Professional Documents
Culture Documents
Perubahan Lingkup Pekerjaan PDF
Perubahan Lingkup Pekerjaan PDF
Administrasi kontrak bertujuan untuk memastikan bahwa pihak-pihak yang terkait dalam
kontrak memenuhi kewajibannya sesuai perjanjian. Walaupun tampaknya sederhana
(tinggal menerapkan apa yang telah disepakati) tapi dalam kenyataannya meng-
administrasi kontrak tidak selalu mudah. Dalam beberapa kasus, perjanjian kontrak harus
berakhir di arbitrasi atau di pengadilan karena terjadi perselisihan yang tidak dapat
diselesaikan.
Salah satu masalah utama dalam administrasi kontrak adalah menangani perubahan
lingkup kerja / scope change. Dalam kontrak, umumnya sudah ada prosedur untuk
menangani kompensasi terhadap pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang. Tapi sering
terjadi perbedaan pendapat antara Client – Kontraktor dalam mengenali suatu perubahan.
Potensi masalah bisa timbul dari scope of work yang tidak terdefinisi dengan baik, bahasa
kontrak yang ambiguous, perbedaan interpretasi kontrak, dsb.
Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek. Kontraktor
terutama akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan lingkup kerja yang tidak
teridentifikasi, akan mengakibatkan tambahan biaya yang tidak diimbangi dengan
tambahan income bagi Kontraktor. Akibatnya terjadi budget overrun, target margin tidak
tercapai atau bahkan proyek akan rugi.
Dalam kontrak lump sum, Kontraktor mengajukan penawaran dimuka dengan harga yang
fix berdasarkan pada 3 basic elements :
- A specific and well defined scope of work ( scope )
- A clearly defined terms and conditions ( conditions )
- A fixed schedule of performance ( time )
Dengan kondisi ini, perubahan lingkup kerja setelah penandatanganan kontrak tidak ter-
cover dalam penawaran tender. Selama pelaksanaan proyek, Client dan Kontraktor akan
mengacu pada 3 basic elements di atas untuk menentukan ada – tidaknya perubahan.
Perselisihan tentang perubahan lingkup kerja umumnya terjadi pada jenis kontrak lump
sum ini.
Kondisinya berbeda dengan kontrak unit rate atau reimbursable, dimana nilai kontrak
tidak fix dan Kontraktor akan dibayar berdasar volume pekerjaan yang diselesaikan.
Potensi konfliknya relatif lebih kecil.
2. Changes / Variations
Changes didefinisikan sebagai perubahan yang masih berada di dalam lingkup kontrak
kerja.
Contoh :
a. Karena pertimbangan lingkungan, Client merubah route onshore pipelines
berbeda dengan route yang tertera di gambar tender. Sebagai akibatnya terjadi
perubahan panjang pipelines, jumlah road crossing bertambah, kondisi galian
trench-nya berbeda, dsb.
b. Client merevisi gambar konstruksi pondasi pipe support, yang sudah terpasang di
lapangan. Akibatnya Kontraktor harus membongkar pondasi tersebut dan
membuat pondasi baru sesuai gambar revisi terakhir. Istilah yang sering
digunakan untuk kejadian seperti ini adalah abortive and reworks.
Dalam constructive changes, Client tidak bermaksud untuk membuat perubahan terhadap
lingkup pekerjaan. Tetapi tindakan Client, atau karena Client tidak mengambil tindakan,
telah mengakibatkan tambahan biaya / waktu bagi Kontraktor.
Contoh :
a. Dalam proyek engineering, misalnya Client kerap tidak merespon engineering
deliverables pada waktunya. Jika deliverables tersebut termasuk dalam critical
path (jalur aktivitas terpanjang dari awal hingga akhir proyek), sebagai akibatnya
akan terjadi schedule delay. Kontraktor harus bekerja lebih lama dari jadwal.
b. Client memberi order kepada Kontraktor, dalam lump sum price, untuk site visit
dan memeriksa kondisi beberapa jembatan di daerah konflik. Sesuai jadwal tim
dari Kontraktor tiba di lokasi. Tapi pekerjaan tidak bisa segera dimulai karena
work permit-nya belum keluar. Akibatnya tim Kontraktor harus menunggu dan
tinggal di lokasi lebih lama dari jadwal. Masalah ini bisa dihindari bila Client
memberi tahu bahwa work permit belum siap.
Cardinal changes adalah perubahan yang sangat besar, diluar skala kerja yang
diantisipasi oleh Kontraktor pada saat tender dan secara fundamental merubah economics
of the bid. Cardinal change tergolong pelanggaran terhadap kontrak.
Contoh :
Misalnya ada investor yang bermaksud untuk membangun refinery di Tuban, Jawa
Timur. Setelah tandatangan kontrak dengan kontraktor, investor berubah pikiran. Mereka
ingin refinery dibangun di Jayapura, Papua.
3 Extra Works
Extra works didefinisikan sebagai tambahan pekerjaan di luar lingkup kontrak. Karena
bukan bagian dari perjanjian kontrak, Kontraktor tidak punya contractual obligation
untuk menerima perintah extra works.
Contoh :
a. Kontraktor mendapat pekerjaan perluasan fasilitas oilfield. Pada saat pelaksanaan
kerja, Client meminta Kontraktor untuk supply gratings yang diperlukan di lokasi
fasilitas lama.
b. Kontraktor mengerjakan proyek power plant berdasar kontrak unit rate. Scope-
nya meliputi 2 unit turbine buildings, 2 unit boiler buildings, control building dan
concrete chimney / stack. Menjelang pekerjaan berakhir, Client meminta
Kontraktor untuk membangun amenity building / gedung administrasi dengan
menggunakan unit rate yang ada dalam kontrak. Manajemen Kontraktor keberatan
karena mereka sudah punya komitmen untuk mengerjakan proyek baru di lokasi
lain dan tim proyek tersebut sudah di-plot untuk segera pindah. Kontraktor
bersedia mengerjakan building tersebut jika dibuat perjanjian kontrak baru dengan
unit rate yang berbeda. Penolakan ini bukan merupakan pelanggaran kontrak.
Inisiatif pengajuan Change Order akan datang dari kedua pihak. Detail prosedurnya
sebagaimana diatur dalam kontrak.
Urutan prosedur yang umum untuk proyek konstruksi adalah sebagai berikut :
- Client mengeluarkan Variation Enquiry / Change Request, yang berisi penjelasan
tentang perubahan yang diperlukan.
- Kontraktor menganalisa cost / time impact dari perubahan tersebut dan
mengajukan Change Proposal.
- Setelah me-review Change Proposal dari Kontraktor, Client akan memutuskan
apakah perubahan tersebut dilaksanakan atau tidak.
- Jika perubahan dilaksanakan, Client akan mengeluarkan Change Order sebagai
suatu perintah formal.
Kontraktor akan memberi notifikasi kepada Client bila mereka mengidentifikasi suatu
perubahan terhadap lingkup kerja. Notifikasi dari Kontraktor biasanya meliputi :
- Perintah lapangan dari Client, yang diluar lingkup kerja Kontraktor.
- Dalam technical review terhadap material / equipment yang akan digunakan,
Client memberi komentar yang berbeda dengan spesifikasi dalam kontrak.
- Abortive works, revisi gambar diterima setelah pekerjaan terlaksana.
- Constructive changes, dll.
Client akan me-review dan memberikan jawaban apakah notifikasi perubahan ini
diterima atau ditolak. Bila diterima, Kontraktor akan diminta untuk mengajukan Change
Proposal. Proses selanjutnya sama dengan perubahan yang initiated by Client.
Kadang terjadi, Client memberikan instruksi di lapangan secara lisan. Dalam hal ini,
Kontraktor akan mengkonfirmasi ulang permintaan ini secara tertulis. Bukti perintah
tertulis diperlukan sebagai dasar untuk mengajukan permintaan formal Change Order.
Pengalaman di salah satu proyek, fabrikasi dan instalasi 15 offshore platforms, Client
secara bertahap mengeluarkan Change Request untuk semua jacket & deck. Lampiran
dari Change Request tersebut adalah revisi gambar konstruksi untuk discipline structure,
piping, mechanical, E/I yang jumlah totalnya mencapai lebih dari seribu gambar.
Dalam kontrak umumnya terdapat lampiran mengenai unit rate pekerjaan, daywork rates
dan reimbursable items, yang akan digunakan untuk menghitung nilai dari suatu
perubahan lingkup kerja.
Kontraktor akan menyusun Change Proposal menggunakan salah satu atau kombinasi
dari ketiga metode perhitungan diatas. Bila suatu perubahan lingkup kerja tidak dapat
dihitung dengan rate yang ada, karena secara substansial jenis kegiatannya berbeda, maka
nilai perubahan akan ditentukan berdasar kesepakatan kedua pihak.
Unit rate adalah harga satuan yang disepakati untuk pekerjaan tertentu. Detail kegiatan
yang tercakup dalam suatu unit rate dijelaskan dalam preamble dari lampiran tersebut.
Sebagai contoh :
• untuk pekerjaan sipil, ada unit rate untuk pekerjaan tanah, lean concrete, reinf.
bar, formworks, metal inserts, concrete, grouting, dst.
• untuk pekerjaan steel structure, ada unit rate untuk fabrikasi, transport to site,
steel erection, blasting, painting.
• untuk pekerjaan piping, ada unit rate untuk fabrikasi / install, welding, pasang
valve, radiograph, hydrotest, painting, dst.
• untuk pekerjaan electrical / instrument, ada unit rate untuk pasang kabel,
termination, pasang cable tray, conduits, junction box, pressure gauges, F&G
detector, dst.
Dari gambar revisi, Kontraktor akan melakukan quantity take off untuk mendapatkan
quantity dari pekerjaan tambah / pekerjaan kurang. Quantity tersebut akan dikalikan
dengan unit rate untuk mendapatkan nilai dari perubahan lingkup kerja.
Kadang ada pekerjaan dimana unit rate pekerjaan tidak bisa digunakan. Misalnya untuk
membongkar pondasi pipe support ( dalam abortive works ) karena akan diganti dengan
yang baru. Pekerjaan bongkar dihitung dengan dayworks, i.e berapa jam kerja untuk
supervisor, foreman, labours, excavator, dst. Sedangkan biaya konstruksi pondasi baru
dihitung menggunakan unit rate.
Umumnya sistem cost plus fee digunakan bila Client membutuhkan tambahan supply
material atau service dari pihak ketiga.
6 Claim
Masalah yang berpotensi menjadi claim dalam pekerjaan konstruksi antara lain :
• constructive changes
• differing site conditions
• design changes, yang mengakibatkan perubahan metode kerja Kontraktor
• gambar kerja tidak cukup detail, sehingga mengakibatkan tambahan pekerjaan
engineering bagi Kontraktor
• time related impact, seperti schedule delay, accelaration works, suspension works
Notifikasi perubahan dari Kontraktor yang ditolak oleh Client juga bisa menjadi claim.
Penutup
Pada dasarnya, kontrak ditandatangani dengan niat baik dari kedua pihak untuk
memenuhi kewajiban masing-masing sesuai kesepakatan.
Reference :
- Jamal F. Al Bahar, “EPC Contract Management”
- Mark Tiggeman, “Claims Management”
LAMPIRAN :
1. Contract provisions mean what they say, otherwise the contract is useless and the
certainty required for doing bussines is non-existent.
5. Word are to be given their plain meaning, unless a technical term appears and is
clearly defined.
6. The contract should be read as a whole because one provisions may explain the
meaning of another.
7. Do not look beyond the four corners of the contract documents, unless the
meaning of a clause is ambiguous.
8. Unwritten statement can not be relied upon to contradict what is in the written
agreement. ( Sometimes however, such statement may help explain ambiguities ).
9. When there are two reasonable interpretations, the contract is construed against its
drafter.