Using

 Excel  2011  for  Mac  to  do  data  journalism  

Steve  Doig  (steve.doig@asu.edu)  
 
Microsoft  Excel  is  a  powerful  tool  that  will  handle  most  tasks  that  are  useful  for  a  
journalist  who  needs  to  analyze  data  to  discover  interesting  patterns.  These  tasks  
include:  
• Sorting  
• Filtering  
• Using  math  and  text  functions    
• Pivot  tables  
 
INTRODUCTION  TO  EXCEL  
 
Excel  will  handle  large  amounts  of  data  that  is  organized  in  table  form,  with  rows  
and  columns.  The  columns  (which  are  labeled  A,  B,  C…)  list  the  variables  (like  
Name,  Age,  Number  of  Crimes,  etc.)  Typically,  the  first  row  holds  the  names  of  the  
variables.  The  rest  of  the  rows  are  for  the  individual  records  or  cases  being  
analyzed.  Each  cell  (like  A1)  holds  a  piece  of  data.  
 

 
 
 
Modern  versions  of  Excel  will  hold  as  many  as  1,048,576  records  with  as  many  as  
16,384  variables!  An  Excel  spreadsheet  also  will  hold  multiple  tables  on  separate  
sheets,  which  will  be  tabbed  on  the  bottom  of  the  page.  
 

 
 
 
 
 
SORTING  
 
One  of  the  most  useful  abilities  of  Excel  is  to  sort  the  data  into  a  more  revealing  
order.  Too  often,  we  are  given  lists  that  are  in  alphabetical  order,  which  is  useful  
only  for  finding  a  particular  record  in  a  long  list.  In  journalism,  we  usually  are  more  
interested  in  extremes:  The  most,  the  least,  the  biggest,  the  smallest,  the  best,  the  
worst.      
 
Consider  the  data  used  in  this  workshop,  a  list  of  the  provinces  of  Italy  showing  the  
number  of  various  kinds  of  crimes  reported  during  a  recent  year.    Here  is  how  it  
looks  sorted  in  alphabetical  order  of  province  name:  

 
 
Far  more  interesting  would  be  to  sort  it  in  descending  order  of  the  total  number  of  
murders,  with  the  most  violent  city  at  the  top  of  the  list:    
 

 
 
There  are  two  methods  of  sorting.  The  first  method  is  quick  and  can  be  used  for  
sorting  by  a  single  variable.  Put  the  cursor  in  the  column  you  wish  to  sort  by  
(“Murders”  in  this  case)  and  then  click  the  Z-­‐A  button:  

 
 
But  beware!  Put  the  cursor  in  the  column,  but  DO  NOT  select  the  column  letter  (D,  in  
this  case)  and  then  sort.  Consider  the  example  below:  

 
 
You  will  get  a  warning  message,  but  going  ahead  will  sort  ONLY  the  data  in  that  
column,  thereby  disordering  your  data!    
The  other  method  of  sorting  is  for  when  you  want  to  sort  by  more  than  one  variable.  
For  instance,  suppose  we  wish  to  sort  the  crime  data  first  by  Territory  in  
alphabetical  order,  but  then  by  “Murders”  in  descending  order  within  each  
Territory.  To  do  that,  go  to  the  toolbar,  click  on  “Data”  and  then  “Sort…”,  and  then  
choose  the  variables  by  which  you  wish  to  sort.  (Click  the  plus  sign  to  add  new  
levels.)  Then  click  “OK”.  
 

 
 
The  result  will  be  this:  
 

 
 
FILTERING  
 
Sometimes  you  want  to  examine  only  particular  records  from  a  large  collection  of  
data.  For  that,  you  can  use  Excel’s  Filter  tool.  On  the  toolbar,  go  to  “Data…Filter”.  
Small  buttons  will  appear  at  the  top  of  each  column:  

 
 
Suppose  we  wish  to  see  only  the  records  from  the  Territory  of  Lazio.  Click  on  the  
button  on  the  Territory  column,  uncheck  the  "Select  All"  box,  and  then  choose  Lazio  
from  the  list.  This  is  the  result:  
 

 
 
Notice  that  you  now  are  seeing  only  rows  36,  44,  78,  80  and  104.  The  rest  are  still  
there,  but  hidden.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
More  complicated  filters  are  possible.  For  instance,  suppose  you  wish  to  see  only  
records  in  which  “Burglaries”  is  greater  than  or  equal  to  5,000  AND  car  thefts  is  less  
than  or  equal  to  2,000.  Your  filters  would  be  like  this  

     
 
FUNCTIONS  
 
Excel  has  many  built-­‐in  functions  useful  for  performing  math  calculations  and  
working  with  dates  and  text.  For  instance,  assume  that  we  wish  to  calculate  the  total  
number  of  murders  in  all  the  provinces.  To  do  this,  we  would  go  to  the  bottom  of  
Column  D,  skip  a  row,  and  then  enter  this  formula  in  Cell  D106:  =SUM(D2:D104).  
The  equals  sign  (=)  is  necessary  for  all  functions.  The  colon  (:)  means  “all  the  
numbers  from  Cell  D2  to  Cell  D104”.  The  result  is  this:  
 

   
(The  reason  for  skipping  a  row  is  to  separate  the  sum  from  the  main  table  so  that  
the  table  can  be  sorted  without  pulling  the  sum  into  the  table  during  the  sorting  
operation.  This  way  the  sum  will  stay  at  the  bottom  of  the  column.  
 
 
 
 
Often  you  will  want  to  do  a  calculation  on  each  row  of  your  data  table.  For  instance,  
you  might  want  to  calculate  the  auto  theft  rate  (the  number  of  cars  stolen  per  
100,000  population),  which  would  let  you  compare  the  auto  theft  problem  in  cities  
of  different  sizes.    
 
To  do  this,  we  would  create  a  new  variable  called  “Car  Theft  Rate  per  100k”  in  
Column  J,  the  first  empty  column.  Then,  in  Cell  J2,  we  would  enter  this  formula:    
=(G2/C2)*100000.    This  divides  the  stolen  cars  by  the  population,  then  multiplies  
the  result  by  100,000.    (Notice  that  there  are  no  spaces  and  no  thousands  separators  
used  in  the  formula.)  Here  is  the  result:  
 

 
 
It  would  be  very  tedious  to  repeat  writing  that  calculation  in  each  of  103  rows  of  
data.  Happily,  Excel  has  a  way  to  rapidly  copy  a  formula  down  a  column  of  cells.  To  
do  that,  you  careful  move  the  cursor  (normally  a  big  fat  white  cross)  to  the  bottom  
right  corner  of  the  cell  containing  the  formula.  When  it  is  in  the  right  spot,  the  cursor  
will  change  to  a  small  black  cross.  At  that  point,  you  can  double-­‐click  and  the  
formula  will  copy  down  the  column  until  it  reaches  a  blank  cell  in  the  column  to  the  
left.  This  would  be  the  result:  
 

 
 
Notice  that  the  formula  changes  for  each  row,  so  that  Row  5  is  =G5/C5*100000.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Now,  if  we  sort  by  Crime  Rate  in  descending  order,  we  see  the  cities  with  the  worst  
auto  theft    problems:  
 

 
 
and  sorting  in  ascending  order,  the  least  crime:  

 
 
Here  are  some  other  useful  Excel  functions  that  can  be  used  in  similar  ways:  
 
(You  can  add,  subtract,  multiply  or  divide  by  using  the  symbols  +  -­‐  *  and  /)  
=AVERAGE  –  calculates  the  arithmetic  mean  of  a  column  or  row  of  numbers  
=MEDIAN  –  finds  the  middle  value  of  a  column  or  row  of  numbers  
=COUNT  –  tells  you  how  many  items  there  are  in  a  column  or  row  
=MAX  –  tells  you  the  largest  value  in  a  column  or  row  
=MIN  –  tells  you  the  smallest  value  in  a  column  or  row  
 
There  are  also  a  variety  of  text  functions  that  can  join  and  cut  apart  text  strings.  For  
instance:  
 
If  “Steve”  is  in  Cell  B2  and  “Doig”  is  in  Cell  C2,  then  =B2&”  “&C2  will  produce  “Steve  
Doig”.  And  =C2&”,  “&B2  will  produce  “Doig,  Steve”.  Other  text  functions  include:  
 
=SEARCH  –  this  will  find  the  start  of  a  desired  string  of  text  in  a  larger  string.  
=LEN  –  this  will  tell  you  how  many  characters  are  in  a  text  string.  
=LEFT  –  this  will  extract  however  many  characters  you  specify  starting  from  the  left.  
=RIGHT  -­‐-­‐  this  will  extract  characters  starting  from  the  right.  
=MID  -­‐-­‐  this  will  start  extract  where  you  tell  it  to  start,  and  get  as  many  characters  as  
you  specify.    
   
You  can  also  do  date  arithmetic,  such  as  calculating  the  number  of  days  or  years  
between  two  dates,  or  hours,  minutes  and/or  seconds  between  two  times.  For  
instance,  to  calculate  on  April  24,  2014,  the  age  in  years  of  someone  whose  birth  
date  is  in  cell  B2,  you  could  use  this  formula:  =(DATE(2014,4,24)-­‐B2)/365.25.  The  
first  part  of  the  formula  calculates  the  number  of  days  between  the  two  dates,  then  
that  is  divided  by  365.25  (the  .25  accounts  for  leap  years)  to  produce  the  years.  
Another  useful  date  function  is  =WEEKDAY,  which  will  tell  you  on  which  day  of  the  
week  a  chosen  date  falls.  For  instance  =WEEKDAY(DATE(1948,4,21))  returns  a  4,  
which  means  I  was  born  on  a  Wednesday.  
 
Excel  offers  well  over  200  functions  in  a  variety  of  categories  beyond  just  math,  
dates  and  text:  Financial,  engineering,  database,  logical,  statistical,  etc.  But  it  is  
unlikely  that  you  will  need  to  be  familiar  with  more  than  a  dozen  or  so  functions,  
unless  you  are  a  journalist  with  a  very  specialized  beat  such  as  economics.  
 
PIVOT  TABLES  
 
One  of  Excel’s  best  tricks  is  the  ability  to  summarize  data  that  is  in  categories.  The  
tool  that  does  this  is  called  a  pivot  table,  which  creates  an  interactive  cross-­‐
tabulation  of  the  data  by  category.  
 
To  create  a  pivot  table,  every  column  of  your  data  must  have  a  variable  label;  in  fact,  
it  is  always  good  practice  to  put  in  a  variable  label  any  time  you  insert  or  add  a  new  
column.  First,  you  make  sure  your  cursor  is  on  some  cell  in  the  table.  Then  go  to  the  
tool  bar  and  click  on  “Data…Pivot  Table”.  A  window  will  pop  up  that  looks  like  this:  
 

 
 
Just  hit  "OK"  
 
 
 
 
 
 
 
 
This  will  open  a  new  sheet  that  looks  like  this:  

 
 
To  build  a  pivot  table,  you  should  visualize  the  piece  of  paper  that  would  answer  
your  question.  Our  example  data  shows  103  provinces  in  the  20  Territories  of  Italy.  
Imagine  that  you  wanted  to  know  the  total  number  of  murders  in  each  Territorio.  
The  piece  of  paper  that  would  answer  that  question  would  list  each  Territory,  with  
the  total  number  of  murders  next  to  each  name.  
 
To  build  this  pivot  table,  we  would  use  the  mouse  to  pick  up  “Territory”  from  the  list  
of  variables  in  the  floating  box  to  the  right,  and  place  it  in  the  “Row  Labels”  box  
below.  We  would  then  take  the  “Murders”  variable  and  put  it  in  the  “Values”  box.  
This  would  be  the  result:  
 

 
 
 
 
 
If  you  click  the  cursor  into  the  “Total”  Column  and  hit  the  Z-­‐A  button  to  sort,  you  will  
get  this:  
 

 
 
 
It  is  possible  to  make  very  complicated  pivot  tables,  with  multiple  subtotals.  But  I  
recommend  making  a  new  pivot  table  for  each  question  you  want  to  answer;  several  
simple  tables  are  easier  to  understand  than  one  very  complicated  table  that  tries  to  
answer  many  questions  at  once.  
 

The  little      button  on  the  "Values"  variable  opens  up  a  box  that  will  let  you  
make  a  variety  of  other  choices  about  how  to  summarize  and  display  the  result:  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
OTHER  EXCEL  TIPS  
 
Excel  will  import  data  that  comes  in  a  variety  of  formats  other  than  the  native  *.xls  
or  *.xlsx  that  Excel  uses.  For  instance,  Excel  can  readily  import  text  files  in  which  the  
data  columns  are  separated  by  commas,  tabs,  or  other  characters,  like  this:  
 

 
 
If  you  find  a  web  page  with  data  in  table  format  (rows  and  columns),  Excel  can  open  
it  as  a  spreadsheet.  Copy  the  table  and  then  paste  it  into  Excel;  very  often  it  will  flow  
properly  into  the  correct  columns.  
 
FINDING  DATA  
 
Government  agencies  are  starting  to  make  some  of  their  data  available  in  Excel  or  
other  formats.  For  instance,  ISTAT.IT  has  very  comprehensive  data  about  Italian  
demographics,  economy,  crime,  etc.  Many  of  their  tables  can  be  downloaded  directly  
as  Excel  files.    
 
One  trick  to  find  interesting  data  would  be  to  use  Google  and  add  these  search  
terms:  site:.gov    filetype:xls.  
 
NEED  HELP?  
Feel  free  to  send  me  an  email  at  steve.doig@asu.edu.  I  will  be  glad  to  give  you  
advice  if  I  can.