Α’ Ειδική Φάση Σπουδών ∙ Μεγαθεματικό Πεδίο: Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και ΤΠΕ

Η διοικητική διαδικασία έκδοσης

άδειας κυκλοφορίας Ι.Χ. οχημάτων
Αποτύπωση, μοντελοποίηση και βελτιστοποίηση της
διαδικασίας

Συντάκτες:
Αθανασιάδης Αθανάσιος, Γκολφινόπουλος Σπύρος, Κουτσοσπύρος
Χρήστος, Κοψιδάς Οδυσσέας, Λάμπρου Ιωάννης
Εισηγήτρια:
κα Αυγέρη Ελευθερία

ΑΘΗΝΑ, ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2018

 Ευχαριστήριο
Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε το προσωπικό της Διεύθυνσης
Μεταφορών και Επικοινωνιών της Περιφερειακής Ενότητας Πειραιά για την
υποστήριξη που μας παρείχε στην εκπόνηση αυτής της μελέτης.
Πίνακας περιεχομένων
Εισαγωγή ......................................................................................................................................... 1
Πριν την διαδικασία: Ενημέρωση του πολίτη και απαιτούμενα δικαιολογητικά............................ 2
Η ισχύουσα διαδικασία ................................................................................................................... 3
Η προτεινόμενη-βελτιστοποιημένη διαδικασία............................................................................. 14
Συγκριτική αξιολόγηση διαδικασιών - Συμπεράσματα ................................................................. 24
Παράρτημα .................................................................................................................................... 28
Εισαγωγή
Στο πλαίσιο της συγκεκριμένης εργασίας θα εξετασθεί η διαδικασία έκδοσης
άδειας κυκλοφορίας Ιδιωτικής Χρήσεως οχημάτων. Η διαδικασία αυτή υλοποιείται μέσω
του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας της Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών
έκαστης Περιφέρειας/Περιφερειακής Ενότητας. Προκειμένου να αντλήσουμε τις
απαραίτητες πληροφορίες για την αποτύπωση της διαδικασίας αυτής επισκεφθήκαμε την
έδρα του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας της Περιφερειακής Ενότητας Πειραιά,
συνιστώσας ενότητας της Περιφέρειας Αττικής. Το συγκεκριμένο τμήμα, μεταξύ των
άλλων αρμοδιοτήτων του, είναι υπεύθυνο για την έκδοση αδειών κυκλοφορίας τόσο στη
Περιφερειακή Ενότητα Πειραιά όσο και στη Περιφερειακή Ενότητα Νήσων. H
Περιφερειακή Ενότητα Νήσων περιλαμβάνει τις νήσους του Αργοσαρωνικού (Αίγινα,
Ύδρα, Σπέτσες κλπ.) καθώς και το νησιωτικό σύμπλεγμα Κυθήρων – Αντικυθήρων. Η
εξυπηρέτηση των αιτημάτων που καταθέτουν οι κάτοικοι των νησιών θέτει σημαντικές
προκλήσεις στο Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας της Περιφερειακής Ενότητας Πειραιά καθώς
κατά κανόνα τα αιτήματα των κατοίκων των νησιωτικών περιοχών προωθούνται στο
Τμήμα διαμέσου των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών ( Κ.Ε.Π.).

Οι υπάλληλοι του Τμήματος μας παρείχαν πληροφορίες αναφορικά με την

διαδικασία έκδοσης αδειών κυκλοφορίας, αντίστοιχα ποσοτικά στοιχεία, ενώ μας
επισήμαναν και παράγοντες που λειτουργούν ανασταλτικά ως προς την αποτελεσματική
διαχείριση των αιτημάτων των πολιτών.

Μεταξύ του μεγάλου πλήθους υφιστάμενων διοικητικών διαδικασιών επιλέξαμε

μια διαδικασία η οποία απευθύνεται στο ευρύ κοινό και διεκπεραιώνεται από
αποκεντρωμένες διοικητικές δομές σε επίπεδο Περιφέρειας/Περιφερειακής ενότητας. Η
κυρίαρχη τάση δημιουργίας ενός «επιτελικού» κράτους θέτει ως προτεραιότητα την
μεταφορά αρμοδιοτήτων από την κεντρική διοίκηση σε αποκεντρωμένες δομές. Είναι
όμως οι δομές αυτές ικανές να παρέχουν ταχείς, αποτελεσματικές και χαμηλού κόστους
υπηρεσίες προς του πολίτες; Αυτό θα επιχειρήσουμε να διερευνήσουμε στα πλαίσια της
συγκεκριμένης μελέτης εξετάζοντας την διαδικασία έκδοσης αδειών κυκλοφορίας Ι.Χ.
οχημάτων. Στα πλαίσια αυτής της διερεύνησης θα αποτυπώσουμε και μοντελοποιήσουμε

1
την υφιστάμενη διαδικασία, ενώ θα προτείνουμε βελτιστοποιήσεις που θα καταστήσουν
την παροχή της συγκεκριμένης υπηρεσίας προς το κοινό αποτελεσματικότερη.

Πριν την διαδικασία: Ενημέρωση του πολίτη και απαιτούμενα

δικαιολογητικά
Οι ενδιαφερόμενοι πολίτες μπορούν να λάβουν πληροφορίες αναφορικά με την
διαδικασία έκδοσης κυκλοφορίας από εξειδικευμένο ιστότοπο που έχει δημιουργήσει η
Περιφέρεια Αττικής, ο οποίος παρέχει στους πολίτες πληροφορίες για πληθώρα υπηρεσιών
που η Περιφέρεια προσφέρει προς το κοινό. Ο ιστότοπος με τον διακριτικό τίτλο «Οδηγός
του Πολίτη» λειτουργεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://www.pattikis.gr/citizen/.
Στον ιστότοπο πέρα από τις τυπικές πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες (απαιτούμενα
δικαιολογητικά, προβλεπόμενος χρόνος ολοκλήρωσης κλπ.) παρέχονται και υποδείγματα
αίτησης, καθιστώντας τις παρεχόμενες υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης υπηρεσίες
2ου επιπέδου.

Συγκεκριμένα, πληροφορίες για την έκδοση άδειας κυκλοφορίας ενός νέου Ι.Χ. οχήματος
παρέχονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση:

https://www.pattikis.gr/citizen/frmCitizenPopup.zul?sid=a9e9e576-7d24-4d1b-b17b-
2b478d7e72a3

Σύμφωνα με τα περιγραφόμενα στη παραπάνω ηλεκτρονική διεύθυνση οι

ενδιαφερόμενοι πολίτες θα πρέπει να καταθέσουν στα κατά τόπους Τμήματα Αδειών
Κυκλοφορίας – ή σε Κ.Ε.Π. της περιοχής τους – τα παρακάτω έγγραφα:

1. Συμπληρωμένο έντυπο ΜΤΑΚ-01 (το έντυπο αίτησης, διατίθεται στους πολίτες για
μεταφόρτωση στη παραπάνω ηλεκτρονική διεύθυνση)
2. Δύο (2) πιστοποιητικά ταξινόμησης οχήματος (Α & Β) από το Τελωνείο.
3. Πιστοποιητικό συμμόρφωσης.
4. Ευκρινές φωτοαντίγραφο Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας.
5. Παραστατικό τράπεζας με την κατάθεση του τέλους αδείας αξίας 75,00€, στο οποίο
θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο του αιτούντα-καταθέτη και ο αριθμός πλαισίου
του οχήματος (σε ειδικό λογαριασμό της Περιφέρειας Αττικής με συμβεβλημένη
τράπεζα).

2
 Αξίζει να σημειωθεί ότι το τελευταίο από τα παραπάνω δικαιολογητικά αποτελεί
πραγματικό «αγκάθι» για τα Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας. Σε σχετική συζήτηση που
είχαμε με τα στελέχη του αντίστοιχου Τμήματος της Περιφερειακής Ενότητας Πειραιά, η
πρώτη τους επισήμανση αφορούσε την αναγκαιότητα αντικατάστασης του κατατιθέμενου
στην τράπεζα τέλους με ένα ισόποσο ηλεκτρονικό παράβολο, η διαχείριση και ο έλεγχος
του οποίου θα είναι πολύ πιο σύντομος καθιστώντας το έργο του Τμήματος πιο εύκολο.

Στο επόμενο μέρος της μελέτης θα παρουσιαστεί η ισχύουσα διαδικασία έκδοσης

άδειας κυκλοφορίας Ι.Χ. οχημάτων.

Η ισχύουσα διαδικασία
Σημείο εκκίνηση της διαδικασίας αποτελεί η συμπλήρωση από τον πολίτη της
αίτησης (έντυπο ΜΤΑΚ-01) και η συγκέντρωση των απαιτούμενων δικαιολογητικών.
Στην συνέχεια υφίστανται δύο εναλλακτικές «οδοί» κατάθεσης των εγγράφων. Οι πολίτες
μπορούν είτε να καταθέσουν απευθείας τα έγγραφα στο αρμόδιο Τμήμα Αδειών
Κυκλοφορίας της Περιφέρειας/Περιφερειακής Ενότητας είτε να να καταθέσουν τα
έγγραφα σε Κ.Ε.Π. της περιοχής τους και αυτό με τη σειρά του να προωθήσει τα έγγραφα
στο αρμόδιο Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας. Η πλειονότητα των πολιτών επιλέγει την πρώτη
«οδό», ενώ η κατάθεση μέσω Κ.Ε.Π. επιλέγεται κατά κύριο λόγο από τους κατοίκους
περιοχών που δεν έχουν εύκολη πρόσβαση στην έδρα του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας,
όπως π.χ. τους κατοίκους νησιωτικών περιοχών στην περίπτωση της Περιφερειακής
Ενότητας Πειραιά. Η κατάθεση μέσω Κ.Ε.Π. ωστόσο ενδέχεται να επιμηκύνει τον
συνολικό χρόνο διεκπεραίωσης του αιτήματος όπως θα αναλύσουμε στη συνέχεια.

Ας εξετάσουμε όμως τι ακριβώς συμβαίνει στην περίπτωση που οι πολίτες

προβαίνουν σε κατάθεση των εγγράφων μέσω Κ.Ε.Π.. Οι υπάλληλοι των Κ.Ε.Π. αρχικά
πραγματοποιούν προκαταρκτικό έλεγχο της πληρότητας των εγγράφων που κατατίθενται.
Ο έλεγχος που πραγματοποιούν αφορά αποκλειστικά και μόνο τον αριθμό των
συνοδευτικών εγγράφων της αίτησης, αν δηλαδή ο πολίτης έχει παραλείψει κάποιο
δικαιολογητικό. Σε περίπτωση που απουσιάζουν δικαιολογητικά η διαδικασία δεν μπορεί
να συνεχιστεί. Ο πολίτης ενημερώνεται σχετικά και η διαδικασία κατάθεσης του αιτήματος
τερματίζεται. Αν τα κατατιθέμενα έγγραφα είναι πλήρη, τότε οι υπάλληλοι του Κ.Ε.Π.
αναλαμβάνουν την προώθηση τους στο αρμόδιο Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας της

3
Περιφέρειας/Περιφερειακής Ενότητας. Ο τρόπος προώθησης των εγγράφων συνιστά
σοβαρή «αδυναμία» της όλης διαδικασίας. Τα έγγραφα εσωκλείονται σε φάκελο και
προωθούνται στο αρμόδιο Τμήμα μέσω της υπηρεσίας επιστολικού ταχυδρομείου των
ΕΛ.ΤΑ. Σε ένα αστικό κέντρο η προώθηση των φακέλων ενδεχομένως να χρειαζόταν μόλις
1-2 ημέρες. Πολλά Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας, όπως αυτό του Πειραιά, εξυπηρετούν
ωστόσο νησιωτικές και απομακρυσμένες περιοχές από τις οποίες το επιστολικό
ταχυδρομείο μπορεί να χρειαστεί έως και μία εβδομάδα για να προωθηθεί, και σίγουρα όχι
λιγότερο από τρεις (3) εργάσιμες ημέρες. Π.χ. τα Κύθηρα την χειμερινή περίοδο
αντιμετωπίζουν σοβαρά προβλήματα στην ακτοπλοϊκή τους σύνδεση με την ενδοχώρα.
Αιτήματα έκδοσης αδειών που κατατίθενται σε Κ.Ε.Π. τέτοιων περιοχών χρειάζονται
σημαντικά μεγαλύτερο χρόνο να διεκπεραιωθούν από ό,τι αυτά που κατατίθενται
απευθείας στα Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας. Σε κάποιες περιπτώσεις μάλιστα οι
κάτοικοι των νησιωτικών περιοχών, προκειμένου να αποφύγουν αυτές τις καθυστερήσεις
επιλέγουν να καταθέσουν οι ίδιοι τα αιτήματα τους στα Τμήματα Αδειών Κυκλοφοριών
όπου υπάγονται με αποτέλεσμα τη σημαντική τους οικονομική επιβάρυνση.

Η διαδικασία διαχείρισης των αιτημάτων που προέρχονται από τα Κ.Ε.Π. είναι στη
συνέχεια ακριβώς η ίδια με αυτή των αιτημάτων που κατατίθενται από τους πολίτες στα
Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας. Όταν οι Διοικητικοί Υπάλληλοι της Υποδοχής του
Τμήματος λάβουν τα έγγραφα είτε απευθείας από τους πολίτες είτε διαμέσου των Κ.Ε.Π.
πραγματοποιούν έλεγχο πληρότητας των κατατιθέμενων εγγράφων ως προς το
περιεχόμενο τους. Ο έλεγχος αυτός αφορά το περιεχόμενο των εγγράφων, και αν και κατά
πόσο αυτό είναι ορθό, π.χ. αν τα στοιχεία του οχήματος που αναφέρονται στο
πιστοποιητικό συμμόρφωσης διαφοροποιούνται από αυτά των πιστοποιητικών Α&Β του
αρμόδιου τελωνείου. Αν τα έγγραφα δεν βρεθούν πλήρη, τότε η διαδικασία τερματίζεται
και ο πολίτης ενημερώνεται σχετικά από τον Δ.Υ. Υποδοχής. Στη περίπτωση που τα
έγραφα βρεθούν πλήρη, όπως συμβαίνει στη πλειονότητα των περιπτώσεων, τότε η
διαδικασία προχωρά στο επόμενο βήμα, αυτό της Πρωτοκόλλησης του αιτήματος που
πραγματοποιείται από τον Δ.Υ. Υποδοχής με την χρήση της εφαρμογής ηλεκτρονικού
πρωτοκόλλου της υπηρεσίας. Αφού το αίτημα πρωτοκολληθεί, ο υπάλληλος δημιουργεί
τον φάκελο του αιτήματος, στον οποίο περιέχεται το αίτημα και όλα τα συνοδευτικά
έγγραφα, τον οποίο και προωθεί προς διεκπεραίωση.

4
 Η επόμενη φάση της διαχείρισης του αιτήματος αφορά τον έλεγχο εγκυρότητας
εγγράφων που συνυποβάλλονται με το αίτημα, ο οποίος πραγματοποιείται από
Διοικητικούς Υπάλληλους του Τμήματος αρμόδιους για τον έλεγχο. Οι εργασίες που
πραγματοποιούνται στα πλαίσια του ελέγχου εγκυρότητας είναι και οι πιο χρονοβόρες της
όλης διαδικασίας καθώς πραγματοποιούνται από τους υπαλλήλους χειρόγραφα, χωρίς την
χρήση κατάλληλου πληροφοριακού συστήματος, με αποτέλεσμα να απαιτείται κατά μέσο
όρο 1 εργατοώρα για την διεκπεραίωση κάθε αιτήματος. Αρχικά, πραγματοποιείται
έλεγχος της εγκυρότητας του παραστατικού τράπεζας που κατατέθηκε από τον πολίτη. Αν
το παραστατικό βρεθεί μη έγκυρο, τότε η διαδικασία τερματίζεται και ο πολίτης
ενημερώνεται σχετικά από τον Δ.Υ. Ελέγχου μέσω τηλεφώνου. Αν το παραστατικό βρεθεί
έγκυρο, τότε υλοποιείται η επόμενη εργασία της διαδικασίας που αφορά τον έλεγχο της
εγκυρότητας των πιστοποιητικών ταξινόμησης που έχουν κατατεθεί. Αν τα πιστοποιητικά
βρεθούν μη έγκυρα, τότε η διαδικασία τερματίζεται και ο πολίτης ενημερώνεται σχετικά
από τον Δ.Υ. Ελέγχου μέσω τηλεφώνου. Αν τα πιστοποιητικά βρεθούν έγκυρα, τότε
υλοποιείται η επόμενη εργασία της διαδικασίας που αφορά την καταχώρηση των
αναγραφόμενων στα έντυπα στοιχείων στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου
Υποδομών και Μεταφορών και την έκδοση της άδειας κυκλοφορίας. Η διαδικασία αυτή
υλοποιείται από αρμόδιο για την καταχώρηση Διοικητικό Υπάλληλο με την χρήση
εξειδικευμένου web service. Μετά την καταχώρηση των στοιχείων το πληροφοριακό
σύστημα «επιστρέφει» σε ηλεκτρονική μορφή την άδεια κυκλοφορίας του Ι.Χ. οχήματος,
την οποία σε επόμενη εργασία ο Δ.Υ. καταχώρησης εκτυπώνει σε ειδικό έντυπο. Στην
συνέχεια ο Δ.Υ. Καταχώρησης προωθεί το έντυπο της άδειας κυκλοφορίας – συνοδεία του
φακέλου που έχει δημιουργηθεί – στον Προϊστάμενο του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας
για υπογραφή. Ο Προϊστάμενος υπογράφει την άδεια κυκλοφορίας και πλέον το έγγραφο
έχει λάβει την τελική του μορφή. Διοικητικός Υπάλληλος αρμόδιος για την αρχειοθέτηση
παραλαμβάνει το υπογεγραμμένο έντυπο της άδειας, καθώς και τον υπόλοιπο φάκελο που
έχει δημιουργηθεί και αναλαμβάνει την διεκπεραίωση του. Ο Δ.Υ. Αρχειοθέτησης
δημιουργεί αντίγραφο του εντύπου της άδειας κυκλοφορίας για μελλοντική υπηρεσιακή
χρήση, ενώ παράλληλα προωθεί το υπογεγραμμένο έντυπο στην υποδοχή προκειμένου να
γίνει η παραλαβή του από τον πολίτη. Ο Δ.Υ. καταχώρησης αρχειοθετεί το σύνολο των
εγγράφων που αφορούν την άδεια κυκλοφορίας του Ι.Χ. οχήματος, ενώ η άδεια προωθείται

5
στην υποδοχή από όπου ενημερώνεται ο πολίτης για την παραλαβή της. Η διαδικασία
έκδοσης κυκλοφορίας Ι.Χ. οχήματος ολοκληρώνεται.

Ο προβλεπόμενος χρόνος διεκπεραίωσης της ανωτέρω διοικητικής διαδικασίας

είναι αυτός που περιγράφεται στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690/1999), και
συγκεκριμένα στο Άρθρο 4 αυτού. Όσον αφορά τον εκτιμώμενο χρόνο διεκπεραίωσης
ωστόσο παρατηρείται μια διαφοροποίηση μεταξύ των «πηγών» πληροφόρησης των
διοικούμενων. Στο οπισθόφυλλο του εντύπου ΜΤΑΚ-01 αναφέρεται ως εκτιμώμενος
χρόνος χορήγησης της άδειας κυκλοφορίας η μία (1) ημέρα, ενώ στον αντίστοιχο
σύνδεσμο του «Οδηγού Πολίτη» της Περιφέρειας Αττικής ο χρόνος αυξάνεται σε δύο (2)
ημέρες.

Οι εκτιμήσεις αυτές όμως φαίνεται πως παραβλέπουν τόσο τις «αδυναμίες» που
εμφανίζει η διαδικασία διεκπεραίωσης του αιτήματος, όσο και την δυσχερή κατάσταση
στην οποία έχουν περιέλθει τα κατά τόπους Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας εξαιτίας της
τρέχουσας οικονομικής συγκυρίας.

Ο πραγματικός χρόνος διεκπεραίωσης των αιτημάτων είναι σε πολλές περιπτώσεις

σημαντικά μεγαλύτερος καθώς τα Τμήματα στερούνται το προσωπικό και τα μέσα εκείνα
που θα επιτρέψουν την αποτελεσματική διαχείριση των αιτημάτων. Εξαιτίας των
δυσμενών μεταβολών στο ασφαλιστικό/συνταξιοδοτικό των δημοσίων υπαλλήλων τα
τελευταία χρόνια, σημαντικός αριθμός έμπειρων υπαλλήλων έχει αποχωρήσει από τις
Διευθύνσεις Μεταφορών και Επικοινωνιών των Περιφερειών. Οι υπάλληλοι αυτοί είναι
εξαιρετικά δύσκολο να αναπληρωθούν αριθμητικά εξαιτίας των περιορισμών που έχουν
τεθεί στις προσλήψεις νέων υπαλλήλων λόγω της δημοσιονομικής προσαρμογής, ενώ
ουσιαστικά αδύνατη είναι η αναπλήρωση του ανθρώπινου κεφαλαίου που απωλέσθηκε με
την αποχώρηση των υπαλλήλων. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι ενώ το 2007 στην Διεύθυνση
Μεταφορών και Επικοινωνιών της Περιφερειακής Ενότητας Πειραιά απασχολούνταν 60
υπάλληλοι, το 2017 ο αριθμός τους μειώθηκε σε 42. Αυτός ο μειωμένος αριθμός
υπαλλήλων στερείται και τα κατάλληλα εκείνα μέσα για την εξυπηρέτηση των
υπηρεσιακών αναγκών καθώς εξαιτίας της οικονομικής δυσπραγίας δεν γίνεται προμήθεια
νέας υλικοτεχνικής υποδομής, ενώ η υπάρχουσα υπολειτουργεί. Στην διάθεση των
υπαλλήλων της Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών της Περιφερειακής Ενότητας

6
Πειραιά βρίσκεται μόλις ένας αξιόπιστος ψηφιακός σαρωτής (scanner), ο οποίος πρέπει να
καλύψει τις ανάγκες όλων των τμημάτων σε καθημερινή βάση!

Η ανεπάρκεια μέσων και προσωπικού γίνεται εμφανέστερη από την εφαρμογή της
ισχύουσας διαδικασίας διεκπεραίωσης των αιτημάτων για την έκδοση αδειών
κυκλοφορίας Ι.Χ. οχημάτων. Η διαδικασία αυτή, με την διακίνηση εγγράφων σε φυσική
μορφή και χρησιμοποιώντας ακόμη και επιστολικό ταχυδρομείο, είναι ασύμβατη με τις
εξελίξεις που έχουν σημειωθεί στις τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνίας.
Σχεδιάστηκε πριν από δεκαετίες και οι ελάχιστες αλλαγές που έχουν γίνει σε αυτή
αδυνατούν να την μετασχηματίσουν σε μια ταχεία, ποιοτική και αποτελεσματική – σε
όρους εξοικονόμησης πόρων – διαδικασία. Σε περιόδους αιχμής, όταν το Τμήμα Αδειών
Κυκλοφορίας μπορεί και να δέχεται 300 αιτήματα για νέες άδειες Ι.Χ. εβδομαδιαίως, ο
χρόνος εξυπηρέτησης των αιτημάτων μπορεί να φτάσει έως και τις 10 ημέρες καθώς οι
υπάλληλοι αδυνατούν να διαχειριστούν τόσο μεγάλο όγκο εργασιών. Ιδιαίτερα δε για τις
περιπτώσεις όπου τα αιτήματα υποβάλλονται διαμέσου των Κ.Ε.Π. νησιωτικών περιοχών
η καθυστέρηση διεκπεραίωσης τους είναι σημαντικά μεγαλύτερη.

Στην διαδικασία μπορούν να εισαχθούν βελτιώσεις προς την κατεύθυνση

ψηφιοποίησης της, οι οποίες μπορούν να οδηγήσουν στην επιτάχυνσή της καθώς και στην
εξοικονόμηση πόρων.

H αποτύπωση και μοντελοποίηση της υφιστάμενης διαδικασίας έκδοσης αδειών

κυκλοφορίας Ι.Χ. οχημάτων με την χρήση του λογισμικού Bizagi Modeler μας επιτρέπει
να «τρέξουμε» προσομοιώσεις που θα μας δώσουν μια ενδελεχή απεικόνιση της
υφιστάμενης διαδικασίας, ιδιαίτερα σε όρους κόστους, χρόνου και απασχόλησης πόρων.
Η σύγκριση της «εικόνας» αυτής με αυτή που προκύπτει από την μοντελοποίηση μιας
διαδικασίας στην οποία έχουν εισαχθεί βελτιστοποιήσεις μπορεί να καταστήσει εμφανές
αν οι βελτιστοποιήσεις που προτάθηκαν έχουν ουσιαστική επίδραση ή όχι.

Στο υπόδειγμα που κατασκευάσαμε με την χρήση του λογισμικού Bizagi Modeler
αφού αποτυπώσαμε την ανωτέρω διαδικασία και πραγματοποιήσαμε τις αντίστοιχες
αναθέσεις (χρόνους υλοποίησης εργασιών, πόρους και κόστη υλοποίησης τους,
ημερολόγια χρήσης των πόρων), «τρέξαμε» την προσομοίωση της διαδικασίας. Η

7
 προσομοίωση «έτρεξε» για διάστημα (duration) 30 ημερών με 30 επαναλήψεις
(replication), ενώ η διαδικασία εκκινήθηκε (Max. Arrival count) 300 φορές με ενδιάμεσους
χρόνους (Arrival interval) 15 λεπτών.

Από την προσομοίωση προέκυψαν τα παρακάτω στοιχεία:

 Σε ό,τι αφορά την ένταση χρήσης ανθρώπινων πόρων και το κόστος χρήσης τους,

 Σε ό,τι αφορά την διαδικασία από τη «σκοπιά» του πολίτη,

Min. time Max. time

Name Instances completed Instances started Avg. time (m)
(m) (m)
300 300 35 4365 2094,36
Πολίτης

 Σε ό,τι αφορά την διεκπεραίωση του αιτήματος από το Κ.Ε.Π.,

Min. time Max. time

Name Instances completed Instances started Avg. time (m) Total fixed cost
(m) (m)

8
 39 39 20 4350 4127,9 37
Κ.Ε.Π.

 Σε ό,τι αφορά τη διεκπεραίωση εντός του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας,

Min. Max.
Instances Instances Avg. Total time
Name time time Total fixed cost
completed started time (m) (m)
(m) (m)
Τμήμα Έκδοσης 298 298 20 3785 1721,85 513111 438,2
Αδειών
Κυκλοφορίας

Αναλυτικά, τα αποτελέσματα της προσομοίωσης της βελτιστοποιημένης διαδικασίας

έχουν ως παρακάτω, ενώ επισυνάπτονται στο παραδοτέο ως αρχεία της μορφής .pdf και .xlsx.

9
10
11
12
13
Η προτεινόμενη-βελτιστοποιημένη διαδικασία
Η προτεινόμενη διαδικασία εμπεριέχει βελτιστοποιήσεις που στοχεύουν:

 στην μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης των αιτημάτων,

 στην εξοικονόμηση πόρων και μείωση του κόστους διεκπεραίωσης, και
 στη μείωση της απασχόλησης πόρων.

Οι παραπάνω στόχοι θα επιτευχθούν με τη χρήση μέσων που κινούνται προς την

«κατεύθυνση» ψηφιοποίησης της διαδικασίας. Η πρώτη από τις προτεινόμενες
βελτιστοποιήσεις αφορά την αντικατάσταση του υπ’ αριθμόν 5 εγγράφου από την λίστα
που βρίσκεται στη σελ.2 (Παραστατικό τράπεζας με την κατάθεση του τέλους αδείας) από
ένα αντίστοιχο ηλεκτρονικό παράβολο που οι πολίτες θα εκδίδουν διαμέσου των
ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε.. Η αλλαγή αυτή πέρα από τη διευκόλυνση που
παρέχεται στους πολίτες επιτρέπει την ευχερέστερη διεκπεραίωση του αιτήματος σε
μεταγενέστερο στάδιο. Η διαδικασία κατάθεσης της αίτησης (έντυπο ΜΤΑΚ-01) και των
συνοδευτικών δικαιολογητικών παραμένει ως έχει με την κατάθεση των δικαιολογητικών
να γίνεται είτε απευθείας στα Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας είτε στα κατά τόπους Κ.Ε.Π..
Βελτιστοποιήσεις προτείνονται ως προς τον τρόπο διαχείρισης των εγγράφων από τα
Κ.Ε.Π. μετά τον προκαταρκτικό έλεγχο τους. Αντί της αποστολής τους με επιστολικό
ταχυδρομείο προτείνουμε την αποστολή τους με ηλεκτρονικά μέσα. Συγκεκριμένα, μετά
τον επιτυχή έλεγχό τους τα έγγραφα μετατρέπονται σε ψηφιακή μορφή με την χρήση
κατάλληλου εξοπλισμού και λογισμικού. Το αρχείο που περιέχει τα έγγραφα σε ψηφιακή
μορφή προωθείται στη συνέχεια στο αρμόδιο Τμήμα κάνοντας χρήση εξειδικευμένου web
service που διασυνδέει τα Κ.Ε.Π. με τις υπηρεσίες της Περιφέρειας στην οποία έχουν την
έδρα τους, αντί της προηγούμενης μεθοδολογίας αποστολής τους με επιστολικό
ταχυδρομείο. Η βελτιστοποίηση αυτή οδηγεί σε ιδιαίτερα σημαντική μείωση του χρόνου
προώθησης των εγγράφων από τα Κ.Ε.Π. καθώς, ενώ προηγουμένως απαιτούνταν 3
ημέρες κατ’ ελάχιστο για την προώθηση των εγγράφων στα Τμήματα Αδειών
Κυκλοφορίας, πλέον ο χρόνος αυτός μειώνεται σε 10 λεπτά το μέγιστο. Ο λόγος που
προτιμήθηκε η αποστολή μέσω εξειδικευμένου web service αντί του ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου (e-mail) είναι η αυξημένη ασφάλεια που αυτό παρέχει καθώς στο πλαίσιο
της διαδικασίας προωθούνται έγγραφα που εμπεριέχουν ευαίσθητα δεδομένα των
πολιτών. Ακόμη, ένα τέτοιο web service μπορεί να αξιοποιηθεί και για την διεκπεραίωση
14
μεγάλης ποικιλίας ζητημάτων που απαιτούν την επικοινωνία και την ανταλλαγή αρχείων
μεταξύ Κ.Ε.Π. και Περιφέρειας, ενώ μπορεί να αποτελέσει και την βάση ανάπτυξης
διαδραστικών εφαρμογών στο μέλλον. Η αντικατάσταση του επιστολικού ταχυδρομείου
με την χρήση web service για την προώθηση των αιτημάτων θα έχει και άμεσα, αν και
σχετικά μικρά, οικονομικά οφέλη καθώς δεν θα υφίστανται τα ταχυδρομικά τέλη
προώθησης των φακέλων, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει και σε μερική απόσβεση του
κόστους ανάπτυξης του web service.

Μόλις τα έγγραφα βρεθούν στην Υποδοχή του Τμήματος, είτε απευθείας από τους
πολίτες είτε μέσω Κ.Ε.Π., τότε υλοποιείται όπως και προηγουμένως ο έλεγχος πληρότητας
τους ως προς το περιεχόμενο τους. Εφόσον τα έγγραφα περάσουν επιτυχώς τον έλεγχο
περνάμε στην επόμενη φάση της διεκπεραίωσης του αιτήματος όπου και εντοπίζεται η
επόμενη βελτιστοποίηση που προτείνουμε.

Στην υφιστάμενη διαδικασία ο έλεγχος εγκυρότητας εγγράφων που συνυποβάλλονται

με το αίτημα πραγματοποιείται από Διοικητικό Υπάλληλο του Τμήματος αρμόδιο για τον
έλεγχο, χωρίς την χρήση κάποιου εξειδικευμένου πληροφοριακού συστήματος, με
αποτέλεσμα η όλη διαδικασία ελέγχου να διαρκεί κατά μέσο όρο 1 ώρα περίπου.
Προτείνουμε την διασύνδεση των Τμημάτων Αδειών Κυκλοφορίας με τις ηλεκτρονικές
υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε. με την χρήση κατάλληλου web service. Η διασύνδεση αυτή θα
επιτρέψει τον έλεγχο των συνυποβαλλόμενων εγγράφων (ηλεκτρονικού παραβόλου και
πιστοποιητικών ταξινόμησης Α&Β) σε πολύ πιο σύντομο χρόνο, που θα ανέρχεται και για
τους δύο ελέγχους σε 10 λεπτά συνολικά, το 1/6 δηλαδή του υφιστάμενου χρόνου
διεκπεραίωσης.

Η βελτιστοποίηση αυτή μας επιτρέπει την κατάργηση του εξειδικευμένου ρόλου του
Δ.Υ. Ελέγχου εξοικονομώντας ανθρώπινους πόρους για την υπηρεσία. Στους υπαλλήλους
αυτούς μπορούν να ανατεθούν άλλα καθήκοντα εντός της υπηρεσίας ή άλλοι ρόλοι εντός
του Τμήματος όπως αυτός της υποδοχής ή της καταχώρησης των αιτημάτων επιταχύνοντας
περαιτέρω την διεκπεραίωση τους. Οι εργασίες ελέγχου εγκυρότητας ανατίθενται στους
Δ.Υ. Υποδοχής, οι οποίοι τις υλοποιούν τάχιστα με την χρήση των web services. Η ένταση
της απασχόλησής τους θα παραμείνει ουσιαστικά η ίδια καθώς διοικητικοί υπάλληλοι που
προηγουμένως απασχολούνταν στον έλεγχο εγκυρότητας μπορούν να μεταφερθούν στην

15
Υποδοχή. Με την εισαγωγή αυτής της βελτιστοποίησης επιτυγχάνεται εξοικονόμηση
χρόνου, πόρων και κόστους, ενώ παράλληλα εξισορροπείται η απασχόληση των
ανθρώπινων πόρων εντός του Τμήματος.

Οι εργασίες ελέγχου εγκυρότητας ακολουθούν την λογική των ελέγχων στην

υφιστάμενη διαδικασία. Πραγματοποιείται αρχικά από τον Δ.Υ. Υποδοχής έλεγχος
εγκυρότητας του ηλεκτρονικού παραβόλου. Αν το παράβολο βρεθεί μη έγκυρο, τότε η
διαδικασία τερματίζεται και ο πολίτης ενημερώνεται σχετικά από τον Δ.Υ. Υποδοχής. Αν
το παράβολο βρεθεί έγκυρο, τότε υλοποιείται η επόμενη εργασία της διαδικασίας που
αφορά τον έλεγχο της εγκυρότητας των πιστοποιητικών ταξινόμησης που έχουν κατατεθεί.
Αν τα πιστοποιητικά βρεθούν μη έγκυρα, τότε η διαδικασία τερματίζεται και ο πολίτης
ενημερώνεται σχετικά από τον Δ.Υ. Υποδοχής. Αν τα πιστοποιητικά βρεθούν έγκυρα, τότε
υλοποιείται η επόμενη εργασία της διαδικασίας που αφορά την πρωτοκόλληση του
αιτήματος από τον Δ.Υ. Υποδοχής με την χρήση της εφαρμογής ηλεκτρονικού
πρωτοκόλλου της υπηρεσίας.

Ο Δ.Υ. Υποδοχής δημιουργεί στην συνέχεια τον φάκελο του αιτήματος, ο οποίος
περιλαμβάνει το πρωτοκολλημένο αίτημα και τα συνυποβαλλόμενα έγγραφα, τον οποίο
και προωθεί προς καταχώρηση. Η καταχώρηση του αιτήματος ακολουθεί τα πρότυπα της
υφιστάμενης διαδικασίας. Ο Δ.Υ. Καταχώρησης καταχωρεί το αίτημα στο πληροφοριακό
σύστημα του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών και λαμβάνει σε ηλεκτρονική μορφή
την άδεια κυκλοφορίας του Ι.Χ. οχήματος.

Στο σημείο αυτό προτείνουμε την ενσωμάτωση στη διαδικασία μιας επιπλέον
βελτιστοποίησης με την δημιουργία μιας ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων στην οποία
καταχωρούνται σε ψηφιακή μορφή τόσο οι άδειες κυκλοφορίες που εκδίδονται όσο και
όλα τα έγγραφα που είχαν υποβληθεί ώστε αυτές να εκδοθούν. Η δημιουργία της βάσης
αυτής δεν έχει άμεση επίδραση στην διαδικασία αυτή καθαυτή καθώς δεν εξοικονομεί
χρόνο ή πόρους κατά την εκτέλεσή της. Μπορεί ωστόσο να αποδειχθεί εξαιρετικά χρήσιμη
για τις υπόλοιπες διαδικασίες που θα υλοποιηθούν εντός του κύκλου ζωής του οχήματος
όπως π.χ. μεταβιβάσεις. Αν π.χ. απαιτηθεί η ανάκτηση κάποιου έγγραφου που σχετίζεται
με το όχημα, αυτό θα είναι δυνατό να εντοπισθεί με μια απλή αναζήτηση στη βάση
δεδομένων αντί της «παραδοσιακής» διαδικασίας αναζήτησης του φακέλου σε φυσική

16
μορφή, η οποία απαιτεί αρκετές εργατοώρες με αποτέλεσμα την περαιτέρω επιβάρυνση
της καθημερινής λειτουργίας της υπηρεσίας. Με την βελτιστοποίηση αυτή θα έχουμε
έμμεση εξοικονόμηση χρόνου και κόστους που σχετίζεται με την καθημερινή λειτουργία
της υπηρεσίας.

Ο Δ.Υ. Καταχώρησης εκτυπώνει όπως και πριν την άδεια κυκλοφορίας σε ειδικό
έντυπο και προωθεί το έντυπο της άδειας κυκλοφορίας – συνοδεία του φακέλου που έχει
δημιουργηθεί – στον Προϊστάμενο του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας για υπογραφή. Ο
Προϊστάμενος υπογράφει την άδεια κυκλοφορίας και πλέον το έγγραφο έχει λάβει την
τελική του μορφή. Ο Δ.Υ. Αρχειοθέτησης παραλαμβάνει το υπογεγραμμένο έντυπο της
άδειας, καθώς και τον υπόλοιπο φάκελο που έχει δημιουργηθεί και αναλαμβάνει την
διεκπεραίωσή του. Η διεκπεραίωση στο βελτιστοποιημένο υπόδειγμα που προτείνουμε
εμφανίζει μικρές διαφοροποιήσεις σε σχέση με την υφιστάμενη διαδικασία διεκπεραίωσης
του αιτήματος. Ο Δ.Υ. Αρχειοθέτησης δημιουργεί αντίγραφο του εντύπου της άδειας
κυκλοφορίας για μελλοντική υπηρεσιακή χρήση, ενώ παράλληλα προωθεί το
υπογεγραμμένο έντυπο στην υποδοχή προκειμένου να γίνει η παραλαβή του από τον
πολίτη. Ο Δ.Υ. καταχώρησης ψηφιοποιεί το σύνολο των εγγράφων που αφορούν την άδεια
κυκλοφορίας του Ι.Χ. οχήματος και καταχωρεί τον ψηφιακό φάκελο που δημιουργείται
στην βάση δεδομένων του Τμήματος, ενώ η άδεια προωθείται στην υποδοχή από όπου
ενημερώνεται ο πολίτης για την παραλαβή της. Η βελτιστοποιημένη διαδικασία έκδοσης
κυκλοφορίας Ι.Χ. οχήματος ολοκληρώνεται.

Η βελτιστοποιημένη διαδικασία που παρουσιάστηκε στις προηγούμενες

παραγράφους θεωρούμε πως θα οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και
κόστους σε σχέση με την υφιστάμενη διαδικασία. Προκειμένου όμως να δούμε εάν και
κατά πόσο υφίσταται αυτή η εξοικονόμηση θα πρέπει να υλοποιήσουμε μια προσομοίωση
αντίστοιχη με την προσομοίωση της υφιστάμενης διαδικασίας και να συγκρίνουμε τα
αποτελέσματα των δύο.

Όπως και με την υφιστάμενη διαδικασία, με την χρήση του λογισμικού Bizagi
Modeler αποτυπώσαμε την βελτιστοποιημένη διαδικασία και πραγματοποιήσαμε τις
αντίστοιχες αναθέσεις (χρόνους υλοποίησης εργασιών, πόρους και κόστη υλοποίησής
τους, ημερολόγια χρήσης των πόρων). Στην συνέχεια «τρέξαμε» την προσομοίωση της

17
 βελτιστοποιημένης διαδικασίας. Η προσομοίωση «έτρεξε» για διάστημα (duration) 30
ημερών με 30 επαναλήψεις (replication), ενώ η διαδικασία εκκινήθηκε (Max. Arrival
count) 300 φορές με ενδιάμεσους χρόνους (Arrival interval) 15 λεπτών.

Από την προσομοίωση προέκυψαν τα παρακάτω στοιχεία:

 Σε ό,τι αφορά την ένταση χρήσης ανθρώπινων πόρων και το κόστος χρήσης τους

 Σε ό,τι αφορά την διαδικασία από τη «σκοπιά» του πολίτη,

Min. time Max. time

Name Instances completed Instances started Avg. time (m)
(m) (m)
Πολίτης 300 300 35 120 73,74

 Σε ό,τι αφορά τη διεκπεραίωση του αιτήματος από το Κ.Ε.Π.,

Min. time Max. time

Name Instances completed Instances started Avg. time (m) Total fixed cost
(m) (m)
Κ.Ε.Π. 70 70 20 25 24,36 6,1

 Σε ό,τι αφορά τη διεκπεραίωση εντός του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας,

18
 Min. Max.
Instances Instances Avg. Total time
Name time time Total fixed cost
completed started time (m) (m)
(m) (m)
Τμήμα Έκδοσης
Αδειών 291 291 20 118 77,17 22456 292,8
Κυκλοφορίας

Αναλυτικά, τα αποτελέσματα της προσομοίωσης της βελτιστοποιημένης διαδικασίας

έχουν ως παρακάτω, ενώ επισυνάπτονται στο παραδοτέο ως αρχεία της μορφής .pdf και .xlsx.

19
20
21
22
23
Συγκριτική αξιολόγηση διαδικασιών - Συμπεράσματα
Η συγκριτική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των παραπάνω προσομοιώσεων
είναι ικανή να μας δώσει μια αντικειμενική εικόνα της αποτελεσματικότητας ή μη της
βελτιστοποιημένης διοικητικής διαδικασίας που προτάθηκε. Στην αρχή αυτής της μελέτης
θέσαμε ως στόχο της βελτιστοποιημένης διαδικασίας τη μείωση της διάρκειας και του
κόστους της υφιστάμενης διαδικασίας έκδοσης αδειών κυκλοφορίας, καθώς και την
έντασης της χρήσης πόρων που αξιοποιούνται σε αυτή. Ο ορισμός ενός συγκεκριμένου
ποσοτικού στόχου εξοικονόμησης για την βελτιστοποιημένη διαδικασία θα ήταν άτοπος.
Η όποια εξοικονόμηση επιτευχθεί, ακόμη και μερικών λεπτών ή ευρώ, συνιστά βελτίωση
σε σχέση με την υφιστάμενη κατάσταση. Η διοίκηση, σταθμίζοντας τα οφέλη και το
κόστος εφαρμογής της νέας βελτιστοποιημένης διαδικασίας, κρίνει κατά πόσο είναι
σκόπιμο αυτή να τεθεί σε εφαρμογή σε αντικατάσταση της υφιστάμενης.

Ποια ήταν όμως η «επίδοση» της βελτιστοποιημένης διαδικασίας σε σύγκριση με

την υφιστάμενη;

Από την αντιπαραβολή των αποτελεσμάτων των δύο προσομοιώσεων που

πραγματοποιήσαμε βλέπουμε πως η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας οδηγεί
σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου. Η διάρκεια της διοικητικής διαδικασίας έκδοσης
αδειών κυκλοφορίας Ι.Χ. οχημάτων μειώνεται κατακόρυφα. Στην υφιστάμενη διαδικασία
ο μέσος χρόνος διεκπεραίωσης του αιτήματος εντός του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας
ήταν 1 ημέρα, 4 ώρες και 41 λεπτά, ενώ για τον πολίτη ο μέσος χρόνος αναμονής ήταν 1
ημέρα, 10 ώρες και 54 λεπτά. Στην βελτιστοποιημένη διαδικασία οι χρόνοι αυτοί
διαμορφώθηκαν σε 1 ώρα, 17 λεπτά και 1 ώρα, 13 λεπτά αντίστοιχα. Η εφαρμογή της
βελτιστοποιημένης διαδικασίας δηλαδή οδηγεί σε μείωση των χρόνων διεκπεραίωσης του
αιτήματος και έκδοσης της άδειας κυκλοφορίας κατά περισσότερο από μία ημέρα.
Πρακτικά αυτό σημαίνει πως οι πολίτες μπορούν να καταθέτουν το αίτημά τους για την
έκδοση άδειας κυκλοφορίας Ι.Χ. οχήματος και εντός της ίδιας ημέρας να παραλαμβάνουν
το σχετικό έντυπο. Ουσιαστικά η διεκπεραίωση του αιτήματος γίνεται σε πραγματικό
χρόνο με ελαχιστοποιημένο τον χρόνο αναμονής έως την έναρξη την επόμενης φάσης
διεκπεραίωσης. Η ελαχιστοποίηση αυτή είναι αποτέλεσμα των βελτιστοποιήσεων που
προτείναμε. Επιτεύχθηκε σημαντική μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης, αποτέλεσμα τόσο

24
των βελτιστοποιήσεων που ενσωματώθηκαν στην προτεινόμενη διαδικασία (π.χ. της
διασύνδεσης με την Α.Α.Δ.Ε.) όσο και εσωτερικής ανακατανομής ανθρώπινων πόρων που
επιτεύχθηκε στο πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας (μεταφορά Δ.Υ. Ελέγχου σε
Υποδοχή και Καταχώρηση).

Αντίστοιχα αποτελέσματα έχει και η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας

σε ό,τι αφορά το κόστος διεκπεραίωσης της διαδικασίας και την ένταση της χρήσης πόρων
κατά την εκτέλεσή της. Το εργασιακό κόστος της υφιστάμενης διαδικασίας κατά την
προσομοίωση ήταν 4.318,07€, ενώ στη βελτιστοποιημένη διαδικασία το αντίστοιχο
κόστος ήταν 2.452,97€. Η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας οδήγησε δηλαδή
σε μείωση του εργασιακού κόστους κατά 43% σε σχέση με την υφιστάμενη διαδικασία.
Ακόμη, μειώθηκαν τα σταθερά/διοικητικά κόστη διαδικασίας που σχετίζονται με τη
διεκπεραίωση του αιτήματος από τα Κ.Ε.Π. και το Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας. Στην
υφιστάμενη διαδικασία τα κόστη αυτά αθροιστικά ανέρχονταν σε 475,2€, ενώ στην
βελτιστοποιημένη το διοικητικό κόστος ανήλθε σε 298,9€. Επιτυγχάνεται δηλαδή μείωση
του διοικητικού κόστους κατά 37% περίπου. Η εξοικονόμηση, αν λάβουμε υπόψη μας την
τρέχουσα οικονομική συγκυρία, αποκτά ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Οι οικονομικοί
πόροι που θα εξοικονομηθούν μπορούν να διοχετευθούν για την διεκπεραίωση άλλων
διοικητικών διαδικασιών που θα μεγιστοποιήσουν την κοινωνική ωφέλεια. Ακόμη, μέρος
των πόρων αυτών μπορεί να διοχετευθεί για την κάλυψη μέρους του κόστους ανάπτυξης
κάποιων από τις βελτιστοποιήσεις που προηγουμένως προτάθηκαν, π.χ. δημιουργία web
services, ελαχιστοποιώντας κατά αυτό τον τρόπο την επιβάρυνση που θα είχε η διοίκηση
εάν αυτές ετίθεντο σε εφαρμογή.

Ο τελευταίος «προγραμματικός» στόχος που είχαμε θέσει στην αρχή αυτής της
μελέτης ήταν η μείωση της απασχόλησης των ανθρώπινων πόρων που αξιοποιούνται στο
πλαίσιο αυτής της διαδικασίας. Στις δύο προσομοιώσεις που πραγματοποιήσαμε
διατέθηκαν 3 Διοικητικοί Υπάλληλοι στα Κ.Ε.Π. και 1 Προϊστάμενος Τμήματος και 6
Διοικητικοί Υπάλληλοι στο Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας. Όπως προαναφέραμε, στο
πλαίσιο της προσπάθειας βελτιστοποίησης της διαδικασίας έκδοσης αδειών κυκλοφορίας
πραγματοποιήσαμε μια εσωτερική ανακατανομή ρόλων. Οι 2 Διοικητικοί Υπάλληλοι που
απασχολούνταν στις εργασίες Ελέγχου κατανέμονται ισόποσα σε Υποδοχή και

25
Καταχώρηση (1 στην Υποδοχή και 1 στη Καταχώρηση). Η ανακατανομή αυτή σε
συνδυασμό με την μείωση της διάρκειας συγκεκριμένων εργασιών, στις οποίες
εισήχθησαν βελτιστοποιήσεις, έχει ως αποτέλεσμα την μεταβολή της έντασης της
απασχόλησης των ανθρώπινων πόρων. Η σύγκριση των σχετικών αποτελεσμάτων των δύο
προσομοιώσεων καθιστά εμφανές το γεγονός πως η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης
διαδικασίας έκδοσης αδειών κυκλοφορίας οδηγεί σε σημαντική μείωση της έντασης της
απασχόλησης των ανθρώπινων πόρων στη πλειονότητα των περιπτώσεων. Ο ακόλουθος
πίνακας παρουσιάζει την ένταση της απασχόλησης των υπαλλήλων κατά την υφιστάμενη
και τη βελτιστοποιημένη διαδικασία:

Ένταση χρήσης Ένταση χρήσης

Ανθρώπινος πόρος (Υφιστάμενη (Βελτιστοποιημένη
διαδικασία) διαδικασία)
Προϊστάμενος Τμήματος Αδειών 1,10% 1,13%
Δ.Υ._Κ.Ε.Π. 0,89% 1,32%
Δ.Υ._Υποδοχή 10,02% 8,40%
Δ.Υ._'Ελεγχος 18,38% 0,00%
Δ.Υ._Καταχώρηση 13,77% 5,65%
Δ.Υ._Αρχειοθέτηση 11,02% 6,78%
Όπως φαίνεται από τα παραπάνω, η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας
οδηγεί σε μείωση της έντασης της απασχόλησης των Διοικητικών Υπαλλήλων που στη
περίπτωση των Δ.Υ. Καταχώρησης ξεπερνά ακόμη και το 50%. Η μείωση αυτή έχει
πολλαπλές θετικές συνέπειες, άμεσες και έμμεσες.

Η πλέον εμφανής θετική συνέπεια, απόρροια της «απελευθέρωσης» εργατοωρών,

είναι η δυνατότητα ανάθεσης προσαυξημένων ανθρώπινων πόρων του σε άλλες
διαδικασίες που το τμήμα διεκπεραιώνει. Κατά αυτό τον τρόπο θα αυξηθεί η
αποτελεσματικότητα και θα μειωθεί ο χρόνος εκτέλεσής του. Ακόμη, η μείωση του
καθημερινού όγκου εργασιών που οι υπάλληλοι καλούνται να διεκπεραιώσουν θα
οδηγήσει στην επίτευξη μεγαλύτερης εργασιακής ικανοποίησης και στην αποφυγή
εμφάνισης του Συνδρόμου Επαγγελματικής Εξουθένωσης (Burn Out effect) μεταξύ των
υπαλλήλων του Τμήματος. Κατά αυτό τον τρόπο θα μπορέσει να ανασχεθεί μερικά το
«κύμα» φυγής υπαλλήλων των τελευταίων ετών διασφαλίζοντας την παραμονή έμπειρων
στελεχών στην υπηρεσία.

26
 Από την εξέταση των παραπάνω συμπεραίνουμε πως η εφαρμογή της
βελτιστοποιημένης διαδικασίας που προτείναμε οδηγεί –τουλάχιστον σε επίπεδο
προσομοίωσης – σε σημαντική εξοικονόμηση πόρων, κόστους και χρόνου σε σχέση με την
ισχύουσα διαδικασία διεκπεραίωσης των αιτημάτων, ενώ παράλληλα δημιουργούνται και
οι προϋποθέσεις για την εμφάνιση θετικών εξωτερικοτήτων για το σύνολο της υπηρεσίας.

Η προτεινόμενη διαδικασία ωστόσο δεν παύει να είναι τίποτα άλλο παρά μία
προσομοίωση, αποκομμένη εντελώς από τις προκλήσεις της καθημερινότητας. Η
εφαρμογή οποιασδήποτε βελτιστοποίησης στο πλαίσιο ενός οργανισμού δεν είναι
ευθύγραμμη διαδικασία. Ποικίλοι παράγοντες μπορούν να οδηγήσουν την πρωτοβουλία
σε «εκτροχιασμό»: αντιδράσεις του προσωπικού του οργανισμού, των συναλλασσόμενων,
τεχνικές δυσκολίες, υπερβάλλοντα κόστη υλοποίησης. Η βασικότερη προϋπόθεση για την
επιτυχή εισαγωγή βελτιστοποιήσεων στις διοικητικές διαδικασίες είναι η προσήλωση των
ανώτερων διοικητικών κλιμακίων προς αυτή την κατεύθυνση. Φυσικά, ιδιαίτερα
σημαντικό ρόλο στην επιτυχία ή αποτυχία μιας τέτοιας προσπάθειας έχουν παράγοντες
όπως η επανεκπαίδευση του προσωπικού πάνω στις νέες μεθοδολογίες και η δημιουργία
της κατάλληλης τεχνολογικής υποδομής.

Ειδικότερα, η επιτυχής εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας που

προτάθηκε στη μελέτη μας προϋποθέτει την προμήθεια νέου υλικοτεχνικού εξοπλισμού,
ο οποίος θα αξιοποιηθεί για την διεκπεραίωση των αιτημάτων που υποβάλλονται στην
υπηρεσία. Το κόστος προμήθειας του εξοπλισμού αυτού θα καλυφθεί σε σχετικά μικρό
χρονικό διάστημα χάρη στη σημαντική εξοικονόμηση που επιτυγχάνεται με την
βελτιστοποιημένη διαδικασία. Ακόμη, τα web services που θα αναπτυχθούν θα χρειαστεί,
πριν τεθούν σε πραγματική λειτουργία, να ελεγχθούν ενδελεχώς και να δοκιμαστούν σε
συνθήκες που προσομοιάζουν στις πραγματικές, ώστε να αποφευχθεί η κατάρρευση του
ηλεκτρονικού συστήματος σε περιόδους έντονου φόρτου εργασίας, γεγονός που θα
οδηγούσε σε απαξίωσή του. Τέλος, το προσωπικό των Τμημάτων Αδειών Κυκλοφορίας
και των Κ.Ε.Π. θα πρέπει να εκπαιδευθεί κατάλληλα πάνω στη χρήση του νέου
υλικοτεχνικού εξοπλισμού και λογισμικού πριν την εφαρμογή της πραγματικής

27
διαδικασίας ώστε να είναι σε θέση να διαχειριστούν αποτελεσματικά όλα τα αιτήματα που θα λάβουν από την έναρξη ήδη της νέας
διαδικασίας.

Στο Παράρτημα που ακολουθεί επισυνάπτονται τα διαγράμματα που δημιουργήθηκαν για την υφιστάμενη και τη
βελτιστοποιημένη διαδικασία με τη χρήση του λογισμικού Bizagi Modeler, καθώς και το Φύλλο Καταγραφής Υπηρεσιών.

Παράρτημα
Φόρμα Καταγραφής Δημόσιας Υπηρεσίας (AS-IS)
Γενικά Στοιχεία Υπηρεσίας
ΥΠΗΡΕΣΙΑ:
ΤΜΗΜΑ/ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΡΜΟΔΙΑ ΣΥΝΑΡΜΟΔΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ:
Περιγραφή1:

Παρουσιάζεται η διαδικασία έκδοσης άδειας κυκλοφορίας Ιδιωτικής Χρήσεως οχημάτων. Η διαδικασία απευθύνεται σε πολίτες
που είναι κάτοχοι νέων Ι.Χ. οχημάτων. Παρέχεται στους πολίτες συνοδευτικό έντυπο του σε κυκλοφορία Ι.Χ. οχήματος τους.
Αρμόδιος Φορέας2: Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών
Εμπλεκόμενοι φορείς:
Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας της Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών
Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών
Νομοθετικό Πλαίσιο :
Ν. 3446/2006 - ΦΕΚ 49/Α/10.3.2006
Ν.2690/1999 – ΦΕΚ 45/A/9.3.1999
Στοιχεία Συμβατικού Τρόπου Διεκπεραίωσης Υπηρεσίας
Απαίτηση για Φυσική Παρουσία κατά την κατάθεση της αίτησης:
Ναι. Παρουσία του πολίτη για την κατάθεση του αιτήματος σε Κ.Ε.Π. ή Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας
Απαίτηση για Φυσική Παρουσία κατά την παραλαβή της διοικητικής πράξης:

1 Περιγράφεται σύντομα η υπηρεσία ώστε να γίνεται αντιληπτό σε ποιούς αφορά και τι προσφέρει.
2 Είναι ο φορέας που έχει τον έλεγχο (ownership) και παράγει την υπηρεσία

28
 Ναι. Παρουσία του πολίτη για τη παραλαβή της άδειας κυκλοφορίας
Μέθοδος Πιστοποίησης: Αντίγραφο Αστυνομικής Ταυτότητας

Στοιχεία Καταγραφής Υπηρεσίας

Χρόνος Διεκπεραίωσης: 2 ημέρες κατ’ ελάχιστο Μέγιστος χρόνος διεκπεραίωσης3: 50 ημέρες

Κόστος Διεκπεραίωσης4:
Ανάλυση κόστους5: 75,00€
Παραστατικό τράπεζας με την κατάθεση του τέλους αδείας αξίας 75,00€
Αρμόδια Διεύθυνση/Τμήμα : Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών Περιφέρειας / Τμήμα Αδειών Κυκλοφορίας
Προϋποθέσεις Χρήσης Υπηρεσίας:
Συγκέντρωση απαραίτητων δικαιολογητικών
Σχετικά Επισυναπτόμενα Αρχεία:

1. Συμπληρωμένο έντυπο ΜΤΑΚ-01 (το έντυπο αίτησης, διατίθεται στους πολίτες για μεταφόρτωση στη παραπάνω
ηλεκτρονική διεύθυνση)
2. Δύο (2) πιστοποιητικά ταξινόμησης οχήματος (Α & Β) από το Τελωνείο.
3. Πιστοποιητικό συμμόρφωσης.
4. Ευκρινές φωτοαντίγραφο Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας.
5. Παραστατικό τράπεζας με την κατάθεση του τέλους αδείας αξίας 75,00€, στο οποίο θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο
του αιτούντα-καταθέτη και ο αριθμός πλαισίου του οχήματος (σε ειδικό λογαριασμό της Περιφέρειας Αττικής με συμβεβλημένη
τράπεζα).
Στοιχεία Εκτέλεσης Υπηρεσίας
Εμπλεκόμενοι Φορείς-Ρόλοι:
Εκκίνηση υπηρεσίας6: √ Προαιρετική  Υποχρεωτική
Γεγονός εκκίνησης υπηρεσίας:

3 Το πεδίο αυτό συμπληρώνεται μόνο όταν υπάρχει σχετική πρόβλεψη από νόμο/απόφαση κτλ για μέγιστο επιτρεπτό χρόνο εκτέλεσης.
4 Σημειώνουμε το κόστος της υπηρεσίας για τον πολίτη (π.χ. τέλη κλπ). Καταγράφουμε μόνο το κόστος που σχετίζεται με πληρωμές στο δημόσιο (όχι π.χ. αμοιβές δικηγόρων, κτλ). Καλό
είναι πάντως να σημειώνουμε χωριστά την ύπαρξη και τέτοιων κατηγοριών κόστους ώστε ο πολίτης να πληροφορείται ότι υπάρχουν επιπλέον έξοδα που θα πρέπει να λάβει υπ’ όψη.
5 Καταγράφονται τα επιμέρους κόστη αν το κόστος της υπηρεσίας είναι σύνθετο.
6 Επιλέγεται αν η υπηρεσία είναι υποχρεωτική ή αν είναι στην ευχέρεια του πολίτη να την ζητήσει

29
 Υποβολή αιτήματος από πολίτη
Βήματα διαδικασίας7:
Κανονική Ροή8:
Βήμα Υπεύθυνος Σχόλια

1. Συμπλήρωση εντύπου Μ-ΤΑΚ01 και συγκέντρωση Πολίτης

απαιτούμενων δικαιολογητικών

2. Υποβολή εντύπου Μ-ΤΑΚ01 και δικαιολογητικών Πολίτης

3. Έλεγχος πληρότητας των κατατιθέμενων εγγράφων ως Δ.Υ. Καταχώρησης

προς το περιεχόμενο τους
4. Πρωτοκόλληση αιτήματος Δ.Υ. Καταχώρησης

5. Δημιουργία φάκελου Δ.Υ. Καταχώρησης

6. Προώθηση φακέλου προς διεκπεραίωση Δ.Υ. Καταχώρησης

7. Έλεγχος εγκυρότητας παραστατικού τράπεζας Δ.Υ. Ελέγχου

8. Έλεγχος εγκυρότητας πιστοποιητικών ταξινόμησης Δ.Υ. Ελέγχου

9. Καταχώρηση στοιχείων και έκδοση άδειας κυκλοφορίας Δ.Υ. Καταχώρησης

10. Εκτύπωση εντύπου άδειας κυκλοφορίας Δ.Υ. Καταχώρησης

11. Προώθηση εντύπου προς υπογραφή Δ.Υ. Καταχώρησης

12. Υπογραφή εντύπου άδειας κυκλοφορίας Προϊστάμενος Τμήματος Αδειών

7 Περιγράφουμε την διαδικασία βήμα προς βήμα στους επόμενους πίνακες.

8
Περιγράφουμε τα βήματα της συνήθης (ομαλής) ροής της διαδικασίας.

30
 13.Δημιουργία αντιγράφου τελικού εντύπου για Δ.Υ. Αρχειοθέτησης
υπηρεσιακή χρήση
14. Αρχειοθέτηση φακέλου οχήματος Δ.Υ. Αρχειοθέτησης

Εισροές υπηρεσίας9
Πίνακας Δικαιολογητικών:
ΑΑ Κωδικός Τίτλος Φορέας έκδοσης: Αντικαθιστά κάποιο άλλο; Σχόλια
1. ΜΤΑΚ- Έντυπο αίτησης Διεύθυνσης
01 Μεταφορών και
Επικοινωνιών
Περιφέρειας
2. Πιστοποιητικά Τελωνείο
ταξινόμησης οχήματος
(Α & Β)
3. Πιστοποιητικό Τελωνείο
συμμόρφωσης

4. Φωτοαντίγραφο Δελτίου Ελληνική Αστυνομία

Αστυνομικής
Ταυτότητας
5. Παραστατικό τράπεζας Τράπεζα
με την κατάθεση του
τέλους αδείας αξίας
75,00€
Πίνακας εγγράφων:
ΑΑ Κωδικός Τίτλος Σχόλια
1. Αντίγραφο άδειας κυκλοφορίας για υπηρεσιακή χρήση
Γεγονός ολοκλήρωσης της υπηρεσίας:

9
Περιγράφουμε στους επόμενους πίνακες τα δικαιολογητικά και άλλα έγγραφα που χρησιμοποιούνται την διαδικασία.

31
 Αποτελέσματα10 - Επιπτώσεις: Ειδικό έντυπο άδειας κυκλοφορίας Ι.Χ. οχήματος
Τίτλος Εγγράφου: Άδεια κυκλοφορίας Ι.Χ. οχήματος
Φορείς Κοινοποίησης11: -
Πληροφοριακά συστήματα12:
Εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου
Πληροφοριακό σύστημα Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών

Διαδικτυακές υπηρεσίες13: «Οδηγός του Πολίτη» (https://www.pattikis.gr/citizen/ )

Παρατηρήσεις:

10 Εδώ καταγράφουμε το τελικό έγγραφο/απόφαση που παράγεται μετά την επιτυχή εκτέλεση της υπηρεσίας. Τις περισσότερες φορές αυτό είναι μοναδικό.
11 Σημειώνουμε στους φορείς που κοινοποιείται η εκτέλεση της υπηρεσίας
12
Περιγράφουμε τα πληροφοριακά συστήματα που υποστηρίζουν την διαδικασία
13
Περιγράφουμε τις διαδικτυακές υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται στην διαδικασία

32
33
34