Pronos Ticos

CAPÍTULO 1
PRONÓSTICOS PARA LA ASISTENCIA PÙBLICA
1.1 Antecedentes Generales de Pronósticos para la Asistencia Pública (PAP)
Pronósticos para la Asistencia Pública, es un Organismo Público Descentralizado, con

personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por Decreto Presidencial el 14 de febrero de
1978, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 del mismo mes y año.
En un inicio se le denominó Pronósticos Deportivos para la Asistencia Pública, nombre que se

modificó mediante reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 17 de agosto de
1984, cambiando su denominación a Pronósticos para la Asistencia Pública.
El argumento inicial para la creación de Pronósticos fue el de legalizar, ordenar, instrumentar,

regular y controlar los juegos y sorteos clandestinos existentes, principalmente el de “quinielas”
de fútbol y destinar los recursos generados a beneficio de los más necesitados.
Como dato histórico mencionaremos que el primer sorteo realizado por Pronósticos fue el de
Progol, mismo que estuvo ligado al Campeonato Mundial de Argentina 1978.
Entre 1980 y 1981 Pronósticos introdujo en el mercado nuevos productos como Progol marcador,
Prohit, Progol inicial y Protouch.
En 1982 debido al gran crecimiento, se inauguran sus nuevas instalaciones en Avenida

Insurgentes Sur No. 1397, Col. Mixcoac, en la Ciudad de México, D. F, donde se encuentra
actualmente.
En 1984, Pronósticos atraviesa por una etapa muy productiva centrada en quinielas deportivas
logrando con esto un gran volumen de ventas lo que favorece la aparición del evento “Melate”,
que en la actualidad sigue generando grandes ganancias a la Entidad.
En este mismo año, Pronósticos deja de ser una institución que solo manejaba eventos
Deportivos por lo que cambia su razón social a “Pronósticos para la Asistencia Pública“.
A través de los años esta Institución se ha visto en la necesidad de modernizarse y obtener un

equipo más completo y confiable para captar las apuestas del público, brindando al mismo
tiempo una atención eficaz y oportuna.
En 1985 se efectuaron pruebas piloto con terminales en línea instaladas en una cadena de
tiendas de autoservicio.
Debido al gran éxito alcanzado en junio de 1987, se decidió la instalación de 500 unidades en
igual número de agencias del área metropolitana de la ciudad de México, convirtiéndose en la
1
primera institución en México en utilizar tecnología diferente, con la que se captan apuestas en
los puntos de venta y simultáneamente, se registran en el centro de cómputo.
En febrero de 1990 se lanza al mercado Tris de números y la aparición de Melate Revancha a

media semana en abril de 1991, en agosto de 1997 se inicia la promoción a Revancha, en enero
de 1999 se lanzó al mercado Chispazo y en agosto del mismo año lanzo al mercado Pronósticos
rápidos.
Actualmente la red comercial, a través de la cual se distribuyen los productos institucionales y

se captan los ingresos por ventas, se integra por más de 7,000 terminales en 276 ciudades y
poblaciones de todas las entidades federativas del país, enlazadas al sistema de cómputo de la
Entidad, comunicadas en tiempo real, a través de líneas telefónicas, microondas y frecuencias de
radio autorizadas por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes; también se realiza la venta
de apuestas a través de un sistema de telemarketing.
A toda agencia autorizada que promueva la venta de productos de pronósticos, le corresponde

una Terminal.
Dentro del marco legal y de acuerdo a las directrices del H. Consejo Directivo, actualmente la
institución obtiene los recursos para su operación, de la comercialización de sus productos:
Melate, Revancha, Chispazo, Tris, Progol y Protouch.1
1.2 Estructura Orgánica
La estructura orgánica autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público se conforma

por la Dirección General, la Coordinación Técnica, una Contraloría Interna, 3 Subdirecciones
Generales: Mercadotecnia, Ventas y Administración y Finanzas y 8 áreas operativas: Dirección
Jurídica, Dirección Técnica, Dirección de Marcas Tris y Chispazo, Dirección de Marcas Melate y
Revancha, de Desarrollo Institucional, Dirección del Interior, Dirección Administrativa, y
Dirección de Finanzas; así como 5 subdirecciones que dan atención a los 31 Estados del país,
además del D.F. y Área Metropolitana.2
El tipo de Organigrama o carta de organización utilizada por la Entidad es de tipo vertical3.
A continuación se describe con más detalle las Unidades Administrativas que conforman la
Entidad :
1
Pronósticos para la Asistencia Pública. Plan de Desarrollo Institucional, [en línea]. México, [ref. 16 de marzo de
2005] Disponible en Web: <http://www.pronosticos.gob.mx/Transparencia/Resultados/pdi2004.htm>
2
Idem.
3 Tipo de organigrama donde cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a
aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad de cada cuadro, del segundo nivel
se sacan líneas que indican la comunicación y autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el y así
sucesivamente. Cfr. REYES PONCE, Agustín: Administración de Empresas, Teoría y Practica, segunda parte,
México, Editorial Limusa,1999, 392 p.
2
DIRECCIÓN GENERAL
Dirección Jurídica
Subgerencia Jurídica
Gerencia de Relaciones Públicas
Departamento de Atención a Oficinas
Coordinación Técnica
Titular del Órgano Interno de Control
Titular del Área de Auditoria de Control y Evaluación
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
Departamento de Auditoria
Departamento de Control y Evaluación y Desarrollo Administrativo
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA
Dirección de Marcas Tris y Chispazo

Dirección de Marcas Melate y Revancha
Dirección de Desarrollo Institucional
Subdirección de Marcas Deportivos
Subdirección de Promoción y Publicidad en Medios
Gerencia de Sorteos y Normatividad
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE VENTAS
Subdirección del D.F

Gerencia Administrativa
Asistente Departamental
Dirección del Interior
Subdirección Bajío-Centro
Subdirección Noroeste Guadalajara
Subdirección Noreste Monterrey
Subdirección Sureste-Mérida
DIRECCIÓN TÉCNICA
Gerencia de Operación y Soporte

Depto. de Redes y Comunicación
Depto. de Base de Datos
Depto. de Operación
Gerencia de Organización y Métodos
Depto. de Organización y Procedimientos
Gerencia de Consultoría y Desarrollo
Depto. de Consultoría y Desarrollo de Sistemas de R.H y Nom. Cal. Y Serv.
Departamento de Cadena de Valor y Control de Gestión
Depto. de Consultoría y Desarrollo de Sistemas de Cont. Fin.. Plan. PPTO.
3
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Gerencia de Recursos Materiales

Departamento de Inventarios y Finanzas
Departamento de Control de Calidad
Departamento de Adquisiciones
Gerencia de Recursos Humanos
Departamento de Reclutamiento; Selección; Contratación y Capacitación
Departamento de Nómina, Prestaciones y Compensaciones
Departamento de Seguridad y Vigilancia
Gerencia de Servicio Médico
Gerencia de Servicios Generales4
Comisión de Servicios Logísticos
Comisión de Servicios de Administración de Recursos no Renovables
Comisión de Servicios de Administración Inmobiliaria Patrimonial
Comisión de Servicios de Intendencia
Comisión de Servicios de Mantenimiento y de Soporte a Equipos Auxiliares
Coordinador de Transportes
Comisión de Servicios de Acervo Documental y Operación Postal
Oficialia de Partes
Archivo de Concentración
Conciliaciones
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
Gerencia de Contabilidad
Departamento de Contabilidad
Departamento de Cuentas Corrientes
Gerencia de Tesorería
Departamento de Caja General
Gerencia de Seguimiento y Control Presupuestal
(Ver anexo 1 )
4
Cabe mencionar que las Comisiones que dependen de la Gerencia de Servicios Generales no son contempladas en
el Organigrama Institucional, entre ellas la Comisión de Acervo Documental y Operación Postal de la cual depende
el Archivo de Concentración.
4
1.3 Misión, Visión y Objetivos
Misión
Maximizar la generación de recursos económicos, para apoyar las prioridades nacionales de

educación, salud y alimentación, mediante el desarrollo de la mejor proveeduría de sorteos de
calidad internacional que satisfagan las expectativas de la sociedad mexicana, apoyando el sano
desarrollo de sus canales de distribución y de sus empleados, bajo un esquema de integridad y
transparencia.
Visión
Institución líder en la generación de recursos destinados a la Asistencia Pública mediante

celebración de sorteos5 o concursos6 propios o de terceros, nacionales e internacionales, con
premios en efectivo, en especie y por la venta de servicios a través de la red de agentes y
corredores con los que cuenta la Entidad.
Objetivos
Generar recursos a nivel nacional para los programas del Gobierno Federal orientados a la
Asistencia Pública, mediante la celebración de concursos y sorteos basados en los pronósticos
que efectúen los concursantes y con premios en efectivo, para ser destinados a dar una atención
más amplia, a los requerimientos tanto de salud, alimentación y educación de las clases
desamparadas.7
Con base en el Plan Nacional de Desarrollo 2001– 20068, Pronósticos para la Asistencia Pública
debe orientar sus acciones a cumplir, entre otros, los objetivos del área de “Crecimiento con
Calidad” y el de “Elevar y extender la competitividad del país”, para ello, el organismo se ha
propuesto enterar recursos crecientes a la Tesorería de la Federación para continuar apoyando los
programas de asistencia pública del Gobierno Federal y mantener los niveles de rentabilidad
alcanzados.
5
El sorteo entendido como el evento que tiene lugar desde la captación oficial de combinaciones ( conjunto de dos o
más quinielas seleccionadas de forma electrónica autorizados por pronósticos) hasta la selección de ganadores.
6
El concurso es el evento que tiene lugar desde la captación oficial de quinielas (la selección de un pronóstico
cuando menos para todos y c/u de los partidos o resultados programados para cada concurso) hasta la selección de
ganadores.
7
Pronósticos para la Asistencia Pública. Plan de Desarrollo Institucional. México. [en línea] [ref: 18 de marzo de
8
El Plan Nacional de Financiamiento del Desarrollo tiene como propósito obtener los recursos financieros que
permitan contar con los recursos para combatir la pobreza, mejorar la distribución del ingreso entre los distintos
grupos de la población y las diversas regiones del país, mejorar las condiciones de vida de la población.
Este Programa es de observancia obligatoria para las dependencias de la Administración Pública Federal, en el
ámbito de sus respectivas competencias y, conforme a las disposiciones legales aplicables, la obligatoriedad del
programa será extensiva a las entidades paraestatales. Cfr. Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de
Financiamiento del Desarrollo 2002-2006: Diario Oficial de la Federación, 30 de septiembre de 2002, p.1
5
Entre sus objetivos también se encuentra vender 3,485 millones de pesos con una rentabilidad del
25.5%, 889 millones en enteros, con incrementos del 12% y 23.4% vs. Presupuesto revisado 2002
y reducir el costo de la operación del 24.4% (presupuesto revisado 2002) al 22.4%.9
1.4 Funciones
Dirección General
Establecer de acuerdo con los planes y prioridades de la Entidad, los objetivos, políticas y
estrategias para la operación Institucional, a efecto que el organismo cumpla con su
objetivo fundamental de aportar recursos destinados a la Asistencia Pública, dentro de un
marco de eficiencia y productividad.
Proponer al H. Consejo Directivo para su aprobación, los planes de desarrollo y nuevos
productos que estratégicamente convengan al crecimiento de la Institución.
Velar porque los Concursos y Sorteos se hagan bajo la más estricta normatividad y
control establecido, para mantener la confianza del público.
Representar legalmente a la Institución.
Acordar conjuntamente con los Subdirectores Generales de Mercadotecnia y Ventas, las
metas de ventas que deberán alcanzar en el año y apoyarlos para que lo logren.
Dirección Jurídica
Ser el consejero jurídico de Pronósticos.

Formular la documentación relativa a los proyectos de reglamentos, decretos, acuerdos y
ordenes que el Director General de Pronósticos proponga al H. Consejo Directivo.
Solicitar a las Unidades Administrativas de PAP, las propuestas de iniciativa de decretos,
reformas, adiciones, derogaciones y abrogaciones a las disposiciones legales y normativas
en las materias de su respectiva competencia, que en su caso se requieran.
Ser enlace en asuntos jurídicos, con las áreas correspondientes de las Dependencias de la
Administración Pública Federal, de las Entidades Paraestatales y particulares con los que
la Institución tenga trato comercial o legal.
Compilar la legislación y la Juris prudencia en la materia de competencia de Pronósticos.
Gerencia de Relaciones Públicas
Participar en la organización y coordinación de los diferentes eventos y reuniones

oficiales de trabajo de la institución.
Mantener la comunicación interna (personal y funcionarios de la Institución) y externa
(funcionarios públicos y privados) con quienes la Dirección General tenga una relación
oficial de trabajo.
Informar a la Dirección General sobre la percepción ciudadana que tienen de la
Institución los segmentos de la población, público consumidor y ciudadanía en General.
9
Pronósticos para la Asistencia Pública. Plan de Desarrollo Institucional [en línea].México, [ref.:18 de marzo de
6
Coordinación Técnica
Fungir como Secretario del H. Consejo Directivo y llevar acabo el seguimiento y control
de los acuerdos tomados por este cuerpo colegiado.
Vigilar el cumplimiento y observancia de las disposiciones que regulan el desempeño de
la Institución, así como de las políticas dictadas por la Dirección General.
Coordinar y apoyar los estudios de mercado y soporte técnico, para modernizar los
equipos en puntos de venta de la Entidad.
Coordinar los análisis y estudios relativos a la modernización de equipos y sistemas para
concursos y sorteos, que permitan a la Institución competitividad en el mercado.
Mantener comunicación con Organizaciones e Instituciones de Lotería y Sorteos
Nacionales e Internacionales.
Realizar el seguimiento y control de los procesos originados por las querellas,
declaraciones de perjuicio, denuncias y peticiones formuladas por el organismo, así como
de aquellas en que tenga interés.
Subdirección General de Mercadotecnia
Elaborar conjuntamente con los Directores de Marca, la planeación del Mercadeo y la

fijación de metas anuales de ventas.
Vigilar el crecimiento comercial de los productos existentes y evaluar su comportamiento
por sectores, regiones y plazas para tomar decisiones en materia de promoción y
publicidad.
Apoyar campañas publicitarias y promociónales de los productos y analizar los resultados
obtenidos en cada una de ellas bajo el esquema costo beneficio.
Negociar con las agencias publicitarias la calidad y costo de las campañas de acuerdo al
público objetivo.
Garantizar la transparencia, legalidad, y confiabilidad de todos y cada uno de los
concursos y sorteos de la Institución.
Representar formalmente a la Institución en foros Nacionales e Internacionales de la
industria de concursos y sorteos.
Desarrollar nuevas tecnologías, productos y sistemas innovadores en materia de concursos
y sorteos.
Subdirección General de Ventas
Elaborar y presentar los planes, programas y estrategias de ventas anuales a la Dirección

General para su autorización.
Fijar y rediseñar las metas de ventas de cada una de las Subdirecciones Regionales de
venta según el programa o comportamientos de estas.
Elaborar los planes y programas para elevar y mantener el nivel de venta de aquellas
agencias cuyo rango están consideradas como altamente rentables
Incrementar las ventas en Pronósticos.
7
Dirección Técnica
Coordinar y administrar la red informática interna de la institución, así como la sala de

computo que controla la toma de participaciones de los concursos y sorteos de
Pronósticos.
Supervisar la atención que se proporcione a las reclamaciones presentadas por agentes y
concursantes, relacionadas a boletos no emitidos, caducos, etc.
Coordinar la atención y solución a la problemática presentada en el área de “línea de
emergencia” por las agencias autorizadas, relativas a la operación y funcionamiento de
las terminales en línea.
Dirección Administrativa
Dirigir los procesos de planeaciòn, organización y control de administración de personal,

recursos materiales, servicio medico, servicios generales y seguridad, en áreas centrales
y oficinas de representación foránea, y vigilar que cumplan con la normatividad vigente.
Supervisar que las adquisiciones de bienes y servicios se realicen de acuerdo a la Ley de
Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a los acuerdos del
Comité de Adquisiciones, programas y al presupuesto autorizado, así como supervisar
que la selección de proveedores se realice con base en los criterios establecidos para tal
efecto.
Controlar el suministro de Bienes y Servicios a las áreas de la Institución.
Dirección de Finanzas
Coordinar la elaboración e integración del presupuesto anual de ingresos y egresos de la

Institución y dar seguimiento a su ejercicio.
Coordinar la elaboración de informes relativos a Cuenta de la Hacienda Pública, a los
convenios de Balance de la Operación y demás que soliciten las instancias reguladoras.
Supervisar la elaboración de registros contables así como de Estados Financieros.
Disponer que se reserven los recursos financieros y fondear las cuentas bancarias de la
Institución para cubrir sus requerimientos diarios y atender sus compromisos.
1.5 Marco Jurídico
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.
Ley de Planeación
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento
Ley General de Bienes Nacionales
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado
Ley Federal de Juegos y Sorteos
Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Estado.
Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores
8
Ley del Impuesto sobre la Renta
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Código Fiscal de la Federación
Código de Comercio
Código Civil en Materia de Fuero Común y para toda la República en Materia de Fuero
Federal.
Código Penal en Materia de Fuero Común y para toda la República en Materia de Fuero
Federal.
Código de Procedimientos Civiles en Materia de Fuero Común y para toda la República
en Materia de Fuero Federal.
Código de Procedimientos Penales en Materia de Fuero Común y para toda la República
en Materia de Fuero Federal.
Decreto de Creación de Pronósticos para la Asistencia Pública
Reglamento del Consejo Directivo y del Director General de Pronósticos Deportivos para
la Asistencia Pública
Reglamento de Agentes de Pronósticos Deportivos para la Asistencia Pública
Reglamento de los Concursos y Sorteos Progol, Prohit, Melate-Revancha, Tris de
Números, Pronósticos Rápidos, Chispazo y Pronósticos Interactivos.
Demás tratados Internacionales, legislación y normatividad de carácter constitucional,
civil, fiscal, laboral, mercantil, penal y administrativa, vigente que sea acorde con el
objeto y funcionamiento de la Entidad.10
1.6 Situación actual de los Archivos de Pronósticos para la Asistencia Pública
1.6.1 Tipos de Archivos
Pronósticos para la Asistencia Pública en su carácter de Entidad de la Administración

Pública Federal, tiene en su haber numerosos Archivos de Trámite11 los cuales por lo
general son organizados y controlados por personal secretarial de base o confianza, de
gran parte de unidades administrativas de la Entidad, tanto en las instalaciones que
ocupa Pronósticos en Insurgentes Sur No.1397, como a nivel foráneo, en las principales
ciudades de todo el país: Guadalajara, Monterrey, Culiacán, Mérida.
Siguiendo la línea de los Archivos de Trámite, encontramos los que cuentan con
características especificas respecto a su tipología documental, control y normatividad.
1. Archivo de Recursos Humanos: Este archivo depende de la Gerencia de Recursos

Humanos, y se encarga de organizar y controlar expedientes de personal operativo y
mandos medios así como de llevar la nómina correspondiente.
10
Pronósticos para la Asistencia Pública. Facultades de cada Unidad Administrativa. [en línea] México [ref. de 20
de marzo de 2005] Disponible en Web: < http://www.pronosticos.gob.mx/Transparencia/facultadesm.htm>
11
Unidad responsable de la Administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa. Cfr. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos: Diario oficial de la federación, 20 de febrero 2004. p.2
9
2. Archivo de Contabilidad: A partir de la Gerencia de Contabilidad se desprende este
archivo, que debido a las actividades cotidianas que este desarrolla, e importancia,
es el que genera mayor volumen documental en la Entidad. La normatividad por la
cual se rige, son aquellas Disposiciones aplicables al Archivo Contable
Gubernamental entre la que destaca la Norma No. 9 de Archivo Contable.12
3. Archivo de Cuentas Corrientes de Agentes: Es el encargado de controlar y

contabilizar los estados de cuenta de todos los agentes de la Entidad, de igual
manera se rige por las Disposiciones aplicables al Archivo Contable
Gubernamental.
4. Archivo de Agentes autorizados por Pronósticos: Surge a partir de la Gerencia

Administrativa de Ventas, y se encarga de custodiar expedientes de todos los
agentes de ventas que laboran para Pronósticos, tanto a nivel metropolitano como
en las diferentes ciudades al interior del país y cuya función primordial descansa en
garantizar la adecuada actuación y manejo de dinero en cumplimiento a un contrato
de comisión mercantil, en el que se compromete el agente a liquidar oportunamente
el importe de su venta.
5. Archivo Clínico: Este archivo depende de la Gerencia de Servicio Médico y se

conforma por expedientes de los derechohabientes de PAP, que asisten a la consulta
médica interna, se encuentran regulados por la Norma Oficial Mexicana NOM-168-
SSA1-1998, del Expediente Clínico, así mismo y de acuerdo a la LFTAIPG, los
expedientes contenidos en su custodia son clasificados como confidenciales.
6. Archivo de Proveedores del Servicio Médico: Pertenece a la misma Gerencia y sus

funciones son la recepción y control de documentos relacionados con los
proveedores del servicio médico (hospitales, médicos especialistas, laboratorios,
farmacias y ópticas) a fin de asegurar una adecuada comunicación interna y externa
con dichos proveedores.
7. Archivo Jurídico: Custodia información de la Dirección y Subgerencia Jurídica, la

función principal de este archivo consiste en recibir, registrar y controlar la
correspondencia entre ambas unidades administrativas y con exterior, organizar y
custodiar aquella documentación de tipo jurídico que genera la Entidad para la toma
de decisiones.
12
La Norma 9 de Archivo Contable se refiere a aquellas Disposiciones Aplicables al Archivo Contable
Gubernamental y cuyo objetivo atiende al “Artículo 2, párrafo segundo del Acuerdo Publicado en el Diario Oficial
de la Federación del 25 de agosto de 1998 (anexo A), a fin de hacer del conocimiento de las dependencias y
entidades del Sector Público Federal, las disposiciones que emite la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, a
través de la Unidad de Contabilidad Gubernamental para la guarda, custodia y conservación, de los archivos
contables, así como para su destrucción”. SHCP, Normas de Archivo Contable, Subsecretaria de Egresos, México,
2002, p. 164.
10
Archivo de Concentración13
Ubicado en el tercer piso de la Entidad, al que transfieren documentación de todos los archivos
de trámite mencionados, así como las diferentes unidades administrativas. El fundamento legal
que se utiliza para el control de su documentación, son las Normas y Políticas de los Sistemas
Red de Archivos del Gobierno Federal y las Normas de proceso de baja de documentación
contable, cuya aplicación únicamente se remite a la utilización de un vale de préstamo y el
proceso de baja de documentación contable. No se cuentan con instrumentos de descripción
como inventarios o un catálogo de disposición documental.
Cabe mencionar que Pronósticos no ha tenido previamente un tratamiento archivìstico, sus

archivos se rigen únicamente por las disposiciones contables y legales de acuerdo a la tipologìa
documental que manejan, careciendo de políticas de recepción, préstamo, transferencia, control,
depuración, así como reglamentos internos, manuales de procedimientos entre otros.
A partir de la entrada en vigor de la LFTAIPG en el año 2002, surge una nueva la cultura del
acceso a la información, lo que hizo que se incluyeran criterios para su clasificación como:
reservada y confidencial, así como la implementación de políticas para la protección de datos
personales en las Entidades y Dependencias del Gobierno Federal, requiriendo que todos
aquellos expedientes o documentos que por sus características contaran información de este
tipo, les fueran incorporadas las medidas y procedimientos necesarios para dar cumplimiento
con lo estipulado en la misma Ley, en su reglamento y en los Lineamientos Generales para la
clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la APF
responsabilidad que recaería en las Unidades de Enlace y en los Comités de Información,
Pronósticos no fue la excepción y partir del 2002 incorporó esta legislación, que se vio reflejada
en la utilización de sellos con leyendas de clasificación para expedientes clasificados con este
carácter.
Respecto a las características del personal y los locales de archivo destacar los siguiente:
Personal
El personal que labora en los archivos, no cuenta con los conocimientos básicos en
Archivonomía, pero es de reconocer en algunos de ellos su dedicación y creatividad para
implementar de acuerdo a las necesidades cotidianas, aquellas innovaciones y cuestiones
prácticas en beneficio de sus archivos y de la propia Entidad.
Locales de archivo
Uno de los mayores problemas que presentan los archivos de PAP son los inadecuados locales
que tienen para los archivos de trámite y concentración, careciendo de espacios apropiados de
acuerdo a las necesidades de cada archivo, considerando el volumen documental, el peso, y las
medidas de seguridad e higiene que estos deben tener.
13
Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades
administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. . Cfr. Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos, Op. cit., p.2
11
1.6.2 Objetivos, Funciones, Importancia
Desde nuestro particular punto de vista los objetivos que los Archivos en la Entidad deben
cubrir a mediano y largo plazo son los siguientes:
Objetivos:
Implementar un sistema de archivos de acuerdo a los principios básicos de

Administración de Documentos14 y de los procesos técnicos archivísticos a fin de
permitir la adecuada organización de la documentación existente en los archivos de la
Entidad.
Contar con Políticas de organización, conservación, descripción, valoración, y

disposición documental, para las Unidades de Archivo en la Entidad, de acuerdo a la
Legislación Archivística vigente para los archivos de la Administración Pública Federal.
Utilizar programas de gestión documental para los archivos de la Entidad, considerando

a futuro el uso de las tecnologías de la información.
Concientizar a los servidores públicos encargados del manejo de archivos, así como a los
usuarios sobre la importancia y funciones de los archivos de acuerdo al ciclo vital de la
documentación, a fin de romper con los paradigmas que existen actualmente en torno a
ellos.
A nivel Organización, homogenizar criterios, asegurar un control efectivo y ordenado

sobre la documentación, diferenciar lo que es documentación de archivo y apoyo
informativo, a fin de evitar acumulación innecesaria de papel, garantizar el acceso del
usuario a la informacion pùblica gubernamental, agilizar la gestión, ahorrar espacio en
los edificios, optimizar los recursos y prestar un servicio ágil a través de la organización
de sus fondos de archivo y eliminación de aquellos que no sean susceptibles de
conservar.
Funciones:
Archivo de Trámite
• Brindar un adecuado manejo y control de la documentación activa de cada una de las

Unidades Administrativas de la Entidad, brindándoles un adecuado servicio para el
desempeño de sus funciones, mediante el correcto seguimiento, recuperación, organización,
conservación y préstamo de los documentos institucionales.
14
Destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final
de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en su manejo a lo largo del ciclo de vida.
Posibilita el tratamiento de los fondos desde la creación hasta el depósito definitivo en el archivo histórico.
12
• Transferir de manera oportuna y correcta la documentación cuyo período de conservación
en el Archivo de trámite haya concluido, permitiendo con ello la optimización de los
recursos archivìsticos y evitando el cúmulo innecesario de documentación dentro de las
diversas áreas de la Institución.
Archivo de Concentración
Recepción y manejo de documentación semiactiva transferida por las Unidades de

Archivo de Trámite, conservándola de manera precaucional y manteniéndola
debidamente organizada para su fácil localización y consulta.
Retirar y depurar de manera oportuna y correcta la documentación institucional cuyos

valores primarios hayan prescrito, aplicando adecuadamente los instrumentos y técnicas
establecidos dentro de la Institución para la disposición documental y la selección de
material con carácter histórico.15
En el caso de las funciones que desarrollan los archivos contables de acuerdo a su ciclo
vital, seria clasificar, custodiar, ordenar, y controlar documentación contable,
financiera, presupuestaria, económica, fiscal y de auditoria conforme a la normatividad
vigente.16
Para ambos archivos entre sus funciones habrá que describir la documentación a fin de
hacer accesible la información mediante los distintos instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.17
Importancia:
• Ubicar al archivo como una área de vital importancia, encargada de la organización,

preservación, conservación, descripción, y en su caso, difusión de su acervo documental
Institucional, conservando realmente lo sustancial, permitiendo el fácil acceso a la
información, así como la acumulación ordenada y controlada de la documentación.
• Dejar de lado la conceptualización antigua de los archivos como bodegas donde se guarda
papel “muerto” y establecer una identidad y nueva visión, como verdaderos centros
documentales encargados de preservar la memoria institucional.
15
A.G.N, Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno
Federal, 1986, México. p. 7
16
SHCP, Normas de Archivo Contable, Subsecretaria de Egresos, México, 2002, p. 165-166
17
CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, 2ª. Ed; Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez,
Ediciones Pirámide, 1996. p. 255
13
1.6.3 Tipología Documental
Los archivos de trámite que por lo regular son organizados por personal secretarial se
integran por documentación del tipo: Oficios, notas informativas, control de guardias de
fin de semana, minutas, y expedientes personales de control interno.
Sus demás archivos, en el caso del contable cuenta con documentación de: pólizas de
diario, pólizas de ingreso y egreso con sus respectivos soportes, libros contables, estados
financieros, conciliaciones bancarias.
En el archivo de la Cuenta Corriente de Agentes encontramos: expedientes de la cuenta

corriente de agentes de ventas del área metropolitana y del interior del país, que se
encuentra a su vez integrado por: ventas, pagos, y comisiones de cada agente (activos y
bajas).
Cuenta con una extensa tipología documental en Asuntos Jurídicos por mencionar
algunos: Actas de los sorteos, Juicios laborales, Penales, Civiles, Administrativos,
Contratos, Denuncias, Notificaciones, Amparos, entre otros.
No podemos excluir la documentación concerniente a Recursos Humanos como son:

Expedientes de personal, de nómina, capacitación, etc.
Así mismo se conserva un elevado volumen de expedientes de agentes y agencias de

ventas a partir de que inicia su operación la Entidad en 1978, dichos expedientes se
conforman principalmente con los contratos de comisión mercantil y de afianzamiento
(póliza de fianza).
También se considera la documentación de tipo clínico, ya que la Institución

proporciona servicio médico al personal que labora en ella, encontrando: expedientes
clínicos de derechohabientes y que consideran como información confidencial,
expedientes de proveedores al servicio médico con este mismo carácter de
confidencialidad, donde se encuentran los datos personales de los médicos especialistas
y demás información relativa a farmacias, ópticas, hospitales, laboratorios, con los que
tiene relación PAP.
Por último, aquella documentación única en su tipo, relativa a concursos y sorteos que
desarrolla Pronósticos y que en la mayoría de los casos es documentación reservada,
donde la Subdirección General de Mercadotecnia es la Unidad Administrativa
responsable de esta documentación: Expedientes de planes y programas en
mercadotecnia, publicidad en medios de comunicación, desarrollo de nuevos productos,
expedientes de operación de la marca, ventas por producto. Investigación y desarrollo
en loterías, concursos y sorteos internacionales, juegos especiales, desarrollo de nuevos
productos o modificaciones a los existentes, promoción, publicidad y negociación con
medios de comunicación, las que contemplan expedientes sobre tarifas en medios de
comunicación, realización de sorteos y concursos; con documentos donde aparecen los
resultados de los concursos en los medios de comunicación, mantenimiento de los
equipos de sorteo, números ganadores, etc.
14
CAPÍTULO 2
PRINCIPIOS TEÓRICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS

DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO.
2.1 Antecedentes de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental (LFTAIPG)
Quisiéramos iniciar este capitulo analizando conceptos tales como: qué es una Ley Federal, a
qué se refiere el concepto de transparencia y acceso a la información pública, ya que son
conceptos básicos dentro de este trabajo de investigación.
Ley Federal: “Es el tipo de norma jurídica dictada por el poder público; tiene como finalidad el
encauzamiento de la actividad social hacia el bien común. La Ley se redacta, generalmente, a
manera de formulas o sentencias breves que facilitan su conocimiento y aplicación. para regir en
todo el territorio de la República, expedidas por el Poder Legislativo Federal y son, asimismo,
obligatorias en todo el territorio nacional”. 18
A partir de los objetivos de la LFTAIPG podemos construir un concepto al respecto de la

transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental, diciendo que son aquellas
acciones que permitirán exponer de manera clara la gestión pública mediante la difusión de la
información contenida en los documentos que generen, obtengan, adquieran, transformen o
conserven en la Administración Pública Federal, a fin de proveer lo necesario para que toda
persona pueda tener acceso a la información19 mediante procedimientos sencillos y expeditos,
favoreciendo la democracia, rendición de cuentas, participación ciudadana y protección del
derecho a la vida privada.20
Hablando propiamente de los antecedentes de la LFTAIPG se considerarán tres elementos

importantes que han influido para que surgiera:
I. El Derecho a la Información es contemplado en la Constitución Política de los

Estados Unidos Mexicanos a partir del año de 1977, en el Capitulo I , de las
Garantías Individuales, artículo 6°.21
II. Los compromisos políticos adquiridos en el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.
18
SALAZAR MOTO, Efraín: Elementos de Derecho, 37ª. Edición, México, ed. Porrua, 1991, p.5-44
19
El acceso a la información entendido como derecho de los ciudadanos para el uso, recuperación, y consulta de la
información, como parte del Patrimonio Documental y de acuerdo a normas vigentes.
20
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, DOF. 11/junio/2002, p. 1-2
21
El articulo 6º. Constitucional menciona lo siguiente:“La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna
inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque
algún delito o perturbe el orden publico; el derecho a la información será garantizado por el Estado. Cfr.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 133ª. Ed., México, Editorial Porrua, 2000. p. 11-12
15
III. Los acuerdos Internacionales para el combate de la corrupción promulgados por
Instituciones mundiales, donde México y otros países Latinoamericanos son
invitados a unirse a esta cultura. 22
El contenido Legal de la LFTAIPG tiene su antecedente en los principios que marca la

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, ya que a partir de artículo 6°
constitucional se establece la obligación del Estado de garantizar el derecho a la información y a
externar opinión libremente, con lo cual, el acceso a la información gubernamental, es
considerado una garantía constitucional del ciudadano, que brinda certidumbre y confianza a los
actos del gobierno.23
El Artículo 6° al sufrir una reforma24, pretendió garantizar que el Estado permitiera por
conducto de diversos medios de comunicación que los Partidos Políticos manifestarán de
manera regular la diversidad de sus opiniones, lo que convirtió a este derecho en una garantía
social e individual, y que redituaría por principio en libertad de expresión, y después en un
derecho de información de donde se desprende la obligación del Estado de dar información y un
derecho del gobernado de exigirla.
Es de considerar también el artículo 8° de nuestra Carta Magna que consagra el derecho de

petición, muy relacionado con el derecho a la información, donde todo individuo puede dirigirse
de manera respetuosa a la autoridad, sin que se encuentre limitado en cuanto a la materia de la
solicitud, quedando la autoridad obligada a responder al particular, en este sentido se considera
que la solicitud puede consistir en una petición de información.25
La LFTAIPG tiene como otro de sus antecedentes el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006,
que relación al acceso a la información menciona textualmente lo siguiente:
“El Ejecutivo Federal actuará con transparencia en el ejercicio de sus facultades, por lo que los
servidores públicos de la Administración Pública Federal estarán obligados a informar con
amplitud y puntualidad sobre los programas que tienen encomendados, en términos de logros
alcanzados y recursos utilizados. Las decisiones gubernamentales tienen que ser transparentes,
por lo que deberán estar abiertas al escrutinio público, con excepciones muy claramente
definidas en relación con la seguridad de la nación.. Esto debe realizarse mediante normas
perfectamente definidas y conocidas por los servidores públicos, por el conjunto de la
ciudadanía, buscando evitar errores por desconocimiento de las faltas ocasionadas por la mala fe
o la deficiente actitud de quienes prestan el servicio público a la ciudadanía. Las reglas de
acceso a la información gubernamental tienen que ser las mismas para todos los interesados en
22
LIZÀRRAGA MÉNDEZ, Rubén: Memoria de la Jornada Estatal de Consulta Ciudadana sobre Derecho de
Acceso a la Información Pública en el Estado de Sonora: El Acceso a la Información Pública como Derecho
Fundamental,[en línea].México, [ref: de 7 de abril de 2005] Disponible en Web:
<http://www.congresoson.gob.mx/ponencias/mesa1/1-11.pdf >
23
H. CONGRESO DE LA UNIÓN: Debate de la Nueva Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental. 24/04/02 T.46 H. 3 .
24
Decreto publicado en el DOF el 6 de diciembre de 1977, a fin de asegurar el derecho a la Información como
garantía para todos los ciudadanos.
25
CONGRESO DE LA UNIÓN, Exposición de Motivos de la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Información Pública Gubernamental, presentada el 4/12/01, p. 3
16
la actividad del gobierno. Informar de manera transparente y oportuna debe ser una constante en
todas las dependencias de la Administración Pública Federal.”26
El cual se presenta como una estrategia del Gobierno para fortalecer la eficiencia, honestidad y
legitimidad de la gestión pública mediante el impulso de: la calidad, la innovación la
optimización costos-beneficios, transparencia, rendición de cuentas, y el combate a la
corrupción.
Por último, otro de los aspectos que influyeron de manera importante para que surgiera la Ley
fue que a nivel internacional y “con motivo de promover consensos políticos y económicos, el
Banco Interamericano de Desarrollo, el Banco Mundial, el Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo y la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, conocido tal
consenso, como los objetivos de desarrollo del milenio (ODM) impusieron para los Países de
América Latina entre los cuales se encuentra México, un compromiso, entre otros, el de
promover sistema de monitoreo orientados a la medición y evaluación de resultados que
faciliten una mayor transparencia, rendición de cuentas e incentivos para el buen desempeño,
que no tienen otro objetivo que el de combatir la corrupción”.27
2.2 Génesis de la LFTAIPG
Tras analizar diversos documentos que hacen referencia al proceso de creación de la LFTAIPG
nos encontramos con diferentes publicaciones en la materia, las cuales han resultado buena
fuente de información del tema que nos trata, aunque la evidencia más tangible fue analizar el
Diario de Debates de la Cámara de Diputados, conteniendo la Exposición de Motivos, Debate, y
Decreto de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Considerando ambas referencias se presentan las cuatro propuestas que fueron tomadas en
cuenta para la Génesis de la Ley y que como dato histórico se tuvo que dejar transcurrir 24 años
para que surgiera una normatividad en materia del derecho a la información después que se
diera la última reforma del Artículo 6° Constitucional en 1978, cuando se incluye este derecho
como garantía individual.
Propuestas para la Génesis de la LFTAIPG:
1. La Iniciativa de Ley Federal de Comunicación Social, presentada al Congreso el 22 de

abril de 1997 por los grupos parlamentarios del Partido de Acción Nacional (PAN) de la
Revolución Democrática (PRD) y del Trabajo (PT), que, aunque con un contenido más
amplio, incluirá un capítulo especifico en materia de acceso a la Información.28
2. La Iniciativa de Ley presentada por el Ejecutivo Federal el 4 de diciembre del 2001 que
señala su origen bajo un proceso democrático, ya que se elaboró tomando en cuenta la
26
PODER EJECUTIVO FEDERAL: Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006, Gobierno de los Estados Unidos
Mexicanos, Presidencia de la República, México, 2001, p. 45
27
LIZÀRRAGA MÉNDEZ, Rubén, Op. cit., p. 3
28
LÓPEZ AYLLÓN, Sergio, Comentarios a la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información presentada por el Ejecutivo Federal al Congreso de la Unión, Cuestiones Constitucionales, Revista
Mexicana de Derecho Constitucional: 2002, Núm.7, (julio-diciembre) p. 261-274
17
opinión, las propuestas y las criticas de los ciudadanos mexicanos que participaron en la
Consulta Nacional que para este fin se llevó a cabo.29
Esta iniciativa de Ley justifica ampliamente su trabajo, refiriendo que el acceso a la información
es una de las tareas más importantes para la democracia nacional, en la que tanto el gobierno
como los ciudadanos tendrán participación en el ámbito público, así mismo será un poderoso
mecanismo de combate a la corrupción pública, habiendo que considerar también que un Estado
transparente será por consecuencia más eficiente y que generará un flujo confiable de
información.
Un dato que nos parece interesante rescatar de esta iniciativa de Ley, son los principios
constitucionales bajo los cuales menciona debe ser elaborada.
Principios constitucionales que se consideraron para elaborar la LFTAIPG
Como garantía Individual debe otorgar el derecho a cualquier persona y no solo a ciudadanos
mexicanos.
Establecer la obligación estricta, por parte de los servidores públicos federales, de

observar las disposiciones de la Ley, en cuya violación será causa de responsabilidad
administrativa, de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los
Servidores Públicos.30
Delimitación de la información reservada y confidencial, el cual marca algunos límites

señalados de manera expresa y especifica en la Ley, para lo que se consideró estándares
internacionales aceptados en la materia y justificados por un equilibrio entre el derecho
a la información y la protección del interés público. A nivel personal es un aspecto que
llama nuestra atención en la Ley, ese equilibrio que marca entre la información que se
puede transparentar y la que por su carácter es sujeta a protección de información y es
clasificada como confidencial o reservada.
Regulación complementaria entre la protección de datos personales, y el derecho a la

información para lograr una correcta armonía entre uno y otro derecho, especificando lo
más posible sus alcances.
3. Como tercera propuesta para la Génesis de la LFTAIPG se encuentra la Iniciativa de Ley

de Acceso a la Información Pública Gubernamental presentada por un grupo de
diputados del Partido de la Revolución Democrática (PRD) el 6 de diciembre de 2001,
que retoma con ligeras modificaciones, el proyecto preparado por una coalición de la
sociedad civil31 integrada por un grupo de destacados académicos y periodistas,
29
LÓPEZ AYLLÓN, Sergio, Op. cit., p. 11
30
CONGRESO DE LA UNIÓN: Exposición de Motivos de la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental, presentada el 4/12/01, p. 5
31
DOYLE Kate: Comentarios sobre la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, Derecho Comparado de la Información: 2003, Núm. 2, (Julio-diciembre) p.161-170
18
respaldados por varios importantes periódicos nacionales conocidos como el “Grupo de
Oaxaca”, demostrando el interés de la sociedad civil en la materia.32
El surgimiento de esta Iniciativa se dio a partir de las propuestas de Ley sobre el derecho de
acceso a la información pública, para lo cual se tuvo que escuchar y atender a numerosos grupos
sociales integrados por diversas instituciones de educación superior, organizaciones no
gubernamentales, así como a los principales medios de comunicación impresos de todo el país,
diputados y grupos parlamentarios signantes de la iniciativa de Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental .33
Posteriormente estos grupos después de haber celebrado diversas reuniones de discusión,

redacción, análisis y estudio, concretaron una propuesta a través de diversos procedimientos y
actos, el libre acceso de las personas a toda la información que es generada con los recursos
provenientes del erario público.34
4. Por último encontramos la Iniciativa de LFTAIP en relación con los Actos

Administrativos y de Gobierno del Poder Ejecutivo de la Unión, presentada al Congreso
el 11 de julio de 2001 por el diputado Luís Miguel Barbosa Huerta, integrante del grupo
parlamentario del Partido de la Revolución Democrática (PRD).
La Comisión de Gobernación y Seguridad Pública del Congreso de la Unión fue la encargada de

la revisión y dictaminación de todos los proyectos que se elaboraron de manera simultanea para
encontrar los puntos de convergencia y ponderar las diferencias, que existieron en estos
proyectos, con el la finalidad de crear la Ley.
Es así como la Ley en su versión terminada representa un término medio entre dos de las
propuestas que se presentaron en el Congreso durante 2001, la Iniciativa de Ley presentada el 6
de diciembre de 2001 por los diputados del Partido de la Revolución Democrática (PRD) y la
presentada en julio del mismo año, por el diputado Luís Miguel Barbosa.
Por otra parte, se tuvo que considerar para la Génesis de la LFTAIPG, que en varios estados de
la República se elaboraron y se presentaron ante los congresos estatales distintas iniciativas en
materia de acceso a la información, de las cuales únicamente han sido aprobadas las
correspondientes a 14 estados: Sinaloa, Aguascalientes, Coahuila, Colima, Distrito Federal,
Durango, Guanajuato, Jalisco, México, Michoacán, Morelos, Nuevo León, Querétaro, San Luís
Potosí.
Es preciso comentar que para el diseño de la Ley fue necesario revisar la experiencia
internacional en materia de acceso a la información, ya que muchos países contaban con un
avance sustancial en este tipo de legislación.
Por último mencionaremos que el 30 de noviembre del 2001, el Presidente Vicente Fox a través
de la Secretaria de Gobernación, entrega a la Cámara de Diputados la Iniciativa de la LFTAIPG
32
LÓPEZ AYLLÓN, Sergio, Op. cit., p. 262-4
33
H. CONGRESO DE LA UNIÓN, Exposición de Motivos..., Op. cit., p. 1
34
Ibidem, p.2
19
después de la aprobación por unanimidad de las cámaras del Congreso mexicano el 30 de abril
de 2002.35
La Ley fue aprobada por unanimidad en el pleno de la Cámara de diputados en abril de 2002 y
publicada el 11 de junio del mismo año en el Diario Oficial de la Federación.
La LFTAIPG sufre una reforma donde es derogada la Fracción I del articulo 22 y publicada en
el Diario Oficial de la Federación el 11 de Mayo del 2004.
Artículo 22
No se requerirá el consentimiento de los individuos para proporcionar los datos personales en
los siguientes casos:
I. (Se deroga).36
Esta Fracción refería lo siguiente:
“Los necesarios para la prevención o el diagnóstico médico, la prestación de asistencia médica a

la gestión de servicios de salud y no pueda recabarse su autorización.”
2.3 Contenido de la LFTAIPG
Los objetivos generales que marca la LFTAIPG son los siguientes37:
Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante
procedimientos sencillos y expeditos.
Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los

sujetos obligados.
Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados.
Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el

desempeño de los sujetos obligados.
Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.
Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de

derecho.
Para alcanzar estos objetivos, se establecen tres obligaciones generales para las dependencias y
entidades federales.
35 DOYLE, Kate, Op. cit., p.1

36 LFTAIPG, Op. cit., p.7
37 Ibidem, p. 2-3
20
1. Transparencia: Toda la información pública debe difundirse permanentemente.
2. Acceso a la Información: Las dependencias y entidades deberán entregar la

información que soliciten los particulares, salvo la clasificada como reservada o
confidencial.
3. Administración Informativa: Se deben optimizar y homologar las normas,

criterios, mecanismos y procedimientos para clasificar, catalogar, archivar,
conservar, actualizar y publicar la información.
Sergio López Ayllon en sus comentarios sobre la Iniciativa de la LFTAIPG señala los ejes
alrededor de los cuales fue diseñada la Ley y menciona las características de cada uno de ellos,
lo cual nos parece interesante y oportuno rescatar.
1. Primer eje: ámbito de aplicación amplio
“La primera característica novedosa de la Ley, es su extenso ámbito de aplicación, es la única

Ley en el mundo que tiene un ámbito de aplicación tan extenso.
La Ley se aplica al conjunto de los órganos estatales federales, es decir los poderes Ejecutivo,
Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos (Banco de México, Instituto
Federal Electoral, Comisión Nacional de Derechos Humanos y las universidades públicas
autónomas) y a los tribunales administrativos y de manera indirecta, a las entidades de interés
público (por ejemplo, los partidos políticos) y a cualquier persona que reciba recursos públicos.
2. Segundo eje: obligaciones de transparencia
Para asegurar el acceso a la información menciona que todos los órganos del Estado deberán
poner a disposición del público, de manera permanente, actualizada y en la mayor medida de lo
posible en Internet, un conjunto de información que permitirá que los ciudadanos tengan un
conocimiento directo de las funciones, acciones, resultados, estructura y recursos de los órganos
del Estado.
Para lograr la mayor transparencia posible se presentará información de los presupuestos

asignados, su monto y ejecución, las observaciones de las contralorías o de la entidad superior
de fiscalización al desarrollo del ejercicio presupuestal, los sueldos y prestaciones de los
servidores públicos, los programas operativos, los trámites y servicios, el marco normativo, los
programas de subsidios, las concesiones y permisos, las contrataciones públicas, así como la
información sobre la situación económica, financiera y de la deuda pública.
Con lo cual se permitirá que los ciudadanos tengan a su disposición los indicadores más
importantes de la gestión pública reduciendo los costos de operación de la Ley ya que, en lugar
de procesar solicitudes individuales, la información más significativa estará siempre a disposición
de quien la requiera por Internet.
21
3. Tercer eje: el acceso a la información
La Ley marca el procedimiento que deberán seguir los particulares para requerir a las autoridades
el acceso a documentos administrativos en particular.
El procedimiento considera dos instancias:

La primera ante la dependencia o entidad que tiene la información.
La segunda, en revisión administrativa, ante la Comisión de Garantías de la Información, órgano
que desempeñaría funciones similares a las de un tribunal administrativo especializado.
La Ley obliga a todas las dependencias y entidades a designar una unidad de enlace. La función
de ésta es doble: por un lado es la "ventanilla" única a través de la cual los ciudadanos podrán
presentar sus solicitudes de acceso a la información.
Con lo cual se libera a los ciudadanos de la carga del procedimiento y se acentúa la obligación de
la administración de entregar la información que se le requiera.
El procedimiento de acceso deberá durar un máximo de veinte días hábiles, es decir, un mes
calendario. Este plazo podrá ampliarse por un periodo igual cuando existan causas justificadas,
entre otras, la complejidad de la búsqueda, y siempre y cuando se notifique al solicitante.
El procedimiento busca lograr simplicidad, eficiencia y adecuarse a la realidad de las

dependencias de la administración pública, en particular en lo que respecta a la falta de
organización de los archivos administrativos.
4. Cuarto eje: las instituciones
El cuarto eje de la Ley lo constituyen las instituciones responsables de su aplicación e

interpretación. En el caso del Poder Ejecutivo Federal, se prevé la creación de una comisión
especializada como un órgano administrativo con autonomía de operación, presupuestal y de
decisión.
Esta órgano será el IFAI el cual cumplirá principalmente con cuatro funciones:
Ser el órgano regulador en materia de información para el gobierno federal.
Resolver, mediante un procedimiento en forma de juicio y de manera similar a como lo

haría un tribunal administrativo, las controversias que se generen entre los particulares y
la administración.
Será última instancia para las autoridades, pero sus decisiones estarán sujetas a control
judicial. Supervisar el cumplimiento de la Ley y, en su caso, reportar las violaciones a los
órganos de control internos.
Finalmente, la cuarta función es la de promover el ejercicio del derecho de acceso entre

los ciudadanos y generar una nueva cultura del manejo de información, tanto entre los
servidores públicos como entre los ciudadanos.
22
La autonomía de este órgano se garantiza en varios niveles:
A través de la autonomía de decisión, es decir, la comisión no estará subordinada a

autoridad alguna y adoptará sus decisiones con plena independencia.
Mediante la integración de un cuerpo colegiado de decisión de tres personas que deberán

reunir requisitos similares a los de los ministros de la Suprema Corte de Justicia y que
tendrán garantía de inamovilidad.
Mediante una amplia transparencia en la gestión de la comisión, la cual deberá hacer

públicas sus decisiones y rendir un informe anual.
Se le otorga plena autonomía presupuestaria y de gestión.
El autor comenta al respecto que el diseño de este órgano administrativo autónomo es uno de los
aspectos más debatidos de la Ley, el que tendrá la facultad de resolver en última instancia las
controversias en materia de acceso a la información, a fin de no sobrecargar al Poder Judicial, y
que deberá resolver los conflictos en materia de acceso que surjan entre los particulares y la
administración. Se trata de una especie de tribunal administrativo colegiado, constituido con
todas las garantías para asegurar independencia en sus decisiones, y sujeto a control judicial.
5. Quinto eje: acceso y protección de datos personales
La Ley contiene un capítulo dedicado a la protección de los datos personales con lo cual existe un
relación entre el acceso a la información y la protección de datos personales.
Así, se prevé que los sujetos obligados no podrán difundir, distribuir o comercializar los datos
personales contenidos en sus sistemas de información, salvo que haya mediado el consentimiento
expreso, por escrito o por otro medio que permita su autenticidad, de los individuos a los que
haga referencia la información.
Para estos efectos se considera como datos personales la información concerniente a una persona
física, identificada o identificable, entre otra la relativa a su origen étnico o racial, o bien la
referida a sus características físicas, morales o emocionales.
La principal característica de la Ley es que establece una serie de excepciones al acceso a la

información cuando se trate de información que, por su naturaleza, pueda generar riesgos al
interés público o afectar los derechos de tercero. Con lo cual esta Ley se presenta como un
equilibrio entre el derecho de acceso a la información y la protección de intereses legítimos.
Es así que esta Ley supone un esfuerzo serio por avanzar en la regulación de una de las vertientes
del derecho a la información, compleja por sus implicaciones, pero que constituirá, un punto de
inflexión en la vida del país”.38
38
LOPEZ AYLLÒN, SERGIO, Op. cit., p. 265-274
23
Por todo ello podemos considerar que la LFTAIPG en su estructura se observa completa,
considerando que para su articulación se tuvo que recurrir a la experiencia internacional en la
materia, principalmente a lo que respecta de la información reservada y confidencial,
desarrollando así mismo estudios de derecho comparado, y considerando la opinión de
periodistas, editores, académicos, abogados, activistas de la transparencia y organizaciones de
interés público y sociedad civil.
Un aspecto importante de la Ley para quienes nuestro objeto de estudio son los documentos y
archivos, es que entre sus objetivos considera el mejorar la organización, clasificación y manejo
de sus documentos y archivos39, lo que se percibe como un paso sustancial en la cuestión
archivística para México, dejando un antecedente del trabajo que se deberá desarrollar en torno a
los archivos de la Administración Pública Federal.
Sin lugar a dudas el que exista una legislación archivística40 es desde nuestra propia óptica el
primer paso para lograr una modernización necesaria en los archivos, a fin de que estos
desarrollen las funciones y objetivos para los cuales fueron creados. Es así con este contexto,
como el trabajo para lo archivistas en este momento empieza a ser contemplado, quedando como
antecedente ante la gran necesidad que existe de una legislación especifica en archivos a nivel
Federal, que regule las funciones y los servicios archivísticos, proteja la integridad y seguridad de
los archivos, establezca una adecuada planeación, organización, coordinación, control y
funcionamiento archivístico41considerando los recursos humanos, materiales, técnicos y
financieros, vitales para el funcionamiento de toda organización.
Por lo que en este momento, la LFTAIPG y los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos enfocan su atención en los aspectos técnicos que permiten el
acceso a la Información, e interesantes a considerar para un sistema archivístico eficiente. Sin
dejar de reconocer que la creación de esta Legislación es un paso sustancial para los archivos
gubernamentales en México.
2.4 Elementos de la LFTAIPG
La Ley Federal de Transparencia se encuentra constituida de la siguiente forma:
Titulo Primero- Disposiciones Comunes para los Sujetos Obligados

Capitulo I Disposiciones Generales..............................Art. 1 al 6
Capítulo II Obligaciones de transparencia.................... Art. 7 al 12
Capítulo III Información Reservada y confidencial ...... Art. 13 al 19
Capitulo lV Protección de Datos Personales...................Art. 20 al 26
Capítulo V Cuotas de Acceso.........................................Art. 27
39
LFTAIPG, Op. cit., p.3
40
Entendiendo por legislación archivística aquellas disposiciones legales y de normas que reglamenten el manejo de
documentos en todos los niveles: Ley-. marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos, históricos)
Normas.- que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y flujo de los documentos. Y sancione a quienes
contravengan lo dispuesto. Cfr. ALDAY GARCIA, Araceli: Introducción a la Operación de Archivos en
dependencias del Poder Ejecutivo Federal, México, ed. Archivo General de la Nación, p.18
41
Becerril, Ramírez Jaime, Legislación y Organización aplicable a los Archivos Privados: Propuesta de reglamento
de los servicios archivísticos, Tesis, (LA) ENBA, México,1999, p.5
24
Titulo Segundo- Acceso a la Información en el Poder Ejecutivo Federal
Capitulo I Unidades de Enlace y Comités de Información..........................Art. 28 al 32
Capitulo II Instituto Federal de Acceso a la Información Pública................Art. 33 al 13
Capítulo III Del Procedimiento de Acceso ante la Dependencia o Entidad...Art. 40 al 48
Capítulo IV Del Procedimiento ante el Instituto............................................ Art. 49 al 60
Titulo Tercero- Acceso a la Información en los demás Sujetos Obligados

Capítulo Único .............................................................................................. Art. 61 y 62
Titulo Cuarto- Responsabilidades y Sanciones

Capítulo Único-..............................................................................................Art. 63 y 64
Transitorios
Artículo primero al undécimo
Artículos Transitorios de Decretos de Reforma
Decreto por el que se deroga la fracción I del articulo 22 de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Publicado en El Diario Oficial de la Federación el 11 de mayo de 200442
2.5 Archivo General de la Nación y el IFAI
AGN
El aspecto fundamental que nos interesaría destacar de la propia LFTAIPG serían aquellos
artículos que atañen de manera directa a los archivos gubernamentales, en este caso la Ley es
clara al mencionar que el Archivo General de la Nación y el IFAI son los encargados de
proporcionar los criterios que en su conjunto garantizarán el acceso a la información, sin olvidar
el papel fundamental que tienen los archivos en la APF.
Por lo que respecta al Archivo General de la Nación la “Ley, en el Título Segundo denominado
Acceso a la Información en el Poder Ejecutivo Federal” y dentro del Capítulo Primero titulado
“Unidades de Enlace y Comités de Información”, en su artículo 32, constituye la parte medular
que atribuye al AGN ser la institución coadyuvante en la homologación y normalización de
criterios para la organización, el manejo y conservación de los archivos que resguardan la
documentación pública de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
De igual manera el Reglamento de la propia Ley en el Articulo 42 señala:
“El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos
que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los
archivos de las dependencias y entidades.43
42
43
REGLAMENTO LFTAIPG: Diario Oficial de la federación, 11 de junio 2003. p.2
25
IFAI
Por lo que respecta al IFAI el Capitulo II de la Ley Federal de Transparencia establece la

creación del Instituto Nacional de Acceso a la Información, que tiene por objeto asegurar y
proteger los derechos de las personas para acceder a la información pública, así como promover y
difundir los derechos y valores de la información entre los miembros de la sociedad.
Este órgano es autónomo del Poder Ejecutivo con patrimonio, presupuesto y personalidad
jurídica propia. Entre sus principales funciones, se encuentra las de resolver quejas que se
interpongan contra autoridades que se nieguen a liberar información no restringida, aplicar
sanciones, promover la socialización del conocimiento del derecho a la información, asistir y
orientar a las personas que requieren asesoria gratuita y de manera personal, entre otras
funciones”.44
La Ley obliga a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como a los organismos
constitucionales autónomos (IFE, CNDH, Banco de México). El IFAI tiene facultades para
vigilar su cumplimiento y resolver sobre negativas de acceso a la información únicamente
respecto a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, incluidas la
Presidencia y la Procuraduría General de la República.
Conforme a la propia Ley, tanto los Poderes Legislativo y Judicial, como los organismos
constitucionales autónomos, deben expedir sus propios reglamentos para garantizar la exacta
observancia y aplicación de las disposiciones.
El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI) es el organismo encargado de:
Garantizar el derecho de acceso a la información pública gubernamental

Proteger datos personales que están en manos del gobierno federal
Resolver sobre las negativas de acceso a información que las dependencias o entidades
del gobierno federal hayan formulado
Entre las atribuciones que tiene este órgano en materia de archivo destaca en su articulo 37
fracción III “Establecer y revisar los criterios de clasificación, desclasificación y custodia de la
información reservada y confidencial”.
En la fracción IV “Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y
aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la
organización de archivos de las dependencias y entidades.”
Con ello podemos observar que este organismo permitirá la protección de datos personales los
cuales forman parte de la propia información contenida en un sin número de archivos,
atribuyéndoles un carácter de confidencialidad y de reserva, de acuerdo a las características de la
información que como se mencionará más adelante, pueda afectar la seguridad del país o su
estabilidad financiera.
44
CONGRESO DE LA UNIÓN, Exposición de Motivos de la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Información Pública Gubernamental, presentada el 6/12/01, p.5
26
2.6 Artículo que obliga al IFAI a coordinarse con el AGN para la Organización de Archivos
El Artículo 32 de la LFTAIPG refiere que “Corresponderá al Archivo General de la Nación

elaborar, en coordinación con el Instituto. Los criterios para la catalogación, clasificación y
conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las
dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas
internacionales en la materia”.
”Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables,
deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y
poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación,
así como de la organización del archivo". 45
2.7 Obligaciones en materia Archivìstica establecidas por la LFTAIPG
Los artículos de Ley que hacen referencia a estas obligaciones son los siguientes:
Articulo 4 fracción V de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental establece como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y
manejo de los documentos.
Artículo 29 fracción V de la LFTAIPG propone “establecer y supervisar la aplicación de los

criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de
los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los
lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda”.
Artículo 29 fracción VI, de la LFTAIPG considera “elaborar un programa para facilitar la

obtención de información de la dependencia o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente
y que incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos”.
Articulo 32 de la LFTAIPG dispone que corresponde al Archivo General de la Nación elaborar,

en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información, los criterios para la
organización de los archivos de las dependencias y entidades.
El Articulo 37 fracción IV propone “Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la

elaboración y aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos,
así como la organización de archivos de las dependencias y entidades”.
Artículo 38 de la LFTAIPG señala que entre las atribuciones del IFAI se encuentra que el
mismo elaborará una guía que describirá, de manera clara y sencilla, los procedimientos de
acceso a la información de las dependencias y entidades.
45
27
El Articulo décimo transitorio de la Ley señala que los sujetos obligados deberán, a más tardar
el 1 de enero de 2005, tener funcionando de forma organizada sus archivos, así como la
publicación de la guía a que se refiere el articulo 32 de la propia Ley.46
Por otra parte, el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia en el Capítulo VII denominado
organización de archivos hace mención de 5 artículos los cuales le atañen directamente, y que se
describen a continuación:
Articulo 42. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los
lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado
funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades.
Articulo 43. Cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requieran,

los Comités establecerán criterios específicos para la organización y conservación de los archivos
de las dependencias y entidades, siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos
conforme al artículo anterior. Dichos criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de
Internet de las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se
emitan o modifique.
Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un
sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capitulo;
dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el
grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros
que resulten relevantes.
Artículo 45. Los actos y procedimientos que se encuentren en trámite ante las unidades
administrativas de las dependencias y entidades, así como las resoluciones definitivas que se
adopten por estas, deberán contar con la documentación que los sustente.
Articulo 46. De conformidad con los lineamientos a que se refiere el articulo 42 de este
Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la
organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y
acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las
medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités
supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capitulo.47
2.8 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las

Entidades y Dependencias de la Administración Pública Federal (LGOCAEDAPF)
La LFTAIPG es muy clara al mencionar en su articulo 32 que “corresponderá al Archivo General

de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación,
clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de
46
LFTAIPG, Op. cit., p.1-19
47
REGLAMENTO LFTAIPG, Op. cit., p. 26-27
28
archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y
mejores prácticas internacionales en la materia.”48
Artículo 37 fracción IV de la propia Ley, menciona que “entre las atribuciones del IFAI estarán
la de Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los
criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la organización de
archivos de las dependencias y entidades”.49
Atendiendo al Articulo 42 del Reglamento de la LFTAIPG, nuevamente se reitera que el

Archivo General de la Nación, en coordinación con el IFAI, expedirá los lineamientos50 que
contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los
archivos de las dependencias y entidades.
A partir de todo ello, surge el documento que plasma todos estos criterios en materia archivística
aplicables a las Entidades y Dependencias del Gobierno Federal, nos referimos a los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias
y Entidades de la Administración Pública Federal, los cuales son publicados en el Diario Oficial
de la Federación el 20 de Febrero de 2004.
Estos criterios permitirán la localización expedita, disponibilidad e integridad de los

documentos.51 Considerando que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las
bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública
Federal, previendo en lo futuro la aplicación de las tecnologías de la información.52
Se plantea que los archivos se conviertan en el instrumento fundamental para evitar que se usen,
oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos, facilitando
y controlando el uso y destino final de los documentos, permitiendo la adecuada conformación
de la memoria Institucional de las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal.53
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (Estructura)
Capítulo I.- Disposiciones Generales

Lineamientos. Primero, Segundo, Tercero y Cuarto
Capitulo II.- De la Organización de Archivos

Lineamientos. Quinto, Sexto y Séptimo
48
49
Ibidem, p. 9
50
Se entiende por lineamientos aquellos actos administrativos de carácter general expedidos por el Pleno del Instituto
y de observancia obligatoria.
51
LFTAIPG, Op. cit., p. 1
52
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de
Administración Pública Federal. DOF. 20/Febrero/2004. p.1
53
Idem.
29
Sección I.- Del Control de Gestión documental
Lineamiento. Octavo y Noveno
Sección II.- De los archivos de trámite

Lineamiento. Décimo
Sección III.- Del Archivo de Concentración

Lineamiento. Undécimo
Sección IV. Del archivo histórico

Lineamiento. Duodécimo
Sección V.- De los instrumentos de consulta y de control archivístico

Lineamiento.- Decimotercero y Decimocuarto
Sección VI.- De los expedientes de archivo

Lineamiento. Decimoquinto.
Capítulo III.- De la conservación de archivo

Lineamiento. Decimoséptimo, Decimoctavo, Decimonoveno, Vigésimo, Vigésimoprimero y
Vigésimosegundo.
Capítulo IV.- De los documentos electrónicos

Lineamiento. Vigésimotercero, Vigésimocuarto y Vigésimoquinto
Transitorios.
Del primero al noveno54
Tras describir los elementos contenidos en los Lineamientos hemos podido reconocer diferentes
aspectos en materia archivística, uno de estos elementos es la Organización de archivos, que
como tal se contempla en su Capitulo II, de donde a su vez observaremos como está estructurado.
El Control de Gestión documental que especifica con claridad las funciones a realizar
por los responsables, y propone los elementos mínimos de descripción que debe tener la
ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión.
De los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico considera las características y

funciones de los responsables de archivo.
De los Instrumentos de consulta y de control archivístico contempla la elaboración de

los propios instrumentos de consulta55 y control para la organización, conservación y
54
Ibidem, p. 1-9
55
Cabe hacer la aclaración, que en la LFTAIPG y los Lineamientos al igual que entre historiadores y usuarios es
común que se utilice el término de Instrumento de Consulta, para referirse con ello a la Guía, el Catálogo, e
Inventario, y que aunados con el Cuadro de Clasificación archivìstico permitirán una adecuada organización,
conservación, control y localización de sus archivos. Dejando claro que en el ámbito archivístico, la acepción que
utilizamos para hacer referencia a estos instrumentos, es la de Instrumentos de Descripción Archivìstica .
30
localización de sus archivos administrativos: Cuadro de Clasificación Archivística,
Catálogo de Disposición Documental, los Inventarios documentales (General, de
transferencia y de baja) y por último la Guía Simple de archivos.56
De los Expedientes de archivo proponiendo una serie de elementos de identificación

para los expedientes de archivo, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación.57
Es así como este trabajo centrará su atención en el Capítulo II la Organización de archivos, en lo

que se refiere a la Sección V, de los Instrumentos de consulta y control archivístico. De igual
manera el Capítulo III, de la Conservación de archivos,58 parte fundamental para la elaboración
del Catálogo de Disposición Documental, el cual establecerá periodos de vigencia de las series
documentales, plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad.59
2.9 Teoría Archivìstica
2.9.1 Organización
La palabra organización viene del griego “organon”, que significa: instrumento, es el arreglo de
las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, considerando a las personas que
tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.60
Desde un punto de vista administrativo la Organización “es la estructuración técnica de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos señalados”.61
Dicho en otras palabras, esta va a estructurar los elementos dentro de una Institución, diciendo
de manera precisa como deben ser las funciones, jerarquías y actividades, como y quien va a
hacer cada cosa y como lo va a hacer.
La organización se considera como el elemento más técnico, que trata de determinar, mediante
la aplicación de principios, reglas e instrumentos, la estructura sobre la que toda la
administración se mueve y actúa. 62
La importancia de este termino en una institución radica en que esta es el elemento final del
aspecto teórico que recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la
previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa. De igual manera
es importante en el sentido que la organización constituye el punto de enlace entre los aspectos
teóricos y los aspectos prácticos, entre “lo que debe ser”, y “lo que es”.63
56
LGOCAEDAPF, Op. cit., p. 6
57
Idem.
58
Ibidem, p.7
59
Idem.
60
REYES PONCE, Agustín, Op. cit., p. 211
61
Ibidem, p. 212
62
Ibidem, p. 205
63
Ibidem, p. 213
31
“Organizar es el proceso de convertir los planes en acción. La función de organizar conlleva
distribuir los recursos disponibles y proveer la estructura necesaria para la implantación de los
planes”.
Retomando todos estos conceptos consideramos que esta se encargará de estructurar todas las
funciones, actividades, recursos humanos y materiales que intervienen en una Institución para el
logro de los objetivos previamente dispuestos, a través de la aplicación de principios, reglas e
instrumentos.
Desde un punto de vista archivìstico, la organización se hará a través de un sistema de

administración de documentos64 para la optimización de los recursos financieros, humanos y
materiales, basándose en las prioridades de la misma institución y en la percepción que tengan
de cómo la administración de documentos contribuye al logro de las metas.
“Atrás quedan los tiempos en el que el archivo era el cuarto polvoriento donde se coleccionaban
viejas facturas y correspondencia inútil, ahora se consideran algo vivo e integrado a la vida
cotidiana, donde se debe seguir un método de trabajo, orden y precisión, siendo púes el archivo
la memoria colectiva de una institución donde se conserva solo lo que verdaderamente interesa,
pudiendo acceder a ello de manera rápida en el momento en que sea necesario, invirtiendo el
menor esfuerzo posible”.65
Es un elemento básico para el logro de los objetivos que se persiguen en un Archivo, ya que nos
brinda las pautas para implementar en él, un sistema adecuado, tomando en cuenta el desglose
de los procedimientos que ayuden a recibir, prestar, depurar, conservar y controlar la
documentación.
“El proceso de organizar el sistema de administración de documentos incluye el desarrollar un

manual de administración de documentos, establecer un sistema de localización, integrar las
tecnologías de la información y desarrollar aplicaciones especiales para los documentos. Estas
actividades proveen el vehículo para llevar los planes a la acción.”66
Para Cruz Mundet la organización de un archivo responde a una necesidad doble: proporcionar
una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo
reflejado en el, y facilitar la localización conceptual de los documentos (conocer los términos
bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos).
64
La Administración de documentos es el control sistemático de los documentos desde su creación hasta su destino
final. Este enfoque sistemático al control de todas las fases de la vida de un documento es esencial para que una
organización pueda: Controlar el exceso de papel, tener acceso a la información que solicita en forma eficiente,
disponer de documentos obsoletos, proveer documentos para la toma de decisiones, mantener la documentación
histórica de la organización. Cfr. CASTRO DE BADILLO, Blanca, (et.al.): Administración de Documentos: Recurso
de Información, Scott, Foresman ando Company: USA, 1989. p.5
65
BALDINI, Italo: El Archivo en la Empresa Moderna: tratado práctico de organización y funcionamiento de sus
servicios, 4 ed. Barcelona, Editorial Hispano Europea, 1975. p.3
66
CASTRO DE BADILLO, Blanca, Op. cit., p. 20
32
Las tareas que este mismo autor designa como parte de la organización son la clasificación, la
ordenación67, y la instalación68.
La organización también se define como el conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas,

por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales, para revelar su contenido y para tener el control de cada pieza del
conjunto de documentos.69
El capítulo II de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos,

menciona al respecto de la organización de archivos, que estos deberán asegurar la
disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo
que poseen las dependencias y entidades.
Es así como la organización responde a una triple necesidad, considerando los objetivos que
un archivo pretende alcanzar:
Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo
que la produjo.
Facilitar la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo.
Facilitar la localización física de cada documento o expediente, para facilitar a la vez,

su control y manejo.70
Para Mª. Longina Ávila,“los procesos que intervienen en la organización de un archivo tienen
que ver con la implementación de los siguientes sistemas, además de los antes mencionados”:
Sistema de clasificación
Conservación y depuración
Utilización de registros para el control
Manuales de Organización y Políticas
Para Alicia Barnard, las fases que intervienen en este proceso son las siguientes:
Conocer la Historia Institucional de la organización que dio origen a la
documentación, a fin de conocer sus orígenes, su periodización, las funciones para las
que fue establecida, los cambios fundamentales que ha sufrido a lo largo de su
existencia, la estructura en que se organiza para realizar sus fines, etc.
La clasificación donde separaremos un conjunto de elementos, estableciendo clases o
series, de tal manera que dichos grupos queden formando parte de la estructura de un
todo.
67
Considerada como un tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo a un criterio
establecido de antemano, bien sea por fecha, letras o números, lo cual nos permitirá acceder físicamente a los
documentos. La ordenación se aplica sobre diversos niveles: Expedientes, series, etc. Ibidem, p. 250.
68
Es también una tarea de organización en un archivo y consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante
unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Cfr. Ibidem, p. 251
69
AGN, Introducción a la Organización de Archivos, México, 2004, p.55
70
Idem.
33
La ordenación de grupos o secciones, series que consistirá en unir un conjunto de
documentos, relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden
establecida de antemano. Y a partir de elementos internos del documento: forma,
fecha, nombre, asunto.71
Por lo anterior queda claro que la organización en un archivo atiende a diversos procesos los
cuales permitirán acceder a la información, de manera oportuna, desde la óptica de que un
documento recopilado, guardado y no organizado es una información a la que no se tiene acceso
y, por tanto, resulta inexistente.
2.9.2 Archivo
Archivo es un termino que definimos muy a menudo desde los primeros años de nuestra
formación escolar y posteriormente lo seguimos utilizando durante todo nuestro desarrollo
profesional. El archivo es nuestro objeto de estudio, de ahí la importancia de tener un
significado propio.
Por lo anterior es preciso observar algunas definiciones para Archivo que proporcionan
diferentes teóricos de la Archivìstica mundial.
Romero Tallafigo, explica el origen de este vocablo, el cual se deriva del griego archeion
(propiedad de gobierno), como aquel nombre aplicado por los órganos gubernativos de Atenas
al depósito de sus documentos, establecido en el templo Metroon.. Y define al archivo como una
colección de documentos reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad práctica o
necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel, para servir de testimonio e
información72.
Hemos de considerar que el concepto de archivo puede tener varias acepciones por ejemplo:
como conjunto de documentos, como la Institución y como el edificio, los cuales se pueden
apreciar a continuación.
Para Antonia Heredia un archivo "es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha,
su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia".
Schellenberg define al archivo como “aquellos registros de cualquier información pública o

privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de
investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una
institución archivística.
Manuel Vázquez Murillo retomando la definición de archivo que proporciona Aurelio Tanodì en
su Manual de Archivología menciona que el archivo son aquellas secciones de entidades y de
instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan los archivos.
71
AGN, Introducción a la Organización de...Op. cit., p.56-57
72
ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivìstica y Archivos: soportes, edificio y organización, 3ª. Edición, España,
Ediciones Carmona, 1997. p. 17
34
Desde el punto de vista del archivo como Institución, el mismo autor define al archivo como “la
Institución o el órgano de una institución que conduce la Política de gestión y guarda de los
documentos y su servicio a los usuarios como recursos y patrimonio de sus creadores, de los
ciudadanos y de las comunidades municipal, provincial o nacional, según su jurisdicción”73
Ampudia Mello, desde la perspectiva administrativa define al archivo como “el conjunto de
áreas y actividades destinadas al tratamiento y control especializados de los registros que una
organización utiliza en sus gestiones, desde que son producidos o recibidos hasta que son
eliminados, de no incorporarse y mantenerse en un acervo histórico”.
Para los efectos de este trabajo y retomando ideas de los conceptos citados anteriormente
definiremos el concepto de archivo de la siguiente manera:
Archivo, es un conjunto de documentos debidamente organizados sin importar el soporte en que

estos se encuentren, los cuales forman parte de la memoria74 de la Institución que los produjo sea
esta pública o privada, encargada de seleccionar, organizar, conservar, ordenar, describir y
administrar su información75 a fin de hacerla accesible al usuario.
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, define al Archivo como el
“conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades”.76
2.9.3 Expediente
La Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) define al expediente como

“unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del productor
o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo
asunto, actividad o trámite. Un expediente es habitualmente, la unidad básica dentro de una
serie documental”.77
El expediente es una unidad documental compuesta, organizada por documentos ya sea por un
productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivìstica sus
características son:
Tratan del mismo tema, asunto, o actividad.

Es la unidad básica de la serie
Resultan de un mismo proceso administrativo
73
Ibidem, p.70
74
La memoria como aspecto fundamental de un archivo, acumula, selecciona, organiza, conserva y sirve como
testimonio documental, sin ella, no se puede llamar archivo, sino un montón de documentos, un almacén de papeles
si más. Cfr. Romero Tallafigo, Manuel, Op. cit., p.23
75
Romero Tallafigo, refiere un aspecto interesante con respecto a la información menciona que esta es poder., y el
alimento básico de la misma es la testimoniada en un documento custodiado en un archivo. Ibidem, p. 16
76
77
AGN: Norma Internacional General de..., Op. cit., p.13-14
35
Se encuentra formado por un conjunto de documentos generados o recibidos por una
oficina o persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite.
El conjunto de unidades que lo componen, se interrelacionan y acumulan en forma
natural a lo largo del desarrollo de un asunto.
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos

(LGOCAEDAPF), definen al expediente, como la “unidad documental constituida por uno o
varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o
trámite de una dependencia o entidad”.78
Cabe señalar que en el Lineamiento Decimoquinto, se señalan los datos de identificación que
deben tener los expedientes de archivo en la portada o guarda exterior, considerando el cuadro de
clasificación archivìstica de la Institución. El marcado de identificación del expediente debe
contener como mínimo los siguientes elementos.79
Portada para Expedientes de Archivo

(Datos de Identificación)
Unidad administrativa
Fondo
Sección
Serie
Número de expediente o
clasificador
Fecha de apertura, y en su
caso, de cierre de expediente.
Asunto, resumen o descripción.
Valores Documentales
Vigencia Documental
Número de fojas, al cierre del
expediente
Considerando que la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la
nomenclatura asignada a la sección, serie y número de expediente.
Cuando se trate de expediente clasificados como reservados y confidenciales, además, deberán

incluir la leyenda de clasificación, conforme a lo dispuesto en los Lineamientos para la
Clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal.80
78
79
Ibidem, p. 6
80
Ibidem, p.7
36
Expedientes clasificados como reservados y confidenciales
Considerando que la LFTAIPG en su capítulo III describe las características de la Información

con carácter de reserva y confidencialidad de manera general, en los Lineamientos Generales
para la clasificación y desclasificación de la información de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, se establecen los criterios específicos con los que titulares de las
unidades administrativas de las dependencias y entidades, deberán clasificar con este carácter la
información que posean.81
Información reservada
La Información se clasificará como reservada en los términos de la fracción 1 del articulo 13 de

la LFTAIPG, cuando se comprometa la seguridad nacional, esto es, cuando la difusión de la
información ponga en riesgo acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y
permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior y la
seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad que permitan el
cumplimiento de los fines del Estado constitucional.82
El artículo 14 de la LFTAIPG, considera como información reservada los secretos comercial,

industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal., las
averiguaciones previas, expedientes judiciales, los procedimientos de responsabilidad de los
servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional
definitiva.83
Información Confidencial
Será confidencial la información que contenga datos personales de una persona física identificada
o identificable relativos a: Origen étnico o racial, características físicas, morales, emocionales,
vida afectiva y familiar, domicilio particular, número telefónico particular, Patrimonio, Ideología,
Opinión política, creencia o convicción religiosa, y filosófica, Estado de salud física y mental,
Estado de salud mental, preferencia sexual, y otras análogas que afecten su intimidad, como la
información genética.84
El Lineamiento cuadragésimo señala que el formato para señalar la clasificación de documentos

que se consideran reservados o confidenciales en todo o en parte, es el siguiente:85
81
Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades
de la Administración Pública Federal. DOF 18/08/2003 p 1
82
Ibidem, p. 7
83
LFTAIPG ,Op. cit; p.5-6
84
IFAI: Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información ...,Op. cit., p.89
85
Ibidem, p. 90
37
Portada para documentos reservados o confidenciales en forma parcial y total
• Fecha de clasificación
Unidad Administrativa
Reservada
Periodo de reserva
Fundamento Legal
Ampliación del período de
reserva.
Confidencial
Fundamento Legal
Rubrica del titular de la
Unidad Administrativa.
Fecha de desclasificación
El Lineamiento Cuadragésimo Primero señala que únicamente llevará en su carátula la

especificación de que contiene partes o secciones reservadas o confidenciales.86
Por otra parte el Lineamiento Cuadragésimo Segundo indica el siguiente formato para señalar la
clasificación de expedientes que por su naturaleza sean en su totalidad reservados o
confidenciales:87
86
Idem.
87
Ibidem, p. 91
38
Portada para expedientes en su totalidad reservados o confidenciales
Fecha de clasificación
Unidad Administrativa
Reservado
Periodo de reserva
Fundamento Legal
Ampliación de periodo de
reserva
Confidencial
Fundamento Legal
Rúbrica del titular de la Unidad
Administrativa
Desclasificación de los expedientes
El Lineamiento Décimo Tercero señala que los expedientes y documentos clasificados como
reservados o confidenciales podrán desclasificarse cuando:
I. Haya transcurrido el período de reserva88 que indique la leyenda, o
II. No habiendo transcurrido el periodo de reserva; ya no subsistan las causas que dieron
origen a la clasificación, atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar.89
El Lineamiento Décimo Cuarto refiere que la desclasificación puede llevarse acabo por: El
titular de la unidad administrativa, el Comité de Información y el Instituto Federal de Acceso a
la Información Pública.90
Apertura de un expediente de archivo
Un expediente de archivo se abrirá cuando:
No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de

documentación en trámite.
88
Periodo de años por los que se mantendrá el documento o las partes del mismo con carácter de reservado, dicho
periodo no podrá exceder de doce años. Excepcionalmente, se podrá ampliar el periodo de reserva, siempre y cuando
sean justificada las causas que dieron origen a su clasificación. Cfr. LFTAIPG, Op. cit., p. 6
89
IFAI, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de Información, Op. cit., p. 85
90
Ibidem, p. 86
39
Cuando se trate de un asunto o materia nuevos
Cuando la materia o asunto de que se trate el documento exista en el archivo pero no
corresponda a la gestión gubernamental actual, como programas, proyectos, o informes
que reflejan las tareas de un periodo de gobierno. Lo anterior sin menoscabo de la
existencia de expedientes que se encuentran en trámite o en etapa activa por un mayor
tiempo al cambio de administración gubernamental.
Los expedientes de archivo se integrarán:
Por asunto
Por materia (producción de vacunas, leyes, reglamentos)
Por el tipo de documentos (acuerdo, actas, informes, reportes, etc.)siempre y cuando
sean seriados y correspondan a un mismo tema o materia.
Por el carácter técnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas. Es
decir, se abrirán expedientes con documentación y correspondencia relacionada entre si,
sobre los temas y programas sustantivos de la Institución, Pero también se integrarán
expedientes sobre tópicos de administración interna como “solicitudes de papelería”,
“solicitudes de viáticos” 91
2.9.4 Documento, Documento de archivo, Documento de comprobación administrativa,

Documento de apoyo informativo.
Documento
El concepto etimológico del termino documento, viene de docere enseñar, y documentum, lo

que enseña. El documento es aquel que nos enseña o instruye.92
Romero Tallafigo, presenta una definición muy completa al respecto del documento del cual
menciona que “estructuralmente este se conforma o presenta como un soporte material
(piedra y arcilla con incisiones, papiro y pergamino con rasgos de tinta, celuloide con sales
de plata, cinta de poliéster con ferrita...) donde a través de un medio operativo o lenguaje
(escritura alfabética, imagen analógica, escritura digital...) se fija un contenido, un hecho
jurídico, una noticia, un mensaje o una información, la cual hace que un documento tenga
una estructura tripartita: un soporte material que por medio de una combinación reiterada de
símbolos sujetos a reglas expresa un conocimiento susceptible a ser comunicado”.93
Ampudia Mello nos dice que un documento es “toda información registrada,

independientemente del soporte material en que se asiente, que haya sido generada, recibida
o conservada por una institución en el desempeño de sus funciones.
91
SSA: Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, México, 2002, p. 17-18
92
Ibidem, p.127
93
Idem
40
En un sentido amplio es “todo registro de información independiente de su soporte físico.
Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano”: (libros, revistas, fotografías,
filmes, microfilmes etc.)94
En un sentido más concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte

perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho.95
“Por su información o mensaje los documentos son:
Documento dispositivo: mandatos, órdenes, instrucciones, disposiciones, etc.

Documento probatorio: recogen un hecho anterior (acta, testimonio, etc.).
Documento informativo: trámites, informes.
Desde el punto de vista jurídico se han hecho clasificaciones en función del procedimiento
administrativo. Según éste habría documentos de:
Iniciación: cartas, peticiones, denuncias, telegramas, etc.

Impulso: providencias, decretos, resoluciones y acuerdos no substanciales.
Instrucción: Informes, dictámenes técnicos, propuestas, consultas, certificaciones,
etc.
Resolución: concesiones, autorizaciones, prohibiciones, etc.
Comunicación: notificaciones, notas interiores, requerimientos, citaciones,
emplazamientos.
Atributos de los documentos:

Caracteres internos:
Formas esenciales: autor, destinatario (s), texto, data, lugar (es), acontecimientos.
Formas de constancia: notas de registro de entrada y salida y las diligencias de
género (autenticaciones de firmas, intervenciones y vistos buenos.)
Formas archivìsticas: las notas de clasificación y referencia, las de resumen o
extracto, las referencias cruzadas, etc.”96
Caracteres externos:
Formato: volumen, unidades archivables, sueltos
Tipo de escritura y su materialidad
Forma: original o copias
Sellos
La LFTAIPG contempla diferentes tipos de documentos: Expedientes, reportes, estudios,

actas, resoluciones, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos,
convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que
documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus
94
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General: Teoría y práctica, 5ª ed. Sevilla: Diputación Provincial,
1991, p.121-122
95
96
ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p. 12
41
servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán
estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informativo u
holográfico.97
Documento de archivo
Un documento de archivo es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge

como resultado de una actividad administrativa y que tiene como fin impartir una orden,
probar algo o meramente transmitir una información.98
Al documento de archivo, entre otros tipos de documento, lo caracteriza su naturaleza como

instrumento para el derecho y la administración y gestión y es aquel documento que
contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier
medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o
transacciones de negocios por una institución o persona que lo conserva para testimonio,
prueba y continuidad de gestión.99
De acuerdo a los Lineamientos Generales para la Organización y conservación de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal un
documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o
contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades
de las dependencias y entidades.
Los documentos de Archivo tienen un triple carácter:
Carácter único: A diferencia de otros documentos múltiples, como los libros o revistas.
cada documento es único y exclusivo
Carácter orgánico: Los documentos son parte de un todo estructurado, deben su
existencia a una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al
interrelacionarse.
Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y se van
acumulando de modo natural en los archivos, formando series (la base de la estructura
archivística)
Con base a lo anterior estos documentos tienen un carácter seriado, se generan dentro del
proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad, y se relacionan
entre si”100
También deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las funciones que tienen
delegadas sus creadores o generadores, lo anterior con el propósito de garantizar:
97
98
VÁZQUEZ MURILLO Manuel: Administración de Documentos y Archivos: Planteos para el Siglo XXI, 1ª
edición. Argentina: Alfagrama Ediciones, 2004, p. 35
99
ROMERO TALLAFIGO, Manuel, Op. cit., p.128
100
SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.13
42
La correcta toma de decisiones
La rendición de cuentas
La transparencia de acciones
El acceso a la información
A fin de que los documentos de archivo sean auténticos, deben ser creados o enviados por la
persona que realmente los creo y envió, confiables, que su contenido refleja en forma clara y
completa las acciones y hechos para las que fueron elaborados e integro, es decir completo
y sin alteraciones, y a disposición del usuario.101
Para representar con claridad las características de los diferentes tipos de documentos
mostramos los siguientes cuadros:
Características:
Son producidos en forma natural en función de una
actividad administrativa.
Constituyen el único testimonio y garantía documental
del acto administrativo, por tanto, se trata de
DOCUMENTOS documentación única.
DE ARCHIVO Están estructurados en conjuntos de documentos
organizados que se interrelacionan.
Son o pueden ser Patrimonio Documental.
Cumplida su vigencia administrativa, pasan al archivo de
concentración para su conservación precautoria por su
vigencia fiscal o legal; posteriormente, previa valoración
documental, pasan al archivo histórico de la dependencia,
entidad o al Archivo General de la Nación para su
conservación permanente, o se tramita su baja por carecer
de valor evidencial o testimonial102.
101
SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.13-14
102
Ibidem, p.15
43
Características:
DOCUMENTO DE Son producidos en forma natural en función de una

COMPROBACIÓN actividad administrativa.
ADMINISTRATIVA Son comprobantes de la realización de un acto
administrativo inmediato: vales de fotocopias,
minutarios, registros de visitantes, listados de envíos
Documentos creados o recibidos diversos, facturas de correspondencia de entrada y
por una institución o individuos salida, tarjetas de asistencia, etc.
en el curso de trámites No son documentos estructurados con relación a un asunto.
administrativos o ejecutivos. Su vigencia administrativa es inmediata o de no más de un
año.
No son transferidos al archivo de concentración.
Su baja debe de darse de manera inmediata al termino de su
utilidad. 103
Características:
DOCUMENTO Generalmente son ejemplares múltiples que

DE APOYO INFORMATIVO proporcionan información, no son originales: se trata
de ediciones reprografìas o acumulación de copias y
Es toda aquella fotocopias que sirven de control.
documentación que se genera
conserva en una oficina, Se trata de un conjunto ficticio o integrado
formada por ejemplares de artificialmente por unidades temáticas.
origen cuyas características
diversas y utilidad residen en
la información que contienen Por lo general no se consideran patrimonio documental,
para apoyar las tareas se destruyen y solo se conservan por su valor de
administrativas.104 información (biblioteca o centro de información).
Documentos constituidos por
ejemplares de origen y No se transfieren al archivo de concentración.
características diversas cuya
utilidad en las unidades
responsables reside en la Carecen de conceptos tales como vigencia o valores
información que contienen administrativos. 106
para apoyo de las tareas
asignadas.105
103
AGN, Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, México, 2004. p. 9
104
BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia: Guía para la organización y control del expediente de archivo,1ª. Edición,
México, ed. Archivo General de la Nación, p. 14
105
AGN, Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, México, 2004 p. 9
106
SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.15
44
La importancia que tiene conocer los tipos de documentos así como sus características, radica en
que la mayoría de los archivos en la APF tienen en su haber un volumen considerable de
documentos que no son propiamente documentos de archivo, e incluso existe una reproducción
masiva de ellos, lo que trae en consecuencia un volumen gigantesco de papel que se queda fuera
de control para la propia Institución, generando entre otras cosas un considerable desperdicio de
los recursos con que se cuentan. Por lo anterior surge como necesidad, la existencia de políticas
establecidas para el manejo de documentos, considerando la naturaleza de los mismos.
2.9.5 Clasificación Archivística
Etimológicamente clasificar procede del latín clases facere, hacer clases, pero desde la
perspectiva archivística “consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados y clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original”107.
La clasificación nos dice que es la técnica para la identificación y agrupación, sistemática de

términos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciadas,
según su tipología fundamental.108
Un concepto que recordamos desde las aulas para definir la clasificación archivística menciona
que “es el acto de agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias”109
Los Lineamientos para la organización y conservación de archivos, definen la clasificación,

como el proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la
estructura funcional de la dependencia o entidad.
La clasificación archivística se considera como parte de la organización de un archivo y

conlleva dos tareas muy relacionadas entre si, la primera de ellas consiste en realizar un
proceso de identificación y agrupación de expediente homogéneos con base en la estructura
funcional de la dependencia o entidad y la segunda que consiste en establecer, dentro de cada
agrupación o serie documental, la relación de unos con otros, de acuerdo con una unidad de
orden establecida para cada caso.110
La clasificación permite:
a) Facilitar el hallazgo de la documentación.
b) Permitir un conocimiento más detallado de la documentación y hacer posible, en caso
necesario, una síntesis de los elementos en ella contenidos o efectuar un análisis más
profundo.111
Puntualizando, podemos decir que la clasificación es la columna vertebral de un archivo, es el
primer paso para su organización, ya que nos permite identificar y agrupar documentos con
107
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de ..., Op. cit., p. 239
108
CONTINOLO, Giuseppe: El archivo en la organización moderna. 3ª. Ed., Bilbao, España, 1973, p.32
109
ISLAS PÉREZ, María Estela: Archivística en México, México, REINAIES: Benemérita Universidad de Puebla,
2003, p.64
110
AGN: Instructivo para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, México, p.5
111
CONTINOLO, Giuseppe, Op. cit., p.32
45
características homogéneas, de acuerdo al Principio de Procedencia y Orden original. Los Niveles
para la clasificación y descripción son los siguientes:112
Fondo
Subfondo Subfondo Subfondo
Sección Sección Sección
Serie
Serie Serie
Expediente Expediente Expediente
Unidad Unidad Unidad

Documental Documental Documental
Sistemas de clasificación:
T.R Schellenberg establece 3 tipos de clasificación:
Sistema de Clasificación funcional:

Los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos en este tipo de
clasificación, son las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo,
agrupando los expedientes según la función de la que son reflejo.
Ejemplo: Los expedientes personales, la nomina, son agrupados bajo la función de gestión del
personal o recursos humanos.
Sistema de Clasificación orgánica

Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas, la división
orgánica de la institución, sus servicios, secciones, divisiones administrativas.
112
46
Sistema de Clasificación por materias
Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es, de
los asuntos o materias sobre los que versan.113
Este sistema es empleado en las Bibliotecas, donde se establecen grupos en virtud de los asuntos
o materias a que se refiera su contenido: Guerra, abastos, demografía, cuentas.114
Existe un último sistema de clasificación denominado Mixto resultado de la combinación del

sistema orgánico y funcional.
María Estela Islas menciona que para elegir cualquiera de estos sistemas de clasificación
debemos considerar 3 aspectos fundamentales:115
1. Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo
perdure en el tiempo.
2. Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que el
archivista pueda tener cuanto de aspectos inequívocos.
3. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del
proceso administrativo del que son resultado.
Consideramos que la clasificación de tipo funcional es la que ofrece mayores ventajas respecto a
la orgánica, y por materias, ya que las funciones que se generan de acuerdo a las actividades de
la Institución son permanentes, al contrario de la clasificación orgánica se lleva a cabo de
acuerdo a la estructura de la Institución y puede cambiar con el paso del tiempo, al fusionarse
los departamentos o empresas.
Por otra parte, no podemos olvidar que posterior a la clasificación tenemos la ordenación116, y
que nos permite complementar la organización del fondo documental, relacionando unos
elementos con otros de acuerdo a un criterio establecido de antemano, los que señalamos a
continuación:
Métodos de ordenación117
1. Cronológico: La fecha de los documentos es el criterio ordenador, siguiendo los tres

componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes, y el día.
2. Alfabético: Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en
la palabra o frase sobre la que se basa.
3. Numérico: Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los
guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por bloques; es el
empleado, por ejemplo, para los documentos contables.
113
Diccionario de Terminología Archivística: 2ª ed.; Ministerio de Cultura, España, 1995, p. 242
114
CRUZ, MUNDET, y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación Administrativa, Ed. Tecnos,
España, 1996. p.227
115
ISLAS PÉREZ, Maria Estela, Op. cit., p.70
116
Operación de asignar números, letras u otros símbolos, a cada documento o grupo de documentos. Cfr.
CONTINOLO, Giuseppe, Op. cit., p.33
117
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de...,Op. cit., p. 250-251
47
4. Alfanumérico: Consiste en la combinación de letras y números para componer los
códigos de ordenación.
5. Geográfico: También llamado toponímico, el cual es conveniente utilizarlo cuando la
localización geográfica es importante, el criterio a seguir empieza con el establecimiento
del continente, país, divisiones territoriales, ciudad, pueblo, calle, número de teléfono,
etc.118
6. Onomástico: El criterio de ordenación es por medio de nombres y apellidos.
7. Cromático: El criterio de ordenación que utiliza son los colores.
8. Topográfico: El criterio es la ubicación física de donde se encuentra el expediente, y va
de lo general a lo particular. Lo empleamos para archivos de concentración donde
utilizamos como unidad de instalación la caja, la cual va de izquierda a derecha, de
frente hacia atrás, y de arriba hacia abajo.
9. Asuntos y materias: Criterio que supone la separación de grupos de documentos
dándoles nombres de materias de las que tratan.119
2.9.6 Fondo
La Norma ISAD (G) nos dice que es el conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato
o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular,
familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.120
Los Lineamientos para la Organización de archivos definen al Fondo, como un “conjunto de

documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se
identifica.”121
Ejemplos: Fondo: Pronósticos para la Asistencia Pública

Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social
Fondo: Secretaria de Energía
2.9.7 Sección
La subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que

corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron, o
cuando no sea posible, la agrupación de documentos por criterios geográficos, cronológicos,
funcionales o similares. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica
compleja, cada subgrupo puede tener tantos subordinados como sean necesarios, para reflejar
los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña.122
118
Técnicas de Archivo: Cursos Profesionales: ed. Adams, España, 2002, p.57
119
HEREDIA, Antonia, Op. cit., p. 27
120
AGN: Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G), México, 1997, ed. Archivo General
de la Nación, p.14
121
LGOCAEDAPF, Op. cit., p.6
122
AGN: Norma Internacional General de ..., Op. cit., p. 15
48
Para Cruz Mundet “la sección es la división primera del fondo, establecida en virtud de las
líneas de acción de la Entidad”.123
Los Lineamientos para la Organización de archivos refieren que la sección “es cada una de las
divisiones de un fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de
conformidad con las disposiciones legales aplicables”.124
Ejemplos: Sección: Recursos Humanos

Sección: Recursos Materiales y Obra Pública
Sección: Comunicación Social
2.9.8 Serie
Para Antonia Heredia “cada sección documental está integrada por documentos agrupados en
series, que a su vez son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.125
La Norma ISAD (G) nos dice que las series documentales son documentos organizados de
acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad porque son el
resultado de la misma gestión o procedimiento, o de la misma actividad, que tienen una misma
tipología, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación, recepción o utilización.126
Los Lineamientos definen a la serie como la división de una sección que corresponde al
conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que
versan sobre una materia o asunto específico.127
Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original, respondiendo a
su carácter seriado, y a la repetición sistemática de actividades o procedimientos
administrativos para el cumplimiento de una función de la institución..128
Ejemplos: Serie: Nóminas

Serie: Licitaciones
Serie: Participación social
Un ejemplo muy simple que nos podría ejemplificar los conceptos de Fondo, Sección y
Serie, seria imaginar que tenemos un gran pastel el cual representa al fondo documental de
una Institución (como un todo) y este a su vez lo dividimos en diversas rebanadas, esta
división primera serían las secciones, las que su vez dividimos en otras rebanadas más
pequeñas, y que podríamos denominar como series. Habiendo que tener en cuenta que las
divisiones mencionadas se pueden subdividir en otras, formado Subfondos, Subsecciones y
Subseries, pero lo que es fundamental recordar es todo ello gira en torno a un respeto hacia
123
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de...,Op. cit., p.246
124
125
HEREDIA, Antonia, Op. cit., p. 146
126
AGN: Norma Internacional General de ..., Op. cit., p. 16
127
128
ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p.47
49
los principios que marca la teoría Archivística, como son el Principio Procedencia y de
Orden Original.
2.9.9 Valoración Documental
Es la actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y

secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de
transferencia.
El Archivo General de la Nación define a la valoración como un proceso de análisis de la

información desde diferentes ópticas y que a partir de los resultados de dicho análisis se
establecen entre otras cosas, criterios de disposición, plazos de vigencia y sugerencias de
reproducción.
La valoración es un proceso intelectual que consiste en analizar y determinar los valores

primarios y secundarios de las series documentales (nivel macro en vez de expediente por
expediente o pieza por pieza), fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial.129
Por otra parte el Diccionario de Terminología archivística define a la valoración como la fase
del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales.
Por lo anterior, definimos la valoración como un proceso de análisis que realiza un grupo
interdisciplinario de especialistas, a través de diferentes criterios que les permitan llevar a cabo
un adecuado control de los documentos, saber en que momento serán destruidos y establecer
medidas apropiadas para la conservación, selección, mantenimiento y utilización.
Una perspectiva general de los elementos que constituyen un sistema de valoración documental
considera un análisis Institucional y documental, el primero de ellos estudia la estructura,
funciones y evolución administrativa de la Institución, el análisis documental contempla la
identificación de la procedencia institucional de las series documentales, su caracterización
(soporte, tipología, volumen y organización) y la descripción informativa, como los
componentes que ayudarán a ubicar la relación de la información- función. 130 Para lo cual es
indispensable un grupo interdisciplinario colabore con las tareas de valoración documental.
Por otra parte, los valores en sus diferentes etapas del ciclo vital se dividen en valores primarios
y secundarios.
129
AGN: Instructivo para la elaboración del Catálogo ..., Op. cit. p.7
130
RIVERA CABRIOLES, Leticia: Sistemas de Clasificación y Valoración Documental: Colegio Nacional de
Educación Profesional Técnica, México, 1980, p.137
50
2.9.10 Valores Primarios
“La valoración primaria busca establecer ciertos parámetros de utilidad institucional de la

documentación. Existen tres elementos para determinar la necesidad institucional de retener por
determinado tiempo sus registros: vigencia administrativa, legal, fiscal”. Donde el análisis de
estos tres aspectos se traduce en un plazo de conservación.131
Valor primario es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del ciclo
vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia132 y el plazo precaucional.133
Para Schellenberg, los valores primarios se definen por la importancia y el uso que tiene la
documentación para quien la creo, ya que son la herramienta administrativa básica por medio de
la cual la entidad conduce sus asuntos, documenta la organización de la entidad, sus funciones,
políticas, decisiones, procedimientos y transacciones esenciales, proveen la información
necesaria para proteger los derechos del gobierno y de las personas directamente involucradas
en las actividades de la entidad.134
Tienen valor primario los documentos que son necesarios para la actividad de la Institución que
los produjo o que los conserva.
Esta clase comprende los siguientes criterios de valor:
Valor Administrativo: El que tienen los documentos de archivo para la administración

que los ha producido, relacionando al trámite o asunto que motivó su creación. Este
valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en
cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras
dure su tramite, y son importantes por su utilidad referencial para la plantación y la toma
de decisiones.135
El valor administrativo se refiere a políticas y procedimientos relativos a las actividades
corrientes de un gobierno en su conjunto, son producidos o recibidos para responder a
una necesidad administrativa.136 Apoyando los asuntos administrativos cotidianos de
quien los crea. El valor administrativo tiene 2 momentos: La vigencia y el plazo
precaucional.
Valor Legal: Refiere derechos a largo o corto plazo, documenta las obligaciones legales
y protege los derechos de los individuos y del gobierno. Es el que pueden tener los
documentos para servir como testimonio ante la Ley.
131
RIVERA CABRIOLES, Leticia, Op. cit., p.35
132
Entendiendo como vigencia la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar. Cfr.
Vázquez Murillo, Manuel, Op. cit., p. 43
133
El plazo precaucional es el tiempo a guardarse los documentos en el archivo de concentración antes de proceder a
la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva. Cfr. SSA: Guía para la
Organización y Control del...,Op. cit., p.6
134
VÁZQUEZ MURILLO, Manuel, Op. cit., p.121
135
A.G.N: Instructivo para la elaboración del Catálogo..., Op. cit. p.8
136
A.G.N, Principios y Métodos para el Manejo de Documentación Semiactiva, México, SEGOB, 1990, p. 53
51
Valor Fiscal: Indican el origen de sumas recibidas, como se distribuyeron, controlaron
y gastaron137, estableciendo las responsabilidades fiscales y contables.
Es el que tiene los documentos para servir como testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias.138
Valor Contable: Es el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o
justificación de operación destinadas al control presupuestario. Las siguientes tablas nos
permiten observar las características, ejemplos y criterios para determinar los valores
primarios en la documentación.
Valores Primarios Documentales en los Organismos Públicos139

Administrativos Fiscales Legales
Actividades rutinarias Registro de relaciones Registro de Trámites
Características documentales de la con Hacienda Pública. Jurídicos.
Institución.
Oficios administrativos; Impuestos, ventas,
Ejemplos: personal, oficinas; finanzas, contabilidad, Propiedad, labores,
trámites relacionados estados financieros, escrituras, bienes, leyes,
con: Proyectos, planes, fondos fiduciarios, decretos, acuerdos.
presupuestos. créditos hipotecarios,
mafestaciòn de bienes
Criterios de Valoración Primaria de los Documentos140

CUAL QUE QUIEN COMO
Determina el plazo o
evento necesario para El área tramitadora con Mediante el análisis de
Administrativo que el trámite o la el apoyo del archivista los periodos de trámite,
(todos) actividad con la que se de la unidad frecuencia de consulta y
relacionan los administrativa. normas de prescripción
documentos quede aplicables.
concluido o prescriba.
Determina el plazo o El área tramitadora con Mediante la legislación
evento necesario para el apoyo del archivista aplicable que acredite
que los derechos u y la supervisión y derechos u obligaciones
Jurídico
obligaciones validación de la (jurídicas), así como el
(algunos)
certificadas por los dirección jurídica de la plazo de prescripción
documentos cesen o dependencia. de tales derechos y
prescriban. obligaciones.
Determina el plazo o El área tramitadora con Mediante la
evento para que cese o el apoyo del archivista normatividad técnica y
Fiscal prescriba la necesidad y la supervisión y jurídica vigente que
(algunos) de comprobar o validación de la compruebe o justifique
justificar los gastos de dirección de recursos el manejo y uso de
los recursos públicos. financieros de la fondos federales, así
137
Ibidem, p. 55
138
AGN: Instructivo para la elaboración del Catálogo..,Op. cit., p. 8
139
RIVERA CABRIOLES, Leticia: Op. cit; p. 35
140
ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p.35
52
dependencia o Entidad como el plazo o evento
y de la Dirección de que cancela su utilidad
Contabilidad probatoria.
Gubernamental (SPP)
2.9.11 Valores Secundarios
Son aquellos que tienen los documentos por los usos adicionales distintos de aquellos para los
cuales fueron originalmente creados. El valor secundario de los documentos apoya la
investigación histórica y social.141
Aporta evidencia acerca del origen, organización y desarrollo de los organismos públicos, que
ofrecen testimonios de la evolución y cambios legales que ha sufrido la institución, revelando
la relación existente entre la institución y su entorno político, socioeconómico y cultural.142
Schellenberg subdivide los valores secundarios en dos partes: evidénciales e informativos.
Los documentos con este tipo de valor tienen la característica inherente de poder revelar las
circunstancias en que fueron producidos o recibidos, refiriendo el origen, organización,
funciones, métodos y operaciones de una Institución. “En consecuencia tienen una importancia
primordial para los economistas, hombres de ciencia, estadísticos, sociólogos, historiadores y
otros investigadores. Su valor archivístico es manifiesto, tanto como su valor de
Testimonio”.143
Cruz Mundet señala que los valores secundarios derivados de su importancia para la
investigación, son de dos tipos:
1) Valores Informativos: “Son aquellos que contribuyen sustancialmente a la

investigación y al estudio en cualquier campo del saber, considerando a Shellenberg
los valores informativos pueden referirse a: personas (tanto físicas como jurídicas),
cosas (entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales) y fenómenos
(acontecimientos, cuestiones sociales, políticas, etc.)”144
2) Valores Testimoniales: “Es decir, aquellos que reflejan los orígenes y la evolución
histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y
operaciones importantes.”145
Pero nosotros no podemos dejar de lado el valor Evidencial, que al igual que el testimonial,
posee un documento de archivo como fuente primaria para la historia.
141
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Entre Historiadores y Archivistas: El Dilema de la valoración
documental, México, ed. Archivo General de la Nación, 1995, p.121
142
Ibidem, p. 175
143
AGN: Principios y Métodos para el Manejo de...,Op. cit. p. 53
144
Ibidem, p. 251
145
CRUZ, MUNDET, y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación Op. Cit., p. 251
53
3) Valor Evidencial: Son aquellos que dan evidencia de la organización, funciones,
políticas, decisiones, procedimientos, operaciones y otras actividades de la persona o
de la Institución que produce el documento.146
Las siguientes tablas nos permiten observar las características, ejemplos y criterios para
determinar los valores secundarios.
Valores Secundarios Documentales de los Organismos Públicos147

Evidénciales Testimoniales Informativos
Revelan el origen, Testimonian la evolución y Revelan fenómenos
Características organización y desarrollo de cambios más trascendentes sociales y/o
los organismos públicos que, desde el punto de vista institucionales.
legal, sufre la institución
Cambios Institucionales Expedientes de
Ejemplos: orgánicos, normas de trabajo, Directrices, políticas, funcionarios,
funcionamiento de oficinas, programas, proyectos, etc. organigramas,
datos sobre economía, correspondencia
política interna, investigación relevante, decisiones,
científica, estadística, acuerdos legales,
programas, registros, etc. reglamentos internos.
Criterios de Valoración Secundaria de los Documentos148

CUAL QUE QUIEN COMO
Mediante el análisis de
Determinar si tiene valor Grupo interdisciplinario la Legislación
permanente en virtud de de archivistas y normativa nacional e
Evidencial
derechos y obligaciones especialistas en diferentes internacional
(algunos)
imprescindibles. áreas de investigación (aplicación de
muestreo)
Grupo interdisciplinario la Legislación
Determinar si da cuenta de
Testimonial de archivistas y normativa nacional e
aspectos de la evolución de la
(algunos) especialistas en diferentes internacional
institución
áreas de investigación (aplicación de
muestreo)
Determinar si la información Grupo interdisciplinario la Legislación
es útil a la sociedad y su de archivistas y normativa nacional e
Informativos
aplicación a cualquier campo especialistas en diferentes internacional
(algunos)
de la investigación áreas de investigación (aplicación de
muestreo)
146
AGN: Entre Historiadores y Archivistas..., Op .cit., p.121
146
Ibidem, 175
147
RIVERA CABRIOLES, Leticia: Op. cit; p. 36
148
54
En concreto, la valoración documental se presenta como un reto ante diferentes problemas a los
cuales tiene que hacer frente, como son el enorme crecimiento documental, altos costos para
conservar dicha documentación y falta de homogenización de métodos y criterios.
2.9.12 Vigencia Documental
La vigencia documental es el tiempo durante el cual el documento está cumpliendo lo que

expresa su texto, está sirviendo al fin específico por el que fue creado.
El documento está vigente mientras tiene fuerza o vigor para obligar, otorgar, testimoniar,
comunicar, etc. el contenido de las palabras de su contenido.
Los Lineamientos Generales para la Organización y conservación de archivos para las entidades
gubernamentales menciona al respecto de la vigencia documental, es el período durante el cual
un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.149
La importancia de la vigencia documental radica en que esta establece los tiempos máximos de
conservación de archivos, a fin de optimizar recursos y darle un manejo apropiado a los
documentos, facilitando el flujo documental y evitando su acumulación innecesaria en lugares
de trabajo, así también nos permitirá llevar acabo ese proceso intelectual o análisis documental
denominado valoración (primaria o secundaria) como antesala para poder establecer plazos de
conservación (tiempo de guarda en archivo de trámite y concentración) modos de transferencia
y depuración (criterios de disposición).
Para el establecimiento de vigencias documentales se deben considerar los siguientes aspectos:
a) Valores primarios de los expedientes (administrativo, legal, contable), para en

caso de expedientes con más de un valor siempre aplicará el mayor tiempo de
conservación.
b) Las series documentales del Cuadro de Clasificación archivìstico y sus tipos
documentales
c) Disposiciones jurídicas y criterios emitidos por el AGN y el IFAI
d) Tiempo de conservación los archivos de acuerdo a los mismos fundamentos
legales.
149
55
2.10 Instrumentos de Consulta y Control Archivístico, requeridos en los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal.
2.10.1 Instrumentos de Consulta y Control Archivìstico
Para describir la información que contienen los archivos contamos con Instrumentos de
descripción o de consulta y control archivìstico denominados así en los lineamientos para la
organización de archivos “los que se definen como cualquier medio de referencia elaborado o
recibido por un archivo en el proceso de establecimiento de control administrativo o intelectual
sobre la documentación”. 150
Estos instrumentos tienen una doble finalidad:
“Facilitar al archivista el control de acervo bajo su custodia y localizar con mayor

rapidez los expedientes depositados en el archivo”.
“Ayudar al usuario en la consulta, pues son el vinculo o intermediario entre los usuarios
de los archivos y la información contenida en sus acervos.”151
“Así mismo nos proporcionan información sobre archivos, fondos, o series, como son: las
guías, inventarios, catálogos e índices.”152
De acuerdo a la LFTAIPG y a los Lineamientos para la Organización de Archivos, en el

Lineamiento decimotercero se establece la elaboración de estos instrumentos a fin de propiciar
la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos y propone
contar con los siguientes:
El Cuadro General de Clasificación Archivìstica

El Catálogo de Disposición Documental
Los Inventarios Documentales
General
De transferencia
De baja
La Guía Simple153
2.10.2 Cuadro General de Clasificación Archivística
Cruz Mundet define a este instrumento como la estructura jerárquica y lógica de los fondos, los
cuales divide en grupos, que no son más que el reflejo de las funciones y las actividades de una
organización, aportando datos esenciales sobre dicha estructura, tales como claves y niveles que
apoyan su organización.
150
AGN, Norma Internacional General de..., Op. cit., p. 14-15
151
AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit,. p. 61
152
“El Índice básicamente es un Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos,
cronológicos y de contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción”. Cfr.
Diccionario de Terminología Archivística, Op. cit., p. 39-40
153
LGOCAEDAPF , Op. cit; p.6
56
La finalidad de contar con un cuadro clasificador es identificar cada documento y reunir en
grupos todos aquellos que tengan características similares, lo que podría considerarse como un
proceso de organización intelectual de la información, a fin de relacionar documentos para
constituir expedientes.
Este mismo autor señala de manera importante, que “el cuadro de clasificación no debe ser
elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a posteriori, partiendo del
conocimiento previo sobre la historia , la organización, y los procedimientos de la Entidad”.154
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos, definen al

cuadro de clasificación como el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con
base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad”155.
“Así la estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a
los conceptos básicos de "fondo", "sección" y "serie" que establece un principio de
diferenciación, estratificación y jerarquía de las diversas agrupaciones documentales que
conforman el acervo de una dependencia o entidad”.156
“El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un fondo documental. De

su precisión y exactitud depende:
El conocimiento del fondo, puesto que cada serie proporciona información de la

institución y de sus actividades.
La organización del archivo.
La información al usuario.
Sus objetivos son:
Agrupar jerárquicamente las series documentales en torno a los órganos o funciones

desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión”.157
Facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las unidades
administrativas hasta su recepción y resguardo en los archivos de trámite.
“Identificar los documentos y expedientes con un código y un titulo precisos que derivan
de las funciones y actividades especificas de la dependencia o entidad”.158
El cuadro se desarrolla en los siguientes niveles básicos y sucesivos:
Fondo159:Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que
conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.160
154
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de...,Op. cit. p. 244- 245
155
156
AGN: Instructivo para su elaboración del Cuadro...,Op. cit. p.5
157
RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel: Manual de Archivística, España, editorial. Síntesis, 1995, España, p.48-49
158
BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia, Op. cit., p.13
57
Sección: División primera del fondo, establecida en virtud de las líneas de acción de la
Entidad.
Subsecciòn: División de la anterior realizada en virtud de la función o funciones
desarrolladas. A su vez es subdivisible cuando una función se despliegue en diferentes
áreas de actividad con identidad definida.
Serie: Conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una
misma actividad.161
Para llegar a conocer las series documentales y tipos documentales que integran una institución a
fin de estudiar sus funciones y actividades se debe recurrir a:
Leyes y normas de cualquier época en relación con el fondo que se va a clasificar.

Historia de la Institución
Normas de organización interna
Manuales de Administración
Diplomática
Los Principios que inspiran la elaboración del Cuadro de Clasificación son:
Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y
época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus atribuciones y o funciones de
una dependencia o entidad. Cada fondo deberá tener su cuadro de clasificación propio.
Unicidad: Los limites temporales y la edad de los documentos no son características

definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. E1 cuadro se concibe
para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la
más antigua a la más reciente; debiendo contemplar a todos los documentos del fondo;
abarcando la totalidad del mismo.
Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones y o funciones de la dependencia o

entidad cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable: asimismo debe
permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper con su estructura. Lo que indica
que debe ser perdurable y seguro (es más estable el sistema funcional que el orgánico).
Simplificación: E1 cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los
supuestos posibles se establecerán divisiones precisas y necesarias sin necesidad de
descender a subdivisiones excesivas. 162
Flexibilidad: no debe ser un cuadro cerrado, rígido, sino flexible, abierto a la posibilidad de
crecimiento.
159
Comenta Cruz Mundet que el cuadro se realiza para un fondo concreto, de modo que si en un archivo tenemos
diversos fondos, elaboraremos un cuadro específico para cada uno de ellos, de acuerdo con el principio de
procedencia. Cfr. Cruz Mundet, José Ramón, Manual de.., Op. cit., p.246
160
Diccionario de Terminología Archivística, Op. cit., p. 36
161
Cruz Mundet, José Ramón: Manual de...,Op. cit., p. 246
162
Idem.
58
Deben evitarse, de ser posible, encabezados tales como: diversos, varios, miscelánea.
El cuadro de clasificación elaborado a partir de las funciones de la organización tiene como
ventaja el normalizar la denominación de los expedientes, aunque para su elaboración es
indispensable un perfecto conocimiento de la Institución que genera los documentos.163
Tipos de cuadro de clasificación:164
Estructura orgánica: Los documentos se agrupan de manera que reflejen la estructura de la

institución, por lo tanto las subdivisiones se identifican con unidades administrativas o
dependencias.
Estructura funcional: Los documentos se reúnen de acuerdo a las funciones de la institución.

Este tipo de cuadro de clasificación es recomendable para archivos de instituciones de larga vida,
con complejidad orgánica, en que las funciones son más claras y lineales (con menos cambios en
la evolución de las funciones que de la estructura y organigrama).
Clasificación por asuntos o temas: Utilizada en colecciones o archivos particulares; no es

aplicable a archivos de instituciones, pues rompe la estructura de los fondos y dispersa su
documentación.
2.10.3 Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística de

acuerdo al AGN
El Instructivo define la forma en la que debe abordarse el proyecto de elaboración del Cuadro
General de Clasificación archivística, estableciendo una metodología así como su descripción
detallada, la cual pretende homogeneidad para todas las Dependencias y Entidades que les
corresponde desarrollar este trabajo, la que se fundamenta en los principios teóricos establecidos
en la disciplina archivística.
Por lo cual consideramos importante referir los puntos que contempla este instructivo para
desarrollar el cuadro de clasificación:
1. Estructura del Cuadro General de Clasificación : Atiende a los conceptos básicos de

fondo, sección y serie, estableciendo una jerarquía de las agrupaciones documentales que
conforman el acervo de una dependencia o entidad.
2. Definiciones y criterios de identificación de la estructura de los archivos: Define lo que es

el fondo, sección , serie, expediente y unidad documental, y describe los criterios a
considerar para su identificación.
3. Proporciona los Instrumentos y los 4 principios para la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Archivístico: La delimitación, unicidad, estabilidad y simplificación.
163
Ibidem, p. 244
164
AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.56
59
En la elaboración de un cuadro general de clasificación archivística es requisito previo e
indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del
organismo que genera los documentos de archivo. Además, en su desarrollo es necesario que
éste se lleve o cabo mediante la planeación integral donde se contemplen:
Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de la dependencia o

entidad.
Los esquemas de clasificación existentes
Los recursos con que se cuenta para ello
Con base en la estructura archivística "Fondo, Sección y Serie" niveles básicos y sucesivos,
en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística la metodología se plantea
a partir de un fondo en especifico y tendrá como principios: delimitación. unicidad.
estabilidad y simplificación, los cuales hemos referido con anterioridad.
4. Sobre el desarrollo del cuadro de clasificación archivística, establece una metodología

basada en procesos básicos a fin de obtener categorías de agrupamientos estables, únicas,
delimitadas, universales y flexibles. Entre estos procesos se encuentran: Identificación,
jerarquizaciòn, codificación.
Identificación. “Este proceso consiste en identificar aquellos elementos que apoyen en

la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional
de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento documental
debe contemplarse:
a) La identificación de las atribuciones y funciones comunes al conjunto de

instituciones que integran a la Administración Pública Federal.
b) La identificación de las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia

o entidad, éstas últimas corresponden a las atribuciones sustantivas que hacen la
diferencia de una dependencia o entidad con otra.
Así los instrumentos que posibilitan el proceso para la detección e identificación de

atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías de agrupamiento que
integrarán finalmente el cuadro de clasificación, son los siguientes:
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Leyes generales o federales.
Reglamentos internos o similares.
Manuales de organización y procedimientos.
Catálogos de actividades del Sector Público Federal.
Cuadros de clasificación vigentes en las Dependencias o Entidades.
60
Existen además, leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o
entidades en estos casos las atribuciones o disposiciones que deberán cumplirse llegan a tener una
mayor estabilidad que los mismos reglamentos por lo que es recomendable su análisis.
El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones
innecesarias de las categorías de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del
conjunto de categorías documentales sustantivas y comunes.
El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e

integración entre categorías, teniendo en cuanta que existe un gran número de tareas comunes
a todas las dependencias y/o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado, para el
manejo de las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de aquellas que
tienen una gran similitud no de tipo semántico, sino incluso de contenido.
Es necesario que la identificación de categorías de agrupamiento se realice sobre una base

sólida y de comparación tal que sólo los instrumentos que citamos darán ocasión de hacerlo.
Ejemplos: Programas operativos anuales

Recursos Humanos
Recursos Materiales y Obra Pública
Nóminas
Comunicación Social
Planeación y Desarrollo
Licitaciones
Entrevistas con medios
Jerarquización: Consiste en el establecimiento de los niveles de relación y/o

coordinación así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento
identificadas.
A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de

agrupamiento, son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, en esta fase
dichas categorías deben ser objeto de un proceso de comparación a través de la que sea
posible ubicarlas en un contexto general, de ordenación o "relación" que debe distinguir
elementos de gradación (o categorización) diferentes que permitan ubicar a la categoría de
agrupamiento en el lugar que le corresponda.
En la jerarquización el modelo debe dar cabida en forma a todas nuestras categorías de

agrupamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen
características de "aglutinamiento de la acción administrativa" (función-actividad-asunto) en
torno a la que sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías
documentales.
Ejemplos: Recursos Humanos

Nóminas
61
Comunicación Social
Entrevistas a funcionarlos de mando
Recursos Materiales y Obra Pública,
Licitaciones
Codificación. La utilidad del código es una condición necesaria para el

funcionamiento del Cuadro General de Clasificación Archivística. A1 relacionarse
éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio
Cuadro. Lo anterior da lugar a la adecuada sistematización y ubicación que hace más
claras el tipo de relaciones documentales e interconexiones, características de los
documentos de archivo.
A la codificación, es la imagen y representación de cifras o símbolos, (códigos); de tal forma

que se cree que son la solución a los problemas de la clasificación siendo el proceso más
sencillo después de haber identificado y jerarquizado las categorías de agrupamiento
documental.
Asignar un código permite, sustituir el nombre propio o título de la categoría de

agrupamiento para fines de abreviatura o identificación, denotar la importancia del propio
código, para sostener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento.
Se propone que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo de claves o códigos que
se utilizarán; en dicha selección es importante que el tipo de codificación seleccionado sea de
fácil manejo, lógico, accesible y aplicable a las categorías de agrupamiento como a su
posterior utilización para la identificación de los documentos.
La selección del tipo de codificación más apropiada dependerá, básicamente, de la forma en

como aparecen las categorías de agrupamiento al final de las etapas de identificación y
jerarquizaciòn.
Ejemplo: 100 Recursos Humanos

101 Nóminas
200 Comunicación Social
201 Entrevistas a funcionarios de mando
300 Recursos Materiales y Obra Pública
301 Licitaciones
5. La Instrumentación del Cuadro de Clasificación archivístico consistirá en 4 etapas para

llevarlo a la práctica, estás etapas son: Validación, formalización, supervisión, asesoría y
capacitación.
Validación. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades

correspondientes para e! Cuadro General de Clasificación Archivística. con el objeto de que
pueda ser difundido y aplicado.
62
Formalización. Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el
ámbito de todos los archivos de la dependencia y/o entidad.
Supervisión y asesoría. Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado

funcionamiento del Cuadro General de Clasificación archivística y corregir las posibles
desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.
Capacitación. Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones

y procedimientos del Cuadro General de Clasificación archivística.
Comentarios respecto al Instructivo:
El Instructivo propone elaborar un cuadro de clasificación archivístico de tipo funcional, con base
a las funciones y atribuciones de la Entidad. De acuerdo a lo anterior las características de este
instrumento son las siguientes:
El Cuadro de Clasificación de funciones comunes propuesto, es el resultado del trabajo

del grupo para su desarrollo y coordinado por la Secretaría de Salud, según acuerdo
del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y
Archivos del Ejecutivo Federal. trabajo que consistió básicamente en la aplicación de
la normatividad técnica con los criterios de las fases de Identificación, Jerarquización
y la Codificación.
El Cuadro se integra por 12 Secciones codificadas e identificadas con un número

consecutivo y la letra "C- (de comunes) y 242 series. Secciones y series que
corresponden a funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal,
se propone que en el nivel de Sección la estructura archivística sea respetada tal y cual
aparece, y en el nivel de Serie según lo determinen las unidades responsables que
requieran de mayor especificación pueden agrupar, desagregar o subdividir para crear
subseries, es decir. cada serie podrá ampliarse dos claves más de manera horizontal.
En el caso de las Secciones de funciones "Sustantivas" de cada Dependencia o entidad

la codificación de las secciones será del 1 al "n", cada una con la letra "S".
El Cuadro General de Clasificación Archivística permite organizar los asuntos

conforme a funciones que pueden ser utilizados indistintamente por cada unidad
responsable de acuerdo a distintas necesidades. 165
2.10.4 Catálogos
Instrumento de descripción en el que con la finalidad de informar sobre una materia u objeto
específico, describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad
165
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Instructivo para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación
Archivística, México, 2004.
63
temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de
antemano.166
El catálogo es un instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y de

forma individualizada las unidades documentales o la unidades archivísticas de una serie o de un
conjunto documental que guardan entre ellas relación o unidad tipológica, temática o
institucional.167
En otras palabras, los catálogos describen exhaustivamente, los caracteres internos168 como
externos169 de las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas
(expedientes), seleccionadas por su valor histórico, para una exposición, publicación, etc. Dada
su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a una agrupación documental (fondo, sección,
serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés
especial (mapas, sellos, pergaminos, etc.) limitados a un período cronológico concreto. Es así
como los catálogos se utilizan para un conjunto de documentos seleccionados de acuerdo con
criterios más o menos subjetivos, generalmente reducidas al ámbito de determinadas colecciones
valiosas dentro del fondo histórico.170
“Los catálogos así mismo describen unidades documentales simples (carta, ordenanza, poder,
treudo, censal, plano, etc.) o compuestas (expediente, dossier) en cualquier soporte, eligiendo
elementos subjetivos y, por tanto, no actúan sobre todo el fondo, sección, serie, si no que pueden
estar dirigidos solamente a una serie o parte de ella, a documentos que tratan sobre un mismo
asunto, ordenados previamente y pertenecientes a un periodo cronológico”.171
Este instrumento describe intensivamente un grupo documental. No es necesario más que
para series con contenido muy heterogéneo y de gran riqueza informativa.
Unidad de descripción: unidad documental, la pieza documental o expediente.
Elementos de descripción
De carácter estructural: fondo, sección y serie.

De localización número de volumen donde está instalado el expediente o la pieza
documental, número de expediente o pieza documental, fojas del expediente o foja
(s) de la pieza documental si se localiza al interior de un expediente.
Elementos internos: tipología documental, emisor y destinatario, síntesis del
contenido. fecha y lugar, observaciones.
Elementos externos: particularidades paleográficas. idioma. estado de conservación.
sellos, signos.172
166
Diccionario de Terminología Archivística, Op. cit., p. 26
167
AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit. p.62
168
Fechas/s: año, mes y día, lugar/es, Resumen: Tipología Documental, autor, destinatario, asunto. En documentos
notariales, indicar nombre del notario y lugar de ejercicio, Forma: original, copia, copia certificada, Datación
original del documento. Cfr. Ruiz Rodríguez, Antonio Ángel: Manual de Archivística, p. 55
169
Soporte, formato, No. de Hojas, No. de documentos, Tamaño en milímetros (base / altura), Idioma, Tipo de Letra,
Sello/s, No. de expediente, Estado de conservación.
170
CRUZ MUNDET, José, Ramón: Manual de..., Op. cit., p.282
171
RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel, Op. cit., p.55
172
AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.63
64
Catálogo de Disposición Documental
Al que también se le conoce como tabla de retención documental, catálogo de vigencias

documentales, calendario de conservación, tabla de transferencias, guía de retención
documental.
De acuerdo a Cruz Mundet, este Instrumento es el resultado final de los trabajos de valoración y
selección173en el que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación,
especificando el destino concedido a cada serie, cuáles serán consideradas íntegramente, cuales
seleccionadas, en qué plazos de tiempo, cual ha de ser el tipo de selección aplicable y la
dimensión o porcentaje retenido.174
El Archivo General de la Nación define al catálogo de disposición documental175, como un

“registro general, sistemático y normalizado que establece los valores documentales, los plazos
de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el
destino final de los archivos de la entidad.”176
Decimos que es general, porque permite hacer una valoración total, al abarcar todas las series
documentales de la Entidad o Dependencia.
Sistemático, porque permite realizar una valoración permanente de las series documentales de la
Entidad o Dependencia.
Normalizado, porque su aplicación se basa en normas preestablecidas. En si es el instrumento

que indica de manera organizada y reglamentada que hacer con la documentación.177 El
Catálogo de Disposición documental es un instrumento que se tiene que desarrollar en la
Institución, el que constituye una herramienta de enorme utilidad en el proceso de
administración para los archivos de la Entidad.
Tiene como objetivos principales178
Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental basado en la

identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información.
Conocer el proceso de asignación de valores a cada una de las series documentales

identificadas
173
La selección es aquella operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser
eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración. Cfr. Diccionario de
Terminología Archivística, p.50
174
Cruz, Mundet, y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación, Op. cit., p.251
175
La Disposición documental consiste en la determinación de reglas y normas, a partir de la valoración primaria o
secundaria, para establecer plazos de conservación y modos de transferencia y depuración, a los cuales deben
sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de acuerdo con sus usos específicos Cfr. AGN, Introducción a la
Organización de Archivos, p. 40
176
Ibidem, p. 2
177
AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.45
178
Ibidem, p. 2
65
Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la
documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales o asociados a una
norma legal, fiscal o contable.
Registrar y establecer un instrumento de control y seguimiento de las series documentales

producidas por la Dependencia y Entidad, a partir de los resultados del proceso de identificación
y valoración.

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, mencionan claramente las
actividades relacionadas con el desarrollo del Catálogo de Disposición Documental, que con
carácter obligatorio deben llevar a cabo todas las Entidades y Dependencias, en cumplimiento a
lo establecido en los lineamientos sexto, fracción III, décimo tercero, décimo cuarto y quinto
transitorio.
El capitulo III, de la Conservación de archivos, Lineamiento Decimoséptimo menciona que “en

el Catálogo de Disposición documental se establecerán los períodos de vigencia de las series
documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencial.”
“Para efecto de los períodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al
índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley.”
“Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General de la Nación, para su validación y

registro, una copia de su catalogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico,
a más tardar el último día del mes de febrero de cada año”179.
Lineamiento Decimoctavo. “Los plazos de conservación de los archivos se tomarán en cuenta la

vigencia documental así como, en su caso, el período de reserva correspondiente”.
A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación
adicionará un período igual al de la reserva o al que establezca el catalogo de disposición
documental, si este fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido objetos de solicitudes de acceso a la información se
conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental.
2.10.5 Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental
El Instructivo para la elaboración del Catalogo de Disposición Documental, establece una base
metodológica para la elaboración de este Instrumento, que se conocerá a continuación:
Como primer punto, proporciona definiciones utilizadas para la elaboración del Catálogo de
Disposición Documental entre ellas: Definición de Archivo de Trámite, Concentración,
Histórico, Baja Documental, Disposición documental, etc. algunas de las que se pueden
encontrar en el desarrollo del presente trabajo.
179
66
El Instructivo hace referencia a 2 etapas que intervienen para la elaboración del Catalogo de
Disposición , y que se mencionan a continuación:
Identificación
Primera etapa que consiste en la Investigación y análisis de las características de dos elementos
esenciales que constituyen la serie documental.
Elemento orgánico: Sujeto Productor

Elemento funcional: Documento de Archivo
Teniendo que recopilar la siguiente información:
Evolución orgánica del sujeto productor

Disposiciones que regulan sus competencias
Normas de procedimiento que condicionan la aplicación real de esas competencias
Normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase
de producción activa.
Manuales de organización, de procedimientos, repertorio legislativo, etc.
Consulta directa con las personas que están tramitando y produciendo los
documentos, quienes, además de resolver cualquier duda planteada en la
interpretación de las disposiciones legales, son las únicas que pueden suministrar
datos con relación a la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la
finalización del trámite.
Dentro de esta etapa los tres campos a trabajar para todas y cada una de las series documentales
son:
Procedencia Institucional: Que permite conocer el organismo que generó la
documentación y, en consecuencia, la función de la que se deriva en relación directa.
La caracterización documental que informa de: Soportes, tipología, volumen y
organización.
La descripción informativa: Contenido Informativo, relación entre serie y función,
común o sustantiva, período que cubre la información y relación entre la serie en
cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.
Como segunda Etapa se encuentra la Valoración que como sabemos es un proceso intelectual
que analiza y determina sus valores primarios y secundarios, lo que dará como resultado:180
Establecer el plazo de permanencia de cada serie en el archivo de trámite y de

concentración.
Plazo de prescripción de los valores primarios: Administrativo, legal, fiscal, contable.
Información sobre la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.
Eliminación de ejemplares duplicados de cada serie.
Establecer criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental.
180
67
La aplicación práctica de estos resultados constituirá el conjunto de instrucciones que darán
contenido al Catalogo de Disposición Documental.
Análisis de los valores, donde la valoración documental se divide generalmente en 2 etapas:
1era. Etapa: Valoración Primaria con sus tres elementos de juicio (administrativo, legal,
fiscal) los que nos servirán para determinar la necesidad institucional de retener por
cierto tiempo sus documentos de archivo.
2da. Etapa: Valoración Secundaria, con sus elementos (informativo, evidencial,

testimonial)
Criterios sobre la documentación que estamos investigando:
Criterio de Procedencia y evidencia: Son más valiosos los documentos que proceden
de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los
documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando
reflejan su propia actividad irrepetible.
Criterio de contenido: Es mejor conservar la misma información comprimida que
extendida (Ej. Informes anuales y no mensuales).
Criterio Diplomático: Es preferible conservar un original que una copia.
Criterio Cronológico: Fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de
la cual no se puede realizar ninguna eliminación.
El Instructivo propone una clasificación de los documentos que existen en las oficinas, los
cuales pueden ser: Documentos de Archivo, Documentos de Comprobación Administrativa,
Documentos de apoyó Informativo.181
La recomendación que hace el instructivo al respecto de los documentos de comprobación

administrativa inmediata, y que no son transferidos al archivo de concentración, su baja se da de
manera inmediata al termino de su utilidad, para lo que se deberá incluir en el Catálogo de
Disposición Documental un listado general que indique su vigencia con base en su utilidad en la
oficina generadora, y se remitirá por escrito una solicitud al titular del archivo de concentración
para su visto bueno y supervisión.
Metodología de Trabajo:
En la fase de valoración se aprovechan los trabajos de identificación, de tal manera que se
estudiará cada una de las series identificadas. Así podemos establecer los pasos a seguir que se
muestran en la siguiente tabla:
181
Las características de estos tipos documentales, ya han sido descritas en un apartado anterior de este mismo
trabajo.
68
E Proceso Procedimientos Resultados
Compilación de la información
I institucional Identificación del
D Disposiciones legales organismo y unidades
E Investigación Actos administrativos administrativas
N preliminar Normas relativas a la creación productoras de la
T sobre la y cambios estructurales de la documentación.
I
Institución y dependencia o entidad Identificación de las series
F
I fuentes Estructura interna de la documentales
C documentales. dependencia o entidad Elaboración del Cuadro de
A Funciones y manuales de clasificación archivística.
C procedimientos
I Organigramas
Ò Reglamento Interno
N
Entrevista con Análisis de cada serie La Información obtenida
los productores documental. en cada una de esas tareas
de los Estudio del trámite, y llevará a la confección de
documentos en procedimiento que generan los un primer borrador de los
Id.
el ámbito expedientes y documentos de plazos de conservación y
institucional. archivo básicos que integran de disposición
cada serie. documental.
Valoración primaria de las
series documentales.
1.-Conformación de las series con sus

características generales, incluyendo el
Análisis y expediente tipo.
V
determinación 2.-Estudio comparativo de las series
A
L de valores complementarias182 (a) y paralelas183
O primarios. (b) de las distintas unidades
R administrativas, indicando dónde se
A encuentran. Aquí se comparará la
C información que tiene cada expediente
I generado por cada unidad
Ò administrativa que interviene en un
N procedimiento concreto, y se realizará
mediante la comparación del contenido
básico de los documentos.
3.-Elaboración de propuestas de la
valoración de cada serie documental
con expresión de sus plazos de
transferencia, conservación o
eliminación y plazos de acceso.
182
El instructivo considera como series complementarias las que al responder a trámites administrativos diferentes,
contribuyen a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria.
183
Las series paralelas las contempla como las que se materializan en actividades administrativas que reproducen en
copia otras series con información idéntica.
69
El Catálogo de disposición
R documental se integrará por:
E Elaboración Introducción o
G e presentación
U
integración Integrar y registrar la información en Marco Legal
L
A del Catálogo los formatos establecidos con sus Textos o anexos que
C de plazos de conservación y técnicas de sustenten el proceso de
I Disposición selección. elaboración y aseguren su
Ò documental comprensión y aplicación
N Registro de todas y cada una de las
series documentales con sus plazos
de conservación y técnicas de
disposición documental.
Recabar firmas y autorización.
C Aprobación y validación por
O parte de la Coordinación de
N Validación y Archivos y el Comité de
T
aplicación Información.
R
O El coordinador de archivos remitirá al
L Archivo Generan de la Nación para su
visto bueno.
Se iniciará su difusión.
Por último, el Instructivo considera que para facilitar la sistematización de la información, todos
los datos obtenidos en la fase de valoración se pueden ir plasmando en fichas de valoración que,
una vez finalizadas, se deberá unir el repertorio de series documentales.
De la misma forma propone un formato de Catálogo de Disposición Documental que viene
incluido en el mismo instructivo.184
2.10.6 Las Guías
La Guía es otro Instrumento de Descripción y a continuación se describe su concepto y tipos de

Guías, hasta llegar a la Guía simple de Archivos, que propiamente con ese titulo en la
Archivística no se encuentra pero retoma de manera somera las características de una guía de
archivos.
Las Guías proporcionan una visión sinóptica de la documentación de uno o muchos archivos,
cuyo objetivo es orientar y dar a conocer a los interesados los documentos y servicios que
prestan los archivos en forma general.
En la guía de archivo la unidad de descripción del acervo puede ser el fondo, la sección, la serie
o expediente. Se integra por datos prácticos y reglamentarios, datos históricos relacionados con
el archivo, la documentación y el edificio que lo alberga, y la descripción de los fondos y
colecciones.
184
AGN: Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental, México, 2004.
70
Por la importancia de la información que contienen, y por ser una herramienta indispensable
para difusión de archivos, es recomendable publicarla, para que los usuarios externos se formen
una idea general del contenido de los acervos.185
Las Guías “Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos,
describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los
organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los
servicios disponibles.”186
Tipos de Guías:
El Censo-Guía: Informa acerca de un gran numero de archivos como pueden ser todos los de
un país o una región. Este instrumento proporciona información amplia tanto por el ámbito
geográfico que abarca, como por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo hace de manera
genérica. Ejemplo: EL CENSO-GUÌA de archivos de España e IberoAmérica, el cual funciona
como un directorio de archivos españoles y latinoamericanos, proporcionando información de
donde se encuentran dichos archivos, los tipos de fondos que custodia, y los productores de la
información.
La guía de fuentes: Recopila datos de todos los fondos documentales que contengan
información relativa a un tema o a una área geográfica determinada.
La guía orgánica: Recoge información de varios archivos relacionados por su pertenencia a un

organismo determinado, ya sea nacional o internacional. Los datos son así mismos sumarios, por
el amplio número de fondos que abarcan. Ejemplo: Los archivos pertenecientes a la ONU, o a la
Unión Europea.
La guía de archivo: Centra su atención en un solo archivo así posea uno o mas fondos. La
información que proporciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las entidades
productoras, la organización y el contenido de las agrupaciones documentales”. Ejemplo la Guía
del Archivo General de la Nación en México.187
Guía Simple
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en su

articulo 32 menciona que los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las
disposiciones aplicables, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de
sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.188

Dependencias y Entidades de Administración Pública Federal (fracción XVIII del lineamiento
185
186
CRUZ MUNDET, José, Ramón: Manual de..., Op. cit., p.273
187
La Guía de archivo es la que utilizaremos en este trabajo de investigación, la cual describirá el fondo de la
Entidad que nos ocupa , dicha guía atiende algunos elementos de descripción señalados en la ISAD (G).
188
LFTAIPG, Op. cit. p.10
71
segundo de la Guía simple), define a la Guía Simple de Archivos como el “esquema general de
descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica
sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y
sus datos generales”.189
El lineamiento séptimo del propio ordenamiento menciona que las dependencias y entidades
elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación
archivística de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración
e histórico, así como el nombre y cargo del responsable, la dirección, teléfono y correo
electrónico de cada uno de ellos.
El lineamiento tercero transitorio refiere que al Instructivo de elaboración de la guía simple de

archivos a que se refiere el lineamiento séptimo será publicado en el sitio de Internet del
Archivo General de la Nación dentro de los 60 días naturales posteriores a la publicación de los
Lineamientos en el Diario Oficial de la Federación. Dicha guía deberá estar publicada en los
sitios de Internet de las dependencias a más tardar el 1 de enero de 2005.
El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental en el Artículo 46 al respecto menciona que los Comités elaborarán un programa
que contendrá una Guía Simple de la Organización de los archivos de la dependencia o entidad,
y cuyo objetivo será facilitar la obtención y acceso a la información pública, esta guía será
actualizada anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para la custodia y conservación
de los archivos.190
Objetivos de la Guía simple :

Facilitar a la población en general, la búsqueda y localización de información específica
en poder del Organismo y de sus Unidades Administrativas.191
Identificar el contexto y contenido de los archivos, a partir de las series comprendidas en
el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como su esquema de organización y
sus datos generales.
Asegurar la creación de descriptores consistentes y apropiadas para facilitar la
recuperación y el intercambio de información
Garantizar la descripción consistente para facilitar la recuperación de la Información.
Disposiciones Generales:
De aplicación
La elaboración de la guía simple es obligatoria para todos los archivos de las
dependencias o entidades de la APF.
Cada unidad administrativa de la dependencia o entidad elaborará la guía de sus series
documentales en todos y cada uno de los archivos: trámite, concentración e histórico.
A partir de la guía de cada unidad administrativa se integrará la Guía Simple de la
dependencia o entidad.
189
LGOCAEDAPF, p. 3
190
IFAI: Reglamento de la LFTAIPG, Op. cit., p.27
191
LFTAIPG, Op. cit., p.10.
72
Los elementos de descripción son aplicables del modo más amplio posible a los archivos
sin tener en cuenta su volumen, etapa o espacio físico.
La unidad de descripción de cada uno de los archivos será la serie documental.
Los elementos de descripción determinados en el instructivo son básicos y obligatorios,
sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos
adicionales que así convengan a sus necesidades de control.
Recomendaciones:
La Guía simple podrá actualizarse anualmente en la fecha que así lo determine cada
A partir de 2006 los archivos abiertos en 2005 solamente utilizarán como unidades de
descripción la sección y serie con base en el cuadro de clasificación archivístico de la
Cabe señalar que dentro de la teoría Archivística conocida no existe un termino como tal de
Guía Simple, por lo que inferimos que esta guía retoma algunas características de las Guía de
archivos tradicional que por lo general se utilizan en los archivos históricos, los cuales utilizan
para su descripción los elementos de descripción que la Norma Internacional de Descripción
Archivística proporciona.
Para la elaboración de esta Guía se cuenta con un Instructivo que permite conocer a detalle la
estructura de la Guía Simple que veremos en el siguiente apartado.
2.10.7 Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos
El Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de archivos propone una estructura la cual
se basa en agrupar dos áreas informativas: Identificación y contexto192, así como 12 elementos
de descripción.
Área: 1. Identificación193
Consignar el nombre de la unidad administrativa responsable
1.1 Unidad Administrativa
del archivo.
Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección,
1.2 Área de Procedencia del Archivo
departamento o equivalentes) donde se localiza el archivo.
Consignar el nombre (s) del servidor público designado (s)
1.3 Nombre del responsable y cargo
como responsable de la unidad de archivo.
Proporcionar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo:
1.4 Domicilio calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio,
estado, país, del lugar de trabajo del servidor público.
Registrar el número telefónico del archivo, considerando la
1.5 Teléfono
extensión y clave lada de la entidad.
Consignar la dirección electrónica oficial del servidor público
designado como responsable del archivo. En el caso de que el
1.6 Correo Electrónico
responsable no cuente con correo electrónico individualizado,
deberá registrarse el institucional.
192
Dichas áreas las retoma de la agrupación de elementos para la descripción que propone la Norma ISAG (G).
193
El Área de Identificación incluye información esencial para identificar la unidad de descripción (un documento o
conjunto de documentos, en cualquier soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base de una
sola descripción). Cfr. AGN: Norma Internacional General de Descripción Archivística, Op. cit. p.10-17
73
Área: 2. Contexto194
2.1 Unidad administrativa de Registrar el nombre de la entidad responsable de la producción,
procedencia uso y acumulación de las series documentales.
Registrar el nombre correspondiente a la estructura del archivo
2.2 Sección la sección documental correspondiente.
Consignar todos y cada uno de la (s) series (s) documental (es)
2.3 Serie (s) que integran el acervo en custodia.
Proporcionar las fechas extremas de producción o acumulación
2.4 Fecha (s) para cada serie documental que se describe.
Describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o
2.5 Volumen soporte de la serie documental especificando la cantidad de
expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.
Proporcionar la ubicación física de la (s) series (s) documental
2.6 Ubicación física (es)
2.10.8 Inventarios Documentales
Los Inventarios son una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo,
cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden del archivo y tiene como fin principal dar
constancia de la documentación y como fines secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del
acervo documental.195
Este instrumento condensa la actividad intelectual del archivista sobre el fondo documental, ya
que combina la clasificación y descripción, aunadas con una doble finalidad, por una parte
conocer que es lo que se tiene y cómo está organizado, y por la otra, informar con precisión
acerca de su contenido y localización, de tal suerte que ante cualquier búsqueda documental
ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida. logrando un costo beneficio al permitir
describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios
para los usuarios.196
El inventario nos permite conocer los volúmenes de acervo, los contenidos generales y la
localización del material.
Constituye el instrumento más importante. Pues es el sustento de todo el trabajo de
descripción y crea las condiciones para profundizar gradualmente en el.197
Si bien el inventario es una herramienta de trabajo para el archivista, puede ser también
(sino se cuenta con otro más detallado) un instrumento de orientación para el usuario, pues
le permite un primer acercamiento al contenido del archivo.198
194
Área de contexto que incluye información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción (documento) Cfr.
AGN, Norma Internacional General de Descripción..., Op. cit., p.10
195
AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.56
196
CRUZ, MUNDET y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación..., Op. cit., p. 233
197
AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p. 61
198
Ibidem, p. 62
74
Los Inventarios, describen las unidades que componen las series documentales199, dispuestas
según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. En función
de las unidades descritas podemos distinguir entre el inventario somero (describe las unidades de
instalación)200 y el analítico (describe las unidades archivísticas; los expedientes).
Así tenemos:
Por su contenido informativo:
Inventarios analíticos
Inventarios someros
Por la unidad de archivo que asientan:

Inventario esquemático, describe una serie de cada asiento
Inventario analítico, describe una pieza documental en cada asiento.
Registro, describe una unidad de conservación en cada asiento.
Por la finalidad que se les asigne:
Inventario de trámite: controla los movimientos de la documentación en trámite

Inventario de remisión: elabora un remitente para enviar a un receptor.
Inventario topográfico: describe la documentación de un archivo a partir de una
signatura topográfica.
El inventario debe describir, de forma global, la totalidad de los fondos, secciones y series
de un archivo. Debe reflejar la estructura de cada fondo, dando un panorama general del
mismo.201
Elementos indispensables:
De carácter estructural: fondo, sección, serie.

De localización: número de volumen (legajo o caja), cantidad. ce expedientes que
contiene.
De descripción: fechas extremas. síntesis de asuntos de toda la caja, observaciones
generales.202
Consideramos apropiado definir los términos de inventario somero y analítico por la

utilidad que tienen estos para los archivistas.
Inventario somero
Proporciona información genérica de la documentación que se encuentra en el archivo, es un

primer procedimiento válido para la descripción de grandes volúmenes documentales. Su
utilidad ante todo es de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias. Los
199
La Unidad documental, es el elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento o por varios que formen un expediente. Cfr. Diccionario de Terminología Archivística, p.55
200
Entendiéndose como unidad de instalación, las agrupaciones de unidades documentales homogéneas p. 456
201
AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p. 62
202
Idem.
75
elementos del inventario somero son: Resumen de la evolución histórica del ente que ha dado
origen al fondo como el área de identificación: Signatura, Titulo, fechas, Nivel de Descripción y
Volumen.
Inventario Analítico
Con respecto al anterior hay una característica distintiva, porque fundamentalmente este
describe los fondos con mayor profundidad y desciende hasta los expedientes.
Ofrece información suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación

física, conocer su organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las
opciones las de su interés. Describe uniformemente los fondos y proporciona unos niveles de
información satisfactorios para los usuarios.
Los elementos del inventario analítico se encuentran divididos en obligatorios y optativos, son
los siguientes:
Área de identificación203: (Obligatorios) Signatura, Titulo, Fechas, Nivel de descripción,

Volumen.
Área de contenido y estructura204: Resumen de alcance y contenido.
Área de contenido y estructura205: (Optativos) Información sobre valoración, selección y
eliminación, sistema de organización.
Área de condiciones de acceso206: Condiciones de acceso, e instrumentos de descripción.
Área de documentación asociada207:Unidades de descripción relacionadas en el archivo.
De acuerdo a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de

las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal los Inventarios
documéntales, “son aquellos instrumentos de consulta208 que describen las series y expedientes
de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de
transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)”209
203
La cual identifica el archivo y proporciona un nexo de unión entre los documentos y la descripción que los
representa. Cfr. AGN, Norma Internacional General de Descripción..., Op. cit. p.23
204
Su objetivo es identificar el contenido y tipología de la unidad de descripción para permitir a los usuarios juzgar
su interés potencial., Ibidem, p.33
205
Proporciona información sobre cualquier acción de valoración, selección, y eliminación efectuada. En lo que
respecta a organización especificará las principales características de la estructura interna, el orden de los
documentos, y la forma como han sido tratados por el archivista. Ibidem, p.34-35
206
Identifica cualquier condición que restrinja o afecte al acceso a la unidad de descripción, así mismo en lo
concerniente a los instrumentos de descripción, informará cualquier instrumento de descripción relacionado con la
unidad de descripción. Ibidem, p.36-38
207
Permite identificar unidades de descripción relacionadas dentro del propio archivo. Ibidem, p.40
208
De acuerdo a la definición que marca el Diccionario de Terminología Archivística, los Instrumentos de consulta
son documentos sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades
documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control
físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.
209
76
El Lineamiento decimotercero refiere que los titulares de las dependencias y entidades deberán
asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la
organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que
mencionan deberán contar con los inventarios documentales:
a. General
b. De transferencia
c. De baja210
Se considera que los inventarios deberán contener como elementos obligados:211

Logotipo de la dependencia y/o entidad
Nombre de la dependencia y/o entidad
Nombre de la Unidad administrativa
Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área, subdirección,
departamento u equivalentes)
Número secuencial (indicar la secuencia de los elementos que conforman el inventario)
Nombre del expediente y/o breve descripción del contenido
Código de clasificación que indique la sección, serie y expediente.
Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable fiscal)
Periodo de la Documentación
Vigencias documentales (conforme al Catálogo de Disposición Documental de la
Dependencia o disposiciones jurídicas preestablecidas).
Inventario General
Respecto al inventario general refiere la fracción III inciso a) del Lineamiento decimotercero
que la elaboración de este instrumento se deberá hacer en coordinación con los archivos de
trámite, de concentración e histórico de la Entidad.
Este Instrumento deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá
únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida transformada
o conservada por cualquier titulo con anterioridad al 12 de junio de 2003.212
El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes, respecto
de la información generada, obtenida, adquirida transformada o conservada por cualquier titulo
a partir del 12 de junio de 2003.213
Elementos de Inventario General:214

Logotipo de la dependencia y/o entidad
Nombre de la Unidad administrativa
210
Ibidem, p. 6
211
ARCHIVO General de la Nación, Módulo 3, [en línea]. México, [ref: de 15 de abril de 2005] Disponible en Web:
<http://www.agn.gob.mx/lineam/modulo_3.pdf>
212
LGOCAEDAPF ,Op. Cit., p.8
213
Ibidem, p.9
214
Archivo General de la Nación, Módulo 3, [en línea]. México, [ref: de 15 de abril de 2005] Disponible en Web:
<http://www.agn.gob.mx/lineam/modulo_3.pdf>
77
Nombre de la sección
Nombre de la serie
Código de clasificación que indique la sección, serie y expediente
Nombre del expediente y/o breve descripción del contenido
Asunto
Fecha de apertura
Reservado o confidencial
Observaciones
Inventario de Transferencia
La transferencia documental es aquel traslado sistemático de expedientes en etapa semiactiva al

archivo de concentración y de los que tienen valor permanente al archivo histórico.
Transferencia Primaria: Es la operación de traslado de expedientes cuyo tramite ha terminado,

o su consulta es muy esporádica, mientras prescribe el termino de permanencia.
Transferencia Secundaria. Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha

concluido y se ha procedido a una valoración primaria y de este proceso se deslindan dos
vertientes.
1) Si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva.
2) De lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histórico. 215
Inventario de Baja216
“Todos los archivos cuya vigencia ha concluido, conforme al catalogo de disposición

documental de la dependencia o entidad, serán sujetos a procesos de valoración, selección,
transferencia secundaria o baja”.217
El Lineamiento vigésimo refiere que “los inventarios de baja documental autorizados por el
Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo
de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente”.
El Inventario de baja debe contener como elementos obligatorios:
a. Logotipo de la dependencia y/o entidad

b. Nombre de la dependencia y/o entidad
c. Nombre de la Unidad Administrativa
d. Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área, subdirección,
departamento, u equivalentes)
215
Idem.
216
Entendiendo como baja documental a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga valores históricos. Cfr. LGOCAEDAPF, Op. cit., p.1
217
AGN, Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal, México, 2004, p.8
78
e. Número secuencial (que indicará la secuencia de los elementos que conforman el
inventario)
f. Nombre del expediente y/o breve descripción de contenido
g. Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente.
h. Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios).
i. Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación)
j. Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental de la
dependencia o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De ser el caso la
vigencia documental incluirá el número de años a que corresponda en suma cuando se
trate de archivos que cuenten con información reservada, para lo cual se hará la
indicación que corresponda.218
218
Ibidem, p.12
79
CAPITULO 3
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

ARCHIVÍSTICA, CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, GUÍA SIMPLE E
INVENTARIO GENERAL.
3.1 Actividades en Pronósticos para la implementación de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
3.1.1 Recopilación de la información
Para llevar a cabo la recopilación de la información se siguió una metodología que se describe a
detalle, con base a la experiencia obtenida en la Entidad y que consistió en los siguiente:
1) Estudios y análisis Previos:
Análisis Institucional de la Entidad

Análisis de fuentes documentales
2) Investigación de campo: Diseño de los Instrumentos para la recopilación de la

información.
Cuestionario
Entrevista
Formato de Trabajo
3) Descripción de las herramientas utilizadas para la recopilación de la

información.
4) Estudio de experiencias externas.
5) Implementación de las herramientas de recopilación de la información en la
Entidad.
Ubicación de la población
Realización de pruebas piloto
Repartición de Instrumentos
Aclaración de dudas
Recepción de cuestionario y formato de trabajo
1) Estudios y Análisis Previos:
Análisis Institucional de la Entidad
a) Antecedentes históricos de PAP

b) Estructura orgánica funcional de la Entidad
80
c) Marco Jurídico de la Entidad: Leyes, Acuerdos, Decretos, Reglamentos para los
sorteos y concursos desarrollados en la Entidad.
d) Conocimiento de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de PAP219
Análisis de fuentes documentales
a) Revisión de la teoría archivística en materia de organización y descripción Archivìstica,

en lo correspondiente a Instrumentos de descripción y cuadro de clasificación
archivìstico.
b) Análisis de la Legislación Archivìstica vigente aplicable a los archivos del Gobierno

Federal, entre los que encontramos la LFTAIPG y su reglamento, así como los
Lineamientos Generales para la Organización y conservación de Archivos de las
dependencias y entidades de la APF, los Lineamientos Generales para la clasificación y
desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la APF, y las
Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
c) Revisión y análisis del marco normativo de la Entidad entre la que se encuentra la Ley
Federal de Juegos y Sorteos, y los diferentes reglamentos para los concursos y sorteos de
Pronósticos.
d) Análisis del Manual de Organización y Procedimientos a fin de detectar funciones y

atribuciones de la Entidad.
e) Revisión del Sistema de Índices Reservados y Confidenciales220
f) Análisis de los Instructivos para la elaboración de Instrumentos de Organización y

Descripción Documental: Cuadro de Clasificación archivístico, Guía Simple y Catálogo
de Disposición Documental.
g) Estudio comparativo de todas las fuentes a fin de contar con elementos comunes y básicos
a fin de desarrollar los instrumentos de recopilación de información en la Entidad a efecto
de llevar a cabo la elaboración de los Instrumentos de Organización y conservación de
Archivos para PAP.
219
Actualmente la Institución se preocupa por obtener la certificación I.S.O 9001-2000 de los procesos básicos y de
soporte que desarrolla la Entidad, entre los que se encuentran como básicos: El desarrollo de nuevos productos,
generación de la demanda, ventas, captación de apuestas, concursos y sorteos, pago de premios. Y en los de
soporte: Proveedor de Lotería en línea, soporte tecnológico y organizacional, reclutamiento, selección, capacitación
y desarrollo del personal, adquisiciones, mantenimiento del edificio e instalaciones, comunicación y distribuciones.
Resultaba muy importante conocer estos procesos que a su vez se encuentran relacionados con las funciones
sustantivas y comunes de la Entidad. Cabe mencionar que las diferentes unidades administrativas de la Entidad en
numerosas ocasiones manifestaron su preocupación ante la elaboración de los instrumentos de organización y
conservación documental, ya que deseaban que estos no estuvieran fuera del contexto de la certificación de sus
procesos.
220
De acuerdo a la LFTAIPG, en sus artículos 14, 15 y 17.
81
2) Investigación de Campo: Este punto resulta interesante ya que para poder desarrollar los
Instrumentos de Consulta y control archivístico requeridos en la Legislación vigente, habría que
diseñarse ciertas herramientas para la recopilación de la información, a través de técnicas de
investigación de campo conocidas:
a) Cuestionario (Ver anexo 2)

b) Entrevista221
Los cuales surgen a partir de las necesidades de información que teníamos y de los criterios
emanados de la LFTAIPG y los Lineamientos para la Organización de Archivos. Además de
estos, se implementó un instrumento denominado formato de trabajo, que nos permitió de
manera inicial conocer las series documentales y aspectos importantes de ellas, para la
implementación de los instrumentos de consulta y control archivìstico. (Ver anexo 4)
A fin de hacer más comprensible el llenado de estos instrumentos, se integraron de manera

complementaria los siguientes:
c) Índice de Series documentales222 (Ver apéndice 1 al Anexo 4)

223
d) Glosario de términos archivísticos (Ver apéndice 2 al Anexo 4)
Descripción de las herramientas utilizadas para la recopilación de la información:
Como ya hemos mencionado en líneas anteriores para obtener información precisa y desarrollar
los Instrumentos requeridos por la Ley, se requería elaborar ciertas herramientas que de manera
integral nos permitirían conocer tanto el aspecto de identificación de los productores de la
información, así como su contexto, a continuación se mencionan las características de cada una
de ellas:
1.- Cuestionario: Se instrumentó con 23 preguntas abiertas tomando en cuenta los siguientes
aspectos:
Funciones de su unidad administrativa
Ubicación del archivo
Tipología documental
Soportes utilizados
Fechas de tramitación
Áreas que consultan la documentación
Características del mobiliario
Tipo de ordenación documental
Sistema de Clasificación utilizado
221
Se realizaron entrevistas con los responsables de archivos de trámite de la Entidad de manera informal a fin de
conocer las características y funciones propias de sus archivos.
222
Consideradas a partir del cuadro básico de clasificación de las funciones comunes en Dependencias y Entidades
del Poder Ejecutivo Federal.
223
Elaborado a partir de los conceptos archivísticos fundamentados en los Lineamientos Generales para la
Organización de Archivos del Gobierno Federal y la Norma ISAD (G).
82
Aspectos sobre la transferencia documental
Utilización de controles y registros
Fundamento legal utilizado para la organización de sus documentos
Problemas frecuentes
Propuesta para un adecuado manejo y control documental
(Ver anexo 2)
Cabe señalar que el cuestionario nos permitió elaborar un Diagnóstico para los Archivos de
Tramite de la Institución, toda vez que aportó información importante de las diferentes unidades
administrativas de la Entidad.
(Ver anexo 3)
2.- Formato de trabajo con su respectivo instructivo de llenado: Se estructuró un formato de

trabajo a fin de identificar, valores primarios y secundarios, plazos de conservación en cada uno
de los archivos de trámite y de concentración, disposición documental, identificación de
información reservada y confidencial y fundamento legal. Donde se incluyera la siguiente
información:
Al extremo superior derecho se contempló una área de identificación donde se pretendía
conocer el nombre de la Subdirección, Dirección de Área, Gerencia y Departamento.
A su vez el formato incluyó los siguientes campos:
Nombre de la serie documental

Fechas extremas
Valor (administrativo, legal y contable)
Volumen
Información reservada
Información confidencial
Fundamento Legal
Tiempo de guarda en archivo de trámite
Tiempo de guarda en archivo de concentración
Valor Histórico o secundario
(Ver anexo 4)
Las herramientas anteriores se hicieron acompañar a su vez por otros instrumentos de apoyo que
consistieron en:
1. Series documentales: Fueron consideradas a partir del Cuadro Básico de Clasificación de

las funciones comunes en las Dependencias y Entidades del poder Ejecutivo Federal.
(Apéndice 1 al anexo 4)
2. Glosario de términos archivísticos:
83
Consistió en 43 términos elaborados a partir de:
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Lineamientos para la Organización y Conservación de los archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
Normas de Archivo Contable de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
(Apéndice 2 al Anexo 4)
3.- Estudio de experiencias externas
Así mismo fue importante y necesario, hacer un estudio de experiencias externas, observando de
que forma abordaban en otras instituciones tal proyecto, recurriendo ante todo a colegas
archivistas que de manera accesible nos proporcionaron información útil al respecto.
4.-Implementación de las herramientas de recopilación de información en la Entidad:
Ubicación de la población. Se identificaron las diferentes Unidades Administrativas y a

los responsables del manejo de archivos en la Entidad, a nivel interno como foráneo. Con
lo que se concluyó que en total se deberían distribuir 54 cuestionarios y formatos.
Realización de pruebas piloto. Se aplicaron 5 cuestionarios y formatos en la Comisión

de Servicios de Acervo Documental y Operación Postal, para observar si existía alguna
inconsistencia y hacer las correcciones pertinentes.
Repartición de Herramientas. De manera oficial se hizo llegar a cada unidad

administrativa de la Institución el cuestionario y el formato de trabajo (54 juegos) a partir
del día 20 de julio del 2004, y se pidió su devolución a más tardar el 29 del propio mes y
año. Dichos Instrumentos se hicieron acompañar de una circular por parte del Director
Administrativo de PAP.
Aclaración de dudas. Que no se hicieron esperar por parte de las Unidades

administrativas de la Entidad, y que se trataron de resolver a través de numerosas visitas,
correos electrónicos, a unidades administrativas del interior de la República, etc.
Recepción de Instrumentos. Una vez que se contaba con los cuestionarios y formatos
debidamente resueltos, se procedió a recibirlos, incluso desde la primera semana que se
repartieron y hasta los primeros días del mes de agosto.
84
3.1.2 Organización y procesamiento de la información
El siguiente paso consistió en organizar y procesar la información obtenida.
Agrupación de instrumentos por Unidades Administrativas pertenecientes a la

Subdirección, Dirección, Gerencia y Departamento.
Lectura previa de la información
Subrayado de información relevante
Análisis de la información a fin de ubicar secciones y series documentales .
3.2 Elaboración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivìstico
3.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística
Es importante mencionar los aspectos que hemos considerado para la elaboración del Cuadro
General de Clasificación archivìstica para PAP, y que en primera instancia resumen las
actividades desarrolladas en PAP para la implementación de la LFTAIPG .
1) Análisis Institucional de PAP: Marco histórico

2) Análisis de fuentes documentales: Legislación Archivìstica, marco normativo de la
Entidad, Manuales de Organización y Procedimientos, Instructivos para la elaboración
de Instrumentos de Organización, estudio comparativo de todas las fuentes.
3) Investigación de campo: Elaboración de herramientas para levantamiento de
información, visitas a encargados de archivo y reuniones con personal operativo y
mandos medios a fin de identificar series documentales y necesidades de información en
las diferentes unidades administrativas.
4) Estudio de experiencias externas.
5) Considerar la estructura, criterios y principios de la metodología archivìstica
indispensable para la elaboración de este instrumento, atendiendo conceptos básicos
tales como: (fondo, sección y serie) y a los principios (delimitación, unicidad, estabilidad
y simplificación).
A continuación presentamos el Proyecto de Cuadro de Clasificación Archivìstica para

Pronósticos, considerando la Legislación vigente en la materia, las recomendaciones formuladas
por el Archivo General de la Nación en su instructivo correspondiente, con lo que se pretende
una homologación de criterios para la elaboración de este instrumento, en las Dependencias y
Entidades del Gobierno Federal, y por su puesto es de considerar todo el trabajo previo que se
desarrolló en la Entidad y que hemos descrito con anterioridad.
Los niveles de descripción para este ejercicio, consideraron el Fondo, la Sección y la Serie,
tratando de no recurrir a subdivisiones innecesarias.
Así tenemos :
85
Fondo: Pronósticos para la Asistencia Pública,12 secciones comunes, y 9 secciones sustantivas,
con su respectiva codificación basada en un sistema alfanumérico estructurado de la siguiente
manera: 1er. Digito: sección, letra c: común, letra s: sustantivo,2° digito: serie
Secciones Comunes
1C Legislación
2C Asuntos Jurídicos
3C Programación, Organización y Presupuestaciòn
4C Recursos Humanos
5C Recursos Financieros
6C Recursos Materiales y Obra Pública
7C Servicios Generales
8C Tecnologías y Servicios de Información
9C Comunicación social
10C Control de Auditoria de Actividades Publicas
11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas
12C Transparencia y Acceso a la Información
Secciones Sustantivas
1S Sorteo Tris y Chispazo

2S Sorteo Melate y Revancha
3S Concursos Progol y Protouch
4S Investigación y Desarrollo en Loterías, Concursos y Sorteos
5S Promoción, publicidad y negociación con medios de comunicación
6S Realización de Sorteos y Concursos
7S Alta y baja de Agencias de ventas
8S Servicio Médico
9S H. Consejo Directivo
Las secciones y series comunes corresponden a las propuestas por el mismo AGN, a las cuales
se le agregaron algunas series más en función de las necesidades de la propia Entidad.
(Ver anexo 5 )
3.2.2 Catálogo de Disposición Documental
Como es bien sabido, el Catálogo de Disposición Documental es un instrumento muy valioso en

una Institución para el manejo de su documentación, que entre sus funciones tiene el evitar el
cúmulo innecesario de documentos en los archivos y conocer aspectos tales como: valores
documentales, plazos de conservación, clasificación de la información, etc.
Para la elaboración del Proyecto de Catálogo de Disposición Documental se consideró a su vez

los 3 primeros puntos que se contemplan para la elaboración del Cuadro General de
Clasificación archivìstica, y por lo que respecta a aspectos específicos para la elaboración del
Catalogo de Disposición Documental resultó indispensable conocer :
86
1) Los criterios para determinar tiempos de guarda en archivos de trámite y concentración
de acuerdo a diversos ordenamientos que regulan las documentación de acuerdo a su tipo
y valor, sea esta, administrativa, contable, fiscal, reservada y confidencial.
Ejemplo de ello es el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la
guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, DOF del 25 de
agosto de 1998, sin olvidar otros ordenamientos tales como la propia LFTAIPG, y los
Lineamientos para la Organización y conservación de Archivos, la Ley del Trabajo, la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Ley de Obras Públicas entre
otros.
2) Por otra parte hemos de comentar que para la elaboración de este instrumento
retomamos la metodología propuesta por el AGN en su instructivo.
3) La valiosa información que aportaron las diferentes unidades administrativas de

Pronósticos, y que nos dimos a la tarea recopilar en su momento, así como aquella
información obtenida producto de reuniones y entrevistas que se llevaron acabo con las
diferentes unidades administrativas de la Entidad.
Por todo lo anterior presentamos el Proyecto de Catálogo de Disposición Documental para PAP,
el que tienen las siguientes características:
El catálogo se encuentra integrado por:
Presentación
Objetivos
Marco legal
Instructivo de llenado
La estructura y elementos son los siguientes:

Código
Serie documental
Valor Documental
Tiempo de Guarda en: Archivo de Trámite y Concentración
Destino Final: Baja y conservación permanente
Información clasificada:
Reservada y confidencial224
Observaciones
224
Para establecer el tiempo de reserva de la documentación clasificada con este criterio, tomamos en consideración
los Índices de expedientes reservados de la Entidad.
87
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: _____________ HOJA _DE _
Tiempo de Guarda Destino Final Información Clasificada
Conservación Funda-
Archivo de Archivo de
Código Serie Valor permanente Reservada mento
Trámite Concentración Baja Confidencial
Documental Documental (valor (años) Legal
histórico)
(Ver anexo 6 )
3.2.3 Guía Simple
Continuando con la presentación de los Instrumentos consulta y control archivìstico,

encontramos la Guía Simple de Archivos para PAP que tiene entre sus objetivos identificar el
contexto y el contenido de los archivos con base en el Cuadro General de Clasificación
Archivìstica, así como facilitar la recuperación e intercambio de información.
El Proceso de elaboración de este instrumento de igual manera forma parte del que hemos
descrito para los Instrumentos anteriores, además de considerar las series documentales del
Cuadro de Clasificación Archivìstica de PAP, y la información proporcionada por las unidades
administrativas de la Institución.
En el caso de la Guía para el Archivo de Concentración, nos fuimos directamente a la

documentación albergada en el, a fin de identificar áreas productoras, tipologìas documentales,
volumen en cajas, fechas extremas, etc. ya que el propio archivo no cuenta con algún inventario
que nos pudiera referenciar algunas de estas características.
En resumen, las características que contempla este instrumento resultan partir de 2 áreas: la de
identificación y contexto cuyos elementos son los siguientes:
a) Área de Identificación: Unidad Administrativa, Área de Procedencia del Archivo,

Dirección, Nombre del Responsable y cargo, teléfono y correo electrónico.
88
b) Área de contexto: Unidad Administrativa de Procedencia, sección, serie documental,
fechas extremas y volumen.
Cabe hacer la aclaración que la Guía Simple que presentamos es tan solo un ejemplo de cómo
debería ser presentada si los archivos en su momento contaran con una estructura que atendiera
a las series documentales y no a expedientes como es el caso de Pronósticos.
Por ello presentamos la Guía Simple para determinados archivos de trámite225y posteriormente
para su archivo de concentración.
A continuación encontramos los formatos utilizados para este Instrumento en ambos archivos,
Trámite y Concentración.
225
Archivos de trámite considerados para la Guía Simple: Archivo Contable, Archivo de la Cuenta Corriente de
Agentes, Archivo Clínico, Archivo General de Agencias y Agentes de Ventas, Archivo de Recursos Humanos. Esto
obedece a las características y funciones que tienen permitiéndonos visualizar de manera clara sus series
documentales.
89
GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRÁMITE
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Elementos: Descripción
Unidad administrativa:
Área de procedencia del archivo:
Dirección:
Nombre del responsable y cargo:
Teléfono:
Correo electrónico:
ÁREA DE CONTEXTO
Unidad administrativa de Procedencia:
Sección:
Serie documental Fechas Extremas Volumen
Ubicación Física
Fecha: Firma del responsable de Archivo de Trámite
90
GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIÒN
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Elementos: Descripción
Unidad administrativa:
Área de procedencia del archivo:
Dirección:
Nombre del responsable y cargo:
Teléfono:
Correo electrónico:
ÁREA DE CONTEXTO
Unidad
Administrativa de Fechas Extremas Volumen en cajas Ubicación Física
Procedencia:
Fecha: Firma del responsable de Archivo de Concentración
(Ver anexo 7)
91
3.2.4 Inventario General
Por último encontramos el Inventario General para Pronósticos, cuya elaboración fue posible
gracias a la información aportada por cada unidad administrativa de la Entidad en el formato de
trabajo presentado con anterioridad, en el que nos describieron de manera precisa su volumen
documental .
La estructura del Inventario se hizo en virtud de las Unidades Administrativas de la Entidad, ya

que en la actualidad su documentación no se encuentra organizada por series documentales, lo
que en su momento será necesario describir, cuando se trabaje en función del Cuadro General de
Clasificación Archivìstica.
A continuación se muestra el formato que se utilizará para el Inventario General, y cuya versión
irá acompañada de una presentación que hacemos del mismo Instrumento.
INVENTARIO GENERAL
UNIDAD
ÁREA FECHAS UBICACIÓN
ADMINISTRATIVA OBSERVACIONES
No. RESPONSABLE EXTREMAS VOLUMEN FÍSICA
DE PROCEDENCIA
(Ver anexo 8 )
92
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La archivística como cualquier otra disciplina, tiene que actualizarse y renovarse, que mejor que
sea a través de la legislación , que es el sustento de nuestra profesión actuando directamente sobre
las decisiones y acciones en nuestro quehacer cotidiano.
Como pudimos observar durante el desarrollo de este trabajo, la Ley Federal de Transparencia es
fruto de todas aquellas políticas nacionales e internacionales de las cuales nuestro país no podía
quedar exento, redituando un beneficio hacia los archivos del Gobierno Federal al ser
considerados como un vehículo fundamental para acceder a la información del Gobierno Federal.
Así mismo, este Informe nos llevó a conocer los aspectos teóricos que giran en torno a la
LFTAIPG, desde su génesis, importancia y relación con los archivos.
Por otra nos permitió conocer los criterios y la metodología a utilizar para la implementación de
los Instrumentos para la Organización y Conservación de Archivos, que no fue más que una tarea
desconocida a las que tuvieron que enfrentar infinidad de Instituciones Gubernamentales a fin de
dar cumplimiento en tiempo y forma con los compromisos de Ley.
Nuestra participación en Pronósticos consistió en implementar por primera vez acciones con base
a la teoría archivística considerando criterios y fundamentos legales que en la actualidad le dan
sustento a nuestra profesión, lo que resultó de gran utilidad para el proyecto de elaboración de los
instrumentos señalados.
Siendo importante a destacar que todo ello fue acorde al bagaje archivìstico adquirido en la
ENBA y al interés propio de investigar, analizar, comparar y estudiar todos aquellos elementos
que giran en torno a esta tarea, donde resalta de manera importante la Legislación y que para
fines de este trabajo descansó básicamente en la Ley Federal de Transparencia y demás
instrumentos jurídicos que de ella emanan.
93
Como recomendación resulta de vital importancia, que el archivista tenga confianza en los
conocimientos adquiridos durante su formación profesional en la ENBA, sin dejar de mantenerse
actualizado, siendo capaz de desarrollar un liderazgo que le permita visualizar y llevar a la
práctica lo aprendido, con el sentido ético que la Archivística marca, procurando que nuestra
actitud, presencia y trabajo le brinde a la disciplina el lugar y reconocimiento que le corresponde.
No hay que olvidar que los archivos se construyen con el trabajo diario de seres humanos, y que
además de su aspecto técnico, tienen una importante función en esta era de la información en la
que actualmente vivimos, además de la riqueza cultural que tienen revelando parte de nuestra
identidad e historia.
Con lo que surge la siguiente analogía, donde la memoria en los seres humanos como parte de
nuestro cerebro es fundamental para nuestro desarrollo, ya que de ahí tomamos experiencias y
revivimos situaciones importantes de nuestra vida, sin ella no tendríamos clara nuestra identidad,
así también los archivos, que como memoria de una Institución, preservan información en
diferentes soportes documentales, reflejo de las funciones que ha desarrollado con el paso del
tiempo, y que de no considerarse, resultarían un retroceso para esta época, donde juega un papel
preponderante en la toma de decisiones y en el adecuado aprovechamiento de los recursos
disponibles.
Quedando por último la invitación a los profesionales en Archivonomía no permanecer estáticos

observando lo que se hace en favor de los archivos, importante resulta estar integrados y tener
participación activa en los ámbitos que nuestra disciplina lo requiere.
94
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DOF.-Diario Oficial de la Federación
IFAI.- Instituto Federal de Acceso a la Información Pública
ISO.- International Organization for Standardization
LFTAIPG.- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
LGOCAEDAPF.- Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
LGCDIDEAPF.- Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la
Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
PAN.- Partido de Acción Nacional
PAP.- Pronósticos para la Asistencia Pública
PRD.- Partido de la Revolución Democrática
PT.- Partido del Trabajo
SSA-. Secretaria de Salud
ISAD (G).- General Internacional Standard Archival Description (en sus siglas en español,
utilizadas para referir la Norma Internacional General de Descripción
Archivística)
101

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CAPÍTULO 1

PRONÓSTICOS PARA LA ASISTENCIA PÙBLICA

1.1 Antecedentes Generales de Pronósticos para la Asistencia Pública (PAP)

Pronósticos para la Asistencia Pública, es un Organismo Público Descentralizado, con

En un inicio se le denominó Pronósticos Deportivos para la Asistencia Pública, nombre que se

El argumento inicial para la creación de Pronósticos fue el de legalizar, ordenar, instrumentar,

En 1982 debido al gran crecimiento, se inauguran sus nuevas instalaciones en Avenida

A través de los años esta Institución se ha visto en la necesidad de modernizarse y obtener un

En febrero de 1990 se lanza al mercado Tris de números y la aparición de Melate Revancha a

Actualmente la red comercial, a través de la cual se distribuyen los productos institucionales y

A toda agencia autorizada que promueva la venta de productos de pronósticos, le corresponde

1.2 Estructura Orgánica

La estructura orgánica autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público se conforma

El tipo de Organigrama o carta de organización utilizada por la Entidad es de tipo vertical3.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA

 Dirección de Marcas Tris y Chispazo

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE VENTAS

 Subdirección del D.F

 Gerencia de Operación y Soporte

 Gerencia de Recursos Materiales

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Maximizar la generación de recursos económicos, para apoyar las prioridades nacionales de

Institución líder en la generación de recursos destinados a la Asistencia Pública mediante

 Ser el consejero jurídico de Pronósticos.

Gerencia de Relaciones Públicas

 Participar en la organización y coordinación de los diferentes eventos y reuniones

Subdirección General de Mercadotecnia

 Elaborar conjuntamente con los Directores de Marca, la planeación del Mercadeo y la

Subdirección General de Ventas

 Elaborar y presentar los planes, programas y estrategias de ventas anuales a la Dirección

 Coordinar y administrar la red informática interna de la institución, así como la sala de

 Dirigir los procesos de planeaciòn, organización y control de administración de personal,

 Coordinar la elaboración e integración del presupuesto anual de ingresos y egresos de la

1.5 Marco Jurídico

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

1.6 Situación actual de los Archivos de Pronósticos para la Asistencia Pública

1.6.1 Tipos de Archivos

 Pronósticos para la Asistencia Pública en su carácter de Entidad de la Administración

1. Archivo de Recursos Humanos: Este archivo depende de la Gerencia de Recursos

3. Archivo de Cuentas Corrientes de Agentes: Es el encargado de controlar y

4. Archivo de Agentes autorizados por Pronósticos: Surge a partir de la Gerencia

5. Archivo Clínico: Este archivo depende de la Gerencia de Servicio Médico y se

6. Archivo de Proveedores del Servicio Médico: Pertenece a la misma Gerencia y sus

7. Archivo Jurídico: Custodia información de la Dirección y Subgerencia Jurídica, la

Cabe mencionar que Pronósticos no ha tenido previamente un tratamiento archivìstico, sus

 Implementar un sistema de archivos de acuerdo a los principios básicos de

 Contar con Políticas de organización, conservación, descripción, valoración, y

 Utilizar programas de gestión documental para los archivos de la Entidad, considerando

 A nivel Organización, homogenizar criterios, asegurar un control efectivo y ordenado

• Brindar un adecuado manejo y control de la documentación activa de cada una de las

 Recepción y manejo de documentación semiactiva transferida por las Unidades de

 Retirar y depurar de manera oportuna y correcta la documentación institucional cuyos

• Ubicar al archivo como una área de vital importancia, encargada de la organización,

 En el archivo de la Cuenta Corriente de Agentes encontramos: expedientes de la cuenta

 No podemos excluir la documentación concerniente a Recursos Humanos como son:

 Así mismo se conserva un elevado volumen de expedientes de agentes y agencias de

 También se considera la documentación de tipo clínico, ya que la Institución

PRINCIPIOS TEÓRICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS

2.1 Antecedentes de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

A partir de los objetivos de la LFTAIPG podemos construir un concepto al respecto de la

Hablando propiamente de los antecedentes de la LFTAIPG se considerarán tres elementos

I. El Derecho a la Información es contemplado en la Constitución Política de los

II. Los compromisos políticos adquiridos en el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

El contenido Legal de la LFTAIPG tiene su antecedente en los principios que marca la

Dirección de Marcas Tris y Chispazo

Subdirección del D.F

Gerencia de Operación y Soporte

Gerencia de Recursos Materiales

Ser el consejero jurídico de Pronósticos.

Participar en la organización y coordinación de los diferentes eventos y reuniones

Elaborar conjuntamente con los Directores de Marca, la planeación del Mercadeo y la

Elaborar y presentar los planes, programas y estrategias de ventas anuales a la Dirección

Coordinar y administrar la red informática interna de la institución, así como la sala de

Dirigir los procesos de planeaciòn, organización y control de administración de personal,

Coordinar la elaboración e integración del presupuesto anual de ingresos y egresos de la

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Pronósticos para la Asistencia Pública en su carácter de Entidad de la Administración

Implementar un sistema de archivos de acuerdo a los principios básicos de

Contar con Políticas de organización, conservación, descripción, valoración, y

Utilizar programas de gestión documental para los archivos de la Entidad, considerando

A nivel Organización, homogenizar criterios, asegurar un control efectivo y ordenado

Recepción y manejo de documentación semiactiva transferida por las Unidades de

Retirar y depurar de manera oportuna y correcta la documentación institucional cuyos

En el archivo de la Cuenta Corriente de Agentes encontramos: expedientes de la cuenta

No podemos excluir la documentación concerniente a Recursos Humanos como son:

Así mismo se conserva un elevado volumen de expedientes de agentes y agencias de

También se considera la documentación de tipo clínico, ya que la Institución

Establecer la obligación estricta, por parte de los servidores públicos federales, de

Delimitación de la información reservada y confidencial, el cual marca algunos límites

Regulación complementaria entre la protección de datos personales, y el derecho a la

Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los

Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados.

Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el

Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.

Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de

Ser el órgano regulador en materia de información para el gobierno federal.

Resolver, mediante un procedimiento en forma de juicio y de manera similar a como lo

Finalmente, la cuarta función es la de promover el ejercicio del derecho de acceso entre

A través de la autonomía de decisión, es decir, la comisión no estará subordinada a

Mediante la integración de un cuerpo colegiado de decisión de tres personas que deberán

Mediante una amplia transparencia en la gestión de la comisión, la cual deberá hacer

Se le otorga plena autonomía presupuestaria y de gestión.

Garantizar el derecho de acceso a la información pública gubernamental