Professional Documents
Culture Documents
Di Sususn Oleh :
SI ILMU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat,
hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “PERANCANGAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu
apapun.Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi Manajemen Kearsipan,
jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak.Penulis sadar, karya ini masih jauh dari
sempurna.Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak
yang telah membantu menyusun makalah ini.
Hormat kami,
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Permasalahan
C. Tujuan
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian
B. Manfaat
C. Macam-Macam Layanan
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
Daftar Pustaka
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis
kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor
swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal
dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan.Kearsipan mempunyai peranan yang sangat
penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian,
pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya.Tetapi walau pun begitu ada juga
kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan
salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap
badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan
yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor
lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.Meskipun kearsipan berperan
penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan kearsipan
dengan baik.Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat
rusak dan sulit untuk ditemukan kembali.Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan
kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini
membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi. Beberapa
faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip
sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinankantor
sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain
adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Tugas bidang kearsipan
bukanlah merupakan tugas yang ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan
administrasi modern dikantor yang baik dan teratur merupakan sarana pendukung kelancaran
kegiatan yang baik dan teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam
suatu kantor maupun organisasi. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan
manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting.Hal ini harus disadari oleh
manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan sangat
membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan.
Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati
bersama dalam suatu perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling system.
Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swastaadalah
filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ). Sistem kearsipan kurang mendapat
perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta karena
kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan
penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila
sewaktu-waktu diperlukan.Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mudah
dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi
organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.
B. Permasalahan
1. Bagaimana Pemahaman objek secara umum?
C.Tujuan Observasi
Adapun tujuan penulis dalam melakukan observasi ini bertujuan untuk mengetahui sistem
kearsipan yang dipergunakan Ypi SMA Teuku Umar Semarang.
Bab II
Landasan Teori
Profil
Sejarah SMA Teuku Umar Semarang
Terdorong rasa tanggung jawabterhadap Allah swt, masyarakat dan Negara, setelah
berhasil mengelola Madrasah Diniyah, pengurus MDI P2A Karangrejo Semarang melalui SK
Pengurus no. 21/P2A/XII/1974, mendirikan badan amal bernama SMP Teuku Umar
Semarang.
Dan pada bulan Juli 1982 mendirikan SMA Teuku Umar Semarang. Dipilihnya nama
Teuku Umar didasarkan kepada lokasi yang dekat dengan jalan Teuku Umar serta semangat
kepahlawanan Teuku Umar dan Umar bin Khatab.
Pada awal berdirinya, SMA Teuku Umar beralamat di Jl. Karangrejo Timur I/3
semarang, dan masuk siang. Karena pagi harinya dipakai SMP Teuku Umar Semarang.Baru
pada tahun 1986 SMA Teuku Umar pindah di Jl. Karangrejo Tengah IX/99 Semarang sampai
sekarang dan siswanya masuk pagi.
SMA Teuku Umar Semarang berada di bawah Yayasan Pendidikan Islam Teuku
Umar dengan Akte Notaris tanggal 22 Mei 196 no.116 yang disempurnakan dengan akte
notaries tanggal 26 Februari 1986 no.79
Visi
1999-2009
Indicator Misi
1. unggul dalam kesopanan
2. unggul dalam kedisiplinan
3. unggul dalam ketertiban sekolah
4. unggul dalam penguasaa teknologi
5. unggul dalam keimanan dan ketaqwaan
6. Menambah pelajaran akhlaq dan budi pekerti
7. menambah pelajaran agama
8. menambah budaya tertib melalui kultur sekolah
9. Pengembangan teknologi melalui PBM computer
10. memperbanyak kegiatan kajian islam
2009-Sekarang
VISI MISI
“ Meningkatkan kualitas dan kuantitas siswa yang dilandasi iman dan taqwa”
Indikator Visi :
Unggul dalam pengembangan kurikulum pengajaran
Unggul dalam kesopanan berbicara dan berperilaku
Unggul dalam kedisiplinan, ketertiban belajar dan berkreasi
Unggul dalam pengembangan sarana prasarana dan tenaga kependidikan
Unggul dalam sumber daya manusia
Unggul dalam penguasaan teknologi
Unggul dalam syiar sekolah di masyarakat
Indikator MISI
Meningkatkan dan mengembangkan kurikulum
Membekali siswa dengan akidah ajaran islam sebagai pedoman berbicara dan berperilaku
Menegakkan tata tertib sekolah sebagai berpedoman berkegiatan
Mengembangkan sarana prasarana dan tenaga kependidikan
Membina dan meningkatkan SDM siswa disekolah
Menambah ketrampilan computer dan praktik laboratorium
Meningkatkan Promosi sekolah dilingkungan masyarakat
B.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiap-tiap
organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun strukur organisasi pada Ypi SMA
Teuku Umar Semarang dapat dilihat pada skema berikut ini :
B.3 Bagian, Sub Bagian, dan Aktivitasnya
Di bawah ini uraian tugas masing-masing bagian sesuai struktur organisasi PT. Glory
Industrial Semarang II terdiri dari:
1. Kepala Sekolah
Kepala sekolah mempunyai tugas antara lain:
a. Memimpin seluruh aparat bawahannya secara langsung maupun melalui wakil kepala
sekolah.
b. Melaksanakan pembinaan administrasi, organisasi, kepegawaian, dan tata laksana seluruh
unsure dalam lingkungan sekolah serta mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan-kegiatan
di bidang pendidikan, perencanaan, distribusi, dan peralatan teknik serta pelayanan kepada
siswa.
2. kepala kepegawaian
Mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap staf pengajar yang ada di bawahnya. Setiap
bagiandipimpin oleh kepala dan dibantu oleh wakilnya atau wakil kepala .
Bagian - bagaian yang ada di Ypi SMA Teuku Umar dibagi atas:
a. Wakabid Kurikulum
Tugas-tugas wakabid kurikulumantara lain:
· Melakukan peningkatan kurikulum
· Menempatkan sumber daya sesuai dengan keahliannya
· Menyiapkan/ melaksanakan program-program training SDM
· Bersama-sama dengan manajemen membuat peraturan kurikulum yang ada
b. Wakabid Sarpras
Tugas-tugas wakabid sarprasantara lain:
· Membuat merencanaan peningkatan sarana dan prasarana di sekolah
· Mengatur jadwal kerja guru-guru sekolah
c. Wakabid Kesiswaan
Tugas-tugas wakabid kesiswaan antara lain:
. Meningkatka sumber daya siswa agar lebih maju dan kreatif
. Menjunjung nilai nilai luhur di dalam diri siswa
. Membuat siswa menjadi taat dengan agama
d. Wakabid Humas
Tugas-tugas Wakabid Humasantara lain:
· Melakukan kegiatan penyuluhan terhadap siswa dan orang tua siswa
· Melakukan tindakan kebijakan dengan wewenang asas kekeluargaan
· Mempromosiskan sekolah dalam mencari siswa didik baru
d. Keungan dan Tata usaha
Tugas keuangan dan tata usaha antara lain:
· Bertanggung jawab untuk mengurus keuangan dan akuntansi dari hasil kegiatan
operasional sekolah.
· Melakukan kegiatan giralisasi melalui bank
. Melakukan pembayaran gaji kepada pegawai
· Melakukan pencatatan data atau dokumen perusahaan
· Mengatur aktivitas keuangan kas keluar dan masuk di dalam sekolah
· Melakukan pencatatan piutang
· Melakukan pembayaran SPP
· Mengurus kegiatan pajak
Kegiatan identifikasi arsip vital merupakan awal untuk menentukan jenis arsip yang nantinya
dapat dikategorikan sebagai arsip vital.Untuk menentukan arsip diperlukan beberapa pendekatan
pada informasi yang terkandung dalam arsip, fisik arsip dan hal-hal yang terkait dengan
organisasi penciptanya serta dampak yang ditimbulkan dari arsip tersebut. Kegiatan Belajar 1:
Pendekatan Dalam Identifikasi Arsip Vital Identifikasi merupakan kegiatan awal untuk
mengenali dan menentukan jenis/kategori arsip yang
semakin hari semakin bertambah. Dengan demikian, organisasi akan memperoleh arsip-arsip
yang dikategorikan arsip vital.
A.Analisis Organisasi
Analisis organisasi merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh
organisasi yang tentunya fungsi, tujuan dan sasaran akan berbeda dari organisasi yang satu
dengan organisasi yang lain. Semua ini akan terkait dengan kegiatan organisasi tersebut dan
persyaratan hukum yang harus dipenuhi. Dengan kegiatan-kegiatan tersebut akan dapat
teridentifikasi arsip-arsip vitalnnya. Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan
dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1.Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam suatu organisasi yang berfungsi untuk
memperlihatkan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi orang-
orang dalam kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi.Dari struktur organisasi tersebut. Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit
organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan
kerjanya.
3.Kebijakan dan Strategi Organisasi Setiap organisasi dipastikan memilihi kebijakan dan
strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi orgnaisasi dan setiap satuan kerjanya.
Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk
mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
B.Klasifikasi Arsip
Selain melalui analisis organisasi, arsip dapat diidentifikasi melalui pengklasifikasian. Dalam hal
ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana
dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):
1.Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu. Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akanberjalan lancar
dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti, contoh: SK beridirinya
perusakaan/organiasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham,
hal cipta dan paten, dll.
2.Arsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas Dua. Arsip penting dinamis yang diperlukan
untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip
kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi.
C.Analisis Resiko Setelah pengidentifikasian arsip, selanjutnya ada;ah menganalisis resiko atau
melihat untuk dan ruginya bagi organisasi dengan membandingkan beaya yang dikeluarkan
untuk mengelola suatu arsip dengan membandingkan pengeluaran beaya apabila arsip tersebut
tidak diketemukan.Semua beaya yang dikeluarkan akkibat kehilangan arsip harus dihitung.
Kegiatan Belajar 2: Tahapan Kegiatan Indentifikasi Fungsi Arsip Vital Kegiatan identifikasi
arsip harus terencena secara sistematis, sehingga terhindar dari pemborosan, baik waktu maupun
beaya.
Pengolahan Data
Pendataan melalui pengisian formulir selanjutnya dilakukan pengolaan dengan analisias melalui
pendekatan:
1.Analisis Hukum.
Dapat dilakukan dengan mengajukan pertahyaan:
a.Apakah arsip secaralegal mengandung hak dan kewajuban atas kepemilikan negara/warga
negera/organisasi?
b.Apabila arsip hilang dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu/organisasi?
c.Apabila arsip hilang, dublikasinya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan di bawah
sumpah?
2.Analisis Risiko.
Mengadalisa untung rugi bagi perusahaan dengan pertanyaan:
a.Jika arsip hilang, berapa waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi arsip itu kembali dan
berapa besar beaya untuk hal tersebut?
b.Berapa lama waktu produktif yang diakibatkan oleh hilangnya arsip?
c.Berapa kesempatan yang hilang akibat hilangnya arsip?
d.Berapa total kerugian yang dialama organisasi dengan hilangnya arsip?
Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar
tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian
dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang kompleks
dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak langsung dan membutuhkan
campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun sistem pemberkasan yang anda pilih atau
sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada dua hal penting yang perlu diingat, yaitu :
Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang mudah digunakan dan dipahami,
yang penting sistem tersebut dapat memenuhi jangka panjang. Kesederhanaan sistem
pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih meningkatkan kemudahan
dan kecepatan penggunaan.
Prinsip kedua, adalah rekod yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu anda
kemudahan untuk mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk penelusuran’.
Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice bila mencarinya
berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang terbaik untuk setiap
kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series rekod dalam satu kantor.
Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan sistem berbeda dengan unit kerja
kepegawaian.
Jadi satu yang penting dan diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan yang
mudah diingat dan digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih mudah untuk
menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus diingat sistem
pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk memberkaskan rekod secara
efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod. Dengan kata lain, agar persyaratan rekod
yang lengkap dan akurat terpenuhi maka organisasi harus membangun sistem pemberkasan agar
rekod dapat dicari dan diketemukan kembali sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan informasi
dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas untuk mengembangkan
keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas yang diciptakan dan tercakup dalam
system pemberkasan adalah untuk memberikan bukti formal dari transaksi kegiatan atau sebuah
organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah untuk menangkap, memelihara dan memberikan
akses bukti kegiatan setiap waktu dalam rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek
kegiatan.
Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan system
pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan informasi dan
meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.
Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan
pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan
perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk
pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan
simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam
materi klasifikasi disinin titik berat bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih kepada
memilih sistem klasifikasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume
rekod dan tipe arsip yang disimpan.
Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai
pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan
dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini
hanya diketahui oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka terakhir)
, middle – digit (angka tengah) dan urutan tanggal.
a. Sistem berabjad
Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad
nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem
abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan
sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan, pasien dan
sejenisnya.
b. Sistem Subyek
Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya),
kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem
lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja
ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami
tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah
masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan
dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka).
Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu
dengan yang lainnya.
c. Kombinasi
Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau
lainnya.
Sistem harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap unsurnya
sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas seperti yang sudah
dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan kata kunci. Sistem yang
umum digunakan adalah alfanumerik.
Pemeliharaan yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari; cukup
aman; kebijakan tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang sesuai pada
penciptaan dan penambahan pemberkasan; penyimpanan yang aman dan cukup untuk
bahan arsip.
Dapat mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi kebutuhan
organisasi.
Sistem pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan alasan
seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang; tidak adanya
system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya waktu penemuan
kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan untuk merevisi dan
menyimpan.
Klasifikasi
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi
sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan
lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi.Sebagai endapan informasi
pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau
kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk
dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem
klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan
pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan
ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).
C. Manfaat
Evaluasi
Evaluasi laporan diperoleh berdasarkan masukan yang berasal dari pembuatan laporan,
pemakai dan penerimaan laporan. Masalah yang berkaitan dengan metode adalah banyak
manajer merasa bahwa mereka memerlukan semua kopi laporan dengan tidak
memandang apakahlaporan tersebut benar benar di gunakan atau hanya diberkaskan saja.
Persiapan dokumen
Perangkat lunak pengolah kata membantu penulis lapoean dalam menulis dan
menyunting laporan dengan cepat dan efisien. Perangkat lunak grafik memungkinkan
konversi informasi tabuler dan menarik menjadi paparan grafik seperti peta dan bagan.
Transmisi dokumen
Laporan elektronik dapat disimpan dalam pangkalan data dan siap diakses oleh pemakai.
Pada simpan elektronik, laporan tersedia setiap saat namun setiap menhemat waktu dan
tenaga dan laporan tidak didistribusikan melainkan menunggu diakses oleh pemakai.
Kontrol dokumen
Pangkalan data disimpan juga untuk menyimpan indeks laporan sebuah perusahaan. Pada
pangkalan data juga dapat disimpan katalok yang mendeskripsi laporan
D. Macam-macam layanan
1. Jasa Konsultasi Kearsipan ;
Melayani konsultasi kearsipan mulai dari tata persuratan dinas,pengurusan surat,
pengelolaan arsip , penanganan arsip inaktif hingga penyusutan dengan mempergunakan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) ,maupun konsultasi masalah standarisasi sarana dan prasarana
kearsipan.Standart pelayanan :
a. Konsultasi Pelayanan sesuai yang di kehendaki oleh customer
b. Pemecahan masalah kearsipan
Standart Pelayanan:
1. Tertatanya arsip sesuai dengan tahapan kegiatan pembenahan
2. Terbentuknya DPA sebagai Blat penemuan kembali arsip
3. Arsip sudah terfumigasi
4. Pelaksana Pembenahan oleh arsiparis atau petugas yang telah
terlatih
5. Lokasi pembenahan ditentukan sesuai kesepakatan
Standart Pelayanan:
a.Arsip sudah terfumigasi
b. Penghilangan asam pada kertas ( arsip/ dokumen) dan melindungi
kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar
c.Terlindunginya arsip/dokumen yang telah rusak atau rapuh dengan
bentuk laminasi
d.Perbaikan arsip dengan mengunakan bahan pelindung dua lembar film
plastik polyester dan pada bagian pinggir arsip dilekatkan denganmenggunakan double
tape
BAB III
Penutup
A. Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan-tahapan yang
satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga
mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.
Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem
informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil
yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.
B. Saran
Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan oleh sebab itu
kami minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan penggunaan kata-kata, dan
semoga makalah kami bermanfaat bagi penulis khususnya dan untuk pembaca
khususnya.
Daftar Pustaka :
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/23168/5/Chapter%20I.pdf
http://ilmumanajemenperusahaan.blogspot.com/
http://smatusmg.com/
Observasi