ABC Procedura

NABAVKA
Izdanje 1
Oznaka: PR.740.01
Registar: RD.200.02

Kopija broj : __________________

Dostavljeno : __________________
Dostavio : __________________
Datum : __________________

IZRADIO OVERIO ODOBRIO

POTPIS

DATUM

IME
POZICIJA

Izdanje I II V VI
Datum

Kopiranje i distribucija ovog dokumenta nije dozvoljena bez odobrenja ovlašćenog lica ABC
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0

SADRŽAJ Strana

1. PREDMET PROCEDURE ..................................................................................................................................... 4

2. PODRUČJE PRIMENE.......................................................................................................................................... 4
3. TERMINI, DEFINICIJE I SKRAĆENICE .............................................................................................................. 4
3.l. Termini i definicije ........................................................................................................................................... 4
3.2. Skraćenice ...................................................................................................................................................... 4
4. DOKUMENTOVANOST ........................................................................................................................................ 4
4.1. Bazni dokumenti ............................................................................................................................................. 4
4.2. Veza sa drugim dokumentima ....................................................................................................................... 4
5. TOK PROCEDURE NARUČIVANJA I NABAVKE PROIZVODA ....................................................................... 5
5.1 Inicijativa za naručivanje proizvoda ............................................................................................................... 5
5.2 Izrada specifikacije potrebnih proizvoda ....................................................................................................... 5
5.2.1 Specifikacija proizvoda ........................................................................................................................... 5
5.2.2 Blokada proizvoda na skladištu .............................................................................................................. 6
5.3 Preispitivanje i verifikacija podataka za nabavku ......................................................................................... 6
5.4 Izrada plana nabavke ...................................................................................................................................... 6
5.5 Ocena isporučilaca .......................................................................................................................................... 6
5.6 Izrada zahteva za ponudu............................................................................................................................... 7
5.7 Odobrenje zahteva za ponudu ....................................................................................................................... 8
5.8 Prikupljanje i vrednovanje ponuda ................................................................................................................. 8
5.9 Odobrenje izbora ponude................................................................................................................................ 8
5.10 Izrada porudžbine / ugovora ......................................................................................................................... 8
5.11 Odobrenje porudžbine / ugovora.................................................................................................................. 8
5.12 Realizacija nabavke ...................................................................................................................................... 9
5.13 Kvantitativni i kvalitativni prijem - verifikacija nabavljenih proizvoda ...................................................... 9
5.14 Skladištenje verifikovanih proizvoda ......................................................................................................... 10
5.15 Plaćanje i rešavanje materijalno/finansijskih dokumenata ...................................................................... 10
6. OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI ..................................................................................................................... 9
7. DISTRIBUCIJA ....................................................................................................................................................... 9
9. REVIZIJA ................................................................................................................................................................ 9
10. PRILOZI ......................................................................................................................................................... 9
10.1 Prilozi uz proceduru....................................................................................................................................... 9
10.2 Obrasci koji se koriste u proceduri ............................................................................................................... 9
Prilog br.2:........................................................................................................................................................ 12
Tabela I - Kriterijumi ocena za ulazak u registar odobrenih isporučilaca ................................................... 12
Kvalitet procesa u kojim se realizuje proizvod ............................................................................................................... 12

Revizija 1 2 3 4 5 6

Potpis
Ime i
prezime
RM/Pozicija
Datum

3
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0

1. PREDMET PROCEDURE

Proces definisanja zahteva za nabavku, ocene isporučilaca, naručivanja, nabavke i verifikacije

prijema proizvoda, koji obuhvata nabavku:
 svih vrsta proizvoda (na primer hardver, usluge, softver ili procesni materijal),
 proizvoda iz uvoza i sa domaćeg tržišta,
 svih stepena gotovosti proizvoda (na primer sirovine, materijali, delovi, poluproizvodi,
gotovi proizvodi, konsultantske usluge, usluge projektovanja, izvođenja, itd. ) i
 proizvoda različite namene (na primer reprodukcija, potrošni, pomoćni i kancelarijski
materijal, rezervni delovi , oprema).

2. PODRUČJE PRIMENE

Ova procedura je namenjena svim učesnicima u procesu naručivanja, nabavke, dopreme,

skladištenja i verifikacije prijema proizvoda čiji je administrativni vlasnik služba sektro
marekting - podugovaranje.

3. TERMINI, DEFINICIJE I SKRAĆENICE

3.l. Termini i definicije

Isporučilac je organizacija koja isporučuje proizvod za ugradnju u finalni proizvod.

 Napomena: Pojam isporučilac u voj proceduri podrazumeva: isporučioca materijala i opreme,
podizvođača ili podugovarača usluga i eksternog saradnika na projektu.
Specifikacija – dokument u kome se iskazuju zahtevi.
Tehnička specifikacija – dokument u kome su iskazane karakteristike i performanse proizvoda.
Verifikacija - potvrdjivanje pomoću proveravanja i pribavljanje dokaza da su propisani zahtevi
ispunjeni.
Neusaglašenost predstavlja neispunjenje odredjenih zahteva.

3.2. Skraćenice

OC - Organizaciona celina
MT - Mesto troška

4. DOKUMENTOVANOST

4.1. Bazni dokumenti

- Standard ISO 9001:2000, tačka 7.4.
4.2. Veza sa drugim dokumentima

- PR.750.01 - Procedura upravljanja procesom realizacije inženjering usluge

- PR.730.01 - Procedura projektovanja i razvoja
- PR.830.01 - Procedura upravljanja neusaglašenim proizvodom.

4
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
5. TOK PROCEDURE NARUČIVANJA I NABAVKE PROIZVODA

5.1 Inicijativa za naručivanje proizvoda

Inicijativu za naručivanje proizvoda, koji se ugrađuje u finalni proizvod, pokreće koordinator
ugovaranja na osnovu:
- ugovora za poznatog klijenta,
- odluke o razvoju novog proizvoda ili
- rešavanja reklamacije klijenta
dostavljanjem radnog naloga na obrascu FM.720.13, prema proceduri PR.720.01.

Radni nalog se dostavlja menadžeru projekta, u daljem tekstu poručioc, zaduženom za

planiranje projekta, po proceduri PP.750.01, koji priprema podatke za nabavku tako što
identifikuje količine i performanse proizvoda koje treba nabaviti.
Projektna dokumentacija u kojoj su definisane specifikacije proizvoda dobijena je uz projektni
zadatak od klijenta ili je kreirana u procesu projektovanja i razvoja po proceduri PR.730.01. U
slučaju kada je projektna dokumentacija dobijena od kupca vrši se njeno preispitivanje pre
lansiranja u procesu planiranju po PR.750.01.
Po istoj proceduri kompletiraju podatke za nabavku, kao poručioci, menadžeri organizacionih
celina za opremu i potrošni material za mesto troška.
Kada se radi o uslugama trgovine koordinator ugovaranja je sam poručioc i kao takav
kompletira ulazne zahteve za nabavku iz specifikacije proizvoda naručenih od strane kupaca.

5.2 Izrada specifikacije potrebnih proizvoda

5.2.1 Specifikacija proizvoda

Poručioc specificira proizvode koje treba nabaviti. Specifikacija proizvoda koje treba nabaviti
definiše (zavisno od vrste proizvoda):
- količinu, vrstu, tip, klasu i performanse proizvoda koji se nabavljaju,
- oznaku proizvoda kada se proizvod kupuje po kataloškoj oznaci od odobrenog isporučioca,
- propis i standard koji proizvod mora da zadovoljava,
- način pakovanja, transporta i isporuke,
- garantni rok i servisnu podršku,
- zahtevani rok i mesto isporuke proizvoda,
- način i mesto verifikacije proizvoda,
- dokumente uz proizvod,
- sugestivnu listu ponuđača, itd.
Poručioc kompletira dokumente u kojima su definisani podaci za nabavku:
- liste ili sastavnice proizvoda - specifikacije delova ili komponenti po vrstama i
- karakteristike proizvoda koje su definisane u:
- tehničkim specifikacijama performansi proizvoda ili,
- crtežima delova koji se naručuju za izradu kod isporučilca ili,
- katalozima prema kataloškim oznaka proizvoda,
- specifikacije ili planove kontrolisanja i ispitivanja za verifikaciju proizvoda koji se nabavlja,
- specifikacije radova - aktivnosti vršenja usluga, kada se radi o nabavci usluga,
- specifikacije proizvoda kada se radi o trgovini, itd.

Specifikacija proizvoda koje treba nabaviti, zavisno od vrste i složenosti podataka za nabavku,
kao i njihove definisanosti, dostavlja se na obrascu FM.740.01 – Zahtev za nabavku uz
prilaganje odgovarajućeg dokumenata iz prethodnog stava.

5
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Poručioc je obavezan da referencira dokument u kome su planirana finansijska sredstva za
nabavku (ugovor sa korisnikom, plan nabavke, ) i način finansiranja nabavke.

5.2.2 Blokada proizvoda na skladištu

Koordinator podugovaranja pre naručivanja proizvoda proverava stanje svake stavke iz

specifikacije na zalihama skladišta (kada postoji skladište) i vrši blokadu nadjenih proizvoda,
bilo pristupom bazi podataka u računaru ili tako što mu skladištar parafira svaku blokiranu
stavku i overava celu specifikaciju. Na ovaj način se utvrđuje tačna količina proizvoda koje
treba nabaviti, čime se formira interni zahtev za nabavku proizvoda.

5.3 Preispitivanje i verifikacija podataka za nabavku

Koordinator podugovaranja preispituju kompletnost svih podataka (dokumenata) uz zahtev za

nabaku proizvoda. Uporedo sa ovim vrši se ocena planiranih troškova nabavke proizvoda, te
planiranih i raspoloživih finansijskih sredstava za nabavku.
Posle preispitivanja odnosno usaglašavanja zahtev za nabavku verifikuje koordinator
podugovaranja.
Odobrenje finansijskih sredstava za nabavku vrši generalni direktor odnosno osoba koju je
ovlastio za određeni iznos nabavke, čime se odobrava i pokretanje procesa nabavke.

5.4 Izrada plana nabavke

Po prihvatanju zahteva za nabavku proizvoda, koordinator podugovaranja pristupa izradi
plana nabavke (FM.740.02), tako što kompletira pozicije za nabavku prema potencijalnim
isporučiocima kojima će uputiti zahtev za ponudu, sa definisanim rokovima nabavke.
Plan nabavke predstavlja i evidenciju praćenja odvijanja procesa nabavke za koordinatora
podugovaranja.

5.5 Ocena isporučilaca

5.5.1 Svi isporučioci od kojih se nabaljaju proizvodi koji se ugrađuju u finalni prioizvod ili kao
rezervni delovi u opremu moraju biti ocenjeni i uvršteni u registar odobrenih isporučilaca
FM.740.09. Prva ocena isporučilaca koji se ne nalaze u registu vrši se pre slanja zahteva za
ponuda.
Uslov za ulazak u registar odobrenih isporučilaca su kriterijumi definisani u Tabeli 1 u Prilogu 2.
Zavisno od ispunjenja kriterijuma, status isporučioca može da bude:
- C – na osnovu ocene proizvoda.
- B – na osnovu ocene proizvoda i ključnih procesa u kojima se realizuje proizvod.
- A - na osnovu ocene pouzdanosti isporučioca.
Kada se radi o formiranju registrar spoljnih eksperata – saradnika koji se angažuju za
intelektualne usluge na projektu potrebno je oceniti njihove sposobnosti prema sledećim
kriterijumia:
- Obrazovanje
- Profesionalno iskustvo
- Ekspertnost i ključne kvalifikacije
- Potrebne licence i sertifikati
- Reference
- Ostale sposobnosti
- Ostale relevantne informacije (obuke, savetovanja, stručni radovi...)
- Priznanja za dosadašnji rad
6
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Aktivnosti ocene, izbora i anagažovanja spoljnih eksperata – saradnika na projektu vrši se po
proceduri PR.620.01 – Razvoj kadrova.
5.5.2 Koordinator podugovaranja pravi plan prve ocene isporučioc. On vrši ocenu isporučioca na
osnovu postojećih podatka (isporučioci za status C), na obrazcu – FM.740.11.
Na zahtev koordinatora podugovaranja, menadžer poručioca odredjuje proveravača (auditora) -
stručnjak za program , koji adaptira upitnik za proveru svakog isporučioca – FM.740.10 od kog se
zahteva status A i B. Koordinator podugovaranja šalje upitnik za prvu ocenu - FM.740.10, za
pribavljnaje podatka o oceni.
Zaduženi auditor vrši ocenu isporučioca od podataka dobijenih kroz upitnik (status A i B). Ako
utvrdi da je potrebno formira se tim za proveru u prostoru isporučioca prema proceduri PR.822.01–
Provera.
Zaduženi auditor(i) utvrđuje(u) predlog ocene isporučioca, na obrascu FM.740.11 sa periodom
važenja ocene, koji ne može biti duži od tri godine.
Menadžer marketinga vrši verifikaciju ocene isporučilaca, koja predstavlja uslov za ulazak u
registar odobrenih isporučilaca i dostavlja je nabavci.
Koordinator podugovaranja utvrđuje predlog, a generalni director, odobrava ulazak
isporučioca u registar isporučilaca - FM.740.09. koji stiču uslove za isporuku proizvoda.
5.5.3 Koordinator podugovaranja vodi registar odobrenih isporučilaca – FM.740.09. On formira
registar svakog ključnog isporučilaca (isporučioci statusa A i B, kao i isporučioci vitalnih delova
statusa C) na FM.740.08. u koji se unose ocene verifikacije proizvoda tokom isporuka koji su
definisani u Tabeli 2 u Prilogu 2.
Ocenu reklamacija utvrđuje verifikator proizvoda tokom svake isporuke, a ocene roka isporuka
utvrđuje Koordinator podugovaranja. Ove ocene se unose u odgovarajuće rubrike kartona
isporučioca – FM.740.08 pojedinačno nakom svake isporuke.
Ukoliko bilo koja od ocena – reklamacije na proizvode ili prekoračenje roka isporuke, dobije
vrednosti:
 (5-10)% od ugovrene vrednosti – šalje mu s opomena,
 (11-20)% od ugovrene vrednosti – šalje mu se zahtev za preduzimanje korektivne mere,
 (21-30)% od ugovrene vrednosti – vrši se uslovno isključenje do ispunjenja uslova,
 >3’% od ugovrene vrednosti – vrši se isključenje iz registra.
Za ponovni povratak u registar, isporučilac mora da pruži konkretan dokaz da je preduzeo
očekivane korektivne mere.
Kada organizacija ima dugoročni partnerski ugovor ili saradnju za strateškim isporučiocima iz
registra isporučilaca u kome su, pored komercijalnih pitanja (tipovi proizvoda, cena, količine, rokovi
isporuke itd.) regulisana i pitanja obezbeđenja i verifikacije kvaliteta isporučenih proizvoda, tada se
u ovoj proceduri mogu preskočiti aktivnosti 5.6 - 5.9.
5.6 Izrada zahteva za ponudu
Na osnovu prihvaćene dokumentacije za nabavku proizvoda dobijene uz zahtev za nabavku –
FM.740.01 od poručioca, Koordinator podugovaranja kompletira zahtev za ponudu –
FM.740.03, sa odgovarajućim prilozima, u kome su definisani zahtevani proizvodi po
karakteristikama (tip, klasa, propis, standard i/ili kataloški broj, itd.), količinama, rokovima i
mestom isporuke, pakovanjem, transportom, neophodnom dokumentacijom uz proizvod,
potrebnim uverenjima kvaliteta, načinom i mestom verifikacije kod isporuke, garancijama,
uslovima plaćanja itd.
Kada se proizvod nabavlja od trgovinske kuće, zahteva se utvrđivanje porekla i proizvođača
proizvoda.

7
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Potencijalni isporučioci kojima se dostavlja zahtev za ponudu se biraju iz regista odobrenih
isporučilaca.
Kada su tokom procesa izrade ponude za klijenta po proceduri PR.720.01 dobijene ponude
isporučilaca po ovoj proceduri, vrši se njihovo preispitivanje po pitanju opcije i neophodnih
izmena zavisno od promena nastalih tokom ugovaranja sa klijentom.
5.7 Odobrenje zahteva za ponudu
Menadžer marketinga po pregledu kompletne dokumentacije odobrava upućivanje zahteva za
ponudu – FM.740.03 na adrese potencijalnih ponuđača iz registra odobrenih isporučilaca ili isti
vraća na doradu.
5.8 Prikupljanje i vrednovanje ponuda
Isporučilai dostavljaju ponude sa svojom kompletnom dokumentacijom nabavci. Za ponude (ako ih
ima više) čija vrednost prelazi 1.000 EURA, kao i za ponude vitalnih delova proizvoda bez obzira
na vrednost, koordinator podugovaranja zajedno sa poručiocem analizira valjanost ponuda i vrši
vrednovanje ponude na obrascu FM.740.04, uzimajući iz registra isporučilaca - FM.740.09 njegov
status (A,B,C) isporučioca, kao i elemente iz konkretne ponude definisane u tabeli III – kriterijumi
kod izbora ponude. Koordinator podugovaranja i poručioc, na osnovu izvršene analize, predlažu
izbor isporučioca sa obrazloženjem.

5.9 Odobrenje izbora ponude

Koordinator podugovaranja dostavlja izveštaj o prispelim ponudama - FM.740.04 zajedno sa
prispelom dokumentacijom menadžeru projekta ili menadžeru sektora poručioca za odobrenje
nabavke proizvoda, izbor isporučilaca, rok nabavke i način finansiranja nabavke. Kada postoje
specifični razlozi, može se odobriti izbor bilo kog isporučioca čija je ponuda vrednovana, a koja
zadovoljava zahteve.
Za nabavke čija vrednost prelazi 5.000 EURA ovo odobrenje vrši generalni direktor.
Sve eventualne promene u odnosu na zahtev za nabavku proizvoda – FM.740.03 koje su
prihvaćene prihvatom ponude od strane isporučioca koordinator podugovaranja evidentira u
specifikaciji potrebnih proizvoda – FM.740.01.

5.10 Izrada porudžbine / ugovora

Na osnovu odobrenog plana nabavke i izbora ponude koordinator podugovaranja izrađuje

porudžbinu na obrascu FM.740.05 ili pravi ugovor sa prilozima, gde su definisani zahtevani
proizvodi po karakteristikama (tip, klasa, propis, standard i/ili kataloški broj, itd.), količinama,
rokovima, cenama i mestom isporuke, pakovanjem, transportom, neophodnom
dokumentacijom uz proizvod, potrebnim uverenjima kvaliteta, metodom i mestom verifikaicje
proizvoda, garancijama, uslovima plaćanja itd.

U izradi velikih ugovora učestvuju poručioc, pravnik i finansijer.

5.11 Odobrenje porudžbine / ugovora

Porudžbine/ugovore odobrava koordinator podugovaranja, menadžer marketinga ili generalni

direktor. Kriterijumi za nadležnost potpisivanja porudžbine/ugovora odredjeni su internim
aktom organizacije.
Ugovor/porudžbina stupa na snagu obostranim potpisivanjem, ukoliko nije drugačije
dogovoreno (uslov avansnog plaćanja, dostave garancije banke, a kod nabavke iz uvoza
pribavljanje dozvola, saglasnosti, atesta i sl.).

8
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
5.12 Realizacija nabavke
Realizacija nabavke proizvoda počinje potvrdom porudžbine ili stupanjem ugovora na snagu.
U toku realizacije porudžbine/ugovora coordinator podugovaranja vrši preispitivanje realizacije
ugovora u ugovorenim tačkama preispitivanja i/ili na zahtev poručioca i/ili na zahtev
isporučilaca. Rezultat preispitivanja realizacije nabavke može da bude i predlog aneksa
ugovora/porudžbine.
Eventualne nove zahteve isporučioca predložene u aneksu ugovora/porudžbine preispituje I
odobrava koordinator podugovaranja uz saglasnost poručioca po tačkama 5.11-5.13 ove
procedure ili vraća isporučiocu na preispitivanje.
Nakon prihvatanja izmena u realizaciji ugovora/porudžbine, odnosno aneksa
ugovora/porudžbine od strane poručioca, nabavka vrši reviziju plana nabavke ili ažuriranje
istog.
Isporučilac posle ispunjenja ugovorenih uslova otprema proizvod na ugovorenu dispoziciju uz
dostavu pratećih dokumenata: otpremnice, tovarnog lista, atesta, garantnog lista i sl.
Kada se radi o nabavci proizvoda iz uvoza realizacija uvoza se obavlja po podprocesu – uvoz
proizvoda datom u prilogu 3 ov procedure.

5.13 Kvantitativni i kvalitativni prijem - verifikacija nabavljenih proizvoda

Koordinator podugovaranja po prijemu otpremnice i/ili tovarnog lista i uvoznih dokumenata,

kada se radi o uvozu proizvoda, uporedjuje otpremna dokumenta sa porudžbinom/ugovorom i
sastavlja zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu proizvoda, na obrascu FM.740.06,
popunjvanjem rubrika od 1 do 5, u šest primeraka a u svemu prema podacima iz
porudžbine/ugovora.
Zapisnik o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu proizvoda se kompletira sa prilozima:
otpremnicom isporučilaca, delom ugovora koji definiše uslove prijema proizvoda, zahtevanim
atestima, garantnim listovima i sl. koordinator podugovaranja na preuzeti proizvod postavlja
Identifikacioni karton FM.750.05 i organizuje njegovo smeštanje u prijemni prostor skladišta za
nekontrolisane proizvode označen prema PR.750.01 – Prilog 5.
Menadžer poručioca, na osnovu dobijene dokumentacije od koordinatora podugovaranja,
određuje stručnjaka za proizvod – verifikatora koji vrši kvantitativno i kvalitativno kontrolisanje
proizvoda, prema specificiranom planu kontrolisanja i ispitivanja – FM.824.01. Zavisno od
ugovora prijem proizvoda se obavlja u prijemnom skladištu ili kod proizvodjača odnosno
isporučilaca.
Verifikator obavlja kvanitativni i kvalitativno kontrolisanje i popunjava rubrike od 5 do 11 u
Zapisniku o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu proizvoda – FM.740.06.
Verifikator je dužan da u zapisniku o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu, izvrši ocenjivanje
isporuke proizvoda. On utvrđuje procenat reklamiranih proizvoda i mere koje koordinator
podugovaranja treba preduzeti prema isporučiocu i evidentirati u registru isporučioca –
FM.740.08 i 09..
Za usaglašene proizvode, verifikator na poleđini identifikacione kartice - FM.750.05, overava
status usaglašenosti verifikovanih proizvoda.
Postupak sa neusaglašenim proizvodima rešava se po proceduri upravljanja
neusaglašenostima PR.830.01.
Za proizvode, za koji se nakon rešavanja neusaglašenosti vrši reklamacija, verifikator
sačinjava reklamacioni zapisnik na obrascu FM.740.07 u tri primerka od kojih dva dostavljaju
Nabavci a treći odlažu u registar kvaliteta.
9
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Označeni reklamirani proizvodi se čuvaju na posebnom mestu u skladištu – Prostor za
neusaglašene proizvode označen u PR.750.01 - u Prilogu 3, koji je pod kontrolom skladištara,
do rešenja reklamacije. Uz pismenu saglasnost isporučioca reklamirani proizvod se šalje na
doradu, ispitivanje, preradu i sl., a iznosi se propusnicom.
Proizvod koji se vraća sa popravke, dorade i sl. mora ponovo da bude kontrolisan od strane
verifikatora.
5.14 Skladištenje verifikovanih proizvoda

Za usaglašene proizvode verifikator popunjava rubrike predvidjene za to i potpisuje zapisnik o

kvalitativnom i kvantitativnom prijemu proizvoda predaje ih na čuvanje skladištaru.
Skladištar potpisuje sve primerke zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu proizvoda.
Tri primerka odmah vraća verifikatoru (jedan za arhivu službe kvaliteta a dva za nabavku) a tri
zadržava (po jedan za arhivu skladišta, za poručioca i materijalno knjigovodstvo).
5.15 Plaćanje i rešavanje materijalno/finansijskih dokumenata

Po dobijanju potpisanog zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu proizvoda

u Nabavci se kompletira dokumentacija na sledeći način:
Povezuje se faktura isporučilaca sa zapisnikom o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu
proizvoda i šalje Finansijskoj službi na dalju nadležnost radi:
- plaćanja ako proizvod nije avansno plaćen pa onda na knjiženje ili
- knjiženje ako je proizvod prethodno plaćen.
Uvoz obavlja sve radnje koje su prethodno navedene s tim što sačinjava i obračunski lis uvoza
koji dostavlja Finansijskoj službi. Obračunski list uvoza kompletira se, i sa sledećim
dokumentima:
- Fakturom špeditera sa prilozima
- Fakturom o carinjenju proizvoda
- Uvoznom carinskom deklaracijom
- Kopijom izveštaja poslovne banke o izvršenom plaćanju prema inostranstvu.
Kopija fakture isporučilaca sa otpremnicom isporučilaca i zapisnikom o kvantitativnom i
kvalitativnom prijemu proizvoda se odlaže u registar dokumenata .
Uvoz odlaže kopije navedenih dokumenata u registar dokumenata (uvozni zaključak)

10
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0

6. OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI

Direktor marketinga je vlasnik procesa nabavke, ovlašćen je da preduzmu sve potrebne

mere za nesmetano odvijanje procesa nabavke proizvoda, a odgovoran je da se taj proces
odvija po ovoj proceduri.

Rukovodilac poručioca je ovlašćen da odobri izbor isporučilaca/podizvodjača, a odgovoran

je da definiše i kompletira specifikaciju zahteva za nabavku porizvoda i kao način finansiranja.

Koordinator podugovaranja je ovlašćen da verifikuje kompletnost zahteva za nabavku

proizvoda, a odgovoran je za primenu procedure u procesu nabavke u celini.

Kontrolor kvaliteta je ovlašćen da odvoji i spreči ulazak neusaglašenih proizvoda u skladište,

a odgovoran je da za verifikaciju primljenih proizvoda.

Skladištar je ovlašćen da preduzme sve potrebne mere za bezbedno prihvatanje, čuvanje i

skladištenje proizvoda do njenog izuzimanja, a odgovoran je da verifikovana roba u skladištu
ostane u neizmenjenoj količini i da zadrži sva svojstva koja je imala u trenutku prijema.

7. DISTRIBUCIJA

Distribucija ove procedure vrši se prema proceduri za izradu i upravljanje dokumenata

sistema kvaliteta PR.423.01.

8. ODLAGANJE DOKUMENTACIJE

Original ove procedure čuva se u Sektoru Kvalitet. Zapisi se čuvaju u službi nabavke.

9. REVIZIJA

Revizija ove procedure vrši se u skladu sa procedurom za izradu i upravljanje dokumentima

sistema kvaliteta - PR.423.01.

10. PRILOZI

10.1 Prilozi uz proceduru

Prilog 1: Dijagram toka
Prilog 2: Tabela I , II i III - Kriterijum ocene isporučioca
Prilog 3: Podproces nabavke iz uvoza
Prilog 4: Evidencija revizija
10.2 Obrasci koji se koriste u proceduri
FM.740.01 - Specifikacija potrebnih proizvoda / Zahtev za nabavku proizvoda
FM.740.02 – Zahtev za ponudu
FM.740.03 - Plan i izveštaj o realizaciji plana nabavke
FM.740.04 - Izveštaj o prispelim ponudama
FM.740.05 - Porudžbina/ugovor
. FM.740.06 - Zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu proizvoda.
FM.740.07 - Reklamacioni zapisnik
FM.740.08 – Registar isporučioca - podaci o isporukama
FM.740.09 - Registar isporučilaca.
FM.740.10 – Upitnik za prvu ocenu isporučioca
FM.740.11 – Vrednovanje ocene isporučioca

9
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Prilog 1 - Tok procedure naručivanja i nabavke
NOSILAC AKTIVNOST DOKUMENTOVANI IZLAZ /
AKTIVNOSTI POTREBNI OPISI / NAPOMENE
1 2. 3. 4

10
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
1 2. 3. 4

11
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Prilog br.2:
Tabela I - Kriterijumi ocena za ulazak u registar odobrenih isporučilaca
-
Aspekti ocene pre Kriterijumi za različite nivoe ocena Metod ocene
isporuke
C B A

- tipski sertifikat - tipski sertifikat - tipski sertifikat

Kvalitet proizvoda i - brand - brand - brand Potvrda bilo kog elementa
servisna podrška - provera
- reference ili
prethodno iskustvo

- - UPITNIK ILI PROVERA U

- oprema - oprema PROSTORU
- - kadrovi - kadrovi Ocena svakog elementa:
Kvalitet procesa u - infrastruktura - infrastruktura - 1 - ne zadovoljava
kojim se realizuje - upravljanje - upravljanje - 2 – zadovoljava
proizvod procesom procesom - 3 – izvrsno

Svaka ocena > 1

Srednja ocena ≥2,xx
- - UPITNIK ILI PROVERA U
- - u PDV registru - u PDV registru PROSTORU
Pouzdanost - finansijska - QMS – ISO 9001
isporučioca sposobnost za - finansijska Potvrda svakog elementa
izvršenje isporuke sposobnost za
izvršenje isporuke

Tabela II- Kriterijumi za opstanak i izlazak iz registra

Preduzete mere Oponema Zahtev za Uslovno isključenje Isključenje iz
Aspecti ocene tokom ► (O) preduzimanje (UI) registra
isporuka Indicator ocene korektivne mere (I)
▼ (KM)
Vrednost reklamiranih (5 – 10) % (11 – 20) % (21 – 30) % > 30%
Kvalitet isporučenog
proizvoda
proizvoda - Kr
Prekoračenje ugovorenog (5 – 10) % (11 – 20) % (21 – 30)% > 30%
Pouzdanost isporuke -
roka
Kt
Odgovori isporučioca
Broj ne davanja ponude na 1 - - 2
na zahteve za ponudu
zahtev

Tabela III – Kriterijumi kod izbora ponude

Kriterijum Uslovi Rokovi Kvalitet Ukupno
Cena Tehnički deo
plaćanja /status
isporučioca/

Struktura 1. mesto 40 20 10 10 A – 20 100

ocene
2. mesto 20 10 5 5 B – 10 70
ponude
3. mesto 0 0 0 0 C- 0 40

12
 ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0

Prilog 3: Evidencija revizija

RB Mesto i kratak opis sadržaja izmene Obradio/datu Odobrio/datu

m m

13