การใช้ งาน Track Changes ติดตามการแก้ ไขเอกสาร

Track Changes ถือเป็ นฟี เจอร์ ที่มีประโยชน์มากใน Word เพื่อช่วยในการใช้เอกสารร่ วมกัน โดยจะช่วยให้ทราบว่าไฟล์
เอกสารนี้ มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขอะไรบ้าง เช่น การเพิ่ม การลบ การจัดรู ปแบบข้อมูล หรื อการใส่ Comment ซึ่ งจะทําให้
ั ลักษณ์ต่างๆ ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร ซึ่ ง
ทราบว่า ใครเป็ นผูแ้ ก้ไขไฟล์เอกสาร เมื่อไหร่ โดยจะมีสญ
เราสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงนั้น หรื อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงนั้นได้

เริ่ มต้นใช้งาน Track Changes

เริ่ มต้นใช้งาน Track Changes โดยเลือกเมนู ตรวจทาน(Tools) > ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) จะมี Toolbar –
Reviewing ขึ้นมา

ปุ่ ม ติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes) บน Toolbar - Reviewing

ให้คลิกปุ่ ม ติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes) เมื่อมีการแก้ไขใดๆ Word จะบันทึกแก้ไขเหล่านี้ไว้
เราสามารถใช้งานไฟล์ Word ได้ตามปกติ โดยในมุมมอง Print Layout View เมื่อมีการใส่ ขอ้ ความใหม่เข้ามา ข้อความนั้น
จะเป็ นสี แดงมีเส้นใต้ ถ้ามีการลบข้อความ ข้อความนั้นจะหายไป และมีเส้นปะสี แดงลากแสดงว่าลบข้อความอะไรไป

ตัวอย่างเอกสารก่อนมีการแก้ไข

ติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes) แสดงเมื่อมีการแก้ไขเอกสาร

Track Changes user manual for Royal Thai Naval Academy. Copyright © 2016, Capt.Pairat Tuttatongkum หน้า 1
 ถ้าไฟล์น้ ีมีการใช้งานร่ วมกันหลายคน สามารถใช้เมาส์ช้ ีที่ช่องคําพูดด้านขวาเพื่อแสดงชื่อของผูท้ ี่แก้ไข

เมื่อใช้เมาส์ช้ ีที่ Track Changes จะแสดงรายละเอียดผูแ้ ก้ไข

มุมมองต่างๆ ใน Track Changes

ใน ตรวจทาน > ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) เราสามารถเลือกมุมมองต่างๆ ได้วา่ จะให้แสดงการแก้ไขแบบ
ไหน

มุมมองต่างๆ ใน ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes)

• ขั้นสุ ดท้ าย: แสดงมาร์ กอัป (Final Showing Markup) เป็ นแบบที่แสดงข้างต้น โดยจะแสดงการแก้ไขทั้งหมดในเอกสาร
ถ้ามีการลบข้อความก็จะมีเส้นปะแสดงรายละเอียดด้านข้าง มุมมองนี้ เป็ นมุมมองที่ใช้กนั โดยทัว่ ไป เนื่ องจากสามารถเห็น
หน้าตาของเอกสารแบบสุดท้าย รวมทั้งแสดงการแก้ไขให้เห็นด้วย
• แสดงขั้นสุ ดท้ าย (Final) จะซ่ อนรายละเอียดว่ามีการเพิ่มหรื อลบข้อความอะไร มุมมองนี้ จะช่ วยให้เรามองเอกสารว่า
สุดท้ายแล้วจะได้อย่างไร
• ต้ นฉบับ:แสดงมาร์ กอัป (Original Showing Markup) แสดง ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) โดยจะต่างจาก
Final Showing Markup คือ เมื่อมีการลบข้อความใดๆ จะมีเส้นขีดฆ่าข้อความนั้น ในขณะที่ Final Showing Markup จะลบ
ข้อความนั้นเลย
• แสดงต้ นฉบับ (Original) แสดงข้อความต้นฉบับ ก่ อนมี การเปลี่ ยนแปลงใดถึ ง แม้ว่า ติ ดตามการเปลี่ ยนแปลง(Track
Changes) จะมีหลายมุมมอง แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะเหมือนกัน โดย Word จะยังติดตามการเปลี่ยนแปลงตลอด

การแสดงห

รื อซ่อนรายการแก้ไขบางอย่าง

Track Changes user manual for Royal Thai Naval Academy. Copyright © 2016, Capt.Pairat Tuttatongkum หน้า 2
ถ้าเราใช้ ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) แล้วพบว่ามีการแสดงรายการที่เปลี่ยนแปลงต่างๆ มากไป เราสามารถให้
Word ซ่อนรายการเหล่านั้นได้ โดยคลิกปุ่ ม แสดงมาร์ กอัป(Show) บน Toolbar – Reviewing จากนั้นคลิกยกเลิกหรื อเพิ่ม
รายการที่ตอ้ งการ เช่น ถ้าไม่ตอ้ งการให้แสดงว่ามีการจัดรู ปแบบข้อความอย่างไรให้คลิกยกเลิก จัดรู ปแบบ(Formatting)

การแสดงหรื อซ่อนรายการแก้ไขบางอย่าง

เราสามารถใส่ สร้างข้อคิดเห็ น (Comment) ให้กบั คําหรื อข้อความต่างๆ ได้ เพื่อเป็ นหมายเหตุให้ทราบ โดยเลือกคําที่
ต้องการจากนั้น คลิกปุ่ ม สร้างข้อคิดเห็น (Insert Comment) บน Toolbar – Reviewing จะมีเส้นปะและกล่องข้อความขึ้นมา
ด้านขวา ให้เราพิมพ์ ข้อคิดเห็น (Comment) ที่ตอ้ งการลงไปได้

การใส่ ข้อคิดเห็น(Comment) ในไฟล์ Word

Track Changes user manual for Royal Thai Naval Academy. Copyright © 2016, Capt.Pairat Tuttatongkum หน้า 3
ปกติ Word จะกําหนดสี ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) ของการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ให้อยูแ่ ล้ว โดยแบ่งสี ตามผู ้
แก้ไข เราสามารถเลือกสี ที่ตอ้ งการได้ โดยเลือกเมนู ตรวจทาน(Tools) > ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) แทป
เปลี่ยนตัวเลือกการติดตาม (Track Changes)

การกําหนดรายละเอียดของสี ที่แสดงใน ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes)

Track Changes user manual for Royal Thai Naval Academy. Copyright © 2016, Capt.Pairat Tuttatongkum หน้า 4
ถึงแม้วา่ จะเลือกสี ในการ ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) ได้ แต่ไม่สามารถกําหนดสี ให้กบั การแก้ไขในแต่ละครั้ง
ได้ (เช่น ให้เวอร์ชนั่ แรกสี แดง เวอร์ชนั่ แก้ไขสี เขียว Word จะกําหนดสี ของผูแ้ ก้ไขให้ โดยดูจากสี ถดั ไปที่เหลืออยู่
Word จะดูวา่ เอกสารนี้ แก้ไขโดยใคร โดยดูจากรายละเอียดในเมนู ตรวจทาน(Tools) > ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track
Changes) แทป เปลี่ยนชื่อผูใ้ ช้

การกําหนดรายละเอียดผูแ้ ก้ไข ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes)

ถ้าเราใช้งาน Word ที่เครื่ องอื่น และต้องการใช้งาน ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) ต้องแก้ไข User Information
ก่อน เพื่อให้ Word บันทึกค่าของผูแ้ ก้ไขเอกสารได้ถูกต้อง
เมื่อแก้ไขเอกสารเสร็ จแล้ว ถึงเวลาที่จะ Review ว่าจะยอมรับหรื อยกเลิกการแก้ไขในเอกสารนั้นหรื อไม่
ถ้าต้องการยอมรับการแก้ไขทั้งหมดในเอกสาร ให้คลิกลูกศรข้างปุ่ ม ยอมรั บ(Accept Change) แล้วเลือก ยอมรั บการ
เปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร (Accept All Changes in Document)

ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร(Accept All Changes in Document) - การยอมรับการแก้ไข ติดตามการ

เปลี่ยนแปลง(Track Changes) ทั้งหมด

Track Changes user manual for Royal Thai Naval Academy. Copyright © 2016, Capt.Pairat Tuttatongkum หน้า 5
ถ้าต้องการยกเลิ กการแก้ไขทั้งหมดในเอกสาร ให้คลิ กลูกศรข้างปุ่ ม ปฏิ เสธ (Reject Change) แล้วเลื อก ปฏิ เสธการ
เปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร (Reject All Changes in Document)

การยกเลิกการแก้ไข ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes)

Track Changes user manual for Royal Thai Naval Academy. Copyright © 2016, Capt.Pairat Tuttatongkum หน้า 6