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Plan Análisis
DOFA
ITUV
Plan de Informática y
Telecomunicaciones
Universidad del Valle
2005 - 2007

Resumen
Presentación
Antecedentes
Misión y Visión
Análisis DOFA
Formulación Estratégica
Participantes

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
4 ANÁLISIS DOFA

4.1 Antecedentes

A partir del análisis llevado a cabo por los participantes en la elaboración de este plan y
del estudio de planes de sistemas y tecnologías de otras universidades, se obtuvieron las
principales tendencias del entorno que afectan la informática y telecomunicaciones de la
Universidad del Valle.

La información obtenida a través del DOFA2 ha sido fundamental para el desarrollo de la

formulación estratégica. Las acciones recogidas en el Plan de Informática y
Telecomunicaciones están justificadas en función de su contribución para explotar las
fortalezas, superar las debilidades, aprovechar las oportunidades y contrarrestar las
amenazas.

El análisis externo se estructuró teniendo en cuenta tres tipos de variables: tecnológicas,

socioculturales y económicas. Los resultados se sintetizaron en un total de 8
oportunidades y 7 amenazas que se han recogido en este Plan de Informática y
Telecomunicaciones.

El análisis interno se desarrolló para cada una de las siguientes variables: docencia,
investigación, extensión, gestión y recursos tecnológicos. Como resultado del estudio se
identificaron 12 fortalezas y 12 debilidades.

En este capítulo se exponen de forma sintetizada las principales conclusiones obtenidas

del análisis DOFA, contribuyendo a concretar la necesidad de implantar las acciones
definidas en el Plan de Informática y Telecomunicaciones.

4.2 Análisis externo

OPORTUNIDADES

O.T: Oportunidad Tecnológica

Variables tecnológicas

O.T.1. Uso de las redes avanzadas y protocolos de telecomunicaciones que permitan

garantizar calidad de los servicios prestados.
2
Análisis del contexto (Amenazas y Oportunidades) y evaluación interna del área (Fortalezas y
Debilidades)

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
El uso de las redes avanzadas que permitan hacer transmisiones a alta velocidad y
control de la calidad del servicio en los procesos educativos que cuentan con el apoyo del
Gobierno Nacional por medio de la Agenda de Conectividad.

O.T.2. Implementación de la firma electrónica.

La posibilidad de usar la firma electrónica o cualquier otro mecanismo de autenticación

seguro que sea admitido administrativamente se considera una oportunidad de cara a
mejorar los procesos de gestión de la Universidad del Valle y que están respaldadas
mediante la ley 527 del 99, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y
se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. En
concreto, se citan como prioritarios proyectos que requieren el uso de firmas electrónicas
y certificados digitales, relativos a la administración financiera, recursos humanos,
administración de bienes y servicios y Registro Académico.

O.T.3. Proyectos de gestión del conocimiento para configuración de sistemas,

coordinación y transferencia de conocimientos entre informáticos y localización del
encargado de resolver cada problema.

La compleja configuración de los sistemas y tecnologías de la Universidad del Valle hace

necesario aprovechar los sistemas de gestión del conocimiento para abordar el
mantenimiento y la resolución de problemas asociados a los mismos.

O.T.4. Alianzas estratégicas para el desarrollo de infraestructura, provisión de accesos y

desarrollo de contenidos.

Las Unidades Académicas y las empresas de base tecnológica tendrán una plataforma
básica para interactuar y generar sus productos y nuevas ofertas, que les permitiría
exportar programas y dar título compartidos con otras universidades.

Variables socioculturales O.S: Oportunidad Sociocultural

O.S.1. Participación en los procesos de unificación de los sistemas de información que

pretende el ICFES y el Ministerio de Educación Nacional para todas las universidades
públicas del país.

Las iniciativas gubernamentales de compartir desarrollos que puedan ser usados por
universidades públicas han sido propuestas por los entes de control estatal,

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
una de las cuales es la unificación de los sistemas de información en todas las
Universidades públicas del país.

O.S.2. Implantación de la Universidad del Valle en su territorio geográfico garantizando el

éxito de la educación virtual, la enseñanza semipresencial y el apoyo a la docencia
tradicional.

Las universidades bien implantadas en su territorio geográfico como la Universidad del

Valle, pueden aprovechar las TIC para retener a los estudiantes, al ofrecerles una
combinación de ventajas entre la formación presencial y no presencial.

Variables económicas O.E: Oportunidad Económica

O.E.1. Descuentos en compras de hardware y software por volumen de compras.

Al reunir todas las compras que tenga que hacer la Universidad en un periodo
determinado se puede conseguir mejores precios de negociación con los proveedores.
Aunque esta política lleva al deterioro de relaciones con proveedores locales.

O.E.2. Uso de las nuevas tendencias basadas en software de dominio público para
reducción de costos.

Los avances logrados en el uso de software de dominio público representan una

oportunidad en la reducción de dependencia frente a costosos paquetes propietarios.

AMENAZAS

Variables tecnológicas A.T: Amenaza Tecnológica

A.T.1. Dependencia del Gobierno y de otras redes nacionales a la conexión a las redes
de alta velocidad.

Dado que la conexión a las redes de alta velocidad como Internet2 solo se permite a nivel
de países, se requiere que las diferentes regiones del país se organicen en redes de alta
velocidad que puedan ser integradas para permitir su conexión a las avanzadas
internacionales.

A.T.2. Seguridad Informática.

El desarrollo de las redes de telecomunicaciones permite proveer nuevos servicios a la

comunidad universitaria y a la sociedad en general, sin embargo, éstos servicios se ven
amenazados por diferentes peligros que provienen principalmente de hackers

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
informáticos, virus y programas mal configurados que plantean nuevos retos en
seguridad informática.

A.T.3. Rápida obsolescencia de los equipos informáticos.

Los computadores y los equipos activos de red tienen una vida útil muy corta lo que
obliga a mantener una constante renovación en estos equipos.

A.T.4. Pérdida de estudiantes potenciales dadas las oportunidades de recibir cursos de

otras instituciones educativas.

Dado que las conexiones a Internet rápidas permiten que la Universidad ofrezca sus
programas, también pone a disposición de sus alumnos los programas ofrecidos por otras
instituciones fuera del ámbito territorial.

Variables socioculturales A.S: Amenaza Sociocultural

A.S.1. Dificultad de garantizar el cumplimiento de la propiedad intelectual en la

publicación de contenidos en web.

Es necesario garantizar a los docentes que los materiales que sitúen en la red sean
utilizados adecuadamente y que se respeten los derechos de propiedad intelectual.

Variables económicas A.E: Amenaza Económica

A.E.1 La alta fluctuación del valor del dólar en Colombia.

La fragilidad y constantes fluctuaciones del valor del dólar en Colombia dificultan la

adquisición de los equipos adecuados requeridos en los procesos tecnológicos.

A.E.2. El incremento de la competencia nacional e internacional.

La tendencia al libre comercio facilitará el ingreso de instituciones extranjeras con

una amplia experiencia en el manejo de mercados que se constituyen en un
riesgo al desplazar a la Universidad.

4.3 Análisis interno

FORTALEZAS

Variables de docencia F.D: Fortaleza de docencia

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
F.D.1. El trabajo realizado por algunos grupos de docentes en impulsar el uso de las TIC
en la Universidad del Valle.

Las TIC son habituales en el trabajo diario de algunos grupos de docentes e

investigadores de la Universidad del Valle.

F.D.2. La Universidad cuenta con docentes con alto grado de especialización en el área
de informática y telecomunicaciones.

Existe la posibilidad de recurrir a estos docentes altamente capacitados como asesores

en los diferentes proyectos que desarrolla la OITEL.

F.I: Fortaleza de investigación

Variables de investigación

F.I.1. Experiencia y reconocimiento en el uso de software de dominio público.

La Universidad del Valle es reconocida a nivel nacional por sus investigaciones en el uso
y desarrollo de aplicaciones usando software de dominio público. Actualmente, muchas
de esas actividades son lideradas por la OITEL con el apoyo de algunas unidades
académicas.

F.I.2. Adecuado nivel en el uso de seguridad informática.

La Universidad del Valle se ha convertido en un referente universitario a nivel nacional

gracias a las investigaciones y pruebas realizadas en el área de seguridad informática y
que actualmente aplica en su sistema de información y red institucional.

Variables de extensión F.E: Fortaleza de extensión

F.E.1. Ofrecimiento de cursos de informática y telecomunicaciones a la comunidad.

La Oficina de Informática y Telecomunicaciones aunque no tenía una tradición deliberada

de capacitación, sin embargo ha venido desarrollando cursos para la comunidad,
actualmente se han dictan 6 cursos por semestre. Para dar un mayor cubrimiento se
requiere ampliar las salas de uso, estrategias de coordinación con Unidades Académicas
y protocolos para alistamiento de equipos.

F.E.2. Soporte de personal capacitado y expertos en el área.

Los cursos que se ofrecen en la OITEL cuentan con el apoyo de expertos de gran
trayectoria en el área informática especialmente en el área de software de dominio
público. Existe la posibilidad de establecer alianzas estratégicas.

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
 F.G: Fortaleza de gestión

Variables de gestión

F.G.1. Existencia de la política de compra institucional de equipos.

Las compras institucionales de equipos de cómputo destinadas a dotar de computadores

a directores de programa, directivos, empleados y algunas pocas salas de cómputo e
informática de la Universidad, han permitido que durante los años 2002 al 2004 se hayan
adquirido unos 700 computadores de última generación. Esto disminuye en un porcentaje
el costo y garantiza la uniformidad de criterios, evitando los clones, y reduce los contratos
de soporte.

F.G.2. El conocimiento acumulado ha permitido la construcción de sistemas de

información de soporte institucional permitiendo modernizar los procesos académicos y
académico- administrativos.

Desde el año 2002 se inició el desarrollo del Sistema de Registro Académico y el de

Datos Académicos en línea que manejan las calificaciones y los estudiantes, en el año
2003 se inició el sistema de Recursos Humanos y en el 2004 el Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, estos tres sistemas grandes han estado
desarrollándose junto con otros sistemas como Indicadores de Gestión, Interfaz
financiera, Cajas menores y sistema de correspondencia. Sin embargo, aún falta por
desarrollar el sistema de apoyo al servicio médico, el sistema financiero, el sistema de
apoyo a la gestión y el banco de proyectos.

F.G.3. Valoración positiva del proceso de centralización de la gestión de los sistemas de

información de la Universidad del Valle.

A partir del año 2003 se ha producido una centralización de la gestión de los sistemas de
información de la Universidad del Valle. Se valora adecuadamente este proceso de
centralización desarrollado, pues permite homogeneizar los derechos de los usuarios y
garantizar los mecanismos de asistencia técnica. Igualmente, la integración en una sola
unidad de todo el personal que presta servicios informáticos, tanto de servicios centrales
como en las demás dependencias de la Universidad, ha permitido que se siga una sola
directriz. Esta iniciativa disminuye costos y racionaliza la operación institucional.

Variables de recursos tecnológicos F.T: Fortaleza de tecnología

F.T.1. Posición competitiva tecnológica relevante respecto al resto de universidades del

país.

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
La situación tecnológica de la Universidad del Valle, de acuerdo con el estudio realizado
por el MEN e ICFES, se encuentra entre las mejores prácticas en relación con las
universidades públicas y privadas del país.

F.T.2. Sistemas de información que permiten una mayor flexibilidad y adaptabilidad.

La mayoría de las universidades del contexto nacional utiliza las aplicaciones adquiridas o
desarrolladas bajo software propietario, sin que, en general, los resultados sean
satisfactorios. En cambio, la Universidad del Valle tomó en el 2002 la opción de
desarrollar todas las aplicaciones de gestión, bajo software de dominio público,
reduciendo costos y creando el Sistema de Información Institucional, lo que le permite
disponer de una máxima flexibilidad en el desarrollo y configuración de sus aplicativos.

F.T.4. Inversión realizada en la red de comunicaciones en los años 2002 al 2004.

En la Universidad del Valle se ha acometido una reestructuración total de la red de

comunicaciones, orientándola a tecnología Gigabit. Este proceso se espera esté
concluido en el 2007. Esta inversión modernizó la infraestructura de telecomunicaciones
pero se hace necesario una inversión permanente en el mantenimiento preventivo y el
crecimiento de la capacidad instalada.

DEBILIDADES
D.D: Debilidad de docencia
Variables de docencia

D.D.1. Escaso uso de las TICs en procesos de docencia e investigación.

A nivel general la docencia de la Universidad no involucra un nivel satisfactorio de uso de

estrategias pedagógicas basadas en TICs. Existe un pequeño grupo de docentes en
capacidad de usar las TICs en sus prácticas docentes. Además, existe una creencia que
las TICs implica una baja calidad.

D.D.2. Carencia de personal certificado en uso de tecnologías y software de dominio

público.

A pesar de la amplia experiencia de sus técnicos e ingenieros de la Universidad en el uso

de software de dominio público, no se cuenta con personal certificado en dichas
tecnologías por la falta de un ente certificador en tecnologías de dominio público en
Colombia. Es necesario, emprender un proceso de certificación interno de los
funcionarios y profesores de la Universidad.

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
Variables de investigación D.I: Debilidad de investigación

D.I.1. Falta de planes de uso de tecnología de punta como apoyo institucional.

La OITEL y la Universidad no cuentan con planes de incorporación de las tecnologías de

punta en sus actividades cotidianas y de apoyo en los procesos institucionales en
informática y telecomunicaciones. Esto incluye el uso de software especializado, el uso de
bases de datos, programas avanzados, Internet2, uso de supercomputadores,
aplicaciones básicas. Se requieren alianzas y convenios con instituciones de la región que
utilicen tecnología de punta.

D.I.2.Inexistencia de políticas de investigación en seguridad informática y de uso de la

red en la comunidad universitaria.

La inexistencia de políticas centrales de seguridad y uso de la red en la Universidad del

Valle, crea numerosos conflictos de seguridad y de conectividad. Esto puede implicar
problemas legales nacionales e internacionales con altas repercusiones en pérdidas de
datos. Los expertos en seguridad son costosos y por lo tanto el soporte en seguridad se
convierte en un punto neurálgico Además, la utilización de los programas antivirus no es
una cultura arraigada en la

comunidad universitaria, lo cual genera lentitud en los equipos, la red y desconexiones en

algunas áreas de las Universidad.

Variables de gestión D.G: Debilidad de Gestión

D.G.1. Demoras en trámites administrativos en algunas dependencias de la Universidad.

Los tiempos de trámite de aprobación o procesamiento de documentos en algunas

dependencias de la Universidad son exageradamente largos y ponen en peligro el
cumplimiento o realización de algunos proyectos, además de deteriorar las relaciones con
los proveedores. Los puntos neurálgicos son Compras y Jurídica.

D.G.2. Falta de planes de capacitación en informática y telecomunicaciones para los

docentes y funcionarios de la Universidad del Valle.

La Universidad del Valle no tiene una orientación a la capacitación permanente en el uso

de tecnologías de la información y telecomunicaciones, ni en el uso de sistemas de

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
información que faciliten las actividades cotidianas de los docentes y funcionarios. Esto
genera resistencia al cambio y disminuye la eficiencia global de la Institución.

D.G.3. No existe suficiente personal experto vinculado a la Oficina.

La escases del personal experto se debe a que la Universidad no ofrece salarios

competitivos que permitan vincular y retener especialistas en redes y sistemas de
información. Esto ocasiona demoras en la resolución de problemas y se desarrollan
soluciones triviales que elevan los costos de operación.

D.G.4. Existe un compromiso contractual con la Banca respecto a los Sistemas de

Información.

El compromiso institucional se expresa en una inversión de mínimo 2.500 millones de

pesos en los sistemas de información entre los años 2000 y 2005, pero no existe una
política coherente que garantice este compromiso.

Variables de recursos tecnológicos D.T: Debilidad de tecnología

D.T.1. Problemas en el equipamiento a disposición de los estudiantes y docentes en las

salas de cómputo e informática.

Dada la inexistencia de planes de creación de salas de cómputo e informática y de

renovación de equipos para dotación de las salas existentes se ha generado en la
Universidad salas con equipos heterogéneos y desactualizados, y en algunos casos sin
acceso a Internet y sin equipos audiovisuales apropiados. Ello conlleva al aumento en los
costos de existencia técnica y o garantiza uniformidad en la calidad.

D.T.2. Limitada conexión a Internet.

La conexión a Internet de la Universidad del Valle tiene una baja capacidad frente al
caudal de las necesidades de la comunidad universitaria que sumados a los frecuentes
abusos de parte de algunos usuarios, genera dificultades en las tareas de gestión,
docencia e investigación. La capacidad en Kbytes por usuario debe crecer en forma
permanente lo cual implica una inversión progresiva.

D.T.3. Desconocimiento en la utilización del software de dominio público.

Los miembros de la comunidad universitaria desconocen aplicaciones de dominio público

que pueden utilizar en sus actividades cotidianas e invierten en paquetes que requieren

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Plan de Informática y Telecomunicaciones
costosas licencias. Falta promoción de las ventajas en la utilización de estas herramientas
y en el apoyo al grupo LINUX.

D.T.4. Web poco actualizada por parte de la mayoría de las dependencias de la

Universidad.

Numerosas páginas web de la Universidad del Valle se encuentran vacías, no

actualizadas, con problemas de diseño, o carecen de la imagen corporativa unificada y en
algunas dependencias encuentran problemas para introducir contenidos en las páginas
web. Esto perjudica la imagen institucional y denota falta de compromiso con la
información que se ofrece a la Comunidad. Falta un mecanismo y unos protocolos de
actualización de páginas que faciliten el trabajo.

D.T.5. Carencia de un plan de inversión en equipos de cómputo y redes que se apoye en

un estudio del estado actual y el crecimiento proyectado.

A pesar de los esfuerzos realizados en los últimos dos años en la adquisición de equipos,
no existe un plan de inversión para los procesos de implantación de

sistemas y tecnologías, de forma que la inversión se ha orientado muchas veces más a

responder a necesidades inmediatas que a invertir para posicionar adecuadamente a la
Universidad del Valle. La inversión en equipos y tecnología, se realiza en función de las
peticiones que se reciben sin tener en cuenta estudios de las carencias existentes o
buscando un cierto nivel de homogeneidad entre los miembros de la Comunidad
Universitaria.

D.T.6. Carencia de una hoja de ruta para el desarrollo o adquisición de sistemas de

información integrados.

A pesar de los importantes avances logrados en los dos últimos años en lo referente a
sistemas de información en la parte académica y administrativa de la Universidad, gracias
al apoyo de la Rectoría y con la iniciativa del Comité de Informática y
Telecomunicaciones, no existe un mapa completo de todos los sistemas de información
que requiere la Universidad para enfrentar los nuevos retos.

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Plan de Informática y Telecomunicaciones