TUGAS

MAKALAH KEARSIPAN
SISTEM FILLING TANGGAL

DI
S
U
S
U
N

Oleh:

 ANISAH
 SUHAEMI
 WINI WARDANA.S
 YOLANDA
 DASYUCI AKUNDANI

SMK NEGERI 1 PALOPO

TAHUN 2017
DAFTAR ISI
Kata Pengantar............................................................................................................................ i
Daftar Isi ..................................................................................................................................... ii
BAB l PENDAHULUAN ................................................................................................................. 1
a. Latar Belakang .............................................................................................................. 1
b. Rumusan Masalah ........................................................................................................ 1
c. Tujuan ........................................................................................................................... 1
d. Manfaat ....................................................................................................................... 1
BAB ll PEMBAHASAN .................................................................................................................. 2
a. Pengertian Sistem Filling Tanggal ................................................................................ 2
b. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Filling Tanggal ....................................................... 2
c. Prosedur Penyimpanan Sistem Filling Tanggal ............................................................ 3
d. Prosedur Penemuan Kembali Sistem Filling Tanggal ................................................... 4
e. Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal .................................................................... 5
BAB III PENUTUP ........................................................................................................................ 6
a. Kesimpulan ................................................................................................................... 6
b. Saran ............................................................................................................................ 6
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................... 7
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadiran Allah SWT. Yang telah memberikan rahmat serta
karunianya kepada saya sehingga menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya yang berjudul
“Sistem Filling Tanggal “ di harapkan makalahl ini dapat memberikan informasi kepada kita semua
tentang tingkat pendidikan dan pelatihan dan saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran selalu saya harapkan demi kesempurnaan makalah
ini.
Akhir kata ,saya sampaikan terima kasih kepada ibu yang telah berperan memberikan
pelajaran untuk kami agar kami mampu membuat makalah ini dari awal sampai akhir.
Semoga Allah SWT senantiasa meridohi segala usaha kami. Wassala’Mualaikum wr. Wb

Palopo, januari 2017

 BAB l
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di zaman modern ini, kemajuan teknologi semakin pesat dan semakin canggih.
Kemajuan teknologi tersebut kini menjamur pula ke negara-negara di dunia tak terkecuali
Indonesia. Game, yang berakibat membawa keterpurukan bagi pendidikan di Indonesia.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada diatas penulis merumuskan masalah yang akan
penulis bahas yaitu :
1. pengertian sistem filling tanggal
2. kelebihan dan kelemahan sistem filling tanggal
3. prosedur penyimpangan sistem filling tanggal
4. prosedur penemuan kembali sistem filling tanggal
C. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini yaitu :
1. Memberikan pengetahuan secara umum tentang cara penyimpanan arsip menggunakan
sistem tanggal.
2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem filling tanggal.
D. Manfaat
Beberapa manfaat dalam penulisan makalah ini yaitu sebagai berikut :
1. Penulis dapat menabah wawasan dan pengetahuan tentang bagaimana cara
penyimpangan arsip menggunakan sistem tanggal.
2. Penulis bisa memberikan sedikit saran terhadap masalah ini.
 BAB ll
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Filling Tanggal
Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,
bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun
merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide,
sedangkan tanggal dijadikan kode folder.
Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam
perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen
yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan
pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.
Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas
arsip terlah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu
bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar
semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu,
misalnya satu bulan.
B. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Filling Tanggal
Kelebihan:
1. Filing sistem yang paling sederhana dan praktis.
2. Memudahkan pelaksanaan arsip.
3. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh
tempo.
4. Sangat mudah diterapkan.
Kelemahan:
1. Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu
besar dan permasalahannya belum begitu rumit.
2. Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.
3. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peninjam menyebutkan
masalah / perihal arsip tersebut.
4. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
5. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
C. Prosedur Penyimpanan Sistem Filling Tanggal
a) Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan
langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
 Memeriksa surat/berkas Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah
penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.
Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti
identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-
sub tanggal (1)
c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan
kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar
mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika
kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan
kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci
berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat
bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu
indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.
D. Prosedur Penemuan Kembali Sistem Filling Tanggal
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip
ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012.
Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
2. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam
hanging folder 5.
Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut
dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip
(lembar 2)
4. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
 Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan
kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.
1. Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip
akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal
pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
2. Tentukan kodenya menjadi Is
3. Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan
hanging folder Is.
4. Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas
setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
5. Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide
Februari, dalam hanging folder 5.
6. Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam
arsip (lembar 1).
7. Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
8. Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.
E. Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal
Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan
klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.
Keterangan Jenis perlengkapan:
1. Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)
Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun
cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa
diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.
2. Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk,
pembatas dan penyangga deretan arsip)Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub
subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau
sejumlah bulan dalam setahun.
3. Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci
dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam
setahun (365 atau 366).
 BAB. III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kaitanya dengan pengelolaan arsip pada suatu lembaga, baik lembaga pemerintah
maupun lembaga swasta sudah saatnya melakukan perubahan dalam kegiatan pengelolaan
arsip. Dimulai dari penggunaan sistem otomasi arsip yang diperuntukkan bagi kemudahan
pengelolaan, penataan atau penyimpanan dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk
temu kembali arsip.
B. Saran
Saat ini sudah saatnya tiap arsip memiliki dokumen dalam bentuk image atau
gambar sebagai pengganti arsip yang akan disimpan dalam almari arsip, dalam rangka
kemudahan dalam temu kembali arsip. Sistem otomasi memungkinkan dokumen gambar
dapat disimpan dalam database sistem otomasi, sehingga meringankan tugas arsiparis
dalam mengelola arsip dan juga temu kembali secara cepat, tepat dan efektif.
 DAFTAR PUSTAKA

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1, Ikanisius (anggota IKAPI). Yogyakarta.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen kearsipan, PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.