Solicitud de Compras

Solicitud de
Compras
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Solicitud de Compras | 1
Tabla de Contenido
Solicitud de Compra...................................................................................................................... 3
Modelo de Datos ....................................................................................................................... 4
Elementos del proceso ........................................................................................................ 5
Crear Solicitud de Compra ........................................................................................... 5
Autorizar Solicitud ............................................................................................................ 6
¿Solicitud Aprobada? ...................................................................................................... 8
Notificar Aprobación ....................................................................................................... 8
Notificar Rechazo ............................................................................................................. 9
Notificar Requerimiento de Cambio........................................................................... 9
Cotizaciones ......................................................................................................................10
Generar Orden de Compra ..........................................................................................10
Cotizaciones .................................................................................................................................... 11
Modelo de Datos ......................................................................................................................13
Elementos del proceso ...................................................................................................... 14
Solicitar Cotizaciones .................................................................................................... 14
Recibir Cotizaciones .........................................................................................................15
Seleccionar Proveedor ...................................................................................................16
Generar Orden de Compra ........................................................................................................18
Modelo de Datos ..................................................................................................................... 20
Elementos del proceso .......................................................................................................21
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Crear Orden de Compra ...............................................................................................21
¿Requiere Aprobación? ................................................................................................ 22
Aprobar Orden ................................................................................................................ 23
¿Orden Aprobada? ....................................................................................................... 25
Enviar Orden de Compra a Proveedor .................................................................... 25
Generar Orden y enviarla al ERP ............................................................................... 26
Actualizar ERP .................................................................................................................. 26
Participantes .................................................................................................................................. 28

Solicitud de Compra
Descripción
El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de
bienes y servicios.
El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere

un usuario; éste los selecciona de una lista de productos ya existente. Es posible
agregar productos nuevos a la lista en caso de que no se encuentren en la misma.
Si la solicitud excede cierto valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o
de otra persona con mayor nivel de autoridad. Además, se puede indicar si se
necesita la aprobación de los productos solicitados.
Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se solicitan cotizaciones a un número

apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un sólo proveedor
para la compra de todos los productos o servicios solicitados.
El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de

entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada
al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una copia de la en el
ERP de la compañía.

Modelo de Datos

Elementos del proceso
Crear Solicitud de Compra

Descripción
Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de
una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la
solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.
Además, el solicitante debe ingresar la información de la entrega, fecha, dirección,

ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la
inspección de ellos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
1 hora
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Asignar la fecha del día y datos del

usuario solicitante.
Al salir Validar la cantidad de productos en la

solicitud (mínimo uno)
Asignar el nivel de autoridad necesario
para aprobar la solicitud
Asignar el usuario creador del caso
Calcular el costo estimado de la compra.

Formas
Autorizar Solicitud
Descripción
El jefe del solicitante realiza la aprobación de la solicitud de compra.
Ejecutantes
Jefe
Duración
3 horas.

Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Adicionar un registro con los

comentarios hechos durante la
aprobación.
Al salir Actualizar el o los registros de la

aprobación.
Formas

¿Solicitud Aprobada?
Descripción
De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la
aprobación de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que
aprobó la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para
aprobar el monto de ésta, su jefe inmediato deberá aprobar la solicitud, y así
sucesivamente.
Condiciones de la Compuerta
 NO: La solicitud de compra fue rechazada
Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios
Requiere Aprobación Adicional: La solicitud fue aprobada y el jefe no tiene
el nivel de autoridad necesario
 SI: La solicitud fue aprobada y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.
Notificar Aprobación
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido aprobada.

Usted solicito los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)
Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de
aprobación de la solicitud.
(Tabla de Aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.

Notificar Rechazo
Descripción
Ejecutantes
Automático
Script
Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido rechazada.
Usted solicitó los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)

(Tabla de aprobaciones)
Notificar Requerimiento de Cambio

Descripción
Ejecutantes
Automático
Script
Su solicitud de compra con número <RadNumber> necesita algunos cambios.

Usted solicitó los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados)


(Tabla de Aprobaciones)
Cotizaciones
Descripción
Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso
de Cotizar.
En éste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para

realizar la compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Cotizaciones
Generar Orden de Compra

Descripción
El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al
proveedor. En éste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de
Compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Diagrama

Proceso
Orden de Compra
Cotizaciones
Descripción
En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones
de diferentes proveedores.
Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido será el encargado de

suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.

Formas

Modelo de Datos

Solicitar Cotizaciones
Descripción
En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o
servicios requeridos.
Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en

ella, éste debe ser agregado por un Administrador en la sesión de Admón.
Ejecutantes
Solicitar Cotizaciones
Duración
2 días
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Asignar al atributo CostoTotal el valor

estimado del costo total de la cotización.
Al salir Política: Estimar el número de

cotizaciones necesarias para el proceso
de compra.
Validar si el número de cotizaciones
solicitadas coincide con el número de
cotizaciones necesarias para el proceso
de compra.

Forma
Recibir Cotizaciones
Descripción
Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo, el costo
unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la
aplicación de descuentos.
El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de

Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total
de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo más
cotizaciones de las necesarias.
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Adicionar en todas las cotizaciones

todos los productos que se han
solicitado.
Al salir Evaluar si el número de cotizaciones

recibidas es igual al número de
cotizaciones requeridas.

Forma
Seleccionar Proveedor
Descripción
El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de
ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.
Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada
proveedor una calificación basada en la calidad de éste. La calificación puede ser
excelente, buena o mala.
Ejecutantes
Seleccionar Proveedor
Duración
4 horas

Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Fijar todos los proveedores como “No

seleccionado”.
Al salir Calcular el Costo Total de la compra.
Forma

Descripción
El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,
indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.
Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se

envía a él.
Después de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el

ERP de la compañía, además el archivo debe ser enviado a través de correo
electrónico al proveedor.

Forma

Modelo de Datos

Crear Orden de Compra

Descripción
Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, Número de
Orden, Fecha de la Orden, Opción de pago, otra información como los datos del
Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automáticamente.
Ejecutantes
Orden de Compra
Duración
1 día
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Asignar a la orden de compra los datos

de la cotización y del proveedor
seleccionado.
Al salir Determinar si la orden requiere

aprobación.
Marcar la orden como no facturada.

Formas
¿Requiere Aprobación?
Descripción
Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido
al costo total.
 SI: La orden de Compra requiere Aprobación.
 NO: Por defecto.

Aprobar Orden
Descripción
El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Ejecutantes
Jefe Administrativo
Duración
4 horas
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Crear un registro con los comentarios de

aprobación.
Al salir Actualizar los registros de aprobación.

Fijar el usuario que realiza la aprobación.

Formas

¿Orden Aprobada?
Descripción
Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si ésta necesita cambios. Si
se debe realizar alguna modificación, el caso debe retornar a la persona encargada
de la actividad “Crear Orden de Compra”.
 MODIFICAR ORDEN: La Orden de Compra necesita cambios.
 SI: Por defecto.
Enviar Orden de Compra a Proveedor

Descripción
Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el
archivo PDF de la Orden de Compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <Quotations.Supplier. Supplier>
Hemos recibido su cotización debido a que estamos satisfechos con las

condiciones, ésta ha sido seleccionada.
Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra.
Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos.
Los mejores deseos
Departamento de Compras Bizagi

Generar Orden y enviarla al ERP

Descripción
Una interfaz conectada con el ERP de la compañía genera la Orden de Compra en
el sistema.
Para más información acerca de interfaces visitar:

http://wiki.Bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA
Ejecutantes
Automático
Acciones
Tipo Descripción
Al salir La tarea ejecuta una interfaz que

actualiza el ERP de la compañía con la
información de la Orden de Compra.
El número del archivo es regresado por
el sistema y es guardado en el atributo
ERPNumeroOrdenCompra.
Implementación
Servicio Web
Actualizar ERP
Descripción
Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compañía se debe
realizar ésta tarea.
El usuario debe actualizar el ERP manualmente.
Ejecutantes
Asistente de Compras

Duración
4 horas
Formas

Participantes
Solicitante (Entidad)
Jefe (Entidad)
Automático (Rol)
Departamento de Compras (Entidad)
Solicitar Cotizaciones (Rol)
Recibir Cotizaciones (Rol)
Seleccionar Proveedor (Rol)
Orden de Compra (Rol)
Jefe Administrativo (Entidad)
Asistente de Compras (Rol)

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Autorizar Solicitud ............................................................................................................ 6

¿Solicitud Aprobada? ...................................................................................................... 8

Notificar Aprobación ....................................................................................................... 8

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Notificar Requerimiento de Cambio........................................................................... 9

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Elementos del proceso ...................................................................................................... 14

Solicitar Cotizaciones .................................................................................................... 14

Recibir Cotizaciones .........................................................................................................15

Seleccionar Proveedor ...................................................................................................16

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¿Requiere Aprobación? ................................................................................................ 22

Aprobar Orden ................................................................................................................ 23

¿Orden Aprobada? ....................................................................................................... 25

Enviar Orden de Compra a Proveedor .................................................................... 25

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Actualizar ERP .................................................................................................................. 26

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Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se solicitan cotizaciones a un número

El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de

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Crear Solicitud de Compra

Además, el solicitante debe ingresar la información de la entrega, fecha, dirección,

Al entrar Asignar la fecha del día y datos del

Al salir Validar la cantidad de productos en la

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Usted solicitó los siguientes productos:

Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de

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Notificar Requerimiento de Cambio

Su solicitud de compra con número <RadNumber> necesita algunos cambios.

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Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de

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En éste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para

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