PEDOMAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (DIKLAT)

RUMAH SAKIT KHUSUS BEDAH HASTA HUSADA KEPANJEN

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen memiliki komitmen dalam
pelayanan kesehatan yang salah satu misinya adalah untuk selalu melakukan
pendidikan dan pelatihan kepada karyawan agar mampu memberikan pelayanan
yang professional. Guna mencapai hal tersebut maka Bagian Pendidikan dan
Pelatihan (Diklat) senantiasa melakukan upaya di bidang Pendidikan dan Pelatihan
untuk meningkatkan kompetensi karyawan dengan tujuan karyawan memiliki
pengetahuan dan kemampuan yang sesuai. Peningkatan kompetensi karyawan
dimulai dari peningkatan kompetensi dasar, teknis maupun manajemen dan
leadership. Peningkatan kompetensi ini dilakukan mulai karyawan baru sampai
dengan jajaran direksi secara bejenjang dan menyeluruh.
Dalam proses pelaksanaan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan diperlukan
pedoman untuk memberikan arah bagaimana pelaksanaan kegiatan diklat. Oleh
karena itu pengertian dari Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) adalah salah satu
bagian organisasi dalam lingkungan Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada
Kepanjen yang bersifat administratif, koordinatif dan teknis merupakan unsur
pelaksana dalam penyelenggaraan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM), serta orientasi bagi karyawan baru,
yang mempunyai kedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur
Rumah Sakit Khusus Hasta Husada Kepanjen.

B. TUJUAN
Tujuan Umum
Terselenggaranya pelaksanaan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) yang efektif dan efisien dalam rangka
menunjang peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan pelayanan di
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen.
 Tujuan Khusus
Adapun tujuan khusus pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan dengan maksud
untuk :
1. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Khusus Bedah
Hasta Husada
2. Pengembangan karir dan penghargaan atas prestasi karyawan
3. Memberikan petunjuk dan penjelasan tentang perencanaan, persiapan,
pelaksanaan dan pengendalian Pendidikan dan Pelatihan sehingga dapat
dicapai secara optimal.
4. Tercukupinya tenaga yang didukung oleh pengetahuan, ketrampilan dan sikap
yang baik serta ditunjang oleh sarana, prasarana dan dana yang memadai.
5. Terselenggaranya administrasi pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan rumah sakit yang tertib dan baik.
6. Terlaksananya orientasi bagi karyawan baru.
7. Masukan bagi pimpinan dalam penyusunan kebijakan lebih lanjut
8. Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja karyawan melalui peningkatan
Pendidikan dan Pelatihan
9. Berfungsinya Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) yang didukung oleh tata
laksana dan kelengkapan organisasi yang mantap melalui :
a. Diketahui, dimengerti, dipahami, dihayati falsafah, visi, misi, moto, mutu
dan tujuan rumah sakit
b. Adanya tata hubungan kerja yang jelas, baik vertikal, horisontal maupun
diagonal.
c. Adanya sistem pengawasan dan penilaian terhadap masukan, proses dan
luaran yang ada di Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
8. Terlaksananya proses manajemen di lingkungan Bagian Pendidikan dan
Pelatihan (Diklat) yang berdaya guna dan berhasil guna melalui :
a. Perencanaan kegiatan dan kebutuhan pelayanan, pendidikan dan
pelatihan, penelitian dan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).
b. Penggerakan dan pegelolaan kegiatan yang konsisten sesuai dengan
perencanaan yang telah disusun secara hierarki.
c. Adanya pengawasan, penilaian dan pengendalian terhadap kegiatan yang
sedang dan telah berjalan sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
9. Mantapnya sistem informasi untuk mendukung proses manajemen dengan
data yang akurat, lengkap, relevan, dan mutakhir melalui :
a. Tersedianya data administrasi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan diklat.
 b. Terkumpulnya data kegiatan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan tepat waktu, benar dan lengkap.
c. Diolahnya data pendidikan, pelatihan, penelitian dan pengembangan
menjadi suatu informasi.
d. Dipakainya data kegiatan diklat sebagai dasar perencanaan peningkatan
di bidang SDM.

C. TUGAS POKOK, FUNGSI DAN KEGUNAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

(DIKLAT)
1. Tugas Pokok
Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) mempunyai tugas
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, pelatihan,
penelitian dan pengembangan secara keseluruhan baik internal maupun
eksternal di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Bagian Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat) mempunyai fungsi :
a. Perencanaan, pelaksanaan kegiatan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) internal dan eksternal di
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen.
b. Pengkoordinasian rencana kebutuhan kegiatan pendidikan, pelatihan,
penelitian dan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan
Orientasi bagi karyawan baru rumah sakit.
c. Pengawasan dan penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan pendidikan,
pelatihan, penelitian dan pengembangan.
d. Peningkatan mutu dan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
internal dan eksternal.

3. Kegunaan
a. Aspek Administrasi
Data Pendidikan dan Pelatihan mempunyai nilai administrasi karena
datanya mencakup catatan tentang program, pelaksanaan, evaluasi dan
tindak lanut Pendidikan dan Pelatihan karyawan
b. Aspek Keuangan
 Data Pendidikan dan Pelatihan mempunyai nilai keuangan karena
datanya dapat dijadikan bahan sebagai pertimbangan dalam menetapkan
biaya dalam Pendidikan dan Pelatihan (diklat) berikutnya
c. Aspek Penelitian
Data Pendidikan dan Pelatihan mempunyai nilai penelitian karena
datanya mengandung informasi yang dapat dipergunakan dalam penelitian
dan pengembangannya.
d. Aspek Dokumentasi
Data Pendidikan dan Pelatihan mempunyai nilai dokumentasi karena
isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
e. Aspek Sumber Daya Manusia
Dalam Pendidikan dan Pelatihan mempunyai nilai peningkatan sumber
daya terutama ilmu dan kompetensi karyawan.

D. RUANG LINGKUP
Pendidikan dan Pelatihan yang dilakukan sesuai dengan strata Rumah
Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen yang meliputi :
1. Pelaksanaan diklat bagi seluruh karyawan rumah sakit baik diklat yang
dilaksanakan di luar rumah sakit (Ex House Training) dan penyelenggaraan
diklat oleh rumah sakit (In House Training) dengan kegiatan meliputi :
a. Perencanaan kegiatan diklat berdasarkan usulan/kebutuhan dari unit
(penawaran).
b. Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan diklat karyawan sesuai dengan
perencanaan.
c. Pemrosesan administrasi dan biaya pelaksanaan kegiatan diklat.
d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan diklat karyawan dalam bentuk laporan
pencapaian kegiatan diklat dan evaluasi peserta pasca pelaksanaan
diklat.
2. Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) mulai
dari Tingkat Pendidikan SLTA sampai dengan S-1 di Rumah Sakit Khusus
Bedah Hasta Husada Kepanjen dengan kegiatan meliputi :
a. Perencanaan/mengatur/penjadwalan pelaksanaan PKL di rumah sakit.
b. Pengkoordinasian kegiatan PKL yang akan dilaksanakan di rumah sakit.
c. Pengevaluasi kegiatan PKL yang dilaksanakan di rumah sakit.
 3. Pengkoordinasian pelaksanaan administrasi kegiatan penelitian yang
dilaksanakan di rumah sakit dengan memproses ijin penelitian.
4. Pengkoordinasian penyelenggaraan rapat koordinasi pelaksanaan
pendidikan, pelatihan, penelitian dan pengembangan yang meliputi :
a. Perencanaan pelaksanaan rapat koordinasi.
b. Pendistribusian undangan rapat koordinasi terkait dengan kegiatan diklat.
c. Pelaporan hasil rapat koordinasi.
5. Pengkoordinasian dan penyelenggaraan orientasi bagi karyawan baru, yang
meliputi :
a. Perencanaan pelaksanaan orientasi
b. Pendistribusian jadwal orientasi ke Unit/Instalasi terkait
c. Pelaporan dan penilaian karyawan baru

E. URAIAN TUGAS
Untuk menunjang keberhasilan program dan kegiatan pendidikan,
pelatihan, penelitian dan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM), Bagian
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Menyusun program kerja dan rencana SDM di Bagian Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat) agar tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan lancar.
2. Merencanakan pendidikan, pelatihan dan pengembangan Sumber Daya Manusia
(SDM) di lingkungan Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat).
3. Menjabarkan dan melaksanakan tentang kebijaksanaan Direktur Rumah Sakit
Khusus Hasta Husada Kepanjen sebagai acuan tugas.
4. Melayani dan mempersiapkan administrasi surat menyurat dan kegiatan lain yang
berkaitan dengan diklat karyawan.
5. Membuat/menyusun laporan berkala baik bulanan dan tahunan mengenai hasil
kegiatan/pekerjaan yang telah dilaksanakan pada atasan langsung.
6. Menyusun kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor dan alat tulis kantor di
Bagian Pendidikan dan Pelatihan.
7. Menindaklanjuti hasil evaluasi pelaksanaan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan.
8. Menindaklanjuti surat yang telah didisposisi oleh Direktur Rumah Sakit Khusus
Bedah Hasta Husada atau menghimpun sebagai arsip.
9. Membuat/menyusun jadwal kegiatan orientasi bagi karyawan baru berikut dengan
laporan hasil pelaksanaan dan penilaiannya.
10. Membuat laporan secara berkala kegiatan di Bagian Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat)
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

F. WEWENANG
Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut, Bagian Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat) berwenang :
1. Mengatur dan menetapkan pembagian tugas di Bagian Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat).
2. Melaksanakan koordinasi unit kegiatan terkait dalam rangka pelaksanaan
pendidikan dan pelatihan.
3. Mengatur/menjadwal pelaksanaan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan SDM di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen.
4. Mengurusi administrasi pelaksanaan pendidikan, pelatihan, penelitian dan
pengembangan SDM di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen.
5. Mempersiapkan pertemuan dengan Unit di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta
Husada Kepanjen serta dengan instansi lain terkait dengan pelaksanaan kegiatan
pendidikan, pelatihan, penelitian dan pengembangan .
6. Menyusun rencana kegiatan/rencana kerja untuk tahun anggaran berikutnya.
7. Memberikan saran dan/atau pertimbangan ke Direktur Rumah Sakit Khusus
Bedah Hasta Husada Kepanjen.

G. TANGGUNG JAWAB
Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) mempunyai tanggung jawab atas :.
1. Meningkatnya pengetahuan, ketrampilan dan perilaku pelaksana/petugas di
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen.
2. Kelancaran tugas di Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
3. Kelancaran pelayanan administrasi.
4. Terpeliharanya sarana dan prasarana di Bagian Pendidikan dan Pelatihan
(Diklat)

H. HUBUNGAN KERJA
1. Vertikal
Dengan Direktur dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
2. Horisontal
Dengan Kepala Unit/Instalasi lain dalam hal koordinasi dan konsultasi.
 3. Diagonal
Dengan Kepala Komite/Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi dan Kepala Unit
Kegiatan/Instalasi dalam hal koordinasi dan konsultasi.

I. ALUR PELAKSANAAN INHOUSE DAN EXHOUSE TRAINING

1. Inhouse training adalah pelatihan bagi karyawan Rumah Sakit Khusus Bedah
Hasta Husada Kepanjen yang dilaksanakan di dalam Rumah Sakit Khusus
Bedah Hasta Husada Kepanjen

Direktur
RSKB Hasta
Husada

Usulan dari Diklat

Unit/Instalasi

Pelaksanaan

Evaluasi

Keterangan :
a. Usulan dari unit/instalasi/bagian dikumpulkan dan diserahkan ke Bagian
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
b. Bagian Pendidikan dan Pelatihan merekap semua usulan pelatihan dari masing-
masing unit/instalasi/bagian dan menyerahkan ke Direktur Rumah Sakit Khusus
Bedah Hasta Husada Kepanjen.
c. Direktur mendisposisi rekapan usulan pelatihan maka akan dilaksanakan Rapat
Bisnis Anggaran (RBA) yang akan dipergunakan dalam tahun berikutnya. Pada
Desk RBA akan dilakukan negosisasi pelatihan mana yang dibutuhkan dan
diperlukan terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk memaksimalkan dan
mengetahui seberapa besar anggaran yang dibutuhkan dalam pelatihan selama
satu tahunnya. Setelah dilaksanakan Desk RBA maka diperoleh hasil pelatihan
 yang akan dilaksanakan dalam satu tahun ke depan berikut dengan besaran
anggaran biaya yang dibutuhkan.
d. Hasil Desk RBA akan disosialisasikan kepada masing-masing
unit/instalasi/bagian sehingga mereka mengetahui pelatihan apa saja yang akan
dilakukan dalam satu tahun ke depan.
e. Pelaksanaan pelatihan sesuai dari jadwal yang ditentukan/disusun oleh Bagian
pendidikan dan Pelatihan dengan menyiapkan narasumber terkait.
f. Pembuatan surat tugas dan pengajuan biaya ke bagian keuangan dilaksanakan
selambat-lambatnya dua (2) minggu sebelum pelaksanaan inhouse training.
Dengan mengajukan nota dinas dan proposal/TOR (term of reference) kegiatan
pelatihan tersebut.
g. Setelah pelaksanaan inhouse training maka pelaporan pelaksanaan kegiatan
tertulis dan peng-spj-an biaya paling lambat 1 (satu) minggu.
h. Peserta inhouse training yang dilaksanakan di lingkungan Rumah Sakit Khusus
Hasta Husada Kepanjen adalah karyawan tetap maupun kontrak dengan
ketentuan untuk karyawan kontrak wajib menandatangani perjanjian tidak
meninggalkan/berhenti dari Rumah Sakit Khusus Hasta Husada Kepanjen
bermaterai. Apabila pada kenyataannya karyawan kontrak tersebut
meninggalkan/berhenti dari Rumah Sakit Khusus Hasta Husada Kepanjen akan
bersedia dan/atau wajib mengembalikan biaya pelatihan yang pernah diikutinya 2
(dua) kali lipat.

2. Exhouse training adalah pelatihan bagi karyawan Rumah Sakit Khusus Bedah
Hasta Husada Kepanjen yang dilaksanakan di luar Rumah Sakit Khusus Bedah
Hasta Husada Kepanjen

Penawaran Direktur
Pelatihan RSKB Hasta
Husada

Unit/Instalasi/Bag. Bag. Diklat

Pelaksanaan

Evaluasi/Pelaporan
Keterangan :
a. Penawaran pelatihan dari lembaga/institusi pelatihan ditujukan kepada Direktur
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada Kepanjen dengan dilengkapi
proposal/TOR (Term of Reference).
b. Surat dan proposal tersebut didisposisi oleh Direktur, Bagian Pendidikan dan
Pelatihan akan menindaklanjuti yaitu :
c. Apabila disposisi Direktur tidak diikuti maka surat penawaran tersebut diarsipkan
d. Apabila disposisi Direktur diikuti maka Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
akan menindaklanjuti dengan memperhatikan apakah ada di daftar pelatihan
yang telah di Desk-kan.
e. Bila sudah ada di daftar pelatihan maka Bagian Diklat akan berkoordinasi dengan
unit/instalasi/bagian terkait siapakah yang diberangkatkan.
f. Selanjutkan akan dibuatkan nota dinas usulan pelatihan yang terdiri dari nama
yang berangkat mengikuti pelatihan tersebut, biaya yang ditimbulkan baik biaya
pendaftaran, biaya transport, uang saku dan lain sebagainya dengan dilampiri
surat dan proposal penawaran pelatihan tersebut.
g. Nota Dinas tersebut bila sudah disetujui oleh Direktur maka diserahkan ke Bagian
Keuangan untuk proses pengajuan biaya.
h. Surat tugas dan pemberian biaya pelaksanaan kepada peserta pelatihan
diberikan secepatnya.
i. Peserta exhouse training adalah karyawan Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta
Husada Kepanjen baik yang tetap maupun yang kontrak. Untuk karyawan kontrak
wajib menandatangani perjanjian tidak meninggalkan/berhenti dari Rumah Sakit
Khusus Hasta Husada Kepanjen bermaterai. Apabila pada kenyataannya
karyawan kontrak tersebut meninggalkan/berhenti dari Rumah Sakit Khusus
Hasta Husada Kepanjen akan bersedia dan/atau wajib mengembalikan biaya
pelatihan yang pernah diikutinya 2 (dua) kali lipat..
j. Setelah pelaksanaan exhouse training peserta pelatihan wajib menyerahkan
laporan tertulis, kwitansi pendaftaran dan kwitansi yang lainnya, materi pelatihan
baik berupa hardcopy maupun softcopy (CD) serta fotokopi sertifikat.
k. Penyerahan SPJ ke Bagian Keuangan dilakukan paling lambat 1 (satu) minggu
setelah pelaksanaan exhouse training dilakukan oleh Bagian Pendidikan dan
Pelatihan.