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AÑO 2014

1. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONSEJO DE ADMINISTRACION

En cumplimiento del mandato legal consagrado en la Ley 675 de 2001 y en mi calidad de

Representante Legal de la sociedad GLOBAL SERVICE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., me
permito informar las diferentes actividades llevadas a cabo durante la gestión de esta administración
en los meses de Noviembre y Diciembre de 2014 así:

A. INICIO DE LABORES

El día 10 de Noviembre de 2014 a las 11:00 a.m. se realiza reunión con la señora Angela Cita,
Administradora saliente del Conjunto Residencial Buganvilleas, el señor Rafael Hernández, actual
Presidente del Consejo de Administración y la señora Andrea Gutiérrez. La señora Cita realiza
entrega del archivo físico que se encuentra en el cuarto interior de la oficina de administración, junto
con unas sorpresas para niños producto del evento del 31 de Octubre, 4 gaseosas, medio tarro de
gomas y medio paquete de masmelos. En ese momento es entregada una relación de entrega que
realizó en días pasados la señora Cita a un miembro del consejo (Claudia Obando). Se realiza un
acta de entrega dejando constancia que se recibía la oficina y de acuerdo con la revisión realizada
por la administración se procedería a informar a la señora Cita sobre cualquier duda.

B. CONSEJO DE ADMINISTRACION

El consejo de administración fue elegido en la asamblea del año 2014 y se relaciona a continuación:
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De acuerdo con lo estipulado las decisiones son tomadas con el voto de mínimo 5 consejeros. El
Doctor Daniel Serrat y la Doctora Sandra Aguirre presentaron renuncia en el mes de Febrero y el
señor Jorge Sánchez y la señora Diana Piedrahita no han asistido a las reuniones desde el inicio del
periodo de esta administración.

Continuamente se comunica a todos los miembros vía correo electrónico sobre las labores
desarrolladas por la Administración.

C. ACTAS CONSEJO DE ADMINISTRACION

Durante la gestión del presente consejo se realizaron 21 reuniones.

D. DOCUMENTACIÓN ASAMBLEAS AÑO 2014:

Se realizó una Asamblea Extraordinaria de Copropietarios el día 26 de Octubre. Se nos solicita enviar
la transcripción del acta a la comisión verificadora de la misma. Lo cual se realiza y en la actualidad
se pronunciaron la señora Aurora Luque y la representante de FH Constructores Martha Huertas. Se
realizan las correcciones del caso y es sometida a firmas por el Presidente de la Asamblea, señor
Rafael Hernández, la secretaria, señora Luz Ester Duarte y la comisión verificadora, señora Maria
Aurora Luque y señor Juan Carlos Pinzón. Existieron dos asambleas adicionales, una en Abril de
2014 y otra en Agosto de 2014 información que será ampliada en el informe de Consejo de
Administración por haber sido anteriores a la actual gestión administrativa.

E. REGISTRO DE PROPIETARIOS Y RESIDENTES

Se continúa con la actualización del registro de residentes según mandato de la Ley 675 de 2001
para asegurar la correcta notificación de los propietarios.

F. MANUAL DE CONVIVENCIA

A la llegada de esta administración se hace entrega de Manual de Convivencia, el cual se informa

que es fiel copia del Reglamento de Propiedad Horizontal. Este manual está incluido dentro de los
anexos de la asamblea general ordinaria de 2015 para que la comunidad nuevamente ratifique las
normas de convivencia a cumplir.

G. PROVEEDORES Y MANTENIMIENTOS REALIZADOS

 Orión: El contrato respectivo se encuentra firmado. Hasta el momento este proveedor ha

cumplido con los mantenimientos y ha atendido las necesidades oportunamente. La
administración realiza el cambio de los bombillos del ascensor de la torre 3.
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 Jorge Humberto Martínez: El proveedor se ocupa del mantenimiento de las motobombas

del conjunto residencial. No cuenta con contrato oficial de su labor. Se realiza un
mantenimiento superficial de motobomba y tanques de agua. Se requiere cambio de un
flotador. En el momento de la llegada de Global Service, los tanques de agua se encuentran
limpios en términos generales, se encuentra en el tanque que denominaremos 1 moho en las
paredes a pesar del mantenimiento hecho en el mes de Octubre de 2014, la razón es que
este tanque recibe toda el agua para el conjunto y la filtra para que llegue al tanque 2.

TANQUE 1 TANQUE 2

En los meses de Enero a Mayo se realizó el mantenimiento de las bombas de los tanques de agua,
en el mes de Junio se realizó el lavado general y mantenimiento del tanque. Posteriormente se realizó
el mantenimiento normal en los meses de Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre de 2014.

 Hemaia Security Ltda.: El proveedor de vigilancia contaba con contrato renovado a partir
del mes de Septiembre de 2014 por un año. Se detecta por la Administración debido a las
quejas de los vigilantes que las cesantías del año 2013 no fueron consignadas debidamente
en los fondos de cesantías respectivos, por el contrario fueron pagadas un año después en
efectivo a los vigilantes, liquidadas sobre el mínimo y sin ningún pago de intereses. La falta
de supervisión es evidente y nunca se hizo entrega de estudio de seguridad. Igualmente los
vigilantes no contaban con un medio de comunicación directo con la oficina central de
Hemaia ni con las autoridades. La empresa en mención fue requerida en varias ocasiones
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para explicar lo sucedido y solicitar el estudio de seguridad obligatorio para su actividad y no

se obtuvo respuesta. El consejo de administración decide dar por terminado el contrato en
mención por las irregularidades presentadas a partir del día 24 de Febrero de 2015.

 Inaseg Ltda. : Es la empresa intermediaria de seguros que con la cual se adquiere la

póliza actual con la empresa AIG SEGUROS (American International Group), con más de 90
años de experiencia en el sector asegurador. Dicha póliza se encuentra pagada en su
totalidad. El valor de la prima fue de $6.352.819. En el momento de llegada de esta
administración.

 Movistar: El operador de teléfono e internet se encuentra al día en pago. Con este

operador se tiene internet y telefonía local.

H. EMPLEADOS DIRECTOS

Javier Gaona- Todero: El señor Gaona cuenta con nuevo contrato a partir del día 01 de Octubre de
2014 con una duración de 6 meses, devengando un salario de 800.000 más subsidio de transporte y
demás prestaciones. En el momento de llegada de esta Administración el pago de seguridad social
correspondiente a pensión de Septiembre y salud de octubre no se había realizado oportunamente
por la administradora anterior. Esta situación fue detectada y subsanada en debida forma. El señor
Gaona tiene expresa instrucción de esta administración de no realizar trabajos en alturas teniendo en
cuenta que no tiene los cursos requeridos para esta actividad.

Los pagos de seguridad social se encuentran al día en la actualidad.

I. PLAN DE EMERGENCIA Y EVACUACION

No se evidencia existencia de algún sistema de emergencia ante eventualidades según las

exigencias de la Ley 1523 de 2014. Este plan debe estar avalado por un profesional que cuente con
la Licencia en Salud Ocupacional emitida por la Secretaría de Salud. Dentro de los ofrecimientos de
la empresa INASEG LTDA. intermediario de seguros de la copropiedad, para la renovación de la
póliza de áreas comunes ofrecen el diseño del PLAN INTEGRAL DE MANEJO DE RIESGOS, el cual
incluye entre otros temas los siguientes:

a. Elaboración del Plan de Emergencias

b. Conformación de la brigada de emergencias
c. Diseño del plan de evacuación
d. Diseño del programa de mantenimientos de los equipos eléctricos y electrónicos de las
áreas comunes para asegurar su correcto funcionamiento y cubrimiento de la póliza en caso
de una eventualidad
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Esta administración considera primordial para tener en cuenta incluir en el presupuesto la adquisición
de todos los elementos de seguridad industrial según los requerimientos. Los hallazgos en esta
materia son:

1. El conjunto residencial únicamente cuenta con 4 extintores, uno en cada torre y 1 en

portería para una comunidad de cerca de 180 personas tal como lo arroja el censo realizado
por esta administración. Se requieren por lo menos 3 gabinetes para incendios en cada torre y
12 extintores de 10 libras (1 para cada 2 pisos) multipropósito. La norma ordena que debe
existir uno cada 9 metros.

EXTINTORES ACTUALES

Los 4 extintores fueron recargados en el mes de Octubre de 2014. No se encuentra en la actualidad

una hoja de vida de cada extintor donde se registren sus recargas y mantenimientos a que haya
lugar.

2. Señalización ruta de evacuación: La señalización para emergencias es insuficiente, lo

cual, aparte de ser un requerimiento legal no cumplido, es un inminente peligro en una
eventualidad. No existe señalización del punto de encuentro ni de la ruta a seguir en una
emergencia.
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SEÑAL ACTUAL

3. Plan de emergencias y plan de evacuación

El conjunto no cuenta con las directrices mínimas en caso de ocurrencia de una emergencia, no se
cuenta con una brigada de emergencias ni con capacitación alguna para el manejo de la misma. No
existe rutas trazadas de evacuación según la normatividad vigente.

J. REPARACIONES LOCATIVAS

1. Mantenimiento de portería: Teniendo en cuenta el deterioro general de la portería, el cual

fue evidente desde el primer momento en que esta administración llega al Conjunto se decide
dar instrucciones al todero para pintar el exterior con una pintura remanente que estaba en su
poder y pintar el interior de la misma. Cabe recordar que este recinto es lo primero que
cualquier residente o posible comprador ve al llegar al conjunto. A continuación se presenta el
estado de la portería en Noviembre de 2014.
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2. Igualmente, para mejorar el aspecto de las entradas de las torres se da instrucción al

todero de pintar los primeros pisos. Se someterá a consideración de la asamblea la compra de
la pintura para realizar el trabajo en todas las torres.

PINTURA DE PRIMEROS PISOS

Se realiza compra de repuesto para la puerta de ingreso vehicular por estar suelta y representar un
peligro para los vehículos. La puerta requiere mantenimiento constante.
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PARTE SUPERIOR DE LA PUERTA ARREGLADA

Con una pintura metalizada remanente se realiza el mantenimiento de las puertas del shut de basuras
del fondo por su mal estado.

3. Mantenimiento de citófonos: Se programan durante el mes de Marzo 2 visitas del técnico

para arreglar los citófonos de los apartamentos y facilitar el uso de los mismos. Se requiere un
mantenimiento de fondo al cableado y equipo de citofonía.

K. MANTENIMIENTO DE JARDINES

Desde el mes de Febrero de 2015 se inicia el mantenimiento básico de los jardines realizando
remoción de tierra y compra de tierra para reemplazo, igualmente se adquiere abono y cascarilla junto
con elementos de fumigación. Se adquieren plantas como buganvilleas, pichones enanos, durantas
entre otras para embellecimiento y reemplazo de flores muertas.
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ABONO ADQUIRIDO

JARDINES
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L. RECICLAJE Y TARIFA MULTIUSUARIO

Teniendo en cuenta la necesidad de beneficiar a la comunidad con la reducción de tarifas en el

servicio de aseo se realiza la Asamblea Extraordinaria para el mes de Enero de 2015 en donde la
comunidad acepta la aplicación de esta tarifa, la cual se explica a continuación:

La ley 99 de 1993 establece la responsabilidad de los generadores de residuos, en el principio

"contaminador pagador", que involucra la responsabilidad de quienes causan o generan
contaminación.
Este principio contempla la responsabilidad de todos los individuos y entidades que conforman la
cadena de generadores de los residuos, desde su creación hasta su disposición final, de modo que
éstos deberán, según el caso, como se anotará a continuación, reducirlos, separarlos o recibirlos.
 Fabricante de materias primas: El productor de materias primas es responsable por los
impactos ambientales que generen los residuos de esas materias en su proceso y en los
nuevos procesos de transformación.
 Fabricante de productos finales: El fabricante de productos finales es responsable por los
impactos ambientales que causen los residuos, de su proceso y los postconsumo, en forma
solidaria con el fabricante de materias primas.
 El usuario final: El usuario final, generador es responsable de los impactos ambientales que
ocasionan los residuos que genera, en forma solidaria con el fabricante del producto y el de
sus materias primas.
Las responsabilidades de los usuarios finales
Los usuarios finales atienden su responsabilidad al separar debidamente los residuos aprovechables
de las basuras, de acuerdo a las indicaciones del productor o fabricante o de los programas de
aprovechamiento establecidos por el municipio y específicamente de la siguiente manera:
 Generador Domiciliario Unifamiliar: Es responsable de la separación y selección en la
fuente y presentación diferenciada que permita la recolección selectiva.
 Generador Multifamiliar, Generador Comercial y Generador Institucional: Es responsable
de ejecutar con sus residentes programas de educación, minimización, separación y selección
en la fuente, almacenamiento selectivo y presentación diferenciada que permita la recolección
selectiva.

Los procedimientos de cobro para las tarifas de aseo

Desde 2002, mediante la resolución N° 233 expedida por la Comisión de Regulación de Agua Potable
y Saneamiento Básico –CRA- existe la posibilidad de acogerse a la opción de tarifa multiusuario;
entendiéndose por multiusuario a todos aquellos usuarios agrupados en unidades inmobiliarias,
centros habitacionales, conjuntos residenciales, condominios o similares bajo el régimen de
propiedad horizontal vigente o concentrados en centros comerciales o similares, que se caracterizan
porque presentan en forma conjunta sus residuos sólidos a la persona prestadora del servicio en los
términos del Decreto 1713 de 2002.
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Antes de ser expedida dicha resolución, se cobraba una tarifa fija establecida alusuario, dependiendo
del uso que se dé al predio y del estrato socioeconómico en que este clasificado (se presume
arbitrariamente que la producción de un hogar en estrato 4 es de 120Kg en el mes).
La tarifa multiusuario consiste en hacer un aforo (medición en peso y volumen) a la unidad
residencial y dependiendo de la cantidad de residuos que generen se le asigna una tarifa a
cada miembro del multiusuario, acorde al principio constitucional ¡Él que contamina paga!.
Este método ofrece una oportunidad de reducir substancialmente el valor de su factura de
aseo.
¿Cómo aprovechar de la tarifa multiusuario para reducir substancialmente el valor cancelado
en la factura de aseo?
A través de planes de Gestión Integral de los Residuos Sólidos –GIRS-, conjuntos y centros
comerciales han sido capaces de reducir la generación de residuos sólidos y consecuentemente el
valor de su factura de aseo. La meta básica de tales planes es administrar los residuos de una forma
que sea compatible con el medio ambiente y la salud pública.
Según la UESP, el promedio de ahorro al acceder a la tarifa Multiusuarioses del 55%, es decir,
más de la mitad del costo actual del servicio de aseo.

Por lo anterior se radicó la documentación necesaria ante la empresa Servigenerales para iniciar el
proceso de aforo necesario para aplicación de esta tarifa. Para facilitar el proceso de reciclaje se
contactó a la Cooperativa de Recicladores de Facatativá con quienes se firma un acuerdo en el mes
de Febrero de 2015 e inician a realizar la separación de los residuos
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M. PROCEDIMIENTOS

1. Recaudo: En el momento de iniciar la gestión de Global Service Propiedad Horizontal

S.A.S. el recaudo de la cuota de administración se realizaba directamente en la oficina de
administración, lo cual fue eliminado desde el día 16 de Noviembre de 2014 por la
inseguridad que este hecho representa. La administración migra el recaudo a la cuenta de
ahorros existente en el Banco BBVA, pero debido a los altos costos de esta opción de
recaudo, la administración busca otras opciones, encontrando como mejor opción Colpatria
con las siguientes condiciones:

Portal de internet gratis los 6 primeros meses gratis

Abono Colpatria $ 1070 hasta 10 operaciones
Ach 1 $ 3410 Hasta 15 operaciones
Recaudo $ 1000 hasta 290 transacciones

La migración de la cuenta a Copatria fue autorizada por el Consejo de Administración. Esta cuenta
permite identificar las consignaciones de cada residente, lo cual elimina el problema presentado por
BBVA al tener que identificar el recaudo mediante copia aportada por el residente

2. Pagos: Los pagos de esta administración se han realizado previa aprobación de los
miembros del consejo de administración y firma de los mismos. En acta de consejo de
administración se aprueba el registro de las siguientes firmas para el manejo de la cuenta
respectiva:

RAFAEL HERNANDEZ Presidente del Consejo

SANDRA AGUIRRE Suplente del presidente
ANDREA GUTIERREZ Administración

Los egresos deben ser firmados por un miembro del consejo y la administración lo cual asegura la
correcta inversión de los recursos.

3. Manejo de cartera y cobros: Desde el inicio de la gestión de esta administración la

premisa principal emanada del Consejo de Administración fue la de ejercer de forma
constante y en los casos correspondientes coercitiva el cobro de cartera morosa. De manera
inicial, apoyado en la labor de la señora Martha Liliana Martínez, se llegó a un estado de
cartera preliminar el cual fue comparado con la cartera entregada por la administradora
saliente, Angela Cita. Con el fin de aclarar la cartera real se envían tres (3) comunicados en
los meses de Noviembre y Diciembre de 2014 y Enero de 2015, plazo considerado suficiente
para aclarar las inconsistencias que pudiera presentar los saldos entregados. Se entregan
estados de cuenta por apartamento para que cada inmueble tenga claro su estado de pagos y
se ponga al día. Se han realizado llamadas telefónicas a los deudores para pago oportuno, y
se han ejecutado todas las acciones a nivel prejurídico para obtener el pago de las expensas
adeudadas. Sin embargo no todos los propietarios lamentablemente han cumplido con su
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obligación de aportar al mantenimiento del conjunto, razón por la cual el Consejo de

Administración toma la decisión de utilizar el mecanismo de cobro mediante abogado,
contratando los de la Dra. Flor Correa, abogada del municipio de Facatativá.

En el mes de Febrero los casos enviados a la abogada debido a su alto valor fueron:

CARLOS BOBADILLA Torre 1-503

CONSUELO QUINTANILLA Torre 2-602
ALEJANDRO MARTINEZ Torre 2-603
JUAN CARLOS VEGA Torre 3- Local 2 B

El señor Juan Carlos Vega realizó el pago total de la deuda y honorarios de abogado. El señor Carlos
Bobadilla y la señora Consuelo Quintanilla presentaron acuerdo de pago de la deuda. EL señor
Alejandro Martínez hizo abono a la deuda.

4. Seguridad: Con la entrada de la empresa PEGASO LTDA., empresa de vigilancia y

seguridad privada elegida para cumplir las funciones de seguridad se provee a la copropiedad
de:
 Funciones escritas específicas del puesto
 Estudio de seguridad
 Radio Moviltalk
 Radios punto a punto para comunicación de la portería con el todero
 Tarjetas para control vehicular

5. Fondo de imprevistos: El presupuesto aprobado no evidencia la destinación mensual al

fondo de imprevistos ordenado por la Ley 675 de 2001, el cual se recomienda que sea
depositado en una cuenta exclusiva. Este fondo debe ser de mínimo el 1% del presupuesto
aprobado.
6. Correspondencia recibida y enviada: Se codifica la correspondencia de salida y entrada
para facilitar su búsqueda.
7. Sistema contable: Esta administración consideró primordial la puesta en marcha del
sistema denominado World Office, el cual fue adquirido por esta copropiedad pero se
encontraba sin claves ni ningún registro de compra. Por lo anterior la contadora de Global
Service, Maria Consuelo Frayle procede a realizar los trámites necesarios para revalidar la
clave y actualizar el programa. Esto se logra y con posterioridad se procede a alimentarlo para
que genere las cuentas de cobro por cada apartamento de manera mensual. El sistema debe
ser actualizado para el año 2015 para que funcione correctamente y permita el registro de las
cuentas. Esta renovación es realizada con un costo de $72.000.
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N. REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL

En la actualidad el Reglamento de Propiedad vigente se encuentra registrado en la Escritura Pública

No 4340 de 2011 elaborada en la Notaría 13 de Bogotá. Esta administración se acerca a esta notaría
para solicitar copia de la misma ya que es primordial y obligatorio que este documento repose en la
oficina de administración.

O. IMPUESTOS

Se actualiza el RUT de la copropiedad y se procede a la alineación del conjunto con el mecanismo

digital de Andrea Gutiérrez, lo cual es exitoso e igualmente se solicita el estado de cuenta, obteniendo
como resultado, lo cual fue informado oportunamente al consejo de administración lo siguiente:

No No
AÑO declaraciones Meses presentados declaraciones
presentadas sin presentar

2011 8 Enero,marzo,abril,junio,julio,agosto,septiebre, 4
noviembre

2012 4 Marzo,Abril, Mayo y Diciembre 8

2013 3 Junio, Julio y Agosto 9

2014 0 Ninguna 10

Lo anterior fue inmediatamente abordado por la administración informando al Consejo de

Administración lo delicado de esta situación y las sanciones aproximadas generadas por la no
presentación oportuna de las declaraciones de retención. El Consejo de Administración solicita se
analice la situación y se busquen mecanismos para lograr disminuir las sanciones ante la DIAN. Esta
administración se dirige personalmente a la oficina de fiscalización de la DIAN para solicitar guía
sobre este tema, a lo cual responden que no es posible ninguna conciliación por tratarse de este tipo
de impuesto.

Teniendo en cuenta la elección del nuevo Revisor Fiscal para el periodo de 2014 se puso en
conocimiento esta situación, siendo informado el consejo sobre la expedición de la Ley 1739 de 2014
denominada nueva Reforma Tributaria, en su artículo 56 parágrafo 4, emite una “amnistía” para
todos aquellos contribuyentes a quienes no se les haya notificado requerimiento
especial o emplazamiento para declarar, quienes podrán acudir a la DIAN antes del 27 de febrero de
2015, y sanear su situación tributaria sin pagar sanciones ni intereses.

“. Parágrafo 4°. Los contribuyentes, agentes de retención y responsables de los

impuestos nacionales, los usuarios aduaneros y del régimen cambiario, que no hayan
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sido notificados de requerimiento especial o de emplazamiento para declarar, que

voluntariamente acudan ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales hasta
el veintisiete (27) de febrero de 2015, serán beneficiarios de transar el valor total de
las sanciones, intereses y actualización según el caso, siempre y cuando el
contribuyente o el responsable, agente retenedor o usuario aduanero, corrija o
presente su declaración privada y pague el ciento por ciento (100%) del impuesto o
tributo.”

Lo anterior es aclarado igualmente mediante memorando 018 del 29 de Enero de 2015 emitido por la
DIAN.

Por lo anterior el consejo de administración decide acogerse a esta legislación y solicita al señor
Revisor Fiscal, Smith Montenegro la liquidación del total de las retenciones dejadas de presentar en
los años 2013 y 2014, lo cual se realiza para el día 26 de Febrero, siendo presentadas y pagadas
dentro del plazo fijado por la DIAN.

P. ENTREGA ZONAS COMUNES FH CONSTRUCTORES

Esta administración desconoce el nivel de avance en esta entrega y los compromisos adquiridos. Nos
fue informado que este tema era de exclusivo tratamiento por parte de la comisión designada para
ello.
La comisión se ha reunido en varias ocasiones para analizar los temas acordados.
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Q. ACTIVOS DEL CONJUNTO

En el momento de recibo de la administración se solicitó inventario de activos del conjunto pero no

fue entregado, razón por la cual, con ayuda del todero Javier Gaona se realiza inventario de activos,
herramientas y demás elementos instalados dentro de la copropiedad. Igualmente se solicita el
avalúo técnico que debe ser realizado por la empresa intermediaria de seguros mediante la cual se
adquiere la póliza con AIG, a lo cual nos responden que NO fue posible realizarlo debido a que no se
contaba en su momento con ningún plano del conjunto ni con el reglamento de propiedad horizontal.

Teniendo en cuenta la situación anterior esta administración solicita los planos oficiales a FH
Constructores sin obtener respuesta, por lo cual se realiza la misma solicitud a la Alcaldía de
Facatativá oficina de Urbanismo, en donde el Arquitecto Alejandro Maldonado entrega un cd con el
plano en AUTOCAD versión 2013. Este plano junto con la escritura 4304 de 2011 es entregada en el
mes de Enero a INASEG LTDA, para la elaboración del avalúo respectivo.

Como producto del avalúo podemos determinar que el valor de los activos pertenecientes a las áreas
comunes son:

CONCEPTO VALOR
3 ascensores marcha Schindler Andino de 450 $365.000.000
kg con capacidad para 8 personas
2 equipos hidroneumáticos compuestos por 2 $28.000.000
motobombas y 1 tanque hidroflow
Subestación eléctrica $22.000.000
Equipo de citofonía para 80 salidas $5.000.000

Circuito cerrado de televisión compuesto por 16 $ 9.000.000

cámaras y un monitor
TOTAL $ 365.000.000

En total el valor de las áreas comunes de la copropiedad, según el avalúo técnico es :

Bienes privados Bienes comunes Valor total

$2.496.716.000 $ 6.458.420.000 $9.019.136.000

La ley 675 de 2001 ordena asegurar la copropiedad por el valor de reconstrucción de las áreas
comunes, es decir estructuras, acabados, SIN incluir bienes privados. La actual póliza tiene un valor
inferior al valor de reconstrucción, por lo cual debe ser reajustado en la renovación con el ajuste de
prima respectivo.
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R. SEGURIDAD

Teniendo en cuenta que con la anterior empresa Hemaia Security Ltda. no fue posible contar con el
estudio de seguridad obligatorio, la empresa Pegaso Ltda. elabora el estudio correspondiente, el cual
se encuentra impreso en la oficina de administración.

Sin embargo, desde la llegada de esta administración al conjunto residencial se evidenciaron serios
problemas a nivel de seguridad, los cuales se presentan a continuación:

No se cuenta con un sistema de control para entrada y salida de vehículos. Este control es realizado
únicamente por la vigilancia teniendo en cuenta la antigüedad de los vigilantes en el puesto. La
empresa Pegaso Ltda. provee a partir del mes de Marzo de las fichas de parqueadero necesarias
para asegurar un control de entrada y salida de vehículos.

 La parte posterior del conjunto, contigua a las casas se encuentra totalmente vulnerable
a cualquier intrusión criminal al no contar con ninguna barrera perimetral que impida esta
situación como una concertina o cerca eléctrica.
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 La copropiedad no posee un sistema de control constante, ya sea a través de medios

electrónicos como cámaras o a través de vigilante recorredor que permita ejercer un control
perimetral ni al interior de las torres. Es necesario abordar este riesgo implementando
mecanismos adicionales de control que permitan asegurar un mejor control de la seguridad,
que debe empezar por cada uno de los inmuebles.

APARTAMENTO 403- TORRE 3 PUERTA CON SEÑALES DE VIOLENCIA ROBO MES DE OCTUBRE 2014

La novedad del anterior apartamento fue encontrada con anterioridad a la llegada de Global Service.
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S. COMITÉ DE CONVIVENCIA

No se encuentra evidencia de convocatorias ni reuniones de este comité.

T. CASO EMPRESA DE VIGILANCIA CIEN POR CIENTO

Según lo requerido por el consejo de administración es contactado el señor Juan Carlos Bustos, de la
empresa de seguridad Cien por Ciento para averiguar sobre la deuda presunta que tiene el conjunto
con esta entidad. El señor Bustos afirma que esta deuda asciende a $6.000.000 con intereses y que
el conjunto está reportado en data crédito. Se solicita una reunión con el señor Bustos para aclarar el
estado de cuenta, la cual queda programada para el día martes 13 de enero a las 3:00 p.m. Esta
reunión se lleva a cabo, asistiendo la señora Martha Liliana Martínez y Rafael Hernández como
miembros del Consejo de Administración. El señor Bustos nos pone en contacto telefónico con el
asesor jurídico de la empresa en Cali quien afirma que ya cursa en contra del conjunto residencial un
proceso ejecutivo para exigir el pago del acuerdo firmado por la ex.- administradora Derly Hernández
por un valor de $3.514.828. El Consejo de Administración le pide al señor Bustos interponga la
denuncia correspondiente ante la supuesta falsificación de su firma en el comprobante de egreso No.
2014-093 donde se registra el pago por concepto de vigilancia a la empresa nombrada para el mes
de Junio de 2013. Dinero que afirma el señor Bustos que NO RECIBIERON. El señor Bustos allega a
esta administración a denuncia por FALSEDAD PERSONAL correspondiente en contra de la señora
Derly Hernández.

El Consejo de Administración, en aras de evitar conflictos con la empresa Cien por Ciento decide
pagar el valor de $3.514.828 utilizando los recursos adeudados por FH Constructores S.A. por
concepto de administración, recursos que todavía no han sido cancelados, razón por la cual no se ha
firmado ningún acuerdo con la empresa presuntamente afectada.

U. PLAGAS

Dadas las continuas quejas de algunos residentes en cuanto a la presencia de ratas al interior del
conjunto generadas por el almacén de FH constructores y el área donde se encuentran los perros que
cuidan la obra, se solicita por escrito al Ingeniero Mauricio Vizcaino, representante de la constructora
FH que realice el control de esta plaga a lo cual responde que FH constructores no se va a hacer
cargo de esta fumigación, y que sólo pueden podar el césped.
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El césped podado corresponde únicamente al ubicado detrás de la casa 14 y 13 no a la totalidad del

predio. Por tal razón esta administración radica un comunicado ante la Alcaldía de Facatativá para
solicitar de forma urgente el control de esta plaga, 15 días después obtenemos respuesta y se ocupa
del caso el Médico veterinario Aurelio Leal, funcionario de la Secretaría de Salud, quien se dirige a las
instalaciones del conjunto y realiza varias recomendaciones. Inicialmente afirma que el conjunto, por
ser una entidad sujeta a las normas de propiedad horizontal, debe destinar sus recursos propios para
el control de estas plagas, sin embargo, en aras de ayudar a la comunidad, la Secretaría entregaría a
la Administración la primera dosis de veneno para ratas e igualmente informó los lugares en donde
deberían instalarse las trampas, las cuales fueron elaboradas utilizando tuvos PVC de color naranja.

El todero Javier Gaona elabora estas trampas artesanales, la administración realiza la marca como
elemento peligroso y son instalados con los sunchos necesarios para asegurar que no sean movidos.

El veneno utilizado provoca que la rata muera y se seque para evitar la plaga. Igualmente se
introduce el veneno en las madrigueras ubicadas en la montaña de pasto del parque.
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Nuevamente se ofició a la Secretaría de Salud de Facatativá, por recomendación del Dr. Aurelio Leal,
solicitando que fuera requerido a FH Constructores para que implementara su plan de saneamiento y
así eliminar definitivamente la plaga del conjunto. Gracias a esta gestión la abogada Carolina Hurtado
informa que para el día 7 de Marzo de 2015 se realizaría la fumigación en el predio aledaño, labor
que se llevó a cabo a partir de las 11:00 a.m.

V. CASO LOCAL RESTAURANTE TORRE 3

Dadas las quejas recibidas por el expendio de bebidas alcohólicas en el local del señor Alfonso Perilla
y la elaboración de alimentos se envía carta al arrendatario del local informando la prohibición clara
del reglamento de propiedad horizontal para la prestación de estos servicios y venta de bebidas
alcohólicas.

Los arrendatarios no acatan lo solicitado, por tal motivo en una ocasión donde se encontraban
algunas personas ingiriendo bebidas alcohólicas suministradas por este local se llamó a la policía
pero no asistieron. La consigna de la vigilancia es que cada vez que ocurran estos hechos llamen al
cuadrante para reportar esta violación del reglamento.

Los arrendatarios envían una carta realizando varias solicitudes al consejo, la cual será leida en la
reunión del 13 de enero de 2015. Sin embargo nuevamente se manifiesta esta situación al señor
Perilla, propietario del local, quien se rehusa a firmar la notificación entregada por la administración
en donde se le informa que de permanecer esta situación se realizará la querella respectiva ante la
alcaldía. El señor Perilla informa verbalmente a la administración que le pedirá el local a su
arrendataria, situación que hasta el momento no ha ocurrido. Nuevamente se envía carta a la
arrendataria informando que se enviará una querella a la Alcaldía informando su incumplimiento.
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W. ACTIVIDADES SOCIALES

Durante esta administración se realizó la celebración de las novenas de navidad, convocando a los
residentes, organizando las fechas por cada torre y casas, y organizando a nombre de Global Service
Propiedad Horizontal S.A.S. la primera novena el 16 de Diciembre. Igualmente el día 19 de Diciembre
el consejo de administración organiza la novena correspondiente a manera de integración, evento
que tuvo gran acogida dentro de la comunidad.

X. NECESIDADES APREMIANTES

 Pintura de torres a nivel externo

Es evidente el deterioro en la pintura exterior de las torres y de los balcones de cada uno de los
apartamentos, así como los techos. Se requiere con urgencia destinar el presupuesto necesario para
la realización de esta obra, la cual únicamente puede ser llevada a cabo utilizando andamios,
teniendo en cuenta que los edificios no cuentan con ninguna estructura que permita la instalación de
una línea de vida para que se descuelguen las personas.

 Cerramiento tanques de agua

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Esta administración considera vital el cerramiento del área verde en donde se encuentran los tanques
de agua teniendo en cuenta que es una zona que NO DEBE SER TRANSITADA, que por diseño
quedo muy mal ubicada y que representa un peligro inminente para la seguridad de los niños, ya que
estas tapas pueden abrirse y al caer algún niño allí podría generar una tragedia. Debe cerrarse con
una cerca de hierro y debe ser señalizada la zona para evitar que los niños jueguen allí.

 Pintura para interior de las torres

Las paredes del interior de las torres se encuentran deterioradas y sucias. Es importante para mejorar
la imagen de los inmuebles pintarlos.
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Y. INCONVENIENTES DE CONVIVENCIA

Algunos tenedores de mascotas no recogen los excrementos de sus animales provocando malos
olores, proliferación de moscas. Esta Administración ha llamado la atención verbalmente a quienes se
han encontrado infringiendo las normas de convivencia. Agradecemos acatar el código de policía y
sacar a sus mascotas con collar y recoger sus excrementos.

Algunos residentes se encuentran parqueando en zonas comunes lo cual obstaculiza la salida de

otros vehículos. Este tema es objeto constante de quejas en Administración.

Se enviaron comunicados escritos a aquellas personas que se encontraron usando parqueaderos no

asignados o que parqueaban en zonas comunes para cumplir el mandato del Manual de Convivencia
y ejercer control en esas zonas.
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Sin otro particular agradecemos la confianza puesta en nuestra organización y esperamos lograr
cumplir los objetivos propuestos en el menor tiempo posible.

Atentamente.

ORIGINAL FIRMADO
ANDREA GUTIERREZ
REPRESENTANTE LEGAL