2017

TERADATA SOLUTION

[SISTEM PENGURUSAN JAWATANKUASA DAN TAKWIM SEKOLAH]

Panduan Penggunaan
SISTEM PENGURUSAN JAWATANKUASA DAN TAKWIM SEKOLAH

Panduan Penggunaan

Log masuk

1. Double klik fail / ikon Sistem Pengurusan Jawatankuasa dan Takwim

Sekolah

Paparan berikut akan muncul

2. Klik [Masuk]

Paparan seterusnya

Menu-menu pilihan

[Pengurusan Maklumat Peribadi] adalah untuk

memasukkan data asas guru dan kakitangan
sekolah

[Pengurusan Jawatankuasa] adalah untuk

pengurusan jawatankuasa

[Pengurusan Takwim] adalah untuk mengurus

takwim tahunan sekolah

[Pelaporan Aktiviti] adalah untuk melapor aktiviti

yang telah dilaksanakan

[Impot / Export] adalah untuk menggabungkan

data jika menggunakan lebih daripada satu komputer

[Hapus Data] adalah untuk memadam data yang ada dalam sistem

Menu [Pengurusan Maklumat Peribadi] adalah untuk memasukkan data asas guru dan kakitangan

1
Keterangan:
Masukkan 1. No Kad Pengenalan
2. Nama Guru dan Kakitangan
3. Sila pilih Kod Jawatan
4. Masukkan No Tel (Jika perlu)
5. Pilih Status

PERHATIAN: Pilihan Status.

Untuk ‘Delete’ data, klik petak (seperti dalam gambar) dan tekan butang ‘Delete’
pada keyboard

[Keluar] adalah untuk keluar

daripada paparan ini, dank e
paparan utama

[Lihat / cetak Senarai] adalah untuk mencetak senarai guru dan kakitangan yang ada dalam system.
PERHATIAN: Hanya maklumat [Status] [1. Sedang Berkhidmat] sahaja akan ada dalam senarai

2
Menu [Pengurusan Jawatankuasa] adalah untuk memasukkan maklumat Jawatankuasa dan Ahli
Jawatankuasa

[Kemas Kini Nama Jawatankuasa] adalah untuk mendaftarkan semua jawatankuasa yang ada di
sekolah, termasuk unit-unit kokurikulum

[Kemas Kini Deskripsi Bidang Tugas] adalah untuk menyenaraikan bidang tugas setiap jawatankuasa

[Kemas Kini Ahli Jawatankuasa] adalah untuk memasukkan nama guru dan kakitangan yang
memegang jawatan dalam sesuatu jawatankuasa

[Analisis Tugas Guru] adalah untuk melihat merit tugas (perlu sesuai mengikut ranking / gred
perjawatan), dan pemberatan tugas dalam jawatankuasa

[Analisis Mengikut Bidang] adalah untuk melihat taburan tugasan individu mengikut bidang
Pentadbiran, Kurikulum, Hem dan Kokurikulum

[Surat Lantikan Individu (Pilihan)] adalah untuk melihat / mencetak surat lantikan tugas secara
individu

[surat Lantikan Individu (Semua)] adalah untuk melihat / mencetak surat lantikan individu secara
pukal. Cetakan ini sesuai untuk SKT dan PBPPP

[Senarai Lengkap Ahli Jawatankuasa] adalah untuk melihat / mencetak senarai semua Ahli
Jawatankuasa secara bersambung

[Senarai Lengkap Ahli Jawatannkuasa (Senarai Terpisah)] adalah untuk melihat / mencetak senarai
semua Ahli Jawatankuasa dalam helaian terpisah

[Selesai / Keluar] adalah untuk keluar dari paparan ini dann kembali ke paparan utama

Menu [Kemas Kini Nama Jawatankuasa] adalah untuk mendaftarkan semua jawatankuasa yang ada
di sekolah, termasuk unit-unit kokurikulum

3
Keterangan:
1. Sila pilih Bidang
2. Sila masukkan kod (Rekaan sendiri. Perlu disusun mengikut abjad kerana semua
cetakan adalah disusun mengikut abjad kod)
3. Masukkan Nama Jawatankuasa (Semua jawatankuasa yang ada di sekolah,
termasuk unit-unit kokurikulum)
4. Pilih Jenis Jawatankuasa. 3 pilihan jenis jawatankuasa
i. Utama. Merujuk kepada jawatankuasa yang sangat kerap / banyak
aktiviti seperti Jawatankuasa Disiplin, Jawatankuasa Kurikulum
ii. Sokongan. Merujuk kepada jawatankuasa yang melaksanakan aktiviti
secara berkala seperti Jawatankuasa PIBG, Jawatankuasa Penilaian dan
Peperiksaan
iii. Sampingan. Merujuk kepada jawatankuasa yang sangat jarang
menjalankan aktiviti seperti Jawatankuasa Aset Sekolah, Jawatankuasa
LADAP

[Kemas Kini Deskripsi Bidang Tugas] adalah untuk menyenaraikan bidang tugas setiap jawatankuasa

4
Keterangan:
1. Pilih Kod JK
2. Taipkan bidang tugas jawatankuasa berkenaan pada ruang Bidang Tugas. Ruang
pada bidang tugas akan bertambah setelah data di ‘key in’ pada ruang pertama

PERHATIAN: Deskripsi Bidang Tugas akan bercelaru jika Kod Nama Jawatankuasa ditukar/diedit
setelah deskripsi bidang tugas siap di ‘key in’. Justeru Deskripsi Bidang Tugas perlu di ‘key in’
setelah Kod Nama Jawatankuasa adalah muktamad

Menu [Kemas Kini Ahli Jawatankuasa]. adalah untuk memasukkan nama guru dan kakitangan yang
memegang jawatan dalam sesuatu jawatankuasa

Keterangan:
1. Sila pilih Kod Jawatankuasa. (Kod jawatankuasa ini adalah senarai yang telah
di’key in’ dalam menu [Kemas Kini Nama Jawatankuasa]
2. Pilih nama guru / kakitangan yang dilantik. (Senarai guru dan kakitangan ini
adalah senarai yang telah di’key in’ dalam menu [Pengurusan Maklumat
Peribadi] yang berstatus 1. Sedang Berkhidmat)
3. Sila pilih Kod Jawatan
4. Catatan adalah untuk menambah catatan pada jawatan tersebut. Contohnya
Kod Jawatan: Penyelaras. Catatan Penyelaras SPM

Menu [Analisis Tugas Guru] ] adalah untuk melihat merit tugas (perlu sesuai mengikut ranking / gred
perjawatan), dan pemberatan tugas dalam jawatankuasa

5
 Senarai semak tugas
sebagai Setiausaha atau
yang setara bbagi
jawatankuasa kategori JK
Utama

Senarai Semak jawatan

Penolong Setiausaha atau
yang setara bagi kategori JK
Sokongan

Senarai jawatan AJK bagi

jwatankuasa kategori JK
Sampingan

Jumlah merit disusun

secara desending

CATATAN: Perlu buat pemurnian jika kedudukan guru tidak sesuai dengan gred jawatan. Pemurnian
perlu dibuat pada [Kemas Kini Ahli Jawatankuasa] dengan cara menukar / menyesuaikan jawatan
tersebut

Menu [Analisis Mengikut Bidang] adalah untuk melihat taburan tugasan individu mengikut bidang
Pentadbiran, Kurikulum, Hem dan Kokurikulum

Jumlah penglibatan
dalam jawatankuasa
mengikut bidang

6
Menu [Senarai Setiausaha] adalah untuk memudahkan rujukkan pentadbiran

Menu [Senarai Tugas Individu (Terpilih)] adalah untuk memilih dan mencetak surat lantikan
seseorang guru / kakitangan

Contoh laporan senarai tugas individu

7
Menu [Senarai Tugas Individu (Semua)] adalah untuk melihat dan mencetak surat lantikan semua
guru / kakitangan secara pukal

Halaman ini sesuai untuk guru-guru membuat SKT dan PBPPP

Paparan [Pengurusan Takwim]

[Pengisian Takwim] adalah untuk memasukkan data /

maklumat takwim (Perancangan) sepanjanng tahun

[Pengisian Maklumat Cuti Sekolah] adalah untuk

memasukkan maklumat cuti sekolah sepanjang tahun
tersebut

[Takwim Lengkap Design 1] adalah pilihan bentuk

cetakan tersedia – bentuk 1

[Takwim Lengkap Design 2] adalah pilihan bentuk cetakan tersedia – bentuk 2

[Takwim Mengikut Bidang] adalah untuk melihat / mencetak senarai takwim / aktiviti sepanjang
tahun yang disusun mengikut bidang: Pentadbiran, Kurikulum, HEM, dan Kokurikulum

[Takwim Mengikut Jawatankuasa] adalah untuk melihat / mencetak senarai aktiviti yang dirancanng
oleh jawatankuasa-jawatankuasa.

CATATAN: Takwim bentuk ini adalah untuk menilai sama ada aktiviti yang dirancang oleh
jawatankuasa mampu mencapai objektif

[Takwim Bulanan] adalah untuk mencetak takwim bagi bulan pilihan, serta senarai tugas guru /
kakitangan bagi bulan tersebut

CATATAN: Disarankan takwim bulanan ini dicetak setiap hujung bulan untuk bulan berikutnya
dengan tujuan mengingatkan guru-guru / kakitangan tentang aktiviti yang perlu mereka laksanakan
atau serta

Menu [Pengisian Takwim] adalah untuk memasukkan data / maklumat takwim sepanjanng tahun

8
Keterangan
1. Sila pilih Kod Jawatankuasa
2. Sila taip nama aktiviti
3. Sila pilih tarikh (Hari), (Bulan), dan Tahun
4. Taip Sasaran (Jika berkaitan)
5. Taip Catatan (Jika berkaitan)

Menu [Pengisian Maklumat Cuti Sekolah] adalah untuk memasukkan maklumat cuti sekolah
sepanjang tahun tersebut

Keterangan:
1. Pilih Tahun (Tahun yang dipamer adalah tahun yang ada maklumat dalam
takwim sahaja). Jika takwim masih tiada data, tahun pada ruang ini akan tiada
paparan
2. Masukkan Catatan, contohnya ‘CUTI PERTENGAHAN PENGGAL’

PERHATIAN: Borang Maklumat Cuti ini hanya aktif setelah beberapa aktiviti diisi dalam [Borang
Pengisian Takwim]

[Takwim Lengkap Design 1] adalah pilihan bentuk cetakan tersedia – bentuk 1

Takwim disusun mengikut tarikh.

Mengandungi
 Tarikh
 Bidang
 Naka JK
 Nama Aktiviti
 Sasaran
 Pegawai Bertindak
 Catatan

9
[Takwim Lengkap Design 2] adalah pilihan bentuk cetakan tersedia – bentuk 2

Takwim disusun mengikut bulan, dan tarikh

Mengandungi:
 Tarikh
 Hari
 Bidang (Pentadbiran), (Kurikulum), (HEM), (Kokurikulum), dan Catatan Cuti Sekolah

[Takwim Mengikut Jawatankuasa] adalah untuk melihat / mencetak senarai aktiviti yang dirancanng
oleh jawatankuasa-jawatankuasa.

CATATAN: Takwim bentuk ini adalah

untuk menilai sama ada aktiviti yang
dirancang oleh jawatankuasa sesuai
dan mampu mencapai objektif /
matlamat jawatankuasa

10
[Takwim Bulanan] adalah untuk mencetak takwim bagi bulan pilihan, serta senarai tugas guru /
kakitangan bagi bulan tersebut

CATATAN: Disarankan takwim bulanan ini dicetak

setiap hujung bulan untuk bulan berikutnya dengan
tujuan mengingatkan guru-guru / kakitangan tentang
aktiviti yang perlu mereka laksanakan atau serta

Keterangan:
1. Pilih Bulan
2. Pilih Tahun

[Lihat Takwim Bulan Ini] adalah untuk melihat / mencetak takwim bulan tersebut

[Lihat Tindakan Semua AJK untuk Bulan Ini] adalah untuk melihat / mencetak senarai tugas individu
sepanjang bulan tersebut

Menu [Pelaporan Aktiviti] adalah untuk melapor dan melihat analisis pelaksannaan aktiviti oleh
jawatankuasa-jawataankuasa

[Templet Laporan Aktiviti Tahunan] adalah templet

laporan pelaksannaan aktiviti

[Pelaporan Aktiviti] adalah untuk mengisi maklumat

riingkas aktiviti yang dilaksanakan

[Laporan Status Pelaksanaan Aktiviti] adalah untuk melihat analisis pelaksanaan aktiviti yang
dirancang

[Analisis Pelaksanaan Aktiviti] adalah untuk melihhat analisis perbandingan aktiviti yang diranncang
dan yang telah dilaksanakan

[Templet Laporan Aktiviti Tahunan] adalah templet laporan pelaksanaan aktiviti

Untuk dipenuhi oleh Setiausaha Jawatankuasa bagi tujuan mengemas kini [Pelaporan Aktiviti]

11
[Templet Laporan Aktiviti Tahunan] adalah templet laporan pelaksanaan aktiviti

Menu [Pelaporan Aktiviti]

Keterangan:
1. Pilih Bulan
2. Pilih Jawatankuasa
3. Pada row jawatankuasa berkenaan, sila pilih Status Laksana, dan Dokumen berkaitan

12
[Laporan Status Pelaksanaan Aktiviti] adalah untuk melihat analisis pelaksanaan aktiviti yang
dirancang

[Analisis Pelaksanaan Aktiviti] adalah untuk melihhat analisis perbandingan aktiviti yang diranncang
dan yang telah dilaksanakan

13
Menu [Import / Export] adalah untuk menggabungkan data jika menggunakan lebih daripada satu
komputer

Menu [Export Data] adalah untuk memindahkan daripada computer

kedua ke computer utama

Gunakan pendrive, dan pilih drive yang sesuai

Setelah selesai, ‘plug in pendrive ke computer utama. Pada

computer utama, kliik menu [Import Data], dan pilih drive yang
sesuai

Untuk sebarang pertanyaan / respon mohon hubungi

Teradata Solution
0199228343/0169238343
Telegram @Teradatasolution
Emel: teradatasolution17@gmail.com

14
Sistem Pengurusan Jawatankuasa dan Takwim Sekolah

PROSES KERJA

1. Key in maklumat Guru / Kakitangan [Pengurusan Maklumat Peribadi]

2. Key in senarai jawatankuasa [Kemas Kini Nama Jawatankuasa]
3. Key in nama ahli jawatankuasa [Kemas Kini Ahli Jawatankuasa]
4. Key in takwim [Pengisian Takwim]

SARANAN / KAEDAH PENGGUNAAN SISTEM

Untuk memastikan sistem ini benar-benar bermanfaat kepada Pengurusan

Sekolah, adalah dicadangkan

1. Pengetua / Guru Besar melantik seorang guru / kakitangan sebagai

Penyelaras Takwim
2. Tugas Penyelaras Takwim adalah
i. Memasukkan data-data berkaitan (Maklumat Guru dan
kakitangan, senarai nama jawatankuasa, senarai Ahli
Jawatankuasa, dan Takwim) dari draf yang disediakan oleh
Pentadbir Sekolah
ii. Berbincang dengan Pentadbir Sekolah jika MERIT tugas dan agihan
tugas tidak seimbang, serta jika berlaku pertindihan aktiviti dalam
Takwim untuk membuat pindaan
iii. Mencetak dan mengedarkan takwim bulanan (Takwim dan
Tindakan semua AJK) setiap hujung bulan untuk bulan berikutnya
iv. Mengemas kini laporan aktiviti dari masa ke masa
v. Mengumpul dan menfailkan laporan, minit mesyuarat dan lain-
lain bukti pelaksanaan aktiviti oleh jawatankuasa
vi. Melaporkan Analisis Pelaksanaan Aktiviti kepada Pentadbir
Sekolah dari masa ke masa

15