You are on page 1of 27

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

DIREKTORAT JENOERAL BINA MARGA

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP'UPM/DJBM-O,I

Disahkan di Jakarta pada tanggal 0'l Juli 2016

DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA

Nomor Salinan Status Dokumen


Nomor Ookumen . SOP/UPI\UDJBM{1 Tanggal Berlaku : 0'l Juli 2016
Nomor Revbi : 00 Halaman :1 dari 19

I. TUJUAN
1.1 Memberikan kerangka acuan dalam kegiatan pengendalian seluruh dokumen yang
digunakan dilingkungan DireKorat Jenderal Bina Marga.
1.2 Memastikan dokumen mampu ditelusuri serta dapat ditinjau kesesuaiannya dengan
kondisi lapangan.
1.3 Sebagai acuan dalam kegiatan penerbitan atau perubahan dokumen.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi semua ahifitas pengendalian dokumen pada kegiatan penerbitan atau
perubahan dokumen dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

3. REFERENSI
3.1 Peraturan Menteri 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu di Departemen
Pekerjaan Umum.
3.1 . Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan
Lingkungan) DireKorat Jenderal Bina Marga, MMK3UDJBM/2o16 tanggal 01 Juli
2016 rev.00

4. DEFINISI
4.1 . Dokumen lnternal : dokumen yang dibuat dan ditetapkan oleh internal Direhorat
Jenderal Bina Marga, seperti Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, Keselamatan dan
Kesehatan Kerja, dan Lingkungan) Prosedur, lnstruksi Kerja, Formulir.
4.2. Dokumen Eksternal : dokumen yang berasal dari luar Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat, dan digunakan sebagai referensi dan acuan kerja, seperti
undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah, standar
nasional/internasional dan sebagainya.
4.3. Dokumen Terkendali: dokumen SMMK3L yang didistribusikan kepada Unit
Kerja/Personil yang telah ditetapkan dan apabila terjadi perubahan atas dokumen
tersebut, Penjamin SMMK3L harus menyampaikan perubahan terbaru serta menarik
dokumen yang tidak berlaku/tidak digunakan lagi.
4.4. Dokumen Tidak Terkendali : dokumen SMMK3L yang didistribusikan kepada
personil tertentu yang sifatnya sebagai informasi. Apabila terjadi perubahan atas
dokumen tersebut, Penjamin SMMK3L tidak berkewajiban menyampaikan
perubahannya.
4.5. Dokumen Tidak Berlaku/Kadaluarsa : dokumen SMMK3L yang sudah tidak berlaku
lagi.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isidokurnen lanpa ijin tertulis dari
Direktoral Jenderal Bina Maaa, Kemeoterian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPIWDJBM-oI Berlaku
Tanggal 0'l Juli20'16
Nomor Revisi 00 Halaman :2dari'19

4.6 Pimpinan Puncak: Pejabat yang bertugas melakukan perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan sebagian kewenangan dalam Unit Kerja.
4.7 Penjamin SMMK3L : PNS yang ditetapkan oleh pimpinan puncak organisasi/unit kerja
yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan, peningkatan, dan pengendalian
dokumen Sistem Manajemen Mutu, SMK3 dan Lingkungan di lingkungan DireKorat
Jenderal Bina Marga terdiri dari Sekretariat SMMK3L dan Pengendali dokumen.
4.8 Pengendali Dokumen : Pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengendalian
dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu,
SMK3 dan Lingkungan, diantaranya adalah Prosedur/SoP, lnstruksi Kerja, Daftar
Simak, Risalah Tinjauan Manajemen, Hasil Audit lnternal.

KETENTUAN U]TUTI
Untuk Unit Kerja Eselon ll dan lll (yang terpisah dari Eselon ll nya) yang yang ingin
menyusun prosedur Operasional/Tus| hanya dapat mengusulkan dengan menyertakan
draft prosedur yang pengesahnnya hanya pada Unit Kerja Eselon l.

RINCIAN PROSEDUR
6.1. PENGENDALIAN DOKUTIEN
a. Dokumen internal dan dokumen external dikendalikan dengan cara dibubuhi
cap stempel terkendali warna hijau, metode pemberian cap stempel dapat
dilihat pada point 6.6 yang dilaksanakan oleh Pengendali Dokumen, yang
berkedudukan di bawah pengendalian Sekretariat SMMK3L.
b. Semua dokumen yang digunakan oleh setiap Unit Kerja harus didaftarkan
kepada Pengendali Dokumen untuk dicatat kedalam Daftar lnduk Dokumen.
c. Pengendali Dokumen harus memastikan dokumen internl dan ekstemal yang
digunakan dalam proses kerja pada bagian tersebut terpelihara dan tersimpan
dengan baik.
d. Setiap ada perubahan atau penambahan dokumen internal dan eksternal,
Kepala Unit Kerja terkait harus memastikan hal tersebut dilaporkan kepada
Pengendali Dokumen untuk dicatat dalam Daftar lnduk Dokumen.

6.2. PENERBTTAN DOKUilIEN


a. Semua Pegawai/Unit Kerja dapat mengusulkan penerbitan dokumen berkaitan
dengan efektivitas penerapan SMMK3L dilingkungan DireKorat Jenderal Bina
Marga dengan menggunakan Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen

Dilarang mempebanyak s€bagiar atau seluruh isi dokumen tanpa iiin lerlulis dai
Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJBM-01 Berlaku
Tanggal i 01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman :3dari 19

disertai draft dokumen yang diusulkan. Format dokumen mengikuti aturan


tentang format identifi kasi dokumen.
Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen yang telah disetujui
Sekretariat SMMK3L diserahkan kepada Pengendali Dokumen untuk disahkan
oleh Pimpinan Puncak masing-masing Unit kerja yang kemudian diperbanyak
dan didistribusikan.
Kepala Unit Kerja terkaiusekretariat SMMK3L Unit Kerja terkait memverifikasi
kebutuhan Penerbitan/Perubahan dokumen berdasarkan lingkup pekerjaan
yang dilaksanakan. Apabila dokumen tersebut diperlukan, Kepala Unit Kerja
terkait menandatangani Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen. Selanjutnya
atas dokumen yang disetujui untuk diterbitkan, Kepala Unit Kerja terkait
meninjau dan memeriksa dokumen yang telah disusun untuk dievaluasi
kesesuaiannya dengan ketentuan yang berlaku serta penerapannya
dilapangan. Apabila telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan tanggal
penandatanganannya.
Sekretariat SMMK3L Eselon I memverifikasi dokumen dan mencantumkan
tanggal persetujuannya. Apabila diperlukan Sekretariat SMMK3L Eselon I dapat
mengoreksi isi dokumen yang telah ditinjau dan diperiksa Kepala Unit Kerja
terkait.
Subdit. Standar & Pedoman, Direktorat Pembangunan Jalan mengkaji draft
Dokumen terhadap : Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, Oefinisi, Ketentuan
Umum, Rincian Prosedur/Uraian Proses, dan Format Formulir.
f. Subag. Ortala dan Bagian Hukum mengkaji format dokumen.

s. Pimpinan Puncak memberikan pengesahan terhadap dokumen yang telah final.


h. Subdit. Standar & Pedoman, Direktorat Pembangunan Jalan melakukan
penggandaan dan pendistribusian dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi
Dokumen.

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN


a. Pengendali Dokumen menggandakan dokumen dengan cara mengcopy
Dokumen Asli. Jumlah penggandaan disesuaikan dengan kebutuhan kepada
siapa penggandaan tersebut dimaksudkan.
b. Pengendali Dokumen menetapkan jenis salinan yang diperlukan. Salinan
dokumen terdiri dari :

F Dokumen Asli
) Salinan Terkendali

oilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tedulis dari
Direktorat Jenderal Bina MarQa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Ookumen : SOP/UPM/DJAM-0'I Tanggal Berlaku : 01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman :4dari 19

) Salinan Tidak Terkendali


) TidakBerlaku/Kadaluarsa
) Telah Direview
Pengandali Dokumen membubuhkan cap stempel benivarna sesuai
peruntukkan dokumen (lihat butir 6.6 PEMBUBUHAN STATUS DOKUMEN)
pada setiap lembar salinan untuk informasi. Khusus untuk salinan terkendali
dibubuhi nomor salinan dan tanggal sesuai daftar sirkulasi salinan terkendali.
Pengendali Dokumen mendistribusikan dokumen SMMK3L sesuai dengan
peruntukannya disertai pengisian Formulir Bukti Tanda Terima.
e Pengendali Dokumen memonitor dokumen SMMK3L yang didistribusikan
sampai benar-benar diterima oleh yang bersangkutan. Penerima dokumen
SMMK3L segera menandatangani Formulir BuKi Tanda Terima dan
menyampaikan kembali ke Pengendali Dokumen.
f Pengendali Dokumen menyimpan Formulir Bukti Tanda Terima atas
penyampaian dokumen SMMK3L.

s Bila terdapat pihak-pihak yang tidak termasuk dalam daftar distribusi, namun
karena kepentingan dan sesuai dengan peraturan ternyata memerlukan
dokumen dan mengajukan permintaan untuk menerima distribusi salinan
dokumen, kepada mereka dapat diberikan salinan dokumen yang berlaku, yang
diberlakukan sebagai Salinan Tak Terkendali. Distribusi Salinan Tak Terkendali
dicatat dalam Formulir Daftar Disiribusi Dokumen.
Pembubuhan Watermark untuk dokumen berbentuk Softcopy/File, bila terdapat
pihak-pihak yang tidak termasuk dalam daftar distribusi, namun karena
kepentingan dan sesuai dengan peraturan ternyata memerlukan dokumen dan
mengajukan permintaan untuk menerima distribusi salinan dokumen, kepada
mereka dapat diberikan Salinan/softcopy/file dokumen yang berlaku, yang
diberlakukan sebagai Salinan Tak Terkendali dalam format PDF. Distribusi
Salinan Tak Terkendali dicatat dalam Formulir Daftar Distribusi Dokumen.
Contoh format pembubuhan Watermark untuk dokumen berbentuk
Softcopy/F/e:

Dilarang mempebanyak seb4ian atau seluruh isi dokumen tanpa iiin tedulis dari
Direhorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJAM-01 Tanggal Berlaku : 0'l Juli20'6
Nomor Revisi : 00 Halaman 5 dari 19

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN


DIREXTORAT JENOERAL BINA

Drsahkan dr Ix2016
DIREKAUR i]tARGA

Nornor Salrnan Status Dokumen

6.4. PERUBAHANDOKUi'EN
a. Setiap Pegawai (termasuk pejabat struktural) dapat mengusulkan perubahan
atas dokumen mutu/Prosedur/lK dengan tujuan perbaikan dan efeKifitas
penerapan sistem manajemen mutu. Usulan tersebut dituangkan dalam
Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen disertai draft usulan
perubahan. Format dokumen mengikuti aturan tentang format identifikasi
ldentifikasi dokumen yang direvisi adalah sbb:
) Penomoran Sesuai nomor dokumen yang diubah.
) Nomor revisi ditulis berurut 01, 02, 03, dst, sesuai urutan revisi dokumen.

oilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isidokumen tanpa iiin tertulis dari
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pe*eriaan Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen I SOP/UPM/DJBM-0'! Tanggal Berlaku :0' Juli2016
Nomor Revbi : 00 Halaman :6dad'19

> Tanggal berlaku & tanggal peninjauan dituliskan tanggal saat kapan
perbaikan dokumen mutu tersebut Akan diberlakukan.
> Nomor halaman ditulis sama dengan halaman dokumen mutu yang
diubah, apabila hasil revisi menyebabkan halaman bertambah, nomor
halaman revisi cukup ditambahkan huruf a, b, c, dst sesuai jumlah
halaman hasil revisi.
b. Kepala Unit Kerja/bidang terkait memeriksa Usulan Penerbitan/Perubahan
Dokumen beserta draft usulan perubahan dokumen tersebut. Jika disetujui,
Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen ditandatangani dan
selanjutnya disampaikan kepada Sekretariat SMMK3L.
c. Sekretariat SMMK3L memeriksa draft usulan perubahan dokumen untuk dilihat
kesesuainnya dengan penerapan dilapangan. Apabila diperlukan perbaikan,
penyusunan harus melakukan perbaikan atas revisi yang telah dibuat.
d. Sekretariat SMMK3L membubuhkan paraf pada lembaran perbaikan terhadap
dokumen perbaikan yang disetujui.
e. Dokumen perbaikan selanjutnya disampaikan kepada Pengendali Dokumen
untuk digandakan dan didistribusikan sesuai Daftar Distribusi Dokumen.
f. Pengendali Dokumen menggandakan dan mendistribusikan dokumen sesuai
butir 6.3 diatas serta memastikan bahwa lembaran-lembaran/dokumen yang
tidak berlaku lagi ditarik disertai dengan penyerahan Formulir Buhi Tanda
Terima.

S. Pengendali Dokumen memusnahkan dokumen yang sudah tidak terpakai lagi


dan dibuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen. Untuk arsip hanya di
administrasikan melalui dokumen yang berada di Sekretariat SMMK3L.
h. Rincian perubahan terhadap dokumen di catat dalam formulir Riwayat
Perubahan Dokumen.

6.5. IDENTIFIKASIDOKUMEN
a. ldentifikasi masing-masing jenis dokumen dengan pemberian kode sebagai
berikut:
JENIS DOKUMEN KODE
Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, Keselamatan dan MMK3L
Kesehatan Kerja, dan Lingkungan)
Prosedur SOP
lnstruksi Kerja IKA
Formulir FRM

Dilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isidokumen lanpa ijin tertulis dari
Direktoral Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPiVDJBM-o1 TanggalBerlaku :01 Juli2015
Nomor Revisi : 00 Halaman i7 dari '19

b. ldentifikasi masing-masing jenis dokumen berdasarkan Unit Kerja dengan


pemberian kode notasi sebagai berikut :

UNIT KERJA NOTASI


Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Marga SET
Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan PJJ
Direktorat Pembangunan Jalan PAJ

Direktorat Preservasi Jalan PEJ


Direktorat Jembatan JEM
Direhorat Jalan Bebas Hambatan Perkotaan dan Fasilitas
JBHFJD
Jalan Daerah
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional I BPJN I

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional ll BBPJN II

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lll BPJN III


Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lV BPJN IV
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Vl BBPJN VI
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Vll BBPJN VII
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Vlll BBPJN VIII
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lX BPJN IX
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional X BPJN X
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Xl BBPJN XI
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional Xll BPJN XII
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Xlll BBPJN XIII
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XIV BPJN XIV
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XV BPJN XV
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XVI BPJN XVI
Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XVll BPJN XVII
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional XVlll BBPJN XVIII
Balai Jembatan Khusus dan Terowongan BJKT

Caiatan:
Masing-masing Unit Keria dapat membuat ketentuan tersendiri tentang NOTASI pada unit-
unit yang berada di bawah koordinasinya.

ldentifikasi masing-masing jenis dokumen berdasarkan jenis Prosedur dengan


pemberian kode sebagai berikut :

Dilarang memperbanyak sebagian atau s€luruh isi dokumen tanpa iiin tertulis dari
Direklorai Jenderal Bina Maraa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen i SOP/UPwDJBM{1 TanggalBedaku :01 Juli2016
Nomor RevEi :00 Halaman :8dad19

JENIS PROSEDUR KODE


Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3
Prosedur Lingkungan SML

ldentifikasi penomoran dokumen dilakukan sebagai berikut:


1) Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan)
Contoh nomor Manual Sistem Terintegrasi : MMK3UDJBM/2o16
Penjelasan :

> MMK3L : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu Manual


Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan).
> DJBM : menunjukkan nama instansi/organisasi/Unit Kerja,
yaitu Direktorat Jenderal Bina Marga
> 2016 : menunjukkan tahun penerbitan dokumen

2) Prosedur Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan)/Prosedur Pengesahan


Eselon l.
Contoh nomor Prosedur : SOP/UPM/DJBM-0'l
Penjelasan :

> SOP : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu Prosedur


> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit Penjamin
Mutu, K3 dan Lingkungan.
> DJBM : menunjukkan kode Direktorat Jenderal Bina Marga
> 01 : menunjukkan nomor urut prosedur.

3) Prosedur SMK3.
Contoh nomor Prosedur : SOP/UPM-K3/DJBM-01
Penjelasan :

> SOP : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu Prosedur


> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit Penjamin
Mutu, K3 dan Lingkungan.
> K3 : menunjukkan jenis prosedur SMK3
> DJBM : menunjukkan kode Direktorat Jenderal Bina Marga
> 0'l : menunjukkan nomor urut prosedur.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokurnen tanpa iiin tetulis dari
oirektorat Jenderal Eina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Ookumen rSOP/UPiTDJBM{1 TangEal Berlaku : 0'l Juli 2016
Nomor RevEr :00 Halaman :9dari19

4) Prosedur SML.
Contoh nomor Prosedur : SOP/UPM-SMUDJBM-01
Penjelasan :

> SOP : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu Prosedur


> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit Penjamin
Mutu, K3 dan Lingkungan.
> SML : menunjukkan jenis prosedur SML
> DJBM : menunjukkan kode DireKorat Jenderal Bina Marga
> 01 : menunjukkan nomor urut prosedur.

5) lnstruksi Kerja
Contoh nomor lnstruksi Kerja: IKA/UPM/OJBM-01
Penjelasan:
> IKA : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu lnstruksi
Kerja.
> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit Penjamin
Mutu, K3 dan Lingkungan.
> DJBM : menunjukkan kode Direktorat Jenderal Bina Marga
> 01 : menunjukkan nomor unrt lnstruksi Kerja.

e. ldentifikasi Penomoran Formulir dilakukan sebagai berikut:


1) Contoh nomor formulir yang menginduk pada Prosedur/lnstruksi Kerja :

FRM-01 /SOP/UPM/DJBM-01 /Rev. 00

Penjelasan:
> FRM : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu formulir.
> 01 : menunjukkan nomor urut formulir.
> SOP/UPM/DJBM-01 : menunjukkan identifikasi prosedur Unit
Kerja yaitu Unit Penjamin Mutu, K3 dan
Lingkungan, nomor urut prosedur 01
) Rev. : menunjukkan kode revisi
> 00 : menunjukkan jumlah revisi

2) Contoh nomor formulir yang IIDAK menginduk pada Prosedur/ lnstruksi


Kerja : FRM-01/SET.BM/Rev. 00
Penjelasan:
> FRM : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu formulir.

Dilarang memperbanyak sebeian atau seluruh isidokurnen lanpa ijin tertulis dari
oirektorat Jenderal Bina Maraa, Kemenlerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen :SOP/UPIWDJBM41 TanggalBerlaku :0,l Juli2016
Nomor Revisi . 00 Halaman : 10 dari 19

>01 : menunjukkan nomor urut formulir.


> SET.BM Menunjukkan Unit Kerja Eselon ll, yaitu Sekretariat
Direktorat Jenderal Bina Marga.
) Rev. menunjukkan kode revisi
>00 menunjukkan jumlah revisi

PEMBUBUHAN STATUS OOKUMEN


a. Dokumen internal yang berupa pedoman mutu, prosedur mutu dan instruksi
kerja yang asli harus dibubuhi cap stempel 'ASLI" warna biru seperti contoh
berikut:

ASLI

Dokumen ekstemal dan dokumen terkendali harus dibubuhi cap stampel


'TERKENDALI' warna hijau, seperti contoh berikut:

TERKENDALI

Dokumen tidak terkendali harus dibubuhi cap stampel "T|DAK TERKENDALI"


warna merah, seperti contoh berikut:

TIDAK TERKENDALI

Arsip dokumen yang sudah tidak berlaku lagi harus dibubuhi cap stempel
"TIDAK BERLAKU' warna merah, seperti contoh berikut:

TIDAK BERLAKU

Dokumen eksternal dan dokumen terkendali yang sudah direview harus


dibubuhi cap stampel 'TELAH DIREVIEIM warna hijau, seperti contoh berikut:

TELAH DIREVIEW

Dilarang mempetuanyak sebagian atau seluruh isidokumen lanpa ijin lertutis dari
Nomor DoKUmen : SOP/UPI\,UDJBM41 TanggalBerlaku :0'l Juli2016
Nomor Revisi :00 Halaman : 'l l dari 19

6.7. FLOWCHART PENERBITAN/PERUBAHAN OOKUMEN

URAIAN PROSES FLOW CHART

'_
Pesa sirunn
/ | .) usutan penerbilan/peruurran soe I

Mengkajr drafl SOP lefiadap :

1 Tu,uan
Ruang Lingkup
Referensi
Definisi
5 Ketentuan lJmum
6. Rincian Prosedur/Uraian Proses
7- Format Formulir

/--=rb"g o,t"t" ---7


dan Eagian Mengkaji Format SOP
Hukum

Pengesahan SOP

Subdit Standar
& Pedornan Drl
Penggandaan dan Pendistribusran SOP
Pembangunan
Jalan

oilalang mempetuanyak sebagian alau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari
Direkloral Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPiUDJBM{'I Bedaku
Tanggal : 01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman : 12 dari '19

6.8, FLOWCHARTPENGENDALIAN DOKUi'EN INTERNAL

URAIAN PROSES FLOW CHART

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dad
orrektorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen i SOP/UP|\1|IDJBM-01 Tanqgal Berlaku :01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman : 13 dari 19

6.9. FLOWCHARTPENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

URAIAN PROSES FLOW CHART

oilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa iiin terlulis dari
Direktorat Jenderal Bina Malqa, Kemeolerian Umum dan Perumahan
Nomor Ookumen i SOP/UPi/|/DJBM{1 Berlaku
Tanggal 0'l Juli20'6
Nomor Revisi : 00 Halaman : 14 dari 19

6.I0. HIRARKI PENERBITAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN

JENIS DOKUMEN DISUSUN OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Manual SMMK3L
Prosedur
Pengendali Dokumen
Terintegrasi
Tim Penyusun/ Eselon I (Subdi.
Pimpinan Puncak
Prosedur lndividu/ Unit Kerja Standar dan Pedoman,
Eselon I
Operasional Terkait Dit. Pembangunan
Jalan)
lnstruksi Kerja
Formulir

6.11. FORMAT DOKUMEN


a. Format anual Sistem Terintegrasi (ilutu, K3 dan Lingkungan)
f) Format Header
Format header (bagian atas) untuk Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3
dan Lingkungan) adalah sebagai berikut .

Nomor Ookumen | .1. ..-.. Tanggal Berlaku :..(tgl), . (bln),....(thn)


Nomor Revrsr : (angka) Halaman : .... dari .......

2l Format Footer
Format footer (bagian bawah) untuk sampul luar maupun bagian dalam
dari Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan) adalah
sebagai berikut.

DihcIE m€npedanya* sebagbn abu seluruh bi dokum€n bnF iin brtuh dad
oirektorat JendeBl Bina MaEa, Kernentenan PekeEan tjmum dan Perumahan Rakyat

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokurnen tanpa ijin teflulis dari
oirektorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Ookumen : SOP/UPiiUDJBM{'I Tanggal Bedaku : 01 Juli2o'6
Nomor Revisi : 00 Halaman : 15 dari 19

3) Format Cover Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan


Lingkungan/Prosedur SMMK3Ulnstruksi Kerja SMMK3L.

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT


DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

JENIS OOKUMEN (PROSEDUR/'NSTRUKSI KERJA)


JUDUUNAMA DOKUMEN
IDENTIFIKASI DOKUMEN

Disahkan di ..........(tempat). pada tanggal .... (tgl), ............(bln), ......-.(thn).


.........................(Jabatan Pimpinan Puncak)

............................(Nama Pimoinan Puncakl


NIP.:

Nomor Salinan Status Dokumen

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokurnen tanpa iiin tertulis dari
Direkloral Jenderal &na Marqa, Kementeriafl Umum dan Perumahan
Nomor Ookumen : SOP/UPIITDJBM{I Tanggal Berlaku : 01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman 16 dan 19

4l Format Prosedur SilM3KL


a) Format Header
Format header (bagian atas) untuk prosedur SMMK3L sama
dengan Format Header Manual SMMK3L.
b) Format Footer
Format footer (bagian bawah) untuk prosedur SMMK3L sama
dengan format footer Manual SMMK3L.
c) Format Halaman Pengesahan
Format halaman pengesahan prosedur SMMK3L sama dengan
format halaman pengesahan Manual SMMK3L.
d) Format lsi Prosedur SMilK3L
'1. Tujuan
(diisi dengan tujuan dibuatnya prosedur yang bersangkutan)
2. Ruang Lingkup
(diisi dengan dimana penerapan prosedur yang bersangkutan
diterapkan)
3. Referensi
(diisi dengan dokumen yang menjadi rujukan terkait dengan
penerapan prosedur)
4. Definisi
(diisi dengan pengertian-pengertian/istilah-istilah khusus yang
perlu diketahui)
5. Ketentuan Umum
(diisi dengan ketentuan/persyaratan yang harus dipenuhi
dalam proses kegiatan, bilamana ketentuan/persyaratan
tersebut tidak dapat dijelaskan dalam Rician
Prosedur/Flowcahrt)
6. Rincian Prosedur
(diisi dengan proses/rincian aktivitas kerja, rincian prosedur
dapat berupa narasi ataupun berbentuk flowchart)
7. Formulir
(diisi dengan format formulir yang digunakan, Jika tidak ada
formulir tulis "Tidak ada")

0ilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isidokumen tanpa ijin lertulis dari
Direktoral Jenderal Bina Maraa, Kementeian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJBM-01 Berlaku
Tanggal :01 Juli2016
Nomor Revisi :00 Halaman : '17 dari 19

e) Format FlowCharUAlur proses Prosedur SMMK3L /lnstruksi


Kerja SMMK3L)

URAIAN PROSES FLOW CHART

oilarang memperbanyak sebagian atau s€luruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari
oirektorat Jenderal Ena Maraa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPiiUOJBM4I Bedaku
Tanggal : 01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman : 18 dari 19

0 Simbol Flow CharU Alur proses Prosedur SttK3Ulnstruksi


Kerja SXIMK3L)
Terminal : Mulai/staruawal proses dan Selesai/slop/akhir
proses

,/------7 penanggungJawab

Proses/aktifitasikegiata n

<-^>
--".---..---
Perlanyaan/kondisiuntukmemberikanaltematifjawaban/
keputusanyangdilakukan.

Bukti Kerja/hasil kegiatan/Arsip

.-+ Garis penghubung aktivitas/menunjuk arah bagan alir

fltt PenunJuk kehalaman berikutnya

\-/
5) Format lnstruksi Kerja
a) Format Header
Format header (bagian atas) untuk prosedur mutu sama dengan
Format Header Manual Mutu.
b) Format Footer
Format footer (bagian bawah) untuk prosedur mutu sama dengan
format footer Manual Mutu.
c) Format Halaman Pengesahan
Format halaman pengesahan prosedur mutu sama dengan format
halaman pengesahan Manual Mutu.
d) Format lsi lnstruksi Kerja
TUJUAN diisi dengan tujuan dibuatnya lnstruksi Kerja
yang bersangkutan

RUANG LINGKUP diisi clengan dimana penerapan lnstuksi Kerja


yang bersangkutan diterapkan.

REFERENSI diisi dengan dokumen yang menjadi rujukan


terkait dengan penerapan lnstruksi Kerja.

URAIAN PROSES diisi dengan proses/incian aktivitas ker1a,


incian lnstruksi Kerja dapat berupa narasi
atau pun berbentuk flowcha ft .

Dilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isidokumen tanpa ijin tertulis dari
0irektoral Jenderal Bina Maroa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPi/VDJBM-OI Bedaku
Tanggal : 01 Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman : 19 dan 19

ARSIP diisi dengan hasil yang nenjadi arsip terkait


dengan penerapan lnstruksi Kerja.

NOMOR STATUS Oitetapkan,


SALINAN DOKUiiEN ...0abatan Pimpinan Unit Keria)

...(Nama Pimpinan Unit Keria


NIP.:

6) Format Formulir
Format formulir yang dimaksud disini adalah format formulir yang
digunakan dan dikendalikan dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga,
sebagai berikut:
) Memiliki Judul Formulir;
) Memiliki ldentifikasi formulir dibawah nama/judul formulir dengan
tulisan FRM-01 (dan seterusnya sesuai dengan nomor urut
formulir), kemudian tulisan SOP/UPM/DJBM-01 (dan seterusnya
sesuai dengan nomor urut Prosedur), kemudian tulisan Rev. 00
(dan seterusnya sesuai dengan jumlah revisi);
> Format formulir sesuai peruntukannya;
> Tempat tandatangan penanggung jawab kegiatan;
) Lokasi dan Tanggal kegiatan tersebut dilakukan.
> Pencantuman halaman jika halaman lebih dari 1.

7. FORUULIR
7 . 1. Daftar lnduk Dokumen (FRM-01 /SOP/UPM/DJBM-O1 /Rev.00)
7.2. Dallat Distribusi Dokumen (FRM-02/SOP/UPM/DJBM-01/Rev.00)
7.3. Bukti Tanda Terima Dokumen (FRM-03/SOP/UPM/DJBM-01/Rev.00)
7.4. Berita Acara Pemusnahan Dokumen (FRM-04/SOP/UPM/DJBM-o1/Rev.00)
7.5. Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen (FRM-05/SOP/UPM/DJBM-01/Rev.00)
7.6. Riwayat Perubahan Dokumen (FRM-06/SOP/UPM/DJBM-0'l/Rev.00)
7.7. Lembar Verifikasi Penerbitan/Perubahan SOP (FRM-07/SOP/UPM/DJBM-O1/Rev.00)

oilarang memperbanyak sebagian atau s€luruh isi dokurnen tanpa ijin lertulis dai
oirekloral Jenderal Bina Maroa, Kementerian Umum dan Pe{umahan
c(!
EE.
.t= -o
o.=
Ja (5
;
(5
o -)
o- CD
cf
CD
cn
ll c
(!
G c
oo (!0)
:
ED
F
c tr
o (!
! ltlE E
(!
d) = G
o
.! I
E o-
I s
.a
F I E
o E
t, .E

a
o
IJJ

o
o-

j
d) o e E
-t t 4 =
E
or
EO
fs '=
r=
o= -o g
oci o o_

i=
!t aL
o
o I
Ef ,E E
s(L a
so
ia
d
E
oE c
o €
E &E
=
g
tL
.
J=
E
o E
o E
G
E
s
i5
zc
.g
o

a!
o o
=-
o E
l
o- :o
o
o
.12
trtr ao
tr

J o
E
N --, {
E
,4
s& J
o
o t E ft.t o
E E o P'A zC'
z z lr. a
=Yu.J
Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal Berlaku 01 Juli2016
Nomor Revisi :00 Halaman :2 dai 7

Formulir 7.2
Daftar Distribusi Dokumen
(FRM-02/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)
Status per tanggal : ....................

unit Keria..... Unit Kerja.....


NO. NAMA DOKUMEN
Status Status
No.Salinan No.Salinan
Dokumen Dokumen

CATATAN / = "Siatus Dokumen" TERKENDAI-I


x = "Status Dokumen' TIDAK TERKENDALI

Disusun oleh

(. ...)
Pengendali Dokumen

oilarang mempebanyak sebagian alau seluruh isidokumen tanpa ijin tedulis dari
Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementenan Umum dan Perumahan
Nomor Ookumen : SOP/UPir/DJBM-01 Berlaku
Tanggal : 01 Juli2016
Nomor Revisi : 0O Halaman :3dari7

Formulir 7.3
Bukti Tanda Terima Dokumen
(FRM-03/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)
Lembar bagi Pengiilm (kiim kembali setelah ditanda tangani)
Kepada Yth : ....... (Contoh Kepala Balai Besar PJN lV Jakarta)
u/p Pengendali Dokumen BBPJN lV
Nama/ Nomor Dokumen : ............ ..... ...

Status Dokumen : lsi Tei<.endali/Tidak Terkendali atau lainnya.


Hirarki Dokumen : lsi sesuai hira*i dokumen pada Manual Mutu

Berita : Untuk diteima dan dipergunakan pada Unit Kerja BBPJN lV

Diterima tan99a1 ...............-., 20..


Penerima

(. )
Pengendali Dokumen ........ Pengendali Dokumen ........

Lembar bagi Penerima


Kepada Yth '. ....... (Contoh Sekretais Dheworat Jenderal Bina Marga)
u/p Pengendali Dokumen Setditjen Bina Marga
Nama/ Nomor Dokumen :....................
Status Dokumen : lsi Tefuendali/Tidak Terkendali atau lainnya.

Hirarki Dokumen : lsi sesuai hirarki dokumen pada Manual Mutu


Berita : Untuk diterima dan dipergunahan pada Unit Kerja BBPJN lV

Diterima tanggal ................., 20..


Penerima

( .. )
Pengendali Dokumen ........ Pengendali Dokumen

Dilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isidokumen lanpa ijin terlulis dari
Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPM/OJBM-01 Bedaku
Tanggal : 0'l Juli2016
Nomor Revisi :00 Halaman | 4 dai 7

Formulir 7.4
Berita Acara Pemusnahan Dokumen
(FRM-04/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)

Pada hari ini


Hari/tanggal : ........................
Bertempat di : ...................

Telah dimusnahkan dokumen sebagai berikut :

No.
Nama & Nomor Dokumen Keterangan
Urut

Demikian berita acara pemusnahan dokumen ini dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang
baik, diucapkan terima kasih.

Mengetahui, Dibuat oleh,


Sekretariat SMMK3L Pengendali Dokumen
Unit Kerja

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa iiin tedulis dad
oirektorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal Berlaku :0'l Juli2016
Nomor Revbi : 00 Halaman .5 dan 7

Formulir 7.5
Usutan Penerbitan/Perubahan Dokumen
(FRM-05/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)

Kepada Yth
Pimpinan Puncak
u.p. Sekretariat SMMK3L DireKoraUBalai Besar/Balai ......... dsb
Di Tempat

Kami sampaikan usulan perbaikan/penerbitan (-) PRyPP/ll(DS (') sebagai berikut ;

Nama Dokumen : (Diisi dengan Judul dokumen yang akan


d ipe rb ai ki/d iteb itkan)

Nomor Dokumen . (Kosongkan jika usulan adalah dokumen baru)

Bagian yang diubah . (Kosongkan jika usulan adalah dokumen baru)

AlasanPerbaikan/Penerbitan :

tanggal .................. 20..


Diketahui oleh Diusulkan oleh

( ...... .........) ()
Jabatan Jabatan

Keterangan : (') Coret yang tidak pedu.

Dilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isi dokumen lanpa ijin tertulis dari
Direklorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPII/VDJBM{1 Eedaku
Tanggal : 0'l Juli2016
Nomor Revisi : 00 Halaman | 6 daiT

Formulir 7.6
Riwayat Perubahan Dokumen
(FRM-06/SOP/UPM/DJBM-0 1 /Rev. 00)

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

Dilarang memperbanyak sebagian alau s€luruh isidokumen lanpa iiin lertulis dari
Direhorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian [Jmum dan Perumahan
Nomor Dokumen : SOP/UPM/DJBM-01 Berlaku
Tanggal :01 Juli2016
Nomor Revisi i 00 Halaman .7 deiT

Formulir 7.7
Lembar Verifi kasi Penerbitan/Perubahan SOP
(FRM-07/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN MKYAT


DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

JENIS OOKUMEN
JUDUUNAMA DOKUMEN
IDENTIFIKASI DOKUMEN

Tanda hngan PenyusudPengusul Tanda Tangan Pemedksa

(Pe{yusudPe.Eusul) (Sekrebriat SMMK3L)


Unnrcia I Unit Keria :

Tanggal Tanggal

Dilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isidokumen tanpa ijin tertulis dari
Umum