KERTAS PENERANGAN

NAMA DAN KOD PROGRAM /

P-080-4 EKSKUTIF AUTOMOTIF
PROGRAM TITLE AND CODE
TAHAP / LEVEL EMPAT(4)
NO DAN TAJUK MODUL /
GMA 7033 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
MODULE NO AND TITLE

4.0 COMMUNICATION SKILLS WITHIN ORGANISATION

NO DAN TAJUK TUGAS /
TASK(S) NO AND TASK
STATEMENT
4.1 Organise departmental meeting
4.2 Execute decision making skills
4.3 Produce work reports
4.4 Effective communication tools

NAMA PELAJAR

NO. KAD PENGENALAN

TARIKH

4.1 ORGANISE DEPARTMENTAL MEETING

Pengenalan
Mesyuarat yang baik ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan
penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatankuasa pengurusan mesyuarat yang terdiri
daripada pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli mesyuarat.

1. Penentuan Butiran Mesyuarat

Sebelum mesyuarat, perkara-perkara yang berikut perlu diambil kira.

Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat
Tarikh
terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan.
Masa juga hendaklah sesuai supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat
Masa
dijalankan dengan sempurna.
Tempat yang selesa memang diperlukan untuk aktiviti mesyuarat. Jika bilangan
anggota mesyuarat tidak ramai, eloklah dijalankan mesyuarat dalam susunan duduk
Tempat
yang membolehkan interaksi secara terbuka. Misalnya, mesyuarat meja bundar
dengan pengerusi dan setiausaha duduk bersebelahan anggota mesyuarat yang lain.
Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih dahulu.
Jika sesuatu mesyuarat diadakan untuk membuat keputusan, bilangan yang hadir
Kehadiran perlulah tidak kurang daripada tiga perempat jumlah semua ahli. Jika jumlah itu
kurang daripada tiga perempat, mesyuarat tidak boleh membuat keputusan tetapi
boleh mengadakan perbincangan.
Agenda Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam
mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mesti mengandungi:
i. Ucapan alu-aluan pengerusi.
ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
iii. Perkara-perkara berbangkit.
 Muka / Page : 2
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

iv. Hal-hal lain.

2. Pengerusi
Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah, boleh berfikir secara objektif,
berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaan mengawal diri.

2.1 Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat:

i. Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu mesyuarat.
ii. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad.

2.2 Jika ahli mesyuarat hilang kepercayaan kepada seseorang pengerusi cara untuk
menyingkirnya adalah seperti yang berikut :
i. Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu ketetapan, “Bahawa
mesyuarat ini hilang kepercayaan kepada pengerusi.”
ii. Ketetapan tersebut perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh
setiausaha.
iii. Jika ketetapan ini mendapat sokongan majoriti, pengerusi mesti mengosongkan
kerusinya.
iv. Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada ditangguhkan atau melantik
pengerusi baru untuk meneruskannya.
v. Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu mesyuarat sahaja tetapi
lazimnya hal ini akan menyebabkan pengerusi terbabit meletakkan jawatannya.

2.3 Pengerusi mempunyai undi pemutus untuk digunakan apabila keputusan undi antara yang
menyokong dan membangkang sesuatu ketetapan adalah seri atau sama. Jika pengerusi
bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat tersebut semasa pengundian sedang dijalankan. Naib
pengerusi atau seorang pengerusi sementara akan mengambil alih tempatnya. Sekiranya
dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan semula mesyuarat seterusnya jika
disetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

2.4 Pengerusi perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat kecuali dalam mesyuarat
jawatankuasa. Pengerusi perlu menegaskan setiap soalan, komen atau pandangan yang
dikemukakan oleh hadirin atau jawatankuasa mestilah ditujukan kepada pengerusi dan
bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat. Kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa,
seseorang yang berucap hendaklah berdiri dalam setiap jenis mesyuarat. Apabila
seseorang ahli mesyuarat sedang berucap kepadanya, pengerusi perlu duduk kerana
peraturan menentukan bahawa tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi
sedang berdiri.

2.5 Ahli-ahli mesyuarat/ jawatankuasa hendaklah menggunakan pembuka kata yang betul
untuk memulakan ucapan. Misalnya:
i. “Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada…”
ii. “Tuan/Puan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami...”
iii. “Melalui Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan
kepada…”
iv. ‘Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya bertanya...’dan lain-lain.

2.6 Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan ditangguhkan secara rasmi
supaya setiap ahli yang hadir tahu bahawa mesyuarat tersebut telah tamat. Pengerusi
perlu berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.
 Muka / Page : 3
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

2.7 Perkara-perkara yang patut dilakukan dan dielakkan oleh pengerusi:

i. Bercakap atau berucap dengan ringkas. Belajarlah bercakap terus kepada
pokok perbincangan dengan jelas dan ringkas.
ii. Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenang walaupun boleh
menyakitkan hati. Hindarkan ketidaksabaran atau menggunakan bahasa yang
kasar khasnya kepada mereka yang pemalu atau berdarah gemuruh kerana
mereka terlalu mudah teragak-agak untuk bercakap lagi.
iii. Tonjolkan diri dengan air muka yang manis dan berhati-hati supaya tidak tertidur
semasa mendengar ucapan yang membosankan.
iv. Berpakaian kemas dan bersopan.
v. Jangan tunjukkan kegelisahan diri kerana sikap ini akan mengganggu ketekunan
para hadirin.
vi. Jangan bersandar di meja – hal ini akan menyebabkan seorang pengerusi
kelihatan lemah dan menimbulkan rasa kurang yakin dalam kalangan hadirin.
Keadaan ini juga akan memberikan kesan kepada suara seseorang pengerusi.
vii. Ketika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas dan sedikit perlahan
seperti perbualan biasa. Laraskan mikrofon ke paras mulut. Kedudukan
pengucap hendaklah 18” hingga 2’daripada mikrofon.

3. Peranan Setiausaha
Seseorang setiausaha seharusnyalah penyelenggara yang baik, berdisiplin dan kemas
kerjanya, jelas dan tenang pemikirannya serta peramah dan bijak.

3.1 Antara tugas penting beliau ialah:

i. Menguruskan sesuatu mesyuarat.
ii. Membuat agenda bersama pengerusi.
iii. Mencatat minit-minit mesyuarat.
iv. Menulis laporan tahunan.
v. Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya.
vi. Memberikan maklumat kepada setiap ahli yang memerlukannya.
vii. Surat-menyurat.
a. Memanggil setiap mesyuarat, sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh
mesyuarat.
b. Menjawab surat dalam masa 24 jam tidak boleh dibiarkan tidak berjawab
melebihi satu minggu.
c. Mengepilkan salinan surat jawapan pada surat asal sebelum disimpan di
dalam fail atau sekurang kurangnya ada nota tentang tarikh tindakan diambil
atau surat dikirimkan.

3.2 Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu:

i. Mengirim/menghantar notis-notis pemberitahuan (lihat contoh). Memanggil
mesyuarat melalui telefon atau system pesanan ringkas bukanlah prosedur yang
betul.
ii. Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat.
iii. Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama dengan
pengerusi.
 Muka / Page : 4
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

3.3 Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas tentang perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap mesyuarat.
i. Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung tahunan.
ii. Minit tidak perlu dicatat dalam sesuatu mesyuarat awam, perdebatan atau
perbincangan.

3.4 Beberapa cara untuk mencatat minit:

i. Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan, kemudian
merekodkannya semula dengan segera.
ii. Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir
mesyuarat itu.
iii. Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan
sepenuhnya bersama sama nama pencadang dan penyokongnya.

3.5 Rangka minit mesyuarat yang lazim disediakan adalah seperti berikut:
i. Bentuk mesyuarat (sama ada mesyuarat jawatankuasa kerja, mesyuarat
jawatankuasa kecil, mesyuarat agung tahunan dan sebagainya) dan tempat,
waktu dan tarikh diadakan misalnya;
a. Mesyuarat Jawatankuasa Hari Anugerah Cemerlang Kali
b. Kedua telah diadakan pada pukul 9.00 pagi di Bilik
c. Gerakan, pada 3 JUN 2006….
ii. Ahli yang hadir. Nama pengerusi dicatatkan terlebih dahulu. Bagi mesyuarat
kecil, diikuti dengan ahli-ahli lain hadir. Untuk mesyuarat yang lebih besar,
memadailah mencatatkan bilangan yang hadir.
a. Pengerusi: Encik______________
b. Yang hadir __________
c. Seramai 62 orang hadir.
iii. Alasan ketidakhadiran. Bagi mesyuarat kecil, semua nama ahli yang tidak hadir
direkodkan manakala dalam mesyuarat besar, memadai dicatatkan nama-nama
pegawai atau ahli penting yang tidak hadir dan bilangan ahli lain yang tidak
hadir. Misalnya:
a. Alasan ketidakhadiran telah diterima daripada C, E, F…..
b. 12 orang ahli lain.
iv. Minit mesyuarat terakhir – dicetak dan diedarkan kepada ahli-ahli.
v. Perkara-perkara berbangkit. Laporan tentang sebarang tindakan yang diambil
hasil keputusan mesyuarat terakhir (sebarang perbincangan tidak perlu
direkodkan)
vi. Laporan – (jika ada) daripada ahli-ahli jawatankuasa kecil. Misalnya:
a. Pengerusi Jawatankuasa Juruacara melaporkan bahawa....
vii. Hal-hal lain – diikuti apa-apa sahaja keputusan yang dicapai dalam
perbincangan sebelum mesyuarat. Misalnya:
a. Persoalan tentang bilik darjah yang baru telah dibincangkan, tetapi tiada
keputusan dibuat.

3.6 Setelah rangka minit mesyuarat disiapkan lalu ditunjukkan kepada pengerusi untuk
disahkan dan salah satu daripada tindakan yang berikut perlu diambil:
 Muka / Page : 5
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

a. Dicetak minit itu lalu dikirimkan kepada setiap ahli dan disimpan satu salinan dalam
buku minit.
b. Disalin dengan tulisan tangan ke dalam buku minit yang berukuran folio.

3.7 Menulis laporan tahunan – satu penyata tentang kerja sepanjang tahun daripada
jawatankuasa kerja kepada ahli-ahli dalam mesyuarat agung tahunan.

3.8 Membacakan laporan tahunan secara berdiri dengan jelas dan tenang supaya semua
ahli dapat mendengarnya. Semasa berdiri, elakkan daripada menggerakkan-gerakkan
tangan dan kaki.

3.9 Beberapa peraturan umum tentang tugas-tugas seseorang setiausaha:

a. Tidak harus memberikan pandangan peribadi dalam mesyuarat kecuali diminta oleh
pengerusi.
b. Kedudukan hak mengundinya bergantung pada cara pemilihannya. Misalnya, jika
dia dilantik sebagai setiausaha dalam mesyuarat agung tahunan, dia tidak boleh
mengundi.
c. Jika pada mulanya dilantik sebagai ahli biasa dan kemudian oleh jawatankuasa
kerja sebagai setiausaha, dia berhakmengundi.
d. Tidak boleh mengambil tempat pengerusi atas ketidakhadirannya kecuali untuk
melantik seorang pengganti seperti dalam keadaan berlakunya undi tidak percaya
terhadap pengerusi atau dalam keadaan yang genting.
e. Dalam keadaan keraguan, setiausaha boleh dan sepatutnya meminta pengerusi
menjelaskan sesuatu perkara atau ketetapan sebelum beralih kepada butiran yang
berikutnya supaya minit yang dicatat tepat.
f. Dalam sesetengah organisasi, dianggap sopan jika seseorang setiausaha
menawarkan peletakan jawatannya, jika pengerusi bersara. Hal ini untuk
memberikan peluang kepada pengerusi baru untuk memilih setiausaha yang baru.

4 Peranan Bendahari
Tanggungjawab bendahari adalah tentang hal-hal kewangan bagi sesebuah persatuan.

4.1 Antara tugasnya ialah:

a. Mengutip yuran
b. Menyediakan simpan kira
c. Membayar bil-bil
d. Kewangan bagi sesebuah persatuan.
e. Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung tahunan.

i. Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan

setiausaha membentangkannya pada setiap kali mesyuarat jawatankuasa. Beliau tidak
perlu hadir pada setiap kali mesyuarat diadakan.

ii. Beliau perlu memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan
direkodkan dalam minit. Jika beliau mendapati, pihak jawatankuasa menjalankan dasar
kewangan yang bertentangan dengan kepentingan persatuan, beliau berhak untuk
meminta pengerusi atau Yang Dipertua memanggil satu mesyuarat agung dan
mengemukakan pendapatnya kepada semua ahli.
 Muka / Page : 6
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

iii. Satu kunci kira-kira eloklah disediakan pada setiap tiga atau enam bulan sekali bagi
menyenangkan kerja menyediakan penyata kira-kira tahunan untuk kegunaan
mesyuarat agung tahunan nanti.

5 Peranan ahli jawatankuasa/anggota mesyuarat

Ahli jawatankuasa atau anggota mesyuarat perlu mengambil bahagian terhadap sebarang
perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan memberikan pandangan sendiri atau
menimbulkan pertanyaan untuk penjelasan lanjut. Jika mesyuarat yang dihadiri melibatkan
keputusan, ahli jawatankuasa atau ahli-ahli yang hadir berhak untuk mengundi.

6 Jenis mesyuarat dan cara mengendalikannya

6.1 Mesyuarat jawatankuasa

Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik
menerusi mesyuarat agung. Jawatankuasa ini dipanggil jawatankuasa kerja atau
jawatankuasa induk. Jawatankuasa ini boleh mewujudkan jawatankuasa kecil untuk
menjalankan tugas-tugas khas.

i. Setiap mesyuarat jawatankuasa perlu dikendalikan mengikut tatacara yang

ditetapkan dan sebarang perubahan yang mungkin berlaku adalah bergantung pada
budi bicara pengerusi yang mempengerusikan mesyuarat tersebut.

ii. Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah dikirimkan kepada ahli yang
terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

iii. Satu salinan agenda (atur cara perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat) hendaklah dikirimkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 24
jam sebelum mesyuarat diadakan. Lazimnya agenda dimasukkan ke dalam surat
untuk memberitahu kesempatan kepada ahli-ahli menelitinya dan mingkin
membincangkannya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan
datang.

iv. Pengerusi perlu mempunyai pengetahuan yang lengkap tentang agenda (hal-hal
yang akan dibincangkan dalam mesyuarat) dan jangan terlalu bergantung pada
setiausaha untuk membantunya.

v. Pengerusi hendaklah sentiasa menguasai mesyuarat dengan memastikan tiada

sesiapa yang menyeleweng daripada pokok perbincangan dan setiap ahli yang
hendak berucap perlu melalui beliau.

vi. Jika pengerusi berpendapat bahawa perbincangan terbuka menguntungkan semua

ahli, eloklah beliau meminta mesyuarat melakukannya dengan berkata:
 Muka / Page : 7
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

a. “Saya kira saudara-saudara mungkin mahu membincangkan perkara ini

sesama sendiri. Jadi, saya berikan masa 10 minit untuk perbincangan
bebas.”

vii. Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat
berkenaan. Tujuan usul dikemukakan adalah untuk menjelaskannya dalam satu ayat
yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham kemudiannya.

viii. Tatacara untuk mesyuarat jawatankuasa, antaranya:

a. Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda.
b. Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi kuorum (bilangan minimum ahli-ahli
yang seharusnya menghadiri mesyuarat) tidak mencukupi. Lazimnya tidak
kurang daripada satu pertiga daripada jumlah ahli jawatankuasa. Hal ini
dapat mengelakkan ketidakcukupan ahli dan daripada membuat keputusan
yang boleh menimbulkan persoalan kelak.
c. Menepati waktu digalakkan. Jika kuorum tidak mencukupi, pengerusi perlu
menunggu 5 atau 10 minit lagi, kemudian jika kuorum masih tidak
mencukupi, beliau harus membatalkan mesyuarat tersebut.
d. Lazimnya pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa.
Begitulah juga dengan ahli ahli tidak perlu berdiri ketika berucap kepada
pengerusi kecuali dalam mesyuarat yang besar seperti mesyuarat agung.
e. Tepat pada masanya, pengerusi memulakan mesyuarat dengan
membacakan nama ahli-ahli yang tidak hadir atau meminta setiausaha
membacakannya.
f. Kemudian pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan dengan suara
yang jelas dan sempurna. Sebaliknya, jika minit dan agenda sudah diberikan
kepada semua ahli, tindakan membacanya tidak perlu lagi. Pengerusi hanya
perlu berkata:
“Saudara sekalian sudah membaca minit mesyuarat yang lalu. Bolehkah
saya menandatanganinya untuk pengesahan?
g. Jika ada ahli yang mempersoalkan ketepatan minit itu sebagai satu rekod
mesyuarat yang lalu, beliau perlulah menyatakannya sebelum minit
mesyuarat itu ditandatangani.

ix. Andainya kebanyakan ahli bersetuju untuk membuat pembetulan, pembetulan perlu
dibuat kepada minit yang dipersoalkan dengan menggunakan dakwat dan diparap
oleh pengerusi. Setelah semuanya berpuas hati tentang kesahihan minit berkenaan,
mereka akan mengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit itu disahkan dan
disokong. Selepas itu, barulah pengerusi akan menandatangani minit tersebut dan
mencatatkan tarikh pada minit berkenaan dengan menggunakan dakwat.

x. Jika minit tersebut bertulis tangan, hanya muka surat akhir ditandatangani. Jika minit
itu ditaip, maka setiap halaman perlu ditandatangani.

xi. Agenda yang berikutnya ialah mengemukakan perkara yang berbangkit. Dalam
agenda ini, pihak yang peru bertindak berdasarkan ketetapan mesyuarat yang lepas
perlu membuat pelaporan. Tujuannya adalah untuk memberitahu ahli mesyuarat
tentang segala perkembangan mutakhir tentang sesuatu perkara.
 Muka / Page : 8
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

xii. Setelah itu, barulah agenda utama mesyuarat dibincangkan. Jika organisasi itu
mempunyai jawatankuasa-jawatankuasa yang tetap, laporan daripada setiap
jawatankuasa perlu dibentangkan oleh pengerusi kecilnya atau wakil yang dilantik.
Semua cadangan yang hendak dikemukakan hendaklah jelas dan tepat. Kemudian
cadangan dibincangkan sama ada diterima atau tidak. Perkara-perkara baru juga
boleh diketengahkan dan dibincangkan.

xiii. Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat jawatankuasa. Tujuannya
adalah untuk memberikan peluang kepada ahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal
yang tidak begitu penting atau hal-hal penting yang tidak dimasukkan ke dalam
agenda. Walau bagaimanapun, perkara-perkara penting tidak akan diputuskan di
bawah agenda hal-hal lain ini tetapi boleh dibincangkan secara sepintas lalu.
Pengerusi boleh memutuskan agar hal ini dibicarakan dalam mesyuarat yang akan
datang.

xiv. Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan mesyuarat secara
rasmi dan setiausaha boleh berhenti mencatat minit. Perbincangan selepas
mesyuarat ditangguhkan tidak perlu dicatat.

6.2 Mesyuarat Agung

Mesyuarat agung lazimnya diadakan sekali setahun. Tujuannya adalah untuk
membentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-kira, merancang kegiatan
tahun hadapan, memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru dan meluluskan
cadangancadangan yang dikemukakan.

i. Semua pemberitahuan/notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua

ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

ii. Agenda mesyuarat agung tahunan juga dikirimkan bersama-sama surat

pemberitahuan/jemputan untuk menghadiri mesyuarat tersebut.

iii. Sebarang usul jika ada perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelum mesyuarat
diadakan.

iv. Setiausaha dan penolong setiausaha laporan minit mesyuarat agung dan semua
laporan aktiviti persatuan/organisasi sepanjang tahun.

v. Bendahari juga dikehendaki menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan

dalam mesyuarat agung kelak.

vi. Tatacara untuk mesyuarat agung tahunan sama seperti mesyuarat jawatankuasa
dengan sedikit perbezaan iaitu:
a. Lazimnya yang dipertua/presiden persatuan akan mempengerusikan
mesyuarat agung tahunan.
 Muka / Page : 9
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

b. Pengumuman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan dengan membaca nama-

nama pegawai yang tidak dapat hadir diikuti dengan menyatakan bilangan
ahli lain yang tidak dapat hadir. Selalunya agenda ini diketepikan sahaja
untuk menjimatkan masa.
c. Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secara ringkas. Ada
juga persatuan/organisasi yang mengedarkan salinan minit bersama-sama
laporan tahunan selepas mesyuarat tersebut. Pengerusi akan meminta izin
daripada mesyuarat supaya menerima minit berkenaan sebagai sudah pun
dibaca. Minit ini perlu diluluskan oleh mesyuarat secara rasmi, kemudian
pengerusi menandatanganinya dan dicatatkan tarikhnya.
d. Pengerusi menyampaikan ucapan yang berupa satu pandangan sepintas
lalu tentang aktiviti aktiviti yang sudah dijalankan pada tahun lepas. Dalam
hal ini pengerusi perlulah berhati-hati supaya tidak terlalu kerap mengulangi
apa-apa yang tercatat dalam laporan.
e. Setiausaha pula akan membacakan laporannya diikuti oleh bendahari dan
pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil (jika ada). Yang sebaik-baiknya,
jangan terlalu banyak laporan dibentangkan sehingga boleh membosankan
ahli-ahli yang mendengarnya.
f. Sebaik sahaja kesemua laporan selesai dibentangkan, pengerusi akan
meminta seorang ahli mengusul dan seorang lagi menyokong penerimaan
setiap laporan itu. Jika ada antara ahli yang ingin memberikan ucapan
pendek tentang laporan berkenaan, beliau bebas berbuat demikian asalkan
ringkas dan ada kaitannya. Selepas itu, pengerusi akan mengemukakan
pertanyaan jika ada sesiapa antara ahli yang mahu membuat sebarang
ulasan tentang laporan-laporan berkenaan. Kemudian barulah dibuat
pengundian terhadap usul penerimaan laporan-laporan tersebut.
g. Yang dipertua/presiden yang sedang memegang jawatan dan ingin
bertanding untuk setahun lagi, beliau hendaklah meletakkan jawatan sebagai
pengerusi majlis semasa pengundian dijalankan dan seorang pengerusi
sementara hendaklah dipilih.
h. Sebelum pemilihan yang dipertua/presiden dan ahli-ahli jawatankuasa
dimulakan, lazimnya yang dipertua/ presiden akan mengucapkan terima
kasih kepada pengerusi yang akan meletakkan jawatannya.
i. Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung akan
dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja yang
mencadangkannya dan akan diselesaikan mengikut tatacara biasa yang
dilakukan atas sesuatu usul.
j. Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahli
membangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda.
Selalunya perkara-perkara penting tidak dibangkitkan. Jika dibangkitkan
juga, perkara tersebut tidak boleh dihalang malah harus dibincangkan
dengan adil dan jika perlu sesuatu keputusan tentangnya perlu diambil.
Seterusnya, jika perkara yang dibincangkan itu sukar dicapai keputusannya,
mesyuarat boleh menunda perbincangan tersebut ke satu mesyuarat agung
luar biasa yang patut diadakan kemudiannya. Tindakan ini akan memberikan
peluang kepada ahli-ahli membincangkannya dengan lebih mendalam.

6.3 Mesyuarat Agung Luar Biasa

 Muka / Page : 10
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

Mesyuarat ini diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang
mahukan pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk, perubahan perlembagaan
persatuan secara mendadak, penyelesaian masalah kewangan yang mendesak atau
hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa yang lama.

i. Atur cara bagi mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:

a. Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum mesyuarat.
b. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagi.
c. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok persatuan.
d. Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini perlulah 2/3 daripada jumlah keseluruhan
anggota.

e. Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli jawatankuasa untuk

menjadi pencatat minit mesyuarat.
f. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat agung luar
biasa ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru.

6.4 Mesyuarat Khas

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan
semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan. Misalnya, dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah Tahunan Sekolah telah memutuskan untuk
mempercepat tarikh majlis tersebut lalu setiausaha diarahkan oleh pengerusi memanggil
mesyuarat khas.

i. Antara tatacara untuk mengadakan mesyuarat ini ialah:

a. Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.
b. Mesyuarat dipengerusikan oleh yang dipertua atau presiden atau pengerusi
persatuan dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya Yang Dipertua
atau presiden atau pengerusi tiada serta memberikan kuasa untuk
mempengerusikan mesyuarat.
c. Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan.
d. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan.
e. Setiausaha kemudian menyediakan minit mesyuarat dan
f. mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa.
g. Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit mesyuarat
kepada pihak yang berkenaan dengan tujuan menyegerakan pelaksanaan
sesuatu projek.

6.5 Mesyuarat Tergempar

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus
segera daripada ahli-ahli jawatankuasa. Misalnya, melucutkan keahlian anggota yang
melanggar disiplin atau mencemarkan nama baik persatuan atau organisasi.

i. Atur cara mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:

a. Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.
b. Mesyuarat juga dipengerusikan oleh Yang Dipertua atau presiden atau
pengerusi dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya yang dipertua
 Muka / Page : 11
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

atau presiden atau pengerusi tiada serta diberi kuasa untuk mempengerusikan
mesyuarat.
c. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan.
d. Semua ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam perbincangan.
e. Setiausaha akan menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada
semua ahli jawatankuasa.
f. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang isu yang
diputuskan dalam mesyuarat tersebut.

7. Minit Mesyuarat

7.1 Tugas setiausaha yang utama ialah mencatat segala perkara yang dibincangkan dan
keputusan yang diambil dalam sesuatu mesyuarat atau ringkasnya dikatakan sebagai minit
mesyuarat. Oleh itu, setiausaha perlu menguasai kemahiran bahasa yang baik supaya
minit mesyuarat yang dinyatakan itu jelas, lengkap dan menepati apa-apa yang
dimesyuaratkan.

7.2 Untuk menghasilkan minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha perlulah:

a. Menghadiri mesyuarat sepanjang masa.
b. Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu Senarai Kedatangan dan Buku
Catatan Minit.
c. Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalam mesyuarat dan
keputusan yang diambil.
d. Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat sama ada tepat atau
sebaliknya. Untuk menentukan ketepatan isi, catatan perlu dibuat sebaik sahaja
mesyuarat selesai.

7.3 Minit mesyuarat disediakan melalui dua peringkat, iaitu mencatat dan menulis minit
mesyuarat. Setiausaha seharusnya mempunyai buku catatan minit untuk mencatat:
a. Semua isi penting mesyuarat dari mula hingga akhir.
b. Semua keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.
c. Cadangan dan sokongan juga undian yang dibuat.
d. Nama pencadang dan penyokong pembentang sesuatu isu.
e. Jumlah undi yang menyokong dan menentang.

7.4 Penulisan Minit Mesyuarat

a. Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit
mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Berhubung
dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam
menulisnya.

7.5 Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal-hal yang berikut:
a. Butiran tentang mesyuarat
i. Nama mesyuarat.
ii. Bilangan kali diadakan.
iii. Tarikh
iv. Masa
 Muka / Page : 12
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

v. Tempat

b. Senarai kehadiran
i. Senarai lengkap ahli yang hadir sangat perlu untuk pengesahan minit
pada masa akan datang dan memerlukan pandangan mereka sama ada
sah atau sebaliknya minit itu.
c. Isi minit mesyuarat
i. Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut:
a. Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan
mencatatkan jawatan mereka.
b. Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati
atau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa).
c. Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yang
memberikan alasan ataupun tidak).
ii. Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat.
iii. Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
iv. Perkara-perkara berbangkit.
v. Agenda-agenda yang ditetapkan.
vi. Hal-hal lain.
vii. Ucapan penutup oleh pengerusi.

7.6 Ciri-ciri minit mesyuarat yang baik:

i. Penulisan hendaklah tepat, ringkas dan padat.
ii. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu
menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan keputusan ahli-ahli
mesyuarat. Misalnya:
a. Mesyuarat telah bersetuju untuk menerima...
b. Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa...

7.7 Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang
dipertanggungjawabkan perlu dicatat.

7.8 Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat dan perlulah
digunakan ungkapan ditangguhkan bukannya ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu ialah mesyuarat yang
terakhir.

7.9 Pada bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklah dicatatkan nama dan jawatan
penyedia minit mesyuarat serta nama dan jawatan orang yang mengesahkan minit
mesyuarat itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan ahli-ahli mesyuarat.

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

....................................... ..................................
(Nama penuh) (Nama penuh)
Setiausaha Pengerusi

Contoh Surat Pemberitahuan Mesyuarat

 Muka / Page : 13
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

Contoh Penulisan Minit Mesyuarat : Gaya 1

 Muka / Page : 14
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

Contoh Penulisan Minit Mesyuarat : Gaya 2

SOALAN/ QUESTION:
 Muka / Page : 15
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

1. Nyatakan peranan pengerusi dalam mesyuarat.

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

2. Nyatakan peranan setiausaha dalam mesyuarat.

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

3. Nyatakan peranan bendahari dalam mesyuarat.

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
 Muka / Page : 16
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

4.2 EXECUTE DECISION MAKING SKILLS

PENGENALAN
Pembuatan keputusan adalah sebahagian kunci kegiatan pengurus, terutama dalam
melaksanakan pembuat keputusan. Pembuatan keputusan adalah berkaitan dengan
kegiatan yang dipilih sebagai penyelesaian dari suatu masalah tertentu. Dalam pembuatan
keputusan, pengurus memberi tindakbalas dan tindakan yang ada dengan menganalisis
berbagai pilihan dan membuat keputusan mengenai tujuan dan tindakan yang akan
dilakukan.

1. Jenis-jenis keputusan

i. Keputusan yang diprogram (Programmed Decisions)

Merupakan keputusan yang bersifat rutin dan berulang-ulang, dibuat
berdasarkan kebiasaan, aturan maupun prosedur tertentu.

ii. Keputusan yang tidak diprogram (Non-programmed Decisions)

Merupakan keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus,
masalah yang jarang diolah oleh kebajikan tertentu sehingga memerlukan
penerangan khusus. Keputusan dibuat berdasarkan informasi, dan penilaian
pengurus.

2. Proses pembuatan keputusan

Proses ialah tahap-tahap atau rangkaian kegiatan yang harus dilalui dalam usaha
mendapatkan keputusan yang tepat, cepat dan lengkap. Seperti telah ditunjukkan pada
definisi terdahulu, pembuatan keputusan pada dasarnya adalah pemilihan salah satu di
antara berbagai alternatif yang tersedia untuk dilaksanakan. Untuk dapat menentukan
pilihan terbaik, perlu dilakukan penilaian terhadap berbagai alternatif tersebut dan setelah itu
diikuti dengan tindakan yang merupakan pelaksanaan dari keputusan yang telah dibuat.

Banyak model pembuatan keputusan rasional yang dikemukakan oleh para pakar, ada
proses yang lebih singkat dengan empat langkah, iaitu mengenalpasti masalah,
pengembangan alternatif penyelesaian, memilih keadah penyelesaian, serta melaksanakan
dan menilai keadah penyelesaian. Ada yang lebih perinci sampai pada enam langkah,
seperti yang diuraikan dalam tulisan ini.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahawa tidak ada satu pun model yang dapat
menjamin bahawa pengurus akan selalu membuat keputusan yang benar. Meskipun
demikian, para pengurus yang menggunakan suatu model yang rasional, intelektual dan
sistematik akan lebih berhasil dibandingkan para pengurus yang menggunakan pendekatan
yang bersifat informal. Dalam tulisan ini, dipilih model yang sedikit lebih terperinci mengenai
tahap-tahap pembuatan keputusan iaitu dari seperti berikut:
i. Identifikasi masalah atau penentuan tujuan yang hendak dicapai lewat keputusan
yang akan diambil/ dibuat.
ii. Pengembangan atau pencarian berbagai alternatif yang mungkin dapat dibuat.
iii. Penilaian terhadap berbagai alternatif yang sudah dikembangkan.
iv. Menentukan pilihan yang terbaik.
 Muka / Page : 17
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

v. Melaksanakan pilihan yang sudah ditentukan.

vi. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan.

3. Mengenalpasti Masalah atau Tujuan

Pembuatan keputusan perlu mengakaji masalah tertentu yang menghendaki dalam
penyelesaian. Masalah yang dihadapi sama ada masalah besar dan juga masalah kecil
yang hampir setiap harinya dihadapi. Adapun jenis masalah yang dihadapi, terlebih dahulu
harus dikenali masalah apa yang sebenarnya dirasakan sehingga penyelesaian dapat
dilakukan dengan tepat. Tidak jarang, apa yang langsung dirasakan sebenarnya bukan
merupakan masalah pokok melainkan sekedar gejala atau mungkin akibat yang timbul dari
masalah pokok yang sesungguhnya. Apabila pengenalan masalahnya keliru, maka
keputusan yang diambil tidak akan efektif sebab tidak menyelesaikan masalahnya.

Dalam bidang organisasi, kemampuan untuk dapat mengenal masalah dengan benar ini
sangat penting sebab masalah-masalah yang sesungguhnya dihadapi sangat kompleks.
Kecuali dari segi proses yang memang lebih sering menimbulkan masalah, organisasi
menghadapi juga faktor manusia yang sukar dikawal.

Huber dalam Ashar Kasim (1994P.8-9) mengatakan ada tiga kecenderungan yang dapat
mengganggu penyelesaian masalah:

a. Kecenderungan untuk merumuskan masalah menurut penyelesaian yang ingin

diusulkan. Dengan memfokuskan permasalahan kepada satu kemungkinan
penyelesaian dan mengurangi kesempatan untuk mencari alternative-alternatif
penyelesaian yang lain. Misalnya dengan mengatakan masalahnya sebagai
kelemahan dalam pelaksanaan program pembinaan staf, pada hal masalah yang
sebenarnya belum dijelaskan. Akibatnya hal ini akan menjurus kepada pembuat
kuputusan yang salah sebab yang ingin diselesaikan adalah sesuatu yang bukan
merupakan masalah sehingga tidak ada usaha pencarian alternative penyelesaian
yang lain yang lebih relevan.

b. Kecenderungan untuk merumuskan masalah secara sempit dan menurut tujuan-

tujuan yang lebih rendah. Hal ini bisa menyebabkan masalah yang dirumuskan lebih
sempit daripada yang seharusnya sehingga tidak menunjang usaha organisasi
secara keseluruhan. Perumusan masalah yang terlalu sempit juga menghalangi
usaha-usaha pengembangan dan bertahannya (survival) dari organisasi tersebut.
Seorang pengurus yang berpandangan luas menganggap tujuan-tujuan yang lebih
rendah sebagai alat untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi (strategic) dan tidak
beranggapan bahawa tujuan-tujuan yang lebih rendah tersebut sebagai tujuan-tujuan
akhir.

c. Kecenderungan untuk melakukan analisis masalah berdasarkan gejala-gejala yang

terlihat (symptoms). Umumnya para pengurus cenderung untuk hanya menyelidiki
suatu masalah dalam batas-batas gejala yang terlihat atau diketahui. Mereka terlalu
sering menghabiskan waktunya menghadapi “symptoms” yang sama lagi berulang-
ulang. Salah satu faktor yang mempengaruhi adanya kecenderungan untuk hanya
melakukan analisis masalah berdasarkan gejala-gejala yang terlihat saja adalah
 Muka / Page : 18
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

karena pebuatan keputusan tersebut kurang pengetahuan atau tidak mempunyai

konsep yang sesuai dengan permasalahan yang dihadapi.

4. Pengembangan Alternatif
Yang dimaksudkan dengan alternatif dalam hal ini ialah berbagai kemungkinan yang
dapat diambil untuk mengatasi masalah yang dirasakan. Terhadap suatu masalah yang
timbul pada umumnya dapat dilakukan berbagai cara pemecahan. Setiap pemecahan
mengandung kelebihan dan kelemahan tertentu. Untuk dapat membuat keputusan yang
paling menguntungkan (rasional) perlu dikembangkan semua alternatif yang melekat pada
masalah pembuatan keputusan. Semua alternatif tersebut masing-masing dikenalpasti
keuntungan dan kerugian dalam hal ini merangkumi berbagai aspek yang diperkirakan akan
mempengaruhi kecekapan organisasi secara keseluruhan. Dalam hubungan dengan ini,
Simon (1984) mengemukakan bahawa perilaku pembuatan keputusan yang sesungguhnya
tak memenuhi syarat matlamat yang rasional, paling tidak dalam tiga hal seperti dibawah:
i. ketidak-lengkapan pengetahuan
ii. kesulitan-kesulitan membuat dugaan.
iii. hanya sedikit sekali dari kemungkinan-kemungkinan alternatif yang
terfikirkan.

Jadi batas-batas kemungkinan-kemungkinan untuk pengembangan alternatif adalah

kelengkapan pengetahuan dan kemampuan berfikir membuat dugaan dan memperoleh
sebanyak alternatif yang sesuai dengan suatu keputusan meliputi segi-segi ekonomi, moral,
persekitaran dan beberapa segi lain yang sesuai.

5. Penilaian terhadap Alternatif

Sebelum menentukan pilihan alternatif mana yang akan dibuat, terlebih dahulu dilakukan
penilaian terhadap berbagai alternatif yang tersedia. Pertimbangan yang digunakan untuk
melakukan penilaian terutama menglibatan dari segi lebih menguntungkan dan yang paling
kecil kerugiannya dari masing-masing alternatif. Stonner dan Wankel (1993) mengemukakan
bahawa untuk menilai keberkesanan dari alternatif dapat diukur dengan dua kriteria:
seberapa realistic alternatif itu dipandang dari sudut tujuan dan sumber daya organisasi dan
seberapa baik ia membantu pemecahan masalah.

Setiap alternatif harus dinilai berdasarkan tujuan dan sumber daya organisasi. Suatu
alternatif mungkin nampak logik, tetapi jika tidak dilaksanakan, ia tidak bermanfaat sama
sekali. Misalnya, jika angka penjualan meningkat tetapi keuntungan menurun, kita mungkin
akan mengurangi biaya umum. Namun demikian, jika biaya umum telah sangat dikurangi
atau jika pengurangan selanjutnya akan menurunkan mutu produk, maka alternatif ini tidak
masuk akal untuk dilaksanakan.

Di samping itu, setiap alternatif harus dinilai apakah yang akan timbul jika suatu cara
tindakan diikuti? Pengurus harus menentukan seberapa jauh kebolehan pegawai dalam
melaksanakan suatu keputusan dan apa yang akan terjadi jika keputusan itu tidak
dilaksanakan sepenuhnya. Masalah mungkin terlibat dalam pelaksanaan keputusan, seperti
perlunya mendapatkan dana tambahan. Bahagian-bahagian lain dalam organisasi yang
akan terpengaruh oleh suatu keputusan harus diajak berunding. Pesaing mungkin
terpengaruh oleh keputusan sehingga akan berlaku penimbangan.
 Muka / Page : 19
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

Setiap alternatif juga harus analisis dalam hubungan dengan seberapa baik alternatif
itu akan mencapai yang “harus” dan yang “sebaiknya” dari suatu masalah. Dalam beberapa
hal, pengurus mungkin dapat melakukan eksperimen dengan cara pemecahan yang
tersedia dengan cara mencuba satu atau lebih alternatif pada bahagian-bahagian yang
berbeza dalam organisasinya untuk melihat alternatif mana yang paling efketif. Dalam hal
lain, pengurus dapat menggunakan teknik simulasi untuk menyelidiki kemungkinan hasil dari
pemecahan alternatif. Tetapi, biasanya ia hanya akan menggunakan pengetahuan,
pertimbangan dan pengalamannya untuk memutuskan alternatif yang dianggap paling
menarik

6. Pemilihan Alternatif
Bentuk pengambilan keputusan yang sebenarnya ialah pemilihan alternatif yang dinilai
paling tepat dan paling baik di antara berbagai alternatif yang tersedia. Pemilihan alternatif
merupakan tindak lanjut dari penilaian setelah mempertimbangkan berbagai keuntungan
dan kerugian. Setiap alternatif mengandung keuntungan dan kerugian, maka pilihan yang
ditetapkan adalah pilihan yang optima, iaitu pilihan yang masih memberikan keuntungan
(meskipun tidak maksima) tetapi tidak menimbulkan kerugian yang besar. Dari pendapat
Simon diperolehi pemahaman bahawa rasional keputusan dapat dipandang dari dua segi
iaitu:
i. rasional dari segi pandangan individu,
ii. rasional dari segi pandangan kelompok.

Suatu keputusan itu rasional dari segi pandangan individu (rasional secara subjektif) jika
keputusan itu selari dengan nilai-nilai, alternatif-alternatif, serta informasi yang ditimbangnya
dalam mencapai keputusan tersebut. Sebuah keputusan itu rasional dari segi pandangan
kelompok (rasional dari segi objektif) jika ia selari dengan nilai-nilai yang menguasai
kelompok itu, serta informasi-informasi yang dimiliki kelompok itu yang bersesuaian dengan
keputusan tersebut. Oleh kerana itu, pemilihan alternatif dalam pembuatan keputusan
haruslah optima yang dapat diterima oleh individu juga oleh kelompok

7. Pelaksanaan Pilihan
Alternatif yang telah dipilih baru memiliki nilai keputusan setelah diimplementasikan.
Sekalipun pemilihan alternatif sudah jelas, akan tetapi seringkali keputusan yang baik pun
mengalami kegagalan karena tidak diterapkan dengan kesahihan. Kesalahan yang sering
dilakukan pengurus adalah menganggap bahawa, jika ia telah membuat keputusan, maka
tindakan atas keputusan itu menyusul dengan sendirinya. Jika keputusan itu baik, tetapi
bawahan tidak bersedia atau tidak dapat melaksanakannya, maka keputusan itu tidak akan
efektif. Keberhasilan penerapan keputusan yang dibuat oleh pengurus organisasi, bukan
semata-mata tanggungjawab dari pengurus organisasi akan tetapi komitmen dari bawahan
untuk melaksanakannya juga memegang peranan penting.

Dalam menilai dan memilih alternatif suatu keputusan seharusnya mempertimbangkan

kemungkinan penerapan dari keputusan tersebut. Betapa pun baiknya suatu keputusan
apabila keputusan tersebut sulit diterapkan maka keputusan tersebut juga tidak ada artinya.
Pembuatan keputusan di beberapa organisasi mereka tidak terlibat dengan operasi harian.
Mereka membuat keputusan berkaitan dengan tujuan yang ideal dan hanya sedikit
 Muka / Page : 20
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

mempertimbangkan penerapan operasionalnya.

8. Pemantauan terhadap Pelaksanaan

Keputusan yang telah dibuat dan kemudian dilaksanakan mencapai sasaran yang telah
ditentukan, pelaksanaannya perlu dipantau (monitor). Dari kegiatan pemantauan itu
diperolehi amat berguna dalam menyempurnakan kegiatan selanjutnya sehingga
pembuatan keputusan tersebut memberikan hasil yang diharapkan dan merupakan suatu
proses yang berterusan.

9. Alat membuat keputusan

9.1 Pokok keputusan

Pokok keputusan adalah alat yang boleh digunakan untuk membolehkan anda
memilih daripada beberapa kemungkinan tindakan. Dengan menggambarkan risiko
dan pilihan yang berkaitan dengan setiap pilihan tindakan membolehkan anda untuk
menimbang akibat kebarangkalian keputusan sebelum anda benar-benar membuat
keputusan tersebut.

Rajah dibawah menunjukkan gambaran pokok keputusan mudah. Ikut cara

berikut untuk melukis pokok keputusan:
a. Keputusan anda dilambangkan dengan sebuah kotak di bahagian kiri kertas
anda;
b. Lukiskan garisan ke bahagian kanan dari kotak itu bagi memberi gambaran
setiap kemungkinan keputusan;
c. Di hujung setiap garisan, pertimbangkan keputusan bagi pemilihan. Jika
pemilihan membawa kepada keputusan yang jelas jadikan ia pengakhiran
garisan. Jika pemilihan membawa kepada keputusan yang samar tunjukkan
ia dengan melukis bulatan. Jika satu lagi pemilihan perlu dibuat tunjukkan
dengan melukis satu lagi kotak; dan
d. Teruskan proses ini sehingga kesemua hasil anda telah dilukis dengan jelas.

Contoh Pokok Keputusan

 Muka / Page : 21
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

9.2 Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities dan Threats.
Seperti namanya, Analisis SWOT merupakan suatu teknik perencanaan strategi yang
bermanfaat untuk mengenali Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness), Peluang
(Opportunities) dan Ancaman (Threats) dalam suatu projek, baik projek yang sedang
berlangsung maupun dalam perancangan projek baru. Analisis SWOT bukan hanya
dapat digunakan dalam perniagaan, tetapi juga dapat digunakan pada peribadi kita
sendiri dalam pengembangan kerjaya.

i. Komponen Dasar Analisis SWOT

Analisis SWOT terdiri dari 4 komponen dasar iaitu :
a. Strength (kekuatan) atau disingkat dengan “S”, iaitu kreteria organisasi ataupun
projek yang memberikan kelebihan / keuntungan dibandingkan dengan yang
lainnya.
b. Weakness (kelemahan) atau disingkat dengan “W”, iaitu kreteria yang berkaitan
dengan kelemahan pada organisasi ataupun projek dibandingkan dengan yang
lainnya.
c. Opportunities (peluang) atau disingkat dengan “O”, iaitu Peluang yang dapat
dimanfaatkan bagi organisasi ataupun projek untuk dapat berkembang di
kemudian hari.
d. Threats (ancaman) atau disingkat dengan “T”, iaitu Ancaman yang akan
dihadapi oleh organisasi ataupun projek yang dapat mengejar
perkembangannya.

Dari keempat kompenen dasar tersebut, Strength (kekuatan)

dan Weakness (Kelemahan) adalah faktor internal organisasi/ projek itu sendiri,
sedangkan Oppoturnities (Peluang) dan Threats (Ancaman) merupakan faktor external
yang mempengaruhi perkembangan organisasi ataupun projek. Oleh kerana itu, Analisis
SWOT juga sering disebut dengan Analisis Internal-External (Internal-External Analisis)
dan Matriks SWOT juga sering dikenal dengan Matrix IE (IE Matrix).

ii. Cara Menggunakan Analisis SWOT

Untuk melakukan Analisis SWOT, kita perlu membuat beberapa pertanyaan dan
menjawabnya sendiri seperti contoh-contoh berikut ini:

a. Strength (Kekuatan)
 Kelebihan apa yang dimiliki oleh organsiasi?
 Apa yang membuat organisasi lebih baik dari organisasi lainnya?
 Keunikan apa yang dimiliki oleh organisasi?
 Apa yang menyebabkan kita mendapatkan penjualan?
 Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelebihan?

b. Weakness (Kelemahan)
 Apa yang dapat ditingkatkan dalam organisasi?
 Apa yang harus dihindari oleh organisasi?
 Faktor apa yang menyebabkan kehilangan penjualan?
 Muka / Page : 22
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

 Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelemahan
organisasi kita?
 Apa yang dilakukan oleh pesaing sehingga mereka dapat lebih baik dari
organisasi kita?

c. Opportunities (Peluang)
 Kesempatan apa yang dapat kita lihat?
 Perkembangan tren apa yang sejalan dengan organisasi kita?

d. Threats (Ancaman)
 Hambatan apa yang kita hadapi sekarang?
 Apa yang dilakukan oleh pesaing organisasi?
 Perkembangan Teknologi apa yang menyebabkan ancaman bagi organisasi?
 Adakah perubahan peraturan pemerintah yang akan mengancam
perkembangan organisasi?

iii. Faktor yang Mempengaruhi Analisis SWOT

Faktor-faktor yang mempengaruhi keempat komponen dasar Analisis SWOT
diantaranya adalah:
a. Faktor Internal (Strength dan Weakness)
 Sumber daya yang dimiliki
 Keuangan atau Finansial
 Kelebihan atau kelemahan internal organisasi
 Pengalaman-pengalaman organisasi sebelumnya (baik yang berhasil maupun yang
gagal)

b. Faktor Eksternal (Opportunities dan Threats)

 Trend
 Budaya, Sosial Politik, Ideologi, perekonomian
 Sumber-sumber permodalan
 Peraturan Pemerintah
 Perkembangan Teknologi
 Peristiwa-peristiwa yang terjadi
 Lingkungan

9.3 Pareto
 Muka / Page : 23
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

Diagram Pareto merupakan salah satu tools (alat) dari QC 7 Tools yang sering
digunakan dalam hal pengendalian mutu. Pada dasarnya, Diagram Pareto adalah grafik
batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian.
Urutannya mulai dari jumlah permasalahan yang paling banyak terjadi sampai yang paling
sedikit terjadi. Dalam Grafik, ditunjukkan dengan batang grafik tertinggi (paling kiri) hingga
grafik terendah (paling kanan).

Dalam aplikasinya, Diagram Pareto sangat bermanfaat dalam menentukan dan mengenalpasti
yang utama permasalahan yang akan diselesaikan. Permasalahan yang paling banyak dan
sering terjadi adalah keutamaan kita untuk melakukan tindakan. Sebelum membuat sebuah
Diagram Pareto, data yang berhubungan dengan masalah atau kejadian yang ingin kita analisis
harus dikumpulkan terlebih dahulu. Pada umumnya, alat yang sering digunakan untuk
pengumpulan data adalah dengan menggunakan Senarai Semak (Check Sheet).

i. Cara Membuat Diagram Pareto

Langkah-langkah dalam membuat Diagram Pareto adalah sebagai berikut:
a. Mengenalpasti permasalahan yang akan diteliti dan penyebab-penyebab
kejadian.
(Contoh Permasalahan : Tingginya tingkat Cacat di Product Perakitan
PCB, Penyebabnya : Solder Short, No Solder, Missing, Solder Ball dan
Solder Crack
b. Menentukan period waktu yang diperlukan untuk analisis (misalnya
Bulanan, Mingguan atau Harian)
c. Membuat catatan frekuensi kejadian pada senarai semak (check sheet)
d. Membuat daftar masalah sesuai dengan urutan frekuensi kejadian (dari
tertinggi sampai terendah).
e. Menghitung Frekuensi kumulatif dan Peratus kumulatif
f. Gambarkan Frekuensi dalam bentuk grafik batang
g. Gambarkan kumulatif Peratus dalam bentuk grafik garis
h. Intepretasikan (terjemahkan) Pareto Chart tersebut
i. Mengambil tindakan berdasarkan keutaman kejadian / permasalahan
 Muka / Page : 24
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

j. Ulangi lagi langkah-langkah diatas mengimplementasikan tindakan

peningkatan untuk melakukan perbandingan hasil.

Contoh Pareto Chart

SOALAN/ QUESTION:

1. Nyatakan jenis-jenis keputusan.

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

2. Nyatakan proses membuat keputusan.

________________________________________________________________
________________________________________________________________

3. Nyatakan alat-alat membuat keputusan

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

4.3 PRODUCE WORK REPORTS

 Muka / Page : 25
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

PENGENALAN

1. LAPORAN RINGKAS

1.1 Definisi laporan

Merupakan dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada pihak
pengurusan, pelanggan atau kakitangan organisasi yang lain. Penilaian ke atas penulis sebuah
laporan dibuat berdasarkan kebolehan menulis dan menyusunatur kandungan laporan adalah
penting untuk kita menyiapkan laporan yang berkualiti.

Tujuan laporan boleh dibahagikan kepada 3 perkara yang utama seperti di bawah:
i. Memaklumkan/ memberi informasi
ii. Kajian kebolehlaksanaan (feasibility/ viability studies)
iii. Mendapat keputusan (rumusan membantu/ meminta pihak ketiga membuat
keputusan)

Maklumat dan data di dalam laporan akan digunakan untuk membuat keputusan yang penting
dalam sesebuah organisasi. Oleh itu, kita perlu memastikan bahawa data di dalam laporan
adalah relevan kepada isu utama laporan yang terkini dan sahih dalam bentuk yang sesuai dan
maklumat berdasarkan sumber yang boleh dipercayai, boleh dipastikan oleh sumber lain serta
dapat diperiksa semula kesahihan.

1.2 Menyusun maklumat dalam laporan

i. Mengikut isu
ii. Mengikut aliran masa (chronological)
iii. Mengikut susunan kepentingan (priorities)

1.3 Panjang Sebuah Laporan Ringkas

Sebuah laporan tidak perlu terlalu panjang dan terlalu banyak isi kandungannya. Di
bawah merupakan panduan umum untuk panjang laporan yang sesuai mengikut peringkat
pembaca:
i. Pembaca pengurus peringkat eksekutif - 1 hingga 2 mukasurat
ii. Pembaca pengurus peringkat pertengahan - 3 hingga 5 mukasurat
iii. Pembaca peringkat penyelia - kurang dari 10 mukasurat
iv. Pembaca peringkat kerani - kurang dari 50 mukasurat

1.4 Bentuk maklumat di dalam laporan

i. Ringkas
ii. Padat
iii. Tepat/ jitu
iv. Jelas
v. Ulangkan jika perlu penekanan
vi. Ayat aktif

1.5 Komponen Laporan

Setiap laporan terdiri daripada elemen utama dan sekunder
 Muka / Page : 26
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

a. Elemen Utama
Fokus lebih kepada maklumat penting yang ingin disampaikan melalui laporan
tersebut, seperti di dalam Pengenalan dan Kesimpulan. Elemen Utama boleh ditulis
mengikut 2 kaedah iaitu dengan menyampaikan fakta dan yang kedua adalah
menyampaikan maklumat kepada pembaca dalam bentuk keputusan. Format ini
digunakan apabila laporan tersebut akan dinilai oleh pihak pengurusan.

Berikut adalah komponen di dalam elemen utama:

i). Pengenalan:
 Tujuan Laporan
 Penerangan tentang situasi yang memerlukan laporan tersebut
ditulis
 Skop
 Penerangan tentang kandungan laporan
 Kaedah & prosedur
ii). Kesimpulan:
 Rumusan laporan, cadangan, penemuan.

b. Elemen Sekunder :
Merupakan pelengkap kepada laporan, komponennya adalah seperti di bawah :
i. Cover Letter – surat yang menyatakan tindakan yang perlu diambil berdasarkan
laporan tersebut
ii. Rumusan Eksekutif/ Abstrak - Menerangkan dengan ringkas tujuan dan
kandungan laporan
iii. Jadual Isi Kandungan
iv. Lampiran/ Apendik
v. Bibliografi/ Senarai bahan rujukan

1.6 Susun kerja mengikut jadual

Kerja-kerja mengumpul maklumat, data, soal siasat dan menyiapkan laporan dibuat
secara berjadual untuk menentukan serahan laporan dapat dilakukan dalam tempoh waktu
yang diberi.
Kepentingan menyerahkan laporan mengikut tarikh yang ditetapkan (deadline) adalah
kerana pihak yang mengarahkan untuk menyiapkan laporan tersebut sudah tentu akan
membuat suatu keputusan berdasarkan kandungan laporan tersebut.
Dalam sesebuah organisasi, kebolehan membuat keputusan yang tepat dalam masa yang
singkat sangat kritikal dimana laporan yang telah ditulis dengan baik dan jelas membantu
proses ini.
Di bawah merupakan Carta Gantt (Gambarajah 1: Contoh Carta Gantt) yang
merupakan teknik dokumentasi yang boleh digunakan untuk memantau dan menjadi panduan
untuk mengatur kerja agar tidak melebihi masa (deadline) yang telah ditetapkan.
 Muka / Page : 27
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

Gambarajah 1: Contoh Carta Gantt

Seperti yang ditunjukkan diatas, Carta Gantt menunjukkan persilangan garis masa berdasarkan
tugasan yang perlu dilakukan dan unit masa yang diperlukan untuk menyiapkan tugasan
tersebut.

2. Senarai Semak
2.1 Tujuan senarai semak
a. Panduan menjalankan tugasan
b. Memperincikan tugasan-tugasan penting
c. Menyusun tugasan
d. Menentukan tiada tugasan tertinggal

2.2 Komponen senarai semak

a. Tajuk/ Perkara yang disemak
b. Nama dan butir pegawai yang menyemak
c. Tarikh penyemakan
d. Kriteria penyemakan
e. Komen pegawai yang menyemak

2.3 Kaedah untuk menghasilkan senarai semak

i. Dapatkan arahan daripada pihak pengurusan
ii. Dapatkan senarai kriteria yang diperlukan oleh pihak pengurusan
iii. Jalankan pemerhatian & kajian ke atas persekitaran atau proses yang ingin
disemak.
iv. Hasilkan draf senarai semak
v. Uji keberkesanan senarai semak tersebut
vi. Dapatkan persetujuan dan pengesahan dari[ada pihak pengurusan untuk
menggunakan senarai semak tersebut.
vii. Agihkan dan latih pegawai yang akan menggunakan senarai semak tersebut
tentang kaedah menggunakan senarai semak itu.

3. ELEMEN ANALISIS MAKLUMAT

Terdapat tiga (3) elemen analisis maklumat:
i. Mengumpul dan menyusun maklumat
ii. Penyelidikan dan menganalisis maklumat
iii. Maklumat Semasa

3.1. Mengumpul dan menyusun maklumat

Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk analisis, pentafsiran dan
penyebaran mengikut keperluan organisasi.
i. Maklumat yang dipegang oleh organisasi dinilai untuk ketepatan dan kesesuaian
selaras dengan keperluan organisasi yang telah ditetapkan.
ii. Kaedah mengumpul maklumat yang boleh dipercayai dan gunakan sumber yang
cekap selaras dengan keperluan organisasi.
iii. Teknologi perniagaan digunakan untuk menyusun dan memantau maklumat
 Muka / Page : 28
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

mengikut keperluan organisasi.

iv. Maklumat dikemaskini, diubahsuai, disenggara dan disimpan mengikut
organisasi.

3.2 Penyelidikan dan Analisis Maklumat

Objektif kajian dinyatakan dengan jelas dan konsisten dengan organisasi keperluan;
i. Data yang digunakan dalam kajian adalah sah dan sesuai dengan tujuan
penyelidikan.
ii. Strategi Penyelidikan bersesuaian dengan keperluan penyelidikan dan
menggunakan sumber yang ada.
iii. Kaedah analisis data yang boleh dipercayai dan sesuai untuk tujuan
penyelidikan.
iv. Andaian yang digunakan dalam analisis yang jelas, wajar dan konsisten
dengan objektif kajian.

3.3. Mengemukakan Maklumat

i. Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan di dalam format, gaya yang sesuai
dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.
ii. Struktur dan format laporan yang jelas dan mengesahkan kepada organisasi
keperluan.
iii. Hasil penyelidikan dilaporkan dan dibahagikan mengikut keperluan organisasi.
iv. Maklum balas dan komen mengenai kesesuaian dan kecukupan penemuani
diperolehi.

4. PENGGUNAAN LAPORAN SYARIKAT

Laporan adalah seperti jambatan, merangkumi masa dan ruang. Kebanyakan
organisasi menggunakannya seperti memo, surat dan laporan yang diterima di kalangan
orang, tempat dan masa. Beberapa laporan digunakan untuk komunikasi dalaman; yang lain
adalah kegunaan dengan orang luar. Sebahagian digunakan untuk menyampaikan suatu
rekod tetap dan menyelesaikan masalah serta-merta laporan perniagaan boleh muncul
dalam pelbagai, tetapi untuk menyediakan laporan yang terbaik memberi petunjuk tentang
bagaimana untuk menganjurkan dan menulisnya.

Walaupun laporan perniagaan berkhidmat berbagai tujuan. Kebanyakan laporan digunakan

untuk salah satu daripada enam kegunaan seperti di bawah,
i. Memantau dan kawalan operasi
ii. Untuk membantu melaksanakan dasar-dasar dan prosedur
iii. Untuk mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan
iv. Untuk mendapatkan perniagaan atau pembiayaan baru
v. Untuk mendokumentasikan kerja yang dilakukan untuk pelanggan
vi. Untuk membimbing keputusan atau isu tertentu

Satu laporan perniagaan adalah fakta, dokumen objektif yang menghidangkan tujuan
perniagaan yang sah. Ia mungkin 3 atau 300 muka surat. Ia boleh menjadi satu bentuk pra-
cetak memo, surat atau manuskrip. Gaya ini boleh diringkaskan dan khusus atau maju
sepenuhnya dan umum; organisasi secara langsung dan tidak langsung.

Panjang, format, gaya dan organisasi laporan perniagaan semua bergantung yang asal, apa
 Muka / Page : 29
NO. KOD / CODE NUM. GMA 7033
Drpd/of : 11

subjek yang diliputi, apabila ia disediakan, di mana ia dihantar dan mengapa ia disediakan.
Syarikat menggunakan laporan untuk lima fungsi asas: untuk memantau dan operasi kawalan,
untuk melaksanakan dasar-dasar dan prosedur, mematuhi peraturan undang-undang atau
kerajaan, untuk mendapatkan perniagaan atau pembiayaan baru, untuk dokumen pelanggan.

SOALAN/ QUESTION:

1. Nyatakan perbezaan diantara laporan ringkas dan senarai semak?

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

2. Senaraikan perkara yang perlu diletakkan didalam sebuah laporan?

________________________________________________________________
________________________________________________________________

3. Nyatakan kaedah untuk menghasilkan senarai semak?

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

RUJUKAN/ REFERENCE :

1. Zafir Mohd Makhbul and Fazilah Mohamad Hasun (2016). Siri pengurusan : Mengurus
Sumber Manusia Organisasi. Leeds Publications, Petaling Jaya Selangor
2. Safety-9780070617681 Business and Management, Industrial Safety Management
3. Mark, E. P. (2009). Pengurusan Pemasaran Strategik, Kuala Lumpur: Institut
Terjemahan Negara Malaysia berhad dan Universiti Utara Malaysia
4. John V. Thill, Business Communication Today, a Division of the McGraw. Hill
Companies, Fourth Edition