y cuándo se necesite Disponibles Identificable .

Control de la información documentada Protegida adecuadamente ISO 27001. Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información ISO 22301 Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio .

Control de la información documentada Gestión Documental Electrónica: Homogenización. mediante la adecuada aplicación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. . estandarización y formulación de lineamientos para la gestión de documentos electrónicos.

se debe identificar y controlar. que la organización ha determinado que es necesaria para la planificación y operación del SGA. Origen interno La información de origen externo. acceso. recuperación y uso. según sea adecuado . Control de la información documentada Distribución.

Control de la información documentada Restauración y conservación .

Control de la información documentada IDENTIFICACIÓN RECOLECCIÓN PROTECCIÓN RETENCIÓN ACCESO ARCHIVO .

CONTROL DE CAMBIOS Permite justificar y evidenciar: • ¿Cuál fue el cambio propuesto? • ¿Por qué fue necesario? • ¿Quién lo solicitó? • ¿Quién lo aprobó? • ¿A quiénes y qué afecta? • La fecha de su entrada en vigencia .

Establecer.CONTROL DE REGISTROS Seguimiento y medición del SGA • Los registros proporcionan evidencia de la conformidad Toma de LOS Soporte de Cumplimiento a con los requisitos del Decisiones Ambientales REGISTROS PERMITEN de regulaciones ambientales sistema. implementar y Mantener el SGA .

Control de la información documentada Copias Controladas: Existe responsabilidad de informar y controlar los cambios que se realicen Copia No Controlada: No existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones Documento Obsoleto: ha perdido su vigencia en tiempo y contenido .

Listado Maestro de Documentos y Registros .

¿Cómo controlar los documentos y registros? .

Control de la información documentada Retención y disposición. .

LEY 594 DE 2000 dicta la Ley General de Archivos públicos .

. Cuadros de clasificación documental – CCD • Instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas los grupos documentales conformado a lo largo de historia. • Clasificación y descripción archivística en la conformación documental.

Tablas de Valoración y Retención Documental TVD – .

youtube.www.com/watch?v=40LH-cxH-gA .

A .Control de la información documentada Fuente: Servisoft S.

aunque hay muchas opciones (Procedimientos. pero teniendo muy en cuenta las personas que van a hacer uso de estos documentos. la clave es hacerlo de forma simple. . Instructivos. Registros). • Cada organización debe decidir el formato y el tamaño de la documentación de su sistema.Recomendaciones • No existe un formato ideal para la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.

debe documentarse. . • Si se hace. Regla documental • Si se documenta. • Lo que no está documentado. jamás se ha hecho. debe hacerse.

VIDEO DE APOYO Link: https://www.com/watch?v=zTuf8vn68Ww .youtube.

. TALLER Materiales: Papel para la cartelera. • Realice un procedimiento para el control de documentos y defina las partes que este contiene. Temas: • Realice un esquema de los documentos que debe tener su sistema de gestión ambiental. • Realice un ejemplo de listado maestro de documentos y de registros mencionando lo que este debe tener. • Genere un instructivo para la generación de indicadores. Marcadores Metodología: Grupos de 10 personas. Tiempo: 20 minutos. Coloque un ejemplo de algún documento. • Realice un formato y registro del SGA y genere un listado de documentos externos del SGA.

com.Fuente: https://www.co/search?q=entradas+y+salidas+gestion+ambiental&espv=2&biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi-t- .google.

net/yerkob/control-de-documentos-y-registros • Administración. de James Arthur Finch Stoner. Edward Freeman. R.shtml#ixzz3fnyxsLlW • http://es.slideshare. • Archivo General de la Nación – TRD y TVD • ISO 14001:2015 . Gilbert y Pilar Mascaró Sacristán.monografias. Daniel R. BIBLIOGRAFÍA • http://www.com/trabajos59/gestion-organizacion- archivos/gestion-organizacion-archivos2.

co .gov. Nivel 3 Sistemas de Gestión Ambiental Programa de Gestión Ambiental Empresarial CORREO DE CONTACTO: nivel3@ambientebogota.