Taller Programa y Plan de auditoría - AA2

EMPRESA: PROSOL SERVICIOS C.A.

Prosol Servicios es una empresa de outsourcing, encargada de contratar, subcontratar,

tercerizar o externalizar recurso humano.

El Outsourcing, llamado en español subcontratación, tercerización o externalización, es un

proceso económico en el que una empresa toma fondos destinados a la ejecución de
determinadas tareas y se los entrega a una empresa externa especializada que es quién se encarga
de ejecutar estas tareas por medio de un contrato.

Hay dos tipos fundamentales:

 En los que se puede subcontratar sólo el personal, aportando la empresa los recursos que
ocupe ese personal

 Contratar tanto el personal como los recursos.

Usualmente se ha usado el término de outsourcing junto con el de offshore, en este caso se

refiere a cuando esta subcontratación se da en sitios fuera del país de origen de la empresa.

No debe confundirse la subcontratación con la contratación de servicios de una empresa

externa. En el primer caso, se da un intercambio de información, confianza y coordinación,
inclusive hasta una pequeña parte de cesión de responsabilidades corporativas, mientras en el
segundo caso, la empresa contratante sólo indica cual es el trabajo que se desea contratar y la
segunda lo ejecuta en un tiempo determinado.

METAS DEL OUTSOURCING

Las metas principales son

 Centralización en las actividades propias de la empresa

 Entregar las tareas colaterales a empresas externas

 Reducción de costos.

 Reducción de riesgos

 Reducción de manejo de activos

 Reducción de personal directo

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

Objetivos

 Cumplir con requisitos externos, esto es cumplimiento de los requisitos para la

certificación ISO 9001.

 Comprender la importancia del proceso de la actividad de Auditoria Interna y como a

partir de este entendimiento genera valor el equipo de control interno y/o auditoria.
  Entender las principales etapas del Proceso Auditor con el fin de enfocar la Auditoria a los
Objetivos de la entidad y la administración de riesgos.

 Aplicar en la práctica una metodología de auditoria basada en riesgos que apoye el

cumplimiento de los objetivos de la entidad.

 Verificar conformidad con requisitos contractuales

 Evaluar la compatibilidad y alineación de los objetivos del sistema de gestión con la

Política del sistema de gestión y los objetivos generales de la organización.

 Determinar la efectividad del sistema de gestión.

Alcance

Realización de las auditorías a sistemas de gestión, así como servir de directriz sobre la
evaluación de competencia de los individuos involucrados en el proceso de auditoría, incluyendo
el personal que maneja el programa de auditoría, los auditores y los equipos de auditoría.

Esta es aplicable a toda la organización que requieren llevar a cabo auditorias internas o
externas a sistemas de gestión o manejar un programa de auditoría.

Se llevarán a cabo auditoría por departamento, el equipo de auditoría determinará la fecha,

hora de la auditoría y comunicará al departamento asignado la fecha de la realización de la
auditoría.

b. Procesos a ser auditados.

1. Sistema de Gestión de Calidad.

2. Reclutamiento y selección de personal.

3. Entrenamiento y Competencia del Personal.

4. Nómina y Servicios al Personal.

5. Contabilidad.

6. Cuentas por pagar.

7. Compra y proveedores.

8. Ventas y Facturación.

9. Mercadotecnia.

10. Mantenimiento de infraestructura y transporte (Servicios Generales)

11. Credito y Cobranza.

12. Control de Calidad.

13. Mejora Continua y Costos de Calidad.

14. Servicio a Clientes.

 15. Salud Integral y Seguridad Laboral.

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

El criterio de auditoría seleccionado es la auditoría vertical, donde el auditor evalúa todos los
elementos, pero en solo uno o varios departamentos.

Esta actividad se realiza con el objeto de verificar si están bien redactados, si son complejos y si
cubren las actividades que deben cubrir; durante esta etapa se preparan listas de verificación, que
le servirá de guía al auditor en la visita al terreno.

Los documentos principales son:

- Una lista de verificación (Check list).

- Formulario para informar lo observado.

- Formulario para documentar la evidencia que respalda las conclusiones del auditor.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

N Requisitos/Preoceso/Actividad Criterios Equipo Mes

o auditor
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1
0 1 2

1 Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 Equipo

A

2 Reclutamiento y Selección de ISO 9001:2015 Equipo

Personal B

3 Entrenamiento y Competencia ISO 9001:2015 Equipo

del Personal C

4 Nómina y Servicios al Personal ISO 9001:2015 Equipo

D

5 Contabilidad ISO 9001:2015 Equipo

E

6 Cuentas por pagar ISO 9001:2015 Equipo

A

7 Compra y proveedores ISO 9001:2015 Equipo

B

8 Ventas y Facturación ISO 9001:2015 Equipo

C

9 Mercadotecnia ISO 9001:2015 Equipo

D
1 Mantenimiento de ISO 9001:2015 Equipo
0 infraestructura y transporte E
(Servicios Generales)

1 Credito y Cobranza ISO 9001:2015 Equipo

1 A

1 Control de Calidad ISO 9001:2015 Equipo

2 B

1 Mejora Continua y Costos de ISO 9001:2015 Equipo

3 Calidad C

1 Servicio a Clientes ISO 9001:2015 Equipo

4 D

1 Salud Integral y Seguridad Laboral ISO 9001:2015 Equipo

5 E

e. Métodos de auditoría a utilizar.

Método de Evaluación Objetivos Ejemplos

Revisón de registros Verificar los antecendentes del Análisis de registros de

auditor educación, entrenamiento,
empleo, credenciales
profesionales y experiencia en
auditoría

Retroalimentación Proporcionar información sobre Encuestas, cuestionarios,

cómo se percibe el desempeño del referencias personales,
auditor recomendaciones, quejas,
evaluación del desempeño,
evaluación entre pares

Entrevista Evaluar los atributos personales y las Entrevistas personales

habilidades de comunicación, para
verificar la información y examinar
los conocimientos y para obtener la
información adicional

Observación Evaluar los atributos personales y las Actuación, testificación de

habilidades de comunicación, para auditorías, desempeño en el
verificar la información y examinar trabajo
los conocimientos, y para obtener
información adicional
 Exámen Evaluar los atributos personales y la Exámenes orales y escritos,
aptitud para aplicar los exámenes psicotécnicos
conocimientos y habilidades

Revisión después de la Proveer información sobre el Revisión del reporte de

auditoría desempeño del auditor durante las
actividades de auditoría, identificar
fortalezas y debilidades
auditoría, entrevistas con el
líder del equipo auditor, con
el equipo auditor y, si es
adecuado, retoalimentación
del auditado

Los procedimientos a aplicar podrán ser los siguientes:

a) Indagación: Consiste en la averiguación mediante entrevistas directas con el personal de la

entidad auditada o con terceros que tengan relación con las operaciones de ésta (evidencias
testimoniales).

b) Encuestas y cuestionarios: aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones, para

conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. Deben estar debidamente
intervenidas por los involucrados (evidencias documentales, testimoniales).

c) Observación: verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las

actividades de la unidad. Se lo considera complemento del relevamiento (evidencias físicas).

d) Comparación: análisis entre las operaciones realizadas y las definidas para determinar sus
relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias analíticas).

e) Revisión selectiva: examen de las características importantes que debe cumplir una actividad,
informe o documento, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o
verificadas en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas).

f) Relevamiento: conjunto de actividades que permiten documentar la forma en la que se ejecuta

un procedimiento (evidencias documentales, testimoniales).

g) Rastreo: seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva, a fin de

conocer y evaluar su ejecución (evidencias analíticas).

h) Revisión de cálculos matemáticos: verificación de la exactitud aritmética de las operaciones

contenidas en documentos (evidencias analíticas y documentales).

i) Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental para

confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas
(evidencias analíticas y documentales).

j) Métodos estadísticos: selección sistemática o casual o combinación de ambas. Estos métodos

aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas y que la
selección represente significativamente la población o universo (evidencias analíticas).
k) Confirmación: corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones,
sucesos u operaciones mediante datos o información, obtenidos de manera directa y por escrito
de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación (evidencias
documentales).

l) Comprobación: confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las

operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el examen de los documentos que
las justifican (evidencias documentales).

m) Conciliaciones: examen de la información emanada de diferentes fuentes con respecto a una

misma operación o actividad, a efectos de hacerla concordante (evidencias analíticas).

n) Tabulación: agrupación de resultados importantes obtenidos en áreas, segmentos o elementos

analizados, para arribar o sustentar conclusiones (evidencias analíticas).

o) Comunicación: obtención de información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad

auditada (evidencias testimoniales).

p) Análisis: separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad,
transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los
criterios de orden normativo y técnico (evidencias analíticas).

q) Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: permite medir la eficiencia y

economía en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los bienes producidos o de los
servicios prestados o el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios
(evidencias analíticas).

r) Análisis de soportes informáticos: evaluación de los elementos lógicos, programas y

aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informáticas).

s) Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones, operaciones,

transacciones y actividades aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis,
tabulación y comprobación (evidencias físicas).

Adicionalmente podrán utilizarse métodos auxiliares que complementen los procedimientos ya

citados, tales como:

01) Pruebas selectivas a criterio del auditor: se seleccionará una muestra representativa del
universo a analizar con el objeto de simplificar las labores de medición, verificación o examen. La
cantidad y características de las unidades elegidas estarán vinculadas con el conocimiento que
pueda tener el auditor del control interno vigente.

02) Pruebas selectivas por muestreo estadístico: se aplicarán métodos matemáticos para
determinar el tamaño mínimo de la muestra que permita cuantificar el grado de riesgo que resulta
de examinar sólo una parte del universo.

El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y

procedimientos, según los riesgos y otras circunstancias, con vistas a obtener la evidencia
necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva.
 f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor

Se conformarán Cinco (05) equipos de Auditorías de tres (03) personas, cada uno con un Lider
Auditor, un Asesor o expector técnico y un observador.

Roles

Lider Auditor:

Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad.

- Identifica y evalua los riesgos del programa de auditoría;

- Establece responsabilidades de auditoría;

- Establece procedimientos para programas de auditoría;

- Determina los recursos necesarios;

- Asegura la implementación del programa de auditoría, incluyendo el establecimiento de

objetivos, alcance y criterios de auditoría de las auditorías individuales, determinando los
métodos de auditoría y seleccionando el equipo auditor y evaluando los auditores;

- Asegura el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del programa de auditoría;

- Monitorea, revisa y mejora el programa de auditoría.

- Debe asegurar que los resultados de la auditoría de no conformidad, sean documentados

de forma clara, concisa y que estén respaldados por la evidencia de la auditoría.

- Debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoría constatada

durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión
de la auditoría, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoría.

Asesor o expector técnico:

Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no
participa como un auditor.

Observador

Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita, no influencia o interfiere con la
realización de la auditoría.

Conclusiones

La auditoría es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona

independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica
específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente
entre la información cuantificable y los criterios establecidos.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su

existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos,
entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor
importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y
responsabilidad de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo
nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria
administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social,
realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación
considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el
propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.

Tomando en consideración todo lo anteriormente realizado podemos concluir que la auditoria

es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aún en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su
aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Realizado por:

Shirley Margarita Price Ortiz