TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

(TNDE)

Oleh :
Dra. ANY INDRI HASTUTI, MM
ASISTEN PEMERINTAHAN
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik pada instansi pemerintah
sekarang ini menuntut untuk menggunakan teknologi modern.

Sekarang ini seluruh instansi pemerintah telah dan memanfaatkan

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sebagai pendukung dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi).

Namun dalam perjalanan dan perkembangannya, TIK belum

dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan administrasi
perkantoran dan sebagian masih menggunakan sistem manual.

Pemerintah Kabupaten Karanganyar memandang bahwa TIK

merupakan salah satu pendorong dalam melaksanakan reformasi
birokrasi sehingga pemanfaatannya perlu lebih dikembangkan dan
harus dapat memberikan nilai tambah dalam sistem administrasi
pemerintahan.
Sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2010
tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, telah
ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Road Map Reformasi
Birokrasi 2010-2014.

Dalam Road Map tersebut telah ditetapkan tujuan program

penataan tata laksana yakni :

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis proses dan

mekanisme kerja atau prosedur dalam sistem manajemen
pemerintahan dengan target meningkatnya penggunaan
teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan
manajemen pemerintahan dan meningkatnya efisiensi dan
efektifitas proses manajemen pemerintahan.
 PEMANFAATAN TIK
Pemanfaatan TIK termasuk dalam 9 (sembilan) program
percepatan reformasi birokrasi. :
1. Penataan struktur birokrasi

2. Penataan jumlah, dan distribusi PNS

3. Sistem Seleksi dan Promosi secara terbuka,

Profesionalisasi PNS
4. Pengembangan E-Government

5. Penyederhanaan Perizinan Usaha

6. Peningkatan transparansi dan akuntabilitas aparatur

7. peningkatan kesejahteraan PNS

8. Efisiensi penggunaan fasilitas

9. sarana dan prasarana kerja PNS
Dasar Hukum E-Government

Inpres No.3 Tahun 2003 tentang Strategi Nasional

Pengembangan e-Government

TNDE
Permen PAN & RB Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Umum Tentang Tata Naskah Elektronik di Lingkungan
Instansi Pemerintah
 E-GOVERNMENT
Menurut Inpres No 3/2003 tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan E-Government:

“Pengembangan e-government merupakan upaya untuk

mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan
yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka
meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif
dan efisien.”
 PENGEMBANGAN E-GOVERNMENT

Pengembangan e-Government bertujuan

diantaranya untuk:
 menyederhanakan birokrasi pelayanan
publik
 pertukaran informasi secara on-line
 mengeliminasi redundant bureaucracy
system
 memberikan jaminan kecepatan respon
terhadap keluhan dan kebutuhan pengguna
 mengusahakan one-stop-service bagi
keperluan bisnis
 meminimalisasi biaya pelayanan publik
dengan mengintegrasikan kegiatan layanan
 TUJUAN E-GOVERNMENT
1. Pelayanan lebih baik: peningkatan efisiensi, kenyamanan, serta
aksesibilitas yang lebih baik dari pelayanan publik.
2. Pemberdayaan masyarakat melalui kemudahan dan kecukupan
informasi: pembentukan jaringan informasi dan transaksi
pelayanan publik yang berkualitas, cepat, dan terjangkau
masyarakat luas.
3. Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk
menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan
internasional.
4. Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembaga
negara serta penyediaan fasilitas dialog publik.
5. Keterbukaan informasi: pembentukan sistem manajemen dan
proses kerja yang transparan dan efisien.
6. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan secara lebih efektif, efisien,
dan akuntabel.
MANFAAT E-GOVERNMENT
1. Meningkatkan kualitas pelayanan
pemerintah kepada masyarakat dan
komunitas negara lainnya

2. Memperbaiki proses transparansi dan

akuntabilitas di kalangan
penyelenggaraan pemerintahan

3. Mereduksi biaya transaksi, komunikasi

dan interaksi yang terjadi dalam proses
pemerintahan,

4. Menciptakan masyarakat berbasis

komunitas informasi yang lebih
berkualitas
 PENGENALAN TNDE

TNDE
Tata Naskah
Dinas Elektronik

TNDE adalah konsep/ aturan yang digunakan

untuk membuat dan mengatur naskah dinas
badan/ SKPD
 PENGENALAN TNDE

Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang

dikembangkan sesuai dengan “Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN No 006 tahun 2011.

TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah, khsususnya

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi, untuk penyelenggaraan
kepemerintahan yang baik (Good Governance) dan
pengembangan kepemerintahan berbasis elektronik
(e-Government)
 IMPLEMENTASI TNDE INI ADALAH SIMAYA
SiMaya merupakan aplikasi sistem yang terhubung dengan jaringan
dan dapat diakses oleh semua pengguna dengan cakupan: sistem
komunikasi eksternal, komunikasi internal, disposisi, dan pembuatan
surat dengan templat/ borang acu dilengkapi alur kerja untuk surat
masuk, disposisi dan surat keluar.

Aplikasi memenuhi spesifikasi dasar fungsional dan non fungsional,

untuk fungsional dilengkapi dengan manajemen pengguna, agenda
surat masuk, agenda surat keluar, manajemen templat/ borang acu,
pencarian dokumen, sedangkan untuk non fungsional terdiri dari
keamanan aplikasi, pencatatan log aktivitas pengguna, fitur
penghapusan dan pembatalan serta keamanan penyimpanan
dokumen.
TNDE merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan
kemudahan dalam proses pengambilan keputusan.

Hal ini merupakan upaya pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka

meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di
lingkungan instansi pemerintah.

Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak

tumpah tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap
pengguna dapat mengakses data dokumen yang benar.

Pemerintahan Elektronik (e-Government ) mengacu pada penggunaan

teknologi informasi di lingkungan instnasi pemerintah, antara lain intranet
dan internet. Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan
hubungan bentuk baru seperti Government to Citizen atau Government to
Customer (G2C), Government to Business (G2B) dan Government to
Government (G2G).
STRUKTUR IMPLEMENTASI E-OFFICE/ TNDE

Infrastruktur
Software, Server, Jaringan, PC,
Scanner
Infrastruktur Suprastruktur
Suprastruktur
Kelembagaan, Ketatalaksanaan, SDM
MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud
Sebagai acuan dalam pengelolaan dan
juklak
pembuatan juknis TNDE /

Tujuan
Menciptakan acuan pembuatan standar
minimal pembuatan juklak/ juknis TNDE
bagi instansi pemerintah dalam
mendukung kelancaran penyelenggaraan
pemerintah yang efektif dan efisien
 SASARAN
Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman
penyelenggaraan TNDE

Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE

Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan

naskah dinas

Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan

tata naskah dinas

Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam

pengelolaan tata naskah dinas
MANFAAT TNDE
Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik
(e-Government)

Terwujudnya efektivitas dan efisiensi

penyelenggaraan pemerintahan

Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi

Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan

simplifikasi antar instansi pemerintah

Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas

dan penggunaannya
KENDALA DAN TANTANGAN

Komitmen dan
keterlibatan pejabat
dalam workflow aplikasi
Perubahan paradigma
dalam persuratan
Kedisiplinan pegawai
 PERMASALAHAN PENERAPAN

 Ketidak sesuaian sistem yang dikembangkan dengan

yang dibutuhkan pengguna
 Ketidak sinambungan pengembangan sistem

 Rendahnya kinerja sistem akibat tidak adanya tahapan

uji yang baku
 Kurangnya dukungan organisasi

 Beragamnya sistem  SIM (Sistem Informasi Masing-

masing)
KUNCI PENDUKUNG IMPLEMENTASI

Memberikan contoh Bimtek pengguna &

dengan ikut Implementasi dan Penyiapan SDM
melakukan pengelolaan layanan infrastruktur
Implementasi terlatih

Dukungan Payung
SDM
Pejabat Hukum
APLIKASI SIMAYA