Universidad del Mar

Campus Huatulco
Administración Turística

Comisión de Contraloría

Justificación

Esta comisión es la encargada de administrar los recursos materiales y financieros necesarios para la
actividad “viaje de prácticas”. Al igual que las demás comisiones es de suma importancia ya que se
controla el presupuesto para viajar y que alumnos estén informados del dinero necesario para cubrir
el viaje, además; tiene la responsabilidad de realizan actividades para conseguir parte del
presupuesto y se aminore el costo por persona. También cuenta con un fondo de ahorro en el que
individualmente los alumnos van aportando de forma voluntaria dinero para que en el futuro no sea
pesado financiar su viaje.

Objetivos

 Presupuestar el viaje
 Plantear una meta de acuerdo al presupuesto
 Proponer actividades de acopio de ingresos
 Resguardar dinero en el fondo de ahorro
 Proveer a las demás comisiones de recursos materiales
 Plantear y hacer logística de las actividades para financiar el viaje (meta)
 Reportar por medio de estados financieros los ingresos y egresos
  Presupuestar el viaje

Una de las actividades principales de la comisión es la elaboración de un presupuesto general,

donde se desglosa los gastos que implicaría el viaje a CDMX, al igual que proponer una meta de
financiamiento que podrá realizarse mediante actividades para recaudar fondo.

A continuación se muestra la cotización:

 Actividad de acopio de ingresos

Las actividades que se han realizado con el objetivo de recaudar fondos para el viaje son: la
creación de una caja de ahorro en la cual los alumnos de los grupos B y C, han ido ahorrando su
dinero según sus posibilidades. Cabe mencionar que las cantidades que los alumnos están
ahorrando, es individual, por lo cual se les será entregado en fechas previas al viaje.

Por otro lado, se realizó una rifa de un pase doble en kayak y un pase doble en catamarán. En esta
actividad participaron con la venta de boletos los alumnos de los grupos b y c, con el dinero
obtenido cada uno consiguió $200.00 para aportar la cantidad del anticipo para el hotel. La rifa se
llevó a cabo el 20 de marzo del presente año.
Además, como punto importante se tiene planteado realizar una fiesta en el Night Club la Papaya,
con la finalidad de conseguir más de la mitad de la meta. La actividad consistirá en que los alumnos
venderán boletos para la fiesta y el comité de contraloría se encargara de la gestión de la misma.

Por ultimo si no se llegara a conseguir el objetivo de la meta, se tienen resguardados otros premios
para posibles rifas, como: membresía en café surf, paquete en Temazcal casa del sol y una cena
doble en Ónix.

Resguardo y control de ingresos

Para el resguardo y control de ingresos se están utilizando 2 números de cuenta, uno del b y otro del
c. En estos números de cuenta se ha ido resguardando el dinero de la caja de ahorro, así como la
cantidad que sobro del anticipo del hotel. Además, cada una de las responsables de los grupos ha
ido llevando un control sobre las personas que han ido ahorrando su dinero así como la cantidad
correspondiente.

Utilizado el siguiente formato para el control de la caja de ahorro.

Folio: Folio:
Nombre: Nombre:
Grupo: Grupo:
Fecha: Fecha:
Cantidad: Cantidad:
Recibió: Recibió:
Firma: Firma:

Folio: Folio:
Nombre: Nombre:
Grupo: Grupo:
Fecha: Fecha:
Cantidad: Cantidad:
Recibió: Recibió:
Firma: Firma:
Lista de necesidades

Es responsabilidad de la comisión elabora la lista de necesidades que se necesitaran para realizar

este programa de viaje para ello se ha realizado una solicita la cual se muestra a continuación.

Solicitud para elaborar la lista de necesidades.

Formato para registrar la Lista de necesidades por comisiones

LISTA DE MATERIALES REQUERIDOS POR LAS SIGUIENTES COMISIONES

Programa de viaje Fecha de Solicitud / Fecha de entrega

Contraloría

Planeación y Botiquín de primeros

organización auxilio
24 Botellas de Agua
500ml.

Memoria
El siguiente formato servirá para registrar las cotizaciones que se realizaran de cada producto de
la lista de necesidades que son necesarias para poder realizar este proyecto. Este formato tiene la
finalidad de hacer la comparación de precios con distintos proveedores con el objetivo de disminuir
costos y elegir la mejor opción. Ya que si se compran los productos con el primer proveedor que
nos encontremos y buscamos otras opciones corremos con la posibilidad de gastar más.

COTIZACIÓN DE LISTA DE MATERIALES SOLICITADOS

Proveedor 1 Descripción del Cantidad Precio unitario Total

producto

Proveedor 2 Descripción del Cantidad Precio unitario Total

producto

Diferencia: _____________________

Proveedor 1 Descripción del Cantidad Precio unitario Total

producto
Proveedor 2 Descripción del Cantidad Precio unitario Total
producto

Proveedor 3 Descripción del Cantidad Precio unitario Total

producto

Diferencia: _____________________

Proveedor 1 Descripción del Cantidad Precio unitario Total

producto

Proveedor 2 Descripción del Cantidad Precio unitario Total

producto
Proveedor 3 Descripción del Cantidad Precio unitario Total
producto

Diferencia: _____________________

COMPRAS
Todas las compras realizadas se registraran en este formato. Es necesario que las compras
efectuadas se puedan comprobar por medio de tikes o notas debidamente rellenadas para que no
exista ningún inconveniente.

FECHA MATERIAL DESCRIPCIÓN PRECIO Folio/N° Nota AUTORIZACIÓN

$
-
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-
$
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$
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El control de gastos

Todos los gastos efectuados serán concentrados en las siguientes tablas clasificándolas por comité
El siguiente formato será para la entrega de materiales, donde deberá firmar el responsable del
comité que solicitó el material de esta forma se lleva un control de los materiales y se comprueba
que fueron entregados.
Informe Financiero Viaje de Prácticas CDMX

Uno de los aspectos más importantes a considerar durante la planeación de un viaje, es el

presupuesto general y a detalle necesario para la realización de todas las actividades a llevar a cabo
durante los días de estancia. En este se deben incluir cada uno de los gastos de hospedaje,
alimentación y costo de los lugares a visitar establecidos con anterioridad con la finalidad de
conocer la cantidad a invertir para la realización de este viaje.

La realización de este trabajo se encuentra bajo el cargo de la comisión de contraloría la cual tiene
como finalidad administrar los recursos materiales y financieros necesarios para la actividad “viaje
de prácticas”. Es una tarea importante ya que se controla el presupuesto para viajar e informar a los
alumnos sobre el dinero necesario para cubrir todas las necesidades del viaje, además; se realizan
actividades para conseguir parte del presupuesto y se aminore el costo por persona, para esto se creó
un fondo de ahorro en el que individualmente los alumnos van aportando de forma voluntaria
dinero para que en el futuro no sea pesado financiar su viaje.

Los objetivos que se plantean por parte de esta comisión son los siguientes:

 Presupuestar el viaje
 Plantear una meta de acuerdo al presupuesto
 Resguardar dinero en el fondo de ahorro
 Proveer a las demás comisiones de recursos materiales
 Plantear y hacer logística de las actividades para financiar el viaje (meta)
 Reportar por medio de estados financieros los ingresos y egresos

A continuación se presenta el Presupuesto del Viaje de Prácticas a la Ciudad de México del octavo
semestre de la Carrera Administración Turística de la Universidad Del Mar, Campus Huatulco,
desglosándose de la siguiente forma:
En cuanto a hospedaje se realizó la reservación en el Hotel El Salvador, ubicado en Republica De El
Salvador #16 Col Centro, para un total de 78 personas, las cuales 28 pertenecen al grupo A, 23 al
grupo B, 25 al grupo C y 2 más son profesores.

TOTAL DE PERSONAS
Grupo No. De personas
A 28
B 23
C 25
Profesores 2
Total 78

El número de habitaciones asignadas para el grupo quedaron de la siguiente forma: 15 habitaciones

cuádruples, con un costo de $792.00 c/u, dando un total de $11,880.00 por una noche y $35,640.00
por las tres noches; 5 habitaciones triples, con un costo de $720.00 c/u, dando un total de $3,600.00
por una noche y $10,800.00 por las tres noches; 1 habitación doble, con un costo de $630.00 por
noche y $1890.00 por las tres noches; y por último 2 habitaciones individuales, con un costo de
$990.00 por noche y $2,970.00 por las tres noches.

De esta forma la cantidad total a cubrir en cuanto hospedaje es de $51,300.00, dividido entre las 78
personas, obtenemos la cantidad de $657.69 por persona por las tres noches.

En cuanto a los demás conceptos se calcula un promedio de $100.00 por cada comida, considerando

HOSPEDAJE
No. De Cupo Precio Total x noche Total 3 noches
habitaciones
15 4 $792.00 $11,880.00 $35,640.00
5 3 $720.00 $3,600.00 $10,800.00
1 2 $630.00 $630.00 $1,890.00
2 1 $495.00 $990.00 $2,970.00
$17,100.00 $51,300.00
3 comidas al día por los 3 días de viaje, nos arroja un total de $900.00 en promedio. En transporte
se tomó un promedio de $100.00 por los tres días, ya que para el traslado se estará utilizando el
transporte escolar asignado, y sólo se hará uso de transporte público en caso de que los alumnos
quisieran visitar algún lugar independiente del itinerario. Tomando en consideración el itinerario
presentado por la Comisión de Planeación se hará un gasto total de $150.00 en entradas a museos,
debido a que se hará cierto descuento presentado la credencial de la Universidad. Un último
concepto considerado por la Comisión son los imprevistos individuales, lo cual es importante para
cualquier imprevisto, en este concepto se consideró la cantidad de $192.31. Con base a los costos de
los cinco conceptos antes presentados, tenemos un total de $2,000.00 por persona por los tres días
de estancia en la CDMX.

PRESUPUESTO PAX
Concepto Cantidad
Hospedaje $657.69
Comida $900.00
Transporte $100.00
Entradas a museos $150.00
Imprevistos ind. $192.31
TOTAL $2,000.00

Para ayudar a cubrir cierta parte de los gastos del viaje, se propuso la meta de $31,569.23 que es del
concepto de hospedaje y representa el 20.23% del total del viaje, y $2,430.77 para el Fondo para
imprevistos del grupo, resultando $34,000.00 en total.

META
Concepto Cantidad
Hospedaje $31,569.23
Fondo para imprevistos $2,430.77
Total $34,000.00

Incluyendo la meta dentro del presupuesto, podemos observar en la siguiente tabla que se eliminó el
concepto de hospedaje, quedando sólo los gastos de Comida, transporte, entrada a museos e
imprevistos individuales, cubriendo un total de $1,342.31 por persona por los tres días.
 PRESUPUESTO PAX INCLUYENDO LA
META
Concepto Cantidad
Comida $900.00
Transporte $100.00
Entradas a museos $150.00
Imprevistos ind. $192.31
Total $1,342.31

En la siguiente tabla se presenta el estado actual de la meta: Como se planteó anteriormente en

hospedaje se estableció la meta de $31,569.23, al día 20 de marzo del 2018 se obtuvo la cantidad de
$9,000.00, teniendo un faltante de $22,569.23, para el Fondo de Imprevistos se fijó la cantidad de
$2,430.77, de los cuales al mismo día se obtuvieron $600.00, dejando un faltante de $1,830.77.

ESTADO ACTUAL DE LA META

Hospedaje Fondo Total de meta Porcentaje
Meta $31,569.23 $2,430.77 $34,000.00 100%
20/03/2019 $9,000.00 $600.00 $9,600.00 28.2%
Faltante $22,569.23 $1,830.77 $24,400.00 71.8%
 A continuación se presentan las actividades realizadas por los grupos para la recaudación de fondos
para el viaje de prácticas:

Con el propósito de disminuir el aporte económico de los alumnos se llevó a cabo una rifa con la
finalidad de que los recursos obtenidos sean de utilidad para el anticipo con concepto del hospedaje,
para esto se buscó el apoyo de empresas, que de algún modo pudieran ayudarnos con respecto a los
premios que se ofrecerían a los ganadores de la rifa ya mencionada con anterioridad, consiguiendo
los siguientes patrocinios:

PATROCINADORES PREMIO

Velero Zicarú 2 pases dobles para recorrido a las bahías

Huatulco Salvaje 2 pases a recorrido a kayak
Café surf 1 membresía
Temazcal casa del sol 1 paquete “Bienestar”
Onix 1 cena doble

Para la primera rifa que tuvo como fecha el 20 de Marzo del 2018 se otorgaron los siguientes
premios:

PATROCINADORES PREMIO ASIGNADO FECHA ENTREGADO

PARA ENTREGA A
Velero Zicarú 2 pases dobles para recorrido a Rifa 20/03/2018 Carlos Zamora
las bahías
Huatulco Salvaje 2 pases a recorrido a kayak Rifa 20/03/2018 Cindy

Quedando aún pendientes los siguientes patrocinios:

PATROCINADORES PREMIO

Café surf 1 membresía

Temazcal casa del sol 1 paquete bienestar

Onix 1 cena doble

Otra de las actividades a realizar es una fiesta denominada “Carnaval Neón” la cual tiene como
propósito aumentar los ingresos en la cuenta grupal para a su vez disminuir la inversión por alumno.

En la siguiente tabla se presenta la planeación y organización de personal para el evento ya

mencionado, es importante subrayar que en “Carnaval Neón” se hará uso de los premios restantes
ya mencionados con anterioridad.

ACTIVIDAD PARA RECAUDACIÓN DE INGRESOS

CARNAVAL NEON RECURSO HUMANO DURANTE EL
EVENTO
LUGAR LA PAPAYA REPARTIDORES DE 2
SHOTS PERSONA
S
FECHA 04/05/2018 PERSONAS PARA 2
PREPAR SHOTS PERSONA
S
HORA RECIBIDORES DE 2
BOLETOS PERSONA
S
TEMATICA NEON PARTY ENTREGA DE PREMIOS 1
PERSONA
JUSTIFICACIÓ LA FIESTA SERÁ REALIZADA EN STAF GENERAL 4
N EL CENTRO NOCTURNO LA (COMISIÓN DE PERSONA
PAPAYA HIGH CLUB CON EL FIN ACTIVIDADES) S
DE RECAUDAR PARTE DE LOS REPARTIDORES DE 2
FONDOS ECONOMICOS PARA REGALIAS PERSONA
PODER REALIZAR EL VIAJE DE S
FAMILIARIZACIÓN EN LA BODY PAINT 2
CIUDAD DE MÉXICO. (COLABORADORES) PERSONA
S
COMISIÓN DE ACTIVIDADES
HACER CONTEO TOTAL DE BOLETOS
VENDIDOS
HACER REPORTE FINAL DE
 INGRESOS

VERIFICAR EL BUEN
FUNCIONAMIENTO DE
LA ACTIVIDAD
INGRESOS REGALIAS CONCURSOS PREMIOS
VENTA DE BOLETOS KIT NEÓN PROPORCI AL MEJOR OUTFIT DE
ONADO CARNAVAL
POR LA
PAPAYA
#DE BOLETOS 600 PULSERAS COMPETENCIA DE BAILE
Y
COLLARE
S NEÓN
PRECIO DE $ PINTURA ALGUNOS MEJOR BODY PAINT
BOLETOS 35.00 PARA EN NEON
BODY EXISTENCI
PAINT A.
TOTAL DE 12 ANTIFACE
BOLETOS POR S
ALUMNO
RECAUDACIÓN SHOTS DE
TOTAL $21,0 BIENVENI
ESTIMADA 00.00 DA

En la tabla Estado actual de la meta presentada anteriormente quedaba un faltante de $24,400.00 al

día 20 de marzo del 2018 para alcanzar la meta total, con la realización de este evento y su
recaudación estimada de $21,000.00, quedaría un faltante de $3,400.00 para el día 04 de mayo del
2018.