BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Kementrian Agama

Lahirnya Kementerian Agama Republik Indonesia merupakan jawaban

konkrit atas tuntutan sejarah bangsa dan merupakan jaminan atas pelaksanaan

Pancasila dan Undang Undang Dasar (UUD) 1945, terutama sila pertama

Pancasila dan pasal 29 UUD 1945.

Keberadaan Kementerian Agama yang pada mulanya bernama

Departemen Agama, awalnya diusulkan oleh utusan Komite Nasional

Indonesia Daerah (KNID) Kepresidenan Banyumas (KH. Abu Dardiri, HM.

Saleh Suady dan M. Sukeso Wirya Saputra) pada Sidang Pleno Komite

Nasional Indonesia Pusat (KNIP) di Jakarta pada tanggal 24-28 Nopember

1945.

Usulan mereka disetujui oleh sidang dan keputusan sidang tersebut

selanjutnya diproses. Pada tanggal 03 Januari 1946, pemerintah

mengumumkan berdirinya Departemen Agama Republik Indonesia dengan

Menteri Agama pertamanya adalah HM. Rasyidi, BA. Dengan demikian

tanggal 03 Januari selalu diperingati sebagai Hari Amal Bhakti (HAB)

Kementerian Agama.

Riwayat Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalya tidak bisa lepas

dari sejarah / riwayat berdirinya Pemerintahan Kota Tasikmalaya yang

merupakan pemekaran dari Kabupaten Tasikmalaya. Dengan berdirinya Kota

Tasikmalaya dan dirasakan pentingnya kehadiran Kantor Kementerian Agama,

maka dituntut pula berdirinya Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya

agar segala kegiatan keagamaan di Kota Tasikmalaya dapat ditangani secara

lebih baik dan terfokus. Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya pada

awalnya bergabung dengan Kantor Kementerian Agama Kabupaten

Tasikmalaya yang beralamat di Jl. Sutisna Senjaya.

Kantor Departemen Agama Kota Tasikmalaya pada awal berdirinya

bergabung dengan Departemen Agama Kabupaten Tasikmalaya yang

berkantor di Jln. Sutisna Senjaya. Baru pada tanggal 15 Oktober 2002

memisahkan diri dari Kantor Departemen Agama Kabupaten dan untuk

sementara menempati Gedung Dispenda Jln. Perintis Kemerdekaan Kota

Tasikmalaya. Adapun sebagai Kepala Kantor Departemen Agama Kota

Tasikmalaya yang pertama dijabat oleh Drs.H. Edeng ZA., M.Pd. Melalui

kepemimpinan beliau pelan tapi pasti tugas dan fungsi Kandepag Kota

Tasikmalaya sebagai Departemen Vertikal Pembantu Pemerintah RI di bidang

agama dan pelayanan keagamaan kepada masyarakat di Kota Tasikmalaya

berjalan dengan baik.

Kandepag Kota Tasikmalaya kemudian pindah ke Indihiang menempati

gedung Yayasan Islamic Center yang berada di pusat kota, baru kemudian pada

tahun 2005 pindah ke Jl. Noenoeng Tisna Saputra no. 5a Kahuripan Tawang

menempati gedung baru. Pada tahun 2011 di bawah pimpinan Drs. H. Ahmad
 Patoni, MM kegiatan tugas dan fungsi pokok yang dulunya Departemen

Agama sekarang berubah menjadi Kementerian Agama.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Kantor Kementerian Agama Kota

Tasikmalaya

Kepala Kantor Kementerian

Agama
Kota Tasikmalaya

Kasubag Tata
Usaha

Seksi
Seksi Pendidikan Penyelenggara Seksi Penyelenggara
Pendidikan Agama dan Haji dan Umroh Bimas Islam Syariah
Madrasah Keagamaan Islam
 Adapun tugas pokok dan fungsi Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya

adalah sebagai berikut :

a. Tugas Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya

Tugas Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya adalah sebagai berikut :

1. Subbag Tata Usaha mempunyai tugas melakukan koordinasi perumusan

kebijakan teknis dan perencanaan, pelaksanaan pelayanan dan pembinaan

administrasi keuangan dan barang milik Negara di Lingkungan

Kankemenag Kota Tasikmalaya.

2. Seksi Pendidikan madrasah mempunyai tugas melakukan pelayanan

bimbingan teknis, pembinaan serta pengelolaan data dan informasi di

bidang pendidikan madrasah.

3. Seksi Pendidikan agama Islam mempunyai tugas melakukan pelayanan

bimbingan teknis, pembinaan serta pengelolaan data dan informasi di

bidang pendidikan agama islam dan keagamaan islam.

4. Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umroh bertugas melakukan pelayanan

bimbingan teknis, pembinaan serta pengelolaan data dan informasi

penyelenggaraan haji dan umroh.

5. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam mempunyai tugas melakukan

bimbingan teknis, pembinaan serta pengelolaan data dan informasi di

bidang bimbingan masyarakat islam.

 6. Penyelenggara Syariah mempunyai tugas melakukan pelayanan,

bimbingan teknis, pembinaan serta pengelolaan data dan informasi di

bidang syariah

b. Fungsi kementerian agama

Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya adalah Instansi Vertikal

yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Kementerian Agama

Wilayah Prov. Jawa Barat yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pokok

dan fungsi Kantor Kementerian Agama Wilayah Provinsi Jawa Barat,

sedangkan fungsi Kantor Kementerian Agama Kota Tasikmalaya adalah

sebagai berikut :

1. Merumuskan visi misi serta kebijakan teknis di bidang pelayanan dan

bimbingan kehidupan beragama di Kota Tasikmalaya;

2. Pembinaan, Pelayanan dan Bimbingan Masyarakat Islam, Pelayanan Haji

dan Umroh, Bimbingan syariah, Pendidikan Agama islam dan Keagamaan

pada masyarakat dan Pemberdayaan mesjid, Urusan Agama Islam;

3. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pengelolaan Administrasi dan

Informasi Keagamaan.

3.3. Prosedur Sistem Yang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja

yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini
berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan khususnya dalam

kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Adapun prosedur dari sistem pelayanan yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

3.3.1. Prosedur Pandaftaran Haji

a. Bagian pelayanan menawarkan paket haji kepada calon jemaah, dan

memberitahukan harga dan persyaratan dokumen yang harus dipenuhi

oleh calon jemaah.

b. Bila calon jemaah telah menentukan paket haji maka bagian pelayanan

memberikan formulir berdasarkan jenis paket yang telah dipilih

sebanyak 2 rangkap.

c. Calon jemaah haji mengisi formulir pendaftaran setelah itu memberikan

formulir pendaftaran ke bagian pelayanan beserta persyaratan-

persyaratan dokumen bila dokumen belum lengkap maka sisa dokumen

di serahkan ke bagian pelayanan berdasarkan waktu yang ditentukan

oleh bagian pelayanan.

d. Lalu bagian pelayanan menyimpan formulir pandaftaran 1 rangkap dan

1 rangkap lagi diberikan kepada calon jemaah.

e. Setelah itu calon jemaah melakukan transaksi pembayaran, dan bagian

pelayanan mencatatnya. Bila pembayaran belum lunas (hanya

membayar Down Payment) maka dicatat dalam faktur tanda terima

namun jika pembayaran lunas maka dicatat dalam faktur pelunasan.

 Faktur pelunasan dan faktur tanda terima di buat dalam 2 rangkap,1

rangkap untuk calon jemaah, 1 rangkap untuk bagian keuangan.

f. Lalu bagian pelayanan memberikan jadwal pemberangkatan dan

tanggal pelunasan pembayaran bila pembayaran belum lunas, serta

dokumen yang harus di serahkan bila belum lengkap.

g. Pada tanggal yang telah di tentukan, Calon jemaah yang belum

membayar sisa pembayaran dan belum lengkap dokumen-dokumennya

maka membayar sisa pembayaran dan mengumpulkan dokumen-

dokumen yg belum lengkap namun bila tidak melengkapinya calon

jemaah akan memilih dibatalkan atau di undur keberangkatannya.

h. Bagian Pelayanan membuat faktur pelunasan sebanyak 2 rangkap 1

diberikan kepada calon jemaah, 1 lagi di berikan kepada bagian

keuangan.

i. Bagian keuangan membuat laporan kepada pimpinan sebanyak 2

rangkap berdasarkan faktur tanda terima dan faktur pelunasan,1 rangkap

diberikan kepada pimpinan 1 lagi di simpan

3.5. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem

untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang

digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem
mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan , keluaran, penyimpanan dan

proses.

Berikut alur data dari setiap proses yang ada :

Tabel 3.1. Kamus Data Paket Haji

Nama Arus Data Paket Haji

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon jemaah

Struktur Data id_paket_haji,jenis_paket.

nama_paket,rute_perjalanan,

nama_hotel , isi_kamar,

harga _usd.

Tabel 3.2. Kamus Data Pendaftaran Haji

Nama Arus Data Pendaftaran Haji

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon jemaah

Struktur Data id_calon_jemaah, nama_jemaah, binti,

status,jenis_kelamin,tempat_lahir,

tanggal_lahir,pekerjaan,pengalaman_haji,

haji_terakhir,no_passport, alamat_rumah,
 telepon_rumah,email,nama_saudara,

no_tlp_saudara.

Tabel 3.3. Kamus Data Dokumen

Nama Arus Data Dokumen

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon

jemaah

Struktur Data Passport, KTP, Kartu_Keluarga,

Surat_Nikah, Akte_kelahiran,

Pas_foto_3x4, Pas_foto_4x6

Tabel 3.4. Kamus Data Harga Paket

Nama Arus Data Harga Paket

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon

jemaah

Struktur Data Id_paket_haji, jenis_haji,

nama_paket, isi_kamar, harga_usd.

 Tabel 3.5. Kamus Data Faktur Tanda Terima

Nama Arus Data Faktur Tanda Terima

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon jemaah

Struktur Data No_Tanda_Terima,id_paket_haji,

jenis_paket, Nama_paket ,isi_kamar,

harga_usd tanggal_bayar_dp,

id_calon_jemaah, ,kurs_rupiah_daftar,

downpayment, Jumlah_uang_daftar,

Kembalian, Sisa_pembayaran

Tabel 3.6. Kamus Data Jadwal Berangkat

Nama Arus Data Jadwal Berangkat

Aliran Data dari bagian keuangan ke calon

jemaah

Struktur Data Id_paket_haji, jenis_paket,

Nama_paket, tgl_berangkat.
Tabel 3.7. Kamus Data Data Pembayaran Calon Jemaah Belum Lunas

Nama Arus Data Data Pembayaran Calon Jemaah

Belum Lunas

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon

jemaah

Struktur Data id_calon_jemaah, no_tanda_terima,

tanggal_bayar_dp, tgl_Batas_lunas,

sisa_pembayaran

Tabel 3.8. Kamus Data Pembayaran Lunas

Nama Arus Data Data pembayaran Lunas

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon

jemaah

Struktur Data Id_calon_jemaah, no_tanda_terima,

tanggal_bayar_dp, biaya_haji.

Tabel 3.9. Kamus Data Laporan Haji

Nama Arus Data Data pembayaran Lunas

Aliran Data dari bagian pelayanan ke calon jemaah

 Struktur Data Id_paket_haji,nama_paket,

biaya_haji.

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi masukan merupakan langkah awal yang mendasari proses dalam

sistem rekrutmen tenaga pendukung.

Yang termasuk dalam dokumen masukan adalah :

1. Nama Dokumen : passport

Fungsi : Untuk pembuktian

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Format :

2. Nama Dokumen : fotocopy KTP,Surat Nikah ,Kartu Keluarga, Akta Kelahiran

Fungsi : Untuk melihat IDENTITAS lengkap Jamaah haji

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Arsip calon jemaah

Media : Kertas
 Rangkap : 4 Lembar

Format : Lampiran A1

3. Nama Dokumen : Pas foto

Fungsi : Untuk mengenal calon jemaah haji

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Foto

Rangkap : 3 Lembar

Format : 3x4, 4x6

4. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran calon jemaah haji

Fungsi : Untuk medaftar calon jemaah haji

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Format : Lampiran A3

5. Nama Dokumen : Paket Haji

Fungsi : Sebagai brosur pilihan haji

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

 Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Format : Lampiran A3

6. Nama Dokumen : Harga Paket Haji

Fungsi : Sebagai harga paket haji

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Format : Lampiran A3

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Yang termasuk dalam dokumen masukan adalah :

1. Nama Dokumen : Faktur Tanda Terima

Fungsi : Sebagai bukti tanda terima untuk melengkapi persyaratan

Haji

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Kertas

Rangkap : 2 Lembar

Format : Lampiran A3
2. Nama Dokumen : Faktur Pembayaran

Fungsi : Sebagai Bukti pelunasan pembayaran haji dan umrah

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Kertas

Rangkap : 3 Lembar

Format : Lampiran A3

3. Nama Dokumen : Laporan Pelayanan Haji

Fungsi : Sebagai Laporan Hasil Penjualan Tiket

Sumber : Jemaah Haji

Tujuan : Kementrian Agama

Media : Kertas

Rangkap : 2 Lembar

Format : Lampiran A3