5

BAB II
TAHAP PELELANGAN

2.1 Proses Tender

PT. Pelindo Dumai sebagai badan usaha perlu melakukan pengadaan
barang/jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan
momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan
pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan
bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif,
transparan, adil dan wajar, serta akuntabel.
Optimalisasi proses pengadaan barang/jasa perlu dilakukan sebagai upaya
peningkatan profit perusahaan dari aspek penurunan biaya pengadaan barang/jasa
dengan tetap menunjang kegiatan operasi perusahaan dalam kualitas, ketersediaan
dan pengiriman.
Dalam proses pengadaan barang/jasa, perusahaan mengupayakan sinergi
Pertamina Incorporated dan sinergi BUMN.

2.1.1 Tujuan Tender

Tujuan dari proses tender ini dimaksudkan untuk menyamakan pola pikir
dan pengertian, serta merupakan pedoman pelaksanaan teknis dan administrative
yang jelas, sehingga memudahkan bagi para perencana, pelaksana, serta pengawas
dalam proses pengadaan barang/jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban
serta peran masing-masing, dengan tujuan untuk :
1) Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga,
waktu dan tempat yang tepat, secara efektif dan efisien dengan persyaratan
dan kondisi kontrak yang jelas serta dapat dipertanggung jawabkan
2) Mendukung penciptaan nilai tambah bagi perusahaan
3) Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan
4) Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme
5) Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri
 6

2.1.2 Dasar – Dasar Tender

Adapun dasar-dasar tender meliputi sebagai berikut :
1) Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat
dengan menggunakan dana, daya, fasilitas seminimal mungkin secara
wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah serta dapat
dipertanggung jawabkan
2) Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan
yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya
sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan
3) Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang
sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi
syarat/criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan
transparan
4) Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara
evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa,
sifatnya terbuka bagi penyedia barang/jasa
5) Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia
barang dan jasa yang memenuhi syarat
6) Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggung
jawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan
penyimpangan
7) Kehati-hatian, berarti senantiasa memperhatikan atau patut menduga
terhadap informasi atau tindakan atau bentuk apapun sehingga langkah
antisipasi untuk menghindari kerugian material dan immaterial terhadap
perusahaan selama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan
paska pelaksanaan pekerjaan
8) Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa
dikelola secara professional tanpa benturan kepentingan dan
pengaruh/tekanan dari pihak manapun
 7

9) Integritas, berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen

penuh untuk memenuhi etika pengadaan
10) Berwawasan SMK 3 ( Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja )
berarti memenuhi dan memperhatikan aspek-aspek kesehatan dan
keselamatan kerja serta lindungan.
11) Lingkungan yang mengacu pada Contractor Safety Management System
(CSMS).

2.1.3 Sistem – Sistem Tender

Pemilihan penyedia barang/jasa pemborong/jasa pada prinsipnya
dilakukan menggunakan sistem sebagai berikut :
1) Pelelangan Umum, adalah sistem pemilihan penyedia barang/jasa yang
dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media
massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga
masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi
dapat mengikutinya.
2) Pelelangan terbatas, dapat dilaksanakan apabila dalam hal jumlah
penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas, yaitu
untuk pekerjaan yang kompleks, dengan cara mengumumkan secara luas
melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantum
penyedia barang atau jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi
kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang
3) Pemilihan langsung, yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan
dengan membandingkan sebanyak – banyaknya penawaran sekurang –
kurangnya 3 penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus
prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta
harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk
penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet. Pemilihan
langsung dapat dilaksanakan manakala metoda pelelangan umum atau
pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan.
 8

4) Penunjukan langsung, sistem ini dapat dilaksanakan dalam keadaan

tertentu dan keadaan khusus terhadap 1 penyedia barang/jasa. Pemilihan
penyedia barang/jasa dapat dilangsungkan dengan cara melakukan
negosiasi, baik secara teknis maupun biaya, sehingga diperoleh harga yang
wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
5) Swakelola, adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan
dan awasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri atau
upah borong tenaga. Swakelola dapat dilakasanakan oleh pangguna
barang/jasa, instansi pemerintah, kelompok masyarakat/lembaga swadaya
masyarakat penerima hibah. Jenis pekerjaan yang memungkinkan
dilaksanakan secara swakelola diantaranya adalah ( a ) pekerjaan yang
bertujuan meningkatkan kemampuan teknis sumber daya manusia instansi
pemerintah yang bersangkutan; ( b ) pekerjaan yang bersifat rahasia bagi
instansi pengguna barang atau jasa yang bersangkutan; ( c ) pekerjaan
untuk proyek percontohan yang bersifat khusus untuk pengembangan
teknologi/metoda kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia
barang/jasa.
Pada pekerjaan Proyek Penataan Pelabuah PT. Pelindo 1 Cab Dumai
dilakukan pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem pemilihan langsung.
Setelah dievaluasi dan klasifikasi maka panitia menetapkan PT. Karya Hutama
Unggul sebagai pelaksana/kontraktor pekerjaan proyek tersebut.

2.1.4 Tahapan Proses Tender

Secara umum tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses pengadaan
barang/jasa dapat digambarkan sebagai berikut :
 9

RKAP
RENCANA KERJA DAN ANGGARAN PERUSAHAAN

PERSIAPAN
TOR/KAK OE/HPS Syarat prakualifikasi
Dokumen pengadaan/RKS
Strategi & Metode pemilihan penyedia barang/jasa

PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

Mengumumkan/mengundang
Sertifikasi & prakualifikasi
Evaluasi penawaran & negosiasi
Menetapkan pemenang

MENGELOLA SUPLIER (SRM)

Gambar 2.1. Tahapan Proses Pengadaan

Sumber : Dokumen Proyek
1. Tahapan Perencanaan
Penyusunan rencana tahunan pengadaan harus disinergikan dengan:
a. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP)
b. Kontrak-kontrak barang/jasa yang masa berlakunya akan segera
berakhir, sehingga dapat mengatisipasi bila ada perubahan lingkup
pekerjaan dan memerlukan perubahan proyek
c. Rencana pembangunan proyek-proyek baru/pengadaan yang bersifat
komplek
d. Mengidentifikasikan secara rutin semua kebutuhan pengadaan untuk
menunjang jalannya operasional ditahun yang akan datang, missal
perawatan asset, sewa jasa, jasa konsultan, pembelian barang
perkantoran, dll
 10

e. Mengidentifikas kategori risiko HSE terhadap setiap pengadaan

barang/jasa
f. Mengidentifikasi risiko pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang
digunakan untuk menetapkan perlu atau tidaknya jaminan pelaksanaan
berdasarkan masukan dari fungsi manajemen risiko (bila diperlukan)
Rencana tahunan pengadaan barang/jasa dibuat bersamaan dengan periode
usulan anggaran untuk diserahkan ke fungsi pengadaan dan dapat direvisi
secara periodik. Selanjutnya fungsi pengadaan melakukan kompilasi data
perencanaan pengadaan dan melakukan analisa kebutuhan, analisa pasar,
membuat strategi pengadaan dan seleksi penyedia barang/jasa serta
menentukan jenis kontrak.
2. Tahapan Persiapan
Tahapan persiapan merupakan tahapan yang paling krusial dan perlu
memperhatikan tata kelola waktu. Pada tahapan ini, fungsi pengguna membuat
ruang lingkup pekerjaan dan estimasi nilai pengadaan, penentuan criteria
evaluasi seleksi, penentuan strategi pengadaan dan jadwal pelaksanaan yang
paling efisien dan efektif bagi perusahaan. Pada tahapan ini, sangat
dibutuhkan kerjasama dari berbagai fungsi terkait (Cross Functional Team),
untuk menyusun kajian persiapan pengadaan barang/jasa.
Strategi pengadaan barang/jasa sedapat mungkin dibuat untuk
meningkatkan daya tawar perusahaan kontrak jangka panjang, memanfaatkan
momentum bisnis sehingga meningkatkan keuntungan perusahaan.
3. Tahapan Seleksi / Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Perlu kehati-hatian dalam melaksanakan proses evaluasi prakualifikasi,
administrasi, teknis, HSE dan komersial, sehingga pada akhirnya perusahaan
dapat memberikan kontrak kepada penyedia barang/jasa yang mempunyai
komitmen tinggi dalam melaksanakan pekerjaan sesuai kualitas yang
diinginkan, jadwal kebutuhan yang direncanakan, aspek HSE dan biaya yang
terbaik bagi perusahaan.
Tahapan tersebut diatas harus dilanjutkan dengan pengawasan administrasi
kontrak, pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak, realisasi biaya kontrak
 11

dan kinerja penyedia barang/jasa (termasuk implementasi CSMS), serta

pembinaan terhadap penyedia barang/jasa (Supplier Relationship
Management). Sedapat mungkin menghindari terjadinya penambahan lingkup
kerja.

2.2 Macam – Macam dan Volume Pekerjaan

Pekerjaan pada proyek ini meliputi pekerjaan persiapan, perencanaan,
pengadaan dan pemasangan serta pengujian masing – masing pekerjaan sampai
pengujian sistem sehingga sistem keseluruhan pekerjaan berfungsi dengan baik
sesuai dengan yang dikehendaki dalam RKS (Rencana Kerja dan syarat-
syaratnya).

2.2.1 Macam – Macam Pekerjaan

Adapun ruang lingkup pekerjaan pada Proyek Penataan Pelabuhan PT.
Pelindo 1 Cab Dumai yaitu :
1. Pekerjaan Persiapan
Yang termasuk didalam pekerjaan persiapan pada proyek ini meliputi :
a. Pengurusan ijin masuk/tanda masuk pekerja serta pengurusan ijin kerja
yang diperlukan sesuai dengan jenis pekerjaannya.
b. Penyediaan/mobilisasi alat kerja, bahan/material, personil serta alat
keselamatan kerja agar dapat menjamin pekerjaan selesai tepat waktu
dan aman.
c. Penyiapan tenaga kerja yang cakap/qualified serta sesuai dengan
bidang pekerjaannya.
d. Penyiapan perlengkapan kerja dan alat keselamatan kerja yang sesuai
dengan bahaya dan resiko yang dihadapi sehingga menjamin
keselamatan pekerja dan peralatan disekitarnya.
e. Penyiapan Time Schedule
Sebelum melaksanakan pekerjaan penyedia jasa harus membuat Time
Schedule S – Curve
 12

f. Penyedia jasa harus berpedoman pada time schedule yang dibuat

dan disetujui PT.Pelindo supaya pelaksanaan pekerjaan dapat
selesai tepat pada waktunya. Sebanyak mungkin diselesaikan
pekerjaan yang sifatnya parallel.
g. Lokasi pembuatan gudang sementara akan ditentukan bersama-
sama oleh PT. Pelindo dan penyedia jasa.
2. Pekerjaan Penyiapan Proposal dan Gambar Kerja
Sebelum memulai pekerjaan penyedia jasa harus melakukan pengukuran
dilapangan dan membuat gambar kerja/proposal/detail pelaksanaan dan
diajukan secara tertulis ke direksi pekerjaan PT.Pelindo terkait.
Gambar kerja/proposal/detail pelaksanaan dan diajukan secara tertulis ke
direksi pekerjaan PT. Pelindo diharapkan jawabannya dapat diterima penyedia
jasa dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja terhitung mulai tanggal diterima oleh PT.
Pelindo.
Ketentuan proposal/gambar kerja/detail pelaksanaan sebagai berikut :
a. Spesifikasi material dan dimensi Vessel minimal sama dengan yang
sudah ditentukan PT. Pelindo.
b. Spesifikasi material dan dimensi Piping System, Structure dan pondasi
minimal sama dengan yang sudah ditentukan PT. Pelindo.
c. Semua proposal/gambar kerja harus mendapatkan persetujuan terlebih
dahulu dari PT. Pelindo sebelum pelaksanaan.
d. Gambar-gambar detail ataupun gambar kerja yang diperlukan untuk
pelaksanaan pekerjaan dibuat oleh penyedia jasa atas biaya penyedia
jasa.
e. Segala sesuatu yang ada dalam KAK (Kerangka Acuan Kerja) tetapi
tidak diterangkan dalam gambar atau sebaliknya, harus dikerjakan
penyedia jasa dan bukan merupakan pekerjaan tambahan dari penyedia
jasa.
f. Jika ada gambar yang tidak jelas, maka petunjuk PT. Pelindo menjadi
pedoman dimana penyedia jasa harus tunduk dan mentaatinya.
 13

g. PT. Pelindo berhak mengadakan perubahan pada gambar yang

diajukan penyedia jasa selama tidak menjadi lingkup tambahan.
h. Data – data/spesifikasi/lingkup pekerjaan beserta gambar dan data
teknis lainnya yang ada dalam dokumen ini hanya sebagai acuan
dalam pembuatan gambar/proposal/detail pelaksanaan yang dimaksud.
i. Pekerjaan piping dan pipe rack harus meminimalkan pekerjaan
pengelasan dilapangan.
j. Pembuatan gambar/proposal/detail pelaksanaan meliputi, antara lain :
 Gambar kerja dan spesifikasi material Liquid Seal Drum.
 Piping System dan drainase system.
 Pondasi drum, dan Piping Structure.
 Spesifikasi material dan alat yang dominan.
 WPS (Welding Procedure Spesification).
 Pengetesan dan commissioning, serta procedure pengoperasian
alat.
k. Dalam menyiapkan proposal dan gambar kerja, penyedia jasa harus
bertindak secara professional dan memberikan masukan – masukan
berdasarkan pengalaman yang pernah dilakukan terhadap ketentuan
desain dan spesifikasi yang disampaikan PT. Pelindo pada dokumen
ini.

2.2.2 Volume Pekerjaan

Volume di dalam BoQ pada perhitungan setiap item-item pekerjaan
berdasarkan dokumen FEED (Front End Engineering Design). Volume dalam
BoQ pada proyek Penataan Pelabuhan PT. Pelindo 1 Cab Dumai bersifat tidak
mengikat dan kontraktor bertanggung jawab atas perubahan volume yang telah
disesuaikan dengan final design. Tipe pembayaran kontrak untuk volume ini
bersifat kontrak Lump Sum.
 14

2.3 Penyusunan Penawaran

Penawaran adalah suatu usulan oleh satu pihak untuk mengerjakan sesuatu
bagi kepentingan pihak yang lain menurut persyaratan yang telah ditentukan dan
disepakati bersama (Nugraha, Natan, dan Sutjipto, 1985).

2.3.1 Analisa Harga

Harga penawaran terendah dalam suatu proyek biasanya didasarkan atas
biaya langsung (direct cost) dari proyek tersebut. Perbedaan antara harga
penawaran dengan estimasi tergantung dari berbagai faktor, misalnya kebutuhan
kontraktor untuk mendapatkan pekerjaan, menaikkan harga penawaran (markup)
seminimum mungkin, dan memaksimumkan profit yang dapat dicapai.
Setiap kontraktor pada kenyataannya ingin memanfaatkan kesempatan
untuk mendapatkan proyek dengan jalan mengajukan harga penawaran yang
akurat. Jika mengajukan harga penawaran yang tinggi, maka penawar yang lebih
rendah lebih mempunyai kesempatan untuk menang; jika menawar terlalu rendah,
maka penawar yang mendekati OE (Owner Estimate) yang mempunyai
kesempatan untuk menang. Sehingga kontraktor harus menyatukan kondisi yang
bertentangan tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut:
 Penawaran harus cukup rendah dengan keyakinanan untuk memenangkan
proyek walaupun tidak dapat profit.
 Penawaran harus cukup tinggi untuk mendapatkan profit, walaupun
kesempatan untuk memenangkan proyek kecil.
Konsep dasar dalam menentukan strategi penawaran sebenarnya cukup
sederhana yaitu hanya ada satu penawar terbaik dalam mengkombinasikan dua
hal/dimensi tersebut:
1. Memperoleh profit dari harga penawaran yang diajukan.
2. Kemungkinan untuk mendapatkan proyek dapat dicapai.
 15

2.3.2 Penyusunan Time Schedule Pelaksanaan

Perencanaan (Schedule) merupakan bagian terpenting untuk mencapai
keberhasilan proyek konstruksi. Pengaruh perencanaan terhadap proyek
konstruksi akan berdampak pada pendapatan dalam proyek itu sendiri. Hal ini
dikuatkan dengan berbagai kejadian dalam proyek konstruksiyang menyatakan
bahwa perencanaan yang baik dapat menghemat ± 40% dari biaya proyek,
sedangkan perencanaan yang kurang baik dapat menimbulkan kebocoran
anggaran sampai ± 400%.

Sering terjadi ketidaktepatan persepsi oleh pihak industri konstruksi antara

perencanaan dan penjadwalan. Penjadwalan digunakan untuk menggambarkan
proses dalam proyek konstruksi dan merupakan bagian dari perencanaan.
Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan dari berbagai
alternative yang mungkin, misalnya metoda konstruksi yang tepat dan urutan
kerjanya. Proses ini nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan
kegiatan estimasi dan penjadwalan dan selanjutnya sebagai tolok ukur untuk
pengendalian proyek. Penjadwalan adalah kegiatan untuk menentukan waktu
yang dibutuhkan dan urutan kegiatan serta menentukan waktu proyek dapat
diselesaikan. Penjadwalan merefleksikan perencanaan dan oleh karenanya
perencanaan harus dilakukan lebih dahulu.
Hal-hal yang mendasar dari kegiatan perencanaan adalah pencarian
informasi dan data, pengembangan dari berbagai alternatif yang mungkin,
melakukan analisis dan evaluasi dari berbagai alternatif, pemilihan altenatif,
pelaksanaan, dan memberi masukan.
 16

2.3.2.1 Bentuk Time Schedule

Time Schedule adalah rencana alokasi waktu untuk menyelesaikan
masing-masing item pekerjaan proyek yang secara keseluruhan adalah rentang
waktu yang ditetapkan untuk melaksanakan sebuah proyek. Time Schedule pada
proyek konstruksi dapat dibuat dalam bentuk :
1. Kurva S
2. Bar Chart
3. Network Planning
4. Schedule harian, schedule mingguan, bulanan, tahunan, atau waktu
tertentu.

2.3.2.2 Cara Pembuatan Time Shedule

Untuk dapat menyususn Time Schedule atau jadwal pelaksanaan proyek
yang baik dibutuhkan:
1. Metode Pekerjaan
2. Gambar kerja proyek
3. Rencana Anggaran Biaya pelaksanaan proyek
4. Bill of Quantity (BoQ) atau daftar volume pekerjaan
5. Data lokasi proyek berada
6. Data sumber daya meliputi material, peralatan, sub kontraktor, yang
tersedia di sekitar lokasi pekerjaan proyek berlangsung
7. Data sumber material, peralatan, sub kontraktor yang harus didatangkan ke
lokasi proyek.
8. data kebuthan tenaga kerja dan ketersediaan tenaga kerja yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan pekerjaan
9. Data cuaca atau musim di lokasi pekerjaan proyek
10. Data jenis transportasi yang tepat digunakan di sekitar lokasi proyek
11. Metode kerja yang digunakan untuk melaksanakan masing-masing item
pekerjaan
12. Data kapasitas produksi meliputi peralatan, tenaga kerja, sub kontraktor,
dan material
 17

13. Data keuangan proyek meliputi arus kas, cara pembayaran pekerjaan
tenggang waktu pembayaran progres, dan lain-lain
Setelah menghitung Rencana Anggaran Biaya (RAB), maka dilanjutkan ke
pembuatan kurva S.

2.3.2.3 Grafik Bobot Persen

Kurva S secara grafis adalah penggambaran kemajuan kerja (bobot %)
kumulatif pada sumbu vertikal terhadap waktu pada sumbu horisontal. Kemajuan
kegiatan biasanya diukur terhadap jumlah uang yang telah dikeluarkan oleh
proyek. Perbandingan kurva S rencana dengan kurva S pelaksanaan
memungkinkan dapat diketahuinya kemajuan pelaksanaan proyek apakah sesuai,
lambat, ataupun lebih dari yang direncanakan. Bobot kegiatan adalah nilai
persentase proyek dimana penggunaannya dipakai untuk mengetahui
kemajuan proyek tersebut.
𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝐾𝑒𝑔𝑖𝑎𝑡𝑎𝑛
Bobot Kegiatan= 𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐾𝑒𝑔𝑖𝑎𝑡𝑎𝑛x100% ………….……………….……….2.1