MEQSELECTIVE CIA LTDA

REGLAMENTO DE CAJA CHICA

El presente Reglamento tiene por propósito regular y establecer las normas y la

utilización del Fondo de Caja Chica y Fondos Rotativos a fin de que éstos cumplan
con el objetivo para el cual fue creado y así permitir un rápido y eficiente manejo
administrativo para el normal desarrollo de las actividades de MEQSELECTIVE
CIA.LTDA.

DEFINICIONES

CAJA CHICA.- Fondo fijo renovable mediante periódicas reposiciones, compras

varias por gastos menores.

FONDO ROTATIVO.- Fondo fijo renovable mediante periódicas reposiciones,

destinado para compras específicas.

CUSTODIO.- Empleado responsable de la custodia del efectivo, administración y

uso conforme a las disposiciones de este reglamento.

POLITICAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

Artículo No. 1.- FINALIDAD.-

El fondo para caja chica tiene como propósito el pago de dinero en efectivo de
gastos menores y urgentes cuando no amerita la emisión de cheques o
transferencias bancarias.

Artículo No. 2.- APERTURA DEL FONDO

El fondo fijo ya sea de caja chica o Fondo Rotativo será establecido por el
departamento financiero tomando en consideración las necesidades que tenga la
compañía siempre y cuando se justifique su creación o ampliación, el mismo que
será siempre aprobado por el Gerente General a través del formulario denominado
Solicitud para la creación de fondos de caja chica, detallado en el Anexo No. 1 del
presente reglamento. Si el mismo no ha sido aprobado se devolverá al solicitante
indicando las razones de su negación.

Una vez aprobado el fondo se emitirá un cheque a nombre del custodio con el valor
autorizado para la creación del mismo. El custodio deberá cambiar el cheque
considerando que necesita billetes de menor importe así como también monedas
para entregar vueltos.

Artículo No. 3.- RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO

El custodio de cada fondo deberá ser una persona ajena a las funciones del área
contable, depósitos bancarios, recepción de dinero designado por el Gerente
General para asegurar su correcto manejo y verificación quien será el encargado de
salvaguardar el dinero entregado con el propósito de atender de forma oportuna las
necesidades de compras menores que se presenten en MEQSELECTIVE CIA. LTDA.
Deberá considerar todas las precauciones de seguridad para el mismo pero por
ningún motivo el custodio de caja chica o Fondo Rotativo podrá aperturar cuentas
bancarias a título personal con el dinero del fondo, así como tampoco cancelar
gastos que no pertenecen a las actividades de MEQSELECTIVE CIA. LTDA.
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En caso de que el custodio se encuentre ausente por razones de vacaciones,

enfermedad, permiso temporal justificado, etc. el Gerente General encargará el
manejo del fondo a otro empleado de la misma área para lo cual se suscribirá una
acta de entrega de recepción.

Artículo No. 4.- IMPORTE DEL FONDO

El monto máximo para la creación de un fondo de caja chica en MEQSELECTIVE CIA.

LTDA. se establece en un valor máximo de US$500,00 (Quinientos dólares de los
Estados Unidos de Norteamérica).

Artículo No. 5.- CUANTÌA DE LOS DESEMBOLSOS

El monto máximo que se establece es un porcentaje del 10% del valor de cada
fondo, por lo tanto no se podrá efectuar pagos que sobrepasen los $50,00
(Cincuenta 00/100 dólares de los Estados Unidos de Norteamérica) por medio de
caja chica.

En casos estrictamente necesarios y debidamente justificados, se podrá solicitar

autorización al Gerente General pero este valor por ningún motivo podrá
sobrepasar de un 20% del valor del fondo $100 (Cien 00/100 dólares de los
Estados Unidos de Norteamérica)

Artículo No. 6.- UTILIZACIONES DEL FONDO DE CAJA CHICA

El fondo de caja chica deberá ser utilizado solamente para los siguientes pagos:

1. Documentos, formularios o solicitudes, de entidades de control,

2. Servicios de fotocopias, anillados, impresiones,
3. Suministros de limpieza, mantenimiento, plomería,
4. Pago de transporte público dentro de la ciudad, movilización de mensajeros,
funcionarios, empleados para realizar trámites exclusivos de la empresa,
5. Envío de correspondencia,
6. Gastos menores generados por programas de capacitación,
7. Gastos menores generados en actividades operativas,
8. Gastos de cafetería, refrigerios requeridos en las reuniones de trabajo,
9. Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía, en el caso de que
por algún motivo no se adquirió con anticipación,
10. Gastos legales tales como pago a notarios, gastos judiciales menores,
11. Otros de menor importe que no excedan el monto establecido anteriormente.
12. Gastos de alimentación siempre y cuando por motivos justificados no
puedan hacer uso del servicio que la empresa da. Estos gastos no podrán
exceder los $4.00.

Adicional se deberá escribir en la parte posterior del comprobante el motivo por el

cual se canceló dicho documento, persona y departamento quien lo solicita, y
firma del jefe inmediato quien aprueba la adquisición de dicho gasto .

Artículo No. 7 PROHIBICIONES DEL FONDO DE CAJA CHICA

Queda prohibido la utilización del fondo en:

1. Pagos de nómina, anticipo sueldos, préstamos empleados,

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2. Gastos de uso personal de los ejecutivos, y empleados de MEQSELECTIVE

CIA. LTDA.,
3. Anticipos para viáticos,
4. Cambios de cheques personales y de terceros,
5. Apertura de cuentas bancarias,
6. Presentar para reposición o liquidación del fondo documentos con tachones,
borrones, enmendaduras, mutilados, rotos, deteriorados,
7. Presentar documentos con fechas anteriores a la creación del fondo y a las
reposiciones ya liquidadas,
8. Gastos que no sean previsibles y de menor cuantía,
9. Respaldar los gastos efectuados por caja chica sin los comprobantes de
venta autorizados por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de
Retención emitido por el Servicio de Rentas Internas.
10. Presentar gastos de movilización sin la respectiva Hoja de Ruta.
11. Pagos solicitados por el gerente no relacionado con las actividades de la
empresa.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

Artículo No. 8.- PROCEDIMIENTOS PARA PAGOS

Los empleados de MEQSELECTIVE CIA. LTDA. harán conocer al custodio la

necesidad del desembolso mediante la utilización de un recibo común. El custodio
entregará el anticipo previa verificación de liquidez, y objeto del gasto. Si no se
conoce la cantidad exacta a desembolsar, se entregará un valor aproximado que
cubra dicho gasto y posteriormente se justificará con los respectivos comprobantes.

El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, en cada oportunidad que realice un
desembolso autorizado hará firmar el recibo común a la persona que recibe el
dinero. Este comprobante será archivado por el custodio del fondo, hasta poder
establecer el gasto efectivo con los comprobantes legales respectivos. De existir
diferencia en más o menos de lo inicialmente previsto, se liquidarán los valores en
un máximo de 24 horas.

Por ningún concepto el administrador del fondo de caja chica dejará sin liquidar en
forma definitiva un recibo común emitido por el desembolso de dinero. Para el
efecto, deberá tomar las medidas del caso, a fin de evitar tal situación.

Artículo No. 9.- DETALLE DE GASTOS

Diariamente el responsable del fondo registrará el detalle de los gastos efectuados

de acuerdo a los comprobantes de venta pertinentes. Se adjunta en el Anexo No. 2
del presente Reglamento.

Artículo No. 10.- RESPALDOS

El custodio del Fondo, es el responsable de requerir y adjuntar facturas,

comprobantes de venta originales resultado del gasto; dichos documentos servirán
de respaldo al “Vale de Caja Chica” y deberán cumplir con el Reglamento de
Comprobantes de Venta y de Retención emitidos por el SRI y contener los datos de
acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Venta y de retención adjunto a este
Reglamento.
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Todos los comprobantes de venta deberán ser emitidos a nombre del Custodio,
con sus Apellidos y Nombres Completos, su número de Cédula de Identidad y con
los datos del domicilio tributario de la empresa MEQSELECTIVE CIA. LTDA, teléfono,
tal como se presenta en el RUC.

Para el correcto tratamiento contable y tributario de estos reembolsos se efectuará

una liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en donde se deberá
detallar los comprobantes de venta motivo del reembolso, con las especificaciones
del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán
los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a
retenciones de renta ni de IVA.

En caso de que gastos por concepto de pasajes por transporte urbano en donde es
imposible la obtención de comprobantes de venta autorizados; se requiere elaborar
una “Hoja de ruta” (adjunta en el presente Reglamento Anexo No.3). Este gasto
será considerado como deducible siempre y cuando no supere el 10% de la
reposición.

Las liquidaciones de compra también serán elaboradas para sustentar compras o

prestaciones de servicios a personas no obligadas a llevar contabilidad que por su
nivel cultural o rusticidad no se encuentran en posibilidad de emitir comprobantes
de venta es decir no tengan RUC.

Artículo No. 11 RETENCIÓN DE TRIBUTOS

El custodio de caja chica actuará como agente de retención de impuestos, siempre

y cuando este fuera una persona natural obligada a llevar contabilidad. Se
efectuarán las retenciones del IMPUESTO A LA RENTA RETENIDO EN LA FUENTE a
todas las compras respaldadas con comprobantes de venta que se encuentren a
nombre del custodio que sobrepasen los montos exigidos por el Servicio de Rentas
Internas y sin monto de retención para todos aquellos proveedores permanentes o
continuos los mismos que son aquellos que despachan más de dos veces al mes. Se
efectuarán retenciones del IMPUESTO AL VALOR AGREGADO RETENIDO EN LA
FUENTE a todas las personas naturales que no estén obligadas a llevar contabilidad.
sin considerar el monto de compra.

Será de responsabilidad y cubrirán con sus propios recursos, los empleados que
autorizan y los custodios de los valores pagados por:

 En forma indebida, por no sujetarse al presente Reglamento;

 Documentos que no cumplan con el los requisitos contemplado en el
Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención emitido por el (SRI.);
 Diferencias en las retenciones de impuestos;
 La omisión u olvido de las Retenciones de Impuestos.

Aquellos comprobantes de venta que no cumplan con lo dispuesto en el presente

reglamento, serán devueltos al responsable del manejo del fondo para que realice
las aclaraciones, ampliaciones y/o rectificaciones del tema en el término máximo de
5 días; caso contrario, no serán consideradas para su reposición.

Cuando estos valores no sean cubiertos, el departamento financiero informará por

escrito para que estos valores sean descontados de sus haberes.

Artículo No. 12 CONTROLES PARA EL DESEMBOLSOS A TRAVES DE CAJA

CHICA
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El departamento de contabilidad, verificará, analizará, liquidará y contabilizará los

valores correspondientes a los Fondos Fijos de Caja Chica. Así como efectuará
arqueos sorpresivos.

Artículo No. 13.- REPOSICIÒN DEL FONDO

El custodio del fondo deberá solicitar al operador de pagos la reposición del mismo,
máximo cuando hubiere gastado el 70% del monto total, o por lo menos una vez al
mes, si fuere el caso. No se podrá realizar la reposición o liquidación del fondo, sin
antes contar con los documentos de respaldo originales.

El operador de pagos deberá dar atención oportuna a las solicitudes de reposición

del Fondo Fijo de Caja Chica, a fin de facilitar el manejo de dichos recursos, previo
a la verificación de los datos consignados en las solicitudes de reposición, así como
de los valores, con los comprobantes de venta que se encontraren anexo a ella así
como también el detalle de gastos efectuados. El operador de pagos deberá cotejar
los valores con los documentos justificativos presentados y detallados en el reporte.

Artículo No. 14.- DISPOSICIONES GENERALES

Los administradores de los fondos de cajas chicas recibirán inducción sobre este
Reglamento y el manejo de las mismas por parte del departamento financiero.

En caso de insolvencia o incumplimiento de lo establecido en este reglamento por

parte del cualquier empleado de MEQSELECTIVE CIA. LTDA., será sancionado de
acuerdo con el Código de Trabajo.

El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación

por parte de Gerencia General.

Atentamente,

_______________________________
Tcng. Germán Vinueza
GERENTE GENERAL
MEQSELECTIVE CIA. LTDA.