Revitalisasi Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Dalam

Mewujudkan Kabupaten Badung Sebagai Kota Cerdas dan

Masyarakat Cerdas (Smart City and Smart Society)

Oleh:
I Made Bram Sarjana
Bappeda Kab. Badung

1. Latar Belakang
Sebagian orang masih belum menyadari dan memahami arti penting
kearsipan dan perpustakaan karena pemahaman yang masih terbatas tentang
dua hal tersebut. Kearsipan hanya dipahami sebatas sebagai penyimpanan
sekumpulan dokumen di gudang arsip. Oleh sebab itu tidak mengherankan bila
dokumen yang dihasilkan dan sejatinya bernilai penting belum seluruhnya telah
terarsipkan dengan baik dan lengkap. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Hal sama juga menimpa perpustakaan. Sebagian pihak masih
memandang perpustakaan sebagai kumpulan buku dan bahan bacaan yang
tersusun di rak buku pada ruang baca yang kosong, tidak ada pengunjungnya
karena minat baca yang rendah. Fungsi perpustakaan sebenarnya amat besar
dan strategis dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Undang-undang
Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan yang mendefinisikan
perpustakaan sebagai institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,
dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna
 memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan
rekreasi para pemustaka.
Dengan pemahaman yang masih amat terbatas tersebut maka lembaga
yang mengelola kearsipan dan perpustakaan juga turut dipandang sebelah
mata, kurang penting, tidak dikelola dengan profesional bahkan tidak
mendapatkan alokasi anggaran yang memadai. Persepsi sebagian kalangan itu
tentu saja amat keliru sehingga harus dibenahimelalui serangkaian revitalisasi
tata kelola yang lebih baik dan inovatif.
Dari aspek penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah, urusan
kearsipan dan perpustakaan tergolong sebagai Urusan Pemerintahan Wajib
yang Tidak Berkaitan Dengan Pelayanan Dasar, sebagaimana diatur dalam
pasal 12 ayat 2, Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah. Dengan demikian setiap Pemerintah Daerah wajib menyelenggarakan
urusan perpustakaan dan kearsipan sebagai urusan wajib pemerintah daerah.

2. Dasar Hukum
Pemerintah bercita-cita untuk mewujudkan tata kelola kearsipan dan
perpustakaan yang baik sebagai bagian dalam penyelenggaraan kehidupan
berbangsa dan bernegara, dengan adanya berbagai perangkat hukum yang
menjadi fondasi dalam tata kelolanya. Beberapa dasar hukum yang menjadi
pedoman dalam penyelenggaraan urusan kearsipan dan perpustakaan antara
lain sebagai berikut:
a. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan
b. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan
c. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
d. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
e. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Era otonomi daerah yang memberikan kewenangan yang semakin besar
kepada daerah dalam melaksanakan urusan pemerintahan di daerah tentunya
memberikan peluang yang amat baik untuk merevitalisasi penyelenggaraan
urusan kearsipan dan perpustakaan. Terlebih bagi Kabupaten Badung sebagai
daerah yang memiliki kapasitas fiskal yang memadai, maka penyelenggaraan
urusan perpustakaan dan kearsipan amat memungkinkan untuk dapat dikelola

1
 dengan baik, inovatif dan menjadi salah satu perangkat daerah penyelenggara
pelayanan publik yang mendukung terwujudnya Kabupaten Badung sebagai
kota cerdas dan dihuni oleh masyarakat cerdas (Smart City and Smart Society)
sesuai dengan kebijakan Bupati Badung.

3. Strategi Revitalisasi Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Dalam perjalanannya lembaga arsip dan perpustakaan di Kabupaten
Badung telah mengalami perubahan bentuk, awalnya berdiri secara terpisah
dengan lembaga berwujud Kantor Arsip Daerah dan Kantor
Perpustakaan.Selanjutnya sebagai tindak lanjut Undang-Undang Nomor 23
tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor
18 tahun 2016 tentang Perangkat Daerah maka penyelenggaraan dua urusan
ini mengalami unifikasi menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Perubahan
kelembagaan yang diikuti dengan perubahan Struktur Organisasi dan Tata
Kerja ini tentunya juga menjadi momentum yang tepat untuk merevitalisasi
fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Revitalisasi tersebut memerlukan
strategi-strategi baru agar pelayanan yang dilaksanakan sejalan dengan
kemajuan era digital dan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
(TIK) yang menuntut kemudahan, kecepatan, efisiensi dan
keterbukaan.Pembaruan strategi juga bertujuan untuk memperbaiki performa,
pemahaman dan apresiasi masyarakat terhadap kearsipan dan perpustakaan.
Dalam upaya merevitalisasi pelaksanaan fungsi kearsipan,strategi
pertama yang diperlukan adalah memodernisasi manajemen kearsipan
sehingga pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahannya berjalan dalam
satu mata rantai yang terkait satu sama lainnya. Sedangkan strategi kedua
adalah dengan melakukan digitalisasi arsip, sehingga akan tersedia salinan
arsip dalam format elektronik yang juga akan semakin meringankan beban
dalam penyimpanannya. Proses ini diikuti dengan proses otomasi sistem
penyimpanan, sehingga arsip yang diperlukan dapat dicari dengan mudah dan
cepat. Pekerjaan ini tentunya membutuhkan dukungan seluruh perangkat
daerah, selaku instansi yang setiap saat menghasilkan dokumen arsip.
Masyarakat adat di Bali memiliki sumber-sumber pengetahuan kearifan lokal

2
berupa naskah kuno yang berwujud lontar. Ini tentunya juga merupakan suatu
kekayaan intelektual yang harus diselamatkan agar bisa dipelajari oleh generasi
mendatang. Digitalisasi merupakan langkah penting yang dapat dilakukan
untuk menyelamatkan warisan kekayaan intelektual ini. Berikutnya strategi
ketiga adalah mendekatkan diri dengan pelanggan melalui berbagai event yang
dikemas dengan menarik seperti pameran, lokakarya dan seminar guna
mensosialisasikan koleksi arsip kepada masyarakat. Event-event tersebut
sekaligus menjadi bagian dari proses Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)
untuk menggugah minat masyarakat terhadap dunia kearsipan sehingga
akhirnya memahami dan mengapresiasi fungsi kearsipan sebagai salah satu
sumber referensi dalam mempelajari sejarah dan budayaataupun mengkaji
berbagai dokumen yang terkait/relevan dengan suatu kebijakan pembangunan.
Strategi tersebut didukung dengan penguatan Sumber Daya Manusia (SDM)
kearsipan yang memadai, antara lain dengan mengoptimalkan peran tenaga
fungsional arsiparis yang profesional.
Selanjutnya dalam rangka merevitalisasi pelaksanaan fungsi
perpustakaan, langkah mendasar yang perlu dilakukan adalah menelaah
kembali karakteristik sasaran layanan perpustakaan sebagai landasan dalam
memperbaiki kualitas pelayanan. Sasaran utama dari pelayanan perpustakaan
tentunya adalah generasi muda usia sekolah, yang saat ini amat menggemari
dan familiar dengan media sosial dan perangkat teknologi, serta menyukai
suasana yang nyaman untuk berkumpul dengan sesamanya. Saat ini bahkan
menjadi semacam gaya hidup, anak muda berkumpul di café yang
menyediakan fasilitas internet gratis untuk sekadar bertemu ataupun
mengerjakan tugas. Menyikapi kondisi/perkembangan tersebut maka tentunya
Perpustakaan pun harus mentransformasi dirinya agar memiliki daya magnet,
menjadi tempat yang menarik untuk dikunjungi oleh generasi muda. Daya tarik
pada segmen ini tentu selanjutnya diharapkan dapat turut pula menarik segmen
pelanggan lainnya agar tertarik dan merasa perlu berkunjung ke perpustakaan.
Berdasarkan kondisi tersebut maka strategi pertama yang perlu
dilakukan adalah memutakhirkan koleksi bahan pustaka agar sesuai dengan
kebutuhan pelanggan, berupa buku pengetahuan umum, buku fiksi, majalah
dan lain sebagainya. Dengan koleksi bahan pustaka yang mutakhir tentunya
pengguna akan tertarik untuk datang dan memanfaatkan koleksi yang ada.

3
Sedangkan strategi kedua adalah mendiversifikasi ragam koleksi bahan
pustaka menjadi multimedia, tidak hanya berupa barang cetakan berupa buku,
melainkan juga koleksi pustaka dalam format video, audio dan elektronik (soft
copy). Seiring dengan keragaman pelanggan perpustakaan, maka koleksi
bahan pustaka yang disediakan juga tersedia dalam basis elektronik seperti
buku elektronik (e-book) dan jurnal elektronik (e-journal). Hal ini untuk
menjawab tren saat ini, yaitu generasi muda yang menggemari beragam media
untuk mengakses informasi dan mempelajari hal-hal baru.
Strategi ketiga adalah menyediakan fasilitas yang nyaman seperti ruang
baca individu, ruang baca kelompok, ruang belajar kelompok sehingga
pelanggan dapat melaksanakan kegiatan yang semakin beragam baik
membaca,mengakses informasi di internet, belajar mandiri, belajar
berkelompok, termasuk ruang baca anak yang seluruhnya didukung perangkat
teknologi multimedia dan jaringan internet. Fasilitas pendukung lainnya adalah
seperti fasilitas kuliner, sehingga pengunjung yang sedang memanfaatkan
fasilitas perpustakaan tidak mengalami kebingungan untuk mencari makanan.
Selanjutnya strategi keempat adalah melakukan diversifikasi kegiatan
yang dilaksanakan oleh perpustakaan, seperti melaksanakan diskusi, bedah
buku, bedah film, lokakarya, seminar, pameran dan sebagainya yang dapat
dikaitkan dengan peringatan hari-hari tertentu. Kelima adalah semakin
mendekatkan perpustakaan dengan pelanggan, sehingga pelanggan yang
tidak berkesempatan datang langsung masih dapat menikmati koleksi
perpustakaan. Oleh sebab itu perlu dikembangkan sistem perpustakaan
elektronik (e-library), dengan dukungan katalog elektronik, sehingga pencarian
koleksi menjadi lebih mudah dan sebagian koleksi yang memang telah tersedia
dalam format elektronik juga dapat diakses secara online misalnya berupa e-
book dan e-journal. Strategi tersebut juga ditunjang dengan penguatan Sumber
Daya Manusia (SDM) perpustakaan, melalui peningkatan kapasitas tenaga
fungsional pustakawan yang kompeten dan profesional.
Dengan strategi revitalisasi yang disampaikan di atas maka fungsi
kearsipan dan perpustakaan akan saling bersinergi satu sama lain yaitu
menyediakan informasi yang berguna bagi masyarakat umum, baik untuk
kebutuhan khusus (studi, penelitian) maupun yang sifatnya umum hingga
memenuhi kebutuhan rekreasi. Dengan demikian Dinas Kearsipan dan

4
 Perpustakaan secara bertahap akan mengalami transformasi, tidak lagi
dipandang sebagai “gudang” melainkan sebagai pusat referensi dan
pembelajaran yang nyaman, canggih dan menyenangkan untuk seluruh lapisan
masyarakat Kabupaten Badung.

4. Simpulan
Revitalisasi fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan amat diperlukan
untuk mendukung terwujudnya Kabupaten Badung sebagai Kota Cerdas yang
dihuni oleh Masyarakat Cerdas (Smart City and Smart Society), ditandai oleh
kehidupan masyarakat yang berbasis pada pengetahuan, informasi dan
teknologi berlandaskan pada minat baca dan budaya literasi yang tinggi.
Kondisi ini tentunya tidak dapat terwujud dengan sendirinya, sehingga
membutuhkan dukungan kebijakan dan program yang mendukung antara lain
berupa penyediaan fasilitas yang memadai dan berkualitas ditunjang dengan
Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) secara berkelanjutan mengingat
upaya ini menyangkut perubahan gaya hidup dan pola pikir masyarakat.
Sebagai perangkat daerah penyedia dan pengelola arsip serta bahan
pustaka jelaslah bahwa Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memiliki posisi
yang jelas dan strategis untuk mewujudkan Kabupaten Badung sebagai Kota
Cerdas yang dihuni Masyarakat Cerdas (Smart City and Smart Society). Untuk
itu diperlukan langkah-langkah revitalisasi yang komprehensif dan
berkelanjutan antara lain melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi dan multimedia, diversifikasi produk layanan, Komunikasi Informasi
dan Edukasi (KIE) hingga peningkatan fasilitas dan kenyamanan untuk
memenuhi standar kualitas pelayanan sesuai harapan masyarakat Kabupaten
Badung.