Ter [J SURCOLOMBIANA VICERRECTORIA ACADEMICA CENTRO DE ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO CENTRO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES CIRCULAR No. 016 Neiva, 28 de diciembre de 2017 PARA, ESTUDIANTES, JEFES DE PROGRAMA, JEFES DE DEPARTAMENTO, SECRETARIAS ACADEMICAS Y SECRETARIAS DE PROGRAMA ASUNTO: Informacién sobre proceso de matricula y adiciones y cancelaciones periodo académico 2018-1 Cordial saludo. De conformidad y en cumplimiento a lo dispuesto por el Consejo Académico en el Acuerdo No. 058 de 2017 (Calendario Académico-Administrativo 2018) y el Acuerdo No. 039 del 26 de octubre de 2011 del Consejo Superior Universitario, se informa lo siguiente al estamento estudiantil: 1. INFORMACION PARA LOS ESTUDIANTES ANTIGUOS: FECHAS DE PAGO DE MATRICULA ORDINARIA Y EXTRAORDINARIAS * Pagos de matricula ordinaria: Hasta el 5 de enero de 2018 ‘*, Pagos matricula extraordinaria 1 Gy 10 de enero de 2018 = Pagos matricula extraordinaria 2 11 y 12 de enero de 2018 MATRICULA ACADEMICA PERIODO ACADEMICO 2018-1 El médulo de matricula académica para los estudiantes antiguos se habilitara del 12 al 23 de enero de 2018 de conformidad con el siguiente cronograma’ Nota importante: Previamente cada estudiante debera estar a paz y salvo con la Biblioteca. TODOS LOS PROGRAMAS tin, Farbepacin y §SURCOLOMBIANA FECHAS COHORTES | 12 DE ENERO DE 2018 2017-2 |TURNO1:De 6:00am.a 8:59am DEENERO DE 2018 | 2017-1 Promedio ponderado igual o superior a 4.00 |_44DEENERODE 2018 || 2016-2 |TURNO 2: De 9:00 a.m. a 11:59 a.m. |__18DEENERODE 2018 | 2016-1 ___ promedio ponderado igual o superior a 3.70. 16 DE ENERO DE 2018 2015-2 Este turno podra ser utilizado por estudiantes de promedio ponderado igual o superior a 4.00 que no hayan podido realizar la matricula en el turno 1 |_ 17 DE ENERO DE 2018 DE ENERO DE 2018 __ 19 DE ENERO DE 2018 peg cOLDETENERO Diode TURNO 3: De 12:00 M. a 2:59 p.m (eee Eas 8 Promedio ponderado igual o superior a 3.30. 22 DE ENERO DE 2018 2012 hacia Este turno podra ser utilizado por los anteriores elses estudiantes que no hayan podido realizar la | matricula en los turnos 1 y 2. TODOS LOS TYRNO 4: De 3:00 p.m. a 6:00 p.m. 23DE ENERO DE 2018 | CODIGOS | ppiica para el resto de estudiantes incluyendo | | |todos los tumos anteriores que no se hayan | | matriculado, ADICIONES Y CANCELACIONES Para realizar el procedimiento de adiciones y cancelaciones, los estudiantes. tendran solamente cuatro (4) oportunidades de ingreso al sistema entre el 24 de enero al 4 de febrero de 2018. Se recomienda aprovechar cada una de las oportunidades. S TODOS LOS PROGRAMAS COHORTES | TURNOS 24 DE EI 2018 2017-2 |TURNO 1:De6:00am.a 8:59am. 25 DE ENERO DE 2018 2017-1 | Promedio ponderado igual o superior a 4.00 |_ 26 DE ENERO DE 2018 2016-2 | TURNO 2: De 9:00 am. a 11:59 a.m. |__27 DE ENERO DE 2018 2016-1 | Promedio ponderado igual o superior a 3.70, 28 DE ENERO DE 2018 2015-2 | Este turno podra ser utilizado por estudiantes de 29 DE ENERO DE 2018 2015-1 _ | promedio ponderado igual o superior a 4.00 que'no 30 DE EN | 2014-2 | hayan podido realizar la matricula en el turno 1 _ 2014-1 __|TURNO 3: De 12:00 M. a 2:59 p.m. oe 3 __|Promedio ponderado igual o superior a 3.30. x (57) (8) 875.4783 FAX. (8) B75 8620 (6) 875 S124 Restle Oy Nava Gesticn,IJ SURCOLOMBIANA & Sees 3 DE FEBRERO DE 2018 Este tuo podra ser utilizado por los anteriores| estudiantes que no hayan podido realizar la 2012 hacia | matricula en los turnos 1 y 2. atras TURNO 4: De 3:00 p.m. a 6:00 p.m. Aplica para el resto de estudiantes incluyendo See todos los. turnos anteriores que no se hayan 4.DEFEBRERODE 2018 | TODOS | matriculado. PROCEDIMIENTO PARA SITUACIONES ACADEMICAS ESPECIALES a) Cuando existe cruce de horario entre cursos perdidos: Cuando el estudiante se encuentre en esta situacién, el sistema solamente le permite matricular uno (1) de los cursos perdidos. Para matricular el resto de los cursos, el estudiante debe dirigirse personalmente al Centro de Admisiones, Registro y Control Académico con el Formato MI-FOR-FO-28 diligenciado y firmado por el Jefe de Programa o Departamento, con el original del comprobante de pago de matricula del § al 9 de febrero, exclusivamente. b) Cupos adicionales estudiantes antiguos: Situaciones: -Curso(s) perdido(s) -Curso(s) donde no hay cupo Si el estudiante se encuentra inmerso en una de las situaciones mencionadas, deberd: ¥ Dirigirse al Jefe de Programa o Departamento, con el formato MIR-FOR-FO-28 debidamente diligenciado, Solo se requiere la firma del estudiante. v El Jefe de Programa o Departamento autorizara de manera prioritaria y personalizada el cupo adicional del curso(s) perdido(s), en el médulo habilitado para tal fin. v Para el caso de situaciones dé cursos donde no hay cupo, el Jefe de Programa o Departamento estuidiard la viabilidad del cupo adicional, en el médulo habilitado para tal fin. ¥ Una vez autorizado el cupo adicional, el estudiante realizaré directamente el procedimiento, dentro de las cuatro (4) oportunidades de ingreso al sistema. c) Creacion de cursos nuevos con grupos iguales o superiores a 20 estudiantes: Cuando se encuentre completo el cupo en el curso programado inicialmente, se podran crear nuevos cursos teniendo en cuenta solicitudes de veinte (20) 0 mas estudiantes. Este nuevo curso debera ser autorizado en primera instancia por el Jefe de Programa 0 Departamento, de acuerdo a la disponibilidad de docentes y aulas. En segunda instancia por la Vicerrectoria x (57) (8) BFS 4753 FAX (8) 875 8690 - (8) 875124 ‘Administrative - Cra.5.No. 23-40 articipactin y Resi alin,IJ SURCOLOMBIANA Le Académica, previa presentacion de los documentos necesarios (novedad del docente y formato de curso nuevo). No. se aceptara la creacién de cursos sin docente y sin disponibilidad de aula. La fecha limite para presentar la solicitud a la Vicerrectoria Academica es el 6 de febrero de 2018, d) Cursos perdidos no programados: El Jefe de Programa o Departamento atenderd las situaciones que se presenten y viabilizara la creacién del curso(s). De igual manera deberd tener en cuenta la disponibilidad de docentes y aulas. La fecha limite para presentar la solicitud a la Vicerrectoria Académica es el 19 de enero de 2018 previa presentacion de los documentos necesarios (novedad del docente y formato del curso) para la correspondiente programacién del curso. e) Programas anualizados: En caso de situaciones especiales, para el tramite de la’matricula académica de los Programas anualizados el estudiante debe dirigirse personalmente al Centro de Admisiones Registro y Control con el Formato MI-FOR-FO-28 diligenciado y firmado por el Jefe de Programa, con el original del comprobante de pago de matricula, del del 29 al 34 de enero de 2018, exclusivamente. Nota: No se aprobaran cursos que no estén programados para el periodo de acuerdo al Plan de estudios. f) Estudiantes que ingresen en virtud del Recurso de Apelacién - Acuerdo 013 de 2013 - y que se encuentran con Plan de Mejoramiento de conformidad con Io establecido en el paragrafo 1 del Articulo 4 del Acuerdo 046 de 2012. Periodo 2018-1. El estudiante deberd realizar el siguiente procedimiento: ¥ Ditigitse a la Jefatura de Programa con la solicitud de apelacién para la respectiva revision académica y segtin sea la situacién, realizar la suscripcién del acta de compromiso y plan de mejoramiento con los cursos a matricular. ¥ El Jefe de Programa présentara dichos documentos en la Secretaria Académica de la respectiva Facultad, para que se tramite ante el Consejo de Facultad Y La Secretaria Académica de la Facultad comunicara hasta el 19 de enero de 2018 la decisién de continuidad del estudiante en el Programa Académico al Grupo de Liquidacion (2) 875.4755 tax (@) B75 #800 ” (6) 6759124 Fanbitpactes aI J SURCOLOMBIANA de Derechos Pecuniarios, para que se proceda a publicar la respectiva liquidacion de matricula financiera el 22 y 23 de enero de 2018, con plazo maximo de pago hasta el 25 de enero de 2018. v El estudiante debera dirigirse a la Secretaria Académica de la Facultad a reclamar los documentos pertinentes para que se presente exclusivamente del 29 al 31 de enero de 2018 al Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, donde se procedera a realizar la correspondiente matricula académica, para cuyo efecto es necesaria la presentacion del comprobante original de pago de matricula. PROCEDIMIENTO PARA SITUACIONES ACADEMICAS EXCEPCIONALES * MATRICULA ACADEMICA: Del 5 al 9 de febrero de. 2018 el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, atenderé EXCLUSIVAMENTE a los estudiantes que presenten una(s) de las siguientes situaciones académicas. ¥ Por alguna circunstancia distinta a las SITUACIONES ACADEMICAS ESPECIALES mencionadas en esta circular durante el periodo de matricula, de adiciones y caneelaciones, no realiz6 el proceso de matricula académica Y Presenta cruce de horario en cursos perdidos. ¥ Si el estudiante desea cancelar uno 0 mas curso(s) para matricular otro(s) debera asumir los derechos pecuniarios. EI Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, lo exigira ¥ Han agotado las cuatro (4) oportunidades en el proceso de adiciones y cancelaciones, y sélo matricularon menos de 12 créditos. * CURSO A MATRICULAR © ADICIONAR NO TIENE DISPONIBILIDAD DE CUPO: Cuando se presente esta situaci6n, el estudiante debe presentar, solamente en este caso, el formato MI-FOR-FO-28 debidamente autorizado por el Jefe de Programa. Procedimiento a seguir ¥ Elestudiante deberd presentarse personalmente en el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, durante el periodo establecido del 5 al 9 de febrero de 2018. ¥ Presentar el comprobante de pago de la matricula del periodo 2018-1 * APROBACION DE CURSOS DIRIGIDOS. Los cursos con menos de (10) estudiantes matriculados © los cursos institucionales de Formacion Complementaria Flexible! con menos (15) estudiantes matriculados, seran cancelados como lo establecen el Acuerdo 020 de 2005 y Acuerdo 003 de 2013. En este caso el Jefe de Programa tramitara lo pertinente para cancelar el curso al docente (ante la *Ver Acuerdo 002 de 2015 del Consejo Academic Gesticn, Gapacicn y Resullac Newa, HulaIJ SURCOLOMBIANA ‘Sel Vicerrectoria Académica) y a los estudiantes (ante el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico. Con plazo maximo hasta el 16 de febrero de 2018, Solo en casos con suficiente justificacién el Consejo de Facultad otorga el aval y el Consejo Académico aprueba la creacién de cursos dirigidos en razén a que el mismo termina en validacién (Paragrafo 1 del Acuerdo 23 del Manual de Convivencia). La validacion de un curso debe cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 25 del Manual de Convivencia. Con plazo maximo hasta el 16 de febrero de 2048. + CREACION DE SUBGRUPOS El Jefe de Programa 0 Departamento atendera las situaciones que se presenten y viabilizara la creacién de subgrupo(s), aclarando que el mismo no podra tener un ntimero menor de cinco (6) estudiantes. De igual manera deberd tener en cuenta la disponibilidad de docentes, aulas y laboratorios La fecha limite para efectuar la solicitud a la Vicerrectoria Académica es el 16 febrero de 2018 previa presentacién de los documentos necesarios (novedad del docente y formato del curso) para la correspondiente programacién del curso. Es importante aclarar que el Consejo ‘Académico estudiard la solicitud y aprobara o rechazara la misma PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACION EXTRAORDINARIA DE CURSOS Una vez terminado el proceso de adiciones y cancelaciones, los estudiantes tendran derecho a solicitar la cancelacién extraordinaria de curso(s) de la primera a la sexta semana de clases, es decir del 5 de febrero al 16 de marzo de 2018, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el paragrafo 2 del Articulo 10. del Acuerdo 039 de 2011 del Consejo Superior Universitario, sufragando los respectivos derechos pecuniarios dispuestos para la vigencia 2018. 2. INFORMACION PARA ESTUDIANTES QUE INGRESAN A: PRIMER SEMESTRE (NUEVOS) SEDE NEIVA Cancelacién y Adicion de cursos a estudiantes de primer semestre (Nuevos): Los estudiantes nuevos que por alguna circunstancia deseen cancelar o adicionar cursos, deben realizar el siguiente procedimiento: ¥ Dirigirse al Centro de Admisiones, Registro y Control Académico con el formato MI-FOR- FO-28 debidamente diligenciado, Requiere solo la firma del estudiante. PBX: (57) (8) 875 4753 FAX: (@) BFS 8890 - (8) 875 9124[sJ SURCOLOMBIANA % & cee ¥ Las solicitudes se aceptan exclusivamente del, 5 al 9 de febrero de 2018 v El estudiante interesado debera haber sufragado los respectivos derechos pecuniarios y presentarlo al momento al momento del requerimiento. 3. INFORMACION PARA ESTUDIANTES DE LAS SEDES DE GARZON, PITALITO Y LA PLATA De conformidad a lo establecido por el Consejo Académico en el Acuerdo No.058 de 2017, las funcionarias del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico atenderan las situaciones académicas descritas anteriormente en cada una de las Sedes en las siguientes fechas: = SEDE DE PITALITO: Del 12 al 16 de febrero de 2018 = SEDE DE GARZON. Del 14 al 16 de febrero de 2018 = SEDE LA PLATA: Del 14 al 16 de febrero de 2018 Es importante precisar a los estudiantes, Jefes de Programa y Consejos de Facultad que estan prohibidas las adiciones extempordneas, segin el Acuerdo 039 de 2011 del Consejo Superior Universitario, De igual manera se recuerda a los docentes que esta prohibida la figura de asistente en los cursos. Estudiante que no se encuentre en el listado de un curso es porque no se encuentra matriculado en el curso. Por lo tanto, es necesario y recomendable llevar un control de asistencia a clase, con listados actualizados de estudiantes matriculados. Estudiante que no se encuentre en el listado de un curso es porque no sé encuentra matriculado en el curso. De conformidad a lo dispuesto en el Acuerdo No 058 de 2017 expedido por el Consejo Académico, la iniciacién de clases del periodo 2018-1 esta prevista para el dia 5 de FEBRERO de 2018. Atentamente, eC RL . ISABEL CRISTINA GUTIERREZ DE DUSSAI Vicerrectora Académica X:(57) (8) 875 4753 FAX, (2) 875 8890 - (8) 8759124 iglada Mineducacion actin y Resubla News, Hal