Susunan Panitia Community Day 2018

Fakultas Ekonomi

Universitas Katolik De La Salle Manado

Ketua : Junior Meloh

Wakil Ketua : Yohanis Retanubun

Sekretaris : Werren Maramis

Bendahara : Cindy Frederik

Sie Acara Sie Sekretariat

Koordi : Elsa Taroreh Koordi : Alter Kuntag

Devita Citra Velicia Limpulus

Melati Gobel Matius Triwibowo

Claudia Pandeynuwu Angelita Lumesar

Patrik Senduk Nathasya Waworuntu

Chintya Tambariki Buchika Daukalu

Rista Supit Madeline Palit

Mercilia Mandagi Frili Lohonauman

Tigor Holomoan Deisy Talib

Nikxon Pigay Fransisca Montolalu

Power Awumbas Lingling Salaki

Nadya Duwanto Claudia Mandolang

Gregorio Mbatono
Sie Dokumentasi dan Publikasi Sie Konsumsi
Koordi : I Putu Oktafiyanus Koordi : Natalia Silfanus
Kristin Howan Dwisanty Karundeng
Viana Lala Natalia Wanget
Vannesa Sigar Cindy Silangen
Grady Antonio Benni Sandig
Pingkan Rei Sindy Batuwael
Veronica Kawuwung Rosalinda Molan
Firly Badrun Inggrid Tulas
Verisca Waas Maria Saraminang
Oktavianus Paendong Fradi Mandagi
Reinaldy Soputan Vivi Timbong

Sie Perlengkapan Sie Keamanan

Koordi : Charly Mawey Koordi : Kevin Ramoh
Moliu Mom Henrikus Kagoya
Fredy Marbun Ricky Siahu
Yakobus Mipitapo Brayen Rasuh
Margio Lienarto William Onibala
Agata Rotinsulu Lisye Kakampu
Edwin Tangkilisan Donny Ticoalu
Reyner Sompie Faldy Sondakh
Maik Magai Chiquitita Ngato
Jeiol Beanal Mathius Zonggonaung
Veren Kodoati Vinsensius Rantesalu
Marni Garo Rivaldy Adisetia
Jarni Lengkong
Cornelia Pangemanan
Meitania Repi
Sie Humas Sie Usaha Dana

Koordi : Nicky Piyoh Koordi : Debora Wongkar &

Gabriella Manes Sarah Paonganan

Edward Lolong Talia Lesar

Maria Sarjuki Maria Kalalo

Christy Walukow Bryan Nender

Julia Tangkere Mugi Thiopan

Aurellio Mingga Luis Derek

Fransesko Sambi

Erwin Londah

Brigita Pontoan

Sie Kesehatan Mentor :

Koordi : Sylvia Wangka Koordi Mentor : 1 dari Sie Acara

Gladys Rondonuwu

Meily Sembung

Mario Lala

Julidia Losar

Melia Bayonti

Silvester Kindangen

Brigita Sanger

Niafiola Budiman

Hendri Sandepa
 Tugas Panitia Community Day 2018

Fakultas Ekonomi

Universitas Katolik De La Salle Manado

KETUA PANITIA :
1. Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan kepanitian.
2. Mengarahkan dan membimbing kegiatan masing-masing seksi untuk melaksanakan tugasnya
secara tepat,cepat dan bertanggungjawab.
3. Menandatangani surat-surat keluar untuk melancarkan kegiatan Community Day 2018.
4. Memantau perkembangan progress seluruh seksi.
5. Menerima dan memberikan laporan atau informasi atas perkembangan kegiatan yang
dilaksanakan masing –masing seksi.
6. Berkoordinasi dengan Sekretaris dan Bendahara.
7. Memimpin jalannya rapat.
8. Decision Making dan memberikan keputusan final yang bersifat mutak.
9. Pengajuan proposal ke Fakultas bersama Sekretaris.
10. Sebagai pembantu umum.

WAKIL KETUA PANITIA :

1. Membantu Ketua Panitia dalam mengkoordinir seluruh kegiatan masing-masing seksi dalam
kepanitian.

2. Bersama-sama Ketua Panitia memberikan arahan dan membimbing kegiatan masing -masing
seksi.

3. Menerima laporan dari tiap-tiap seksi dan mengkoordinasikan kembali kepada Ketua Panitia.

4. Menggantikan Ketua Panitia untuk memimpin rapat apabila Ketua Panitia berhalangan hadir dan
berperan sebagaimana tugas dari Ketua Panitia.
SEKRETARIS :
1. Mendampingi Ketua Panitia dan atau Wakil Ketua Panitia dalam memimpin rapat panitia.

2. Menyiapkan konsep surat menyurat yang berhubungan dengan kepanitiaan Community Day 2018
baik keluar maupun kedalam panitia.

3. Bersama-sama Ketua Panitia menandatangani surat-surat keluar.

4. Mencatat, menyimpulkan bahasan rapat, serta mengangendakan rapat selanjutnya.

5. Berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat perihal keadministrasian.

6. Membuat presensi panitia.

7. Menginformasikan dan melaporkan kepada Ketua Panitia dan Wakil Ketua Panitia serta seluruh
anggota panitia akan hasil-hasil kesepakatan panitia serta informasi penting lainnya dari dan
untuk panitia.

8. Membuat stempel/cap panitia Community Day 2018.

9. Membuat proposal kegiatan dan LPJ kegiatan berkoordinasi dengan Bendahara Panitia.

BENDAHARA :
1. Bersama-sama seluruh seksi dalam menentukan pengajuan anggaran.

2. Mengatur seluruh keuangan panitia, baik yang masuk maupun keluar secara tepat dan benar.

3. Menerima dan mengeluarkan uang panitia secara bertanggungjawab.

4. Mengumpulkan bukti-bukti penting yang berhubungan dengan pengeluaran pemasukan keuangan

dari dan untuk panitia (mewajibkan adanya nota).

5. Berkoordinasi dengan Ketua Panitia, Wakil Ketua Panitia dan Sekretaris Panitia.

6. Memiliki kwitansi dan catatan keuangan.

7. Membuat perincian seluruh anggaran kegiatan Community Day 2018 untuk proposal.

8. Membuat laporan keuangan untuk LPJ kegiatan.

SEKSI ACARA :
1. Membuat konsep acara dan rundown seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan dalam Community
Day 2018.

2. Mensosialisasikan konsep acara dan tema acara pada seluruh seksi.

3. Mengatur dekorasi tempat acara kegiatan.

4. Menentukan job description Seksi Acara secara lebih rinci untuk setiap kegiatan yang
berlangsung (steering committee pengisi acara, steering committee prompnight, steering
committee mentor, dll)

5. Mengatur dan mengkondisikan jalannya kegiatan dan acara.

6. Menentukan, menghubungi serta bertanggung jawab terhadap pemateri, pengisi acara, dll.

7. Sebagai pembawa acara kegiatan.

8. Berkoordinasi dengan Ketua Panitia, Wakil Ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan Bendahara
Panitia.

9. Berkoordinasi dengan Seksi Publikasi dan Dokumentasi tentang pelaksanaan kegiatan.

10. Membuat laporan pengeluaran Seksi Acara setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

11. Menentukan dan mensosialisasikan atribut yang akan diberikan kepada peserta/panitia
(shirt/hoodie/dll).

SEKSI SEKRETARIAT :
1. Membuat persuratan, antara lain :
- Surat permohonan menjadi pemateri
- Surat permohonan peminjaman perlengkapan dan peralatan
- Surat undangan kegiatan Community Day 2018.
- Membuat tiket untuk visitors bekerjasama dengan Seksi Usaha Dana untuk harga dan
merchandise (pin/sticker/dll)
2. Menyusun dan mengatur pendaftaran peserta/list peserta.

3. Membuat dan mencetak ID Card panitia, peserta dan pemateri.

4. Membuat presensi kegiatan acara.

5. Membuat dan mencetak sertifikat untuk panitia, peserta dan pemateri.

6. Membuat pendataan undangan kegiatan (untuk universitas, alumni, dll) berkoordinasi dengan
Seksi Humas.
7. Berkoordinasi dengan Sekretaris Panitia tentang keadministrasian.

8. Menyiapkan ATK untuk kebutuhan panitia dan peserta saat kegiatan berlangsung.

9. Menyiapkan bingkisan kepada pemateri.

10. Membuat laporan pengeluaran Seksi Sekretariat setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

SEKSI DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI :

1. Menginformasikan atau mempublikasikan rencana kegiatan Community Day 2018 ke media
sosial (instagram, facebook, website harian koran) target utama ialah mahasiswa fakultas
ekonomi sebagai peserta kegiatan.

2. Menyiapkan kamera secukupnya berkoordinasi dengan Seksi Perlengkapan.

3. Mendokumentasikan seluruh rangkaian kegiatan dari awal mulai kegiatan hingga penutupan
kegiatan.

4. Up tu date dalam mempublikasikan dalam bentuk foto dan video setiap hari kegiatan.

5. Membuat baliho/banner/spanduk kegiatan.

6. Membuat video hasil kegiatan.

7. Membuat laporan pengeluaran Seksi Dokumentasi dan Publikasi setelah kegiatan selesai dan
melampirkannya kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

SEKSI KONSUMSI :
1. Merencanakan anggaran kebutuhan konsumsi selama kegiatan.

2. Mempersiapkan pengadaan konsumsi (makanan,minuman dan snack) untuk peserta, panitia,

dosen dan pemateri, selama kegiatan berlangsung hingga penutupan kegiatan.

3. Membuat voucher untuk pengambilan makanan.

4. Bertugas membagi konsumsi (makanan,minuman dan snack), untuk peserta, panitia, dosen dan
pemateri, selama kegiatan berlangsung hingga penutupan kegiatan.

5. Sebelum pelaksanaan kegiatan, melakukan pendataan terhadap peserta, panitia, dosen dan
pembicara yang memiliki alergi terhadap beberapa jenis makanan.

6. Berkoordinasi dengan Seksi Acara untuk jadwal makan siang,makan malam dan snack.
7. Membuat laporan pengeluaran Seksi Konsumsi setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

SEKSI PERLENGKAPAN :
1. Menyiapkan kelengkapan atau perlengkapan yang berhubungan dengan kegiatan baik sebelum
maupun sesudah kegiatan.

2. Membuat list/daftar perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap seksi

3. Bertanggung jawab atas seluruh pengadaan, peminjaman dan pengembalian barang atau
perlengkapan yang berhubungan dengan kegiatan.

4. Membantu Seksi Acara dalam dekorasi tempat kegiatan.

5. Membuat laporan pengeluaran Seksi Perlengkapan setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

SEKSI KEAMANAN :
1. Menjaga dan mengawasi keamanan serta kenyamanan selama kelangsungan kegiatan.

2. Melakukan koordinasi dengan pihak keamanan (security) setempat.

3. Memeriksa, menggeledah serta mengamankan barang-barang dari peserta yang dilarang sebelum
memulai kegiatan maupun disaat memerlukan penggeledahan.

4. Mengamankan barang-barang operasional panitia berkoordinasi dengan Seksi Perlengkapan.

5. Membuat tata tertib dan peraturan selama kegiatan.

6. Berkoordinasi dengan Seksi Acara serta menjaga spot-spot tertentu yang dikhawatirkan
menimbulkan masalah.

7. Melakukan pengecekan kembali barang-barang peserta/panitia disetiap kamar sebelum

penutupan.

8. Membuat laporan pengeluaran Seksi Keamanan setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).
SEKSI HUMAS :

1. Mengantarkan surat-surat

2. Mencari dan bekerjasama dengan sponsor-sponsor.

3. Berkoordinasi dengan panitia inti dan Seksi Sekretariat.

4. Menyebarkan proposal.

5. Berkoordinasi dengan tempat/lokasi kegiatan.

6. Membantu Seksi Usaha Dana dalam memperlengkapi dana panitia.

7. Merangkap sebagai tim transportasi untuk keperluan kepanitian..

8. Membuat laporan pengeluaran Seksi Humas setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

SEKSI USAHA DANA :

1. Bersama-sama Bendahara Panitia menyusun rencana penggalian sumber-sumber yang dapat
menghasilkan dana/pemasukan bagi panitia.

2. Menghimpun dan mengkoordinir penarikan atau pencarian dana sesuai rencana.

3. Melaporkan secara rutin hasil pencarian dana dalam rapat pantia.

4. Berkoordinasi dengan seluruh panitia yang ada.

5. Membuat laporan pengeluaran Seksi Usaha Dana setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).

SEKSI KESEHATAN :
1. Sebelum kegiatan, melakukan pendataan kepada panitia/peserta yang memiliki penyakit khusus
yang sering kambuh dan kemudian mempersiapkan obat-obatnya.
2. Mempersiapkan obat-obatan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi terjadinya kecelakaan yang
timbul selama kegiatan (wajib kotak P3K).
3. Berkordinasi dengan pihak terkait di lokasi kegiatan apabila terjadi kecelakaan yang fatal.
4. Membuat laporan pengeluaran Seksi Kesehatan setelah kegiatan selesai dan melampirkannya
kepada Bendahara Panitia (wajib nota).
  Note: apabila dirasa masih perlu ditambahkan jobs description per seksi, diperbolehkan
untuk menambahkannya sendiri

MENTOR :

1. Bertugas mendampingi, membimbing dan mengarahkan peserta Community Day 2018.

2. Bertanggung jawab terhadap peserta dalam kelompok masing-masing.

3. Menasehati dan menegur peserta apabila melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan tata tertib
kegiatan.

4. Bertanggungjawab langsung kepada steering committee mentor dari Seksi Acara.