DESPLIEGUE DE ACTIVIDADES DE LA ACTIVIDAD A COSTEAR

Resp Resp
Actividad FASE I PLANIFICACIÓN (ANTES) FASE II ORGANIZACIÓN (DURANTE) FASE III DESARROLLO Y EVALUACIÓN (DESPUÉS) Respo
onsab onsa
a costear ACTIVIDADES INICIALES fecha límite le ACTIVIDADES INTERMEDIAS fecha límite ble ACTIVIDADES FINALES fecha límite nsable
1 Agendar la Reunión 18/04/2018 12C 31 Bienvenida a los participantes 08/07/2018 12C 61 llegar a acuerdos ######### EQ
2 Elegir la sala de la reunion prevista 25/04/2018 2C 32 control de registro de los participantes 08/07/2018 2C 62 resolver dudas ######### 2C
3 Reservar la sala 25/04/2018 18C 33 inicia la reunion 08/07/2018 20C 63 tratar puntos de vista y opiniones ######### 18C
4 Elaborar la lista de los puntos a tratar 26/04/2018 16C 34 orden del dia, puntos a tratar 08/07/2017 20C 64 concluir la reunion ######### EQ
5 enviar correo a los posibles asisitentes 30/04/2018 16C 35 preguntas y opiniones 08/07/2018 2C 65 pase de lista ######### 12C
6 confirmar asistencia de las participantes 08/05/2018 18C 36 registro de opiniones 08/07/2018 16C 66 cierre de la reunion ######### EQ
7 Elaborar lista de los participantes confirmados 15/05/2018 18C 37 coffe break 08/07/2018 20C 67
8 Reservar el coffe break para los participantes 17/05/2018 12C 38
39 68
70
9 Realizar una junta para una lluvia de ideas 12/04/2018 1.C 39 Recibir al Tallerista 19/05/2018 1.C 69 Informe Financiero del Taller ######### 22.C
10 Elegir el tema a desarrollar dentro de este taller 13/04/2018 EQ. 40 briefing 19/05/2018 EQ 70 Resgistrar las evidencias en la memoria ######### 19.C
11 Plantear objetivos del taller 14/04/2018 15.C 41 Registro de los participantes 19/05/2018 22.C 71 Publicar fotos y fideo en FB ######### 1.C
12 Definir reglas de cerem. y protocolo 15/04/2018 1.C 42 Recibir a los participantes 19/05/2018 17.C 72 Dar las gracias al Tallerista por su participación ######### 15.C
13 Definir fuentes de financiamiento 19/04/2018 22.C 43 Inauguración del Taller 19/05/2018 15.C 73 Evaluar la factivilidad del Taller ######### 22.C
Revisar que cada material este en el lugar otorgado y se le de el Cada coordinar debe entregar una conclusion
14 Nombrar al coordinador de cada actividad 20/04/2018 EQ 44 uso pensado 19/05/2018 1.C 74 de la actividad ######### EQ

Definir mercado meta y numero de participantes para este taller 25/04/2018 El coordinador tiene que llevar un contro sobre su comisión
15 1.C 45 19/05/2018 19.C 75 Evaluar la calidad y los servicios contratados ######### 17.C
Estar pendiente de las necesidades de su área y del resto del
Elaborar organigrama y matriz de responsabilidades 26/04/2018
16 19.C 46 equipo 19/05/2018 17.C 76 Evaluar el desempeño de cada integrante 31/06/2018 15.C
17 Realizar
Presentarlapropuestas
lista de necesidades por
para elegir la Área
mas factible para la realizacion 27/04/2018 EQ 47 Tomar Fotos y video 19/05/2018 19.C 77
18 de la actividad, estas de acuerdo al área a cargo 28/04/2018 EQ 48 Clausura del Taller 19/05/2018 15.C 78
19 Realizar el costeo de la realización del taller 29/04/2018 22.C 49 79
20 Realizar un control de gastos y ventas 30/04/2018 22.C
22. 50 80
21 Tener una reserva de evidencias de gastos y ventas 01/05/2018 17. C 51 81
22 Realizar las reservas necesarias para el evento 02/05/2018 17.C 52 82
23 Comprar los materiales necesarios para el evento 06/05/2018 22.C 53 83
24 contratacion del personal necesario para este taller 07/05/2018 22.C 54 84
25 Llevar el control de todas las listas de necesidades 08/05/2018 15.C 55 85
26 Buscar patrocinadores o financiamientos 09/05/2018 22.C 56 86
27 Junta previa con los cordinadores 10/05/2018 17.C 57 87
28 Enviar Invitación al Tallerista 11/05/2018 15.C 58 88
29 Confirmar al Tallerista 12/05/2018 17.C 59 89

30 Buscar los medios necesarios para llegar al segmento de mercado 13/05/2018 15.C 60 90

Reunión EQUIPO: EQ
Taller
Sesión plenaria
Coctail
Conferencia
 DESPLIEGUE DE ACTIVIDADES DE LA ACTIVIDAD A COSTEAR
FASE I PLANIFICACIÓN (ANTES) Respo
FASE II ORGANIZACIÓN (DURANTE) Resp FASE III DESARROLLO Y EVALUACIÓN (DESPUÉS) Respo
Actividad onsa
ACTIVIDADES INICIALES nsable ACTIVIDADES INTERMEDIAS ACTIVIDADES FINALES nsable
a costear fecha límite fecha límite ble fecha límite

1 Agendar la sesion plenaria 13/04/2018 13C 28 desayuno con los participantes 02/08/2018 13C 55 Registro opiniones ######### 11C
2 verificar fecha para llevar a cabo la sesion 17/04/2018 4C 29 montar la sala para la sesiòn plenaria 02/08/2018 4C 56 toma de acuerdos ######### 4C
3 cotizar lugar del evento 25/04/2018 4C 30 Dar bienvenida a los participantes 02/08/2018 9C 57 programación de la proxima sesión ######### 9C
4 Reservar sala para llevar a cabo la sesion 25/04/2018 9C 31 Pase de lista 02/08/2018 13C 58 último pase de lista ######### 13C
5 Confirmar que la sala cuente con el mobiliario requerido 30/04/2018 11C 32 Orden del día 02/08/2018 EQ 59 continuación de actividades ######### EQ
6 Elaborar orden del dia: temas a tratar 30/04/2018 11C 33 presentación de propuesta 02/08/2018 11C 60
7 Registro de asistencia de los participantes 02/07/2018 11C 34 Analisis de la sesiòn 02/08/2018 11C 61
8 Enviar correo electronico a los participantes 15/07/2018 4C 35 llegar a acuerdos 02/08/2018 EQ 62
9 Confirmar asistencia de los participantes 16/07/2018 4C 36 seguimiento de actividades 02/08/2018 EQ 63
10 Cotizar el refrigerio para los participantes 16/07/2018 4C 37 64
Darle seguimiento a las actividades con el formato minuto a
11 Realizar una junta para una lluvia de ideas 27/04/2018 EQ 38 minuto 31/12/2018 EQ 65 Publicar fotos y vídeos ######### 8C
12 Nombrar al coordinador de cada actividad 27/04/2018 EQ 39 Briefing 31/12/2018 EQ 66 Enviar fotos y vídeos a los comensales ######### 8C
13 Realizar la lista de necesidades 27/04/2018 EQ 40 Realizar montaje para el coctail 31/12/2018 ME 67 Desmontar ######### ME
14 Agendar el Coctail 30/04/2018 3C 41 Recibir al las personas para el coctail y la cena 31/12/2018 HS 68 Limpieza del lugar ######### PL
15 Elegir el tipo de montaje 30/04/2018 7C 42 Asignar los respectivos lugares para el coctail 31/12/2018 HS 69 Analizar los resultados obtenidos ######### EQ
16 Realizar el costeo de bebidas y snacks para el coctail 06/05/2018 3C 43 Preparación de bebidas por parte del mixologo 31/12/2018 MX 70 Evaluar la calidad de los servicios contratados ######### EQ
17 Realizar las reservas necesarias para el Coctail 06/05/2018 23C 44 Servir coctail de antes de la cena de gala 31/12/2018 ME 71 Realizar un informe financiero del coctail ######### 3C
Contratacion del personal necesario para el Coctail durante la
07/05/2018
18 cena de gala para recibir el año nuevo 8C 45 Show de fly tender 31/12/2018 FT 72
19 Contratar a un mixologo 07/05/2018 8C 46 Tomar fotos y vídeos 31/12/2018 FO 73
20 Contratar a un fly tender 07/05/2018 8C 47 74
21 Confirmar la asistencia de las personas para el Coctail 15/12/2018 8C 48 75
22 Promocionar el coctail para la cena de año nuevo 10/12/2018 8C 49 76

23 Realizar invitaciones para el cocatil 10/12/2018 23C 50 77

Estimar el precio de venta del coctail en la cena para recibir el año
24 nuevo 07/05/2018 3C 51 78
25 Enviar invitaciones para la cena 16/052018 8C 52 79
26 Realizar el check list 05/05/2018 7C 53 80
27 Realizar el formato minuto a minuto 05/05/2018 7C 54 81

MESERO: ME
MIXOLOGO:MX
FLY TENDER:FT
HOSTESS: HS
FOTOGRAFO: FO
PERSONAL DE LIMPIEZA: PL
 DESPLIEGUE DE ACTIVIDADES DE LA ACTIVIDAD A COSTEAR
Resp
Actividad FASE I PLANIFICACIÓN (ANTES) Respo FASE II ORGANIZACIÓN (DURANTE) FASE III DESARROLLO Y EVALUACIÓN (DESPUÉS) Respo
onsa
a costear ACTIVIDADES INICIALES fecha límite nsable ACTIVIDADES INTERMEDIAS fecha límite ACTIVIDADES FINALES fecha límite nsable
ble
1 Elegir nombre de la conferencia 16/04/2018 EQ 18 Recepción de participantes 10/05/2018 5C 35 Enviar e-mail de agradecimiento a participantes ######### 5C
2 Elaborar objetivos de la conferencia 16/04/2018 EQ 19 Registro de participantes 10/05/2018 5C 36 Seguir interactuando en redes sociales ######### 26C
Revisar que el funcionamiento de los sistemas electrónicos Realizar las conclusiones del evento
3 Formar un comité organizador 16/04/2018 5C,6C 20 están en perfecto funcionamiento 10/05/2018 25C 37 ######### 10C
4 Elegir la ciudad y local 17/04/2018 5C,6C 21 Desarrollo del tema central 10/05/2018Ponente 38 Enviar las conclusiones del evento a participantes######### 14C
5 Elaborar lista de requerimientos (Equipo de sonido, mobiliario 17/04/2018 5C,6C 22 Cumplir con el timing 10/05/2018 25C 39 Analizar los resultados obtenidos ######### 6C
6 Elegir tipo de montaje 18/04/2018 5C6C 23 Organizar descansos 10/05/2018 6C 40
7 Planificar el contenido de la conferencia 18/04/2018 25C,10C24 Ronda de preguntas y respuestas 10/05/2018 10C 41
8 Elaborar el programa 19/04/2018 25C,10C25 Organizar espacios de Networking 10/05/2018 26C 42
9 Fijar fecha en calendario 20/04/2018 25C,10C26 43
10 Buscar ponentes 20/04/2018 25C,10C27 44
11 Proponer actividades extras 23/04/2018 25C,10C28 45
12 Publicidad (redes sociales, boletines, periodicos) 23/04/2018 26C,10C29 46
13 Registro de participantes (total) 25/04/2028 26C,10C30 47
14 Elaborar un presupuesto 26/04/2018 EQ 31 48
15 Calcular el total de recursos requeridos 01/05/2018 EQ 32 49
16 Calcular el costo de cada tipo de servicio 02/05/2018 EQ 33 50
17 Estimar el precio de venta para el cliente 05/05/2018 EQ 34 51