www.minosegikonyvelok.

hu

5/1
 www.minosegikonyvelok.hu

6 ütős tipp
a könyvelőiroda nyugodt működtetéséhez
Ön is úgy érzi, hogy nincs megbecsülve a könyvelői szakma? Néhány éve egy könyvelő
kolléga jelentette ki azt, hogy: „Hogy itt tartunk, arról talán mi is tehetünk.” Nos,
valljuk be őszintén, néha mi is követünk el olyan hibákat, melyekkel tulajdonképpen a
saját munkánk megbecsülését ássuk alá. Szinte lehetetlen profi módon menedzselni a
könyvelőirodát, mint vállalkozást, valamint napi szinten követni a folyton változó
szabályokat. Most a könyvelőiroda hatékony, sikeres és nyugodt működtetéséhez
adunk néhány tippet.

1. Mondja el, hogy az ügyvezető felelős a cégéért!

Nagyon sok nézeteltérést és konfliktust okoz a könyvelő/vállalkozó kapcsolatban az,

hogy az ügyvezetők nincsenek tisztában a könyvelői feladatokkal. Sok esetben a
könyvelő magától értetődőnek veszi, hogy bizonyos teendőket az ügyvezetőnek kell
megcsinálni, ugyanakkor ezekről nem tájékoztatja a partnerét.

Az együttműködés elején világosan tisztázni kell, hogy mely feladatok tartoznak a

könyvelői és melyek a cégvezetői hatáskörbe. Míg a könyvelők hajlamosak azt
gondolni, hogy a cégvezetők „velük született módon” tisztában vannak a
kötelezettségeikkel és feladataikkal, sajnos ez nem így van. Egyértelműen kell
tájékoztatni a cégvezetőt azokról a feladatokról, amelyeket szükségszerűen neki kell
ellátnia. Amennyiben részletesen átbeszéli a könyvelő a cégvezetővel a közös munka
során felmerülő teendőket, nem csak számos plusz feladattól, hanem nagyon sok
konfliktustól is megkíméli magát. Ilyenek lehetnek többek között a hitelkérelmekkel
kapcsolatos dokumentációk elkészítése, pályázatokkal kapcsolatos adatszolgáltatás
stb.

A megbeszélés során részletesen térjünk ki arra, mely feladatok azok, amelyeket

semmiféleképpen nem végezhet el a könyvelő (mert pl. az alvállalkozói nyilvántartás
elkészítéséhez nincs a birtokában a megfelelő információ). Fontos kitérni arra is, hogy
melyek azok a feladatok, amelyeket a könyvelési tevékenységen túl elvégezhet ugyan a
könyvelő, azonban azokért külön díjazás illetheti meg.

(A témában, a Minőségi Könyvelők Klubja Egyesület gondozásában megjelent, Segédlet a

könyvelői feladatokhoz című kiadvány segítséget nyújthat)

5/2
 www.minosegikonyvelok.hu

2. Ne vállaljon felelősséget a leadott számlák valódiságáért!

A megállapításokkal zárult ellenőrzések nagy része tartalmaz olyan irányú indoklást,

melyből az derül ki, hogy a vállalkozás könyvelésében feltüntetett számlák
elszámolhatóságát az adóhatóság vitatja, azt „magáncélú”, el nem ismert költségnek
minősíti. Mondja el üzleti kapcsolatuk elején ügyfelének, hogy Önnek, mint
könyvelőnek, nincs joga felülvizsgálni a különböző bizonylatok valódiságát. Felelőssége
csupán az átadott bizonylatok formai követelményeinek való megfelelőséggel
kapcsolatban merülhet fel, azok tartalmi valódiságáért nem felelhet, hiszen nem is
lehet egy könyvelő kompetens a különböző szakmákban, melyek ahhoz szükségesek,
hogy kétséget kizáróan megállapíthassa, hogy bizony az adott számla nagy
valószínűséggel fiktív.

A vállalkozó által átadott minden bizonylatot egy folyamatos, és jó üzleti kapcsolatban

úgy kell tekinteni, hogy azok a vállalkozás érdekében felmerülő kiadások (költségek,
ráfordítások). Mivel az ilyen jellegű szabálytalanságok teszik ki egy adóellenőrzés során
feltárt hibák, hiányosságok nagy részét, Ön biztonságban érezheti magát, ha ez alól
egyértelműen mentesíti magát. Ennek legjobb módja, ha ezt a felelősség-kizárást a
könyvelői szerződéseiben is rögzíti, illetve ügyfelének egyértelműen kommunikálja,
hogy az adóhatóság által könyvelésből „kivett” számlákért ön semminemű felelősséget
nem tud vállalni, kivéve abban az esetben, ha a számla nem tartalmazza a jogszabály
által kötelezően előírt formai elemeket.

3. Ne könyveljen bemondásra!

Nagyon sok esetben a cégvezetők sincsenek tisztában azokkal a feladatokkal,

amelyeket csak ők végezhetnek el. A könyvelési munka a „hozott anyagok” számviteli
törvény szerinti kontírozását, rögzítését jelenti. A gazdasági események megfelelő
elszámolása, nyilvántartása és a folyamatos könyvelés a jogszabályokban rögzített
megfelelő bizonylatok nélkül nem lehetséges. Abban az esetben, ha valami nem kerül
időben átadásra, az a későbbiekben problémákat okozhat. A könyvelő csak a részére
átadott bizonylatokból könyvelhet. Szükségesnek tartjuk kiemelni a gyakorlatban
sokszor tapasztalható „bemondásra könyvelést”, mely ugyan látszólag megkönnyíti a
könyvelői- és cégvezetői munkát, azonban ez a gyakorlat részünkről teljes mértékben
elutasítandó. Véleményünk szerint nem adható könyvelésre vonatkozó utasítás szóban,
könyvelési tétel rögzítése kizárólag bizonylat alapján lehetséges. A kizárólag szóban
elhangzó információk alapján történő könyvelést a könyvelőnek jogában áll
megtagadnia.
A könyvelő nem vállalhat felelősséget a bizonylattal alá nem támasztott tételek
feldolgozásáért.

5/3
 www.minosegikonyvelok.hu

4. Ne tároljon több éves iratokat!

Sokszor okoz problémát a könyvelőirodákban az „irattárolás”. Természetesen ez alatt

nem a könyveléshez szükséges anyagokat értjük, hanem az előző év(ek) könyvelési
anyagait, melyeket a vállalkozó még „nem vitt el”. Nagyon gyors megoldást jelenthet a
problémára annak a gondolatnak tudatosítása a cégvezetőkben, hogy alap esetben a
vállalkozó, az általa „irat őrzési hely”-ként megjelölt helyen (ami az esetek túlnyomó
többségében a vállalkozás székhelye vagy telephelye) köteles őrizni minden
bizonylatot. Mivel a folyamatos könyvelési tevékenység során ez nem megoldható, a
feleknek törekednie kell arra, hogy könyvelő a lehető legrövidebb időn belül – a
beszámoló elkészítését követően – adja át a vállalkozó részére a bizonylatokat.
Semmilyen szempontból nem javasolt a vállalkozó több éves iratanyagának
könyvelőnél való tárolása.

A bizonylatok átadása átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján történik, mely után a

vállalkozó köteles gondoskodni azok – elévülési idő végéig – történő megőrzéséről.
Természetesen a felek ettől eltérően is megállapodhatnak, a vállalkozók egyedi igényei,
illetve a könyvelő irattároló/archiváló rendszerének figyelembe vételével.

5. A bizonylatok átadása/átvétele egy jól kialakított, egyértelmű rendszer

alapján történjen!

Sok félreértésre ad okot – különösen könyvelőváltás esetén – az, hogy a felek nem
egyértelműen (vagy egyáltalán nem) szabályozzák a bizonylatok átadását. Mindenképp
javasoljuk, hogy állapodjanak meg abban, hogy a bizonylatok átadása kizárólag írásban
dokumentált módon történjék. Ez esetben az átadással egyidejűleg tételes átadás-
átvételi jegyzőkönyvvel, iratátadási bizonylaton, vagy egyéb, a könyvelő által egyedileg
kialakított rendszer segítségével tételesen kerülnek felsorolásra, majd átadásra a
különböző bizonylatok. A jegyzékkel kapcsolatban kötelező adattartalmat nem
szükséges meghatározni, azt a felek egyedi módon is kialakíthatják.

Míg az átadott papír alapú bizonylatokról könnyen készíthetünk átadás-átvételi

jegyzőkönyvet, addig fontosnak tartjuk, hogy az elektronikus formában (word, excel,
pdf) elkészített, illetve tárolt dokumentumok is zárt módon kerüljenek átadásra.
Különösen akkor fontos ennek bizonyíthatósága, ha a könyvelő a bevallásokat,
nyugtákat, főkönyvi kivonatokat, főkönyvi kartonokat elektronikus formában készíti el.
Ebben az esetben az átadás során azt javasoljuk, hogy az átadott adathordozón (CD)
szereplő fájlok felsorolása mellett az adott adathordozó egyedi azonosítószámát is
tüntesse fel. Minden CD egyedi gyári azonosítószámmal rendelkezik, mely a CD korong
középső felületén helyezkedik el. Digitális formátumú anyagok átadásakor minden

5/4
 www.minosegikonyvelok.hu

esetben rögzítse tehát a CD egyedi azonosítószámát is, mely ugyancsak mentesítheti a

könyvelőket a felelősség alól, ha a vállalkozó az eredetileg átvett adathordozót nem
tudja sértetlen állapotban bemutatni.

6. Legyen egy profi szerződése partnerével!

Egy jó könyvelői szerződés nyugalmat, és olyan biztos hátteret ad a mindennapi

munkához, mely nélkülözhetetlen ahhoz, hogy valóban sikeres lehessen egy könyvelő.
A szerződés mindkét félnek objektív iránymutatást ad, a vitás kérdésben pedig
kiindulási pontot jelent.

A szerződés nélkül dolgozó könyvelők – csupán a tény miatt, hogy írásbeli

megállapodás nélkül dolgoznak – a vállalkozók szemében azonnal negatív megítélés
alá esnek.

Egy jó könyvelői szerződés megbecsülteti, elismerteti a könyvelő munkáját, segítséget

nyújt a vitás esetek békés és gyors rendezésében. Tartalmazza nem csak az ügyfél,
hanem a könyvelő jogait és kötelezettségeit is. Mindezen felül természetesen a hatályos
jogszabályoknak megfelel, emellett kellően részletes ahhoz, hogy a szakmai munka
valamennyi területére kiterjedjen.

Kíváncsi arra a könyvelői szerződésmintára, melyet dr. Vámosi-Nagy Szabolcs ajánl a

könyvelőknek? Szeretne ingyen hozzájutni? A részletekről itt olvashat:
http://www.minosegikonyvelok.hu/kiadvany/konyveloi-szerzodesminta/

5/5