Aplicativos de escritorio como sistemas de recuperación de

información en diversas entidades.

​Panelistas.
​Yonathan Steven Arboleda Rodríguez.
Estudiante de Ciencia de la Información y Bibliotecología, Facultad de Comunicación y Lenguaje, Pontificia
Universidad Javeriana.

Camila Andrea Santiago Vallejo.

Estudiante de Ciencia de la Información y Bibliotecología, Facultad de Comunicación y Lenguaje, Pontificia
Universidad Javeriana.

Maria Eugenia Vallejo Molina.

Técnica profesional de Secretaría Ejecutiva en el Sena, profesional en Psicología Social Comunitaria en la
Universidad Nacional, estudió Idiomas en la Universidad Santo Tomás.

Resumen

Es importante destacar la utilidad de las bases de datos o aplicativos en diferentes entidades ya sean públicas
o privadas, estas son una fuente de información en los procesos de consulta y formación de las personas.
Se pretende especificar el funcionamiento y las cualidades de las bases datos o aplicativos. Por lo tanto, se
abordarán temas acerca de la importancia de las bases de datos, la organización de la información, su
digitalización, los procesos de consulta que manejan diferentes entidades y un poco de los aspectos técnicos
en el uso de las herramientas de información con relación a los principios de usabilidad que se deben brindar a
los usuarios.
Para la fundamentación de la temática, se buscaron diferentes textos académicos que tratan acerca la
importancia que manejan las bases de datos en el siglo XXI, y cómo ha revolucionado las técnicas de archivo
para los datos, ya que los apelativos empresariales son una herramienta que las empresas en los últimos años
han optado por manejar.

Introducción

Las bases de datos son un elemento fundamental en el entorno informático hoy en día y tienen aplicación en
la totalidad de campos. Concebidas con un propósito general, son de outilidadpara toda disciplina o área de
aplicación en la que exista una necesidad de gestionar datos, tanto más cuanto más voluminosos sean estos.
En el ámbito particula de la ciencia de la información , los datos son cada día más voluminosos, debido no solo
a una mayor cantidad de información, sino también a una mayor precisión en esta, la cual implica un mayor
volumen de datos. Además, presentan otra serie de características (​uso múltiple, necesidad de acceso
eficiente para análisis, necesidad de indexación, etc.​), haciendo todas ellas que sea recomendable el uso de
bases de datos y tecnologías específicas pa su manejo​.
Los ‘Aplicativos’ o comúnmente conocidos como ‘bases de datos’ tienen un gran papel dentro de los ámbitos
para la documentación de los usuarios en un sistema digital. Hoy en día las bases de datos manejan un rol
importante dentro de las empresas, ya que las funciones principales que realizan estas herramientas según
Saiz Martinez (2015) son:
● Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
● Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.
● Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
 ● Realizar una interlocución adecuada con los clientes.

A lo largo delos años, las bases de datos han sido para las organizaciones, una herramienta como uso
indispensable, ya que esta permite almacenar un conjunto de datos pertinentes dentro de un mismo
contexto, para solucionar el gran problema que pasa algunas empresas al administrar datos. Las bases de
datos dan su origen en el año 1970 por Edgar Frank Godd, donde este científico informático propone un
‘modelo racional’ de datos para grandes bancos de datos compartidos, y hasta el momento, este modelo es
que el que tiene mayor vigencia en la actualidad. La mayoría de las personas y organizaciones utilizan las bases
de datos como método de búsqueda de información que proporciona más rapidez, y actualidad en nuestra
información, pues estas también nos proporcionan una cantidad de funciones con un alto nivel de ventajas a
nuestro favor, como por ejemplo, una de las funciones básicas de las bases de datos es permitir el
almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que tanto las personas como las
organizaciones puedan tomar decisiones a partir de los resultados obtenidos por este sistema.

Las empresas se esfuerzan por realizar campañas cada vez más originales e innovadoras. Pero la creatividad de
nada sirve si no se tiene una buena base de datos, con la información de personas que sean el público objetivo
de la compañía. Para esto es muy importante no solo mantener actualizadas las bases de datos, también se
deben realizar estrategias de CRM (Customer Relationship Management), una estrategia de negocios centrada
en el cliente.
Trabajar una plataforma CRM facilita la segmentación de los datos, por ende, la administración de la
información es mucho más efectiva; ayuda en los procesos de ventas; mejora las campañas de mail masivos y
maximiza los tiempos. Cuando una persona recibe correos electrónicos con ofrecimientos que no le interesan,
además de borrar el mensaje, se corre el riesgo de que bloquee el remitente y desarrolle una sensación de
rechazo hacia la marca. Una compañía que trabaja con CRM evita este problema, realizando estudios
minuciosos de los potenciales y antiguos clientes.
Hoy, gracias a las nuevas tecnologías y globalización, existe mucho más competencia y se han diseñado más
estrategias y herramientas para acercarse a los clientes, quienes a su vez se han transformado en críticos
activos que sacan provecho de la gran cantidad de opciones que ofrece el mercado actual. Este escenario ha
puesto a las bases de datos en la mira y las organizaciones ahora contratan personal para que trabaje
especialmente en ellas y desarrollen de manera eficaz software como CRM que logren una optimización en la
relación con los clientes.

Interrogantes

1. ¿Cuál es la función de los aplicativos en las instituciones?

En el aplicativo “Sistema de gestión documental ORFEO” implementado el la secretaría distrital de gobierno y

sus 20 alcaldías locales, reposan el historial de todas las peticiones de la comunidad, de todos los comunicados
de las entidades (concejo de bogotá, personería, veeduría, contraloría fiscalía, etc), en este sistema de gestión
documental reposa toda la información detallada de los peticionarios, se especifica el nombre, nit, dirección
de notificación, teléfono y asunto del requerimiento, es de anotar que el peticionario puede ser una persona
natural, jurídica o un ente de estado o de control. En este se evidencia la trazabilidad dada a la petición
(respuestas, traslados a otras entidades, traslados a funcionarios competentes, etc), contiene información
detallada de fecha y hora de radicación, numero consecutivo del documento, dependencia que recibe y tipo de
documento (de entrada, de salida o interno), mediante este se puede hacer búsqueda por nombre,
identificación, asunto o lapso de tiempo, según sea la necesidad. En el sistema reposa también la información
que la comunidad o entidades solicitan a las alcaldías o a nivel distrital y lo que se ha realizado respecto a cada
una de las peticiones. Se le da cumplimiento a la normatividad vigente que es la ley 1437 del 2011.

Esto que está mencionando usted, es de suma importancia no sólo las entidades del gobierno, sino para las
instituciones en general. En nuestro ámbito académico, la Pontificia Universidad Javeriana maneja diferentes
repositorios y bases de datos académicas con el fin de ayudar en los procesos de investigación que realizan
estudiantes en sus diferentes áreas del conocimiento. Estas herramientas permiten el acceso a la información
por medio de búsquedas ya sean sencillas (information LookUp) como las que realizamos comúnmente, o
complejas (Exploratory Search) que requieren de herramientas adicionales (operadores booleanos,
truncadores, normalización de términos, parentesis, etc).
La Universidad cuenta con una aplicación llamada MAX, que antiguamente se denominaba “SAE”, en la cual se
encuentran todos los datos académicos del estudiante (inscripciones a pregrado o posgrado, certificados,
consulta del catálogo de cursos, de clases, calificaciones, actualizaciones de datos, etc), siendo así un
recopilador de datos puesto a función de los estudiantes, facilitandoles el acceso de la información a lo largo
de su carrera.
También se manejan plataformas que ayudan a la comunicación entre profesores y estudiantes como lo son
BlackBoard la cual la ofrece la universidad o Yammer que se encuentra en Office, en ellas se suben archivos
como trabajos dejados por los profesores y trabajos presentados por los estudiantes, notas, o cualquier
información que se considere relevante para la clase en específico.

2. ¿Manejan archivos físicos y digitales?, ¿cómo son los procesos de digitalización? y ¿cuáles son los
métodos de recuperación de información que realizan las personas internas y externas a la
institución?

Los profesionales en Ciencia de la Información, deben asegurarse de que la información que tienen a cargo se
conserve tanto en físico como en digital, con el fin de preservar los documentos. Deben crear copias que
permitan la exportación de los documentos a nuevos formatos evitando la pérdida de ellos y su actualización,
brindándole a la comunidad acceso a la información en diferentes formatos, dependiendo de las necesidades
de cada uno.
La Universidad cuenta con una biblioteca en la cual hay una colección híbrida (física y digital) conformada por
libros, revistas, tesis doctorales, trabajos de grado, investigaciones, folletos, partituras, mapas, videos,
grabaciones sonoras, audio -libros y diapositivas, y con un repositorio institucional, es importante aclarar la
diferencia de bibliotecas digitales y repositorios institucionales ya que las bibliotecas según Menéndezes
Echavarría (2016) es la configuración de un espacio en el entorno digital, en el que se encuentran diferentes
tipos de documentos facilitando el acceso y la consulta del usuario, y los repositorios son instituciones digitales
de acceso abierto con el fin de almacenar, preservar y divulgar la producción científica de la comunidad
Universitaria, además como ya se había mencionado, la universidad cuenta con una suscripción a importantes
bases de datos bibliográficas, en todas las áreas del conocimiento de interés a los programas académicos y a
los proyectos de investigación que pueden ser consultadas dentro o fuera del Campus.

En cuanto a los archivos, por seguridad se manejan tanto físicos como virtuales; todo lo que llega a las
Alcaldías y oficinas de Secretaria de Gobierno llega a una oficina llamada CDI, en donde se recibe toda la
correspondencia. Los funcionarios que trabajan allí tienen equipos con los aplicativos en los cuales la
correspondencia es recibida y se ingresa a la base de datos, en ella se registran los datos (nombre de la
entidad o persona, nit, asunto, dirección de notificación), una vez ingresada toda esta información, el
documento en físico se escanea y una vez escaneado el aplicativo emite un número consecutivo de radicado
indicando año, dependencia que recibió, número consecutivo, este documento queda escaneado en el sistema
con toda la información a la que se hace referencia, queda tanto el detalle del radicado (remitente,
identificación, fecha hora, asunto, dirección de notificación) y se hace un pdf del documento, de esta manera
se hace el doble archivo del documento. El documento original reposa en la oficina de correspondencia
mientras se remite a la dependencia que tiene la competencia de dar respuesta o solución al requerimiento.
Esto se hace porque la Secretaría de Gobierno tiene muchas funciones a su cargo, se manejan diferentes
problemáticas que tiene la comunidad y los entes de control con relación a las necesidades de la misma,
entonces esta información llega a las entidades que son las responsables de dar las respuestas
La secretaría de gobierno tiene una página que es abierta para todos los ciudadanos llamada “SDQS” es decir,
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones”, aquí los ciudadanos pueden de manera virtual o vía telefónica
interponer quejas, reclamos, solicitudes de información, etc.
Los aplicativos de las diferentes entidades no se entrelazan porque cada entidad maneja sus propios
aplicativos específicos.

3. ¿Qué harían ustedes como profesionales para centralizar la información que se manejan en las
diferentes entidades?

La Pontificia Universidad Javeriana cuenta con recursos electrónicos en los cuales se encuentran más de 250
bases de datos, en donde se encuentran Web of Science, SCOPUS, ProQuest, EbscoHost, entre otras, ellas
manejan en sus plataformas diferentes bases de datos especializadas en áreas específicas con documentos
científicos, tesis, revistas, artículos, etc. En relación a esto, lo que podríamos implementar como profesionales
en nuestra área sería centralizar la información de las diferentes entidades que se conectan en una plataforma
que albergue los documentos que tiene cada una, facilitando el acceso no sólo de los contratistas sino de las
personas del común en sus procesos de consulta cuando requieren información específica sobre alguna
inquietud, sin necesidad de que tengan que recurrir a lugares específicos o llamando a las oficinas de
correspondencias, como por ejemplo la línea telefónica “195”, en la que se da información de qué trámites
que realizan las entidades específicas, aunque esta no brinda información detallada de digamos,
requerimientos específicos de los ciudadanos.
En esta plataforma no sólo se tendría información acerca de trámites, sino en general, como requerimientos,
quejas, procesos realizados por las mismas, peticiones, etc.
En este punto de la conversación es conveniente hablar de la responsabilidad que tienen las plataformas,
portales o páginas web con respecto al usuario; la usabilidad es la facilidad que tienen los usuarios en
relacionarse con la interfaz de las plataformas, existen 5 componentes de la usabilidad creados por Nielsen en
2012, los cuales son aprendizaje, eficiencia, recordación, errores y satisfacción. Y los 10 principios heurísticos
que expuso el mismo en 1995, ya que son primordiales a la hora de que el usuario acceda a la información de
manera rápida y sencilla, aportando un aumento en la eficiencia, asegurando una experiencia favorable en el
uso de la plataforma por parte del usuario y esto a su vez le brinda buena imagen a la entidad, le disminuye
costos y convierte a los usuarios en frecuentes.

Conclusiones

Es importante que las diferentes entidades tanto públicas como privadas manejen bases de datos que
albergan toda la información que manejan, y que a su vez esta información esté disponible no solo para los
encargados de cada área de la entidad sino que exista una herramienta abierta al público, con información no
restringida, como una posibilidad de compartir o difundir información propia y especializada.
Con base en esto, la digitalización de los documentos se convierte entonces en un proceso de suma
importancia para la preservación y continuidad no solo de la información sino de esta como futuro
conocimiento. Por lo tanto, los contenidos digitales le brindan al usuario la posibilidad de acceso más eficiente
a la información en diferentes formatos, así mismo es de destacar la preservación física de los originales.
Para que los procesos de digitalización tengan un completo funcionamiento, los metadatos son fundamentales
y deben manejarse en todas las entidades que tengan a su cargo una gran cantidad de información. Estos son
los datos que se incorporan a los documentos, se definen como “datos sobre datos” que definen los
contenidos y brindan atributos al documento, entonces su más claro fin es clasificar y organizar la información
para una posterior localización de ellos individualmente, y su búsqueda y recuperación.

Los contenidos digitalizados por las entidades están dirigidos directamente a los usuarios, entonces los cinco
componentes de la usabilidad mencionados anteriormente tienen que ver con la experiencia que tienen los
mismos al interactuar con el portal o la herramienta informacional. Debido a que el usuario es un prosumidor
este debe tener información completa, verídica y su navegación por el entorno virtual debe ser rápida e
intuitiva. Cumplir y superar estos principios debe ser un propósito para los desarrolladores de herramientas o
portales informacionales.
Referencias

Barros. J. (11 de septiembre de 2012). Tecnologia e Informatica. [mensaje en un blog]. Recuperado de:
http://infoipc2012.blogspot.com.co/2012/09/importancia-de-las-bases-de-datos.htm

Data Centric. (2015). ​¿Qué importancia tienen las bases de datos a nivel empresarial?. ​Recuperado de:
http://www.datacentric.es/blog/bases-datos/importancia-bases-de-datos-2/

Maldonado, Á., & Rodríguez, L. (2006). La información especializada en internet: directorio de recursos de
interés académico y profesional. ​Consejo superior de investigaciones científicas, Centro de información y
documentación científica. 16​ (3), 314. Recuperado de: https://doi.org/10.3145/epi.2007.may.14.

Olaya. V. (S.F.) ​Sistemas de Información Geográfica. ​Recuperado de:

http://volaya.github.io/libro-sig/chapters/Bases_datos.html

Seminarium internacional. (2013). ​CRM, BASE DE DATOS Y SU IMPORTANCIA PARA LAS EMPRESAS. ​Recuperado
de: ​http://www.seminarium.com/base-de-datos-su-importancia-para-las-empresas/}