COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR

MANUAL PARA EL USO DEL SOFTWARE ASI FRONT DESK PARA EL MANEJO
DE LA RECEPCIÓN DE UN HOTEL

Elaborado por:

Lic. Nohemí García Ortiz. Elaboró las prácticas.

Docente de la capacitación de Servicios Turísticos

M. en C. Edgar Francisco Cervantes Martínez. Realizó la traducción y diseño del manual ASI
FRONT DESK.
Jefatura de materia de capacitación de Servicios Turísticos.
 Presentación.

El presente manual del programa informático ASI FRONT DESK es un documento en el que
se explica la forma para instalar el programa, se hace uso de imágenes donde vienen las
pantallas como son presentadas en la computadora y ayudan para describir los pasos de la
forma como se llevan a cabo los procesos de trabajo en la recepción de un hotel. Es
importante resaltar que el centro de operaciones del hotel es la recepción; el ingreso del
huésped, solicitud de servicios en la estancia del huésped y salida del mismo se da en esta
área del hotel, por lo que todos los huéspedes del hotel deberán de acudir a la recepción
para poder hospedarse en el hotel.

Los desempeños y conocimientos que pueden desarrollarse con el uso de programa ASI
FRONT DESK están vinculados con lo que establece la Norma Técnica de Competencia
Laboral NUTUR009.01 (Prestación del servicio de recepción y atención al huésped para su
alojamiento temporal) en lo referente a realizar reservaciones utilizando medios
electrónicos, verificar el reporte de ocupación diario en el sistema, registrar reservaciones
en el sistema, bloqueo de espacios de acuerdo a las condiciones pactadas con el cliente,
registrar la entrada, reasignar habitaciones y la salida del huésped con uso del sistema.

El uso del programa ASI FRONT DESK es una oportunidad para que docentes y alumnos
relacionados con actividades propias de la hotelería conozcan el uso y aplicación de un
sistema computarizado para realizar las actividades de servicio al huésped a través del
departamento de recepción.

2
Índice.

1. Presentación ............................................................................................. 2
1.1 Instalación del programa ASI FRONT DESK .............................................. 4
1.2 Configuración del programa ASI FRONT DESK ........................................ 6
1.3 Contraseña ........................................................................................... 15
1.4 Crear un nuevo día ................................................................................ 16
1.5 Reservación .......................................................................................... 17
1.6 Cancelación de una reservación ............................................................. 20
1.7 Modificación de reservaciones existentes ................................................ 21
1.8 Bloqueo de habitaciones ........................................................................ 22
1.9 Registro del huésped (Check In) ............................................................ 23
1.10 Cambio de habitación .......................................................................... 26
1.11 Salida del huésped (Check Out) ............................................................ 27
2. Prácticas:
2.1 Práctica #1 ........................................................................................... 28
2.2 Práctica #2 ........................................................................................... 29
3 Bibliografía .............................................................................................. 30

3
 Manual del programa para recepción del hotel ASI FRONT DESK.

1.1 Instalación del programa ASI FRONT DESK.

Para poder utilizar el programa ASI FRONT DESK para el manejo de la recepción de un hotel, el
primer paso es instalar el programa, una vez instalado el software se crea automáticamente en la
pantalla de la computadora dos iconos de los dos programas generados; ASI FRONT DESK
CONFIGURATION, que es el programa en el que se introducen todos los datos e información para
que funcione el hotel y el ASI FRONT DESK es el programa con el que se trabaja en la recepción.

Una vez instalado el programa, aparecen en la pantalla los cuadros de diálogo que dan las
instrucciones para continuar configurando la información que se solicita.

En este cuadro se da la bienvenida al asistente de instalación del programa de ASI FRONT DESK ,
en la palabra “Next” (siguiente) se pulsa con el ratón (mouse) para pasar al siguiente recuadro.

En este recuadro esta la licencia del programa en la que se muestran la especificaciones de uso e
información general para el usuario, se puede imprimir la licencia del programa al pulsar el
recuadro “print” imprimir, una vez leído el contrato puede pasarse al siguiente cuadro al pulsar con
el ratón en el recuadro de “yes” (si) aceptar.

4
En este recuadro se hace la captura de la información del nombre del usuario (cliente) y el nombre
de la compañía o institución que maneja el programa, también se dan las opciones para la
aplicación del programa que puede elegir entre “todos los que utilicen esta computadora” o
solamente por el usuario asignado, para finalizar se pulsa el recuadro “next” para continuar.

Al terminar con los datos solicitados, aparece este cuadro con la información de que se ha
completado en forma satisfactoria la instalación del programa. Se pulsa el ratón en la palabra
“finish” finalizar instalación, aparecen los siguientes recuadros y seguir con la configuración del
programa.

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1.2 Configuración del programa ASI FRONT DESK

La configuración del programa ASI FRONT DESK CONFIGURATION se realiza en seis pasos:

Se pulsa con el ratón el icono de ASI FRONT DESK CONFIGURATION que esta colocado en el
escritorio de la computadora

Aparece en la pantalla la siguiente imagen.

6
Esta es la primera imagen para iniciar con la configuración de los datos solicitados por el programa
ASI FRONT DESK.

Felicidades, has instalado satisfactoriamente ASI

FRONT DESK. El grupo ASI agradece por elegir a
ASI FRONT DESK para el manejo automatizado de
los requerimientos de recepción de un hotel/motel.

ASI FRONT DESK requiere que completes paso a

paso el proceso en el asistente para configurar el
hotel/motel de tu propiedad, tipos de cuarto, tipos
de tarifas e impuestos toda esta información es
necesaria introducirla antes de iniciar actividades
como entradas (check in) y salidas (check out) y
más.

Después de realizar la instalación del programa se presentará el formato de operación de cuartos,

por favor agrega algunos cuartos antes de que hagas la prueba de las funciones de este programa.

En cualquier momento puedes agregar o borrar cualquier información que hayas agregado en el
asistente de configuración.

El tiempo para finalizar con el asistente de la configuración del programa es de 5 a 10 minutos.

Para continuar por favor pulsa con el ratón el botón de (next) siguiente para continuar.

7
Primer paso: detalles de la localización.

En este formato ingresarás toda la información de la localización del hotel.

Por favor, selecciona de la lista el nombre del país donde esta geográficamente localizado el hotel
(México), el signo de la moneda aparece dependiendo el país elegido, el Estado (state/province
caption) y código postal (Zip/postal code caption) debe ser capturado en los recuadros, así como
los impuestos (Tax) que se cobren, aquí en México
son Iva 10% (Tax 1 caption) y Impuesto del
hospedaje 2% (Tax 2 caption).

Ya que hayas terminado, pulsa con el ratón la

palabra (next) siguiente para continuar.

Paso dos: detalles de la propiedad.

En este formato ingresarás toda la información de la propiedad. El espacio para capturar el nombre
del hotel (para casos de uso didáctico del
programa se colocará en este espacio el
nombre del alumno para conocer las
actividades que desarrolla en el software) es
un espacio obligatorio de llenar, el resto de
los espacios es obligatorio. Es recomendado
que ingreses la mayor información, como este
la información en los espacios es como
saldrán y se imprimirán los reportes. Una vez
que hayas finalizado, con el ratón pulsa la
palabra siguiente (next) para continuar.

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Paso tres: tipos de habitaciones.

En este formato ingresarás todos los tipos de

cuartos del hotel/motel.

Capturas el nombre de la habitación en el

recuadro tipos de cuartos (Room type) y con el
ratón aumentas con las flechas la cantidad de
personas adultas y niños por habitación (Max
adult, Max children) y con el ratón pulsas la
palabra añadir (Add) para cada tipo de
habitación que tenga el hotel. Puedes borrar y
capturar de nuevo cuartos y personas.

Los hoteles tienen distintos tipos de

habitaciones que pueden ser Estudio o sencilla,
doble, doble doble, juniro suite y suite. Esta
información la puedes consultar en el libro de Sixto Baez, Hotelería, en el contenido de tipos de
habitaciones.

Ya que hayas capturado todos los cuartos del hotel, por favor pulsa con el ratón el botón (next)
siguiente para continuar.

Paso cuatro: tipo de tarifas.

En este formato ingresarás todos los tipos de tarifa que ofreces en el hotel (diaria, paquetes y
planes).
Capturas en el recuadro de tipo de tarifa (rate type) y en el recuadro de días (days) la cantidad de
días, y pulsas con el ratón la palabra agregar (add) para que se ingresen los datos y el mismo
procedimiento para agregar cada tarifa.

Puedes consultar información de los tipos de tarifa, planes de hospedaje y paquetes de hotel en el
libro de hotelería, de Sixto Baez, así puedes conocer los diferentes tipos de tarifas que existen.

Una vez que haya agregado todos los tipos de tarifa que ofrece el hotel, por favor pulsa con el
ratón la palabra siguiente “next” para continuar

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Paso cinco: Suministros de las habitaciones

En este formato ingresarás los suministros

para cuartos disponibles en tu hotel.

En el recuadro de suministros de
habitación (room amenity) capturas los
suministros de las habitaciones del hotel
(Esta información la puedes obtener en el
libro Sixto Baez, Hotelería, en el contenido
de materiales) y haces clic con el ratón en
la palabra agregar “add” para agregar uno
por uno todos los suministros de la
habitación del hotel.

Para continuar es necesario pulsar con el

ratón el botón de siguiente “next”

Pasa seis: Impuestos aplicables en la localidad.

En este formato ingresarás la información del impuesto aplicable al lugar donde se encuentra
localizado el hotel.

Ingresas todos los valores para los impuestos que son aplicables en el hotel y selecciona con una
paloma a partir del tiempo a cobrar el impuesto. Si el impuesto no es aplicable entonces puedes
dejar el espacio vacío.

En esta zona geográfica del país se cobra un iva de 10% y el impuesto sobre el hospedaje es de
2%, estos son los impuestos que cobran los hoteles en el Estado de Baja California Sur

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Felicidades has completado el montaje básico del hotel.

Al terminar de configurar las habitaciones del hotel y todo lo solicitado en los cuadros de diálogos
anteriores, por último haz en (close) cerrar.

Al momento de completar los seis pasos para la configuración y cerrar el último cuadro de diálogo
presentado, aparece en la pantalla la siguiente imagen. Es el cuadro de (room operations)
operación de habitaciones. Haz clic en la pestaña de (add room) anotar habitaciones para hacer la
configuración de las habitaciones.

Ahora será presentado el formato de operaciones de cuarto. Por favor agrega algunas habitaciones
antes de que empieces a explorar varias características de este programa.

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Este cuadro aparece una vez que se da clic en la pestaña de (add room) y en este cuadro es donde
se ingresa la información para hacer la configuración de las (room datails) características de las
habitaciones de acuerdo al número de la habitación, (room type) tipo de habitación, con base a la
ocupación número de personas por habitación, ingresas las (room rate datails) tarifas detalladas
por habitación

La forma de llenar los

recuadros en el cuadro de
“Add room” es la siguiente:
para (room datails)
características de las
habitaciones, se inicia
escribiendo el número de la
habitación en el cuadro
iluminado de azul, en (room
type) tipo de habitación se da
clic en la flecha hacia abajo y
se elije el tipo de habitación
que anteriormente habías
configurado (sencilla, doble,
doble doble, jr. Suite, suite),
se colocan también la
cantidad de personas que
puede ser registradas en la
habitación ya sea adultos o
niños.
En el recuadro de (room rate
details) características de las
tarifas de habitación,
aparecen los tipos de tarifas que anteriormente configuraste y escribes la cantidad de acuerdo al
tipo de habitación y según el tiempo de estancia del cliente en el hotel, además escribes el precio
para (extra adult) adulto extra y (extra child) niños extra. En el recuadro de (room amenities datail)
características de los suministros de las habitaciones, tienes capturado los suministros estándares
para cada habitación, ahí utilizas las flechas para colocar según el tipo de habitación los suministros
necesarios que requiere cada habitación. Una vez terminado con los datos de la habitación haz clic
en la pestaña (sabe) para salvar la información para esa habitación y así sucesivamente hasta
terminar cada una de las habitaciones del hotel, para después cerrar el cuadro con (close).

NOTA: La configuración de las características de las habitaciones, características de las tarifas de

las habitaciones y los detalles de los suministros de las habitaciones se deben de hacer habitación
por habitación hasta completar todas las habitaciones del hotel.

El demo del programa ASI FRONT DESK acepta ingresar veinte habitaciones para hacer uso
práctico y didáctico del programa para el manejo de la recepción en el hotel.

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Este es el formato que aparece al terminar de ingresar todos los datos solicitados en cuadro de
“Add room” ingresar habitaciones.

Esta es la forma en que el programa

administra la operación de las habitaciones
al ingresar todos los datos solicitados,
todavía en este cuadro puedes hacer clic
en la pestaña de (add room) para ingresar
más datos por si se requiere hacer cambios
o borrar habitaciones con la pestaña
(delete room) borrar habitaciones, por
último haz clic en la pestaña de (close)
cerrar para regresar a (room layout) la
lista de habitaciones.

Estas en el programa
de ASI FRONT DESK
CONFIGURATION y
puedes configurar, por
ejemplo los nombre de
los recepcionistas que
trabajan en los
diferentes turnos en el
hotel (matutino,
vespertino y nocturno),
para el caso de uso
didáctico del programa,
se colocará el nombre o
los nombres de los
alumnos que conforman
el grupo, para que el
programa lleve el
registro de movimientos
realizados por cada uno
de los alumnos
(recepcionistas),
además que se
imprimen los reportes
con el nombre del recepcionista que lo solicite.

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 Este formato es el que utilizas para configurar el nombre y la contraseña del recepcionista
(alumno) que hace uso del programa. Aparece al hacer clic en el icono “Desk clerk” que esta en la
barra de herramientas del programa ASI FRONT DESK CONFIGURATION.

Para configurar el nombre del recepcionista,

escribes el nombre completo en el recuadro
azul (Desk clerk name), para uso didáctico se
escribe el nombre del alumno que utilice el
programa, se debe de escribir la contraseña
(password) de un máximo de diez caracteres
y volver a escribir la misma contraseña en el
recuadro azul (verify password) verificación
de la contraseña.
Para finalizar haz clic en la pestaña “ok” para
tener configurado el nombre y contraseña de
la persona que va a utilizarla.

El programa regresa al ASI FRONT DESK

CONFIGURATION, haz clic en el icono de
“exit” para salir del modo de configuración.

Se configuraron las habitaciones con las tarifas, los suministros de las habitaciones y el nombre de
los recepcionistas (alumnos) que utilizarán el programa.

NOTA: Puedes hacer configuraciones para tener privilegios en el uso del programa para el manejo
de la recepción. Al entrar en las pestañas de (acces privileges) acceso a privilegios, (Ability
priviliges) Habilitar privilegios, (Report priviliges) privilegios para elaboración de reportes.

Para comenzar a utilizar el programa que administra la recepción ASI FRONT DESK haz clic en el
icono que esta en el escritorio de la computadora que se muestra en la parte de abajo.

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1.3 Contraseña (Login)

Haz clic en el icono ASI FRONT DESK que esta en el escritorio de tu computador y direcciona hacia
la clave que te pertenece. El formato de las claves (login) se ve como se muestra a continuación:

1.- Haz clic en el nombre de la lista de recepcionista que te corresponda y escribe tú contraseña
(password).
2.- Haz clic en para registrarlo. Los detalles de los cambios del recepcionista son
desplegados en forma similar a como se ve en el recuadro abajo.

Haz clic en para proceder

3.- El programa ASI FRONT DESK desplegará la pantalla principal como se muestra abajo.

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1.4 Crear un nuevo día (Create a new day)

Antes de utilizar en determinado día el programa ASI FRONT DESK, el primer paso es elegir un día
determinado para que el programa reconozca que día deseas utilizar. Si esta es la primera vez que
utilizas el programa, el programa te mostrará el día en forma automática. El día mostrado por el
programa es el del día actual (Add From Date) seleccionado cuando disté de alta los cuartos,
(mientras configuraste los cuartos en el ASI CONFIGURATION).

Puedes empezar operaciones en la recepción desde ese día hacia delante o crear un nuevo día.

Para crear un nuevo día haz clic en el icono de la barra de herramientas. Se mostrará la
pantalla como se presenta abajo.

Marca en el recuadro la opción de Back up Database y haz clic en ok. Observa que en el lado
izquierdo de la pantalla principal se agregan los días al calendario de Asi Front Desk. Una vez
creadas esas fechas ya puedes empezar las operaciones de esos días.

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1.5 Reservación

¿Cómo hacer una reservación?

Una de las características importantes del programa de recepción es dejarte reservar las
habitaciones para los huéspedes. Observa que el color del estatus de las habitaciones cambia
dependiendo las habitaciones reservadas y de acuerdo al color creado en la configuración. Puedes
tomar nota del tiempo máximo del registro del huésped en hotel y cancelar el tiempo para ese día.
Así una vez que haya terminado el tiempo para ese huésped puedes registrar a otra persona.

Siempre que trates de registrar (check in) otro huésped en una habitación reservada. Es
desplegado el siguiente mensaje.

Next Reservation 04/25/2010

Sigue los siguientes pasos para hacer una nueva reservación.

1.- Del menu de reservaciones (reservation) selecciona (New reservation) nueva reservación o
haces clic en la barra de herramientas en el menu de reservaciones (Reservation) y selecciona
(New reservation) nueva reservación. El formato de la información de las reservaciones de las
habitaciones (Room Reservation Information) se desplegará como se muestra abajo.

2.-Guest information
escribe la información del
huésped. Si el huésped
ha visitado el hotel o
el/ella son clientes
frecuentes solo escribe
las primeras letras en
(last name) apellido y
haz clic en para
desplegar todos los
apellidos de los
huéspedes que
empiecen con las
mismas letras y haz clic
en el nombre del
huésped a registrar.
Observa que la
información del huésped
se copia al formato. Si
tu quieres ingresar
información del huésped utilizando la tarjeta, haz clic en y deslizas la tarjeta, se copia la
información del cliente al formato, y así el programa ahorra tiempo y energía. NOTA: Asegúrate
de no perder el nombre y el apellido. El resto de la información del cliente no es obligatoria.

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3.- Identification information Entra el recuadro de identificación de información. Selecciona
el tipo de identificación (ID Type) y escribe la información.

NOTA: Recuerda que la información de identificación (identification information) no es

obligatoria, es solo una medida de seguridad que provee el programa de recepción.

4.- Selecciona del formato la fecha y hora del registro en Date In & Time.

5.- Room rate information, ingresa al recuadro de información de tarifas de habitación,

selecciona en (Rate Type) tipo de tarifa los días totales de estancia, número total de adultos y
niños en la reservación. Puedes fácilmente incrementar o disminuir los valores utilizando

6.-Si la habitación es compartida por más de uno puedes incluso registrarlo es la información
compartida del huésped. Haz click en el vínculo (Shared information) compartir información que
esta en letras azules en el formato de (room reservation information), se desplegará el
siguiente formato.

7.-Con el ratón haz clic en para ingresar la nueva información compartida del
huésped. Registra la información compartida del huésped y haz clic en . Ya que hayas
completado la información compartida (shared information) haz clic en para cerrar el
formato (shared information) información compartida.

8.-Si el hotel provee facilidades de transporte para el huésped, puedes rastrear la hora de
llegada así como la hora de salida y proveer en consecuencia las facilidades de transporte o
autobús. Haz clic en el vínculo (flight information) información de vuelo. Se desplegará el
siguiente formato.

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Registra la hora de llegada y salida, habiendo terminado el registro de los tiempos, haz clic en
. Haz clic en para cerrar el formato de información de vuelo.
9.- Si el huésped fue enviado a través de un comisionista tales como agencia de viajes, taxistas a
los cuales se les puede pagar comisión, selecciona de la combinación de empresas comisionista
como se muestra abajo.

El sistema de reservaciones muestra en automático la empresa comisionista mientras se reserva al

huésped. Según sea necesario puedes cambiar la empresa comisionista. Tan pronto como
selecciones a la empresa comisionista, aparece el vínculo

Da clic en el vínculo de (Business source) empresas comisionistas para registrar los datos del
contacto. El formato de los datos del contacto se desplegará de la siguiente forma.

A) Si deseas aplicar una tarifa especial selecciona de la lista la

empresa comisionista apropiada y marca la opción (Apply Special
Rate) aplicar la tarifa especial. Finalmente haz clic en ok para
aplicarla a la empresa comisionista.

NOTA: Asegúrate de definir las tarifas especiales para cada tipo de

habitaciones para los comisionistas antes de aplicarlos.

10.- Supongamos que hay un pago por adelantado, haz clic en (Amount paid) cantidad a pagar
para ingresar el pago. Se desplegará el siguiente formato.

11.- Escribe la cantidad, selecciona apropiadamente el (Pay Type) tipo de pago de la lista y el
número de tarjeta y el número de autorización si es requerido. Finalmente haz clic en (Close) cerrar
para regresar al formato de reservación.

19
NOTA: Número de tarjeta y autorización no son obligatorios.

12.- Haz clic en (Save) guardar, para guardar la reservación, tan pronto como es hecha la
reservación es procesada. El código de la reservación es generado y desplegado de la forma
siguiente.

Puedes darle a conocer al cliente el código de la reservación y puedes utilizar el código de

reservación como referencia al realizar el registro (check in) del huésped.

1.6 Cancelación de una reservación (Canceling the reservation)

Puedes fácilmente cancelar una reservación.

1.- Del menú de (Reservation) reservación, selecciona Editar/Borrar reservaciones (Edit/Delete
Reservation) o haz clic en el menú desplegable de Reservación (Reservation) de la barra de
herramientas y selecciona (Edit/Delete Reservation). Se desplegará el formato de Edit/delete
reservation.

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2.- Haz clic en el nombre del cliente que va a cancelar la reservación de la lista de nombres que
aparece y haz clic en o con el botón del ratón haces clic en el nombre del cliente y
selecciona (Cancelled Reservation) reservación cancelada. El formato de cancelar reservación
se desplegará de la siguiente forma.

3.- Haz clic en

para cancelar la reservación.
Observa que la reservación se
integra a la lista de
(Cancelled Reservation)
reservación cancelada

4.- Repite los pasos 2 y 3

para cancelar más
reservaciones.

5.- Haz clic en

cuando hayas finalizado la
cancelación de las
reservaciones necesarias.

1.7 Modificación de una reservación existente (Modifying existing Reservation)

1.- Del menú de (Reservation) reservaciones, selecciona (Edit/Delete Reservation) Editar/borrar

reservación o haz clic en el menú desplegable de reservaciones de la barra de herramientas y
selecciona Edit/Delete Reservation. El formato de Edit/delete reservation se desplegará de la
siguiente forma.

21
2.- De la lista de nombres haz clic en la reservación del cliente que vas a modificar y haz clic en
o haz clic en el nombre del cliente y selecciona (Edit reservation) editar reservación.

El formato de Edit/delete reservation se desplegará de la siguiente forma.

3.- Haz los cambios a la

información de la reservación. Haz
clic en para salvar
los cambios.

4.- Repite los pasos 2 y 3 para

modificar más detalles de
reservaciones.

5.- Haz clic en cuando

finalices todas las modificaciones
necesarias de los detalles de la
reservación.

1.8 Blolqueo de fechas (Blocking the dates)

Si esperas alta ocupación en algunos días debido a algunos eventos especiales, como por ejemplo,
la inauguración de un campeonato deportivo, conferencias con declaraciones importantes,
habitaciones para la tripulación de alguna línea aérea o simplemente la habitación va a ser
remodelada, puedes en el programa bloquear las fechas de reservación. El programa no te dejará
reservar el bloqueo de fechas, si con anterioridad se habían hecho reservaciones y no hay cuartos
vacios para esas fechas. El siguiente mensaje se desplegará.

Por lo tanto asegúrate que no haya reservaciones hechas los días que te soliciten para ser
bloqueados. Sigue los paso abajo marcados para bloquear fechas.
1.- Del menú de (Reservation) reservaciones,
selecciona fechas bloqueadas. El formato para bloquear
fechas se desplegará de la siguiente forma.

2.- Selecciona de (From) la fecha a (To) la fecha.

3.- Escribe la razón para hacer el bloqueo. Esto no es

obligatorio.
22
4.- Haz clic en . Observa que las fechas son copiadas a (Blocked Dates) fechas
bloqueadas.

5.- Repite los pasos 2 y 3 para bloquear más fechas.

6.- Haz clic en para salvar las fechas bloqueadas.

1.9 Registro de un huésped (Check In a Guest)

El procedimiento para hacer el registro de un huésped en la recepción (check in) se hace en pocos
minutos utilizando el ratón. Se selecciona la habitación que esta desocupada y haz clic en la
habitación elegida. Nos referimos al siguiente formato como el folio del huésped (tarjeta de
registro), ya que contiene toda la información correspondiente al huésped de la duración de la
estancia en el hotel.

Verás el siguiente formato que aparece a continuación.

1.- Usar la licencia de conducir del

huésped (si en el sistema tiene
para la lectura magnética de la
licencia). Haz clic en el icono y
desliza la licencia de conductor en
la banda magnética lectora para
que lea la licencia. La información
del huésped será llenada
automáticamente.

2.- Si el huésped ha sido

hospedado en ocasiones anteriores
en el hotel (y has comprobado o
verificado los datos del cliente
usando este software y esta
computadora) entonces solo
escribe las primeras letras del
apellido y nombre, después haz clic en . Verás las nombres con las letras que escribiste,
selecciona el nombre del huésped que solicita su registro y haz clic en el nombre de él o ella.
La información del huésped será llenada en automático por el sistema.

3.- Si no tienes lector de banda

magnética para deslizar la
tarjeta y el huésped nunca
antes ha estado hospedado en
el hotel, entonces solo rellena
toda la información que desees
mantener en la tarjeta de
registro de la información del
huésped (Guest information)
e información de identificación
(Identification information)
en los recuadros del formato.

23
4.- Si la habitación es compartida por más de un huésped, haz clic en el vínculo (Shared
Information) compartir información y escribe la información del huésped como se muestra abajo.

5.- Haz clic en el vínculo (Flight information) información de vuelo para registrar la información
de vuelo del huésped como se muestra en la parte de abajo. Normalmente la información de salida
del huésped es registrada aquí y la información de llegada es registrada en caso de reservación.

6.- Si el huésped viene a través de una empresa comisionista tal como una agente de viajes,
taxista, amigos, etc, para quienes se podría dar comisión, de la lista de comisionistas (Business
Source) selecciona al que envió al huésped. El sistema por default (en automático) considera al
comisionista registrado, y si el cliente viene a través de reservación considera como comisionista al
que solicitó la reservación.

Siempre que selecciones un comisionista en lugar de registro y reservación, puedes incluso

registrarlo en el (person/organization) organización persona responsable para las llegadas del
huésped, lo cual te ayudará después para registrar la comisión. Haz clic en el vínculo (Business
Source) para el registro del comisionista.

Verás algo similar al formato mostrado abajo.

A) Selecciona el (Source Type) para desplegar solamente

aquellos comisionistas que están en la lista.
B) Selecciona de la lista al comisionista apropiado y marca la
opción (Apply Special Rate) si deseas una tarifa especial.
Finalmente haz clic en el recuadro OK para aplicar la comisión al
comisionista.

24
NOTA: Asegúrate de definir las tarifas especiales de cada tipo de habitación antes de aplicarlas a
los comisionistas.

7.- Si la renta de la habitación es solamente por un día y con pago de contado al momento del
(Check in) registro del huésped, solo haz clic en y el proceso de (Check In) de
registro del huésped es finalizado. Observa que el icono de Exp.Chk-In puede estar inactivo desde
la configuración.

8.- Si no es Exp. Chek In, entonces si es requerido selecciona (Rate Type) tipo de tarifa,
(Number of day) número de días y (Number of persons) número de personas.

9.- Si tu recibes el dinero por la renta de las habitaciones, entonces haz clic en el vínculo Amount
paid del formato. El siguiente formato será desplegado.

10.- Cambia la cantidad de pago si es diferente a la que se muestra. Selecciona el Pay type y si tu
sistema esta configurado en línea para transacciones de tarjetas de crédito, necesitas escribir el
Card # (número de tarjeta) y (Valid till) valida la fecha de la tarjeta. Finalmente, haz clic en el
botón Add.

Incluso puedes aplicar directo la factura al huésped. En facturación directa la persona no necesita
pagar la cantidad instantáneamente y en su lugar la corporación a la que pertenece paga la
cantidad en el tiempo establecido.

Para aplicar la facturación directa haz clic en la pestaña Direct Billing, si es necesario haz los
cambios a la cantidad. Selecciona el nombre de la cuenta (Account name) y haz clic en Add.

Observa que la cantidad es integrada a la lista.

11.- Después de haber realizado el llenado total del formato (Check In) tarjeta de registro del
huésped, haz clic en (Check In) registrar. El huésped esta ahora registrado.

25
NOTA: Los cambios de la información en el folio del huésped pueden ser hechos en cualquier
momento, después de que el huésped ha sido registrado. Para hacer cambios haz clic en el número
de la habitación en la pantalla principal. El folio se abrirá.

1.10 Cambio de habitación. (Changing the room)

Haz clic en el número de habitación para abrir el folio del huésped. Haz clic en el icono
para cambiar la habitación. Aparece un formato con las fechas próximas de reservación y las
habitaciones vacías disponibles, como se muestra abajo.

Selecciona la habitación y haz clic en botón Chng Room

para cambiar la habitación.

1.11 Salida del huésped (Check Out a Guest)

Haz clic en el número de la habitación en el que vas a hacer (Check Out) la salida del huésped. El
formato del folio del huésped se desplegará.

Caso del saldo de la cuenta en ceros.

Si el saldo de la cuenta es cero, significa que el cliente ha pagado en efectivo todos sus consumos
en hotel, entonces es la forma más sencilla para que el huésped deje libre la habitación (pagando
solamente por los días de estancia) es hacer clic en el botón . Eso es todo!

También puedes hacer clic en el botón regular para dar la salida al cliente que tenga
cargos adicionales.

Ve las notas que están a continuación.

26
Saldo del pago de la cuenta por alquiler.

Si el saldo de la cuenta no es cero, entonces haz clic en el botón . Verás el formato

de (Check Out) salida, como se muestra a continuación.

En este formato verás las opciones para ingresar otros cargos, cantidad a pagar o hacer cambios
en los tipos de tarifa a través vínculo (Rate/Period) tarifa & periodo.

Después de hacer ajustes en el saldo de la cuenta en ceros, puedes hacer clic en el botón
.

27
2. Practicas.

Colegio de Bachilleres de Baja California Sur

Capacitación de Servicios Turísticos.

Submódulo III Recibir, registrar y atender al huésped.

Practica #1
Contenido:
2. Realizar las reservaciones de habitación con base a los requerimientos del cliente, en forma
manual o utilizando medio electrónicos.
2.4. Registrar reservaciones en el sistema bloqueando los espacios en el reporte correspondiente
de acuerdo a las condiciones pactadas con el cliente.
Norma técnica de Competencia Laboral (NTCL):
NUTUR 009.01 Prestación del servicio de recepción y tención al huésped para su
Elemento 1 de la NTCL aplicada a la práctica:
Preparar la asignación de habitaciones reservadas por el huésped para su alojamiento temporal.
Propósito:
Que el alumno aplique su conocimiento acerca de las características y tipos de habitaciones, los
formatos utilizados para reservaciones, tipos de tarifas, tipos de planes de alojamiento, manejo de
paquetes, políticas y procedimientos de reservaciones y registrar reservaciones y desarrollo en el
programa para el manejo de la recepción ASI FRONT DESK las habilidades para elaborar
reservaciones solicitadas por los clientes del hotel.
Desarrollo:
- En base a la variedad de habitaciones que registraste en tu hotel, las tarifas, y los paquetes o
planes que asignaste; realiza los siguientes ejercicios en el programa ASI FRONT DESK.
- Entrega de evidencia (Practica impresa).

1.- El día 20 de Febrero del 2011, una persona habla al hotel, solicitando información sobre los
servicios que ofrece, tipos de habitación y tarifas, tú que eres el recepcionista le proporcionas lo
requerido, al decidir la persona pide una reservación a nombre de Juan

Pérez, llegará el día 15 de marzo de 2011 y saldrá el día 19 de marzo, en un paquete familiar con 2
adultos y 2 niños menores, vienen de la CD. De México, su dirección es Av. De los insurgentes y
universidad #224, Col. Niños Héroes cp. 2804, teléfono 01554382406, correo jp58@hotmail.com,
envía depósito en garantía con tarjeta de crédito american express con número 1536892394 565,
que expira el 20 de mayo 2015.

2.- La señora Mónica Rodríguez, llamó al hotel para realizar una reservación solicito un plan de fin
de semana, no fue necesario darle tarifas, servicios y tipos de habitación, solo se le informo sobre
precios especiales y paquetes con precio y servicios adicionales ya que es cliente que ya nos
conoce y nos visita continuamente, llegará el día 20 de marzo 2011, viene de Monterrey Nuevo
León, dirección: Col. Las margaritas entre clavel y rosas #420, quiere una habitación sencilla,
dejará el hotel el 22 de marzo, teléfono, 01 818 23456,correo electrónico monyro@hotmail.com
,pagará con tarjeta de crédito visa master card.

3.- La familia Chávez Herrera, realizó una reservación por medio de la agencia de viajes “Mar Azul,
“que tiene convenio con nuestro hotel dándole una comisión del 10%, la agencia reporto su
reservación; informando que recibió un depósito por 2 noches, enviando el efectivo. A la salida del
huésped el hotel enviará a la agencia su comisión.

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Los datos de su reservación son: llegará el día 20 de marzo, solicita una habitación suite, son 4
adultos y 3 niños menores de edad, su salida se estima para el día 26 de marzo, la dirección es
Reforma y solidaridad #678 Col. Independencia cp. 3469 en Guadalajara Jalisco, teléfono
01332456789, correo electrónico ceh03@hotmail.com, su pago final lo realizará en efectivo a su
salida del hotel.

Colegio de Bachilleres de Baja California Sur

Capacitación de Servicios Turísticos.

Submódulo III Recibir, registrar y atender al huésped.

Practica #2
Contenido:
3.- Registrar la entrada y salida del huésped en forma manual o por medios electrónicos atendiendo
sus necesidades durante su estancia.
3.1. Verificar Reservaciones.
3.3. Registrar al huésped.
3.4. Asignar habitación de acuerdo a los requerimientos pactados por el cliente.
3.6. Registrar la salida.

Norma técnica de competencia laboral (NTCL)

NUTUR009.01 Presentación del servicio de recepción y atención al huésped para su alojamiento
temporal.
Elemento de la NTCL 2.
Registrar el ingreso del huésped para su alojamiento temporal.
Elemento de la NTCL 4.
Registrar la salida del huésped al final de su alojamiento temporal.
Propósito:
Que el alumno utilice las herramientas necesarias, así como conocer el tipo de habitaciones que
tiene el hotel, tarifas y necesidades del huésped, para realizar el registro Check in a su llegada y
check out a su salida; en el programa ASI FRONT DESK.
De esta manera adquirirá las habilidades para llevar a cabo esta actividad en el campo laboral.

Desarrollo:
1.- Para realizar esta práctica es importante tomar en cuenta la configuración de tu hotel, y la
practica número 1.
2.- Realiza los siguientes ejercicios de registro y salida en el programa de ASI FRONT DESK.
3.- Entrega de evidencia (Practica impresa).
Ejercicios:
Utilizando el sistema ASI FRONT DESK, analiza las reservaciones que hay ya registradas en tu hotel
para realizar las siguientes actividades:
REGISTRO DE HUESPEDES: (CHEK IN)
1.- El señor Juan Pérez llega al hotel, tiene reservación a su nombre, llega el día 15 de Marzo de
2011, viene acompañado con su familia, esposa y dos niños menores, vive en Av.de los insurgentes
y universidad #224, col. Jardín c.p. 2804, en México D.F. se identifica con la licencia de chofer;
requieren de una habitación doble, que se encuentre cerca de la alberca su salida está planeada
para el día 18 de marzo. Pagará con tarjeta de crédito toda su estancia.(American expres).

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2.- Miriam Hernández llega el hotel el día 13 de marzo sin reservación solicita una habitación
sencilla, estará 3 noches, paga toda su estancia en efectivo, dirección: Calle pelicanos y estrella de
mar #105 col. El pescador en Mazatlán Sin. Su correo electrónico es miriamh@hotmail.com, se
identifica con el pasaporte.
3.- La señora Mónica Rodríguez, tiene una reservación para el día 20 de marzo 2011, llegará por la
tarde a las 18:00 hrs, trae un plan de fin de semana, su estancia consta de 2 noches 3 días,
ocupará una habitación sencilla, dirección: Clavel y rosas Col. Las Margaritas en Monterrey Nuevo
León #501, se identifico con el pasaporte, correo electrónico monyro@hotmail.com, pagará con
tarjeta de crédito visa mastercard.
4.- La familia Chávez Herrera, llega al hotel el 20 de marzo, se va el 25 del mismo mes, requieren
de una habitación suite, son 4 adultos y 3 niños, dirección Reforma y Solidaridad #678 Col.
Independencia, cp. 3469 en Guadalajara Jalisco, teléfono 01332456789, correo electrónico
ceh03@hotmail.com, su pago lo realizara en efectivo a su salida.
Esta reservación la realizó la agencia de viajes “Mar Azul”.

SALIDA DE HUESPEDES: (CHEK OUT).

En los hoteles es tan importante el recibir a un huésped, así como atender adecuadamente una
salida ya que; el área de recepción es el punto clave pues es la primera así como la última
impresión que se lleva el cliente y de esto dependerá si regresa o no. Así que se requiere de una
muy buena actitud, servicio y amabilidad, porque es aquí donde el cliente hace algunas
recomendaciones, o tiene quejas por algún mal servicio por lo que; debemos tener la capacidad de
solucionar problemas rápidamente.
1.- Juan Pérez sale el día 18 de marzo del hotel, pasa a recepción a realizar los pagos
correspondientes al alojamiento y cargos extras que fueron: Consumo en el restaurante de
$1405.00, por desayuno buffet, hay cargos por llamadas de larga distancia por $350.00, cargo por
servicio de lavandería por $530.00, y un consumo de $1375.00 en el restaurante del hotel, La
Pérgola, además de los cargos por estos servicios, paga el alojamiento de tres noches. Liquida su
cuenta con tarjeta de crédito.
El recepcionista que eres tú, le pregunta ¿Cómo estuvo su estancia? y lo invita a regresar pronto, al
pago de su cuenta le llamas al botones para que lo acompañe a la salida.
2.- Miriam Hernández, llega a la recepción el día de su salida, para ver su status, tú que eres el
recepcionista checas su estado de cuenta, y verificas que su alojamiento está liquidado, ya que
pago su estancia el día en que llego, y no tiene cargos extra ya que realizo todos sus pagos en
efectivo.
3.- Mónica Rodríguez pagará todos sus cargos con tarjeta de crédito, que son: consumo en
restaurante por $230.00 desayuno, $538.00 comida, $120.50 cena, llamadas de larga distancia
por $196.30, un servicio de desayuno de room service por $270.00.
4.- La Familia Chávez Herrera, paga su estancia en efectivo, y liquida sus consumos con tarjeta de
crédito: Restaurante $1305.50 desayuno, $2480.00 comida, $450.30 cena, pidieron que se les
abriera el mini bar que se encuentra en su habitación y tuvieron un consumo de $670.40.

Nota: Es importante que sepas que estos cargos los realiza el auditor nocturno diariamente, en la
computadora ya que los centros de consumo le envía a caja recepción las notas de consumo y
cargos por servicios adicionales como: llamadas de larga distancia, servicio de lavandería, y otros….
Si un huésped no está de acuerdo con su cuenta; fácilmente puedes verificar en el “pit”, ya que es
aquí donde se encuentra la información de forma física es decir las notas donde el huésped firmo
de conformidad en el momento que recibió el servicio.

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3. Bibliografía.

ASI FRONT DESK, www.asifrontdesk.com

Baez Casillas, Sixto; HOTELERÍA, CECSA, 1995 segunda reimpresión, México.

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