SISTEM ADMINISTRASI PROYEK

(KONSTRUKSI)

Materi 2 :

ADMINISTRASI
PRA PELAKSANAAN
KONSTRUKSI
MODUL A : STRUKTUR ORGANISASI dan JOB DESC
PENGELOLA PROYEK KONSTRUKSI
RIYANNY PRATIWI
KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi
PRODI TEKNIK SIPIL UNTAN
SAP_semester VI - TA 2017/2018

1
ORGANISASI
APAKAH ITU??

2
 Organisasi
• Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang dikoordinasikan
aktivitas-aktivitasnya, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.
• Organisasi sebagai sarana dalam pencapaian tujuan mengatur dan
mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan, dan modal
secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai
kebutuhan proyek
• Organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan
kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara
tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu
Organisasi proyek konstruksi merupakan sarana yang
memungkinkan orang bekerja dalam proyek konstruksi secara efektif
dan terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati
bersama dengan memanfaatkan sumber daya semaksimal mungkin

3
 Organisasi Proyek
syarat terbentuknya organisasi : Fungsi dari organisasi proyek :
a. Adanya visi dan misi a. Sarana, tempat tim bekerja sama
b. Keselarasan tujuan b. Pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan
c. Adanya struktur jabatan c. Pusat pembagian pekerjaan
d. Adanya pembagian kerja d. Pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

Kegunaan struktur organisasi proyek:

a. Memberikan gambaran pembagian tugas serta tanggungjawab kepada individu dan
bagian.
b. Memberikan gambaran hubungan pelaporan secara resmi dalam tingkatan hierarki
c. Menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian oranisasi dan bagian menjadi
organisasi yang utuh
d. Menetapkan sistem hubungan hingga tercapai komunikasi, koordinasi, dan
pengintegrasian segenap kegiatan organisasi

4
 Organisasi Proyek
Proses yang harus dilalui agar tercapai tujuan organisasi proyek:
a. Identifikasi dan pembagian kegiatan  untuk menentukan volume pekerjaan, macam
dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya
sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran
dan tujuan proyek
b. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan  agar hasilnya maksimal, pemilihan,
penanggung jawab organisasi disesuaikan keterampilan dan kemampuan personel di
bidangnya agar ujuan dan sasaran proyek tercapai
c. Penentuan wewenang dan tanggung jawab  setiap personel harus mengetahui
wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja
serta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya.
d. Menyusun mekanisme pengendalian  agar tidak terjadi penyimpangan proyek,
dengan membuat format yang dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi,
memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi

Fungsi Koordinasi :
• Komunikasi yg terbuka, luwes dan terpadu
• Pemahaman mengenai hubungan dan ketergantungan antara sesama.
5
 Organizational Workflow
Authority (wewenang)
Kekuasaan diberikan kpd seseorang (sesuai dengan kedudukannya)
agar dapat membuat keputusan yang diikuti oleh bawahannya.

Responsibility (tanggungjawab)
Kewajiban dari seseorang dalam organisasi agar dapat efektif dalam
melaksanakan tugasnya.

Accountability (tanggung gugat) = authority + responsibility

Kesanggupan memberikan pertanggungjawaban untuk tugas yang
telah diselesaikan

7
 Dasar dalam penyusunan struktur
organisasi
1. Berdasar produk. Perusahaan membagi organisasinya
berdasarkan jenis produk yang dihasilkan
2. Berdasar Lokasi. Perusahaan membagi organisasinya
berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran
3. Berdasar Proses Perusahaan membagi organisasi berdasarkan
proses produksi
4. Berdasar Pelanggan Perusahaan membagi organisasi
berdasarkan karakteristik pelanggan
5. Berdasar Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan
fungsi-fungsi yang diperlukan dalam organisasi seperti
pemasaran, produksi, keuangan dll.

8
Struktur Organisasi
Proyek Konstruksi

9
 PEMILIK PROYEK

• Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki
proyek atau pekerjaan dan memberikannya kepada pihak lain yang mampu
melaksanakanya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja.
• Untuk merealisasikan proyek, pemilik proyek mempunyai kewajiban pokok
yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek.
• Pihak-pihak dari owner yang terlibat dalam proyek adalah sebagai berikut:
 Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
 Bagian Perencanaan
 Bagian Pengadaan Proyek
 Bagian Penerima Hasil Pekerjaan
 Tata Usaha
 Bendaharawan
 Asisten Teknik
 Direksi Lapangan

10
 STRUKTUR ORGANISASI
PEMILIK PROYEK
Owner
Kuasa Pengguna Anggaran
(KPA / PA)

Administrasi Bendahara

Unit Perencana Unit Pelaksana Unit Layanan Unit Penerima

Kegiatan Teknis Kegiatan Pengadaan (ULP) Hasil Pekerjaan

Pejabat Pejabat Pejabat Penerima

Pelaksana Teknis Pengadaan Hasil Pekerjaan
Kegiatan (PPK)

Kelompok Kerja Petugas Penerima

ULP Hasil Pekerjaan

11
12
 JOB DESC OWNER
Hak Sebagai Pemilik

• Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor)

• Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan
pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa.
• Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang
direncanakan dengan jalan menempatkan atau
menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas
nama pemilik.

13
 JOB DESC OWNER
Kewajiban Sebagai Pemilik

• Menyediakan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana

yang dibutuhkan oleh pihak penyedia jasa untuk
kelancaran pekerjaaan.
• Menyediakan lahan untuk pelaksanaan pekerjaan.
• Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada
pihak penyedia jasa sejumlah biaya yang diperlukan
untuk mewujudkan sebuah bangunan.
• Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi).
• Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah
selesai dilaksanakan oleh penyedia jasa jika produknya
telah sesuai dengan apa yang dikehendaki. 14
 KONSULTAN PERENCANA
Adalah pihak yang ditunjuk oleh pemberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan
perencanaan, perencana dapat berupa perorangan atau badan usaha baik
swasta maupun pemerintah

15
 JOB DESC
KONSULTAN PERENCANA
Hak Sebagai Perencana

• Berhak menerima imbalan jasa sesuai dengan peraturan dan

kontrak.
• Berhak menolak segala bentuk penilaian estetis dan hasil
rancangan baik oleh pengawas atau pemberi tugas (owner).
• Berhak mengembalikan tugas yang diberikan dengan alasan-alasan
sbb :
a. pertimbangan individu
b. adanya kekuasaan diluar kedua belah pihak
c. akibat kelalaian pemberi tugas

16
 JOB DESC
KONSULTAN PERENCANA
Kewajiban Sebagai Perencana

• Memproyeksikan kebutuhan dan keinginan pemilik proyek ke dalam

bentuk desain.
• Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambar
rencana, rencana kerja, dan syarat-syarat, hitungan struktur, RAB
yang menjadi pedoman pelaksanaan.
• Memberikan usulan serta pertimbangan kepada pengguna jasa dan
pihak kontraktor tentang pelaksanaan pekerjaan.
• Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal
yang kurang jelas dalam gambar rencana dan RKS.
• Membuat revisi bila ada perubahan.
• Mempertanggungjawabkan desain dan perhitungan struktur jika
terjadi kegagalan konstruksi
• Hadir dalam rapat koordinasi pengelolaan proyek. 17
 JOB DESC
KONSULTAN PENGAWAS
Kewajiban Sebagai Pengawas
• Konsultan pengawas memberikan saran atau pertimbangan kepada pemilik proyek
maupun kontraktor dalam proyek pelaksanaan pekerjaan.
• Mengoreksi dan menyetujui gambar shop drawing yang diajukan kontraktor sebagai
pedoman pelaksanaan pembangunan proyek.
• Memilih dan memberikan persetujuan mengenai tipe dan merek yang diusulkan oleh
kontraktor agar sesuai dengan harapan pemilik proyek namun tetap berpedoman
dengan kontrak kerja konstruksi yang sudah dibuat sebelumnya.
• Menyeleksi pekerjaan dalam waktu yang telah ditetapkan.
• Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodik dalam pelaksanaan
pekerjaan.
• Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan dan menyelenggarakan administrasi
umum mengenai pelaksanaan kontrak kerja.
• Melaksanakan pengawasan secara rutin dalam perjalanan pelaksanaan proyek.
• Menerbitkan laporan prestasi pekerjaan proyek untuk dapat dilihat oleh pemilik
proyek

18
 JOB DESC
KONSULTAN PENGAWAS
Hak Sebagai Pengawas

• Pengawas berhak menerima imbalan jasa sesuai dengan peraturan

• Memperingatkan atau menegur pihak peleksana pekerjaan jika terjadi
penyimpangan terhadap kontrak kerja.
• Menerima/menolak material/peralatan yang didatangkan oleh kontraktor.
• Menghentikan pelaksanaan pekerjaan jika pelaksana proyek tidak tidak
memperhatikan peringatan yang diberikan.
• Memberikan tanggapan atas usul pihak pelaksana proyek.
• Konsultan pengawas berhak memeriksa gambar shopdrawing pelaksana
proyek.
• Melakukan perubahan dengan menerbitkan berita acara perubahan ( site
Instruction)
• Mengoreksi pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor agar sesuai
dengan kontrak kerja yang telah disepakati sebelumnya

19
STRUKTUR ORGANISASI
KONTRAKTOR

20
 JOB DESC KONTRAKTOR
Hak Sebagai Pelaksana Kerja

• Mendapat kepastian pekerjaan dalam artian tidak ada pembatalan kontrak

secara sepihak.
• Mendapat kepastian pembayaran setelah pelaksanaan pekerjaan proyek
selesai tepat waktunya.
• Mendapat jaminan asuransi kepada tenaga kerja yang akan melaksanakan
pekerjaan proyek.(hak dan kewajiban ini harus tertuang dalam kontrak
pelaksanaan proyek agar tidak ada pihak yang dirugikan).
• Melaksanakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan peraturan dan
spesifikasi yang telah direncanakan dan ditetapkan didalam kontrak
perjanjian pemborongan.

21
 JOB DESC KONTRAKTOR
Kewajiban Sebagai Pelaksana Kerja

• Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana dan perturan dan

syarat-syarat.
• Membuat gambar pelaksanaan yang disahkan oleh konsultan pengawas
sebagai wakil dari pengguna jasa.
• Menyediakan alat keselamatan pekerjaan.
• Menyerahkan seluruh/sebagian pekerjaan yang telah diselesaikan sesuai
dengan ketetapan yang berlaku.
• Memberikan laporan kemajuan proyek (progress) yang meliputi laporan
harian, mingguan, serta bulanan kepada pemilik proyek yang memuat
antara lain :
a. Pelaksanaan proyek
b. Prestasi kerja yang dicapai
c. Jumlah tenaga kerja yang digunakan
d. Jumlah bahan yang masuk
22
e. Keadaan Cuaca dan sikon di lokasi proyek
Struktur Organisasi
Proyek Konstruksi

23
 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
KONSTRUKSI
Hubungan Struktual Hubungan Kontraktual Hubungan Koordinasi
Merupakan hubungan Merupakan hubungan Merupakan hubungan
garis perintah dimana kontrak dimana pihak kerja sama antara
satu pihak berhak pihak diatas telah pihak-pihak yang
memberikan perintah membuat perjanjian memiliki hubungan kerja,
dan pihak lain berhak sesuatu hal dan dengan dalam hal ini hubungan
melaksanakannya ketentuan-ketentuan koordinasi itu terjadi
selama perintah itu yang tercantum didalam antara pihak konsultan
sesuai dengan masing-masing kontrak. perencana dengan
peraturan yang berlaku. Dalam hal ini masing- pihak konsultan
masing pihak harus pengawas. Mereka
menjalankan tugasnya dapat melakukan
sesuai isi perjanjian dan kerjasama dalam
akan mendapat haknya meelesaikan masalah-
sesuai yang dijanjikan masalah yang mungkin
dalam kontrak terjadi dilapangan
24
Bentuk Struktur Organisasi berdasarkan
pelimpahan wewenang

Struktur organisasi garis Struktur organisasi garis dan staff

25
Struktur organisasi matriks
 Bentuk Struktur Organisasi berdasarkan
pelimpahan wewenang
Struktur organisasi proyek

1. Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Proyek dipimpin oleh project expeditor

(OPF)

Proyek dipimpin oleh project coordinator

(OPK)

26
 Bentuk Struktur Organisasi berdasarkan
pelimpahan wewenang
Struktur organisasi proyek

2. Organisasi Proyek Murni (OPMi)

• Dalam hal ini proyek sebagai organisasi

yang terpisah dari organisasi induk.
• Menjadi organisasi tersendiri dalam staf
teknis tersendiri, adminsitrasi tersendiri
dan ikatan dengan organisasi berupa
laporan kemajuan atau kegagalan yang
dilakukan secara periodik.
• Pimpinan proyek dapat melakukan
pengadaan sumber daya dari luar seperti
subkontraktor atau supplier selama
sumber daya tersebut tidak tersedia atau
tidak efektif dan efisien bila
diselenggarakan secara internal.

27
 Bentuk Struktur Organisasi berdasarkan
pelimpahan wewenang
Struktur organisasi proyek

3. Organisasi Proyek Matriks (OPM)

• Dengan maksud meminimisasi

kelemahan dan menggabungkan
kelebihan dari organisasi
fungsional dan organisasi murni,
maka dikembangkan organisasi
matrik.
• Organisasi matrik adalah
organisasi proyek murni yang
melekat pada divisi fungsional
dalam organisasi induk.

28
 Memilih Bentuk Organisasi Proyek
Kriteria-kriteria pemilihan :
1. Frekuensi adanya proyek baru
2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Kompleksitas hubungan
5. Ketidakpastian
6. Keunikan
7. Pentingnya faktor biaya

29
30
 Resume pilihan organisasi proyek dan
kondisi yang mensyaratkan pilihan
Bentuk Organisasi Kondisi
Organisasi Fungsional • Proyek berskala kecil
• Melibatkan beberapa bidang fungsional
• Sedikit risiko
• Kepastian tinggi
• Biaya dan waktu bukan hal kritis
Organisasi Murni • Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki
kompleksitas tinggi.
• Diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan khusus untuk
memberikan perhatian penuh,
• Berisiko tinggi
• penuh ketidakpastian,
• Biaya dan waktu merupakan hal kritis
Organisasi Matrik • Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan
dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time.
• Berisiko tinggi
• penuh ketidakpastian
• biaya dan waktu merupakan hal kritis

31
 Organisasi Proyek
Organisasi proyek bertujuan untuk membentuk hubungan atau ikatan
berbagai pihak yang terlibat dalam proyek untuk mencapai tujuan yang
sama (berkaitan dengan Biaya yang tersedia, Mutu yang harus dicapai,
Waktu yang telah ditetapkan).

Dua jenis hubungan/ikatan dalam organisasi proyek konstruksi, yaitu:

§ Hubungan fungsional, yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk atas
dasar keterkaitan pekerjaan, baik berdasarkan kontrak maupun
tidak.
Contoh: hubungan antara konsultan perencana dengan kontraktor,
kontraktor dengan konsultan pengawas, dst.
§ Hubungan kontraktual, yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk
melalui mekanisme kontrak sehingga memiliki kekuatan hukum.
Contoh: hubungan antara pemilik proyek dengan kontraktor,
kontraktor dengan sub-kontraktor, dst.
32
 Bentuk Struktur Organisasi
berdasarkan hubungan kontrak
• Tradisional (traditional/classical organization)
• Swakelola (force account)
• Proyek putar kunci (turnkey project)
• Proyek yang memisahkan kegiatan perencanaan
dengan kegiatan pengawasan pelaksanaan proyek.
• Proyek yang menggunakan konsultan manajemen
sebagai manajer konstruksi.

33
 Bentuk Struktur Organisasi
berdasarkan hubungan kontrak

Organisasi Tradisional Organisasi Manajemen Konstruksi

Organisasi Swakelola
Organisasi Turnkey 34
Jalur Struktur Proyek Konstruksi

35
terimakasih
RIYANNY PRATIWI
KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi
PRODI TEKNIK SIPIL UNTAN
SAP_semester VI - TA 2017/2018

36