PK07 – Pengurusan Mesyuarat

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN BANDAR MAS

KOTA TINGGI,JOHOR

MINIT MESYUARAT SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI(SPSK)

BIL 2 /TAHUN 2017

Tarikh : 1 NOVEMBER 2017

Masa : 2.45 hingga 4.30 petang
Tempat : Bilik War Room, SMK Bandar Mas
Pengerusi : Pn Norhawati binti Anis(Penolong Kanan Kurikulum)
Kehadiran(Bilangan) : 15 orang

1. Pn Norhawati binti Anis

2. Pn Hjh Rosiah binti Ahmad
3. En Mohamad Haris bin Meon
4. Pn Sozila binti Madon
5. Pn Wan Rohani binti Ahmad
6. Pn.Rohana binti Salleh
7. Pn Hamidah binti Mokhtar
8. Pn Zuna’dah binti A Ghani
9. Tn Hj Selamat bin Ujud
10. Pn Hjh Norliza binti Hj Ismail
11. Pn Norzihan binti Supaat
12. Pn. Anita Binti Ahmad
13. Pn Zalina binti Musa
14. Pn Latifah binti Ismail
15. Pn Hjh Madiha binti A Majid
16. Pn Nor Azila binti Yahya
17. Pn Mariam binti Maryono
18. Pn Hairon Alami binti Ibrahim
19. Cik Mazlinda binti Amir
20. Cik Noor Asmah binti Buang

Guru Yang Tidak Hadir : Pn Laily Zakiah binti Wahid (cuti bersalin)

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

1 PERUTUSAN PENGERUSI
Tuan pengerusi memulakan mesyuarat dengan bacaan Al-Fatihah untuk memberkati
perjalanan mesyuarat pada petang ini. Tuan Pengerusi mengucapkan ribuan terima
kasih kepada semua guru yang hadir dan memberi komitmen penuh untuk
mesyuarat ini. Tuan Pengerusi mengucapkan tahniah kepada semua guru yang
telah bekerja dengan bersungguh-sungguh bagi mempastikan SPSK dapat berjalan
dengan lancar.

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

Dicadang untuk disahkan oleh -Pn Norunnajwa binti Masir-
Disokong untuk pengesahan oleh -Cik Siti Normazlinda binti Amir-

3 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
3.1. Setiausaha Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti(SPSK) tahun 2016 iaitu Pn
Norliza binti Hj Ismail mengingatkan kepada guru-guru bahawa fail-fail SPSK telah
sempuna dan diletakkan dalam bilik fail dan guru-guru boleh melaksanakan tugas
mengikut prosedur yang terdapat dalam d fail SPSK.

Tindakan: Setiausaha SPSK

4. PELAPORAN

4.1 Berikut ialah pelaporan oleh Pengurus Audit Kualiti iaitu Pn Wan Rohani binti Ahmad .

4.1.1 Beliau menyatakan bahawa fail-fail PK iaitu Pengurusan Panitia telah berjaya mengadakan mesyuarat
sekurang-kurang 4 kali setahun. Ketua-ketua Panitia yang ingin mengetahui anggaran perbelanjaan bagi
panitia masing-masing boleh mmerujuk dengan kerani kewangan di Pejabat sekolah. Segaka perbelanjaan
mestilah mengikut prosedur yang telah ditetapkan iaitu dengan mengisi nota minta. Rekod pengesanan
100% sukatan Pelajaran mestilah ada dalam fail panitia. Borang ini perlu diedarkan kepada semua guru .

Tindakan : Pn Latifah binti Ismail

4.1.2 Seterusnya beliau menyatakan PK02 iaitui Pengurusan Jadual Waktu . Jadual waktu telah disiapkan
dengan lengkap. Sehubunagn dengan itu,beliau mengingatkan agar penggunaan slip guru ganti
dilengkapkan oleh guru-guru ganti dan ditampalkan dalam buku rekod mengajar sebagai rujukan.

Tindakan: Pn Norhawati binti Anis.

4.1.3 Pn Wan Rohani juga menyatakan PK 03 iaitu Pengurusan Pembelajaran dan Pemudahcaraan, secara
keseluruhan bahagian ini lengkap cuma terdapat beberapa kekurangan seperti Buku Kawalan Kelas tidak
diisi dengan lengkap. Buku Penghantaran Buku Rekod Mengajar tidak ditandatangani dalam fail
penghantaran Buku Rekod .

Tindakan : Pn Hjh Rohana binti Salleh

4.1.4 Begitu juga PK 04 ialah Pengurusan Pencerapan . Beliau mengucapkan tahniah kepada semua guru
yang telah dicerap sebanyak 3 kali setahun. Pencerapan tersebut bukan bertujuan mencari kesilapan dan
kelemahan guru-guru namunsebagai sokongan untuk meningkatkan lagi kualiti Pengajaran daN
Pemudahcaraan guru ketika di dalam bilik darjah.

Tindakan : Pn Zuna’adah binti A.Ghani

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

4.1.5 PK 05 ialah Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan oleh Pn Lailyi Zakiah binti Wahid(cuti bersalin)
wakilnya Ruhaiza binti Hashim. Secara keseluruhannya fail dapat disempurnakan dengan lengkap. Teguran
pihak Audit Kualiti ialah Mesyuarat Jawatankuasa peperiksaan mesti dilaksankan sekurang-kurangnya 2
kali setahun. Mesyuarat ini bertujuan untuk merancang perjalanan penilaian dan peperiksaan samada di
peringkat pepriksaan dalaman dan peperiksaan awam.

Tindakan : Pn Lailyi Zakiah binti Wahid

4.1.6 PK 06 ialah Pengurus Semakan Hasil Kerja Murid oleh Cik Siti Normazlinda binti Amir. Tidak semua
guru menghantar buku latihan untuk disemak. Ini memberi kesan terhadap laporan analisis Semakan Hasil
Kerja Murid.
Tindakan: Cik Siti Normazlinda binti Amir

4.1.7 PK 07 ialah Pengurus Pengurusan Mesyuarat. oleh Pn Hamidah binti Mokhtar. Secara
keseluruhannya Aturan Mesyuarat masih boleh diperbaiki. Terdapat kekurangan seperti tiada borang edaran
bahan,tiada borang kehadiran dan tiada borang maklumbalas.
Tindakan: Pn Hamidah binti Mokhtar

4.1.8 PK 08 ialah Pengurus Aduan Pelanggan . Semua aduan yang diterima telah diuruskan .
Walaubagaimanapun segala aduan mestilah menggunakan borang aduan seperti yang terdapat dalam Sistem
Kualiti Pengurusan Sekolah(SPSK) dan bukannya menggunakan kertas
biasa.
Tindakan : Pn Hjh Rosiah binti Ahmad

4.1.9 PK 09 ialah Pengurusan Pusat Sumber. Pn Wan Rohani menyatakan bahawa matlamat pinjaman 10
buah buku setiap murid tidak berjayqa dicapai. Kad pinjaman buku juga tiada dan pelajar meminjam buku
demgan menulis di dalam buku Rekod Pinjaman Buku.

Tindakan: Pn Norzihan binti Supaat

4.1.10 PK 10 ialah Pengurusan Latihasn Personal . Secara keseluruhan bahagian ini dapat dilaksanakan
dengan jayanya. Semua Kursus dan Latihan Dalam Perkhidmatan(LDP) di kalangan guru telah dikemaskini
.

Tindakan: Pn Madiha binti Abd Majid

4.1.11 PK 11 ialah Pengurus perolehan dan Pembelian. Guru-guru mestilah mengikut prosedur dalam
pembelian barangan seperti mengisi nota minta dan mengetahui Anggaran Belanja Mengurus(ABM ) di
pejabat.

Tindakan: Encik Mohamad Haris bin Meon

4.1.12 PK 12 ialah Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod Kualiti . Audit Dalaman telah dilaksanakan
pada 22 Oktober 2017.
Tindakan : Pn Wan Rohani binti Ahmad

4.1.13 PK 13 ialah Pengurus Bimbingan dan Kaunseling oleh Encik Selamat bin Ujud. Bahagian ini
mestilah dilengkapkan. Walaubagaimanapun terdapat fail-fail tertentu yang tidak boleh diturunkan ke bilik
fail kerana “sulit”.

Tindakan : Encik Selamat bin Ujud

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

4.1.14 PK 14 ialah Pengurusan Kualiti Dalaman oleh Pn Wan Rohani binti Wan Ahmad. Prose ini akan
dilaksankan pada 22 Oktober 2017.

Tindakan: Pn Wan Rohani binti Ahmad

4.1.15 PK 15 ialah Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur oleh Encik Mohamad Haris bin Meon.
Proses ini akan dilaksankan selepas Audit dalaman pada 22 Oktober 2017.

Tindakan: Encik Mohamad Haris bin Meon

4.1.16 PK 16 ialah Pengurusan Tindakan Pembetulan Pemcegahan dan Penambahbaikan oleh Pn Hjh
Rosiah bitni Ahmad. Setelah audit dalaman dilaksanakan maka PK 16 akan menyusul.

Tindakan : Pn Hjh Rosiah binti Ahmad

4.1.17 PK 17 ialah Kajian Semula Pengurusan .Setelah meneliti segala fail SPSK maka PK 17 akan
bertindak bagi mengkaji semula pengurusan sekolah.

Tindakan: Pn Norhawati binti Anis

4.1.18 PK 18 ialah Pengurusan Pentaksiran Ko Kurikulum oleh Pn Nor Azila binti Yahya dan Pn Zalina binti
Musa. Semua fail-fail yang berkaitan telah disempunakan kerana aktiviti ko kurikulum telah selesai
dilaksanakan. Walaubagaimanapun laporan SEGAK masih terus diisi melalui onlina sehingga selesai.

Tindakan: Pn Nor Azila binti Yahya dan Pn Zalina binti Musa.

4.1.19 PK 19 ialah Pengurusan Sukan dan Permainan oleh Pn Cik Noor Asmah binti Buang dan Pn Hairon
Alami binti Ibrahim dan dibantu oleh Pn Marian binti Maryono. Bahagian ini juga telah sempurna
dilaksanakan samada dari segi aktivit ataupun laporan-laporan dalam buku laporan atau fail-fail laporan
sukan dan permainan.

Tindakan: Pn Cik Noor Asmah binti Buang dan Pn Hairon

Alami binti Ibrahim dan dibantu oleh Pn Marian binti Maryono.
5. Hal-hal lain.

-tiada-

6. Ucapan Penutup.
6.1 Pn Norhawati binti Anis selaku pengerusi mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pengurus
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti kerana telah berjaya melaksanakan semakan fail masing-masing bagi
tahun 2017. Semakan ini merupakan satu keperluan terhadap semua organisasi khususnya di sekolah.Hal ini
kerana organisasi yang baik bermula daripada pengrusan yang baik.

6.2 Sehubungan dengan itu, beliau berharap agar semua teguran daaripada Pengurus Kualiti Dalaman(Audit
Dalaman) dapat diambil perhatian dan bertindak dengan bijaksana. Hal ini kerana pengurusan sekolah akan
dilihat sempurna dan berkesan apabila kepatuahn terhadap Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti
dilaksanakan..

6.3 Pn Norhawati binti Anis mengucapkan terima kasih kepada semua guru yang hadir.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 petang.

Disediakan oleh,

...................................... ……...............................……….
(NORLIZA BINTI ISMAIL)
Setiausaha,
SPSK,
SMK Bandar Mas.
1 November 2017

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

FORMAT MINIT MESYUARAT

SEKOLAH ........................................................................................................................

MINIT MESYUARAT............................................................. BIL ………/(TAHUN)

Tarikh : .......................................................................................................................

Masa : .......................................................................................................................

Tempat : .......................................................................................................................

Pengerusi : .......................................................................................................................

Kehadiran(Bilangan) : .......................................................................................................................

Turut Hadir (Jika ada) : .......................................................................................................................

1 PERUTUSAN PENGERUSI

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

Dicadang untuk disahkan oleh ....................................................................
Disokong untuk pengesahan oleh ...............................................................

3 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
3.1.
Tindakan:
3.2.
Tindakan:

4 PEMBENTANGAN KERTAS-KERTAS KERJA (JIKA ADA) / FOKUS MESYUARAT

4.1.
Tindakan:
4.2.
Tindakan:

5 HAL-HAL LAIN
5.1.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Tindakan:
6 PENUTUP
6.1 Ucapan penangguhan oleh Pengerusi Mesyuarat / ahli mesyuarat dan penetapan tarikh
mesyuarat yang berikutnya.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam ............................

Disediakan oleh,

( )
Urus Setia
Tarikh : (Catatkan tarikh minit mesyuarat disediakan)

* Minit mesyuarat tidak perlu ada tanda tangan, no. PK, header dan footer.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00