English Business Letter

Layout Of Letter
Letter Head

Date of
letter

Inside Address

References

Salutation

Subject
Body of letter

Closing
Expression

Writer’s Designation

Enclosures

Postscript

Carbon Copy

The Sport Shop → letter head

32 High Street, Folkestone Kent.
Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx
———————————————————————————————————————
date 05 September 2011
Mr John Smith,
33 The Glades., → Inside Address
Folkestone Kent, CT20 2PR

Ref: your order KIT003 → References

Dear Mr Smith, → Salutation

Thank you for the order that you have placed for the full team kit, we wish to confirm that the
 order will consist of 12 red and white striped jerseys (size large) and 12 pairs of red socks with
white trim (size 6-12). Subject ↑
We envisage that the delivery time on this order will be approximately 3 weeks from the date of
this letter, however please be aware that we have experienced a slight delay on recent similar
orders and there is a possibility that the order may take an additional 2 weeks beyond the
expected date.

We can confirm that you will be invoiced for the foul amount of L195 plus VAT after the order
has been received. ↓ Body of letter ↑
Once again we thank you for your custom and should there be any problem with your order than
please do not hesitate to contact me during office hours on 091 82050.

Yours sincerely, → Closing Expression

Mr P Jones → Writer’s Designation
Assistant Manager
Enc. → Enclosures
→ P.S. (Postscript)
→ CC. (Carbon Copy)

1. Letter Head
Biasa disebut juga sebagai Kepala surat, Berisi informasi tentang nama perusahaan, alamat,
nomor telepon, dan website, atau email si pengirim surat tersebut.

2. Date Of Letter
Date of letter berisi tanggal, bulan dan tahun surat ini dibuat. Format penulisan tanggal pada
surat ini biasanya terletak pada sebelah kiri atau kanan atas sebuah surat.
Bentuk penulisan tanggal dapat dibedakan dalam dua gaya penulisan, yaitu:

 British Style
Bentuk penulisan biasanya di tempatkan pada baris kosong di bawah judul. Dan
biasanya tanggal di buat dengan format (tanggal-bulan-tahun).
Contoh: (month/day/year) (02/09/1991)

 American Style
Sedangkan pada american style tanggal di buat dengan format (bulan-tanggal-
tahun).
Contoh: (day/month/year) (09/02/1991)

3. Inside Address
Bagian ini berisi alamat orang atau perusahaan yang dituju,biasanya terletak pada kiri atas
sebuah surat dan inside address ini penulisannya disertai dengan nama dan alamat si penerima
surat lengkap dengan jabatan orang tersebut.

4. References
 Berisi sebuah Referensi yang memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau
pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya. Untuk penulisan referensi dapat diberi
tulisan bergaris bawah, dan jika anda ingin menyertakan referensi anda dapat menulisnya sebagai
berikut:
- Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
- As per your letter of July 5th
- As we discussed on phone today,
- Thank you for your letter of 2nd April
- With reference to your advertisement in the Jakarta pos, 1st January, 2011.

5. Salutation
Solutation adalah salam pembuka untuk mengawali penulisan sebuah surat. Contoh nya seperti
“Dear Sir” atau “Dear Madam”, Pada penulisan nama penerima format penulisannya
menggunakan "Ms, Miss, Mrs , Mr, Dr " jika surat yang dituju dikirimkan kepada orang kita
kenal. Penulisan salutation dapat dilakukan juga dengan dua bentuk macam ,yaitu:

 British Style
- Dear Sir / Dear Sirs ( penerima laki-laki )
- Dear Madam ( penerima perempuan )
- Dear Sir or Madam ( Jika penerima tidak diketahui jenis kelaminnya )

Pada penulisan British Style tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca
apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali menggunakan tanda baca
koma.Contoh :
- Dear Mr Fachmi
- Dear Mr Fachmi,

 American Style
- Gentlemen ( penerima laki-laki )
- Ladies ( penerima perempuan )
- Ladies and Gentlemen ( Jika penerima tidak diketahui jenis kelaminnya )

Pada American style, gunakan tanda baca "titik dua"

Contoh : - Dear Mr. Fachmi:

6. Subject
Merupakan baris yang tidak begitu diperlukan. Subjek untuk surat itu sering membantu kepada
penerima, terutama jika mereka menerima banyak surat. Jika menyertakan baris subjek, ini harus
langsung di bawah nama "terhormat", Untuk penempatan Subjek dapat
dibedakan kedalam dua penempatan, yaitu:

 British Style:
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the
letter).
 American Style:
Subjek ditempatkan diatas Salutation
7. Body of letter
Bagian dari Body of letter adalah inti isi surat tersebut. Dalam hal ini pengirim berusaha agar apa
saja yang hendak dikomunikasikan maupun diinformasikan dapat berjalan dengan baik. Untuk
menulis isi surat ini harus ditulis dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang tepat.

8. Closing Expression
Bagian ini berisi salam penutup “Yours sincerely” atau ucapan terimakasih kepada penerima
surat. jika kata "Yours faithfully" yang digunakan untuk Closing expression, maka pada salam
pembuka menggunakan "Sir" atau "Madam”. Perhatikan pada penulisannya bahwa ada tanda
koma setelah penutupan akhir dan hanya dikapitalisasi kata pertama dalam penutupan.
Penulisan closing expression juga berbeda antara British style dan American style.

 British Style
- jika memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam
penutupnya adalah "Yours sincerely" atau "Sincerely yours".
- Jika tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam
Penutupnya adalah "Yours faithfully" atau "Faithfully yours".

 American Style
Untuk format penulisan American style penggunaan nama penerima surat pada
salam pembuka dicantumkan atau tidak maka harus menggunakan kata
"Sincerely" atau “Sincerely yours”.

9. Writer’s Designation
Berisi nama dan jabatan si penulis surat yang bermaksud untuk mengetahui bahwa si penulis
surat merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan surat tersebut.

10. Enclosures
Bagian ini berisi lampiran – lampiran atau dokumen lain yang akan disertakan dalam surat bisnis
tersebut.

11. Postscript
Postscript terletak dua spasi di bawah tanda tangan atau inisial referensi . Jangan pernah
menggunakan postscript untuk menambahkan sesuatu yang terlupakan selama menulis surat.
Sebaliknya, menulis ulang surat itu.

12. Carbon Copy

Penggunaan Carbon copy dicantumkan jika terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada
selain penerima surat. Jika salinan surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima
salinan surat dipisah tanda baca koma (,). Biasanya penulisan carbon copy pada surat disingkat
menjadi “cc:”. Contoh:
cc: Fachmi Medisian

Form And Style English Business Letter

1. Full Block Style : Business Letter
Pada penulisan Full Block style : Business letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter
head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary close, signature atau
secara keseluruhan dari format surat berada di posisi rata kiri.

2. Modified Block Style : Business Letter

Pada penulisan Modified Block style : Business letter biasanya Pada format ini bentuk penulisan
surat pada letter head, date, dan signature berada pada posisi rata kanan. dan bagian lain berada
pada posisi rata kiri, seperti inside address, subject, salutation, body of letter, dan enclosure.

3. Indented Style : Business Letter

 Pada format ini setiap baris pertama pada awal paragraf dimulai dengan beberapa spasi dari
sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm. Bentuk format surat ini memiliki bentuk yg berleku-
lekuk. Sedangkan bagian letter head, complementary close, dan signature berada di tengah surat.
Sedangkan pada date berada di posisi rata kanan. Bagian yang lain pada surat seperti inside
address, subject, salutation, serta body of letter berada di posisi rata kiri.

4. Semi Block Style : Business Letter

Format Semi Block Style adalah Format bentuk surat ini pada letter head, date, complementary
close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Bagian lainnya tetap rata kiri seperti inside
address, subject, salutation, Boddy of letter.
5. Hanging Style : Business Letter
Format Hanging Style adalah Format paragrafnya menggantung, atau lebih condong ke kiri.
bentuk urat ini pada letter head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata
tengah surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter
berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal paragraf dari isi surat memiliki spasi.

Sumber :
1. http://www.howtowritealetter.net/Letter-of-Assurance.html
2. http://jobsearchtech.about.com/library/bl-sblock-letter-parts2.htm
3. http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter
4. http://www.studyenglishtoday.net/business-letter-parts.html
5. http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles