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CONTROL DE CORRESPONDENCIA

RECIBIDA

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA NTC-ISO 9001:2008 NTCGP 1000: 2009 MECI 2005

MECI Subsistema
Control de Gestión
1 9/30/2013 4.2.3 4.2.3
Componenete
Información

Elaboro Revisó Aprobó

Sistemas Jefe división administrativa Jefe división administrativa


A-P-09-V.1

PAG 1 de 2

Vigencia: 30/09/2013

DESCRIPCION DE LA MODIFICACION

Se elabora y se aprueba el documento

Aprobó

Jefe división administrativa


A-P-09-V.1
CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA PAG 2 de 2
Vigencia: 30/09/2013

Recibir, registrar y dirigir de manera ordenada los documentos que


ingresan a cada una de las divisiones a través de medios físicos y
OBJETIVO: electrónicos, con el propósito de permitir una correcta trazabilidad y
utilización del documento.

ALCANCE: Desde la recepción del documento en la dependencia, hasta su


disposición en el archivo de Gestión.

Circular 039 del 3 de agosto de 2004


NORMATIVIDAD RELACIONADA Circular 007 del 1 de enero de 2008
Circular 41 del 18 de agosto de 2005

Convenciones:
Conector Conector Conector
Inicio - Fin Actividad Páginas Actividades Procedimientos
Decisión

Documentos y Puntos de Control


No Descripción Flujograma Responsable Registros
relacionados QUÉ? CUÁNDO? CÓMO? QUIÉN? EVIDENCIA
Recibir documentos: Se reciben documentos que
ingresan al IEMP a través de las empresas de correo,
por ventanilla o por medios electrónicos.
Por Ventanilla (División): Si es el usuario, entrega
original y copia del documento al servidor, quien radica
en el sistema de información datos básicos e imprime
stickers que contienen identificación del documento. Si
se trata de mensajeros de entidades, se recibe la
documentación con la planilla de la respectiva entidad,
se sella el documento y la planilla con la fecha del día
de recibo.
Por Ventanilla (División) empresas de correo: Se recibe
el paquete de documentos, se sella el original y la copia
de la guía como constancia de recibido, se desprende la
copia para la empresa de correo y se pasa el paquete a Planilla de
destape. Secretaria, recepción de
1 Por medios electrónicos o fax: Revisa el correo e oficinista o
servidor documentos y el
imprime lo necesario que sea competencia del IEMP, se documento
les pone el sello de tinta con la fecha del día de designado mismo
impresión y se pasa a clasificación.
Por fax: Se recibe, se le pone sello de tinta con la fecha
del día. Toda la correspondencia que ingresen al IEMP
ya sean documentos, paquetes, libros deben ser
registrados en el Sistema SIAF.

Verificar duplicidad y/o antecedentes de los


documentos en el sistema de información disponible a
través de las distintas técnicas establecidas (remitente,
detalle, número de oficio y términos). Radica en el
sistema de información disponible, aquellos
documentos que no hayan sido registrados. Si el
documento está duplicado o tiene antecedentes se Secretaria, Documentos,
2 acumula al documento que está tramitando el mismo oficinista o paquetes, cajas y
asunto. Entrega todos los documentos a la persona servidor sistema de
responsable del tramite del documento. designado información.

Revisar la documentación y determinar los


responsables, realizando el registro de anotaciones en
el SIAF. Devolver los documentos al servidor Secretaria, Documentos,
oficinista o paquetes, cajas
3 responsable de la entrega de los mismos.
servidor recibidas y
designado registradas

Entregar documentos al responsable de su trámite y


respuesta, diligenciando datos básicos (número de
radicado, número de folios, fecha, hora y nombre)en
planilla física, de excel o libro de control, la cual es Secretaria, Planilla fisica o
4 firmada por la persona que recibe el documento. Firma oficinista o en
con nombre y apellido de la persona que recibe. servidor excel o libro de
designado control.

Si Secretaria,
¿El documento requiere de una respuesta o oficinista o
5 N.A.
comunicación escrita? servidor
No
designado.
A-P-09-V.1
CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA PAG 2 de 2
Vigencia: 30/09/2013
Secretaria,
Actualizar datos en el sistema de información oficinista o Sistema de
6 respectivo, indicando el trámite que se dio al
documento. servidor Información.
1 designado.
Realizar el trámite correspondiente, de acuerdo con
los procedimientos establecidos para cada caso:
Proyectar respuesta al documento o generar
documento propio de su gestión, si aplica, indicando el
número de radicado del antecedente. Unir el Documento y
7 antecedente con el proyecto de respuesta y pasarlo Servidor
designado antecedente del
para firma del servidor responsable. mismo

Documento
8 Firmar el documento y entregar antecedente y Jefe o servidor (auto
respuesta a secretaría. designado.
y/o oficio)
Asignar fecha y número de documento de acuerdo con
el registro en el sistema de información de salida y los
controles propios de la dependencia. Separar el
antecedente del documento generado, actualizar datos
en el sistema de información, indicando el trámite que Servidor Sistema de
9 se dio al documento y la respuesta generada.
designado. Información.

Diligenciar el sobre para el envio de la respuesta, sacar


una copia de la respuesta y elaborar e imprimir
planillas para remisión de documentos a la División
responsable (original y dos copias). Pasa antecedentes y Servidor
10 documentos generados a archivo de gestión. Planilla y copias
designado.

Procedimiento para elenvio de correspondencia Secretaria,


generada en el IEMP. A-P-02 oficinista o Procedimiento
servidor para el envio de
11 designado correspondencia
generada en el
IEMP.

No EXPLICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES


Cada división recibe los documentos, paquetes o cajas proveniente de otras dependencia de la PGN o de entidandes externas, en donde la secretaria de la división recibe para radicación la
1 documentación.

2 La secretaria de división verifica que el documento este radicado en el SIAF utilizando los diferentes criterios de busqueda de no ser así se registra.
3 Se verifica quien es el funcionario responsable del trámite para actualizar la información en el SIAF.
4 Se entrega el documento al responsable junto con la planilla generada por el SIAF para que firme y se haga responsable de su trámite.

6 Si el documento no necesita de nuingun trámite se archiva.


7 El funcionario realiza el trámite y proyecta la respuesta al documento y lo pasa para la firma o VoBo del jefe de división a quien corresponda.
8 Se entrega la respuesta del documento a la secretaria de división.
9 Se actualiza el SIAF.

10 Se diligencia el Sobre.

No TERMINOLOGÍA
1 SIAF: Sistema de Información Administrativo y Financiero.