Penerapan Analisis SWOT dalam Penyusunan Rencana

Stratejik (Renstra) pada Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat III Badan Pusat Statistik

Oleh: Yuliana Ria Uli Sitanggang, S.Si, M.Si

Widyaiswara Madya

ABSTRAK

Perubahan besar terjadi di bidang pemerintahan sejak diberlakukannya

Undang-Undang tentang Otonomi yang antara lain Undang-Undang
Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah. Konsekuensinya
daerah harus mampu mengembangkan Otonomi Daerah secara luas,
nyata dan bertanggung jawab dalam rangka pemberdayaan masyarakat.
Pemerintah Daerah diharapkan melakukan berbagai upaya kreatif sesuai
dengan kewenangannya yaitu dapat memformulasikan Rencana Startejik
(Renstra). Penentuan faktor-faktor kunci keberhasilan dalam Renstra
masih sangat dominan dilakukan dengan mengandalkan intuisi saja.
Instansi dan/atau Pemerintah Daerah dapat menerapkan SWOT sebagai
salah satu alat analisisnya. Informasi hasil analisis SWOT dimanfaatkan
sebagai umpan balik dalam mempertajam rumusan misi, dasar
perumusan tujuan yang rasional dan menjadi acuan dalam menyusun
strategi serta rencana kegiatan yang dilakukan. Pemimpin dapat
mengantisipasi kekuatan dan kelemahan internal organisasi dan
memahami peluang dan tantangan eksternal organisasinya. Pemimpin
dituntut melakukan analisis lingkungan kerja masing-masing, menilai
kemampuan dan kapasitas sumber daya internal ke dalam kategori
kekuatan dan kelemahan. Oleh karena itu, diperlukan Diklat khusus dalam
penyusunan Renstra dengan menggunakan Analisis SWOT secara
paripurna.

Kata Kunci: Rencana Stratejik, Analisis SWOT Diklat PIM III, Faktor-faktor
Kunci Keberhasilan Pimpinan, Strategi Pimpinan
1
 I. PENDAHULUAN
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perubahan besar terjadi di bidang pemerintahan sejak

diberlakukannya Undang-Undang tentang Otonomi yang antara lain
Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah.
Undang-Undang tersebut sebagai pengganti Undang-Undang Nomor 5
Tahun 1974 tentang Pemerintahan Desa dan Undang-undang Nomor 5
Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di Daerah, yang
kemudian disempurnakan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun
2004 dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008. Pelaksanaan
Undang-undang ini membawa konsekuensi daerah harus mampu
mengembangkan Otonomi Daerah secara luas, nyata dan bertanggung
jawab dalam rangka pemberdayaan masyarakat. Juga dituntut
melakukan berbagai upaya kreatif sesuai dengan kewenangannya
dengan berpedoman peraturan dan perundangan yang berlaku.

Salah satu upaya kreatif yang harus dilakukan adalah dapat

memformulasikan Rencana Startejik (Renstra). Renstra mencerminkan
perwujudan ideal dan hal-hal yang harus dicapai di masa yang akan
datang. Pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III
(Diklat PIM III) diberikan materi Teknis Analisis Manajemen (TAM)
yang diharapkan memberikan manfaat setelah kembali ke unit kerja
para peserta dalam melakukan identifikasi, mengklasifikasi, menilai
dan menentukan faktor-faktor kunci yang mempengaruhi keberhasilan
instansi dalam menjalankan atau mencapai misinya. Peserta Diklat
PIM III dapat merumuskan tujuan, sasaran kinerja yang rasional dan
logis serta menyusun strategi program dan kegiatan yang tepat
dilakukan untuk mencapai sasaran kinerjanya. Salah satu Teknik
Analisis yang diberikan adalah Analisis SWOT. Langkah-langkah
Teknik Analisis SWOT adalah menentukan Faktor-Faktor Kunci

2
 keberhasilan yang pada praktek di tingkat pembelajaran menggunakan
Intuisi dalam menilai Urgensi faktor terhadap misi, dukungan faktor
terhadap misi dan kaitan antar faktor terhadap misi. Dalam
penerapannya pada tingkat Analisis SWOT di tingkat instansi dan/atau
Pemerintah Daerah dalam menentukan faktor-faktor kunci
keberhasilan tersebut masih sangat dominan dilakukan dengan
mengandalkan intuisi saja, tidak dilakukan dengan cara penentuan
sesuai dengan teknik analisis yang seharusnya. Akibatnya dalam
memformulasikan rencana stratejik, tidak menghasilkan rencana yang
dapat mengantarkan program dan kegiatan yang dibutuhkan.

2. Tujuan dan Manfaat

Informasi hasil analisis SWOT akan dimanfaatkan sebagai umpan

balik dalam mempertajam rumusan misi, dasar perumusan tujuan yang
rasional dan menjadi acuan dalam menyusun strategi serta rencana
kegiatan yang dilakukan. Para ahli manajemen berpendapat bahwa
dalam kerangka Renstra setelah Visi dan Misi, kegiatan berikutnya
yang dilakukan analisis lingkungan Internal dan Eksternal. Kemudian
dilanjutkan dengan tahap perumusan tujuan, sasaran yang rasional,
penyusunan strategi, program dan kegiatan yang tepat dilakukan.

Tujuan yang hendak dicapai dari pencermatan tersebut adalah

untuk mengenali kekuatan dan kelemahan internal organisasi dan
memahami peluang dan tantangan eksternal organisasi, sehingga
organisasi dapat mengantisipasi perubahan-perubahan di masa yang
akan datang, sesuai dengan kemampuan dan kapasitas yang dimiliki
menuju tujuan yang ingin dicapai. Selain itu, dengan menggunakan
informasi dari hasil pencermatan tersebut organisasi lebih
berkemampuan untuk mengambil langkah-langkah dalam jangka
panjang.

3
3. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, dapat dikemukakan

rumusan masalah yaitu ”Bagaimana Menentukan Faktor-Faktor Kunci
Keberhasilan pada Analisis SWOT dalam memformulasikan Renstra
pada Instansi dan/atau Pemerintah Daerah?”. Implementasi Analisis
SWOT dalam memformulasikan Renstra, yang mencerminkan
perwujudan pandangan ideal dan hal-hal yang harus dicapai di masa
yang akan datang, diperlukan penguasaan informasi tentang masalah-
masalah dalam lingkungan internal dan eksternal melalui suatu
pencermatan dan di proses dengan pembobotan dan rating menjadi
suatu kesimpulan analisis, baik internal maupun eksternal. Dalam
kajian manajemen Stratejik Diklat Kepemimpinan Tingkat II kegiatan
yang demikian dikenal sebagai Pencermatan Lingkungan Internal (PLI)
dan Pencermatan Lingkungan Eksternal (PLE), yang menghasilkan
Kesimpulan Analisis Faktor Internal (KAFI) dan Kesimpulan Analisis
Faktor Eksternal (KAFE).

4. Pertanyaan Kajian

Penggunaan analisis SWOT dalam mewujudkan misi yang

dilandasi beberapa konsepsi pemikiran sebagai berikut:
a. Siapa mengetahui keadaan medan kekuatan dan peluang yang
dapat dimanfaatkan serta kelemahan diri sendiri dan ancaman
akan memenangkan perjuangan
b. Siapa yang dapat memadukan atau menciptakan interaksi secara
kekuatan (strength) dengan peluang (Opportunities) dan
meminimalkan kelemahan serta ancaman akan memiliki
keunggulan meraih sukses yang lebih besar.

4
 II. METODOLOGI

Analisis SWOT merupakan teknik dalam membedah kasus sebagai

kekuatan (strength), kelemahan (weakness), kesempatan/peluang
(Opportunity) dan ancaman (threat). Tendensi (trend) atau terjadian
dengan mengancam perkembangan atau keberlangsungannya organisasi.
Analisis SWOT digunakan untuk mencari keuntungan dan memperbaiki
situasi. Mencari keuntungan dilakukan dengan ekspansi, memperbaiki
situasi dengan menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi. Dampak
dengan dilakukannya SWOT analisis adanya kesimpulan dasar (basic
conclusions).

Dengan membangun interaksi yang efektif antar faktor kunci

keberhasilan akan tercipta sinergi dalam meraih peluang atau tujuan
organisasi. Jika analisis SWOT tersebut dilaksanakan sesuai kerangka di
atas, maka diharapkan dapat mendukung penyusunan Renstra masing-
masing Instansi dan/atau Pemerintah Daerah. Analisis SWOT akan
menghasilkan informasi faktor kunci yang mempengaruhi keberhasilan
organisasi dalam menjalankan misinya, sehingga dapat digunakan
sebagai dasar dalam mengambil serangkaian keputusan stratejik antara
lain: tujuan, sasaran dan strategi yang tepat dilakukan dalam mencapai
masa depan yang dicita-citakan bersama.

Sesuai dengan kajian yang ditetapkan, setelah Indentifikasi Faktor

Internal kekuatan (strength), kelemahan (Weaknesses), peluang atau
kesempatan (faktor Eksternal Opportunities) dan ancaman (Threats)
ditemukan, selanjutnya dilakukan penilaian Faktor Kunci Keberhasilan.
Untuk menentukan faktor keberhasilan misi sebagai faktor-faktor strategis
atau faktor kunci keberhasilan maka perlu dilakukan penilaian terhadap
setiap faktor yang teridentifikasi.

Suatu faktor disebut strategis apabila memiliki nilai lebih dari faktor
yang lain. Faktor yang telah memberikan dukungan (kontribusi) tinggi dan
5
keterkaitan tinggi terhadap berbagai keberhasilan yang diraih organisasi
selama ini dan untuk yang mendatang, dianggap sebagai faktor strategis
dan selanjutnya disebut faktor kunci keberhasilan.

Analisis SWOT adalah salah satu Ragam Alat Analisis yang diberikan
pada Mata Diklat Teknik Analisis Manajemen pada Diklat PIM tingkat III
merupakan suatu proses merinci keadaan lingkungan internal dan
eksternal guna mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan
organisasi ke dalam kategori Strengths, Weaknesses, Opportunities,
Threats, sebagai dasar untuk menentukan tujuan, sasaran dan strategi
mencapainya, sehingga organisasi memiliki keunggulan meraih masa
depan yang lebih baik ( Sianipar - Entang, 2003 : 23).

Dalam hubungan itu dijelaskan Konsep Analisis SWOT, dalam era

globalisasi terjadi perlombaan membangun keunggulan atau daya saing
organisasi. Perubahan keadaan yang berlangsung terus dengan cepat
membuat keadaan masa depan yang dicita-citakan semakin tidak pasti,
penuh resiko dan kegagalan.

Setiap pemimpin dituntut melakukan analisis lingkungan kerja masing-

masing, menilai kemampuan dan kapasitas sumber daya internal ke
dalam kategori kekuatan (strength) dan kelemahan (Weaknesses). Merinci
dan menilai keadaan lingkungan eksternal ke dalam kategori peluang atau
kesempatan (Opportunities) yang dapat dimanfaatkan mendukung
keunggulan kompetitif yang dimiliki, dan ancaman (threats) yang harus
diatasi. Apabila semua pimpinan dalam suatu organisasi mampu
mengkondisikan faktor-faktor itu memiliki kapasitas tinggi sesuai
fungsinya, maka pimpinan yang demikianlah yang memiliki kompetensi inti
manajemen yang kompetitif.

Dalam analisis lingkungan internal dan eksternal diharapkan dapat

memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi terhadap
Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT). Dan
6
menentukan posisi kekuatan organisasi serta faktor kunci keberhasilan
atau faktor Strategi dalam mencapai visi dan misi.

Secara lengkap kerangka analisis SWOT disusun sebagai berikut: 1.

Indentifikasi faktor-faktor keberhasilan misi, 2. Penilaian Faktor-faktor
keberhasilan, 3. Faktor kunci keberhasilan & peta posisi kekuatan, 4.
Merumuskan dan menentukan tujuan, 5. Menentukan sasaran dan kinerja,
6. Menyusun strategi dan kegiatan, 7. Rencana kerja kegiatan, 8.
Monitoring, evaluasi dan pelaporan. Menurut Sianipar dan Entang (2003:
27), kerangka analisis SWOT dapat digambarkan sebagai berikut:

7
 III. Hasil dan Pembahasan

1. Penerapan Analisis SWOT

Sesuai dengan ketentuan pada pelaksanaan Diklat PIM Tingkat III

Badan Pusat Statistik (BPS) dan/atau Diklat PIM III yang dilaksanakan
di Provinsi, analisis SWOT digunakan sebagai ragam analisis yang
utama dalam mata Diklat Teknik Analisis Manajemen. Analisis yang
digunakan untuk menyusun tugas perseorangan (RAP) dan dalam
menyusun laporan Studi Lapangan (SL). Melalui pengamatan dan
wawancara tidak terstruktur kepada sebagian peserta terutama yang
mendapatkan bimbingan dari penulis diperoleh kesimpulan dalam
menentukan faktor-faktor kunci keberhasilan sesuai dengan yang
diajarkan dalam menentukan Nilai Urgensi (NU), Nilai Dukungan (ND)
dan Nilai Keterkaitan (NK) menentukannya didasarkan intuisi dari
masing-masing peserta bersangkutan khususnya dalam penulisan
RAP. Dalam RAP intuisi masih sangat dominan. Hal ini sangat
dimaklumi, karena umumnya peserta diklat baru menerima dan
mempelajari materi tersebut, dan lebih dari keterbatasan waktu
menjadi alasan yang utama.

Setelah selesai mengikuti Diklat PIM III, kompetensi Teknik

Analisis Manajemen khususnya SWOT bagi peserta jarang sekali
dilakukan. Hampir setiap peserta tidak lagi menggunakan dan
memanfaatkan Teknik Analisis Manajemen. Penyebabnya
dimungkinkan karena mereka tidak mendapatkan tugas di bidang
perencanaan dan lebih dari itu program kegiatan yang akan/sudah
dikerjakan didasarkan pada paket program konvensional yang mereka
telah laksanakan jauh sebelum mengikuti Diklat PIM III.

Ada sebagian kecil dari mereka yang bertugas di bidang

perencanaan tetapi jarang diantara mereka menggunakan analisis

8
 SWOT terutama dalam menentukan faktor-faktor kunci dilakukan
dengan sebenarnya.

2. Pembahasan

Penerapan pada Instansi/Pemerintah Daerah secara khusus

belum pernah ada yang melakukan penelitian secara mendalam.
Namun berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan
kepada para Alumni Diklat PIM III Badan Pusat Statistik (BPS) yang
bertugas di bidang perencanaan belum pernah dilakukan mulai
penentuan faktor-faktor internal dan eksternal sampai pada penentuan
faktor-faktor kunci keberhasilan dikaji secara mendalam sesuai
dengan langkah-langkah analisis SWOT. Formulasi Renstra yang
diharapkan memandu program dan kegiatan hanya dilakukan oleh
orang-orang tertentu, tidak merupakan kerja tim yang konkrit.
Walaupun ada Tim yang bekerja bersama tetapi teknik analisis tidak
digunakan secara paripurna.

Berdasarkan teknis analisis dengan menggunakan SWOT, untuk

mendapatkan nilai urgensi yang lebih akurat dan sekaligus untuk
menghindari atau guna memperkecil subyektifitas penilaian sebaiknya
dilakukan suatu kelompok ahli sesuai dengan prinsip teori Delphi.
Kalau tidak ada tim ahli, paling tidak oleh tim kerja yang
berpengalaman di bidang obyek yang dinilai. Disarankan Tim
seyogyanya merupakan gabungan ahli dan tim kerja berpengalaman
di bidang yang sama dengan obyek yang dinilai dengan penerapan
prinsip-prinsip Teori Delphi. Pertama anggota tim atau kelompok kerja
diminta untuk menilai tiap faktor internal dan eksternal yang
teridentifikasi, dan dicari rata-ratanya. Kemudian diminta anggota ahli
menilai tiap faktor dan dirata-ratakan. Setelah itu nilai rata-rata dari
anggota tim ditambah dengan nilai rata-rata dari anggota ahli, dibagi

9
 dua. Hasilnya menjadi nilai akhir. Cara seperti ini juga diterapkan
dalam menentukan nilai dukungan faktor dan nilai keterkaitan faktor.

IV.
IV. Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

Berdasarkan paparan di atas, maka dapat diajukan beberapa

kesimpulan antara lain:

1. Dalam melakukan Analisis SWOT pada umumnya peserta Diklat PIM

III dekade tahun 2008-2010 masih menggunakan intuisi dalam
menentukan Faktor Kunci Keberhasilan

2. Demikian juga pada Instansi dan/atau Pemerintah Daerah dalam

menyusun Rencana Stratejik, sebagian besar masih belum
menggunakan analisa SWOT secara paripurna khususnya penentuan
Faktor Kunci Keberhasilan

Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka diajukan beberapa saran

kepada berbagai pihak sebagai berikut:

1. Dalam menyusun Renstra setiap Instansi/Pemerintah Daerah apabila

menggunakan Analisis SWOT hendaknya dilakukan secara paripurna
khususnya dalam penentuan Faktor Kunci Keberhasilan, sehingga
dapat mendekati penetapan Rensta yang mengantarkan Program dan
Kegiatan yang benar-benar diperlukan

2. Untuk itu diperlukan Diklat secara khusus dalam penyusunan Renstra

dengan menggunakan Analisis SWOT secara paripurna.

10
 Daftar Rujukan

Lembaga Administrasi
Administrasi Negara, 2008, Kertas Kerja Perseorangan DIKLAT
PIM Tingkat III, Jakarta

Muljadi Santjitra,
Santjitra 2009, ANALISIS SWOT & IMPLEMENTASINYA, diakses
dari
http://research.pps.dinus.ac.id/lib/jurnal/PENERAPAN%20ANALISI
S%20SWOT%20GUNA%20PENYUSUNAN%20RENCANA%20IN
DUK%20%20E-GOVERNMENT%20KABUPATEN%20KAUR.pdf
pada tanggal 6-12-2011

Raja Presentasi,
Presentasi 2009, Penerapan Analisis SWOT, diakses dari
http://rajapresentasi.com/2009/04/penerapan-analisa-swot/, pada
tanggal 6-12-2011

Sianipar, J.P.G dan Entang, H.M.,

H.M. 2003, Teknik-Teknik Analisis
Manajemen: Bahan Ajar DIKLATPIM Tingkat III; Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara

11