acueducto © AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA _ 0 7 9g 8 De22 NOV 2013Hoja No. _ Por lacual se adopta 61 manual de supervision cinterventoria de la Empresa de Acueducto, Alcantavillado.y Asco de Bogoté-ESP EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA -ESP, En jercicio de las facultades estatutarias en especial las conferidas en el literal b) del articulo 16 del Acuerdo No, 1) de 2010 “Por el cual se adopta un nuevo marco estatutario de la EAB - ESP” CONSIDERANDO Que el articulo 209 de la Constitucién Politica de Colombia establece que “La funcion administrativa esta al servicio de los intereses generales y e desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacién, la delegacién y a desconcentracisn de funciones” Que el articulo 31 dela ley 142 de 1994 expresa: “Los contratos que celebren las entidades estatales que presten los servicios piblicos a los que sc refierc esta ley no estardn sujetos «las disposiciones del Estatuto General de Contratacién de la administracisn pablica, salvo en lo que la presente Ley dlisponga otra cosa’. Que el articulo 13 de la Ley 1150 de 2007 establece que las entidades estatales que por disposicién legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratacién de la Administracion Publica, aplicardn en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la funcion administrativa y de la gestion fiscal de que tratan los articulos 209 y 267 de la Constitucién Politica, respectivamente segiin sea el caso y estardn sometidas al régimen de inkabilidades ¢ incompatibilidades previsto legalmente para la contratacion estatal. Que la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalccer los recanismos de prevencién, investigacion y sancién de actos de corrupcisn y la efectividad del ieacueducto oem coconcionye 0798 De2 2 NOV 2013Hoja No. control de la gestién publica’, regula entre otros aspectos, las responsabilidades, facultades y dleberes de los supervisores,interventores y personal de apoyo frente a la vigilancia de la correcta ejecucion contractual” Que el articulo 82 de la Ley 1474 de 2011 establece que “Los consultores y asesores externos responderdn civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoria o asesoria, como por las hechos w omisiones que les fueren imputables y que causen dato 0 perjuicio a las entidades, devivados de la celebracign y ¢jecucién de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido 0 ejerzan las actividades de consultoria 0 asesoria” Por su parte, los interventores respenderain civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivedas del contrato de interventoria, como por las hechos 1 omisiones que les scan imputables y causen dato o perjicio a las entidades, derivados de la celebracion y eecucién de los contratos respecto de los cuales haya cjercido o ejerzan las funciones de interventoria’ Que el articulo 83 idem, establece que: “Con el fin de proteger la movalidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcisn y de tutclar la transparencia de la actividad contractual, las entidades piblicas estan obligadas a vigiar permanentemente la correcta cjecucién del objeto contratado a través de un supervisor oun interventor, segan corresponda” Que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracién piiblica, en todos sus drdenes, tendré un antral interno que secjercerd en los términos que setae I ly Que el articulo 1? de Ia Ley 87 de 1993 establece que “(..) se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organizacidn y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacién y evaluacién adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, asi como la adrrinistracién de la informacign,y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legates vigentes dentro de las politicas trazadas por la direccién y en atencién a las metas u objetivos previstos..” Que el articulo 2 del Decreto No1537 del 26 de julio de 2001, por el cual se reglaments ¥acueducto AGUA, ALCANTARILLADO ¥ ASEO DE BOGOTA 0798 Resolucion N° De22_NOV 2013 Hoja No. parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortale: sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado, determina que se elaborar, adoptar y aplicar manuales a través de los cuales se documentaran y formalicardn los pracedimientos apartir dela identificacién d los pracesos institucional. Que en virtud de lo dispuesto en el numeral 5° del articulo 2: del Decreto Distritat 371 de 2010, por el cual se senalan los lincamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para lw prevencidn de lacorrupcién en las entidades y organismos del Estado, cada entidad distrital, con cl objeto de asegurar que los pracesos de contratacién se ciftan a los principios constitucionales y legales inkerentes a la funcion administrativa, a los postulados contenidos en el Ideario Etico del Distrito Capital y a los Cadigos de Etica y Buen Gobierno de cada una de elas, dcberd garantizar, “La definicion de obligaciones especficas al control, supervision y vigilancia a cargo de interventores y/o supervisores de los contratos, el seitalamiento de las acciones de seguimiento a sw labor, la racionalizacion en la asignacién de interventorias y la verificaciom de condiciones rminimas de idoneidad de los mismos”. Que el literal b) del articulo 16 del Acuerdo II de 2010 por medio del cual se adoptaron los estatutos de la Empresa, establece que corresponde al Gerente General “expedir los actos, celebrar los contratos, ordenar el gastoy cl pago, asi como ejecutar las operaciones necesarias para asegurar el normal funcionamiento de la Empresa’ Queen tal sentido, es necesario que todos los acuerdos de voluntades, suscritos por la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Asco de Bogota - ESP, cuenten con un responsable tanto del seguimiento, vigilancia y control del cumplimiento de los mismes, como el de consttuirse en Jfacilitador y apoyo de as partes para satisfeccién del propésito acovdado Que para cumplir la labor de seguimicnto, vigiancia y control, es necesario establecer pardmetros, y definir obligaciones responsabilidades que faciliten y garanticen mejores resultados en la gestion encomendada Que dada la importancia que representa el control y supervision para el manejo eficient, eficaz-y éeconsmico de los recursos piblicos comprometidos en los citados acuerdos de voluntades, la EAB ESP, decide adoptar el presente manual +acueducto [AGUA, ALCANTARILLADO ¥ ASEO DE BOGOTA Resolucion N' 22 NOV 2013 Hoja No. _ RESUELVE: CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO I’. OBJETO.- Adoptar el Manual de Supervision e Interventoria de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogota ESP, con el propésito de establecer los procedimientos y responsabilidades en el ejercicio del debido control y Vigilancia de los acuerdos de voluntades para verificar Ia correcta ejecucién tecnica, administrativa, financiera,contable y juridica de los mistnos. ARTICULO 2°. CAMPO DE APLICACION.- El Manual de Supervision ¢ Interventoria es de obligatorio cumplimiento para los servidores publicos de la EAB ESP, para los interventores, supervisores, funcionarios de apoyo y contratistas; y el misino, hard parte integral de los acuerdos de voluntades celebrados por In EAB- ESP, en concordancia con el Manual de Contratacién de la Empresa Pargrafo: El presente Manual no ser4 aplicable a los contratos de trabajo, servicios pablicos domiciliarios, contratas por operaciones de Tesorerfa (inversion, de deuda publica y operaciones conexas) y los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor. ARTICULO 3°. TERMINOLOGIA Se adopta la terminologia que se detalla a continuaci6n 1. ACUERDO DE VOLUNTADES. Son los contratos, cartas de compromiso y convenios, celebrados por la EAB-ESP, en ejercicio de la actividad contractual regulada en el Manual de Contratacion. 2. SUPERVISION La supervision consistira en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y juridico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida directamente por la EAB-ESP a través de uno de sus funcionarios. Para la labor deacueducto sun sucatrannLab0 A580 08 BOGOTA, 0798 Resolucién N° De OV 201Foja No. supervision, la EAB - ESP podra contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestacion de servicios que sean requeridos. 3. SUPERVISOR Es el funcionario de la EAB-ESP.- designado por el Gerente de area, el Gerente General o el Secretario General, segtin el caso, quien debera cumplir los siguientes requisitos: 3.1 Tener titulo profesional relacionado con el objeto del contrato a supervisar 3.2. Estar desempenando un cargo de profesional en la EAB-ESP en el area origen del contrato, con excepcion de los profesionales de la salud, que se desempenan en el nivel 30. 3.3. No encontrarse incurso en las causales de inhabilidsd, incompatibilidad, prohihiciones © conflictos de interés previstos en la ley o en las normas internas de la EAB-ESP. 4, INTERVENTORIA Fs el seguimiento técnico, administrativo, juridico, contable y financiero que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o juridica contratada para tal fin por la EAB-ESP. Atendiendo 1a materia, complejidad © importancia del contrato sobre el cual se gjercera la labor de interventoria, la EAB -ESP podra pactar que el seguimiento comprenda uno, alguno 0 todos Jos componentes mencionados en el inciso anterior y en el evento de dividir la vigilancia del contrato principal, se deberan indicar las, actividades a cargo del interventor y las demas quedarn a cargo de la Entidad a través de un supervisor. Quien haya celebrado un contrato estatal de obra publica, de concesién, de suministro de medicamentos 0 de alimentos o su cényuge, compahero o compaiiera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socias en sociedades distintas de las anénimas abiertas con la EAB ~ ESP, durante el plazo de ejecucion y hasta la liquidacion del mismo, no podran celebrar contratos de interventoria con la misma entidad tacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA Resolucion ne O7 98 De22 NOV 2013Hoja No. __ Elcontrato de Interventoria sera siempre supervisaco por la EAB - ESP. En los contratos de interventoria, es obligacion del interventor apoyar y acompanar Ja EAB ~ ESP frente a los requerimientos y reclamaciones que se presenten con posterioridad a la liquidacion del contrato principal vigilado, originados en este 5. INTERVENTOR.- Es la persona natural o juridica contratada, que por st conocimiiento especializado en Ja materia, desarrolla la funcién de interventoria sobre un acuerdo de voluntades suscrito por la EAB ~ ESP. 6. PERSONAL DE APOYO Es el fumcionario designado o la persona natural contratada mediante contrato de prestacion de servicios, por el Gerente de area o el Secretario General, segun el caso, con el fin de ayudar al supervisor en el proceso de vigilancia y control. sobre los contratos y convenios que celebre Ja EAB ~ ESP, y quien debera cumplir con los siguientes requisitos 6.1, Estar desempenando un cargo por vinculacién a término fijo, indefinido o a labor en Ia EAB-ESP en el area origen del contrato, o haber suscrito un contrato de prestacion de servicios en el cual se haya previsto la ejecucién de actividades de apoyo a la supervision de contratos suscritos por la EAB - ESP. No encontrarse incurso en Jas causales de inhabilidad, incompatibilidad 0 conflictos de interés seialados en la ley. 7. ENTRADA DE MERCANCIA Es el registro de la factura 0 cuenta de cobro en cl sistema ERP-SIE realizado 0 autorizado por parte del supervisor o interventor, con el cual se inicia el trimite ppara el pago parcial 0 total del acuerdo de voluntades. 8. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONacueducto ‘AGUA, ALCANTARILLADO ¥ ASEO DE BOGOTA 0798 Resolucion N' De _22 NOV 20 pia No.__ Es el conjunto de orientaciones, procesos, politicas, metodologias, instancias € instrumentos enfocados en garantizar un desempeno institucional articulado y armonico que busque de manera constatable la satisfaccion de los grupos de interés. 9. SUBPROCESO DE SUPERVISION O INTERVENTORIA Es el conjunto de actividades, tramites y actuaciones dirigidas a realizar la vigilancia, control y supervision de la ejecucion de los acverdos de voluntades, con el fin de lograr el efectivo cumplimiento de su objeto. 10, PROCEDIMIENTOS. Es el conjunto de actividades, tareas 0 movimientos que se realizan en el subproceso de interventorfa y supervision. 11. ETAPAS DEL SUBPROCESO DE SUPERVISION E INTERVENTORIA La supervision e interventoria se ejecuta en tres etapas: Designacion: Esta etapa comprende desde la suscripcin del contrato a supervisar hasta lt firma del acta de inicio, Es una etapa de alistamiento en la que se revisan los permisos, licencias, disponibilidad de terrenos, plan de calidad, planificacion financiera, planes de trabajo, recursos humanos, cronogramas de actividades, aprobacion de garantias y demas requerimientos necesarios para la ejecucién del acuerdo de voluntades. Desarrollo: Es la ejecucion del acuerdo de voluntacles, comienza con la firma del acta de inicio hasta el vencimiento del plazo del mismo en donde se realiza el control a Ia planificacion, la debida y oportuna ejecucién del contrato, los pagos que se surtan en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, los avances de actividades y entregas de producto, el cumplimiento de los cronogramas previstos y demas novedades 0 circunstancias que se presenten en dicha ejecucion. Liquidacion: Etapa en que las partes verifican 1 cumplimiento del acuerdo de voluntades, con el fin de hacer un balance financiero y de gestion del mismo, y de acuerdo al cumplimiento de las obligaciones convenidas pSacueducto Ac CATHRLADOY 0 BOGOTA 0798 pe 22 WH PN 28 —— Hoja No. __ proceder a suscribir las respectivas actas de terminacion, acta de entrega y recibo final y liquidacion segu sea el caso. ERP-SIE Es un sistema integrador de recursos donde se soportan les procesos estratégicos de la organizacion, tanto logisticos, comerciales, financieros, de recursos humanos y de inteligencia de negocios que facilitan el control y la generacion de reportes, buscando eficiencia en la gestion y la optimizacion de Tos recursos asignados al proceso 13, BI (inteligencia de Negocios) Es un componente del ERP que administra la bodega de datos, el cual se encarga de consolidar la informacion operativa y tactica de los diferentes procesos de la organizacion, permitiendo vistas estratégicas de los datos requeridlos conforme a las necesidades del usuario final 14. PAC Es el instrumento mediante el cual se proyectan los recaudos y pagos mensuales de la EAB-ESP, con el fin de optimizar el manejo de Tesoreria. Los pagos de los acuerdos de voluntades se haran teniendo en cuenta el PAC y se sujetaran a los montes aprobados en él. ARTICULO 4°.- CRITERIOS GENERALES DE LA LABOR DE SUPERVISION Y LABOR DE APOYO. El Gerente de area o el Secretario General, segin sea el caso, designara el supervisor y l personal de apoyo, teniendo en cuenta criterios como carga laboral y el reparte equitativo entre los funcionarios de cada dependencia. EL profesional que ejerza el rol de planificador dentro del area no podra ejercer las, funciones de supervisien. E] Gerente Corporativo de Gestion Humana y Administrativa podra designar mis de un supervisor para el contrato de prestacion de servicios del Plan Adicional de Salud de la EAB-ESP, para ejercer de manera eficaz el control \acueducto poi AcamscY SO B0GoTA 0798 Resolucion N° ne22 NOV 2013ioja No. especifico de los aspectos téenicos, administrativos, contables, juridicos y financieros. En el momento de la designacion definira la distribucion de las actividades a desarrollar por cada uno de los supervisores: Salvo los acuerdos de voluntades de que trata el Parégrafo 1? del articulo 2° del presente Manual, y aquellos en los que se contrate directamente la interventoria en todos sus componentes, todos los acuerdos dc voluntades suscritos por la Empresa deberan tener designacion de un supervisor. En el evento de no designarse supervisor, la responsabilidad se considera asumida por el Gerente de area origen del contrato o por el Secretario General, segtin sea el caso, Las funciones de supervision e interventoria no son concurrentes, Sin embargo, se puede dividir la vigilancia del contrato principal, indicando las actividades técnicas que realizara el interventor y las demas quedaran a cargo del supervisor dlesignado. El perfil del supervisor y del personal de apoyo, se debera incluir en los estudios previos de acuerdo con lo previsto en el numeral 14 del art:culo 20 del Manual de Contratacion. Cuando se trate de contratos adjudicados por invitacion publica, el Gerente de rea o el Secretario General podrin designar como supervisor a un profesional de la dependencia origen de la contratacion, con experiencia y/o conocimientos especializados sobre el objeto del acuerdlo de voluntades. El Gerente de area o el Secretario General, segiin el caso, podra conformar un comité interno integrado por el supervisor, interventor del conirato silo hay, el personal de apoyo, el director y profesionales del rea, con el fin de realizar el seguimients 2 la ejecucion del acuerdo de voluntades, sin perjuicio de la responsabilidad del supervisor y/o interventor. . La designacién de supervisor y funcionario de apoyo es de obligatoria acepracion. En el evento de existir inhabilidad, prohibicion, incompatibiliclad o conflicto de intereses pyara no ejercer dicha labor. lo debera manifestar de manera inmediata al Gerente de area o Secretario General, quien analizara los motivos expuestas ye caso de aceptarlos, proceders a efectuar de inmediato una nueva designacion +acueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA re ecar 0 7 9g 8 De 22 NOV 201Aoja No. _ 9. Las funciones de supervisor y ée funcionario de apoyo son indelegables. 10. Los supervisores y funcionarios de apoyo serin de la misma area origen del syerdo de voluntades. No obstante, cuando Ia especialidad de un componente del acuerdo de voluntades vigilado requiera el apoyo de un area diferente, el Gerente del area o el Secretario General, segun sea el caso, solicitaran dicho apoyo al area respectiva a través del Gerente de esta ultima. Il. El supervisor y el fumcionario de apoyo respondenin por la atencién de las reclamaciones que surjan con ocasion de la ejecucion, terminacion y/o liquidacion del contrato por los informes establecidos en el Subproceso de Supervision ¢ Interventoria, los dems exigidos por la EAB - ESP y los organismos de control. 12. El supervisor recibe los productos y autoriza los pagos, siempre que se presenten los documentos exigides para el tamite de pago respectivo y se verifique el cumplimiento del objeto contractual 13, Los supervisores y funcionarios de apoyo aplicaran los procedimientos y formatos establecidos en el Subproceso de Supervision e Interventoria, de acuerdo con la naturaleza del acuerdo de voluntades. 14. Cuando el supervisor y/o el funcionario de apoyo designado se desvincule de la entidad, o se encuentre en alguna de las situaciones administrativas previstas en In ley, el Gerente de aren o el Secretario General debera designar inmediatamente su reemplazo. De no existir nueva designacion de supervisor, la responsabilidad se considera asumida por el Gerente de area origen del contrato © por el Secretario General, segiin sea el caso. 15, En el evento de desvinculacién de la entidad el supervisor deberd elaborar la correspondiente acta de entrega y un informe final sobre la labor de vigilancia y control del acuerdo de voluntades dirigido al Gerente del area o al Secrezario General para continuar con dicha funcién. ARTICULO 5°- CRITERIOS GENERALES PARA LA EJECUCION DE INTERVENTORIA 1. El control técnico de los acuerdos de voluntades que requieran conocimientosacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA Resolucién N° p22 NOV 2013 Hoja no. especializados en la materia 0 cuando la complejidad o la extension del contrato Jo justifiquee se ejercera a través de un interventor; no obstante, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal podria contratar igualmente el seguimiento administrativo, financiero, contable y juridico. Para la ejecucion de los contratos de interventoria sera obligatoria la constitucion y aprobacién de las garantias exigidas por la EAB - ESP. 2. El acta de inicio del contrato de interventoria se suscribir una vez sean aprobadas las garantias exigidas por la EAB-ESP, 3. El Gerente de area o el Secretario General, segan el caso, podra conformar un comité interno integrado por el supervisor, el interventor del contrato, el funcionario de apoyo, el director y profesionales del irea, con el fin de realizar el seguimiento a la interventoria ya la ejecucion del acuerdo de voluntades, sin perjuicio de la autonomfa y responsabilidad del interventor. 4. En el evento de suspension del contrato principal, se deber suspender el contrato de Interventoria de manera inmediata y durante todo el término de duracion de la suspensién, contractuales del interventor no son 5. Las obligaciones ssceptibles de subcontratacion, 6. El interventor responde por la atencidn de los requerimientos y peticiones que surjan con ocasién de la ejecucion, terminacion, y/o liquidacion del contrato y por los informes establecidos en el subproceso de supervision e interventoria y los demas exigidos por la EAB ~ ESP, los organisitos de contral y terceros 7. Es responsabilidad del interventor del contrato entregar el informe de ejecucion del mismo junto con el de interventoria en los plazos contractuales establecidos adjuntando los documentos soportes y anexos de estos de acuerdo como se haya establecido en el contrato mismo de interventoria. 8. El interventor recibe las productos y avala los pagos, siempre que se presenten los documentos exigidos para el tramite de cuenta respectiva y se cumpla aacueducto [AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA De22 NOV 201Hoja No. __ satisfaccion el objeto contractual El interventor debera aplicar los procedimientos y formatos establecidos en el Sistema Integraco de Gestion de la Empresa, de acuerdo con la naturaleza del ‘uerdo de voluntades. 10. Todos los requerimientos hechos al contratista por parte del Interventor, deberan constar por escrito, remitiendo copia de cada uno de ellos al Supervisor del contrato, junto con los correspondientes informes IL. La supervision de los contratos de Interventoria sera ejercida tinicamente por funcionarios de la EAB - ESP. 12. Las certificaciones de ejecucton y cumplimiento de los contratos que se encuentren en ejecucién seran expedidas por los supervisores ¢ interventores. Para el caso de los contratos terminaclos serin expedidas por la Direccién de Contratacion y Compras conforme a la documentacién que repose en sus archivos, 1B. La gestion del interventor puede ser objeto de evaluaci6n, la cual podri ser tenida en cuenta como criterio de calificacion en futuros pracesos de contrataci6n con la EAB-ESP, de acuerdo con los parametros que s¢ establezcan en disposiciones internas por la Gerencia General. CAPITULO II DEBERES GENERALES DE LOS INTERVENTORES, SUPERVISORES Y PERSONAL DE APOYO ARTICULO 6°.- DEBERES.- Los interventores y supervisores tendran entre otros, los siguientes deberes 1. Solicitar informes y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecuci6n contractual, y eran responsables por mantener informada a ln EAB-ESP de los hechos 0 circunstancias que puedan constituir actos de corrupcion tipificados como conductas punibles, de situaciones que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato como de eventos de incumplimiento por parte delacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA, 0 resotucion ws 0798 De22 NOV 201Hoja No. __ contratista, Exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la EAB-ESP., en los terminos contratados 0, en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias Informar por escrito, deniro de los términos previstos en el Manual de Contratacion vigente, al Gerente de area, Secretario general o Director de area sobre los posibles incumplimientes parciales o totales del contrato vigilado, so pena de ser solidariamente responsable con el contratista de los perjuicios que se ocasionen por dichas incumplimientos. Veriticar y exigir al contratista que las garantias contractuales permanezean vigentes_y en los términos acordados, de conformidad con lo estipulado en el acuerdo de voluntades y sus modificaciones. Reguerir oportunamente por escrito al contratista, en el evento de presentarse atrasos en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, sin perjuicio de la aplicacién de las correspondientes sanciones de conformidad con la ley y lo estipulado en el acuerdo de voluntadles . Solicitar por escrito a la Oficina de Asesoria Legal de la EAB-ESP a través del Gerente de area, Secretario General o Director de Area, las consultas de caracter juridico y la aplicacion de sanciones contractuales, acompahadas del correspondiente informe y concepto téenico, garantizando el dehido proceso y el derecho de defensa del contratista en los términos sefalados en el Manual de Contratacion vigente y la ley. Verificar de manera permanente el cumplimiento de la ejecucién contractual por parte del contratista y del cumplimiento de obligaciones laborales, tales como el ppago de salarios y prestaciones, aportes al sistema de seguridad social integral en los términos de ley, asi como los requisitos indispensables para efectuar la entrada le mereancia . Verificar y certificar el recibo a satisfaccién de las actividades derivadas del objeto contratado, como requisito para el pago de la factura 0 cuenta de cobra. ¥acueducto acueducto 0798 De 22 NOV 201Hoja No. 9. Comunicar de manera inmediata, a la Contraloria Distrital y demas autoridades competentes de aquellas situaciones que conozca en el ejercicio de sus funciones que pongan en riesgo o hayan causado detrimento patrimonial de la EAB-ESP. 10. Denunciar ante Ins autoridades compeventes y organismos de control, la ‘ocurrencia de hechos presuntamente ilicitos y el conocimiento de inhabilidades incompatibilidades y conflicto de intereses del contratista IL. Gestionar la incerporacion en el ERP-SIE de los documentos de ejecucién del acuerdo de voluntades con el fin de garantizar su registro contable y presupuestal, 12. A la finalizacion del contrato de Interventeria, el Interventor debera formular las recomendacicnes tendientes al mejoramiento de la !abor de inspeccion, vigilancia y control de los contratos suscritos por la EAB ~ ESP. PARAGRAFO.- Las personas que desempenen las funciones de interventor o supervisor de los contratos de la Empresa deberdn ajustarse a los siguientes principivs éticos 1. Su labor la ejerceran con eficacia y transparencia, obrando siempre de buena fe en el ejercicio profesional contratado. 2. Deberan garantizar de manera permanente y eficiente, el buen uso de los recursos y bienes de la EAB - ESP. ARTICULO 7*.- MANEJO DE ANTICIPOS E IMPREVISTOS.- En los contratos en los que se pacte el pago por concepto de anticipo, la EAB - ESP deberd exigir Ia constitucion de una garantia para el correcto manejo del anticipo, cuyo valor debe corresponder al ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo y debe estar vigente hasta la liquidacion del contrato o hasta la amortizacion del anticipo. En los contratos de obra debera discriminarse los porcentajes de administracion, imprevistos y utilidades (AIU),en el acuerdo de voluntades. \acueducto 7 rN, 0798 joja No. _ Cumplido lo anterior, el supervisor o interventor tendran las siguientes obligaciones: 7A- Fn el caso de que no haya eecucion contractual y por ende utilizacion del anticipo, el Supervisor y/o e} Interventor solicitard en un tnico giro, la devolucion del anticipo, Lo anterior, sin perjuicio de la aplicacidn de las clausulas contractuales 0 de Jas avciones de responsabilidad a que haya lugar. 7.2. Aprobar el programa de inversion del anticipe que suscriba el contratista del contrato principal 7.3. Vigilar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecucion del contrato correspondiente. 7.4. Informar mensualmente al Gerente de area o Secretario General y Director de rea acerca del reporte de ejecucion de los anticipos. 7.5.- Informar inmediatamente al Gerente de area, al Secretario General y Director de area, cuando se presente mal manejo o incorrecta inversion del anticipo. 7.6.- Para la aprobacién del pago del porcentaje de imprevistos pactado en el Acuerdo de Voluntades, el contratista debert presentar Jos soportes debidamente fimdamentados de la ocurrencia de los mismos, ARTICULO 8*.- DEBERES DEL PERSONAL DE APOYO. EI personal de apoyo tendra como obligacion principal facilitar y colaborar en el Subproceso de Supervision ¢ Interventoria, mediate la ejecucion de las actividades asignadas por quien ejerza la funcién de supervision. Para el ejercicio de la misma, deberin cumplir con las siguientes actividades 1. Conocer y aplicar los Manuales de Contratacion y de Supervision e Interventetia, e] Sistema Integrado de Gestion de la EAB-ESP y el Subproceso de Supervision e Interventoria. Apoyar en la verificacion para que junto con los documentos del contrat principal, se encuentren los estudids, disenos, planos, proyectos y_demis documentos requeridos para la correcta ejecucién del acuerdo de voluntadesacueducto © AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA Reon cen ie 0 7 g 8 pe22 NOV 2013 ici No. Conocer_ las condiciones y términos de la invitacion, propuesta economica y téenica del acuerdo de voluntades. Asistira las reuniones que realice el supervisor con miras a definir y planificar las actividades necesarias para la iniciacion de la ejecucion contractual, levantando Ja ayuda de memoria correspondiente. Apoyar la verificacion el cumplimiento del Plan de Calidad presentado por el Contratista. Proyectar las actas contractuales, verificando previamente el cumplimiento de los siguientes requisites: firma de las partes del acuerdo de voluntades, aprobacién de pélizas por la Direccion de Contratacion y Compras, pago del impuesto de timbre si aplica, publicacion en el Registro Distrital si aplica, la existencia de las licencias y/o permnisos necesarios y las demas exigidas en el acuerdo de voltntades. 7. Apoyar en la verificacion de la devolucion a la Empresa de los bienes y elementos entregados al contratists para la ejecucion del objeto contractual, 8. Apoyar en la verificacién del cumplimiento de las actividades, ordenes y autorizaciones que se requieran pars el desarrollo del acuerdo de voluntacles En ef evento que se presenten atrasos en Ia ¢jecucién del contrato, prestar apoyo en el trimite de acciones correctivas para del contratista, que contribuyan al cumplimiento del acuerdo de voluntades, Asistir a los cursos de actualizacion programados por la EAB-ESP.- sobre el Subproceso de Supervision © Interventorfa. La inasistencia injustificada ocastonara las sanciones disciplinarias correspondientes. |. Participar en las reuniones de trabajo y comités técnicas, donde y cuando sea requerido por el Supervisor. aacueducto Aun LOTR A00 AED DE BOGOTA 0798 Resolucién N° pe22 NOV 2013 soja No. . Responder junto con el Supervisor por el archivo de toda la documentacion que surja durante la ejecucion del acuerdo de voluntades y enviar copias a las direas que corresponda. Guardar la confidencialidad que el objeto del acuerdo de voluntades exija, Las demas que le sean asignadas al personal de apoyo por el Gerente de area, el Secretario General o el supervisor dentro del marco del objeto del contrato. . En caso de no continuar ejerciendo la labor de apoyo al contrato debera entregar de manera inmediata informe detallado sobre el cumplimiento de sus deberes de apoyo a la supervision, con sus correspondientes soportes. CAPITULO HIT DE LAS PROHIBICIONES ARTICULO 9°.- PROHIBICIONES.- A los interventores, supervisores y personal de apoyo, ademas de las prohibiciones de ley, les est prohibido: 1. Dar inicio a los acuerdos de voluntades sin verificar la existencia previa de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, permisos, licencias, planes de trabajo, cronogramas de actividades y sin planificar el inicio del contrato, segim el procedimiento del Subproceso de Supervision e Interventoria. Modlificar las especificaciones técnicas, y/o condiciones generales del contrato, sin la correspondiente justificacion y aprobacion por parte del ordenador del gastoy sin la modificacién del acuerdo de voluntades Aprobar adiciones, prorrogas, suspensiones y demas modificaciones a las clausulas del acuerdo de voluntades, sin contar con el visto bueno del ordenador del gasto. Autorizar ajustes no previstos en el acuerdo de voluntades, salvo visto bueno del ordenador del gasto con el cumplimiento de las normas presupuestales y el tnimite de la modificacién ante la Direccion de Contratacion y Compras. ¥acueducto AGUA, ALCANTARILLADO¥ ASEO OE BOGOTA Resolucion w’ 0.798 De22 NOV 201Hoja No. _ Omitir, denegar o retardar injustificadamente las obligaciones inherentes a sus funciones. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el acuerdo de voluntades y en todo caso omitir informacion a la EAB ESP sobre cualquier situacién que pueda generar contflicto de intereses y afectar la independencia en !a funcion de control de! mismo. Dar a conocer o permitir indebidamente a terceros el acceso a la informacién, reservada © confidencial del acuerdo de voluntades, su ejecucion o cualquiera otra que tenga este caricter, que produzca, reciba 9 custodie par razon 0 con ocasion de su funcién. Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones contractuales. Autorizar desembolsos y pagos sin la verificacion del cumplimiento de obligaciones a cargo del contratista, tal como el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral ARTICULO 102.- FALTA GRAVISIMA - Los interventores ¥ supervisores que certifiquen como recibida a satisfaccion la prestacion contratada, que no haya sido ejecutada a cabalidad, o no exijan la calidad de los bienes y servicios adquiridas por Ia entidad, 0 en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias; incurviran en falta gravisima, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 34 del articulo 48 de la ley 734 de 2000, sin perjuicio de la inhabilidad prevista en el literal k del numeral 18.- del articulo 8% de la Ley 80 de 1993 La responsabilidad disciplinaria de los supervisores sera determinada por la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, y la de los imterventores por a Procuraduria General de la Nacion. ARTICULO If RESPONSABILIDAD.- Los interventores y supervisores responderan civil, fiscal, penal y disciplinariamente, ranto por el cumplimiento de Ins obligaciones derivadas del contrato de Interventoria, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y cansen dai o perjuicio a la Empress, derivados de la celebracion y ejecucidn de los acuerdos de voluntades respecto de los cualesacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA 07 98 Resoluci6n N° De22 NOV 2013ioja No. _ hayan ejercido 0 ejerzan las funciones de Interventoria y/o supervision en los xerminos del articulo 82 de la Ley 1474 de 2011 y demas leyes concordantes. En el evento de considerarse que cl supervisor 0 interventor en el ejercicio d fanciones pudieron presuntamente haber incurrido en delitos, faltas disciplinaria: provocaron danas a la Empresa o afectaron su patrimonio, el Gerente de area o el etario General segtin el caso, deberan presentar un informe a !a Direccion de Representacion Judicial de la Empresa para que se formulen las correspondientes depuncias, quejas y demandas ante las autoridades competentes. CAPITULO IV SUBPROCESO DE SUPERVISION EINTERVENTORIA ARTICULO 12°.-. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DEL SUBPROCESO DE SUPERVISION E INTERVENTORIA. Seran_ responsables del subproceso de supervision ¢ interventorfa, las siguientes dependencias y en tal sentido les corresponde: 1- DIRECCION DE CONTRATACION Y COMPRAS 11. Resolver las inquietudes del subproceso de supervision ¢ interventoria. que se formulen durante Ja intervencion de los acuerdos de voluntades, con el apoyo de la Oficina de Asesoria Legal. Actualizar en el ERP-SIE, la informacion remitida por las areas y los funcionarios que ejercen labores de supervision, ast como del manejo y control del archivo de todos los contratos celebradas por la EAB-ESP. 13. Actualizar y socializar la matriz de riesgos previsibles de la contratacion, que dehen tener los diferentes tipos de contrato. 2. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD Y PROCESOSacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASED DE BOGOTA 0798 Resolucién N° De22 NOV 2013oja No. _ Fstandarizar, divulgar, actualizar y mejorar el Subproceso de Supervision ¢ Interventoria, sus procedimientos, formatos, guias. entre attas; asi como el Sistema Integrado de Gestion. Programar y realizar por lo menos una vez al ao, Ia actualizacion y capacitacion a Jos supervisores y funcionarios de apoyo sobre el Subproceso de Supervision e Interventoria y su Sistema Integrado de Gestion, con el apoyo de la Direccion de Mejoramiento de Calidad de Vida, Programar y realizar charla de introduccién a Jas Jabores de supervision en el curso de induccion a Jos nuevos Profesionales de la Empresa. Administrar el Sistema Integrado de Gestion de Calidad del Subproceso de Supervision ¢ interventoria Realizar anualmente una auditotia interna al Sistema de Gestion de Calidad, para verificar el cumplimiento del Sulyproceso de Supervision e Interventaria, su sistema de calidad y Ja aplicacion del Manual de Supervision ¢ Interventoria. De su resultado, presentara informes a los Gerentes respectivos 0 al Secretario General, para la adopcién de acciones de mejora 3. GERENTES CORPORATIVOS, DE AREA Y SECRETARIO GENERAL 3.1. Definir las politicas de gestion y operativas del subproceso de supervision € interventoria Gestionar las estrategias de liberacion del pedido asociado al acuerde de voluntades. Adelantar seguimiento a los indicadores de gestion del Subproceso de Supervision € Interventorfa para los acuerdos de voluntades de su area y tomar as aceiones cortectivas ante la desviacion de los mismos, Adelantar las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos de la EAB-ESP luego que el supervisor o interventor le informe sobre un posible riesgo o incumplimiento por parte del contratista 7acueducto AG, RLCATARILLADOYASEOGEBOGOTA 0798 3.5, Resolucién N° De22 NOV 2013Hoja No. __ Adelantar las acciones necesarias para aplicar al contratista las sanciones contractuales por incumplimiento de lo pactado, de conformidad con las leyes aplicables. Reportar a la Direccion de Contratacion y Compras Jas sanciones impuestas por incumplimiento a los contratistas, en los términos previstos en el ley. Aseguras que todos los documentas fisicos, Jos soportes y la informacion generada en la ejecucion de los acuerdos de voluntades a cargo de su area, scan entregados por los supervisotes ¢ interventores al archivo de gestion de la Gerencia o a la Secretaria General, asi como incluidos en el archivo electronico, para la conformacion de los expedientes y la custodia de los mismos, acorde a los procedimientos establecidos por el Subsistema de Gestion Documental y Archivo de la EAB-ESP. Cada Gerente debe presentar mensualmente al Comité Corporativo el comportamiento de los indicadores de seguimiento y ejecuicion de los acuerdos de yoluntades a su cargo, informando el estado actual de los mismos. Exigit_a los supervisores, interventores, y funcionarios de apoyo, el cumplimiento del subproceso de supervision e interventoria en cuanto a las especificaciones y normas técnicas, administrativas, juridicas y financieras y demas que se requieran, asi como las previstas en el presente Manual y en el Sistema Integrado de Gestion Asegurar que en los archivos de gestion del area repose toda la informacion generada durante la ejecucion del acuerdo de voluntades. ‘Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento del Subproceso de Supervision e Interventoria adoptado por la EAB-ESP. Decidir sobre las solicitudes ce modificacion, suspension, reinicio, terminacion y liquidacion de los acuerdos de voluntades presentadas por el supervisor del contrato, en armonia con sus responsabilidades competencias asignadas y la delegacion de funciones.acueducto AGUR, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA 0798 Resolucién N° pe22_NOV 2015 Hoja No.__ 4- DIRECTORES Y JEFES DE DIVISION 41. Realizar reuniones periddicas y visitas de control a las obras con los responsables de la labor de supervision ¢ interventoria a fin de conocer el estado actual de Ia ejecucion contractual, levantando actas suscritas por los asistentes. 4.2. Designar a un funcionario del area para actualizar mensualmente el indicador de interventorfa en los acuerdos de gestion, asi como de ingresar al ERP ~ SIE, el estado de avance de los contratos a cargo de cada area. 43. Verificar y controlar el gestionador documental, con el fin de verificar que aplique los procedimientos y las tablas de retencion determinados en el procedimiento de fluja y registro del acuerdo de voluntades. 4.4. Realizar comités una vez al mes donde los supervisores ¢ interventores informen el estado de los contratos, consignando en ayuda de memoria lo evidenciado y las medidas correctivas del caso. ARTICULO 13°. SUPERVISION DEL CONTRATO DE INTERVENTORIA- Los supervisores del contrato de interventoria tendran a su cargo, ademas de los leberes generales, los siguientes: 1. Verificar que el interventor cumpla con las responsabilidades estipuladas en el presente Manual de Supervision e Interventorfa. 2. Verificar que el Interventor reciba a satisfaccion los productos de acuerdo con lo estipulado en el acuerdo de voluntades para aprobar los pagos del contrato de interventoria. 3, Efectuar visitas periddicas a las obras objeto de la interventoria, con el fin de controlar el cumplimiento del acuerdo de voluntades y la gestion del interventor en cuanto a la vigilancia acministrativa, técnica, juridica, contable y financiera del desarrollo del contrato 4, Programar, coordinar y supervisar las actividades a desarrollar por el personal de +acueducto AGUA, ALCANTARILLADO ¥ ASEO DE BOGOTA 0798 Resolucién N° pe22 NOV 20130; No. apoyo en la supervision del acuerdo de voluntades. 5. Comprobar que las solicitudes del contratista relacionadas con la aprobacion de items y precios no previstos cumplan las normas técnicas exigidas por e} Sistema. de Normalizacion Técnica de la EAB-ESP (SISTEC) y las del Sistema de Avaltio de Infraestructura (SAI) de conformidad con la reglamentacion, previo a someterlos a la aprobacién del ordenador del gasto para el posterior tramite ante la Direccion de Contratacién y Compras. 6, Entregar mensualmente al Planificador del area o quien esté autorizado para aplicar los ingresos de datos al Sistema ERP- SIE la informacion sobre el cumplimiento de metas fisicas reales, fechas de inicio y de terminacion de los acuerdos de voluntades asociados a la ejecucién de inversién, incluidas las procrogas y modificaciones 7. Verificar In entrega por parte de la interventorta de los informes de ejecucion del seguimiento técnico, administrativo, juridico, contable y financiero 8, Verificar que la interventoria haya liquidado el contrato principal o, en su defecto, que se haya elaborado el informe de acuerdo a lo estipulado en el inciso 3° del articulo 41 del Manual de Contratacion 9. Exigir el cumplimiento del panorama de factores de riesgo al interventor_ y su personal, de acuerdlo con lo establecido en las condiciones y términos de invitacion ycon la Norma Interna NS - 040. 10. Exigir al interventor la aplicacion de las normas de la Empresa NS -141 0 la que la sustiaya 0 modifique, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, de acuerdo con Jo estipulado en las condiciones y términos de la invitacion. IL. Conocer las condiciones y rérminos de la invitacion, de la propuesta econdmica y técnica del contrato objeto de la Interventoria. 12, Asistir a las reuniones que realice el interventor con miras a definir y planificar las actividades necesarias para la iniciacion de la ejecucién contractual. levantando el acta correspondiente.. acueducto oer 0798 Resolucién N°_~ 8 ~~ Ded 2 NOV 2013 Hoja No. 13.Los demas cleberes que se hayan previsto en el respectivo contrato de interventoria, ARTICULO 14*.- RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y TECNICAS DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES, EN LAS ETAPAS DE DESIGNACION Y DESARROLLO CONTRACTUAL.- Los supervisores ¢ interventores, tendlran a su cargo las siguientes responsabilidades administrativas. 1- GENERALES. las cuales aplican para cualquier tipo de contrato 1, Conocer y aplicar los Manuales de Contratacion y de Supervision ¢ Interventorfa, el Subproceso de Supervision ¢ Interventoria y el Sistema de Integrado de Gestion de la EAB-ESP . Conocer de manera detallada el contenido y alcance de todos los documentos que hacen parte del acuerdo de voluntades, previo a iniciar la ejecucion del acuerdo de volantades . Realizar reunion inicial con el contratista para definir y planificar las actividades necesarias para la iniciacion de la ejecucion contractual donde se revisara el plan de trabajo, el cronograma de actividades y el recurso humano que desarrollara el proyecto objeto del contrato, y levantar el acta correspondiente. Suministrar al contratista toda a informacion que se requiera para el cumplimiento del acuerdo de voluntades y el cumplimiento del Manual de interventoria y procedimientos del subproceso de supervision ¢ interventoria Solicitar la revision y actualizacién de las hojas de vida de los profesionales, que ejecutaran el acuerdo de voluntades de conformidad con los términos de la invitacion pactados. . Revisar y aprobar el Plan de Calidad presentado por el contratista, de cuerdo con los requisitos establecidos en el subproceso de supervision ¢ interventoria.. acueducto Aus LANTARILADOYASEO DE BOGOTA 0798 Resolucién N* pe22 NOV 2014,ci0 No, Suscribir el acta de inicio, previo el cumplimiento y Ia verificacion de los siguientes tequisitos: firma de las partes del acuerdo de voluntades, aprobacion de polizas por la Diteccion de Contratacion y Compras, pago del impuesto de timbre si aplica, publicacion en el Registro Distrital si aplica, la aptobacién de las licencias, permisos y demas autorizaciones requeridos para el inicio del acuerdo de voluntades. Los contratos de prestacion de servicios personales no requeriran de acta de inicio, el mismo se entender a partir de la expedicion y pedido del Registro Presupuestal. Exigir la devolucion a Ia Empresa de los bienes y elementos entregados al contratista para la ejecucion del objeto contractual. . Proyectar, suscribir y remitir en forma inmediata a la Direccion de Contratacion y Compras, todos los originales de las actas debidamente diligenciadas, los informes ejecutivos de gestion, las reclamaciones ante la Aseguradora, y todos los dems actos administrativos que se produzcan, para manejar de manera integral la documentacion del contrato. uutorizar y ordenar los desembolsos que deba realizar la Empresa, de acuerdo con lo establecido en el acuerdo de voluntades. . Mantener la documentacion generada durante la ejecucion del acuerdo de voluntades, de conformidad con lo estipulado en el manual operativo del archivo de la Empresa. . Asignar por escrito al contratista las actividades, érdenes y autorizaciones que se requietan para el desarrollo del acuerdo de voluntades en concordancia con el objeto del mismo. . Coordinar y programar reuniones periddicas de seguimienta a la ejecucion del acuerdo de voluntades, romando las acciones correctivas que s¢ requieran oportunamente. Atender y gestionar las solicitudes, consultas y reclamaciones presentadas porel contratista,acueducto [AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA 0 798 Resolucién N° De 22 NOV 2013i0ja No. __ 15. Verificar permanentemente que en la ejecucién del contrato no se presenten atrasos frente a lo aprobado en los cronogramas de ejecucisn. 16. Enviar copia al ordenador del gasto de los requerimientos efectuados al contratista, para que proceda a efectuar la correspondiente reclamacion directamente a la Compania de Seguros o entidad bancaria garante del contrato. . Exigit el cumplimiento mensual por parte de los contratistas y como requisitos pars el registro de las entradas cle mercancia, el pago de los aportes a los sistemas generales de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y de los aportes parafiscales a las Cajas de Compensacion Familiar, ICBF, SENA, er los términos de las Leyes 789 de 2002, 828 de 2003, Decreto 1703 de 2002 y demas normas concordantes y complementarias, durante la ejecucién y liquidacién del acuerdo de voluntades de las partes, segiin con las condiciones y términos de la invitacion . Reportar al Coordinador de Calidad o quien haga sus veces, los datos necesatios de los contratos a su cargo, indispensables para consolidar los indicadores de gestion del subproceso de supervision e interventoria. Elaborar y tramitar con anterioridad a su vencimiento, previa disponibilidad presupuestal, todas las solicitudes de modificacion de los acuerdos de voluntades 20.Emitir concepto sobre las situaciones sobrevinientes e imprevisibles que ameriten la modificacion del contrato, teniendo en cuenta que por regla general aquella no procede 21. Exigir al contratista_un informe perisdico ejecutivo de gestion de acuerdo con el contrato, el cual constituye soporte de cuenta para el pago por parte de la Empresa al contratista, y remitirlo 2 la Direccion de Contratacion y Compras. 22.Preparar los datos necesarios y coordinar la entrada de mercancia con el supervisor de conformidad con las fechas contractuales y dentro de losacueducto [AGUR, ALCANTARILLADO ¥ ASEO DE BOGOTA 0798 Resolucién N° De 22 NOV 201Aoja No. __ parametros y procedimientos establecidos por Ia Empresa 23.Mantener actualizada y debidamente archivada la documentacién fisica del contrato, Ia cual debera reposar en el area origen del mismo, asi como efectuar la entrega inmediata de toda la informacion, en caso de ser reemplazado temporal o definitivamente .Exigit al contratista la radicacion de las facturas de los bienes y servicios recibidos a satisfaccién, acorde con la forma de pago establecida en el acuerdo de voluntades, en aras de la correcta programacién presupuestal de Ja Empresa . Asistir con carcter obligatorio a los cursos de actualizacion programados por la Empresa sobre el subproceso de supervision. La inasistencia injustificada ocasionaré las sanciones correspondientes. 26. Adoptar las medidas necesarias para lograr el objetivo y metas contractuales de la Empresa 27. Realizar cualquier otra actividad administrativa necesaria para garantizar la correcta ejecucion del acuerdo de voluntades. 28, En relacion con los contratos del Plan Adicional de Salud, verificar el cumplimiento de los estandares de calidad y oportunidad contemplados en el contrato y atender, tramitar y responder todas las quejas, reclamos y sugerencias (QRS) de los usuarios con derecho al plan adicional de salud. 29.Llevar el control sobre las metas del proyecto para realizar los diferentes reportes que se requieren en el sistema, esta informacion debe ser entregada al Planificador del area, para su consolidacion y posterior revision por parte del Gerente de area o el Secretario General para su actualizacion en los indicadores del acuerdo de gestion. 30.En caso de convenios y/o contratos asociados a la ejecucion de inversion, entregar mensualmente, o cuando aplique, al Planificador del area o a quien esté autorizado para hacer los ingresos de datos al Sistema ERP-SIE, la informacion sobre el cumplimiento de metas fisicas reales, fechas de inicio yacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA 07 98 Resolucién N° De22 NOV 2013ioja No. de terminacion de los acuerdes de voluntades teniendo en cuenta las prorrogas y modificaciones. 31. Responder oportunamente en los términos de ley, las comunicaciones relacionadas con el desarrollo de las obras objeto del convenio y/o cantrato, en coordinacion con las areas y entidades requeridas. 32. Remitir oportunatmente el informe de que tratan los 32y 4° del articulo 41 del Manual de Contratacion a la Oficina de Asesoria Legal para el tramite respectivo, 2- CONTRATOS DE OBRA Y SUMINISTRO Ademas de las responsabilidades generales, los interventores y supervisores de contratos de obra y suministro, deberin 1. Coordinar Ja recepcion de bienes que deban ingresar al Almacén Central y que pasen a ser propiedad de la Empresa Reportar previo a la terminacion del contrato a la Direccién Administeacion de Activos Fijos, los bienes adquiridos por la Empresa, conforme a su marca, serie, ntimero, valor, y en general cualquier informacion que sea necesaria y suficiente para su identificacién. Coordinar e informar al Almacén General el reintegro a la FAB-ESP., de los equipos y elementos suministrados 0 adquiridos can cargo al acuerdo de voluntades, verificando su estado, cantidad y calidad. . Coordinar la disposicion final de los reactivos y materiales quimicos, de conformidad con los términos del acuerdo de voluntades. Verificar el cumplimiento de la normatividad exigida por las autoridades ambientales competentes, respecto al manejo de residuos sdlidos, peligrosos y escombros, en todas las etapas, incluyendo su generacion, recoleccion, transporte y disposicion final . Solicitar al contratista la inclusion de medidas de manejo ambiental adicionales aacueducto [AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA 0798 Resolucién N° De22 NOV 2013Hoja No. __ las establecidas en la Norma Técnica NS: 038 o El Plan de Manejo Ambiental si la Empresa lo considera necesario. Entregar a la Direccion de Informacion Técnica y Geogtafica para su aprobacion los disettos y planos para que se le asigne del numero de obra Verificar, segan el caso, los planos, diseitos, licencias (ambientales y de excavacion), autotizaciones, estudios, calculos, especificaciones y demas consideraciones técriicas necesarias para la ejecucion del objeto pactado y que se encuentren vigentes a la fecha de la firma del acta de inicio del acuerdo de voluntades: Solicitar a la Gerencia Corporativa Ambiental la validacién y aprobacion del Plan. de Manejo Ambiental de la obra o de los requisitos ambientales establecidos dentro de Ja norma técnica respectiva previo a la firma del contrato respective. Verificar, previo ala firma del acta de inicio el plan de trabajo, el cronograma de actividades, Ia localizacion de las obras y referencias topogrificas, que correspondan can los disefios aprobados, de acuerdo con el subproceso de supervision e interventorta y entrega de referencias topograficas Verificar que ¢l contratista cuente con la infraestructura fisica, el recurso humano requerido, los materiales y equipos de acuerdo con las especificaciones técnicas presentadas en la oferta del acuerdo de voluntades. . Verificar que las obras tengan el servicio remporal de agua T.P.O. y efectuse su control durante el desarrollo de la misma cuando ella sea procedente. .Centrolar ¢ inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos. En consecuencia, debera exigir al contratista que cfectte los ensayos de Iaboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, de acuerdo con las normas y especificaciones tecnicas ¢stublecidas en el acuerdo de voluntades. Exigir al contratista el cumplimiento de las normas y espevificaciones técnicas establecidas por la EAB-ESP, contenidas en los documentos contractuales (estudios previos, propuesta técnica) y en el acuerdo de voluntade:acueducto ranyiicinnmaises este teeta 0798 Resolucion N° De22 NOV 2013 Hoja No. __ 15, Aprobar y verificar la ejecucién del programa de gestién social donde se incluya el plan de comunicacién en coordinacion con las coordinadoras sociales de las zonas, para informar permanentemente a la comunidad donde se desarrollaran las obras, el alcance, magnitud, impacto y beneficio de Jas mismas, segtin lo pactado en las condiciones y terminos de la invitacion. 16. Asegurarse que el contratista reporte a la Direccion de Informacion Técnica y Geografica la localizacion de los diseios y obras en los formatos establecidas en el procedimiento “Revision de productos geograficos de proyectos y obras”. 17.Controlar permanentemente el cumplimiento de Jas exigencias contenidas en las licencias y permisos por parte del contratista. 18. Verificar el cumplimiento permanente del plan de manejo de trinsito aprobado para los trabajos en vias pablicas, de acuerdo con lo estipulado en el acuerdo de voluntades. 19.Exigir al contratista y a su personal el cumplimiento del Manual de Impacto Urbano, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de la invitacién y la Norma Interna NS-O38. 20. Exigir el cumplimiento del Panorama de Factores de Riesgo, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de invitacion y con la Norma Interna NS 040. 21. Exigir la aplicacion de la norma de la EAB-ESP NS 141, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, de acuerdo con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitacion. 22. Exigir al contratista la ejecucion y evaluacién del Plan de Manejo Ambiental de la obra de acuerdo con lo establecido en la Especificacion Técnica del Acuedueto EG-103 Impacto Urbano ¢ Informar oportunamente y por escrito a la Gerencia Corporativa Ambiental de los correctivos adoptados por el contratista. 23. Realizar visitas periddicas de control en todos los frentes de trabajo del contratista, levantando un acta donde conste el estado y ejecucion de las obras y yacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y AEODE BOGOTA 0798 Resolucisn N° / YY De22 NOV 2013 Hoja No. actividades, novedades, ordenes e instrucciones impartidas durante la vigencia del acuerdo de voluntades. 24. Atender las visitas de seguimiente los proyectos, obras y actividades que realicen la Gerencia Corporativa Ambiental, la Direccion de Gestion Social y la Direccion de Salud Ocupacional, asi como también las visitas de auditoria de la Oficina de Control Interno y Gestion. 25. Diligenciar Ja bitacora de la obra y una vez se tramite y suscriba el acta de entrega y recibo final de la misma, entregarla al supervisor para su archivo en la carpeta técnica del contrato. 26. Exigir los certificados de conformicad de los materiales y suministros segtin lo estipulado en el acuerdo de voluntades, teniendo en cuenta las Normas Técnicas Colombianas NTC y las normas técnicas y especificaciones de la EAB-ESP. 27. Exigir al contratista para efectos del control de calidad de materiales que los Iaboratorios donde se realizarin los ensayos estén acreditados por el organismo competente. 28. Exigir a los Iaboratorios donde se tealizan los ensayos, el certificado de calibracion de los equipos. 29. Recibir a entera satisfaccion de Ia EAB-ESP los productos objeto del acuerdo de voluntades, cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas y de conformidad con lo aprobado en el Plan de Calidad 30. Preparar las solicitudes de modificacién, suspension y reiniciacién de los acuerdos de voluntades, debidamente justificados y soportados con documentos para la aprobacin del Gerente del area respectiva. 31. Efectuar el control y seguimiento al cumplimiento oportuno por parte del contratista, de las actividades sefialadas en el Procedimiento Revisidn de Productos Geograficos de Proyecto y Obra, 0 el que lo sustituya 32, Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, con el fin de determinar si se requiere un ajuste al Plan de Calidad osacueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA resotucion "798 _ pe22 HOV 2013p0ja No. __ © de hacer efectivas las polizas, de acuerdo con las condiciones y términos de la invitacion 33. Exigir las actualizaciones de las polizas y pago de impuesto de timbre, si aplica, una vez se realicen modlificaciones o suspensiones en el acuerdo de voluntades. 34. Exigir al contratista el restablecimiento de las garantias cuando el valor de las mismas se vea afectado por razon de siniestros, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de la invitacion. 35. Adelantar las demas actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, certificando el cumplimiento técnico del contrato. 36. Hacer seguimiento, ajuste y evaluacion a la matriz de riesgos del contrato para asegurar su cumplimiento en los términos del Acuerdo de Voluntades y la planificacion de la ejecucion 37. Las dems responsabilidades generales aplicables a todo tipo de contrato. 3. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS Y CONSULTORIAS ‘Ademis de las responsabilidades generales que resulten aplicables, los interventores y supervisores de contratos de prestacion de servicios y consultorias, deberan: L. Realizar el control mensual de la planificacién para el recibo del producto y los demas controles que se determinaron en el Plan de Calidad. . Verificar los productos entregados por el contratista, de acuerdo con lo planificado y establecido en el acuerdo de voluntades, como requisito para el tramite del pago. ARTICULO 15%- RESPONSABILIDADES FINANCIERAS DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES EN LA ETAPA DE PLANEACION Y DESARROLLO. 1. Planificar y verificar que el PAC coincida con la programacién de pagos del acuerdo de voluntades de conformidad con los plazos contractuales.. . acueducto |AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA eens 0 7 9 8 De 22 NOV 201%;oja No. __ Efectuar el contro! mensual de la amortizacion del anticipo de conformidad con Ja ejecucion del acuerdo de voluntades, hasta devolucion total. Informar al Gerente de area o al Secretario General segtin sea el caso, una vez se dletecte la destinaci6n diferente del anticipo, a fin de hacer efectiva la garantia de buen manejo del anticipo. Exigir el pago mensual de los rendimientos financieros del anticipo y verificar su consignacion, de conformidad con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitacion, antes de realizar la entrada de mercancia de contratos Aprobar el programa de inversion del anticipo del acuerdo de voluntades, de conformidad con lo estipulado en las condiciones y términos de la invitacion. Supervisar y controlar el cumplimiento del cronograma y flujo de inversién del acuerdo de voluntades Revisar y aprober el cumplimiento de los requisitos para el pago de las facturas presentadas por el contratista y levar un registro de los pedidos de ejecucion cronoliigico de los mismos. Calcular los ajustes economicos de acuerdo a lo indicado en las cléusulas contractuales. Antes de la liquidacion del acuerdo de voluntades de fas partes, exigir al contratista el pago del impuesto de timbre, teniendo en cuenta el valor de la totalidad del contrato incluyendo modificaciones y ajustes, en los contratos de obra se debe adicionar la Contribucion Especial para Seguridad. Tramitar oportunamente con el planificador y el ordenador del gasto correspondliente, la liberacién de los registros presupuestales que correspondan alos valores sin efecutar durante el acuerdo de voluntades de las partes. Tramitar la devolacion de la retencion de garantia al contratista una vez cumplidos los requisitos para su devolucion, de acuerdo con las condiciones y terminos de la invitacion y el procedimiento de liquidacién del contrato. +. . acueducto AGUA, ACANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA Seer 0798 De? 2 NEY 2013Hoja No. _ 12, Contralar os saldos de la ejecucion presupuestal del acuerdo de voluntades. CONTRATO PLAN ADICIONAL DE SALUD 1. Actualizar la base de datos de los usuarios con derecho al Plan Adicional de salud, de acuerdo con lo establecido en el Manual del Servicio Medico y Odontolégico y a los procedimientos establecidos por la Empresa Verificar que la cuenta que presenta el contratista se encuentre de conformidad con la base de datos y los términos del contrato. No incurrir en las prohibiciones establecidas en el articulo noveno del presente manual ARTICULO 16°.- RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, TECNICAS Y FINANCIERAS DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES EN LAS. ETAPAS DE TERMINACION O LIQUIDACION. Los responsables de dichas Iabores deberan cumplir las siguientes funciones 1- CONTRATOS DE OBRA 1. Verificar y generar a través de BI del ERP-SIE el reporte del balance financiero del acuerdo de vofuntades. . Revisar, aprobar y tramitar los planos, informes, levantamientos topogritficas y los archivos shapefiles, con el registro del nimero de obra x entregar de conformidad con el procedimiento “Revision de productos geograficos de proyectos y obras” de la Direccion de Informacion Técnica y Geografica. Cuando el acuerdo de voluntades no requiere de acta de liquidacion este tramite se debe realizar antes de firmar ef acta de terminacion. Exigir al contratista el pago por los daftos causados durante el desarrollo del acuerdo de voluntades a las redes de acueducto y alcantarillado, incluyendo las que EAB-ESP haya reparado directamente o a través de un tercero, de acuerdo con el procedimiento de liquidacién, como el pago de los demits dafhos causados y. acueducto AGUA, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA Resolucién N° 0798 pe22 NOV 2013 Hoja No. __ a terceros debidamente acreditados. Asi mismo informar al Gerente del area de Jos daos causados, Reportar a fa Direccion Administracion de Activos Fijos, una vez firmada el acta de terminacion o de entrega y recibo final, el detalle de los activos fijos generados por la efecucion del acuerdo de voluntades de conformidad con el formato “Descripcion de actives de construccién en curso pare activar” ¢ informar si las obras estan o no en funcionamiento. Exigir al contratista la entrega de los soportes de pago y paz y salvo por concepto de los servicios de tramite, evaluacién y seguimiento ambiental, asi como los soportes del cumplimiento de todos los requerimientos formulados por la autoridad ambiental. Elaborar y suscribir con el contratista las actas contractuales, tales como de terminacién, acta de entrega y recibo final o liquidacién del acuerdo de voluntades, segiin aplique bajo el cumplimiento de los requisites del subproceso de supervision ¢ interventoria, Enviar el proyecto de acta de liquidacion con sus anexos & la Direccion de Contratacién y Compras, para su revision y aval. Elaborar y tramitar la liquidacion del acuerdo de voluntades en los placos y condiciones establecidas en el mismo y en el Manual de Contratacion vigente, previa aprobacién de la Direccién de Contratacion y Compras. Entregar original firmado de las actas de terminacion y de liquidacion a la Direccion de Contratacion y Compras y demas areas que ast lo requieran, Tramitar oportunamente con el planificador del area, a liberacién de los recursos financieros que correspondan a valores sin ejecutar durante el acuerdo de voluntades, los cuales deben ser incluidos en el acta de terminacion 0 liquiclacisn, segiin el caso, Elaborar y suscribir informe dejando constancia del desacuerdo y negativa del contratista para liquidar bilaceralmente el contrato, incluyendo datos relevantes del contrato tales como antecedentes, evaluacién de la matriz de tacueducto AGUA, RLCANTARILLADOY ASO OE BOGOTA 0798 Resolucion N° De22 NOV 2013H0ja No. __ riesgo, la incidencia de estos en Ia liquidacion del contrat, estado de garanties constituidas, incumplimientos 0 sanciones aplicadas 0 que deban aplicarse, el balance financiero y de gestion y las obligaciones pendientes de ejecutar. En caso de obligaciones pendientes remitir este informe a la Gerencia Juridica para que preste Ia asesoria sobre las acciones contractuales o judiciales a adelantar. Ordenar_y tramitar los descuentos aplicables a la retencion de garantia, cuando se presenten acreencias a favor de la EAB-ESP 0, en su defecto, tramitar su devolucién, de acuerdo con las condiciones y términos de In invitacion y al subbproceso de supervision e interventoria. . Mantener actualizada y debidamente archivada la totalidad de la documentacién del acuerdo de voluntades, de conformidad’ con el manual operativo de archivo de la EAB-ESP. 14. Consolidar el archivo fisico del acuerdo de voluntades y entregarlo para su custodia en el archivo de contratos. PARAGRAFO I°.- Para Jos contratos de suministro, prestaci6n de servicios y consultoria aplican los numeral 7 al 13. Para los convenios, se aplicaré el procedimiento de terminacién y/o liquidacién establecido en el mismo. PARAGRAFO 2°- Cuando la terminacién o liquidacién no se efectte de mutuo acuerdo, ademas de cumplir con las responsabilidades descritas y aplicables en el presente articulo, se cumplira el procedimiento alterno estipulado en el Manual de Contratacién de la EAB-ESP vigente. PARAGRAFO 3°.- Cuando se contrate la interventorfa técnica exclusivamente, las responsabilidades financieras estaran a cargo del supervisor del contrato que designe la EAB-ESP. ARTICULO 17°.- COMITES TECNICOS-OPERATIVOS.- Cuando en el acuerdo de voluntades se estipule la necesidad de crear comités técnicos-eperativos, estos serin responsables de: racueducto [Sh cunmuv aut cuancne 0798 De22 NOV 2013Hoja No. _ 1. Definir el reglamento para la ejecucisn del convenio y/o contrato, si se requiere. 2. Disehar y aprobar los planes de trabajo a desarrollar para el cumplimiento del objeto del convenio y/o contrato. . Orientar y coordinar Ia ejecuciin de las actividades técnicas-operativas, para Ja buena marcha del acuerdo de voluntades, 4. Adelantar el seguimiento a la ejecucion del acuerdo de voluntades. Fl delegado de la EAR-ESP para estos comites, debe establecer una vigilancia ininterrumpida ejercida por un funcionario de alto nivel designado por el Gerente de tea o Secretario General CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 18*.- REGIMEN DE TRANSICION.- Los acuerdos de voluntades que se encuentren en ejecucién a la fecha de publicacién de la presente resolucion y hasta su terminacién o liquidacién, continuaran rigiéndose por la resolucion No. 0681 del 3 de agosto de 2007 y sus modificatorias. No obstante, el régimen sobre deberes, prohibiciones y responsabilidades de los supervisores e interventores previsto en el presente Manual se aplicara de manera inmediata ARTICULO 19.- ACTUALIZACION. La actualizacion y modificacion del Manual de Supervision e Interventoria, seri responsabilidad de la Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control con el acompaiamiento y apoyo de las diferentes Areas involucradas en dicho proceso. ARTICULO 20°%.- ADOPCION. Forma parte integral del presente Manual, Jos procedimientas y formatos adoptados por el Sistema Integrado de Gestion de la EAB, los cuales son de obligatorio cumplimiento, ARTICULO 21°. VIGENCIA. La presente resolucion deroga todas las disposiciones racueducto Renee 0798 Resolucién N° pe22 NOV 2013.03 No. que le sean contrarias, en especial la Resolucién No. 0681 del 3 de agosto de 2007 y rige a partir de la fecha de su publicacion. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dadaen Bogota,D.C.,alos 22 NOV 2019 as Monee 6. ALBERTO MERLANO ALCOCER Gerente Generalacueducto UDP scun meemramno0 y seco noDeTA 15200-2013 6 917 Bogota, D.C. 2g Ny, 2013 Doctora VIVIANA LEON HERRERA Directora de Subdireccién IMPRENTA DISTRITAL Calie 14 Sur No, 1-60 Este Barrio La Maria Bogota Asunto: Publicaci6n resolucion Adjunto copia la resolucion No. 0798 de fecha 22 de noviembre de 2013 "POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA-ESP, con el fin de que se sirvan autorizar su publicacién en la Gaceta Distrital. Anexo impresion del correo electrénico enviado a imprentadistrital@alcaldiabogota.gov.co en el que se anexa el archivo en Word de la resolucién mencionada. Cordialmente, b GEMMA SOFIA BORDAMALO ECHEVERRI Jefe Oficina de Asesoria Legal nwo ena 820s oo |. @Ccuedur+ ALANA Foie: waroo60sF01-02 28NOV 2013 7 Anes set Egp) A Calle 24 #.37- 15. cécigo Postal: 111921. Bogota DC. ~ PBX: (571) 3447000. www.acueducto.com.co