Penjadwalan Proyek

1. PENDAHULUAN
Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan. Yang
dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek
dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan
material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan
proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar
kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk
membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah
pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing – masing pekerjaan
dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal
dengan mempertimbangkan keterbatasan – keterbatasan yang ada.
Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti per-kem-bangan
proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating
selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar
alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan
proyek.
Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat – manfaat seperti berikut.

 Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan / kegiatan mengenai batas –

batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing – masing tugas.

 Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan

relistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu.

 Memberikan saran untuk menilai kemajuan pekerjaan.

 Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan

proyek dapat selesai sebelum waktu yang di tetapkan.
 Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan.

 Merupakan sarana penting dalam pengendaliaan proyek.

Kompleksitas penjadwalan proyek sangat dipengaruhi oleh faktor – faktor
berikut :
Sasaran dan tujuan proyek.

 Keterkaitan dengan proyek lain agar terintegrasi dengan master schedule.

 Dana yang di perlukan dan dana yang tersedia.

 Waktu yang di perlukan, waktu yang tersedia, serta perkiraan waktu yang
hilang dan hari – hari libur.

 Susunan dan jumlah kegiatan proyek serta keterkaitan di antaranya.

 Kerja lembur dan pembagian shift kerja untuk mempercepat proyek.

 Sumber daya yang di perlukan dan sumber daya yang tersedia.

 Keahlian tenaga kerja dan kecepatan mengerjakan tugas.

 Makin besar skala proyek, semakin kompleks pengelolaan penjadwalan

karena dana yang di kelolah sangat besar, kebutuhan dan penyediaan sumber
daya juga besar, kegiatan yang di lakukan sangat beragam serta durasi proyek
menjdi sangat panjang.
Oleh karena itu, agar penjadwalan dapat diimplementasikan, digunakan cara –
cara atau metode teknis yang sudah digunakan seperti metode penjadwalan
proyek. Kemampuan scheduler yang memadai dan bantuan software komputer
untuk penjadwalan dapat membantu memberikan hasil yang optimal.

2. METODE PENJADWALAN PROYEK

Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelolah
waktu dan sumberdaya proyek. Masing – masing metode mempunyai kelebihan
dan kekurangan. Pertimbangan penggunaan metode – metode tersebut
didasarkan atas kebutuhan dan hasil yang ingin di capai terhadap kinerja
penjadwalan. Kinerja waktu akan berimplikasi terhadap kinerja biaya, sekaligus
kinerja proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, variabel –variabel yang
mempengaruhinya juga harus di monitor, misalnya mutu, keselamatan kerja,
ketersediaan peralatan dan material, serta stakeholder yang terlibat. Bila terjadi
penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan
koreksi agar proyek tetap pada kondisi yang di inginkan.
• WAKTU DAN DURASI KEGIATAN
Dalam konteks penjadwalan, terdapat dua perbedaan, yaitu waktu (Time) dan
kurun waktu (duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun
waktu atau durasi menunjukan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan
suatu kegiatan, seperti lamanya waktu kerja dalam satu hari adalah 8 Jam.
Melakukan durasi suatu kegiatan bisanya dilandasi volume pekerjaan dan
produktivitas crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Produktivitas didapat dari pengalaman crew melakukan suatu kegiatan yang
telah dilakukan sebelum atau database perusahaan.
• BAGAN BALOK (Barchart)
Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Tailor dalam bentuk bagan balok,
dengan panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format
bagan baloknya informatif, mudah dibaca dan efektif untuk dikomunikasi serta
dapat dibuat dengan mudah dan sederhana.
Bagan balok terdiri atas sumbu-Y yang dinyatakan kegiatan atau paket kerja dari
lingkup proyek, sedangkan sumbu-X menyatakan satuan waktu dalam hari,
minggu, atau bulan sebagai durasi.
Pada bagan ini juga dapat ditentukan Milestone / Baseline sebagai bagian target
yang harus diperhatikan guna kelancaran produktifitas proyek secara
keseluruhan. Untuk proses updating, bagan balok dapat diperpendek atau
diperpanjang dengan memperhatikan total floatnya, yang menunjukan bahwa
durasi kegiatan akan bertambah atau berkurang sesuai kebutuhan dalam
perbaikan jadwal.
Penyajian informasi bagan balok agak terbatas, misal hubungan antar kegiatan
tidak jelas dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Karena
urutan kegiatan kurang terinci, maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas
kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar untuk dilakukan.
• KURVA S ATAU HANUMM CURVE
Kurva s adalah sebuah ghrafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas
dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir
proyek. Kurva S dapat menunjukan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan,
waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif
dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi Kurva S dapat memberikan informasi
mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal
rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan
jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan
tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut
tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih
lanjut dapat menggunakan metode lain hyang dikombinasikan, misal dengan
metode bagan balok yang dapat digeser –geser dan network plaining dengan
memperbaharui suber daya maupun waktu pada masing – masing kegiatan.
Untuk membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing – masing
kegiatan pada suatu periode diantara durasi proyek diplotkanterhadap sumbu
vertikal sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk
kurva S. Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal
biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah
cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.
Untuk menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat berupa
perhitungan persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan / kegiatan dibagi
nilai anggaran, karena satuan biaya dapat dijadikan bentuk persentase sehingga
lebih mudah untuk menghitungnya.
3. METODE PENJADWALAN LINIER (DIAGRAM VEKTOR)
Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan
relatif sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang
berulang seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara,
terowongan / tunnel atau proyek industri manufaktur. Metode ini sangat
memuaskan untuk diterapkan pada proyek – proyek tersebut karena
menggunakan sumber daya manusia yang relatif lebih kecil dan variasi
keterampilan pada suatu pekerjaan/kegiatan tidak sebanyak pada proyek yang
lain.
Metode ini juga cukup efektif untuk digunakan pada proyek bangunan gedung
bertingkat dengan keragaman masing – masing tingkat bangunan relatif sama.
Pada proyek yang cukup besar, metode ini membantu memonitor progres
beberapa kegiatan tertentu yang berada dalam suatu penjadwalan keseluruhan
proyek. Hal ini dapat dilakukan bila metode ini dikombinasikan dengan metode
network, karena metode penjadwalan linier dapat memberikan informasi
tentang kemajuan proyek yang tidak dapat di tampilkan oleh metode network.
4. METODE PENJADWALAN NETWORK PLANNING
Network planning diperkenalkan pada tahun 50-an oleh tim perusahaan Du-pont
dan rand corporation untuk mengembangkan sistem kontrol manajemen.
Metode ini dikembangkan untuk mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang
memiliki ketergantungan yang kompleks. Metode ini relatif lebih sulit, hubungan
antar kegiatan jelas, dan dapat memperlihatkan kegiatan kritis. Dari informasi
network planning-lah monitoring serta tindakan koreksi kemudian dapat
dilakukan, yakni dengan memperbaharui jadwal. Akan tetapi, metode ini perlu
dikombinasikan dengan metode lainnya agar lebih informatif.
Tahapan penyusunan network SCHEDULING :

1. Menginfentarisasi kegiatan – kegiatan dari paket WBS berdasarkan item

pekerjaan, lalu diberi kode kegiatan untuk memudahkan identifikasi.

2. Memperkirakan durasi setiapkan dengan mempertimbangkan dengan janis

pekerjaan, volume pekerjaan, jumlah sumberdaya, lingukungan kerja, serta
produktifitas pekerja.

3. Penentuan logika ketergantungan antara kegiatan dilakukan dengan tiga

kemungkinan hubungan, yaitu kegiatan yang mendahului (predecessor),
kegiatan yang didahului (successor), serta bebas.

4. Perhitungan analisis waktu serta alokasi sumber daya, dilakukan setelah

langkah – langkah diatas dilakukan dengan akurat dan teliti.
Manfaat penerapan network scheduling.

1. Penggambaran logika hubungan antar kegiatan, membuat perencanaan

proyek menjadi lebih rinci dan detail.

2. Dengan memperhitungkan dan mengetahui waktu terjadinya setiap kejadian

yang ditimbulkan oleh satu atau beberapa kegiatan, kesukaran – kesukaran
yang bakal timbul dapat diketahui jauh sebelum terjadi sehingga tindakann
pencegahan yang diperlukan dapat dilakukan.
3. Dalam network planning dapat terlihat jelas waktu penyelesaian yang dapat
ditunda atau harus disegerakan.

4. Membantu mengomunikasikan hasil network yang ditampilkan.

5. Memungkinkan dicapainya hasil proyek yang lebih ekonomis dari segi biaya
langsung (direct cost) serta penggunaan sumber daya.

6. Berguna untuk menyelesaikan klaim yang diakibatkan oleh keterlambatan

dalam menentukan pembayaran kemajuan pekerjaan, menganalisis cashflow,
dan pengendalian biaya.

7. Menyediakan kemampuan analisis untuk mencoba mengubah sebagian dari

proses, lalu mengamatai efek terhadap proyek secara keseluruhan.

8. Terdiri atas metode Activity On Arrow dan Activity On Node (precedence

Diagram Method).
5. PENJADWALAN SUMBER DAYA
Penjadwalan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material dan modal /
biaya dapat merupakan bagian dari master schedule atau dapat juga sebagai
bagian yang terpisah darinya sebagai subschedul.
Untuk proyek yang cukup kompleks, pemilihan schedule sumber daya dari
master schedule, dengan detailnya dilakukan pada subschudele adalah langkah
terbaik untuk memudahkan monitoring, tujuan penjadwalan sumber daya adalah
memastikan jumlah atau jenis sumber daya dapat diketahui sejak awal dan
tersedia bila dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan sumber daya terbatas, maka
biasanya durasi proyek menjadi lebih lambat dari yang direncanakan.
Sebaliknya, dengan menambah jumlah sumber daya, durasi proyek dapat di
percepat. Bila ketersediaan sumber daya cukup tetapi distribusi selama
berlangsungnya proyek berfluktuasi, maka hal ini akan mengurangi tingkat
efektifitas dan efesiensi pengguna sumberdaya. Bila jumlah sumber daya dimiliki
terbatas dan ketersediaanya tidak mencukupi, sedangkan durasi adalah batasan
kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan perataan
sumber daya (resources leveling).
• PENJADWALAN SUMBER DAYA YANG TERBATAS
Sumber daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan
diperlukan. Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan proyek tetap dapat
berlangsung, caranya dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang
terbatas tersebut yang diusahakan juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu
lambat.
Sumber daya yang terbatas karena ketersediaannya yang memang langkah dapat
membuat masalah besar bagi pelaksanaan proyek, karena hal ini akan
memengaruhi durasi proyek. Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi
proyek akan semaki lama karena banyak kegiatan yang tidak dapat dilakukan.
Akibatnya adalah adanya sangsi dari pemilik proyek yang berupa denda atau
pemutusan hubungan kerja sepihak karena keterlambatan proyek. Oleh karena
itu, perencanaan sumberdaya yang langkah seperti peralatan / mesin dengan
teknologi tinggi, tukang khusus ukir/pahat, dan material yang harus di impor,
peralatan yang memerlukan impor dari luar negeri, harus dibuat sebaik mungkin
agar durasi kegiatannya tidak terganggu.
Ada dua jenis batasan yang harus di perhatikan dalam penjadwalan proyek,
karena batasan tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan.
Dua batasan tersebut adalah :

1. Batasan hungungan kegiatan, batasan yang diakibatkan oleh hubungan antar

kegiatan pada beberapa kegiatan.

2. Batasan kondisi sumber daya, batasan yang diakibatkan oleh

ketidaktersediaan sumber daya.
Selain itu, ada empat aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek
dalam hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu :

1. Memprioritaskan kegiatan yang mempunyai batasan kegiatan – kegiatan

dengan sumber daya maksimum, lalu dilakukan penjadwalan terhadap
kegiatan tersebut dengan basis kontinyu.

2. Memprioritaskan pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan total float
paling rendah, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kefitan tersebut dengan
cara basis kontinyu.

3. Memprioritaskan pada kegiatan yang mempunyai durasi paling pendek, lalu

dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis
kontinyu.

4. Setelah salah satu dari tiga aturan diatas terpenuhi, dilakukan pada kegiatan
dengan prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan
interupsi oleh kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.
• PERATAAN SUMBER DAYA
Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan
memastikan bahwa jumlah / jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan
tersedia bila dibutuhkan. Biasanya bila jumlah sunber daya di kurangi, durasi
akan bertambah, sebaiknya bila jumlah sumber daya ditambah, durasi akan
berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan
kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan
pola penyebaran yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas
berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari suatu periode ke periode
lainnya diusahakan dapat tetap pada suatu batas minimum kebutuhannya,
sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi sesuai dengan kemampuan dan
ketersediaan sumber daya yang ada.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah
mengidentifikasi sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh
jumlah durasi dari suatu proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langkah
dan ketersediaannya terbatas harus di prioritaskan.
Bila ketersediaannya tidak mencukupi, pengadaannya akan menimbulkan biaya
yang lebih tinggi. Perataan sumberdaya dimaksudkan agar alokasi tingkat
pemakaian sumber daya dapat di ketahui sehinggah penyelesaian proyek
menjadi laebih logis. Dalam perataan sumber daya, biasanya durasi proyek
dianggap tetap, sedangkan jumlah sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga
sesuai dengan ketersediaan.
Metode perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber
daya yang sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara :

1. Memulai seluruh kegiatan proyek berada diantara waktu mulai awal dan
waktu mulai paling lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.

2. Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber

daya yang dibutuhkan yang jumlah dan pola penyebarannya diatur
sedemikian rupa.

3. Berdasarkan ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan

dengan menambah durasi proyek sehinggah proyek dapat menjadi lebih
lambat dari yang dirancanakan.

4. Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non kontinyu

dengan mengintrupsi suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.
Dari semua hal diatas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan
produktifitas, efektifitas dan efesiensi dan penggunaannya, menjaga pola
penyebaran yang logis dari segi kuantitas serta menempatkan kualitas sumber
daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan diharapkan dengan durasi yang
tidak berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber daya yang
proporsional akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan
sumber dayanya terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga
sebagi kinerja proyek secara keseluruhan.

6. MENGUKUR KINERJA BIAYA DAN WAKTU DENGAN METODE EARNED

VALUE
Dalam penentuan kinerja proyek dengan cara earned value atau nilai hasil,
informasi yang diberikan berupa indikator dalam bentuk kuantitatif, yang
menampilkan informasi progress biaya dan jadwal proyek. Indikator ini
menginformasikan posisi kemajuan proyek dalam jangka waktu tertentu serta
dapat memperkirakan proyeksi kemajuan proyek pada periode selanjutnya.
Indikator – indikator tersebut adalah sebagai berikut :
1. BCWS (Budgeted Cost of Work Shedule), menggambarkan anggaran
rencana sampai pada periode tertentu terhadap volume rencana proyek yang
akan dikerjakan.
2. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), menggambarkan anggaran
rencana proyek pada periode tertentu terhadap apa yang telah dikerjakan pada
volume pekerjaan aktual.
3. ACWP (Actual Cost of Work Performed) menggambarkan anggaran aktual
yang dihabiskan untuk pelaksanaan pekerjaan pada keadaan volume pekerjaan
aktual.
Berbekal ketiga indikator tersebut, pengukuran kinerja biaya dan waktu untuk
metode Earned Value menggunakan 3 jenis kurva S sebagai nilai kumulatif biaya
dengan fungsi waktu, yang terintegrasi dalam satu tampilan yang terdiri atas
nilai kumulatif biaya : BCWS, BCWP dan ACWP.
Kemudian dilakukan analisis terhadap penyimpangan yang terjadi pada biaya
dan waktu/jadwal dengan cara mengukurnya, diuraikan di bawah ini.
1. Penyimpangan Jadwal/Waktu
a. SV (Scheduling Variance) = BCWP – BCWS
SV > 0, progres aktual > rencana : terjadi percepatan proyek terhadap rencana
(schedule underrun)
SV < 0 , progres aktual < rencana : terjadi keterlambatan proyek terhadap
rencana(schedule overrun)
b. SPI (Schedule Performance Index) = BCWP / BCWS
SPI > 1, progres aktual > rencana: terjadi percepatan proyek terhadap rencana
(Schedule underrun)
SPI < 1, progres aktual < rencana : terjadi keterlambatan proyek terhadap
rencana (Schedule overrun)
2. Penyimpangan Biaya
a. CV (Cost Variace) = BCWP – ACWP
CV > 0, biaya volume aktual > biaya aktual (Cost underrun)
CV < 0, biaya volume aktual < biaya aktual (cost overrun)
b. CPI (Cost Performance Index) = BCWP / ACWP
CPI > 1, biaya volume aktual > biaya aktual (Cost underrun)
CPI < 1, biaya volume aktual < biaya aktual (cost overrun)
Dengan menghitung indeks – indeks seperti diatas akan terlihat bahwa proyek
akan terlambat atau lebih cepat dan biaya yang harus dikeluarkan akan berlebih
atau kurang dari yang dianggarkan, maka kemajuan proyek untuk waktu yang
akan datang perlu diramalkan dengan cara seprti di bawah ini.

1. Perkiraan penyelesaian proyek (Estimated Completion Date)

ECD = (Sisa waktu / SPI) + Waktu terpakai
Persentase keterlambatan/percepatan
= 100% – ECD/Jadwal Rencana x 100%
2. Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek (Estimate at Completion)
EAC = Sisa Anggaran/CPI + ACWP
= (Total Biaya – BCWP) / CPI + ACWP
Persentase biaya penambahan/penurunan biaya aktual terhadap anggaran biaya
= 100% – EAC/Total Biaya x 100%
3. Earned Value (nilai hasil) = BCWPnth (biaya penyelesaian volume pekerjaan
pada periode tertentu)
Ketiga hal diatas adalah indikator yang dihitung pada baseline/milestone yang
telah ditentukan, sehingga nilai – nilai yang didapat menunjukan progres proyek
yang pada periode tersebut dan progres proyek dari segi biaya dan waktu untuk
penyelesaian pada masa yang akan datang.
sumber : Manajemen proyek penulis Ir.Abrar Husen , MT