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INTRODUCCIÓN
VENTAJAS
• Manejo por adelantado de los elementos que intervienen en el proyecto.
• Permite el despliegue grafico de las diversas relaciones entre las tareas que dan estructura a
un proyecto.
• Soporte de modificaciones al plan original con facilidad de rapidez y de actualización en un
plan de Proyecto, hasta encontrar el modo en el que el desempeño sea el indicado para
alcanzar el objetivo de la mejor manera.
• Permite visualizar, controlar, y modificar que exista una relación eficiente entre el tiempo
que se dedica al proyecto y los costos que se desprenden de su realización.
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Microsoft Project 2003
GESTIÓN DE PROYECTO
Microsoft Project cuenta con herramientas para la Gestión de Proyectos las cuales son capaces de:
• Calendarizar Tareas.
• Administrar Recursos.
• Revisar Costos.
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Microsoft Project 2003
Descripción de la pantalla
Barra de
Herramienta
Guía de
Proyecto
Panel guía de
Proyecto
Guía de Proyectos. Project 2003 despliega la guía de proyectos para ayudarle a navegar a través
del proceso de administración del proyecto.
• Tareas
• Recursos
• Seguimiento
• Informe
La Guía de Proyectos contiene los siguientes elementos:
Panel Guía de Proyecto: Contiene una lista de tareas para cada actividad y provee las instrucciones
necesarias y asistentes de ayuda.
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Microsoft Project 2003
Creando un Proyecto
Microsoft Project utiliza la fecha actual como la fecha de comienzo del proyecto, el Administrador
será el encargado de especificar la fecha en la que se tiene previsto el inicio del proyecto.
Normalmente, una de las primeras cosas que se hace al crear un nuevo plan de proyecto es
especificar si se desea programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o de una fecha de
fin y se determina dicha fecha.
De todas formas, se puede cambiar la fecha de comienzo o la fecha de fin incluso después de haber
creado el plan de proyecto.
Nota
Si la fecha de fin no cambia después de modificar la fecha de comienzo, una o más tareas puede
que tengan aplicada una delimitación de fecha.
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Microsoft Project 2003
El calendario del proyecto designa la programación de trabajo predeterminada de todos los recursos
asignados a un proyecto. El calendario Estándar es el calendario base que se utiliza como opción
predeterminada para el proyecto y para los calendarios de recursos y de tareas. Este calendario
refleja una programación tradicional del trabajo: de lunes a viernes, de 8:00 de la mañana a 5:00 de
la tarde, con una hora de descanso.
• Puede configurar los períodos laborables del calendario del proyecto para reflejar las horas y
los días que los recursos trabajan.
• Puede especificar los períodos no laborables normales (como fines de semana y noches), así
como los días festivos excepcionales (como los días festivos o feriados de la organización).
• También puede indicar otros períodos no laborables para reflejar períodos en que el equipo
completo esté trabajando en actividades ajenas al proyecto, como reuniones de la
organización o del departamento.
• Si tiene programaciones alternativas en las que trabaja un número de recursos, como una
programación a tiempo parcial, una programación de turno cambiado o una programación de
24 horas, puede configurar y aplicar un calendario base diferente.
• Si hace clic en Use Default, los días seleccionados adoptarán los períodos
laborables predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.,
de lunes a viernes, y el período no laborable en los fines de semana.
• Si hace clic en Nondefault Working Time, escriba las horas en las que desee que
el trabajo comience en los cuadros From, y las horas en las que desee que el trabajo finalice
en los cuadros To.
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Microsoft Project 2003
Introducir Tareas
1. En el campo Nombre de Tarea que se encuentra localizada en la Tabla de Entrada,
capture el nombre de la actividad con la que dará inicio el Proyecto.
2. Posteriormente capture la Duración la cual puede ser en Horas o Días.
Nota:
Los campos de Comienzo, Fin, Predecesoras y Nombre de los Recursos se van
capturando automáticamente.
Insertar Tareas
1. Menú Insert
2. Opción New Task ó Oprima la tecla Ins
Eliminar Tareas
1. Seleccione la Tarea que desea eliminar
2. Menú Edit
3. Opción Delete Task ó Oprimir la tecla Delete
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Microsoft Project 2003
Tarea Resumen: Es aquella que se compone de Sub – tareas y que las resume. Project
determina automáticamente la información de la tarea resumen, como duración y costo
utilizando la información de las subtareas.
Sub – tareas: Esta forma parte de la tarea resumen. La información de la sub – traea esta
consolidada dentro de la tarea resumen.
Estructurar Tareas
Sugerencias
• Con el Mouse (ratón), puede aplicar o anular rápidamente la sangría de una tarea. Sitúe el
puntero sobre el primer carácter del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en
una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar sangría a la tarea o hacia la
izquierda para anularla.
• Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y de las tareas de
resumen del nivel inferior hasta que todas se encuentren en el mismo nivel de esquema.
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Microsoft Project 2003
Tarea Repetitiva
Tarea Repetitiva
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Microsoft Project 2003
Tarea Milestone
Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en
la programación, como la finalización de una fase importante. Si se especifica una duración de cero
días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el diagrama de Gantt de ese
día.
Crear un Hito
1. En el menú View, haga clic en Gantt Chart
2. Escriba 0 en el campo Duración de la tarea que desee cambiar.
3. Presione ENTER.
Nota:
Algunos hitos pueden necesitar una duración. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito de
aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación lleva una semana. Para
marcar una tarea como un hito con una duración de más de 0 días, haga clic en Información de la
tarea y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzado. En el cuadro Duración, escriba la duración
de la tarea y, a continuación, active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito
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Microsoft Project 2003
Una dependencia entre tareas es una relación entre dos tareas, según la cual una de ellas depende
del comienzo o fin de la otra para empezar o terminar.
Sucesora: Tarea que depende de otra tarea.
Predecesora: Tarea de la cual ésta depende.
Cuando se crea un vínculo entre dos tareas, Project calcula las fechas de comienzo y fin de la
sucesora basándose en el comienzo o fin de la predecesora, el tipo de dependencia y la duración de
la sucesora.
Dependenci
a entre
tareas Ejemplo Descripción
Finish to La tarea (B) no puede comenzar hasta que la tarea (A)
Start (FS) finalice. Por ejemplo, supongamos que tiene dos tareas:
"Construir valla" y "Pintar valla". La tarea "Pintar valla"
no puede comenzar hasta que la tarea "Construir valla"
finalice. Este es el tipo más común de dependencia.
Start to Start La tarea (B) no puede comenzar hasta que la tarea (A)
(SS) empiece. Por ejemplo, supongamos que tiene dos
tareas: "Poner cimientos" y "Alisar cemento". La tarea
"Alisar cemento" no puede empezar hasta que
comience la tarea "Poner cimientos".
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Microsoft Project 2003
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Microsoft Project 2003
Eliminar Relaciones
Nota:
Las relaciones también se pueden crear por medio del cuadro de dialogo Task Information .
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Microsoft Project 2003
• Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar,
puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto del 50%
para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se escribe como un valor negativo.
El tiempo de posposición es un retraso entre tareas que tienen una dependencia.
• Por ejemplo, si necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de
otra, puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar dos días de
posposición. El tiempo de posposición se escribe como un valor positivo.
Nota:
Puede agregar rápidamente tiempo de posposición o de adelanto a una tarea sucesora si hace doble
clic en la línea de vínculo del Diagrama de Gantt y escribe la cantidad de tiempo de posposición o
de adelanto en el cuadro Posposición.
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Microsoft Project 2003
Delimitación
Restricción que el usuario o Project establece en la fecha de comienzo o de fin de una tarea. Puede
especificar que una tarea comience en una fecha determinada o que no finalice después de una
fecha determinada.
Project asigna automáticamente la delimitación Lo antes posible a las nuevas tareas de proyectos
programados a partir de la fecha de comienzo, o bien la delimitación Lo más tarde posible a las
nuevas tareas de proyectos programados a partir de la fecha de fin.
Las delimitaciones pueden ser flexibles (no ligadas a una fecha concreta) o inflexibles (ligadas a una
fecha concreta).
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Microsoft Project 2003
Tarea Crítica
Tarea que debe ser completada según la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si
una tarea crítica se retrasa, también se podría retrasar la finalización del proyecto.
Ruta Crítica
La ruta crítica de un proyecto se compone de una serie de tareas críticas que determinan la fecha
de fin prevista del proyecto, es decir, cuando finaliza la última tarea de la ruta crítica, acaba el
proyecto.
Conociendo y haciendo un seguimiento de la ruta crítica del proyecto, así como de los recursos
asignados a tareas críticas, se puede determinar qué tareas pueden afectar a la fecha de fin del
proyecto y si el proyecto va a terminar a tiempo.
GUARDAR UN PROYECTO
Periódicamente, deberá guardar el proyecto para incluir los cambios realizados, crear una copia de
seguridad del proyecto actual o crear una plantilla para utilizarla en otro proyecto. Project
proporciona varios modos de guardar un archivo de proyecto.
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Microsoft Project 2003
Recursos de Trabajo: Recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que completan las
tareas al emplear tiempo (o trabajo) en ellas. Los recursos de trabajo son diferentes de los recursos
materiales, que son material consumible utilizado para completar una tarea.
Recursos Material: Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos
consumibles que se utilizan para realizar las tareas del proyecto.
CREAR RECURSOS
1. Haga clic en la vista Resource Sheet.
2. En el campo Resource Name, escriba el nombre del recurso.
3. Especifique el tipo de recurso.
• Para especificar un recurso como recurso de trabajo, en el campo Tipo, elija Trabajo.
• Para especificar un recurso como recurso material, en el campo Tipo, elija Material. En
el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, metros,
toneladas o cajas) del recurso.
4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Group correspondiente al nombre del
recurso, escriba el nombre del grupo.
5. En el campo Max Units del recurso, escriba el número total de unidades disponibles de este
recurso.
Puede especificar la capacidad máxima en forma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de
decimal (0,5; 1; 3).
6. En el campo Std. Rate escriba la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un
recurso.
7. En el campo Ovt. Rate muestra la tasa de pago por el trabajo de horas extra realizado.
8. En el campo Costo/Use muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso.
Se suma cada vez que una unidad de un recurso se asigna a una tarea. No varía según la
cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso material, el campo Costo por
uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del número de
unidades.
9. El campo Accure At ofrece opciones para cómo y cuándo se deben cargar, o acumular, los
costos estándar y de horas extra de un recurso al costo total de una tarea.
Las opciones son:
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Microsoft Project 2003
• Comienzo
• Fin
• Prorrateo (el predeterminado)
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Microsoft Project 2003
Calendario Laboral
Las horas laborables y los días no laborables definidos en el calendario del proyecto son los períodos
laborables predeterminados de cada recurso o grupo de recursos. En otras palabras, el calendario
de recursos es inicialmente idéntico al calendario del proyecto.
Si lo desea, puede personalizar los calendarios de recursos para recursos individuales, a fin de
indicar horas de trabajo específicas, así como vacaciones, permisos y períodos planeados de
asuntos personales. Esto puede ayudarle a crear una programación más precisa, especialmente si
hay variaciones significativas de períodos laborables de unos recursos a otros.
Project sólo programa recursos cuando están disponibles, de acuerdo con sus calendarios de
recursos.
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Microsoft Project 2003
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Microsoft Project 2003
Cuando se asignan o eliminan personas de una tarea, Project alarga o reduce la duración de ésta
basándose en el número de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de la
misma.
Este procedimiento se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el método
predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas.
Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, sí
cambia la cantidad de trabajo que se distribuirá entre los recursos asignados a la tarea.
La programación condicionada por el esfuerzo sólo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea. Las reglas de cálculo condicionadas por el esfuerzo no se aplican cuando se
cambian los valores de trabajo, duración y unidad de los recursos que ya están asignados a una
tarea.
Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
• Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar el primer
recurso a la tarea. Después de asignar un recurso a una tarea, el valor del trabajo no
cambia con la asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.
• Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarán a la asignación simultánea de
varios recursos cuando éstos sean las primeras asignaciones de una tarea. No obstante,
tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambia al asignar
nuevos recursos ni al quitarlos.
• Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignación de recursos adicionales
reduce la duración de la tarea. Obtener información adicional sobre tipos de tareas.
• Si el tipo de tarea asignado es Duración fija, la asignación de recursos adicionales reduce
los valores de unidad individuales de los recursos.
• Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignación de recursos adicionales reduce
la duración de la tarea.
• Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como
condicionados por el esfuerzo.
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Microsoft Project 2003
VISTAS
Las vistas son el medio que Project utiliza para comunicarse con los usuarios. Muestran en un
formato concreto un subconjunto de la información especificada. Ese subconjunto se almacena en
puede mostrarse en una vista que llama a la información. Por ejemplo, la duración especificada para
una tarea en el Diagrama de Gantt aparecerá en la Hoja de tareas cuando se muestre la vista.
Las vistas le permiten especificar, modificar y mostrar información sobre tareas, recursos o
asignaciones. Al permitir presentar información relacionada en un formato lógico y de fácil lectura,
puede ver y conocer rápidamente el estado de un aspecto concreto del proyecto. Por ejemplo, una
vista de gráfico de barras de la asignación de recursos muestra qué recursos están sobreasignados.
Las vistas se pueden mostrar individualmente o como una vista combinada, que contiene dos vistas.
Al seleccionar una tarea o un recurso en la sección superior de una vista combinada, la vista de la
sección inferior mostrará información detallada sobre la tarea o el recurso seleccionado.
• Las vistas de gráfico o diagrama (como Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de
recursos y Calendario) presentan la información de forma gráfica.
• Las vistas de hoja (como Hoja de tareas y Hoja de recursos) presentan la información en filas
y columnas. Las filas contienen información sobre las tareas o los recursos, y las columnas
son campos en los que se puede especificar información sobre las tareas o los recursos. (En
Microsoft Project, las columnas normalmente se denominan campos.)
Una vista de hoja es similar a una hoja de cálculo o una tabla de información.
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Microsoft Project 2003
VISTAS BÁSICAS
Calendar.
Gantt chart.
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Microsoft Project 2003
Networking Diagram
Traking gantt
La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada tarea. La
barra inferior muestra las fechas de comienzo y de fin previstas, y la barra superior presenta las
fechas de comienzo y de fin programadas. (Si la tarea ya ha comenzado, es decir, el porcentaje
completado de trabajo es mayor que cero, la barra superior muestra la fecha real y la fecha hasta la
que se ha completado trabajo. Si la tarea se ha completado en un 100%, la barra superior presenta
las fechas de comienzo y de fin reales.)
Cuando se configura inicialmente el proyecto con tareas y fechas, y luego se guarda con una línea
de base, la vista Gantt de seguimiento muestra esas tareas como se refleja en el ejemplo siguiente.
Las barras previstas y las barras reales o programadas están sincronizadas. Sin embargo, si la fecha
de comienzo de la segunda tarea se pospone dos días, la barra programada de color rojo será más
larga que la barra prevista inferior para reflejar estos dos días, tal como se muestra en el ejemplo
siguiente.
Puesto que las tareas están vinculadas, la posposición de la segunda tarea ha creado un efecto
encadenado según el cual las tareas sucesoras correspondientes se posponen también dos días.
Task Usage
La vista Uso de tareas muestra para cada tarea los recursos asignados y la cantidad de trabajo que
cada recurso ha realizado durante un período (día, semana, mes y otro valor de tiempo). Si está
más interesado en el costo que en el trabajo,
puede utilizar la vista Uso de tareas para
mostrar el costo de cada recurso asignado a
una tarea durante un período. También puede
mostrar varios bloques de información
simultáneamente, como el trabajo y el trabajo
real, para poder comparar los distintos
conjuntos de información.
La parte de hoja de la vista Uso de tareas
muestra las tareas y debajo de cada una de
ellas los recursos asignados con una sangría.
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Microsoft Project 2003
De manera predeterminada, la información mostrada en la parte de hoja está más orientada a la
tarea (trabajo, duración, comienzo y fin). La parte de escala temporal de la vista está más orientada
a los recursos y muestra información sobre el esfuerzo de trabajo por recurso o el costo por recurso.
Sin embargo, puede personalizar la vista Uso de tareas para que muestre diversa información sobre
las tareas (mediante la aplicación de una tabla diferente) o sobre los recursos (mediante el cambio
de los detalles mostrados en la escala temporal).
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Microsoft Project 2003
Resource Graph
Resource sheet
Resource Usage.
La vista Uso de recursos muestra
para cada recurso las tareas
asignadas y la cantidad total de
trabajo que el recurso tiene
programado realizar en cada
tarea, ya sea por día, mes u otro
período de tiempo. Si está más
interesado en el costo que en el
trabajo, puede utilizar la vista
Uso de recursos para mostrar el
costo de las tareas de un recurso
en el transcurso del tiempo, o bien mostrar el costo y el trabajo a la vez.
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Microsoft Project 2003
Aplicar Filtros
Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en la lista o aplicar un filtro para resaltar, haga clic en
More filters
• Para seleccionar un filtro de tareas, haga clic en Tarea, haga clic en un nombre de filtro de la
lista Filtros y, después, haga clic en Aplicar o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.
• Para seleccionar un filtro de recursos, haga clic en Recurso, haga clic en un nombre de filtro
de la lista Filtros y, después, haga clic en Aplicar o bien en Resaltar para aplicar un filtro para
resaltar.
Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar.
Nota:
No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni aplicar filtros de recursos a vistas de
tareas.
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Microsoft Project 2003
REALZAR EL PROYECTO
DAR FORMATO AL TEXTO
1. Menú Format.
2. Clic en Text styles.
3. En el cuadro, haga clic en el tipo de información
que desee cambiar y después seleccione las
opciones de formato para esa información.
Quizás desee aplicar formato al texto o a las barras de Gantt para enfatizar lo que es importante.
Puede usar el Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato de un modo muy fácil y
manual a los elementos.
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Microsoft Project 2003
El proceso de imprimir la información que necesita puede ser tan sencillo como hacer clic en un
botón o tan complicado como crear y mostrar vistas previas de informes personalizados.
Independientemente de lo sencillo o detallado que pueda ser el proceso, la impresión de una vista o
un informe consta básicamente de los mismos pasos:
• Seleccionar la vista o el informe que mejor presente la información que desee. Si una vista o
un informe predefinido no satisface todas sus necesidades, puede aplicar diferentes tablas o
filtros, o modificar la manera de agrupar u ordenar los elementos.
• Realizar los cambios que desee para mostrar la vista o el informe de otro modo. Por ejemplo,
puede que desee agregar el logotipo de la organización en la parte superior de cada página,
incluir el nombre del proyecto en la parte inferior de todas las páginas o ajustar el tamaño de
la información proporcionalmente en una página.
• Presentar una vista previa de una vista o un informe antes de imprimirlo. La vista previa de
un informe le permite comprobar el contenido y mostrar los cambios realizados para que
pueda volver a ajustarlos si procede.
• Imprimir la vista o el informe. Para que la impresión sea lo más eficaz posible, puede
especificar las opciones que desee. Por ejemplo, puede imprimir un intervalo de páginas
(según números de páginas o fechas), suprimir las páginas en blanco e imprimir varias
copias.
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Microsoft Project 2003
Configurar la Impresión
Cambiar Márgenes
Es posible aumentar o disminuir los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de todas las
vistas e informes.
1. Menú File.
2. En Page Setup.
3. En la ficha Margins.
4. En los cuadros Top, Bottom, Right y Left, escriba o seleccione los nuevos valores de los
márgenes.
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Microsoft Project 2003
Configurar Página
1. Menú File.
2. Haga clic en Page Setup
3. Haga clic en la ficha Page.
4. Haga clic en Portrait o en
Landscape.
Se pueden agregar encabezados y pies de página a todas las vistas e informes, pero sólo se pueden
agregar leyendas a las vistas Calendario, Diagrama de Gantt y Diagrama de red.
1. Menú File.
2. Haga clic en Page Setup.
3. En la ficha Header, Footer o Legend.
4. Haga clic en la ficha right, center o left.
5. En el cuadro de texto, escriba o pegue texto, agregue información sobre el documento o
proyecto, o inserte o pegue un gráfico.
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Microsoft Project 2003
IMPRIMIR INFORMES
Project incluye informes predefinidos de tareas, recursos y generales que se pueden imprimir. Si es
necesario, puede adaptar un informe para que presente exactamente la información que desee.
1. En el menú View
2. Haga clic en Reports.
3. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Select.
4. Haga clic en el informe que desee imprimir y después haga clic en Select.
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Microsoft Project 2003
Imprimir Calendario
En la vista Calendario, puede imprimir calendarios para los meses anterior y posterior, junto con el
calendario del mes actual. Por ejemplo, si se trata del mes de junio, puede imprimir los calendarios
de mayo y julio.
1. Menú View.
2. Haga clic en Calendar.
3. En el menú File.
4. Haga clic en Page Setup y, a continuación, haga clic en la ficha View.
5. Active la casilla de verificación Previous/next month calendar y, a continuación, haga clic
en Ok.
6. En el menú File, haga clic en Print.
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Microsoft Project 2003
Las tareas y los recursos se pueden ordenar en función de ciertos criterios, como el nombre de la
tarea, la fecha límite o el nombre del recurso. La ordenación puede resultar útil si desea ver las
tareas en secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes.
Notas:
Podrá especificar un Segundo y Tercer Criterio, pero solo entraran en acción en casos de
empate. Para Renumerar las tareas permanentemente, active la casilla de verificación Renumerar
tareas Permanentemente.
Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que las subtareas permanezcan con
sus tareas de resumen, active la casilla de verificación Conservar la Estructura del Esquema.
Para Restablecer la ordenación con los valores predeterminados, haga clic en el botón
Restablecer.
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Microsoft Project 2003
BUSCAR
Puede buscar un texto específico de un campo determinado que cumpla los criterios especificados.
Notas:
Para Reemplazar texto, haga clic en el botón Replace
Microsoft Project busca solamente en las tareas o recursos que no se hayan filtrado en la vista
actual.
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Microsoft Project 2003
Las vistas se utilizan para introducir, modificar y mostrar información. Una vista muestra
información estrechamente relacionada en un formato lógico y de fácil lectura, que permite ver y
comprender rápidamente el estado de un aspecto específico del proyecto. Por ejemplo, una vista de
grafico de barras de asignación de recursos muestra que recursos están sobre asignados.
Las vistas son formas de Microsoft Project de comunicarse con el usuario. Cuando introduce
información en una vista, esa información se almacena en una base de datos. Una vez que se
encuentra en la base de datos, la información puede mostrarse en otras vistas.
Puede mostrar información en una vista cada vez o en una vista combinada, que es una vista que
contiene dos vistas. Después de seleccionar una tarea en la vista de la sección superior, la vista de
la sección inferior muestra información detallada acerca de la tarea o recurso seleccionado.
Microsoft Project le permite trabajar en la vista que mejor se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo,
si desea crear una programación, puede utilizar el diagrama de Gantt. Si desea introducir o
modificar información detallada acerca de un recurso determinado, puede utilizar el formulario de
Recursos.
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Microsoft Project 2003
No es posible aplicar tablas de tareas a vistas de recursos ni tablas de recursos a vistas de tareas.
Puede utilizar las tablas predefinidas de Microsoft Project para mostrar solamente los campos que
desee o crear sus propias tablas. Existen dos clases de tablas: las tablas de tareas y las tablas de
recursos.
Tabla Descripción
Costo Muestra la información acerca del costo de las tareas del proyecto, incluidos el
costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el costo restante.
Entrada Muestra el nombre y la duración de las tareas, las fechas de comienzo y de fin,
las predecesoras y los recursos.
Exportación Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de archivo
compatible con Microsoft Project.
Fechas de Muestra las delimitaciones de las tareas, incluyendo el tipo y la fecha de la
Delimitación delimitación.
Hipervínculo Muestra los vínculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan a archivos de
sitios Web y de la Intranet
Línea de Base Muestra las fechas, el trabajo y los costos previstos
Programación Muestra la información de la programación, incluyendo las fechas de comienzo
y de fin, las fechas limite de comienzo y de fin, la demora permisible y el
margen de demora total.
Resumen Muestra la información básica del proyecto, incluyendo la duración de las
tareas, las fechas de comienzo y fin, el porcentaje completado, el costo y el
trabajo
Retraso Muestra información para la redistribución de los recursos, incluyendo el
retraso, la duración, las fechas de comienzo y fin programadas, las sucesoras y
los nombres de los recursos.
Seguimiento Muestra la información real, incluyendo la fecha de comienzo real, la fecha de
fin real, el porcentaje completado, la duración real, la duración restante, el
costo real y el trabajo real.
Tabla de Se utiliza con vistas Informe de barras, Informe de fechas de hitos e Informe de
Informe hitos para optimizar la presentación de las tareas resumidas. Podrá obtener el
mejor provecho de esta tabla y de las vistas a ella asociadas, una vez que haya
ejecutado la macro Formato_Resumen.
Trabajo Muestra la información del trabajo, incluyendo el trabajo planeado, la variación
del trabajo, el trabajo real y el trabajo restante.
Uso Presenta las tareas del proyecto y muestra su trabajo, duración y fechas de
comienzo y fin.
Valor Compara la información del trabajo y del costo de las tareas, incluyendo el
Acumulado costo presupuestado del trabajo planeado y el trabajo programado.
Variación Muestra la variación de la programación del proyecto, incluyendo las fechas de
comienzo y de fin, las fechas previstas y de fin, y las variaciones de comienzo y
de fin.
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Microsoft Project 2003
Tabla Descripción
Costo Muestra información del costo de los recursos del proyecto, incluyendo el
costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el costo restante
Entrada Muestra información de los recursos, incluyendo el grupo de recursos, las
unidades del recurso, la tasa, la tasa de horas extra, el costo por uso de
recurso, el método de acumulación y el código del recurso.
Entrada-Recursos de Muestra información básica sobre los recursos humanos, incluyendo las
Trabajo iniciales de cada persona, el grupo, la capacidad máxima, la tasa
estándar, la tasa de hora extra, el costo por uso, la acumulación, el
calendario base y el código
Entrada-Recursos Muestra información básica sobre los recursos materiales, incluyendo la
Materiales etiqueta material, las iniciales, el grupo, la tasa estándar, el costo por
uso, la acumulación y el código
Exportación Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de
archivo compatible con Microsoft Project
Hipervínculo Muestra los vínculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan a
archivos de sitios Web y de la Intranet
Resumen Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de recursos, la
capacidad máxima, la utilización máxima de los recursos, la tasa
estándar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo
Trabajo Muestra la información del trabajo, incluyendo el trabajo previsto, la
variación del trabajo, el trabajo real, el trabajo de horas extra y el trabajo
restante.
Uso Muestra una relación de los recursos y de la cantidad de trabajo asignada
a cada uno de ellos.
Valor Acumulado Utiliza las categorías de contabilidad tradicionales para comparar la
relación entre trabajo y costos de las tareas. Por ejemplo, puede comparar
el costo estimado del trabajo con lo que el trabajo esta costando
realmente.
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Microsoft Project 2003
1. En el menú View, haga clic en la vista a la que desee aplicar una tabla
2. En el menú View, elija el comando Table haga clic en el nombre de la tabla que desee
aplicar
3. Para aplicar una tabla que no se encuentra en el submenú del comando Table, elija en More
Tables
4. Seleccione el tipo de tabla que desea (Tarea o Recurso)
5. Haga clic en el nombre de la tabla deseada y, a continuación, en Apply
Para que solo vea un subconjunto de la información almacenada en Microsoft Project a la vez,
siempre se aplica un filtro a cada vista, y siempre se aplica un conjunto de detalles a algunas de las
vistas.
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Microsoft Project 2003
El proceso de agrupación (también conocido como “reunión de datos”) permite clasificar y realizar
informes de tareas y recursos del proyecto de varias formas. Puede agrupar tareas o recursos en
vistas de hoja para ver información resumida.
En las vistas de recursos, la aplicación del proceso de agrupación proporciona información resumida
que, de lo contrario, no estaría disponible. En las vistas de tareas, la utilización de códigos de
esquema junto con el proceso de agrupación proporciona la posibilidad de realizar una agrupación
jerárquica basada en un único campo de codificación.
Microsoft Project proporciona grupos de tareas y de recursos predefinidos. Puede crear sus propios
grupos personalizados partiendo de cero, modificando un grupo predefinido, copiando un grupo de
un proyecto en otro en el Organizador y utilizando un grupo existente como base para un grupo
nuevo. Puede guardar estos grupos personalizados, mostrarlos en el submenú Agrupar por (menú
PROYECTO) y asociarlos a una vista concreta para que se muestre con el proceso de agrupación ya
aplicado.
Agrupar tareas o recursos en una vista de hoja le permite seleccionar los criterios por los que desea
organizar la información en una vista sin modificar la estructura real del proyecto. Puede seleccionar
entre diferentes criterios de tareas o recursos, o crear un criterio de agrupación personalizado que
pueda agregar al cuadro de lista. También puede agrupar tareas o recursos por un código de
esquema personalizado.
1. Para agrupar tareas o recursos, muestre una vista de hoja que contenga las tareas o
recursos que desee agrupar en el menú View – More Views.
2. Para ver tareas, seleccione una vista de hoja como la vista de Task Usage o Gantt chart
3. Para ver recursos, seleccione una vista de hoja como la vista Resource Sheet o Resource
Usage.
4. En el menú Project, elija Group by y luego haga clic en un criterio para agrupar tareas o
recursos
5. Para ver un criterio adicional, haga clic en More gorups. En el comando Group By del
menú Project, seleccione entre Task o Resources para ver los criterios para agrupar tareas
o recursos. Seleccione un criterio y haga clic en Apply.
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Microsoft Project 2003
1. En el menú Project, elija Filter by, y haga clic en el filtro que desea aplicar
Para aplicar un filtro que no se encuentre en el submenú Filter By o un filtro para resaltar, haga clic
en More Filters.
a. Para seleccionar un filtro de Tarea, haga clic en Task y después en uno de los
nombres de la lista de filtros.
b. Para seleccionar un filtro de Recurso, haga clic en Resource y después en uno de los
nombres de la lista Filtros.
c. Haga clic en Aply para aplicar el filtro o en Highlight para aplicar un filtro para
resaltar
d. Si aplica un Filtro Interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar
No es posible aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de recursos a vistas de tareas.
Para desactivar un filtro, seleccione Filter by del menú Project, haga clic en All Tasks si esta
aplicando un filtro de Tareas o en All resources si se trata de un filtro de Recursos y, a
continuación, haga clic en Apply.
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Microsoft Project 2003
Si ninguna de las vistas existentes se ajusta a sus necesidades, puede crear una nueva.
2. Para crear una nueva vista desde cero, haga clic en New, después en Single View y, a
continuación, en OK.
3. En el cuadro Name, escriba el nombre de la vista, seleccione un Screen para una vista
creada desde cero, seleccione una Table y un Filter, y especifique si desea que éste sea un
filtro para resaltar.
4. Si desea que la nueva vista se muestre en el menú View, active la casilla de verificación
Show in menu.
5. Haga clic en Ok.
6. Haga clic en Apply para que se muestre la vista.
Las vistas nuevas o modificadas se pueden copiar en otro proyecto o se pueden convertir en una
vista disponible para todos los proyectos utilizando el Organizador.
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Microsoft Project 2003
Vista Combinada
Vista que contiene dos vistas. La vista de la selección inferior muestra información detallada de las
tareas o de los recursos seleccionados por el usual en la selección superior.
Por ejemplo se puede tener la vista Gantt Chart en la selección superior y la vista Task form en la
inferior. Cuando se selecciona una tarea en la Vista Gantt chart, la vista Task form mostrara
información detallada de esa tarea.
2. Para crear una nueva vista desde cero, haga clic en New, después en Combination View y,
a continuación, en OK,
3. Para crear una nueva vista combinada, haga clic en uno de los nombres de vista del cuadro
Top para la parte de arriba y en uno de los del cuadro Bottom para la de abajo.
4. Si desea que la nueva vista se muestre en el menú View, active la casilla de verificación
Show in menu.
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Microsoft Project 2003
Si la vista que está utilizando no muestra el tipo de información que desea, puede personalizarla a
su gusto. Por ejemplo, puede modificar el Diagrama de Gantt creando una copia para que siempre
aparezca con el filtro Tareas completadas aplicado en vez del filtro Todas las Tareas.
3. La vista que seleccione determinara las opciones que se encuentran disponibles en el cuadro
de diálogo View Definition.
4. Proporcione el nombre a la Vista.
5. Si ha seleccionado una vista combinada (como Asignación de Recursos o Entrada de
Tarea), haga clic en la vista que desee mostrar en la sección superior y en la que desee que
mostrar en la sección inferior.
6. Si el cuadro Table se encuentra disponible y desea cambiar la tabla predeterminada, haga
clic en la tabla que desee utilizar.
7. Si el cuadro Group se encuentra disponible y desea especificar un grupo, haga clic en el
grupo que desee utilizar.
8. Si el cuadro Filter se encuentra disponible y desea cambiar el filtro predeterminado, haga
clic en el filtro que desee utilizar.
9. Si la casilla de verificación Highlight filter se encuentra disponible y desea resaltar las
tareas y los recursos que cumplan los criterios del filtro, selecciónela.
10. Si desea que la nueva vista se muestre en el menú View, active la casilla de verificación
Show in menú.
11. Haga clic en Ok y, a continuación, en Apply.
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Microsoft Project 2003
Nota:
No es posible aplicar tablas de tareas a vistas de recursos ni tablas de recursos a vistas de tareas.
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Microsoft Project 2003
Campos Personalizados
Es posible insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja, como las vistas
Diagrama de Gantt, Uso de tareas y Diagrama de red. También es posible insertar y mostrar
campos de recursos personalizados en las vistas Uso de recursos y Hoja de recursos. Microsoft
Project incluye los siguientes campos personalizados:
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Microsoft Project 2003
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Microsoft Project 2003
Si necesita ver un subconjunto definido de datos del proyecto, puede aplicar un filtro a una vista de
Microsoft Project para que muestre sólo la información que coincida con los criterios del filtro. Si
ninguno de los filtros de Microsoft Project se adapta a sus necesidades, puede crear uno nuevo o
modificar uno existente. Cuando guarde su proyecto, el filtro nuevo o modificado se guardará con
el archivo del proyecto.
Para agrupar los criterios de forma que se evalúen juntos y no con otros criterios, deje una línea en
blanco entre el conjunto de criterios y, a continuación, seleccione un operador en el campo and/Or
de la fila en blanco.
Cuando escriba un valor para un filtro con los criterios Igual a o Diferente de, puede utilizar los
caracteres comodín * (cualquier cadena de caracteres) o ? (cualquier carácter). El campo
especificado para Nombre de campo debe contener un valor de texto, como Nombres de los
recursos, en lugar de un valor numérico, como Duración.
No es posible aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de recursos a vistas de tareas.
Si escribe tres o más criterios dentro de un grupo de expresiones, los argumentos “and” se evalúan
antes que los argumentos “Or”. Esto es diferente a las expresiones de filtro complejas de las
versiones anteriores de Microsoft Project y puede producir resultados diferentes. No obstante, en
grupos de condiciones múltiples, las condiciones “And” se evalúan en el orden en que aparecen.
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Microsoft Project 2003
Si el filtro que desea crear es similar a un filtro existente, puede ahorrar tiempo copiando y
modificando el filtro existente en lugar de crear uno nuevo desde cero.
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Microsoft Project 2003
PROGRAMACIÓN Y RECURSOS
IDENTIFICAR PROBLEMAS DE PROGRAMACIÓN
Una vez empezado el proyecto y cuando se esta realizando el seguimiento del progreso real de las
tareas, se puede revisar la programación para identificar los problemas o posibles problemas con
las programaciones de tareas. La identificación o anticipación de problemas le permite tratar los
asuntos que puedan afectar a la fecha de fin del proyecto según vayan surgiendo.
Antes de modificar la programación, deben analizarse e identificarse dónde pueden existir los
problemas en la misma. Lo más eficaz es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del
proceso de planeación y, mejor todavía, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, las
programaciones cambian constantemente, y deberá analizar la programación cada vez que la
corrija y defina.
Ajustar la Programación
Si después de ver la programación descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto,
puede ajustar tareas para reducir la programación, Preste especial atención a las tareas críticas,
puesto que cualquier cambio en éstas puede afectar a la fecha de fin.
Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más precisa asociando
tareas a fechas específicas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea No Debe Comenzar
Antes de una fecha determinada o No Debe Finalizar Más Tarde De una fecha determinada.
Puede cambiar la delimitación de una tarea, desde la predeterminada Lo Antes Posible a
cualquiera de las otras siete delimitaciones posibles, o restablecer la opción predeterminada con el
fin de reflejar mejor cuándo se realizará la tarea.
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Microsoft Project 2003
5. En Constrain Task seleccionar la que se requiere,
6. Para cambiar una fecha de delimitación, escriba o seleccione la fecha en el campo
Constraint date.
Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una Barra de Gantt para cambiar esta fecha,
Microsoft Project establecerá la delimitación No Comenzar Antes Del (NCAD), en función de la
nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará
automáticamente una delimitación del tipo No Finalizar Antes Del (NFAD).
Si está realizando la programación del proyecto a partir de una fecha de fin, cuando escriba una
fecha de comienzo para una tarea o arrastre una Barra de Gantt para cambiar una fecha de
comienzo, se establecerá una delimitación No Comenzar Después Del (NCDD). Si escribe la
fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una delimitación No Finalizar
Después Del (NFDD).
La división de tareas puede ayudar a ajustar la programación. Se puede dividir una tarea de forma
que se interrumpa y se reanude más adelante en la programación.
La división de tareas resulta útil cuando se necesita interrumpir temporalmente el trabajo en una
tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. La división
de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva programada para
que se repita a intervalos regulares, como puede ser una reunión de personal.
El botón de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quizá no
aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Más Botones y, a
• Puede crear una división mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrándola hacia la
derecha.
• Puede eliminar la división arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que entre en
contacto con la otra parte.
Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo serán efectivos después de asignar el primer recurso
a la tarea. Una vez asignado un recurso a una tarea, el valor del trabajo no cambiará con la
asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.
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Microsoft Project 2003
Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplican a la asignación simultánea de varios
recursos cuando éstos sean las primeras asignaciones en una tarea. No obstante, tras esta
asignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambiará al asignar nuevos recursos
ni al quitarlos.
La opción condicionada por el esfuerzo no puede estar activada para las tareas de resumen ni para
los proyectos insertados.
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Microsoft Project 2003
Un recurso está sobreasignado cuando tiene asignado demasiado trabajo que debe terminar dentro
del tiempo disponible, Puede resolver sobreasignaciones de recursos ajustando las tareas o recursos
del proyecto o mediante redistribución.
• Un recurso asignado a trabajo a tiempo completo en más de una tarea al mismo tiempo. Por
ejemplo, si asigna un recurso a dos tareas de ocho horas cada una para el mismo día, el
recurso estará sobreasignado pues sólo puede realizarse una tarea de ocho horas en ese día.
Para ver la carga de trabajo de un recurso, en el menú view, haga clic en Resource Usage.
Consulte el número de tareas asignadas durante los períodos de sobreasignación.
Para ver la carga de trabajo de un recurso, en el menú View, haga clic en Resource Usage.
Consulte el número de horas de trabajo asignadas cada día.
Para averiguar si el recurso tiene una disponibilidad de unidades reducida, en el menú view,
haga clic en Resource Sheet. Consulte el campo Max Units para el recurso. Si el campo
Capacidad máxima muestra 100%, en el menú View, haga clic en Resource Usage. En el
menú Format, haga clic en Details y, a continuación, haga clic en Disponibilidad
Restante. Consulte la disponibilidad restante en cada día que el recurso tiene trabajo
asignado,
Para ver si el período no laborable está introducido en el calendario de recursos, haga clic en
el nombre del recurso, haga clic en Task information y, a continuación, haga clic en la ficha
Horario de Trabajo. Busque disminuciones de períodos laborables en el calendario del
recurso.
• Disponibilidad restringida porque se han introducido las fechas en las que el recurso está
disponible.
Para averiguar si el recurso sólo está disponible entre ciertas fechas, en el menú viwe, haga
clic en Resource sheet. Haga clic en el nombre del recurso, haga clic en Información del
Recurso y, a continuación, en la ficha General. Consulte si las fechas introducidas en los
cuadros Disponible Desde y Disponible Hasta no coinciden con las fechas para las que
está programada la tarea.
• Se aplica un perfil de trabajo a la asignación. Por ejemplo, un recurso está asignado a una
tarea con una duración de un día y un perfil de trabajo decreciente. El trabajo de la tarea se
programa en incrementos que coinciden con el modelo del perfil de trabajo, empezando en
la fecha de comienzo de la tarea, o la asignación se ha modificado para crear un perfil de
trabajo personalizado.
Para ver si se ha aplicado un perfil de trabajo, en el menú view, haga clic en Task Usage.
Haga clic en el recurso asignado a la tarea, haga clic en Información de la Asignación y, a
continuación, en la ficha General. Observe el cuadro Perfil de Trabajo. Si una asignación
no tiene perfil de trabajo, se seleccionará Uniforme en el cuadro Perfil de Trabajo.
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Microsoft Project 2003
Como regla general, debe evitarse la asignación de recursos a tareas de resumen. Pero puede
hacerlo sí el tiempo del recurso en el grupo de tareas aumenta según aumenta la duración total de
las subtareas,
La asignación de un recurso a una tarea de resumen es una manera eficaz de conceder al recurso
responsabilidad para todas las subtareas. No obstante, sí el tiempo que el recurso dedica al grupo
de tareas no varía, independientemente de los cambios en la duración total de las subtareas, el
recurso debe asignarse a las subtareas individuales y no a la tarea de resumen.
Para resolver las sobreasignaciones, puede realizar los ajustes de tarea siguientes:
a. Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados dispongan de más
tiempo para otras tareas.
b. Retrasar una tarea hasta que el recurso tenga una mayor disponibilidad utilizando el
campo Retraso por redistribución.
c. Dividir una tarea para retrasar una parte de una tarea hasta que el recurso disponga
de más tiempo para trabajar en ella.
Estando en cualquier vista de tareas, en el menú View, elija Tools Bar y, a continuación, haga dic
en Resource Managment,
En la Barra de Herramientas Administración de Recursos, haga clic en Ir a la Sobreasignacíón
Siguiente.
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Microsoft Project 2003
Modificar la duración de la tarea es un método que puede utilizarse para ayudarle a cumplir la fecha
de fin, resolver sobreasignaciones de recursos, eliminar costos, aumentar el ámbito o aumentar la
calidad. Al modificar la duración de una tarea para cumplir un objetivo específico, asegúrese de
que, tras el cambio, los requisitos de tiempo para la tarea siguen siendo realistas.
La disponibilidad del Recurso es el periodo de tiempo de trabajo que puede programarse para
trabajar en tareas.
Puede especificar la disponibilidad de unidad del recurso para el proyecto en conjunto: tiempo
completo 100%, tiempo parcial 50% o múltiple.
En el cuadro de dialogo Resource information, también puede especificar que una disponibilidad
de unidad de recursos varíe en diferentes periodos de tiempo durante el proyecto.
1. En el menú View, haga dic en la vista Resource Usage
2. Obtener el Panel Inferior
3. En el campo unidades, especificar las unidades deseadas
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Microsoft Project 2003
COSTOS
Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y
del control del proyecto. Por ejemplo, los factores relacionados con los costos determinan la rapidez
con la que se llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos (trabajadores y
equipamiento). En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que
se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.
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Microsoft Project 2003
Costo Fijo
El campo Costo Fijo muestra cualquier gasto de una tarea que no esté asociado con un costo de
recurso.
Agregue el campo costo fijo a una Hoja de Tareas cuando desee revisar, escribir o modificar
costos fijos de las tareas.
Por ejemplo para la tarea "Redactar propuesta", existe un costo fijo de 30 $ para la duplicación de la
propuesta final. Agregue el campo Costo Fijo a la vista Hoja de Tareas y escriba 30 $ para esta
tarea. Este costo fijo se agrega y se acumula a los costos del recurso para calcular el costo total de
la tarea.
Los costos fijos se pueden agregar al comienzo de la tarea o se pueden prorratear a lo largo de la
duración de una tarea. Utilice el campo Acumulación de Costos Fijos, que está disponible de
forma predeterminada en la Tabla de Costos.
Cuando conozca un costo exacto asociado a una tarea, como los costos de equipamiento, puede
especificar un costo fijo.
En la Tabla Costo también puede cambiar cuándo se debe acumular el costo fijo seleccionando un
método de acumulación en el campo Acumulación de Costos Fijos.
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Microsoft Project 2003
Actualizar Tareas
Para abrir este cuadro de diálogo, con cualquier vista de tareas en pantalla, en el menú
HERRAMIENTAS, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar Tareas.
Utilice este cuadro de diálogo para actualizar el progreso de la tarea seleccionada. Una vez
introducida la información del progreso, Microsoft Project realiza los cálculos necesarios y cambia
los valores de los campos correspondientes.
Puede:
• Establecer el porcentaje de finalización de las tareas seleccionadas.
• Especificar las duraciones restantes y reales de las tareas seleccionadas.
• Introducir las fechas reales de comienzo y de fin de las tareas seleccionadas.
• Actualizar la información de una o varias tareas seleccionadas. Algunos cuadros de este
cuadro de diálogo pueden quedar en blanco si se selecciona más de una tarea. Microsoft
Project actualiza todas las tareas seleccionadas con la información que se especifique.
• Para obtener información adicional sobre una opción específica
Observaciones
Si la tarea se ha completado, utilice cualquiera de los siguientes métodos para actualizar la
información acerca de la misma:
• Introduzca las fechas reales de comienzo y de fin.
• Introduzca 100% en el campo % completado si la tarea se ha completado de acuerdo con la
programación.
• Introduzca la duración real de la tarea.
Si la tarea ha comenzado de acuerdo con la programación, pero no se ha completado, utilice
cualquiera de los siguientes métodos para actualizar la información acerca de la misma:
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Microsoft Project 2003
• Introduzca la fecha de comienzo real y la duración real prevista.
• Introduzca la fecha de comienzo real y el porcentaje completado hasta el momento.
• Introduzca la fecha de comienzo real, la duración real hasta el momento y la duración
restante necesaria para completar la tarea.
Utilice el cuadro de diálogo Actualizar tareas para realizar un seguimiento detallado de las tareas.
Para realizar un seguimiento más amplio y rápido, en los casos en que no sea necesario un
seguimiento detallado, utilice el cuadro de diálogo Actualizar Tareas.
Puede utilizar la Barra de Tareas Seguimiento para actualizar con rapidez el estado real del
proyecto.
En el menú VER, elija Barras de Herramientas y haga clic en Seguimiento. Seleccione las tareas
que desee y, a continuación, haga clic en el correspondiente botón de porcentaje de finalización.
Actualizar Tareas
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Microsoft Project 2003
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Microsoft Project 2003
FORMULARIOS PERSONALIZADOS.
Un formulario es un cuadro de diálogo que se usa para escribir información acerca de las tareas y
los recursos de la programación. De manera predeterminada, Microsoft Project usa los cuadros de
diálogo Información de la tarea e Información del recurso, que contienen las opciones que es posible
especificar para una tarea o un recurso. Si desea escribir información de una tarea o recurso no
incluida en los cuadros de diálogo (formularios estándar), puede utilizar formularios personalizados.
Al presentar el cuadro de diálogo Formularios personalizados, puede mostrar formularios de tareas
o de recursos.
• Seguimiento de costos
• Valor acumulado
• Entrada
• Entrada PERT
• Seguimiento de la programación
• Relaciones entre tareas
• Seguimiento
• Seguimiento del trabajo
• Microsoft Project incluye los siguientes formularios de recursos personalizados e integrados:
• Seguimiento de costos
• Entrada
• Resumen
• Seguimiento del trabajo
Todos los formularios personalizados que cree o modifique en el archivo del proyecto activo se
almacenarán sólo en ese archivo y no se aplicarán en otros archivos creados antes o después. No
obstante, puede utilizar el Organizador para mover formularios personalizados al archivo global.
1. En el menú HERRAMIENTAS
2. Elija Personalizar
3. Clic en Formularios.
4. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el formulario
que desee mostrar y después haga clic en
5. Aplicar.
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Microsoft Project 2003
Usted puede asignar una tecla de acceso a una Forma que use frecuentemente para hacer mas fácil
su uso. Una vez que se haya asignado su tecla de acceso a la forma usted puede utilizar la tecla de
acceso combinándola con la tecla CTRL para desplegar la forma.
Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se guardarán sólo
en ese archivo. No estarán disponibles automáticamente para ningún archivo del proyecto que
haya creado con anterioridad o que pueda crear después. Sin embargo, es posible usar el
Organizador para copiar un formulario personalizado en el archivo global si desea que esté
disponible para todos los archivos de proyecto.
Si hace clic en Campos en el menú ELEMENTO, tendrá que seleccionar el campo, especificar su
tamaño y posición y, a continuación, hacer clic en Aceptar.
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Microsoft Project 2003
• Puede mover cualquier componente de un formulario arrastrándolo dentro del formulario.
Puede agregar texto a un formulario personalizado para facilitar la identificación de los campos que
haya añadido. Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se
guardarán sólo en ese archivo.
Sugerencias
• Es posible cambiar el tamaño del propio formulario personalizado. En Editor de
formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el
menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. 0 bien,
una vez seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para
cambiar su tamaño.
• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble
clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este
cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando
coordenadas x e y, el ancho y el alto, y texto.
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Microsoft Project 2003
• Puede mover cualquier componente de un formulario arrastrándolo dentro del
formulario.
Agregar un Cuadro de Grupo a un Formulario Personalizado
Puede agregar un cuadro de grupo a los formularios personalizados y después agregar texto,
campos o botones en el cuadro de grupo. Todos los formularios personalizados que cree en el
archivo del proyecto activo se guardarán sólo en ese archivo. No estarán disponibles
automáticamente para ningún archivo del proyecto que haya creado con anterioridad o que pueda
crear después. Sin embargo, es posible usar el Organizador para copiar el formulario personalizado
en el archivo global si desea que esté disponible para todos los archivos de proyecto.
1. En el menú Tools, señale Customaizing y, a continuación, haga clic en Forms.
2. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el nombre del formulario al que desea agregar un
cuadro de grupo y, a continuación, haga clic en Modificar.
Si está creando un nuevo formulario personalizado, elija Tarea o Recurso y después haga clic en
Nuevo. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo formulario personalizado y luego haga
clic en Aceptar.
1. En Editor de Formularios Personalizados, haga clic en Cuadro de grupo en el menú
ELEMENTO.
2. En el menú EDICIÓN, haga clic en Información.
3. En el cuadro Texto, escriba el título del cuadro de grupo.
4. En los cuadros X e Y, especifique la posición del cuadro de grupo.
También puede arrastrar el cuadro de grupo para situarlo en la posición que desee, después de
cerrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento -
• En los cuadros Ancho y Alto, especifique el tamaño del cuadro de grupo.
También puede arrastrar el borde del cuadro de grupo para cambiar su tamaño, después de cerrar
el cuadro de diálogo Información acerca del elemento.
1. Haga clic en Aceptar.
2. En el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar.
3. En el menú ARCHIVO, haga clic en Salir.
Sugerencias
• Es posible cambiar el tamaño del propio formulario personalizado. En Editor de
formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el
menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. o, una vez
seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar su
tamaño.
• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble
clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este
cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando
coordenadas X e Y, el ancho y el alto, y texto.
• Puede mover cualquier componente de un formulario arrastrándolo dentro del
formulario.
• Puede cambiar el tamaño de cualquier componente arrastrando su borde superior,
inferior o lateral. Si arrastra una esquina del borde, el tamaño del componente
cambia proporcionalmente.
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Microsoft Project 2003
Puede agregar campos de Microsoft Project a un formulario personalizado. También puede agregar
campos de tarea a formularios de tarea, y campos de recursos a formularios de recursos. Los
campos pueden proporcionar la información necesaria para seguir y analizar el proyecto. Por
ejemplo, si sólo desea seguir el porcentaje completado de una tarea, puede agregar el campo %
completado a un formulario,
65
Microsoft Project 2003
13. En el menú ARCHIVO, haga clic en Salir.
Sugerencias
• Es posible cambiar el tamaño de¡ propio formulario personalizado. En Editor de
formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el
menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. o bien, una
vez seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar
su tamaño.
• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble
clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este
cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando
coordenadas X e Y, el ancho y el alto y texto.
• Puede mover cualquier componente de un formulario arrastrándolo dentro del
formulario.
• Puede cambiar el tamaño de cualquier componente arrastrando su borde superior,
inferior o lateral. Si arrastra una esquina del borde, el tamaño del componente cambia
proporcionalmente.
Puede agregar un botón Aceptar o Cancelar a un formulario personalizado, a no ser que ya exista.
Este proceso sólo tendría que utilizarlo si ha eliminado uno de los botones del formulario
personalizado, puesto que ambos botones se incluyen (de manera predeterminada) en los nuevos
formularios personalizados. En un formulario personalizado, sólo podrá colocar un botón de cada
tipo,
Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se guardarán sólo
en ese archivo. No estarán disponibles automáticamente para ningún archivo del proyecto que
haya creado con anterioridad o que pueda crear después, Sin embargo, es posible usar el
Organizador para copiar el formulario personalizado en el archivo global si desea que esté
disponible para todos los archivos de proyecto.
Sugerencias
• Es posible cambiar el tamaño del propio formulario personalizado. En Editor de
formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el
menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. o, una vez
seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar su
tamaño.
• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble
clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este
cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando
coordenadas X e Y, el ancho y el alto y texto.
• Puede mover cualquier componente de un formulario arrastrándolo dentro del
formulario.
Puede cambiar el tamaño de cualquier componente arrastrando su borde superior, inferior o lateral.
Si arrastra una esquina del borde, el tamaño del componente cambia proporcionalmente.
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Microsoft Project 2003
INFORMES PERSONALIZADOS
DEFINIR UN NUEVO INFORME
Microsoft Project incluye más de 29 tareas predefinidas, recursos e informes generales, pero no
incluye informes de calendario mensual predefinidos. Estos informes deben ser creados por el
usuario. Si ninguno de los informes predefinidos se adapta a las necesidades de información, puede
crear un informe personalizado.
También puede crear un informe personalizado haciendo una copia de un informe existente y
realizando los cambios necesarios en la copia.
Microsoft Project incluye informes de tareas predefinidos, como Tareas de nivel superior, Hitos,
Tareas completadas, Informe presupuestario y Lista de tareas. No obstante, si ninguno de los
informes predefinidos responde a sus necesidades, puede crear un informe de tareas personalizado.
Crear un informe personalizado y modificar un informe existente son tareas similares, la única
diferencia es la plantilla que se utiliza. Al modificar un informe existente, está cambiando un
informe que se definió previamente para proporcionar cierta información, como tareas críticas, flujo
de cala o uso de recursos. Todos los informes de Microsoft Pro9ect y todos los informes
personalizados creados por el usuario están basados en una de las cuatro plantillas siguientes:
• Tareas
• Recursos
• General
• Calendario mensual.
Para crear un informe de tareas personalizado se utiliza la plantilla de informes Tareas. Esta
plantilla permite combinar tablas de tareas, filtros de tareas y detalles de tareas (notas, objetos,
predecesoras y sucesoras) con opciones de formato y ordenación para crear un informe que
responda a sus necesidades.
Una vez creado el informe de tareas personalizado, puede modificarlo del mismo modo que lo haría
con un informe predefinido. Todos los informes personalizados se muestran en la lista Informes del
cuadro de diálogo Informes personalizados y se guardan en el archivo del proyecto.
68
Microsoft Project 2003
Microsoft Project incluye los siguientes informes de recursos predefinidos: Recursos, Recursos con
presupuesto sobrepasado, Tareas y recursos humanos y Recursos sobreasignados. Si ninguno de
los informes de recursos predefinidos responde a sus necesidades, puede crear un informe de
recursos personalizado.
Crear un informe personalizado y modificar un informe existente son tareas similares, la única
diferencia es la plantilla que se utiliza. Al modificar un informe existente, está cambiando un
informe que se definió previamente para proporcionar cierta información, como tareas críticas, flujo
de caja o uso de recursos. Todos los informes de Microsoft Project y todos los informes
personalizados creados por el usuario están basados en una de las cuatro plantillas siguientes:
• Tareas
• Recursos
• General
• Calendario Mensual.
Para crear un informe de recursos personalizado se utiliza la plantilla de informes de Recursos. Esta
plantilla permite combinar tablas de recursos, filtros de recursos y detalles de recursos (notas,
objetos, calendario y tasas de costos) con opciones de formato y ordenación para crear un informe
que responda a sus necesidades. Una vez creado un informe de recursos personalizado, puede
modificarlo del mismo modo que lo haría con un informe predefinido. Todos los informes
personalizados se muestran en la lista Informes del
cuadro de diálogo Informes personalizados y se guardan
en el archivo del proyecto.
69
Microsoft Project 2003
Puede imprimir detalles en un informe, como notas, objetos insertados o información relativa a los
costos.
Puede incluir las notas de tareas, los objetos de las tareas, las tareas predecesoras y las tareas
sucesoras en un informe de tareas. Estos detalles de tareas se imprimen bajo la tarea asociada.
1. En el menú VER, haga dic en Informes.
2. Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
Si elige como tipo de informe Personalizados, haga clic en un informe de la lista Informes, haga
clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.
1. Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.
2. Haga clic en la ficha Detalles.
3. En el cuadro Tarea, active la casilla de verificación Notas, Objetos, Predecesoras o
Sucesoras.
Sugerencia
Para crear un informe de tareas personalizado, haga clic en Nuevo del cuadro de diálogo Informes
personalizados, haga clic en Tarea y, a continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione la ficha
Detalles después active la casilla de verificación Notas, Objetos, Predecesoras o Sucesoras.
Cambiar el Orden de Clasificación de un Informe
Puede cambiar la prioridad de ordenación de la información en los informes de tareas, recursos y
generales cambiando los criterios de ordenación primero y segundo. El primer criterio de
ordenación predeterminado es Id (tarea o recurso). Por ejemplo, puede ordenar las tareas por
variación de la duración y los recursos por el costo de horas extraordinarias.
1. En el menú VER, haga clic en Informes.
2. Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
3. Si elige como tipo de informe Personalizados, haga clic en un informe de la lista Informes,
haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.
4. Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.
5. Haga clic en la ficha Ordenar.
6. En el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo que desee utilizar como primer criterio
de clasificación.
7. Haga clic en Ascendente o Descendente.
70
Microsoft Project 2003
8. Si desea ordenar por un segundo y tercer criterio de ordenación, haga clic en el campo que
desee de los cuadros Segundo criterio y Tercer criterio, y después haga clic en
Ascendente o Descendente.
Sugerencias
Para crear un informe de tareas, de recursos o general personalizado, haga clic en Nuevo del
cuadro de diálogo Informes personalizados, haga clic en Tarea, Recurso o General y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en la ficha Ordenar, especifique el primer criterio
de ordenación en el cuadro Primer Criterio y después haga clic en Ascendente o Descendente.
71
Microsoft Project 2003
MACROS
Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una
macro. Una macro es una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual
Basic y que se puede ejecutar siempre que desee realizar la tarea. Las macros se graban de la
misma manera que se graba música en una cinta. Una vez grabada la macro, sólo es necesario
ejecutarla para repetir o reproducir los comandos.
Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro
ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las correcciones que haga también se grabarán. Cada
macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su proyecto.
El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un módulo a otro, copiar
macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o
cambiar el nombre de las macros.
En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de la celda activa al
ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si desea que una macro
seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar,
haga clic en Absoluta (identificador) en el cuadro Referencia de fila.
72
Microsoft Project 2003
Microsoft Project continuará grabando macros con esta configuración hasta que la cambie o hasta
que salga de Microsoft Project.
1. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice las acciones que desee grabar.
2. En el menú HERRAMIENTAS señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener
Grabación.
Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor
de Visual Basic. Por lo general, las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se
pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se están modificando. Para interrumpir
una macro antes de que realice las acciones grabadas, presione CTRL+INTER.
1. Abra el proyecto que contiene la macro,
2. En el menú HERRAMIENTAS, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros.
3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro.
4. Haga clic en Ejecutar.
Para interrumpir una macro antes de que finalice su ejecución, presione CTRL+INTER.
Puede ejecutar una macro desde un botón de una barra de herramientas integrada o personalizado.
Para obtener información sobre la creación de una barra de herramientas personalizado, haga clic
en.
Puede crear nuevas barras de menús (personalizadas). Cuando cree una barra de menú
personalizado, Microsoft Project la guardará como una barra de herramientas en el archivo global.
Cualquier archivo de proyecto que abra en su PC utilizando dicho archivo global contendrá la nueva
Barra de Menús.
Sugerencia
73
Microsoft Project 2003
Puesto que las barras de menús se guardan como barras de herramientas, tal vez desee incluir las
palabras menú, barra o barra de menús para distinguirlas de las barras de herramientas.
74
Microsoft Project 2003
La acción de compartir recursos es útil para administrar la información sobre recursos y las
asignaciones en proyectos en los que se van a utilizar las mismas personas, materiales o
equipamiento. Puede desconectar un archivo de un fondo de recursos en cualquier momento y
conservar la información correspondiente a todos los recursos asignados en el archivo. Sin
embargo, no es necesario compartir recursos si sólo desea consolidar archivos o crear un proyecto
principal sin combinar la información sobre recursos en una ubicación.
Puede asignar recursos de otro archivo a las tareas de¡ archivo de¡ proyecto. Compartir recursos de
otro archivo de proyecto permite ver cómo se asignan los recursos en varios archivos, así como
mantener intacto el archivo que contiene la información sobre recursos.
1. Abra el proyecto que contenga los recursos que desea compartir. Si no encuentra el
proyecto que desea, realice una búsqueda. ¿Cómo?
2. En el menú HERRAMIENTAS, elija RECURSOS y, a continuación, haga clic en Compartir
Recursos.
3. Haga clic en Utilizar Recursos y luego, en el cuadro De, haga clic en el archivo de proyecto
que contenga los recursos que desee utilizar.
4. El archivo de proyecto del que deseo tomar prestado recursos debe tener prioridad.
5. Seleccione El Fondo de Recursos tiene Prioridad.
6. Haga clic en Aceptar.
Los recursos están ahora disponibles para utilizados en el archivo de proyecto activo. Si el proyecto
ya tenía recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.
El archivo de proyecto que tomará prestado los recursos debe tener prioridad.
1. Seleccione El Proyecto Compartidor tiene Prioridad.
2. Haga clic en Aceptar.
Los recursos están ahora disponibles para utilizarlos en el archivo de proyecto activo. Si el proyecto
ya tenía recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.
75
Microsoft Project 2003
Si usted frecuentemente trabaja con varios proyectos en una sesión de trabajo, usted puede ahorrar
el arreglo de esos proyectos en un Área de Trabajo. El Área de Trabajo es un archivo separado que,
cuando lo abre, abre todos los archivos del proyecto guardados en el. Los archivos se abren
separadamente, no como un archivo consolidado.
Si desea imprimir o informar sobre datos de varios archivos, puede combinar rápidamente varios
proyectos en una sola ventana. [Haga clic para obtener más información]
1. Abra los archivos que desee ver combinados en
una ventana. Si es necesario, puede buscar un
archivo. ¿Cómo?
2. En el menú VENTANA, haga clic en Nueva
Ventana.
3. En la Lista Proyectos, haga clic en el archivo que
desee que aparezca primero al combinar proyectos.
4. Presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic
en el nombre del siguiente archivo que desee que
aparezca en el proyecto combinado.
5. Repita el paso 4 hasta que estén seleccionados
todos los archivos que desee combinar.
6. En el cuadro Vista, haga clic en la vista en que desee que aparezcan los archivos y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
7. Los proyectos se consolidan en un nuevo archivo en el orden en que los ha seleccionado.
Notas
Si desea utilizar de nuevo este archivo consolidado, en el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar
Como. Escriba un nuevo nombre para el archivo consolidado en el cuadro Nombre de archivo.
Si tiene que consolidar bastantes archivos, puede consolidar todos los archivos a un tiempo. En el
menú INSERTAR, haga clic en Proyecto. Seleccione todos los archivos que desee consolidar en el
orden en que desea que aparezcan en el archivo consolidado y, a continuación, haga clic en
Insertar.
Si usted quiere Guardar el proyecto consolidado como un archivo del proyecto, de Clic en el botón
Guardar de la Barra de Herramientas Estándar e indique el lugar donde se guardara. Usted puede
abrirlo así como así como se abre cualquier archivo.
76
Microsoft Project 2003
Si necesita consolidar archivos para crear un informe o imprimir una vista de información de
proyectos combinados, puede consolidados temporalmente en una vista. Estos archivos se,
denominan comúnmente proyecto principal y subproyecto, puesto que los subproyectos suelen
estar subordinados a los proyectos principales en los que se insertan o consolidan.
Pero también puede agregar un proyecto no relacionado a otro archivo de proyecto, razón por la
cual a veces se denominan proyectos insertados o archivos consolidados.
Sugerencias
Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los archivos en el
orden en que desee insertados.
Para ver archivos de Microsoft Project guardados en una base de datos, haga clic en Bases de datos
de Project en el cuadro Tipo de Archivo.
Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar y, a
continuación, en Insertar Sólo Lectura.
• Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original,
o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original, desactive
la casilla de verificación Vincular al proyecto.
Sugerencia
Si consolida archivos de proyecto que contengan recursos con el mismo nombre, y desea eliminar
los nombres de recursos duplicados, desactive la casilla de verificación Vincular al Proyecto. La
primera Instancia de un nombre de recurso y su correspondiente información, como tasas de pago y
calendarios de recursos, sobrescribirá la segunda instancia y las instancias posteriores; y como los
subproyectos no están vinculados a sus archivos de origen, no podrá actualizar el archivo de
proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal.
77
Microsoft Project 2003
1. Haga clic en Insertar.
2. Una vez insertado un subproyecto, puede hacer que aparezcan las subtareas ocultas
haciendo clic en el símbolo de esquema de la subtarea.
Notas
Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y
anular las sangrías de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar su
orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangrías de las tareas en un
subproyecto, y éste está vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados también se
mostrarán en el archivo de proyecto original.
Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos
de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto.
Obtener información sobre cómo combinar recursos de varios archivos en un fondo de recursos
comparados.
1. Abra los dos proyectos: el archivo que contiene la tarea a la que desea vincular y el que
contiene la tarea desde la que desea vincular. Si es necesario, puede buscar el archivo.
2. En el campo Nombre de Tarea, haga clic en la tarea para la que desee crear una
dependencia entre tareas con una predecesora externa.
3. Haga clic en Información de la Tarea y, a continuación, en la Ficha Predecesoras.
4. En el campo Id, escriba el nombre del proyecto y el número de identificación de la
predecesora externa, separados por una barra diagonal inversa, por ejemplo Proyecto1\1
para indicar el identificador de tarea 1 en un archivo denominado Proyecto 1.
5. Para cambiar la dependencia a un tipo distinto de fin a comienzo, seleccione un tipo de
dependencia diferente en el campo Tipo.
6. Para especificar tiempo de posposici6n para la dependencia, escriba un valor en el campo
Posposición.
Para especificar tiempo de adelanto, escriba un valor negativo en el campo Posposición, como -2
para indicar dos días de tiempo de adelanto.
Finalmente, ¿desea recibir notificación de los cambios que afectan a las tareas vinculadas
externamente cuando abra el archivo?
78
Microsoft Project 2003
Si utiliza el comando Pegado Especial (menú EDICIÓN) y hace clic en la opción Pegar Vínculo, la
información se pega como un objeto vinculado. Si selecciona las opciones Objeto tipo de objeto
y Pegar, la información se pega como un objeto Incrustado. El comando Objeto (menú INSERTAR
) también inserta información como un objeto vinculado o incrustado. La diferencia principal entre
los objetos vinculados y los Incrustados es el lugar donde se almacenan los datos y la forma en que
se actualizan después de colocados en el archivo de destino.
Utilice la vinculación de objetos si desea que la información refleje todos los cambios que se
realicen en los datos originales o si el archivo tiene un tamaño considerable. Con la vinculación de
objetos, la información original permanece almacenada en el archivo de origen. El archivo de
destino muestra una representación de la información vinculada pero almacena sólo la ubicación de
los datos originales. La información vinculada se actualiza automáticamente si cambia los datos
originales del archivo de origen. Por ejemplo, si selecciona un rango de celdas en un libro de
Microsoft Excel y pega las celdas como un objeto vinculado o datos vinculados en un plan de
Microsoft Project la información se actualizara en Microsoft Project si la cambia en el libro de Excel
Por el contrario, un objeto incrustado se convierte en parte del archivo de destino. Los usuarios que
no tengan acceso a los datos originales podrán abrir el archivo en otro equipo y ver el objeto
incrustado. Debido a que los objetos incrustados no contienen vínculos al archivo de origen, el
objeto no se actualizará cuando cambie los datos originales. Para cambiar un objeto incrustado,
haga doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. El programa de
origen (u otro programa con el que se pueda modificar el objeto) debe estar instalado en su equipo.
Si copia información como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitará más espacio en
disco que si la vincula.
Vincular o Incrustar Información de Microsoft Project en otro Programa
Puede copiar información existente de Microsoft Project, incluso una vista completa, en un archivo
creado en otro programa incluyendo la información como un objeto. Los objetos se pueden
incrustar independientemente de su archivo de Microsoft Project original o se pueden vincular para
realizar actualizaciones dinámicas desde el archivo de origen. Esto se puede llevar a cabo desde
cualquier vista de Microsoft Project. Sin embargo, al incluir un formulario de tareas o de recursos
como un objeto en otro programa, aparecerá representado en forma de icono.
1. En la Barra de Vistas, haga clic en la vista que contenga la información que desee copiar.
2. Seleccione la información que desee pegar en el otro programa y, a continuación, haga clic
en Copiar celda.
3. Abra el programa en el que desea pegar la información de Microsoft Project.
4. Seleccione la ubicación del objeto.
5. Para incrustar el objeto, haga clic en el comando Pegado Especial del programa.
6. Para vincular el objeto, haga clic en la opción Pegar Vínculo del programa.
79
Microsoft Project 2003
Puede copiar texto de una tarea o de un recurso de Microsoft Project y pegarlo en otro programa. Al
copiar el texto, se copia la información del campo de la sección de hoja de una vista. También
puede copiar texto de una nota de tarea, de recurso o de asignación.
1. Seleccione los campos que desea copiar y haga dic en Copiar Celda
2. Abra el documento de destino en el que va a pegar la información de Microsoft Project.
3. Seleccione el área en la que desea Insertar los campos.
4. Pegue la información utilizando el comando Pegar del programa.
Si utiliza una equivalencia de campos de exportación, podrá copiar información de Microsoft Project
en un archivo de texto y en otros formatos útiles.
Copiar una Imagen de Microsoft Project en otro Programa o en una Página Web
Puede copiar información como una imagen estática en cualquier vista activa de Microsoft Project y
pegarla en cualquier programa que pueda mostrar información gráfica en forma de imágenes.
También puede guardar la imagen en un formato de archivo compatible con Web. Puede copiar una
imagen de la hoja entera o seleccionar y copiar una parte de cualquier vista excepto de las vistas
Diagrama de relaciones, Formulario de tareas y Formulario de recursos.
1. Para copiar todas las partes visibles del
plan, haga clic en Copiar Imagen
2. Para copiar sólo una -parte del plan,
seleccione la información que desee
copiar y, a continuación, haga clic en
Copiar Imagen
3. Especifique cómo desea representar la
imagen.
a. Para copiar la información tal
como se muestra en una pantalla,
con todo el formato intacto, haga
dic en Para pantalla.
b. Para copiar la información tal y
como se va a imprimir, haga clic en
Para impresora.
c. Para copiar la información como un archivo de imagen GIF para utilizarla en una
página Web y en otros programas, haga clic en Para archivo de imagen GIF y, a
continuación, especifique la ruta y el nombre del archivo.
d. Para copiar información de un intervalo de tiempo diferente del que se muestra en la
escala temporal, en escala temporal escriba o seleccione una fecha de comienzo y una
de fin en los cuadros Desde y Hasta.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Si ha hecho clic en Para pantalla o Para impresora, pase al programa en el que desea pegar
la Información de Microsoft Project y pegue la imagen utilizando el comando Pegar de ese
programa.
6. Si la imagen sobrepasa el tamaño de 22 por 22 pulgadas (56 por 56 centímetros), se le
ofrecerán opciones para ajustar su tamaño antes de mostrarla en otro programa. El límite
interno máximo para una
7. Si selecciona Para archivo de imagen GIF, y la imagen excede el tamaño de 100 por 100
pulgadas (254 por 254 centímetros), se le ofrecerán opciones para reducir su tamaño.
80
Microsoft Project 2003
INSERTAR OBJETOS
Revisar los Tipos de Objetos que se pueden Insertar en Microsoft Project
Al Insertar un objeto en Microsoft Project, aparece una lista de los programas y tipos de archivo que
se pueden insertar. Esta lista permite determinar si un tipo de objeto concreto es compatible con
Microsoft Project y puede, por tanto, ser insertado.
1. En el menú INSERTAR, haga dic
en Objeto.
2. Examine los programas y los
tipos de archivo de la lista Tipo
de Objeto.
3. Si el nombre del programa que
desea utilizar aparece en la lista,
podrá copiar, vincular e incrustar
información de dicho programa.
También es posible que el
programa pueda insertar
información de Microsoft Project.
4. Si el nombre del programa que
desea utilizar no aparece en la lista, probablemente solo podrá copiar imágenes de ese
programa. Es posible que el programa pueda también insertar información copiada de
Microsoft Project.
En los encabezados, pies de página y leyendas, el comando Insertar imagen (que inserta un archivo
gráfico como una imagen estática) se sustituye por Insertar objeto.
Métodos para Compartir Información entre Microsoft Project y otro programa de
Office
Si utiliza programas de Microsoft Office con Microsoft Project, puede usar la información que cree en
Microsoft Project en otros programas de Office, y viceversa. Puede compartir la información de
diferentes maneras, en función de cómo desea que aparezca, de si desea actualizarla o no cuando
cambie el archivo original y de con quién desea compartirla.
Para obtener más información acerca del uso de las funciones o comandos identificados en la
siguiente tabla de Microsoft Project, utilice el Ayudante de Office o haga clic en Contenido e índice
en el menú de ayuda de Microsoft Project.
Para Utilice
Copiar Información que aparece en un programa y Copiar y pegar
pegarla en otro programa
Copiar o mover información rápidamente entre dos Modificación mediante arrastrar y colocar, para
archivos abiertos arrastrar una selección a otro archivo
Utilizar en Microsoft Project un archivo creado en El comando Abrir (menú ARCHIVO) para abrir el
otro programa archivo
Utilizar un archivo de Microsoft Project en otro El comando Guardar Como (menú ARCHIVO) para
programa guardar el proyecto en un formato que el otro
programa pueda utilizar
Saltar a información en otro archivo El comando Pegar como hipervínculo (menú
EDICIÓN) o el comando Hipervínculo (menú
INSERTAR) para pegar un hipervínculo a la
información
Copiar información de otro archivo y mantener la opción Pegar Vínculo (comando Pegado
actualizada la información copiada si los datos Especial, menú EDICIÓN) para pegar la
originales cambian en el archivo de origen información como un objeto vinculado
Copiar información de un archivo creado en otro Las opciones de Tipo de objeto y Pegar (comando
programa, de modo que pueda modificar fácilmente Pegado Especial, menú Edición) para pegar la
los datos del programa origen sin necesidad de información como un objeto incrustado
abandonar el proyecto actual
Dejar información disponible en un lugar público Enviar a una carpeta pública en Microsoft Outlook
Enviar un archivo a destinatarios, uno tras otro, para Distribuir un archivo .en un mensaje de correo
81
Microsoft Project 2003
que puedan avisarlo y hacer comentarios electrónico
Enviar un archivo a todos los destinatarios Enviar un archivo en un mensaje de correo
simultáneamente electrónico
82
Microsoft Project 2003
Para Asignar una Equivalencia para cada Tipo de Datos, repita los pasos 8-11.
1. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Abrir.
2. A medida que modifica la equivalencia de campos de importación o exportación, la
cuadrícula de vista previa, situada en la parte inferior del cuadro de diálogo, muestra el
formato de los datos tal y como aparece en el archivo de origen.
3. La columna Tipo de datos indica el tipo de datos deL campo en el formato de origen. Puede
asignar cualquier tipo de campo a un campo de texto en Microsoft Project, pero los campos
de fecha y los campos numéricos de Microsoft Project únicamente aceptan valores de fecha
y numéricos, respectivamente, o texto (en lo que se convierte todo cuando se importa un
archivo de texto).
4. Microsoft Project marca los campos que faltan en la tabla externa con la frase "FUERA DE
CONTEXTO" en rojo. Si continúa con la importación de los datos, Microsoft Pro omite esas
filas de la equivalencia e importa sólo los datos para los campos que existen en el archivo de
texto. Para quitar una alerta de FUERA DE CONTEXTO, puede seleccionar un campo de texto
existente en la columna De: Campo de archivo de texto, o puede eliminar toda la fila.
5. Microsoft Project marca los campos asignados a los campos de Microsoft Project con tipos de
datos incompatibles como "CONFLICTO DE TIPO" en rojo. Si se continúa con la importación
de los datos, Microsoft Project omite los datos de esos campos e importa sólo los datos
donde los campos se han asignado a tipos de datos correctos. Puede asignar esos campos a
cualquier campo de Microsoft Project cuyos tipos de datos sean compatibles.
Si no desea incluir una fila de encabezado en los datos que se van a importar, haga clic en la ficha
Opciones y desactive la casilla de verificación Exportar fila de encabez./Incluir encabezados al
importar.
83
Microsoft Project 2003
EXPORTAR INFORMACIÓN
Puede exportar información a bases de datos de Microsoft Access (*.mdb) y Microsoft Project
(*.mpd), o bases de datos compatibles con ODBC que admite Microsoft Project, como Microsoft SQL
Server y otros programas que proporcionan controladores con el Nivel 1 de ODBC para tener acceso
a sus archivos de datos.
7. Para cambiar el nombre del campo en la tabla de base de datos, escriba un nuevo nombre
en el cuadro correspondiente de la columna A: Campo de base de datos.
8. Para cambiar el orden de los campos en el archivo exportado, haga clic en uno de los
campos de la columna De: Campo de Microsoft Project y después haga clic en los botones
Mover para cambiar el campo a la posición que desee.
84
Microsoft Project 2003
Notas
• Sólo se puede crear una equivalencia para cada campo de Microsoft Project después de
exportar los datos del proyecto.
• Cada uno de los campos deberá tener un nombre exclusivo en el formato de destino cuando
defina una equivalencia de campos de importación o exportación.
Sugerencias
• La columna Tipo de datos indica el tipo de datos del campo en el formato de destino.
• Puede agregar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones del
proyecto a la equivalencia de Importación o exportación. Haga clic en la ficha Equivalencia
de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones y después elija Agregar
todo.
• Puede agregar rápidamente todos los campos de una tabla de tareas o de recursos
de¡ proyecto a la equivalencia de importación o exportación. Haga clic en la ficha
Equivalencia de tareas o Equivalencia de recursos, elija A partir de la tabla y, a continuación,
seleccione una de las tablas de la lista.
• Puede quitar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de la
equivalencia de Importación o exportación. Haga clic en la ficha Equivalencia de tareas,
Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones y después elija Borrar todo.
Exportar Información a un Formato de Texto
Puede exportar información en formato CSV o texto a programas que no sean de Microsoft.
1. En el menú ARCHIVO, haga dic en Guardar Como.
2. En el cuadro Guardar Como Tipo, seleccione Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV
(delimitado por comas).
3. En el cuadro Nombre de Archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo exportado.
4. Haga clic en Guardar.
¿Qué Equivalencia deseo Utilizar para Exportar la Información?
a. Para crear una equivalencia nueva, haga clic en Nueva equivalencia.
b. Para modificar una equivalencia de campos existente, selecciónela en la lista
Equivalencia de importación-exportación y, a continuación, haga clic en Modificar.
c. Si lo desea, escriba un nombre diferente para la equivalencia en el cuadro Nombre de
la equivalencia.
d. Bajo el cuadro Datos que incluir en la importación o exportación, active una o varias
de las siguientes casillas de verificación:
• Tareas
• Recursos
• Asignaciones
e. Haga clic en la correspondiente ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o
Equivalencia de asignaciones.
f. Para seleccionar sólo ciertas tareas o recursos, haga clic en el filtro que desee en el cuadro
Filtro de exportación.
g. Para exportar un campo adicional, haga clic en un campo de Microsoft Project para asignar
una equivalencia en la columna De: Campo de Microsoft Project.
• Para quitar un campo de la equivalencia, haga clic en él y elija Eliminar fila.
• Para cambiar el nombre de¡ campo en el formato de texto, escriba un nuevo nombre en
el cuadro adyacente de la columna A: Campo de archivo de texto.
85
Microsoft Project 2003
• Para cambiar el orden de los campos en el archivo exportado, haga clic en uno de los
campos de la columna De: Campo de Microsoft Project y después haga clic en los botones
Mover para cambiar el campo a la posición que desee.
86
Microsoft Project 2003
Notas
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Microsoft Project 2003
GRUPOS DE TRABAJO
DISTRIBUIR UN ARCHIVO DE PROYECTO
Con Microsoft Project y cualquier sistema de correo electrónico compatible con MAPI, puede
distribuir un archivo a las personas interesadas en el proyecto para su revisión y comentario. Puede
distribuir un proyecto de manera secuencial (a una persona tras otra) o enviarlo simultáneamente a
todas las personas que aparezcan en la lista de distribución. Para revisar la programación, los
destinatarios deberán tener instalado Microsoft Project. Antes de enviar un archivo de proyecto,
compruebe la configuración de Internet Explorer y asegúrese de que el sistema de correo
electrónico del cliente MAPI es el programa predeterminado en la ficha Programas del cuadro de
diálogo Opciones de Internet.
Sugerencias
Puede modificar una lista de distribución que haya agregado anteriormente a un archivo de
proyecto. En el menú ARCHIVO, señale Enviar a, haga clic en Otro destinatario de lista de
distribución y realice los cambios necesarios. Haga clic en Distribuir para distribuir el archivo o en
Agregar Lista para guardar los cambios.
Para eliminar una lista de distribución del archivo del proyecto, haga clic en Quitar Todo en el
cuadro de diálogo Lista de Distribución.
88
Microsoft Project 2003
Si recibe una asignación de tarea con un mensaje Asignar Equipo, tendrá la posibilidad de
consultar rápidamente la programación para determinar si está disponible y, a continuación,
aceptar o rechazar la asignación. Si está utilizando Microsoft Outlook, las tareas que acepte se
agregarán a la lista de tareas de Outlook.
Al actualizar el proyecto, el administrador del grupo de trabajo puede enviar un mensaje del tipo
Actualizar equipo notificándole los cambios que pueden afectarle. De este modo, puede entonces
responder al administrador del grupo de trabajo en relación al mensaje de actualización.
Notas
Los mensajes de tipo Actualizar equipo indican los cambios que el administrador del grupo de
trabajo ya ha realizado en la programación. Su respuesta no le permite rechazar el cambio del
mismo modo en que rechaza un mensaje de Asignar equipo. No obstante, sí puede responder al
administrador del grupo de trabajo y transmitirle las preocupaciones o cuestiones que pueda tener
acerca de la actualización.
1. En su programa de correo electrónico, abra el mensaje Actualizar equipo haciendo clic en
Responder.
2. Revise las Fechas de la Programación Modificadas y, a continuación, ejecute una de
las siguientes acciones:
3. Responda al mensaje. En su programa de correo electrónico, escriba la respuesta en el
cuadro Mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.
4. En Microsoft Outlook cambie el registro de las tareas para que refleje la actualización y, a
continuación, haga clic en Actualizar Lista de Tareas.
5. Cierre el mensaje sin responder. En su programa de correo electrónico, haga clic en Cerrar.
89
Microsoft Project 2003
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