Case 7-30

MVF adalah perusahaan yang memproduksi bagian-bagian mesin untuk mesin pemotong
rumput, salju blower, dan jenis lainnya dari alat perawatan halaman. Perusahaan ini
mempekerjakan sekitar 300 karyawan. Karyawan di bagian produksi bergantian bolak-balik
antara dua shift dan kadang-kadang diminta untuk bekerja lembur.

MVF CAE telah meminta Alyssa Worchshard, tahun pertama sebagai auditor internal,
untuk mengumpulkan informasi tentang kontrol atas produksi perusahaan dalam proses
penggajian. Worchshard meninjau proses, mewawancarai yang dipilih oleh personil, dan
Jocumented yang mengikuti informasi tentang proses.

Departemen personalia menyiapkan personil bentuk tindakan ketika produksi karyawan

yang dipekerjakan atau dihentikan. Aksi bentuk ini juga digunakan untuk dokumen. personil
perubahan seperti perubahan tingkat upah. pengurangan karyawan, nama karyawan, alamat, dll.
Departemen personalia karyawan kunci informasi dari tindakan bentuk ke komputer setiap
minggu untuk update personil master file.

Karyawan produksi menggunakan jam waktu untuk mencatat jam kerja mereka. Di.
setiap akhir pekan, supervisor produksi mengumpulkan kartu waktu, memverifikasi jumlah jam
kerja untuk setiap karyawan, dan jumlah dokumen atau jam kerja pada masing-masing kartu
waktu karyawan. Masing-masing pembimbing juga menghitung jumlah waktu kartu yang
dikumpulkan dan mengemail perhitungan untuk bendahara MVF.

Setiap Senin pagi, karyawan penggajian mengumpulkan kartu waktu minggu sebelumnya
dari pengawas produksi, menyortirnya dengan nomor karyawan, menghitung jumlah jam pada
setiap kartu waktu, memasukkan data dari kartu waktu ke komputer, dan memproses daftar gaji
produksi. Sistem secara otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap cek gaji yang dihasilkan.
Cek kosong disimpan dalam kotak di sebelah printer untuk akses langsung. Kontrol dimasukkan
ke dalam perangkat lunak aplikasi penggajian untuk mendeteksi jumlah karyawan yang tidak
benar, jumlah jam yang tidak wajar, dan lain-lain. Komputer juga menentukan apakah lembur
telah dikerjakan atau diperlukan diferensial peralihan. Data tidak valid dicetak pada daftar
kesalahan.
Prosedur penggajian karyawan:

 Mencetak daftar gaji dan cek gaji.

 Pisahkan pemeriksaan ke dalam paket yang valid dan paket dari mereka yang termasuk
dalam daftar kesalahan.
 Menggunakan hasil cek gaji yang dijalankan untuk memperbarui file master penghasilan
karyawan.
 Menyiapkan entri jurnal penggajian mingguan dan posting entri ke buku besar umum.
 Memberitahu manajer pembayaran bahwa pemrosesan transaksi penggajian mingguan
telah selesai.

Manajer penggajian menyiapkan cadangan file master penghasilan karyawan pada DVD-
ROM untuk disimpan di ruang komputer.

Cek pembayaran yang valid dan tidak sah dikirim langsung ke bendahara MVF.
Bendahara setuju jumlah pemeriksaan yang sah yang diterima dengan jumlah total kartu waktu
yang dikirim melalui email oleh pengawas produksi, menandatangani cek yang sah, dan cabik
pemeriksaan tidak sah. Bendahara menyimpan cek yang ditandatangani di brankas sampai
mereka diberikan kepada pengawas produksi untuk distribusi pada hari Jumat. Jika seorang
karyawan tidak ada ketika cek didistribusikan, pengawas mengembalikan cek yang tidak diklaim
ke bendahara.

Pertanyaan

A. Berdasarkan informasi yang disajikan di atas, dan dengan mempertimbangkan kontrol manual
dan otomatis, jelaskan:

1. Kontrol kekuatan dalam proses penggajian MVF Company.

2. Pengendalian defisiensi dalam proses penggajian MVF Company

B. Manajemen senior MVF Company, termasuk AE, menyadari bahwa proses penggajian
perusahaan perlu ditingkatkan.

1. Pikirkan ide-ide tentang bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan TI secara lebih

efektif untuk meningkatkan proses penggajian.
2. Diskusikan risiko dan kontrol implikasi dari ide-ide yang dihasilkan dalam B.1.

Jawaban
A. Pertimbangan kontrol manual dan otomatis,

1. Kontrol kekuatan

Alyssa Worchshard sebagai auditor internal telah mengumpulkan informasi tentang

kontrol atas produksi perusahaan dalam proses penggajian. Worchshard meninjau proses, lalu
mewawancarai personil yang dipilih

Karyawan produksi menggunakan jam waktu untuk mencatat jam kerja mereka. Di.
setiap akhir pekan, supervisor produksi mengumpulkan kartu waktu, memverifikasi jumlah jam
kerja untuk setiap karyawan, dan jumlah dokumen atau jam kerja pada masing-masing kartu
waktu karyawan. Masing-masing supervisor juga menghitung jumlah waktu kartu yang
dikumpulkan dan mengemail perhitungan ke bendahara MVF.

Setiap Senin pagi, karyawan penggajian mengumpulkan kartu waktu minggu sebelumnya
dari pengawas produksi, menyortirnya dengan nomor karyawan, menghitung jumlah jam pada
setiap kartu waktu, memasukkan data dari kartu waktu ke komputer, dan memproses daftar gaji
produksi. Sistem secara otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap cek gaji yang dihasilkan.

Prosedur penggajian karyawan:

 Mencetak daftar gaji dan cek gaji.

 Pisahkan paket ke dalam pemeriksaan yang valid dan paket yang termasuk dalam daftar
kesalahan.
 Menggunakan hasil cek gaji yang dijalankan untuk memperbarui file master penghasilan
karyawan.
 Menyiapkan entri jurnal penggajian mingguan dan posting entri ke buku besar umum.
 Memberitahu manajer pembayaran bahwa pemrosesan transaksi penggajian mingguan
telah selesai.

2. Pengendalian defisiensi

Kontrol dimasukkan ke dalam perangkat lunak pada aplikasi penggajian untuk

mendeteksi jumlah karyawan yang tidak benar, jumlah jam yang tidak wajar, dan lain-lain.
Komputer juga menentukan apakah lembur telah dikerjakan atau diperlukan diferensial
peralihan. Data tidak valid dicetak pada daftar kesalahan.

Manajer penggajian menyiapkan cadangan file master penghasilan karyawan pada DVD-
ROM untuk disimpan di ruang komputer.

Cek pembayaran yang valid dan tidak sah dikirim langsung ke bendahara MVF.
Bendahara menyimpan cek yang ditandatangani di brankas sampai mereka diberikan kepada
pengawas produksi untuk distribusi pada hari Jumat. Jika seorang karyawan tidak ada ketika cek
didistribusikan, pengawas mengembalikan cek yang tidak diklaim ke bendahara

B. Proses penggajian perusahaan perlu ditingkatkan.

1. Ide meningkatkan proses penggajian

Melakukan evaluasi dalam proses penggajian. Caranya adalah dengan

mengidentifikasi masalah yang muncul, merinci setiap langkah dari proses awal hingga akhir,
dan lakukan audit dan evaluasi saat memeriksa ulang semua dokumen dan proses dan pastikan
semua bagian berjalan lancar. Tidak cukup dengan itu saja, HRD juga perlu berkomunikasi
dengan karyawan untuk mengetahui apa saja keluhan yang sering muncul dalam proses
penggajian.

Adanya kebijakan penggajian yang transparan. Banyak perusahaan yang membiarkan

karyawannya tidak mengetahui apa saja komponen yang terjadi dalam sistem penggajian mereka.
Masalah ini dapat diperbaiki dengan melakukan sosialisasi dan transparansi kebijakan
penggajian ke seluruh karyawan dengan jelas. Salah satu hal untuk memastikan hal tersebut,
sistem HRIS diciptakan untuk menjalankan penghitungan penggajian secara lebih cermat besrta
komponen penggajian yang termasuk di dalamnya. Untuk menangani hal tersebut, sistem
Talenta.co telah dirancang secara khusus bagi semua jenis perusahaan untuk melakukan
pengitungan gaji dan penanganan administrasi kepegawaian secara efisien, termasuk perhitungan
PPh 21 beserta potongan-potongan diatas secara lebih akurat dan menghemat waktu Anda hingga
70%. Dengan sistem ini, Anda juga memungkinkan untuk melihat langsung slip gaji Anda
beserta potongan-potongan yang terjadi.
 Mengetahui adanya kebijakan pajak gaji di dalam dan luar. Disamping itu,
perusahaan harus memahami secara secara rinci mengenai berbagai kebijakan penggajian dalam
peraturan pemerintah atau UU yang berlaku, seperti contoh pembetulan pajak, perhitungan BPJS,
dan Jamsostek. HRD juga perlu mengikuti perkembangan dan perubahan yang mungkin dapat
terjadi sewaktu-waktu dari pemerintah.

2. Resiko

Bentuk-bentuk resiko dalam hal penggajian perusahaan :

 Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji

Pengujian transaksi menjadi prosedur yang paling penting dalam siklus gaji dan
personalia, karena :

o Tidak terdapatnya bukti dari pihak ketiga yang independen seperti konfirmasi
untuk memeriksa biaya gaji yang belum dibayar.

o Audit jumlah-jumlah dalam perkiraan neraca dapat diperiksa lebih mudah bila
auditor yakin bahwa jurnal-jurnal dan formulir PPh dipersiapkan dengan
semestinya.

 Adanya pegawai fiktif

Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan

semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan
kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini
berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya
kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak
penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan
slip gaji.

Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan
personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah :

o Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian

 o Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk
transaksi penggajian

o Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material

 Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada

Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan
(karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan
padahal dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini
adalah mandor atau rekan karyawan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat
membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya
untuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak
ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke
departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar-benar
bekerja selama periode penggajian.

 Pengujian atas Kecurangan Waktu

Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih
banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya
sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya
adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan
jam kerja yang independen. Akan tetapi biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk
mencegah jenis penipuan ini dengan pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor
untuk mendeteksinya.

TUGAS INTERNAL AUDIT

“Chapter 7”
 Disusun Oleh :

Kelompok 5

Roland Miting 13.60.0244

I Gde Wirabawa 13.60.0171

UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

SEMARANG

2018