ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Carlos Poémape Cobián

Introducción

El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora

es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos
casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente,
han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La
administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean
productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de
organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin
embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno
relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados
Unidos en el siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas
esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las
organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para
conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad, especificidad
unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre
otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos
como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos
y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.
Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan
en grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que
todos comprendan los propósitos y objetivos del grupo y sus métodos para
lograrlos. Para que el esfuerzo de grupo sea eficaz, las personas deben saber
lo que se espera de ellas. Esta es la función de la planeación. Es la más básica
de todas las funciones administrativas.

La administración de empresas posee cinco variables principales que

constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y
estructura.

LA PLANEACIÓN
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1. Concepto

Planeación, en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar
junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.

El proceso de planeación, que en muchos países se utiliza como sinónimo de

planificación, consiste básicamente en tomar decisiones por adelantado. El
proceso de planeación es equivalente al proceso de Toma de decisiones.

La planeación incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos;

requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros.
Así la planeación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados. La
planeación también implica, intensamente, la innovación administrativa.

La planeación permite salvar la brecha que nos separa del sitio adonde queremos ir.
Hace posible que ocurran cosas que de lo contrario no hubieran sucedido. Aunque pocas
veces se puede predecir el futuro con exactitud y aunque factores fuera de nuestro
control pueden interferir con los planes mejor preparados, si no se planea, se deja que
los sucesos ocurran por casualidad. La planeación es un proceso que requiere un
esfuerzo intelectual; requiere determinar conscientemente los cursos de acción a seguir
y basar las decisiones en propósitos, conocimientos y estimaciones bien estudiados.

Por ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio de
transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión que de no
haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la
organización temporal de conductas motoras sino también a la planificación de
pensamientos para realizar lo conducente. No es necesario ejecutar ninguna conducta
motora y podemos evocar la información almacenada tanto en la memoria semántica
como en la memoria episódica o la memoria perceptiva.

2. Etapas de la Planeación

Dado que se trata de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias

etapas:

Identificación del problema

Desarrollo de alternativas
Elección de la alternativa más conveniente
Ejecución del plan

Una descripción más detallada de estas etapas debería buscarse en el proceso de Toma
de decisiones.

3. La Planeación en el ámbito empresarial

La planeación por su amplitud se divide en: Planeación Estratégica,

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Planeación Táctica, Planeación Operativa y Planeación Normativa. La primera se

realiza a largo plazo, la siguiente a mediano plazo y la última en el corto plazo.
Dependiendo de la naturaleza de la organización se deberán aplicar un conjunto de
planes alineados para su actuación.

4. La Teoría de los Sistemas y la Planeación

Es importante destacar que la Teoría de los sistemas es plenamente aplicable a la

Administración organizacional, y por ello es útil tenerla en cuenta cuando hablamos
de planeación estratégica. Esta teoría considera que un sistema es un conjunto de
elementos, interrelacionados, tendientes a cumplir un determinado conjunto de
objetivos.

Por ello, una empresa completa puede considerarse un sistema, pero un área especifica
(por ejemplo el departamento de informática) también es por sí solo un sistema, más
acotado y con un objetivo más específico.

Esto es importante porque la definición de Planeación Estratégica y Planeación

Operativa debería considerarse respecto del sistema bajo análisis, y no respecto
a un ente rígido.

Por ejemplo, la definición de la visión y los objetivos de una empresa pueden resultar
estratégicos para la misma, mientras que la definición de las políticas relativas a los
sistemas de información serán simplemente operativas. Sin embargo, si el sistema
bajo análisis es el área de informática, la definición de las políticas anteriores
pueden resultar estratégicas y serán operativas las definiciones sobre copias de
seguridad o políticas de acceso a los servidores.

5. Planeación Estratégica, Visión y Objetivos

En el ámbito empresarial, considerando a toda la empresa como sistema bajo análisis,

la Planeación Estratégica ayuda a que las empresas tengan claros sus objetivos y así
puedan definir un programa de acciones para realizarlos. De esa manera se separa una
problemática compleja en porciones pequeñas que se han de ir realizando poco a poco.

Durante la planeación estratégica se debería definir la visión y los objetivos de la

organización.

La visión es la situación en la que se pretende que se encuentre la

organización en un futuro de largo plazo. Por ejemplo, quiero que mi empresa sea
líder en ventas de cubiertas en determinada región, con recursos humanos calificados
y una excelente relación con la comunidad de acá a cinco o diez años.

Los objetivos son más específicos que la visión, pero comparten un plazo similar.
Podría decirse que el objetivo abarca una dimensión de la visión. Por ejemplo, los
objetivos podrían ser aumentar la participación en ventas; mejorar la capacitación de
los recursos humanos; mejorar la imagen de la empresa frente a la comunidad; etcétera.

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Cabe hacer la salvedad de que algunos autores en el campo de la administración de

organizaciones consideran a los objetivos y metas como sinónimos, otros consideran
que los objetivos son como se definieron en el párrafo anterior y las metas son una
medida puntual de los objetivos, y otros autores utilizan ambos términos en forma
exactamente inversa.

En la mayoría de las empresas los objetivos de planeación se resumen en obtener

beneficios para sus accionistas, empleados, la sociedad y el medio ambiente.

Asignar los recursos a cada tarea, ya sean tiempo, dinero u horas hombre es
responsabilidad de los encargados de la planeación. Así como el orden en que se
realizará cada tarea.

6. Los niveles de Planeación dentro de una Organización

Planeación Estratégica
Se da dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando
cada vez que sea necesario.

Planeación Táctica
Suele llamarse media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta
características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano,
racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que
es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista
sistémico. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y
correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme
se ejecuta, dinámica e interactivo con los demás y es una técnica que coordina a varias
actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.

La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser

asimilada por la planeación intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las
decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se
convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en
planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.

El nivel táctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.

Planeación Operativa
Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza una
microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla acerca
de la forma en que las metas tendrán que ser alcanzadas, realmente quien realiza todos
los puntos de la base de la planeación se dan en el nivel más bajo que es el
operacional, en gran forma influye y determina en conjunto con la planeación táctica si
las cosas se dan o no.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente

racionalizados y sometidos a un proceso reduccionistas típico del enfoque de sistema

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cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y técnicas computacionales,

se preocupa del por qué hacer y cómo hacer, orientándose a la optimización y
maximización de resultados. Su alcance es inmediato y local, distinguiéndose por
definir las tareas operacionales y su problema básico es las eficiencia.

Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con

métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están
relacionados con métodos se denominan procedimientos.

Planeación Normativa

Se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas para el

funcionamiento de una organización. Se va a apoyar en la conformación de estándares,
metodologías y métodos para el correcto funcionamiento de las actividades dentro de la
planeación.

La planeación normativa se refiere al establecimiento de reglas y/o leyes, y políticas

dentro de cualquier grupo u organización. Principalmente para mantener el control,
seguimiento y desarrollo de la planeación, así como el desarrollo de las mismas normas
y políticas establecidas.

Esta planeación esta estrechamente vinculada con el diseño de la Estructura

organizacional.
La planeación normativa se aplica en áreas muy específicas, que generalmente son las
que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no son posibles delimitar y resolver
la diferencia existente para llevar acabo alguna actividad.

Herramientas

La planeación en este caso requiere hacer uso de metodologías, modelos, métodos y

estándares existentes, principalmente en las partes de derecho y administración.
Cuando no existen aspectos como los anteriores, es necesario realizar la creación de
metodologías, modelos o sistemas que permitan establecer las reglas dentro la
organización o sociedad.

Las áreas dentro de las organizaciones que utilizan la planeación normativa, suelen ser
las principales de las que dependen otro sin número de áreas, debido a que
marcan las líneas más generales de trabajo, brindan las pautas para que se alineen en
torno a lo que van señalando. Son áreas independientes de las que dependen otras
estructuras dependientes.

Para lograr una adecuada función de las organizaciones hay que alinear los cuatro tipos
de planes, realizando en cada tramo las adecuaciones pertinentes.

7. Importancia de la planificación
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los
medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como
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organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan

una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni
esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen
muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del
camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con mucha frecuencia los planes
eficiente afectan el futuro de toda la organización. La planificación es fundamental, ya
que esta:
1.- Permite que la empresa este orientada al futuro
2.- Facilita la coordinación de decisiones
3.- Resalta los objetivos organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa
opere eficientemente.
5.- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.

8. Propósito de la planificación
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y
fija los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los
administradores como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a donde va
la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a
coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de
planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva
con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones
que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también
reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho
probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los
fines están claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los propósito son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

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4. Asegurar el éxito en el futuro

9. Principios de la planeación

Precisión:
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible, porque van a regir acciones concretas”.
Flexibilidad:
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la parte
imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.

Unidad de dirección:
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo para cada
función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo
coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos
interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y
actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los
resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar
que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de
estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

10.Pasos en la planeación

Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de

planeación.

1 Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo

tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las
oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el
verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles
oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se
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encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean

resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere
de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.
2 Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en
establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo
subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los
objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo
que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red
de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3 Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer,
difundir obtener consenso para utilizar premisas criticas de la planeación tales
como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existente en la compañía.
Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.
4 Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos
alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente
evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables
y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
5 Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos
alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es
evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.
Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un
gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer
menos rentable pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a
los objetivos de largo plazo de la compañía.
6 Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan,
el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación
de cursos alternativos revelara que dos o mas de ellos son aconsejable y quizás
el administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.
7 Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la
planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi
invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
8 Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar
una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los
presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar
estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la
planeación.

11.Elementos de la planeación
La falla de algunos administradores en reconocer que existen varios tipos de
planes, con frecuencia les dificulta elaborar una planeación eficaz. Es fácil observar que
un programa importante, como el de construir y equipar una nueva fábrica, es un plan.
Sin embargo, varios otros cursos de acción futuros también son planes. Al recordar que
un plan abarca cualquier curso de acción futura, se puede ver que los planes son
variados.
Los podemos clasificar como:
1) Propósitos o misiones
2) Objetivos o metas
3) Estrategias
4) Políticas
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5) Procedimientos
6) Reglas
7) Programas
8) Presupuestos.

Propósitos o misiones:

La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de una empresa o agencia

o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de empresa organizada tiene un propósito o
misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea básica que la
sociedad les asigna. Por lo general, el propósito de ellas es la producción y distribución
de bienes y servicios.

Objetivos o metas:
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
Representan no sólo el objetivo final de la planeación sino también el fin hacia el que se
encaminan la organización, la integración de personal, la dirección y el control.
Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, los departamentos
también pueden tener sus objetivos propios. Naturalmente que sus metas contribuyen al
logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de objetivos pueden ser por
completo diferentes

Estrategias:
Los administradores lo usan cada vez más este término para señalar áreas amplias de la
operación de una empresa. La estrategia es la determinación de los objetivos básicos a
largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los
recursos necesarios para alcanzarlos.
Por lo tanto, la compañía tiene que decidir a que‚ clase de negocios se va a dedicar.
Es por esto que el propósito de las estrategias es determinar y transmitir, mediante un
sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen de la clase de empresa que se desea
proyectar. Las estrategias no intentan describir con exactitud cómo la empresa va a
lograr sus objetivos, puesto que ‚esta es la tarea de incontables programas de apoyo,
importantes y secundarios. Pero ofrecen una estructura para orientar el pensamiento y la
acción.

Políticas:
Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o
interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento para la toma de
decisiones. No todas las políticas son “expresas”, ya que con frecuencia tan sólo se
deducen de las acciones de los administradores. De hecho, uno de los problemas de los
administradores es asegurarse de que los subordinados no interpreten como política las
decisiones administrativas de poca importancia cuyo fin no es servir de patrones a
seguir.
Las políticas definen un área dentro de la cual se debe tomar una decisión y
aseguran que ésta sea congruente con un objetivo y contribuya a alcanzarlo. Las
políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas, hacen
innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes,
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con lo cual permite a los administradores delegar autoridad y a pesar de ello mantener el
control sobre lo que hacen sus subordinados.

Procedimientos:

Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para realizar las
actividades futuras. Son sedes cronológicas de acciones requeridas. Son pautas de
acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta en que se deben realizar
determinadas actividades. Con frecuencia, los procedimientos violan las jurisdicciones
departamentales.

Reglas:
Las reglas describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no se
deben llevar a cabo, sin permitir libertad de acción. Por lo general constituyen el tipo
más sencillo de plan.
Con frecuencia, las personas confunden las reglas con las políticas o los procedimientos.
Las reglas se diferencian de estos últimos en que guían la acción sin especificar un
orden de tiempo. De hecho, el procedimiento se puede considerar como una serie de
reglas. Sin embargo, una regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia
de una regla es que refleja una decisión administrativa de que determinada acción debe
emprenderse o no.
Es necesario asegurarse de poder distinguir las reglas de las políticas. El propósito de
las políticas es guiar la toma de decisiones al determinar las áreas en las que los
administradores pueden usar su discreción. Aunque las reglas También sirven como
guías, no permiten discreción en su aplicación. Muchas compañías y otras
organizaciones piensan que tienen políticas cuando en realidad han formulado reglas. El
resultado es confusión acerca de cuándo las personas pueden usar su propio criterio, si
es que pueden hacerlo. Esto puede resultar peligroso. Por su propia naturaleza, las reglas
y los procedimientos se han diseñado para reprimir el pensamiento; sólo se deben usar
cuando no se quiere que las personas en una organización apliquen su criterio.

Programas:

Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones

de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a
cabo un determinado curso de acción; por lo general cuentan con el apoyo de
presupuestos. Un programa principal puede requerir numerosos programas de apoyo.

Presupuestos:

Un presupuesto es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos

numéricos. Se puede considerar como un programa “expresado en números”. De hecho,
al presupuesto financiero de operaciones a menudo se le denomina “plan de utilidades”.
El presupuesto se puede expresar en términos financieros; en términos de horas-hombre,
unidades de producto, horas-máquina o en cualquier otro término numéricamente
mensurable. Se puede relacionar con operaciones, como es el caso del presupuesto de

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gastos; puede reflejar desembolsos de capital, como lo hace el presupuesto de gastos de

capital o mostrar el flujo de efectivo, como el presupuesto de efectivo.

El presupuesto obliga a la compañía a preparar por adelantado (ya sea para una semana
o para cinco años) una recopilación numérica del flujo de efectivo esperado, gastos e
ingresos, desembolsos de capital, o la utilización de horas-hombre o de horas-máquina.
El presupuesto es necesario para el control, pero no se puede usar como un estándar
exacto de control, a menos que refleje los planes.
Aunque por lo general un presupuesto pone en práctica un plan, puede ser un programa
en sí mismo. Una compañía en graves problemas financieros puso en operación un
complejo programa de control presupuestario, diseñado para controlar no sólo los gastos
sino también para crear en los directores una conciencia de los costos. De hecho, una de
las principales ventajas de la presupuestación es que obliga a planear, ya que como un
presupuesto está expresado en números es necesaria una extrema precisión.

12.Actitud frente a la planeación

La actitud de cada planeación, realizada en el nivel deseado, requiere una definición,

puede ser:

Planeación interactiva
Se orienta para tener el control sobre el futuro, por lo que el presente es muy
importante ya que da pauta a decir cómo se va a ir construyendo el futuro deseable y el
reproducirlo fielmente como se desea. Actualmente las empresas más fuertes y de
tecnología suelen emplearla.

Planeación reactiva
Es simplemente realizar acciones encaminadas a seguir cómo actualmente se encuentra
la organización, no se piensa en el futuro, si no en mantener lo que actualmente tiene la
organización, y mas; cuyos cuales estos nos conllevan a la reafirmación del mismo,
ahora estos nos dice lo que el nombre indica anteriormente.

Planeación preactiva

Se realizan cambios para mantener vigente la organización, generalmente no

trasciende, ni se realizan cambios de impacto, atiende actividades necesarias para poder
continuar.

13.Otras Características

La planeación es muy necesaria que se realice en todos los ámbitos del ser humano,
desde lo personal laboral, social, y en todo tipo de organización. La planeación es
aplicable en países capitalistas únicamente, y así el empleo de la palabra, debido a que
cuenta con un principio de aplicación la racionalización que tiene relación con cumplir
la máxima eficacia y eficiencia. Para el caso de sociedades diferentes a las capitalistas,
como las socialistas el concepto a manejar es planificación, se distinguen por tener
otro tipo de características en su aplicación. De momento nos concentramos en
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este caso sólo en la planeación.

Todo tipo de planeación por su amplitud debe seguir un conjunto de pasos en su

desarrollo. Se debe realizar una acotación del alcance, el tiempo, el lugar, la definición
de los medios y los recursos con que se cuenta. Esto implica realizar una análisis previo
de lugar en donde se aplicará la planeación.
Se puede continuar realizando un diagnóstico de la situación, donde se vea: Los
recursos, lo interno y externo, entre ello el medio ambiente y las
oportunidades y fortalezas, las debilidades y amenazas.

Todo planeación es acotada, por lo que es necesario el desarrollo de los puntos

anteriores, para poder definir una forma de solucionar una problemática y lograr su
alcance deseado mediante la planeación.

Si se cuenta con una propuesta de solución, pasamos a la parte del desarrollo de la

planeación, en la cual es necesario definir el enfoque de planeación a utilizar,
indicando dentro del desarrollo de la planeación un bosquejo general de lo que se
realizará incluso la amplitud de la planeación a utilizar (estratégica, táctica, operativa).

Dentro de dicho enfoque es inevitable dejar de hacer mención de lo siguiente:

1.- La incidencia del proceso administrativo como sistema dentro de la

planeación y la organización.
2.- La amplitud de la planeación.
3.- El tipo de planeación en el tiempo, largo plazo, mediano plazo, corto plazo.
4.- Misión, Valores, Visión, Propósitos.
5.- Objetivos específicos, Metas, Modelos, Políticas y normas.
6.- Análisis de la propuesta de solución, Elección de la propuesta de solución.
7.- Factores medibles internos y externos, Características de la solución.
8.- Actitud del plan, Principios de la planeación.
9.- Definición de algún otro enfoque agregado dentro de la planeación.

10.- Filosofía de la planeación, Estrategias.

11.- Desarrollo del plan, Implementación y evaluación de la planeación.

Otro tipo de características que distinguen a la planeación es la existencia del tomador

de decisiones, cuando se realiza la planeación es necesario que exista un fuerte
compromiso por parte de todos los integrantes en la organización; la planeación y
el plan es lo más importante y todos los integrantes deben conocerlo. Es de
importancia el tomador de decisiones debido a que es quien debe contar con la
capacidad de poder definir las diferencias existentes en alguna definición o
actividad por realizar. También para que vigile el curso de las tareas y pueda aplicar
los cambios adaptativos dentro de la planeación. Debe contar con cierto liderazgo y ser
capaz de poder tomar las decisiones en el nivel respectivo.
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ORGANIZACIÓN

1. SIGNIFICADO DE LA PALABRA ORGANIZACIÓN

Idalberto Chiavenato en su obra Introducción a la Teoría General de la
Administración, cuando trata sobre el Enfoque Neoclásico de la Administración
hace una distinción de la palabra Organización en dos principales significados:

Organización como entidad orientada hacia objetivos específicos y estructurada de

manera deliberada. La organización es una entidad social porque está
constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque está
diseñada para alcanzar resultados, por ejemplo, obtener ganancias,
proporcionar satisfacción social, etc. Esta estructurada deliberadamente porque divide
el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. En este
sentido la palabra Organización significa: Empresa.

Organización como función administrativa y parte integrante del proceso

administrativo. En este sentido, organización se refiere al acto de organizar, integrar y
estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración, establecer
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relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

ORGANIZAR

-Dividir el trabajo
-Agrupar el trabajo
en una estructura
PLANEACIÓN lógica DIRECCIÓN CONTROL
-Designar a las
personas para que las
lleven a cabo
-Asignar recursos
-Coordinar esfuerzos

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Lo que estudiaremos en este capítulo es la ORGANIZACIÓN COMO
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA que forma parte del Proceso Administrativo

2. ALCANCE DE LA ORGANIZACION
El alcance de la organización se desarrolla en tres niveles diferentes, los cuales
detallan en el siguiente cuadro a manera de resumen, desarrollándose mas adelante
con detalle:

ALCANCE TIPO DE DISEÑO CONTENIDO RESULTANTE

Tipos de
Nivel Diseño La empresa
organización
Institucional Organizacional como totalidad

Cada departamento Tipos de

Nivel Diseño
Intermedio Departamental por separado Departamentalización

Nivel Diseño Cada tarea o Análisis y descripción

Operacional de Cargos y Tareas apenas una tarea de cargos

3. COMPONENTES BÁSICOS PARA ORGANIZAR:

Máximo Espinoza Salcedo en su libro Administración de Empresas hace referencia

a los siguientes componentes que se debe tener en cuenta para organizar:

a) El Trabajo.- Que constituye la primera base y se refiere a ¿QUÉ SE HACE?

b) Las Relaciones.- Es la base que coordina e integra los
componentes, elementos, funciones y demás factores. Y responde a ¿CÖMO
LO HACE?.
c) El Ambiente o Lugar de Trabajo.- Indica el lugar adecuado para
efectuar la acción y se refiere a ¿DÖNDE LO HACE?
d) El Personal.- Lo constituye el personal que ha de ejecutar el
trabajo
(actividades, experiencias y conocimientos) que deben tomarse en cuenta.
Y
responde a ¿QUIËN LO HACE?.

Idalberto Chiavenato indica que la función de organizar consta de cuatro elementos

los que se relacionan también con los elementos de Máximo Espinoza:

TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las cuales
dan lugar a la especialización de las actividades y las funciones. Estas últimas se
derivan de los objetivos de la planeación y son la base de la organización. Las
funciones se subdividen en tareas.
PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porción
específica del trabajo global. En principio esa designación debería tener en cuenta
habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, práctica, y comportamiento de cada
persona.

ÓRGANOS: el trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida en que

tengan características u objetivos semejantes. Los órganos se disponen en niveles
jerárquicos y áreas de actividades.

RELACIONES: anteriormente, se entendía por relaciones toda interacción entre el

hombre y los órganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en día se entiende como
la interacción del hombre con su trabajo, con demás personas ya sean del mismo sector
o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.

COMPONENTES
BÁSICOS

TAREAS
¿Qué
se
Hace
?

RELACIONES PERSONAS
¿Quién lo Hace?
¿Cómo lo Hace?

ÓRGANOS
¿Dónde lo
Hace?
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4. DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN

ADMINISTRATIVA DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Sobre la definición de Organización tenemos a los siguientes autores: Samuel C.

Certo define a la función administrativa de Organizar como el proceso de
establecer el uso ordenado de todos los recursos del sistema administrativo. El
uso ordenado hace énfasis en el logro de las metas del sistema administrativo y
contribuye a que los gerentes no solo hagan explícitas las metas sino que aclaren
que recursos utilizaran para alcanzarlas. La organización adecuada de estos
recursos aumenta la eficiencia y la eficacia de su uso.

El costarricense José Galván Escobedo dice que la organización "Consiste en

determinar qué actividades son necesarias para cualquier propósito, arreglarlas en
grupos y luego asignarlas a individuos”.

El brasileño Adalberto Chiavenato la define como: "La determinación de las

interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos lógicamente a través de normas,
directrices, reglamentos de la organización para el logro de sus objetivos".

Para otros, organizarse es sinónimo de departamentalizar, entendiendo al departamento

como al conjunto de funciones afines, asignadas a personas, quienes deben cumplir sus
funciones con los recursos pertinentes y en un ambiente físico determinado.

5. IMPORTANCIA DE ORGANIZAR
Samuel Certo manifiesta que la función administrativa es muy importante para el
sistema administrativo, porque es el mecanismo básico que usan los gerentes para
llevar acabo los planes de acción. Además porque organiza, crea y mantiene las
relaciones entre todos los recursos de la empresa, al indicar cuales recursos se
utilizarán para cuales actividades específicas y cuándo, dónde y cómo se van a
utilizar.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y
sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos
productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

6. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
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 Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más

eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
 Eliminar duplicidad de trabajo.
 Establecer canales de comunicación.
 Representar la estructura oficial de la empresa.

7. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN

La función de Organización se sustenta en los siguientes principios:

Principio de la especialización. "Cuando más se mide el trabajo, dedicado

a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo,
mayor eficiencia, precisión y destreza. La especialización sola es útil cuando se
tiene conocimiento general del campo de que dicha especialización es parte; de lo
contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con
mengua en la eficiencia. Así, una persona especializada en selección de personal,
pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente
cometerá serios errores.

La especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del
trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una superespecialización,
que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del trabajador,
reduciendo a una mera maquina o parte mecánica del sistema. Además, a base de ir
haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor llega a
hacerle especialista en actividades que prácticamente carecen de importancia.

Principio de la unidad de mando. "Para cada función debe existir un solo jefe".
En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba
ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el
orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores".
"Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo,
como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico". La especialización, para
obtener mayor eficiencia, estableció la división por funciones; la unidad de
mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a
través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.

Principio de equilibrio dirección-control. "A cada grado de delegación debe

corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad
de mando".

División de Trabajo: Establece la necesidad de diferenciar y clasificar las actividades

de acuerdo al tipo de recursos y al avance de los conocimientos y que obligan a la
especialización funcional. Ejemplo: Finanzas, Producción, Marketing, Cómputo, etc.

Límite de Control: Según este principio la organización debe diseñarse de tal manera
que un jefe tenga una relación y control efectivo sobre un número determinado de
subalternos.

Separación de Control: Este principio indica que la unidad orgánica o persona que
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cumple una tarea no puede controlarse así misma. Por lo tanto el control debe separarse
de la ejecución.

Autoridad: En toda organización debe asignarse autoridad, es decir la potestad

para mandar, dar órdenes y hacerse obedecer. Ejemplo: El Gerente General sobre la
Gerente de Área, éstos sobre los Jefes de División, etc.

Responsabilidad: Es el correlato de la autoridad, según el cual la persona revestida de

autoridad debe asumir los riesgos "éxitos o fracasos" que implica el ejercicio de la
autoridad.

Jerárquico o Gradual: Toda organización se estructura en niveles o escalones con

jerarquía descendente, por donde fluyen las decisiones. Ejemplo: En un ministerio
existen los niveles: Ministerial, Vice Ministerial, Dirección Nacional, Dirección y Jefes
de Unidad.

Mayor Uso o Mayor Interés: Una función o una unidad orgánica deben estar ubicados
donde se haga mas uso de ellos. Ejem. Un departamento de almacén podría depender
de una unidad productiva y no necesariamente de la Unidad de Logística.

Unidad de Objetivo: La estructura de la organización debe reflejarlos fines y objetivos

propios para los cuales fue establecido. La estructura debe responder a la razón de ser
(fines/objetivos) de la empresa y a sus estrategias.

La Flexibilidad: Para adecuarse a los cambios; la Estabilidad: para

mantenerse pese a los cambios; y la Eficiencia: Para lograr los objetivos con el menor
costo posible, son principios adicionales para organizar.
El principio de eficiencia declara que una estructura de organización debe permitir la
obtención de los objetivos propuestos con el mínimo conste.

ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS

CONCEPTO

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución

o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones
que guardan entre sí los órganos que la componen (concepto de Benjamín Franklin).

Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una

empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que
desarrollan. (Concepto de Gómez Ceja Guillermo).

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las

funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,
mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras
mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicación.
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UTILIDAD

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan
una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y
constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las
que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

La división de funciones.

Los niveles jerárquicos.

Las líneas de autoridad y responsabilidad.

Los canales formales de la comunicación.

La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o sección de la misma.

AGRUPACIÓN DE ACTIVIDADES: DEPARTAMENTALIZACION.

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE LA DEPARTAMENTALIZACION
La organización ha sido definida como resultado de dividir el trabajo y coordinarlo.
El principio de división del trabajo propugna el reparto de las distintas actividades que
componen una tarea global entre varios individuos pero no es útil bajo cualquier forma
posible, sino solo bajo la condición básica de la especialización, es decir, de manera que
cada elemento de la estructura se dedique a un conjunto de tareas concretas. La
especialización tiene varias ventajas como la permisión de alcanzar gran destreza en la
dientes tareas; ahorrar esfuerzo y tiempo al no tener que dejar una actividad para pasar a
otra, etc.
La división del trabajo facilita la utilización de instrumentos especializados, siendo la
base de la mecanización y la automatización de las actividades humanas. El
inconveniente fundamental es una excesiva división del trabajo que puede dar
problemas severos de motivación y rendimiento.
El diseño de la organización en sentido horizontal; se conoce como
departamentalización y se define como el proceso de agrupamiento de actividades en
secciones como fines directivos y debe responder a un principio de funcionalidad de los
elementos u órganos estructurales; la cual supone la adecuación de los medios a los
fines de la organización, es decir, de la división del trabajos a los objetivos de la
empresa.
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Existen varios criterios con los que es posible departamentalizar una organización pero
todos responden a los dos orientaciones básicas: De enfoque interno y enfoque externo.
DEPARTARMENTALIZACION DE ENFOQUE INTERNO.
La departamentalización de enfoque interno consiste en las bases de agrupación cuya
finalidad es el logro de la eficiencia interna, pero que no suelen ser ágiles para
responder a necesidades específicas o demandas externas cambiantes.
 La departamentalización por funciones empresariales: Consiste en agrupar las
tareas de la empresa tomando como base las funciones básicas de la actividad
económico-empresarial. Es posible identificar en toda organización las funciones
elementales que exige el ciclo transformación input - proceso - output en el mundo de
los negocios. Este criterio suele utilizarse en todas las estructuras, en un único nivel o en
mas de uno.
 La departamentalización por procesos: Es una forma frecuente de estructuración
de actividades que tradicionalmente ha sido utilizada en el ámbito de la producción
industrial, en la que los materiales, los equipos, las tareas y las personas se agrupan en
base a funciones técnicas.
El análisis de procesos, y el logro de una mayor orientación de la organización hacia los
mismos constituye una cuestión ineludible en el diseño de la organización.
 La departamentalizacion numérica: Consiste en agrupar por numero de
individuos. Es muy simplista, ya que solo tiene utilidad en actividades que requieran
muy poca cualificación.
 La departamentalización por tiempos: Consiste en agrupar las tareas y las
personas por tunos de trabajo.
 La departamentalizacion por habilidades: Representa una forma de agrupación
en la que el elemento común lo constituye una existencia de conocimientos, disciplinas
profesionales o habilidades compartidas por el personal. El criterio de agrupación no
responde a consideraciones propias de la actividad, sino el factor humano que abr de
llevarlo a cabo.
 La departamentalizacion por bienes de equipo: Tiene como base de agrupación la
utilización de un determinado tipo de maquinaria.

DEPARTAMENTALIZACION DE ENFOQUE EXTERNO

La departamentalización de enfoque externo también se denomina “Propósito”, centra
su atención en las metas u objetivos que se persiguen con las actividades de la empresa
más que en las actividades en si mismas.
 La departamentalización por productos, establece como criterio para dividir el
trabajo y constituir unidades el de los productos o líneas de productos que ofrece la
organización.
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En las organizaciones que ofrecen diversidad de productos de consumo masivo, esta

forma de departamentalización se utiliza profusamente, como un mecanismo para
ordenar racionalmente la variedad de salidas del sistema. En determinadas actividades,
se habla de departamentalización por proyectos o programas que constituyen los
productos singulares propios de la organización.
La estructura de productos suele combinarse con la funcional, primero se divide el
trabajo por productos y luego, dentro de cada uno, se establece una
departamentalización por funciones.
 La departamentalización por áreas geográficas o territorial, consiste en la
agrupación de todas las actividades que se desarrollen o afecten a un espacio geográfico
determinado bajo la dirección de un responsable del área.
Es frecuente en aquellas actividades donde el conocimiento actualizado y
particularizado del mercado es muy importante porque ofrecen productos en
condiciones variables, que deben ajustarse a cada clase de demanda.
 La departamentalización por clientes, es otro criterio de agrupación basado en la
segmentación del mercado donde el factor determinante del éxito de la organización es
la proximidad al cliente y la capacidad de adaptarse a sus exigencias.
La principal desventaja es la infrautilización que determinados clientes pueden hacer de
las instalaciones y del personal específicamente destinado a ellos en ciertos momentos.
 La departamentalización por canales de comercialización , establece la división
del trabajo en unidades que reflejan la forma en que el producto llega al consumidor
final. Esta estructura refleja las exigencias de una época de dura competencia en la que
los aspectos de la comercialización se han convertido en un factor determinante del
éxito.

Conclusiones
 Al concluir esta investigación relacionado con el tema de la planeación en la
administración, ha quedado una visión más integral de lo que es el planeamiento,
de su importancia, de los subtemas que lo componen como los son la naturaleza
y objetivos de la misma, de las premisas que lo componen, de la importancia de
tomar en cuenta el entorno , de los tipos de planes que hay, de la importancia de
las correctas tomas de decisiones y por último de la planeación estratégica, que
no es más que una planeación sistemática, que si no se hace de esta forma se
estará cayendo en el empirismo y no en aplicar científicamente los conceptos
correctos y así evitar errores.
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 Las Premisas, esta reducen el nivel de incertidumbre ayudando al planificador a

prever el futuro. Se deben establecer antes, durante y después del proceso de
planeación, ya que tienen que tomarse en cuenta para darle certeza a dicho
proceso, no deben dejarse a la casualidad sino que deben de analizarse los
factores positivos y negativos que conlleva. Son importantísimas dentro del
proceso de planeación que es una función administrativa esencial, porque en ella
se establecen los escenarios para las demás funciones como la organización, el
liderazgo y el control.

 Al desarrollar cada uno de los subtemas nos ha dejado un nuevo panorama de la

administración, esperando poder transmitir estos nuevos conceptos a los
compañeros mediante la exposición que está planeada.

 Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible,

utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos.

 La administración se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se

realiza solo en empresas o en agencias de gobierno, la administración es
necesaria en iglesias, las prisiones, las tabernas y las expediciones de montaña.

 La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa

y traducirlos en acción empresarial mediante planeación, organización dirección
y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la
empresa para conseguir tales objetivos.

 Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales,

técnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva y hace
que las personas con su trabajo y recursos físicos produzcan, con el fin de lograr
los objetivos del sistema.

Bibliografía
 Administración de la empresa. Cedeño Álvaro, San José, Costa Rica. Editorial
U.N.E.D., 1990.
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décima edición.
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Miklos, Tello. Planeación interactiva.
Miklos, Tello. Planeación prospectiva.
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Web grafía
 Obtenido de "http://es.wikipedia.org/wiki/Planeaci%C3%B3n"
 www.auladeeconomia.com