Professional Documents
Culture Documents
8 - 1 - Procedura Nabavke - Inženjering PDF
8 - 1 - Procedura Nabavke - Inženjering PDF
NABAVKA
Izdanje 1
Oznaka: PR.740.01
Registar: RD.200.02
POTPIS
DATUM
IME
POZICIJA
Izdanje I II V VI
Datum
Kopiranje i distribucija ovog dokumenta nije dozvoljena bez odobrenja ovlašćenog lica ABC
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
SADRŽAJ Strana
Revizija 1 2 3 4 5 6
Potpis
Ime i
prezime
RM/Pozicija
Datum
3
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
1. PREDMET PROCEDURE
2. PODRUČJE PRIMENE
3.2. Skraćenice
OC - Organizaciona celina
MT - Mesto troška
4. DOKUMENTOVANOST
4
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
5. TOK PROCEDURE NARUČIVANJA I NABAVKE PROIZVODA
Poručioc specificira proizvode koje treba nabaviti. Specifikacija proizvoda koje treba nabaviti
definiše (zavisno od vrste proizvoda):
- količinu, vrstu, tip, klasu i performanse proizvoda koji se nabavljaju,
- oznaku proizvoda kada se proizvod kupuje po kataloškoj oznaci od odobrenog isporučioca,
- propis i standard koji proizvod mora da zadovoljava,
- način pakovanja, transporta i isporuke,
- garantni rok i servisnu podršku,
- zahtevani rok i mesto isporuke proizvoda,
- način i mesto verifikacije proizvoda,
- dokumente uz proizvod,
- sugestivnu listu ponuđača, itd.
Poručioc kompletira dokumente u kojima su definisani podaci za nabavku:
- liste ili sastavnice proizvoda - specifikacije delova ili komponenti po vrstama i
- karakteristike proizvoda koje su definisane u:
- tehničkim specifikacijama performansi proizvoda ili,
- crtežima delova koji se naručuju za izradu kod isporučilca ili,
- katalozima prema kataloškim oznaka proizvoda,
- specifikacije ili planove kontrolisanja i ispitivanja za verifikaciju proizvoda koji se nabavlja,
- specifikacije radova - aktivnosti vršenja usluga, kada se radi o nabavci usluga,
- specifikacije proizvoda kada se radi o trgovini, itd.
Specifikacija proizvoda koje treba nabaviti, zavisno od vrste i složenosti podataka za nabavku,
kao i njihove definisanosti, dostavlja se na obrascu FM.740.01 – Zahtev za nabavku uz
prilaganje odgovarajućeg dokumenata iz prethodnog stava.
5
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Poručioc je obavezan da referencira dokument u kome su planirana finansijska sredstva za
nabavku (ugovor sa korisnikom, plan nabavke, ) i način finansiranja nabavke.
5.5.1 Svi isporučioci od kojih se nabaljaju proizvodi koji se ugrađuju u finalni prioizvod ili kao
rezervni delovi u opremu moraju biti ocenjeni i uvršteni u registar odobrenih isporučilaca
FM.740.09. Prva ocena isporučilaca koji se ne nalaze u registu vrši se pre slanja zahteva za
ponuda.
Uslov za ulazak u registar odobrenih isporučilaca su kriterijumi definisani u Tabeli 1 u Prilogu 2.
Zavisno od ispunjenja kriterijuma, status isporučioca može da bude:
- C – na osnovu ocene proizvoda.
- B – na osnovu ocene proizvoda i ključnih procesa u kojima se realizuje proizvod.
- A - na osnovu ocene pouzdanosti isporučioca.
Kada se radi o formiranju registrar spoljnih eksperata – saradnika koji se angažuju za
intelektualne usluge na projektu potrebno je oceniti njihove sposobnosti prema sledećim
kriterijumia:
- Obrazovanje
- Profesionalno iskustvo
- Ekspertnost i ključne kvalifikacije
- Potrebne licence i sertifikati
- Reference
- Ostale sposobnosti
- Ostale relevantne informacije (obuke, savetovanja, stručni radovi...)
- Priznanja za dosadašnji rad
6
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Aktivnosti ocene, izbora i anagažovanja spoljnih eksperata – saradnika na projektu vrši se po
proceduri PR.620.01 – Razvoj kadrova.
5.5.2 Koordinator podugovaranja pravi plan prve ocene isporučioc. On vrši ocenu isporučioca na
osnovu postojećih podatka (isporučioci za status C), na obrazcu – FM.740.11.
Na zahtev koordinatora podugovaranja, menadžer poručioca odredjuje proveravača (auditora) -
stručnjak za program , koji adaptira upitnik za proveru svakog isporučioca – FM.740.10 od kog se
zahteva status A i B. Koordinator podugovaranja šalje upitnik za prvu ocenu - FM.740.10, za
pribavljnaje podatka o oceni.
Zaduženi auditor vrši ocenu isporučioca od podataka dobijenih kroz upitnik (status A i B). Ako
utvrdi da je potrebno formira se tim za proveru u prostoru isporučioca prema proceduri PR.822.01–
Provera.
Zaduženi auditor(i) utvrđuje(u) predlog ocene isporučioca, na obrascu FM.740.11 sa periodom
važenja ocene, koji ne može biti duži od tri godine.
Menadžer marketinga vrši verifikaciju ocene isporučilaca, koja predstavlja uslov za ulazak u
registar odobrenih isporučilaca i dostavlja je nabavci.
Koordinator podugovaranja utvrđuje predlog, a generalni director, odobrava ulazak
isporučioca u registar isporučilaca - FM.740.09. koji stiču uslove za isporuku proizvoda.
5.5.3 Koordinator podugovaranja vodi registar odobrenih isporučilaca – FM.740.09. On formira
registar svakog ključnog isporučilaca (isporučioci statusa A i B, kao i isporučioci vitalnih delova
statusa C) na FM.740.08. u koji se unose ocene verifikacije proizvoda tokom isporuka koji su
definisani u Tabeli 2 u Prilogu 2.
Ocenu reklamacija utvrđuje verifikator proizvoda tokom svake isporuke, a ocene roka isporuka
utvrđuje Koordinator podugovaranja. Ove ocene se unose u odgovarajuće rubrike kartona
isporučioca – FM.740.08 pojedinačno nakom svake isporuke.
Ukoliko bilo koja od ocena – reklamacije na proizvode ili prekoračenje roka isporuke, dobije
vrednosti:
(5-10)% od ugovrene vrednosti – šalje mu s opomena,
(11-20)% od ugovrene vrednosti – šalje mu se zahtev za preduzimanje korektivne mere,
(21-30)% od ugovrene vrednosti – vrši se uslovno isključenje do ispunjenja uslova,
>3’% od ugovrene vrednosti – vrši se isključenje iz registra.
Za ponovni povratak u registar, isporučilac mora da pruži konkretan dokaz da je preduzeo
očekivane korektivne mere.
Kada organizacija ima dugoročni partnerski ugovor ili saradnju za strateškim isporučiocima iz
registra isporučilaca u kome su, pored komercijalnih pitanja (tipovi proizvoda, cena, količine, rokovi
isporuke itd.) regulisana i pitanja obezbeđenja i verifikacije kvaliteta isporučenih proizvoda, tada se
u ovoj proceduri mogu preskočiti aktivnosti 5.6 - 5.9.
5.6 Izrada zahteva za ponudu
Na osnovu prihvaćene dokumentacije za nabavku proizvoda dobijene uz zahtev za nabavku –
FM.740.01 od poručioca, Koordinator podugovaranja kompletira zahtev za ponudu –
FM.740.03, sa odgovarajućim prilozima, u kome su definisani zahtevani proizvodi po
karakteristikama (tip, klasa, propis, standard i/ili kataloški broj, itd.), količinama, rokovima i
mestom isporuke, pakovanjem, transportom, neophodnom dokumentacijom uz proizvod,
potrebnim uverenjima kvaliteta, načinom i mestom verifikacije kod isporuke, garancijama,
uslovima plaćanja itd.
Kada se proizvod nabavlja od trgovinske kuće, zahteva se utvrđivanje porekla i proizvođača
proizvoda.
7
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Potencijalni isporučioci kojima se dostavlja zahtev za ponudu se biraju iz regista odobrenih
isporučilaca.
Kada su tokom procesa izrade ponude za klijenta po proceduri PR.720.01 dobijene ponude
isporučilaca po ovoj proceduri, vrši se njihovo preispitivanje po pitanju opcije i neophodnih
izmena zavisno od promena nastalih tokom ugovaranja sa klijentom.
5.7 Odobrenje zahteva za ponudu
Menadžer marketinga po pregledu kompletne dokumentacije odobrava upućivanje zahteva za
ponudu – FM.740.03 na adrese potencijalnih ponuđača iz registra odobrenih isporučilaca ili isti
vraća na doradu.
5.8 Prikupljanje i vrednovanje ponuda
Isporučilai dostavljaju ponude sa svojom kompletnom dokumentacijom nabavci. Za ponude (ako ih
ima više) čija vrednost prelazi 1.000 EURA, kao i za ponude vitalnih delova proizvoda bez obzira
na vrednost, koordinator podugovaranja zajedno sa poručiocem analizira valjanost ponuda i vrši
vrednovanje ponude na obrascu FM.740.04, uzimajući iz registra isporučilaca - FM.740.09 njegov
status (A,B,C) isporučioca, kao i elemente iz konkretne ponude definisane u tabeli III – kriterijumi
kod izbora ponude. Koordinator podugovaranja i poručioc, na osnovu izvršene analize, predlažu
izbor isporučioca sa obrazloženjem.
8
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
5.12 Realizacija nabavke
Realizacija nabavke proizvoda počinje potvrdom porudžbine ili stupanjem ugovora na snagu.
U toku realizacije porudžbine/ugovora coordinator podugovaranja vrši preispitivanje realizacije
ugovora u ugovorenim tačkama preispitivanja i/ili na zahtev poručioca i/ili na zahtev
isporučilaca. Rezultat preispitivanja realizacije nabavke može da bude i predlog aneksa
ugovora/porudžbine.
Eventualne nove zahteve isporučioca predložene u aneksu ugovora/porudžbine preispituje I
odobrava koordinator podugovaranja uz saglasnost poručioca po tačkama 5.11-5.13 ove
procedure ili vraća isporučiocu na preispitivanje.
Nakon prihvatanja izmena u realizaciji ugovora/porudžbine, odnosno aneksa
ugovora/porudžbine od strane poručioca, nabavka vrši reviziju plana nabavke ili ažuriranje
istog.
Isporučilac posle ispunjenja ugovorenih uslova otprema proizvod na ugovorenu dispoziciju uz
dostavu pratećih dokumenata: otpremnice, tovarnog lista, atesta, garantnog lista i sl.
Kada se radi o nabavci proizvoda iz uvoza realizacija uvoza se obavlja po podprocesu – uvoz
proizvoda datom u prilogu 3 ov procedure.
10
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
6. OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI
7. DISTRIBUCIJA
8. ODLAGANJE DOKUMENTACIJE
Original ove procedure čuva se u Sektoru Kvalitet. Zapisi se čuvaju u službi nabavke.
9. REVIZIJA
10. PRILOZI
9
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Prilog 1 - Tok procedure naručivanja i nabavke
NOSILAC AKTIVNOST DOKUMENTOVANI IZLAZ /
AKTIVNOSTI POTREBNI OPISI / NAPOMENE
1 2. 3. 4
10
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
1 2. 3. 4
11
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
Prilog br.2:
Tabela I - Kriterijumi ocena za ulazak u registar odobrenih isporučilaca
-
Aspekti ocene pre Kriterijumi za različite nivoe ocena Metod ocene
isporuke
C B A
12
ABC NABAVKA PR.740.01
Izdanje 1 Revizija 0
13