Professional Documents
Culture Documents
PROCEDURE
ADMINISTRASI HIMAKSI 2016-2017
BAB I JENIS NASKAH DINAS
A. SURAT-MENYURAT
1. Surat Khusus
Surat khusus adalah surat yang bersifat non administrative. Artinya, surat ini mempunyai
fungsi yang berbeda (pada perihalnya) diluar kegiatan kantor atau tata usaha sehari-hari.
Yang dikategorikan dalam surat khusus yaitu naskah dinas yang secara kewenangan
pembuatannya hanya pejabat tertinggi lembaga atau hasil dari musyawarah.
Surat khusus ini dibagi dalam 2 jenis yaitu :
a) Surat Keputusan
b) Surat Peringatan
2. Surat Umum
Surat umum adalah media komunikasi tertulis yang bersifat resmi dikeluarkan atasnama
lembaga diluar perihal yang ditetapkan pada surat khusus.
Pihak yang berwenang membuat surat umum ini yaitu sekretaris umum dan berlaku juga
untuk pedoman sekretaris pelaksana kegiatan yang diselenggarakan oleh lembaga ini.
B. PROPOSAL
Proposal merupakan naskah dinas yang dibuat untuk mengajukan sebuah usulan kegiatan
atau perencanaan yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja terperinci dan sistematis dari
program kerja/kegiatan yang akan dilaksanakan.
C. LAPORAN
Laporan merupakan bentuk penyajian fakta atas kegiatan yang telah dilaksanakan sehingga
menjadi sebuah informasi untuk pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut. Laporan-
laporan yang biasanya berlaku di lingkungan HIMAKSI adalah sebagai berikut :
1. Laporan per-kegiatan
2. Laporan pertanggungjabawan lembaga keseluruhan
D. ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (tertulis) yang dibuat oleh pelaksana
suatu kegiatan dalam pelaksanaan mobilitas lembaga ini.
1
BAB II TATA CARA PEMBUATAN
A. FORMAT
1. Surat Khusus
a. Surat Keputusan
Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan,
tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan
untuk:
4) Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
5) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh keputusan peraturan terdiri dari:
6) Kaki
Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari
format seperti berikut:
3
b. Surat Peringatan
Pengertian
Surat ini merupakan naskah dinas khusus yang dikeluarkan oleh ketua umum
sebagai kebijakaannya memberikan sebuah teguran atau peringatan kepada
seseorang yang melenceng dari peraturan yang berlaku.
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani naskah dinas ini adalah
Ketua Umum.
Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat peringatan terdiri dari:
a) Kop Himpunan Mahasiswa Pendidikan Ekonomi Akuntansi;
2) Batang Tubuh
Batang tubuh merupakan isi atau pokok yang menerangkan seseorang anggota
yang telah melanggar atau tidak mematuhi aturan sebagaimana telah disepakati
dalam Peraturan Lembaga.
3) Kaki
Bagian kaki naskah dinas ini ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri
dari format seperti berikut:
c) Tanda tangan
4) Birokrasi (Ketua Program Studi/Wakil Dekan III) pada hal tertentu wajib mengetahui
dan ikut menandatangani naskah dinas ini.
Susunan
1) Kepala
2) Tanggal
Tanggal bermaksud menerangkan bahwa kapan surat tersebut dibuat.
3) Nomor
4) Lampiran
5) Perihal
6) Penerima
7) Batang Tubuh
Batang tubuh merupakan isi atau pokok yang ingin disampaikan kepada penerima
surat. Batang tubuh ini dibagi menjadi:
a) Alinea Pembuka;
b) Alinea Isi;
c) Alinea Penutup.
8) Kaki
5
Bagian kaki naskah dinas ini diantaranya seperti berikut:
a) Urutan penyimpanan tanda tangan yaitu kanan ke kiri dan atas ke bawah artinya
secara struktural adalah lower ke top;
d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis kapital padah awal huruf
setiap katanya, lengkap dengan gelar;
Tembusan
3. Proposal
4. Laporan
Contoh : A/B*)/C*)/D/E/F/G/H
01/SK/K/HIMAKSI/FKIP/UP/VII/2015
01/Kep. Raker/HIMAKSI/FKIP/UP/VI/2015
Berikut ini adalah Tabel yang menunjukkan pihak-pihak yang berwenang membuat naskah
dinas ini berikut dengan pengkodean setiap jenisnya.
No. Kategori Surat Kode Pihak Berwenang
6
1 Keputusan Kep. ….. Pimpinan Sidang/Rapat
2. Surat Umum
Penomoran surat umum yang berlaku mempunyai format yang terdiri dari
A/B/C/D/E/F/G/H menerangkan bahwa :
A = Nomor urut surat yang keluar
B = Kode kategori surat *)
C = Panitia kegiatan yang mengeluarkan *)
D = Menerangkan nama lembaga
E = Menerangkan fakultas
F = Menerangkan universitas
G = Bulan saat surat tersebut dibuat ditulis dengan angka romawi H =
Menerangkan tahun surat dibuat
Contoh : A/B*)/C*)/D/E/F/G/H
01/HIMAKSI/FKIP/UP/VII/2015
01/Ph/Pan. OPMB/HIMAKSI/FKIP/UP/VI/2015
Berikut ini adalah Tabel yang menunjukkan pengkodean perihal-perihal surat yang biasanya
dikeluarkan oleh setiap panita. Tidak semua jenis surat dikodekan namun setiap perihalnya
dapat digolongkan dengan perihal-perihal ini.
No. Kategori Surat Kode Pihak Berwenang
7
4 Ucapan Uc Panitia Kegiatan
1
1
3 2
3
4 4
5
5
6
7 7
8 8
8 8
9
9
c) Jenis huruf yang berlaku untuk digunakan dilingkungan HIMAKSI adalah Book
Antiqua, Tahoma dan Times New Roman dengan ukuran 11 – 12.
d) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS minimal 70 gram dengan
ukuran-ukuran yang berlaku seperti:
1) A4 (297 x 210 mm)
2) F4 (210 x 330 mm)
e) Margin merupakan pembatasan dalam naskah dinas. Pembatasan ini bermaksud
meratakan setiap tepi surat sehingga terkesan rapih dan selaras. Adapun yang diatur
sebagai berikut :
1) Ruang tepi atas sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas;
8
2) Ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2.5 cm dari tepi bawah;
3) Ruang tepi kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri;
4) Ruang tepi kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan.
f) Amplop
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan amplop adalah sebagai berikut:
1) Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat;
2) Ukuran amplop yang digunakan disesuaikan dengan jenis, ukuran dan
ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.
3) Warna amplop menggunakan kertas warna putih atau cokelat;
4) Penulisan Pengirim dan Tujuan
a. Alamat pengirim diwakili oleh pencantuman kop HIMAKSI atau kegiatan
yang dinaungi oleh HIMAKSI;
b. Alamat tujuan ditulis lengkap nama/jabatan dan alamat lembaga atau
individu lain yang dituju;
c. Jika dalam suatu keaadaan tidak memungkinkan menggunakan kop
HIMAKSI, cukup menulis alamat tujuan yang kemudian dibubuhi stampel
HIMAKSI disebelah kiri alamat tujuan.
2. Proposal
Formatur yang berlaku dalam penyusunan proposal diatur seperti berikut, antara lain:
I. Latar Belakang
Latar belakang adalah pendahuluan yang berisikan latar belakang yang menjadi dasar
pelaksanaan kegiatan.
II. Nama Kegiatan
Nama kegiatan merupakan kata/istilah yang digunakan.
III. Tema Kegiatan
Tema kegiatan merupakan visi dan misi kegiatan yang akan dilakasanakan tersusun
secara khusus dalam bentuk kalimat yang singkat dan jelas.
IV. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan merupakan rumusan tegas atas tujuan yang hendak dicapai oleh
kegiatan yang akan dilaksanakan.
V. Landasan Kegiatan
Landasan yaitu hal-hal yang menjadi dasar yang kuat dalam pelaksanaan kegiatan
dikaitkan dengan sebuah undang-undang atau peraturan yang berlaku.
VI. Waktu dan Tempat
Waktu dan tempat merupakan bagian yang menelaskan kapan dan dimana kegiatan
akan dilaksanakan sehingga pihak-pihak terkait dapat memperkirakan keterlibatan
mereka dalam kegiatan.
VII. Sasaran Kegiatan
Sasaran kegiatan adalah objek yang menjadi target atau sasaran pelaksanaan kegiatan
tersebut segingga akan terlihat jelas hasilnya.
VIII. Susunan Panitia
Susunan panitia erupakan pelaksana dari kegiatan tersebut dibagi menjadi :
1) Pelindung
9
2) Penasihat
3) Pembina
4) Penanggungjawab
5) Steering committee
6) Organizing committee
IX. Susunan Acara
Susunan acara merupakan bagian yang menjelaskan gambaran pelaksanaan kegiatan
secara rinci.
X. Rancangan Anggaran Biaya
Bagian ini menjelaskan secara rinci rencana dan perkiraan pengeluaran disesuaikan
dengan kebutuhan kegiatan.
XI. Penutup
1) Penutup berisikan ucapan terimakasih dan harapan pihak penyelenggara atas
persetujuan, dukungan maupun kerjasama dengan pihak-pihak terkait.
2) Penutup juga merupakan bagian dari keabsahan naskah dinas ini dengan
mencantumkan tanda tangan pihak penyelenggara sekurang-kurangnya sekretaris
pelaksana, ketua pelaksana, ketua lembaga yang menyetujui dan pimpinan
birokrasi kampus.
3. Laporan
Formatur laporan per-kegiatan meliputi bagian-bagian seperti berikut, antara lain:
I. Kata Pengantar
II. Pendahuluan
III. Nama Kegiatan
IV. Tema Kegiatan
V. Maksud dan Tujuan
VI. Landasan Kegiatan
VII. Waktu dan Tempat
VIII. Susunan Panitia
IX. Hasil Kegiatan
X. Rincian Biaya (termasuk rekapitulasinya)
XI. Evaluasi dan Saran XII. Penutup
Lampiran-lampiran
10
Sekret Ketu Bend Seku Ketu WR III Rapat/Sid
aris a um m m ang
1 Surat Keputusan
2 Surat Peringatan
*)
3 Surat Umum * ) M2 * ) M2
M1/M2
Surat Umum *)
4 M1 * ) M2 * ) M2
Kepanitiaan M1/M2
5 Proposal Intern M1 M1 * )M2
Proposal
6 M1 M1 M2 * ) M2
Ekstern
Keterangan :
M1 : Menyetujui
M2 : Mengetahui
*) : Disesuaikan dengan kepentingan dan urgensinya, apabila perlu saja..
………………………………………… (3)
Keterangan:
(1) Jabatan yang melimpahkan/yang memberi kuasa;
11
(2) Jabatan yang menerima kuasa;
(3) Nama pejabat yang menerima kuasa dan nomor pokok ditulis dibawah nama.
12
- Ketua umum sebagai pemberi komando atau memutuskan tidak lanjut dari
naskah yang masuk.
c. Penyampaian
Penyampaian merupakan proses dimana sekretaris umum yang bertugas
mengarispkan segala naskah dinas yang masuk harus menginformasikan naskah
tersebut kepada pihak yang dituju dan kemudian mengagendakannya sebagai
respon dari naskah dinas tersebut.
d. Pencatatan
Pencatatan adalah proses dimana semua naskah dinas yang masuk diamankan
sebagai bukti administrasi kesekretariatan HIMAKSI selama satu periode.
3. Flow chart penanganan naskah dinas masuk
Berikut ini merupakan alur penanganan naskah dinas/surat masuk yang berlaku di
lingkungan lembaga HIMAKSI. (terlampir)
13
1) Naskah dinas dicetak, lengkapi semua tanda tangan;
2) Setelah tanda tangan pada naskah tersebut lengkap, lakukan penggandaan
(fotokopi) satu lembar untuk surat dan minimal 2 rangkap untuk proposal dan
laporan kegiatan;
3) Selanjutnya bubuhkan stampel pada bagian tanda tangan sesuai dengan
fungsinya;
4) Setelah itu naskah dinas asli dikirimkan kepada pihak yang dituju dan berkas
salinan disimpan dalam sebuah berkas sebagai arsip.
BAB V PENGINVENTARISAN
A. Tujuan
Standard Operaton Procedure (SOP) bertujuan untuk memberikan pedoman kepada wakil
sekretaris sebagai penanggung jawab barang inventaris HIMAKSI dalam menjaga, memelihara,
dan mengawasi asset HIMAKSI.
B. Ruang Lingkup
SOP ini digunakan dilingkungan Himpunan Mahasiswa Pendidikan Ekonomi Akuntansi
FKIP UNPAS. Dimana yang termasuk barang inventaris adalah barang yang bersifat tidak habis
pakai.
C. Istilah/Definisi
Inventaris: barang atau asset yang dimiliki oleh HIMAKSI Kode:
identitas barang berupa rentetan nomor.
D. Prosedur
1) Wakil Sekretaris mendata seluruh barang inventaris yang ada di sekretariatan HIMAKSI.
2) Wakil Sekretaris melakukan pengelompokan barang berdasarakan jenis barang yang
tergolong menjadi :
a) Barang Rumah Tangga (RT)
b) Barang Inventaris Bidang 1 (B1)
c) Barang Inventaris Bidang 2 (B2)
3) Wakil Sekretaris melakukan data entry berupa memasukan identitas barang dan kondisi
barang.
4) Pada setiap triwulan, Wakil Sekretaris akan memeriksa keberadaan setiap inventaris
apakah ada perubahan atau tidak.
a. Jika ada perubahan wakil sekretaris akan merubah data inventaris
b. Jika tidak ada perubahan maka proses berlanjut ke proses selanjutnya.
5) Wakil sekretaris mencetak kode barang sesuai dengan kode barang yang sesuai dengan
yang sudah di entry sebelumnya.
6) Wakil Sekretaris mencetak laporan inventaris.
7) Wakil sekretaris menempelkan kode pada barang inventaris.
14
Lampiran 1 : Alur Penanganan Naskah Dinas/Surat Masuk
Catatan :
15
SURAT MASUK <SPASI> TANGGAL <SPASI> PENGIRIM <SPASI>
PERIHAL
Share di Grup BBM HIMAKSI BERMARTABAT Atau kirim ke
085794811116/0838-2651-9783
16
17
Lampiran 3 : Alur Pengajuan Proposal (Ekstern)
18
JENIS
LEMBAR
PERIHAL
EKSPEDISI
PENGIRIM PENERIMA
Nama/Instansi : ___________________________
Nama : ____________________
Diterima : ___________________________
CATATAN:
19
20