TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.

COMPUTER

BÀI 1

I. GIỚI HẠN NHẬP LIỆU VỚI CHỨC NĂNG VALIDATION

- Chọn Tab Data Trong ngăn Data Tools  Data validation  Data validation.
 Thẻ Setting: Cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria.
 Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập số nguyên.
 Decimal: Chức năng này chỉ cho phép nhập số thực
 List: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có.
 Date: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày
 Text length: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi.
 Thẻ Input Message: Chức năng Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi
di chuyển chuột vào ô đó.
 Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo.
 Title: Nội dung tiêu đề hiển thị.
 Error message: Nội dung thông báo.
 Thẻ Error Alert: Xuất thông báo cảnh báo khi người sử dụng nhập dữ liệu sai.
 Show error alert after invalid data is entered: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau
khi dữ liệu được nhập vào ô.
 Style: Kiểu cảnh báo: Stop, Warning, Information
 Title: Nội dung tiêu đề thông báo
 Input message: Nội dung thông báo.
II. ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
1. Tô màu dòng xen kẽ
- Xác định khối dữ liệu  Chọn Tab Home  Conditional Formating  New Rule 
Use Formula to determine wich cells to format  Trong ô: Format values where this
formula is true  Nhập công thức xác định số dòng tô màu xen kẽ  OK.
2. Tô màu dữ kiệu theo điều kiện
Là công cụ cho phép áp dụng định dạng cho một ô (Cell) hay nhiều ô (Range of cells)
trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức.
Thao tác:
- Xác định khối cần định dạng.

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 1/9

 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

- Chọn Tab Home  Trong nhóm Styles  Conditional Formating:

 Highlight Cell Rules: Định dạng màu cho ô tùy theo giá trị trong ô.
 Top/Bottom Rules: Điều kiện định dạng ứng với giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.
 Data Bars: Định dạng theo kiểu biểu đồ cho giá trị trong ô theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
 Color Scales: Định dạng màu nền biến đổi theo giá trị trong ô từ nhỏ đến lớn.
 Icon Sets: Hiển thị các icon trực tiếp trong các ô. Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị
chứa trong ô.
 New Rule: Lập điều kiện định dạng mới.
 Clear Rules: Xoá tất cả các định dạng đang áp dụng cho các ô được chọn.
 Manage Rules: Quản lý, thay đổi, chỉnh sửa các điều kiện đã được thiết lập.
3. Tìm dữ liệu trùng
- Xác định khối dữ liệu  Chọn Tab Home  Conditional Formating  Highlight
Cells Rules  Duplicate Values.

III. LỆNH SAO CHÉP ĐẶC BIỆT

1. Sao chép định dạng
- Xác định khối dữ liệu cần sao chép  Chọn tab Home  Chọn Copy  Tại vị trí muốn
sao chép tới  Trong Tab Home  Chọn Paste  Chọn Paste Special  Đánh dấu mục
Format  OK.
2. Chuyển đổi dữ liệu giữa dòng và cột
- Xác định khối dữ liệu cần sao chép  Chọn tab Home  Chọn Copy  Tại vị trí muốn
sao chép tới  Trong Tab Home  Chọn Paste  Chọn Paste Special  Để chuyển đổi
đánh dấu mục Transpose.
3. Tùy biến chú thích cho ô trong bảng tính
- Chọn ô trong bảng tính cần chèn chú thích  Chọn Tabb Review  Trong nhóm
Comment  Chọn Comment  Nhập chú thích.
4. Sử dụng tính năng lập dàn trong Excel
a. Thiết lập dàn:
- Xác định vùng cột/dòng (Không chọn ô)
- Chọn Tab Data  Trong nhóm Outline  Group  Group
- Click vào dấu (+) để tuy xuất nhóm, Click vào ấu (-) để ẩn một nhóm.
b. Xóa bỏ dàn:
- Chọn Tab Data  Trong nhóm Outline  Ungroup  Clear Outline

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 2/9

 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

BÀI 2

 HÀM THAM CHIẾU

 HÀM MATCH()
Cú pháp:
=MATCH(Giá trị tìm,Mảng dò tìm,Cách thức dò tìm)
Công dụng: Trả về vị trí của một giá trị trong mảng một chiều.
- Giá trị tìm: là giá trị cần tìm trong mảng.(Tương tự như hàm VLOOKUP)
- Bảng dò tìm: là mảng một chiều, tức tập hợp các ô phải năm trên cùng một dòng hoặc một cột.
- Cách thức dò tìm: Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng nhận thêm giá trị là -1 khi mảng dò
tìm sắp xếp giảm dần.
Ví dụ:
Bảng 1:
1 A B C
2 Mã CV Chức vụ Phụ cấp
3 TP Trưởng phòng 50
4 Pp Phó phòng 25
5 KT Kế toán 20
6 NV Nhân viên 10
Bảng 2:
9 A B C D
10 Mã khu vực QD LD TN
11 Tên khu vực Quốc doanh Liên doanh Tư nhân
Yêu cầu:
+Tính số thứ tự của Mã khu vực là QD:
Ta lập công thức như sau:
=MATCH(“QD”,A10:D10,0)  2
+Tính số thứ tự của mã chức vụ là KT:
=MATCH(“KT”,A2:A6,0)  4

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 3/9

 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

 HÀM INDEX():
Cú pháp:
=INDEX(Bảng dò tìm,Thứ tự Dòng,Thứ tự cột)
Công dụng:
+Tính giá trị giao giữa dòng có thứ tự là thứ tự dòng,thứ tự cột cho trước.
Xét ví dụ trên:
=INDEX(A3:C6,3,3)  20
=INDEX(A3:C6,4,2)  Nhân viên
Diễn giải:
A3:C6: Mảng dò tìm
3: là cột thứ 3
4: là dòng thứ 4
 Ta quan sát giao giữa cột 3 dòng 4là giá trị 10 trong bảng 1
Ghi chú: Thứ tự dòng hoặc thứ tự cột thường được xác định bởi hàm MATCH.
Ví dụ:
Bảng 1:
A B C D
1 Họ tên Mã TS Mã Khu vực Đểm cộng
2 Hoa HN 1 ?
3 Hồng NT 2
4 Hùng NT 3
5 Sơn DN 1
6 Minh NA 3
Bảng 2:
A B C D
12 1 2 3
13 HN 4 5 10
14 NT 3 6 15
15 DN 2 7 20
16 NA 1 8 25

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 4/9

 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

Yêu cầu:
+ Dựa vào vào Mã TS và Mã khu vực tra ở bảng 2 để tính điểm cộng.
Ta lập công thức cho ô D2 trên bảng 1 như sau:
= INDEX($B$13:$D$16,MATCH(B2,$A$13:$A$16,0),MATCH(C2,$B$12:$D$12,0))

 SẮP XẾP DỮ LIỆU

- Xác định nội dung cần sắp xếp (bôi đen bảng tính không gồm tiêu đề).
- Chọn Tab Data  Sort
+ Chọn cột tiêu thức cần sắp xếp chính trong Sort by
+ Chọn kiểu sắp xếp trong Order:
 Smallest to Largest: Tăng dần
 Largest to Smallest: Giảm dần
 Nếu sắp xếp từ 2 cột trở lên: Click Add Level  Chọn cột tiêu thức cần sắp xếp tiếp theo
trong Then by,…
 OK.
(Hoặc có thể sử dụng ký hiệu Sort A to Z hoặc Sort Z to A trong Tab Data)
 NHÓM HÀM THỐNG KÊ DATABASE
 Hàm tính tổng theo điều kiện:
- Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích)
- Bước 2: Dùng hàm:
=DSUM( Bảng dữ liệu, Tiêu đề cột tính tổng, Vùng điều kiện)
 Hàm đếm số mẫu tin khác trống thoả mãn điều kiện:
- Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích)
- Bước 2: Dùng hàm:
=DCOUNTA( Bảng dữ liệu, Tiêu đề cột đếm, Vùng điều kiện)
 Hàm tính giá trị lớn nhất trên một cột của vùng dữ liệu tại những dòng thoả mãn điều
kiện của vùng tiêu chuẩn:
- Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích)
- Bước 2: Dùng hàm:
=DMAX( Bảng dữ liệu, Tiêu đề cột tính giá trị lớn nhất, Vùng điều kiện)
 Hàm tính giá trị nhỏ nhất trên một cột của vùng dữ liệu tại những dòng thoả mãn
điều kiện của vùng tiêu chuẩn:
- Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích)
- Bước 2: Dùng hàm:
=DMIN(Bảng dữ liệu, Tiêu đề cột tính giá trị nhỏ nhất, Vùng điều kiện)

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 5/9

 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

 Hàm tính giá trị trung bình trên một cột của vùng dữ liệu tại những dòng thoả mãn
điều kiện của vùng tiêu chuẩn:

- Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích)
- Bước 2: Dùng hàm:
=DAVERAGE(Bảng dữ liệu, Tiêu đề cột tính giá trị TB, Vùng điều kiện)

I. CHỨC NĂNG DATA TABLE

Công dụng: Sử dụng khi các ô trong 1 khối có chung công thức tính toán nhưng các thành phần
trong công thức khác nhau (thường phải lập công thức trong 1 ô và thực hiện copy tương tự).
 Table 1 biến: (Dựa vào một điều kiện để tính):
Các ô trong bảng được tính toán theo công thức mẫu tại dòng đầu tiên hoặc cột đầu tiên
tuỳ theo các giá trị đầu vào (biến điều kiện) nằm trên dòng hay cột.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Nhập các giá trị đầu vào sao cho các giá trị này ở trên 1 dòng hoặc trên 1 cột.
- Bước 2: Đánh dấu chọn 1 ô bất kỳ ngoài bảng làm ô tham biến (thay thế cho các giá trị đầu
vào)
- Bước 3: Cài đặt công thức cho bảng Table theo nguyên tắc sau:
 Nếu các điều kiện (biến) nằm trên cột thì công thức được cài đặt ở ô giao nhau giữa dòng
bên trên của cột giá trị đầu vào.
 Nếu các điều kiện (biến) nằm trên dòng thì công thức được cài đặt ở ô giao nhau giữa dòng
bên dưới của dòng giá trị đầu vào.
Các điều kiện thống kê theo cột

Ô cài đặt công thức

Các

Điều

Kiện

Thống

Kê

Ô tham biến cột

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 6/9

 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

Các điều kiện thống kê theo dòng: Ô tham biến dòng

Các Điều Kiện Thống Kê

Ô cài đặt công thức

- Bước 4: Quét chọn vùng chứa các ô công thức và các giá trị đầu vào (không quét ô tham
biến).
- Bước 5: Chọn Tab Data  Data Tools  What-If Analysis  Data Table…
 Nếu các giá trị đầu vào theo cột thì ô tham biến sẽ được xác định trong mục Column
Input Cell.
 Nếu các giá trị đầu vào theo dòng thì ô tham biến sẽ được xác định trong mục Row
Input Cell.
- OK.
 Table 2 biến: (Dựa vào 2 điều kiện để tính):
Sử dụng khi các ô trong bảng thống kê có chung một công thức nhưng khác nhau về điều
kiện. Thường người sử dụng phải lập nhiều điều kiện, nhiều công thức để thực hiện tính toán. Với
Table 2 biến chỉ sử dụng 1 công thức tính 1 vùng điều kiện cho toàn bộ bảng thống kê.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Nhập danh sách các giá trị đầu vào theo cột.
- Bước 2: Tại cột bên phải kế tiếp – bắt đầu từ ô bên trên, nhập danh sách các giá trị đầu vào
theo dòng.
- Bước 3: Chọn 2 ô bất kỳ ngoài bảng làm ô tham biến thay thế cho các giá trị đầu vào theo cột
và theo dòng.
- Bước 4: Lập vùng điều kiện(ngoài bảng). Gán cho ô trên cùng của cột chứa giá trị đầu vào trên
bảng chính bằng ô tham biến của cột và gán cho ô trên cùng của cột chứa giá trị đầu vào trên
bảng chính bằng ô tham biến của dòng.
- Bước 5: Lập công thức tại ô giao nhau của các giá trị đầu vào.

Ô cài đặt công thức

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 7/9
 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

Ô tham biến dòng

Các điều kiện

Ô tham biến cột

- Bước 6: Quét chọn vùng chứa công thức và các điều kiện.
- Bước 7: Chọn Tab Data  Data Tools  What-If Analysis  Data Table…
 Ô tham biến trên dòng trong mục Row Input Cell.
 Ô tham biến trên cột trong mục Column Input Cell.
 OK.
II. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU THEO ĐIỀU KIỆN
Cách 1:
- Tạo vùng điều kiện gồm ít nhất 2 dòng:
+ 01 dòng chứa tiêu đề (Là tiêu đề cột cần quan tâm)
+ 01 dòng chứa điều kiện (Hoặc các dòng chứa điều kiện)
- Chọn Tab Data  Sort & Filter  Advanced:
+ Xác định khối dữ liệu trong: List Range (Quét bảng dữ liệu bao gồm 1 dòng tiêu đề)
+ Xác định vùng điều kiện trong: Criteria Range
+ Chọn (đánh dấu mục) Copy to another location.
+ Xác định vị trí đầu tiên của vùng rút trích trong Copy to.
+ OK.
Cách 2:
- Bôi đen 1 dòng tiêu đề sát với bảng dữ liệu.
- Chọn Tab Data  Sort & Filter  Filter.
+ Bạn thấy xuất hiện biểu tượng lọc (mũi tên) bên phải của các cột. Muốn rút trích theo
điều kiện đặt ra tại cột nào, click chuột vào mũi tên bên phải của cột đó và đánh dấu
chọn các điều kiện cần trích lọc.
+ Sau khi chọn, các mẫu tin không thoả điều kiện bị che khuất (coi như không tồn tại
trong bảng tính), tên các dòng thoả điều kiện chuyển sang màu xanh dương.
+ Đánh dấu vùng dữ liệu đã được lọc  Click biểu tượng Copy.
LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 8/9
 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER

+ Đặt con trỏ tại vị trí đầu tiên sẽ đưa kết quả lọc dữ liệu tới  Paste.
Cách 3: Thực hiện theo tiêu chuẩn công thức.
- Tạo vùng điều kiện gồm 2 dòng.
- 01 dòng chứa tiêu đề có tên khác với tên của các cột trong bảng dữ liệu.
- 01 dòng chứa điều kiện: Gán cho dòng đầu tiên thoả điều kiện rút trích (nếu thoả mãn cho kết
quả là TRUE; không thoả mãn cho kết quả là FALSE).
- Các thao tác còn lại như cách 1.

III. VẼ BIỂU ĐỒ
- Ý nghĩa: Biểu đồ là hình ảnh của các con số. Việc sử dụng biểu đồ giúp cho việc phân tích,
đánh giá thông tin được trực quan và đơn giản hơn.
- Các bước thao tác như sau:
 Xác định vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ.
 Chọn Tab Insert  Click mũi tên ở góc phải dưới của mục Charts (Hoặc chọn ký hiệu
từ ngăn Charts)  Chọn kiểu biểu đồ phù hợp  OK.
 Tab Design:
 Switch Row/Column: Đổi kiểu thể hiện biểu đồ Row  Column.
 Select Data: Thay đổi vùng dữ liệu vẽ biểu đồ.
 Chart Layout: Dạng trình bày tổng thể.
 Move Chart: Thay đổi vị trí đặt biểu đồ.
 Tab Layout:
 Chat Title: Thêm hoặc điều chỉnh tiêu đề của biểu đồ.
 Legend: Thêm hoặc điều chỉnh bảng chú thích.
 Data Labels: Thêm hoặc điều chỉnh nhãn.

LÝ THUYẾT_EXCEL_NÂNG CAO Trang 9/9