Οργάνωση Παραγωγής

& ∆ιοίκηση Επιχειρήσεων ΙΙ

Κοστολόγηση Επιχειρήσεων & Λήψη Αποφάσεων

Κεφάλαιο 16

Αναδιοργάνωση
Επιχειρησιακών
∆ιαδικασιών –
Μέρος Ι

Νικόλαος Α. Παναγιώτου

© 2004 ΕΜΠ
Τομέας Βιομηχανικής ∆ιοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας
 Περιεχόμενα Παρουσίασης

1. Ορισμός Αναδιοργάνωσης

2. Θεωρητική Ανασκόπηση

3. Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–2

 BPR - Μία Παρεξηγημένη Έννοια...

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–3

 Η ∆υναμική της Πρώτης ∆εκαετίας του 2000
Στοιχεία-κλειδιά για της επιτυχημένες επιχειρήσεις του 2000 είναι τα ακόλουθα:

‰Αυξημένη ταχύτητα - οι χρόνοι «παραγωγής»

καθιστώνται κρίσιμοι
‰ Στρατηγική χρήση της πληροφορικής
‰Οργάνωση επιχειρήσεων σε πιο επίπεδα σχήματα
‰∆ημιουργία στρατηγικών συμμαχιών για περιορισμό
των κινδύνων και καλύτερη εκμετάλλευση των
ευκαιριών
‰∆ιεθνοποίηση των αγορών
‰Παρακίνηση των υπαλλήλων μέσω της συμμετοχής
τους σε ενδυναμωμένες ομάδες εργασίας

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–4

 Πιέσεις που Ασκούνται στις Επιχειρήσεις

‰Έντονος ανταγωνισμός σε τοπικό επίπεδο

‰Παρουσία νέων ανταγωνιστών λόγω της ελεύθερης
αγοράς σε διεθνές επίπεδο
‰Αυξημένη ευαισθησία των πελατών στην τιμή χωρίς
την ύπαρξη συμβιβασμών στην ποιότητα
‰Γενικότερη απαίτηση για ολική ποιότητα και υψηλού
επιπέδου εξυπηρέτηση των πελατών

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–5

 Ο Ρόλος της Στρατηγικής
‰Συχνά οργανωτικές αλλαγές και διαδικαστικές
τροποποιήσεις δε συνοδεύονται από αντίστοιχη
προσαρμογή της στρατηγικής
‰Οι διαδικασίες που πραγματοποιούνται έχουν έναν
εσφαλμένο προσανατολισμό με βάση την παρελθούσα
πραγματικότητα
‰Πρόχειρες τροποποιήσεις δημιουργούν περισσότερα
προβλήματα αφού:
¾ οι διαδικασίες γίνονται πολύπλοκες
¾ οι στόχοι δεν είναι κατανοητοί και ξεκάθαροι
¾ οι αρμοδιότητες και υπευθυνότητες δεν είναι
ικανοποιητικά καθορισμένες

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–6

 Τα Προβλήματα που Προκύπτουν είναι Σημαντικά...

Στις διαδικασίες:

‰Κακή αξιοποίηση των πόρων (χρόνος, χρήμα,

εξοπλισμός)
‰Η εξυπηρέτηση των πελατών και η ποιότητα της λήψης
αποφάσεων χειροτερεύουν
‰Τα κόστη αυξάνονται εξαιτίας της πολυπλοκότητας ενώ
συχνά δεν μπορούν εύκολα να εντοπισθούν:
¾ Πραγματοποίηση των ίδιων διαδικασιών πολλές φορές
¾ Τμηματοποίηση και εργασία σε πολλά στρώματα
¾ Κακή διάθεση των πόρων (εσωτερική & εξωτερική
οπτική)
ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–7
 …Και δεν είναι Μόνον Αυτά...
Στο ανθρώπινο δυναμικό:

‰Η συμμετοχή των εργαζομένων είναι περιορισμένη

‰Οι αρμοδιότητες και δικαιοδοσίες είναι ασαφείς και με
υπερκαλύψεις
‰Η ύπαρξη κινήτρων είναι αμελητέα
‰Η αναγνώριση της προσφοράς των εργαζομένων
υποβαθμίζεται
‰Η αμοιβή δεν είναι αντίστοιχη της προσπάθειας και των
επιτευχθέντων αποτελεσμάτων

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–8

 …Αλλά και Πολλά Άλλα!
Στον τεχνολογικό τομέα :

‰Οι επενδύσεις σε τεχνολογίες πληροφορικής είναι

ελλιπείς
‰Οι επιλογές αυτοματοποίησης είναι αποτυχημένες
‰Το βάρος πέφτει στην χρησιμοποίηση εξελιγμένων
εργαλείων και όχι στην επιτυχημένη εφαρμογή των
εργαλείων αυτών
‰Οι τεχνολογικές αλλαγές δε συνοδεύονται από
αντίστοιχες αλλαγές στις διαδικασίες

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–9

 Η Κατάσταση στη ∆εκαετία του 1990...

∆ιαδικασία
Παρακολούθησης
Αγοράς

Συχνότητα
Βαθμός Αλλαγών
Αλλαγής Αγοράς
Αγοράς

∆υσλειτουργία
Οργανισμού

Παρούσες 5 10
∆ιαδικασίες Χρόνος (Έτη)

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–10

 ...και η Κατάσταση στη ∆εκαετία του 2000...

∆ιαδικασία
Παρακολούθησης
Αγοράς

Συχνότητα
Βαθμός Αλλαγών
Αλλαγής Αγοράς
Αγοράς

∆υσλειτουργία
Οργανισμού

5 10
Παρούσες
∆ιαδικασίες Χρόνος (Έτη)

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–11

 Κλάδοι που Επηρεάζονται

Τράπεζες
∆ιασκέδασηt
Ηλεκτρισμός
Υγεία
Logistics Παραγωγή Τηλεπικοινωνίες
Καταναλωτικών
Ταξίδια ∆ιαφήμιση
Προϊόντων

Εκδόσεις
Μεταφορές Λιανεμπόριο Πωλήσεις
Βιβλίων Εξοπλισμός
Κυβερνητικές
Υπηρεσίες Γραφείου
Εμπορία
Recreation Παιχνίδια Μετοχών
Αυτοκινητο- Cards and and Leisure
βιομηχανία Gifts

Το eBusiness επηρεάζει το Το eBusiness αλλάζει τη Το eBusiness αλλάζει

Μarketing, τις Πωλήσεις δομή των προσφορών και όλους τους κλάδους
και την Εξυπηρέτηση τον τρόπο που προσφέρονται
Πελατών

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–12

 Παράδειγμα Νέων Επιχειρηματικών Μοντέλων
Συνεργάτες

eProcurement eSales
Παραγωγή
Προϊόντα Προμήθειες Πωλήσεις Προϊόντα

Προμηθευτές Πελάτες

Συμβόλαι Συμβόλαια
α

Παραγγελίες
Παραγγελίες
Intranet

Internet / Extranet

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–13

 When the Going Gets Tough, the Tough Get Going!

Η αναδιοργάνωση επιχειρησιακών
διαδικασιών μπορεί να αντιμετωπίσει
τα προβλήματα που προαναφέρθηκαν, Προσπαθεί να πετύχει τους στόχους της
αποσκοπώντας στα εξής: επιχειρώντας τα ακόλουθα:

‰ Περιορισμό του κόστους ‰ Εισαγωγή νέου τρόπου σκέψης

‰ Βελτίωση της ποιότητας ‰ Αλλαγή του τρόπου με τον οποίο
‰ Αύξηση της εξυπηρέτησης πραγματοποιείται η εργασία
‰ Συνδυασμό των ανωτέρω ‰ ∆ημιουργία ευέλικτης οργάνωσης
‰ Χρησιμοποίηση της τεχνολογίας ως
«αγωγό»

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–14

 Οι Επιχειρηματικοί Κανόνες Έχουν Αλλάξει...

Παραδοσιακή Προσέγγιση Νέα Προσέγγιση

Προσέγγιση ∆ιαδικασίες & εργαλεία Ανάλυση όλης της επιχείρησης

και των λειτουργικών συνδέσεων

Οδηγοί Bottom-up Όραμα

Μέτρο Σύγκρισης Νόρμες κλάδου Βέλτιστες πρακτικές

Εύρος Τμήματα Όλες ο οργανισμός

Προτεραιότητες Ίδια προτεραιότητα Βελτίωση των διαδικασιών

Σε όλες τις διαδικασίες Κλειδιών πρώτα

Βαθμός αλλαγής Μικρός Μεγάλος, συνοδεύεται από

συνεχή βελτίωση

∆ιαδικασία αλλαγής Ανεπίσημη, τυχαία Προγραμματισμένη

Ρόλος υπαλλήλων Αμέτοχοι αποδέκτεςs Ιδιοκτήτες και και συμμετέχοντες

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–15

 Η Λειτουργική Οπτική (Οργάνωση ανά Τμήματα)

Έρευνα Παραγωγή Marketing

& Πωλήσεις
‰ Το κάθε τμήμα έχει μικρή ή καθόλου γνώση για τις δραστηριότητες
του άλλου
‰ Το αποτέλεσμα είναι μη αποδοτική λειτουργία (υπερκαλύψεις,
τοπική και όχι ολική βελτίωση, πόλεμος συμφερόντων, μη
αποδοτική λειτουργία)
ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–16
 Τα Τμήματα σε Μία Επιχείρηση Συνεργάζονται...

Νέες Ιδέες Προϊόντων Ανάγκες

Έρευνα Marketing

Προδιαγραφές
Παραγγελίες Παραγγελίες Πελάτες
Ανάπτυξη Παραγωγή Πωλήσεις

Έρευνα Παραγωγή Marketing

& Πωλήσεις

Οπτική των διαδικασιών

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–17

 Παράδειγμα: ∆ιαδικασία ∆ιεκπεραίωσης Παραγγελίας
Τμήμα
Οικονομικό Τμήμα Έλεγχος
Εξυπηρέτηση
Τμήμα Πωλήσεων Αποθεμάτων
ς Πελατών
Παραγγελία
Πελάτη
Παραλαβή Πιστωτικός Έλεγχος
Καθορισμός Ύπαρξης
Εντολής Έλεγχος
Τιμής Προϊόντος
Παραγγελίας Πελάτη
Ναι Όχι

Τμήμα
Προγ/μός
Αποστολής Αποθήκη
Παραγωγής
Παράδοση Προϊόντων
στον
Πελάτη
Έλεγχος
Παραλαβή Εντολή
παραγγελίας,
από αποθήκη Παραγωγής
αποστολή

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–18

 Σύγκριση των ∆ύο ∆ιαφορετικών Οπτικών
Οπτική των τμημάτων Οπτική των διαδικασιών
Πελάτης
Προσθήκη/ Διατήρηση
Add and Keep Πελ.
Customers

Πελάτης
Απόκτηση Παραγγελιών

Πελάτης
Δημιουργία
Launch NewΝέων Προϊόντων
Products
Εξασφάλιση Πόρων
Καλές χρηματοροές
Generate Cash Flow

Πελάτης
Ικανοποίηση μετόχων
Satisfy Stakeholders

¾ ∆ιάσπαση διαδικασιών & μακροί ¾ Επίκεντρο ο πελάτης, διαδικασίες

χρόνοι που εμπλέκουν πολλά τμήματα
¾ Απουσία ευελιξίας ¾ Προσέγγιση με ομάδες
¾ Συχνά σφάλματα
¾ Ενίσχυση από νέες τεχνολογίες
¾ Απομόνωση από τον πελάτη & τον
™ Client/server και GUI
νεωτερισμό
™ Τηλεφωνικά Κέντρα
¾ ∆υσκολία εύρεσης υπευθύνων
™ Imaging και Ροή Εργασίας
¾ Απογοήτευση υπαλλήλων

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–19

 Οι ∆ιαστάσεις Ενός Οργανισμού

Οργανισμός/ Άνθρωποι

Φυσική Τεχνολογία
Υποδομή

Εξυπηρέτηση Επιχειρηματική
Πελατών Στρατηγική
R&D MANUFACTURING
SALES

Πολιτική,
Νομοθεσία,
Κανονισμοί Διαδικασίες

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–20

 Όλοι οι Παράγοντες Πρέπει να Συνεισφέρουν στην
Υλοποίηση της Στρατηγικής

Οργανισμός Τεχνολογία
& Άνθρωποι

Στρατηγική
∆ιαδικασίες

∆ιαδικασίες Φυσική
Πολιτική
Υποδομή

Πολιτική Στρατηγική

Τεχνολογία
Οργανισμός
& Άνθρωποι

Φυσική
ΣΤΟ ΜΕΛΛΟΝ
Υποδομή

ΤΩΡΑ

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–21

 Ορισμοί Αναδιοργάνωσης
Επιχειρησιακών ∆ιαδικασιών (1/2)
Κατά τους Hammer και Champy(1993), Business Process Reengineering
είναι:
« Ο θεμελιώδης επαναπροσδιορισμός και η δραστική ανασχεδίαση ενός
ολόκληρου επιχειρηματικού συστήματος: των επιχειρηματικών διαδικασιών,
του ορισμού εργασίας, της δομής του οργανισμού, της διοίκησης, του γενικό-
τερου συστήματος απόδοσης και των αξιών και πεποιθήσεων που επικρατούν
στην επιχείρηση».

Κατά τους Tapscott et al (1993) Business Process Reengineering

είναι:
« Η από τα θεμέλια επανεξέταση και ανασχεδίαση των επιχειρησιακών
διαδικασιών και της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης με στόχο την
επίτευξη δραματικής βελτίωσης σε φλέγοντες τομείς όπως η ποιότητα, η
παραγωγικότητα, η ικανοποίηση του πελάτη και ο χρόνος που χρειάζεται
για να φτάσει ένα προϊόν στην αγορά».

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–22

 Ορισμοί Αναδιοργάνωσης
Επιχειρησιακών ∆ιαδικασιών (2/2)
Κατά τους Hall et al(1993), Business Process Reengineering
είναι:
« Ο ανασχεδιασμός και η βελτίωση ενός οργανισμού τόσο σε βάθος (ρόλοι,
υπευθυνότητες, επιχειρησιακή δομή, καθεστώς αμοιβής, πληροφοριακή
τεχνολογία, κοινές δεξιότητες, κοινά πιστεύω), όσο και σε πλάτος (δραστη-
-ριότητες) που μπορούν να οδηγήσουν στην μακροχρόνια κερδοφορία».

Κατά τον Davenport (1993) το Business Process Reengineering αποτελεί

τμήμα μιας μεγαλύτερης «ιδέας» και για αυτό εισάγει τον όρο « Business
Process Innovation” που υποδηλώνει την δημιουργία Στρατηγικού Οράματος,
και την εμπλοκή ανθρωπίνου δυναμικού και τεχνολογίας στον σχεδιασμό
της δραστηριότητας της αλλαγής».

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–23

 Μεθοδολογία
Αναδιοργάνωσης Επιχειρησιακών
Διαδικασιών

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–24

 Ένα Μοντέλο Αναδιοργάνωσης

Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών ∆ιαδικασιών

Εστίαση/ Σχεδιασμός Προσαρμογ Προγ/μος-

Όραμα Υλοποίηση
Ανάλυση ∆ιαδικασιών ή Υποδομής Χρηματοδ.

Οργανισμός Φυσική
Τεχνολογία Πολιτική
/ Άνθρωποι Υποδομή

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–25

 Ερμηνεία Μοντέλου

ΓΙΑΤΙ ? ΤΙ ? ΜΕ ΤΙ ?

Εστίαση/ Σχεδιασμός Προσαρμογ Προγ/μος-

Όραμα Υλοποίηση
Ανάλυση ∆ιαδικασιών ή Υποδομής Χρηματοδ.

Οργανισμός Φυσική
Τεχνολογία Πολιτική
/ Άνθρωποι Υποδομή

ΠΟΙΟΣ ? ΠΩΣ ? ΠΟΥ ?

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–26

 Στρατηγική & Όραμα
‰Όραμα: Έκφραση της στρατηγικής σε συνδυασμό με
την ιδιαίτερη κουλτούρα της επιχείρησης,
προσδιορισμός των μελλοντικών στόχων
‰Αγορά: Αναγνώριση των πελατών και των ιδιαίτερων
χαρακτηριστικών τους καθώς και των ιδιαιτεροτήτων
του περιβάλλοντος λειτουργίας της επιχείρησης
‰Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας: Αναγνώριση
σημαντικών σημείων που μπορούν να εξασφαλίσουν
την επιτυχία λειτουργία της επιχείρησης στο μέλλον
‰Στόχοι αναδιοργάνωσης: Αναγνώριση στόχων σε
υψηλό επίπεδο και εξασφάλιση δυνατότητας μέτρησης
της απόδοσης

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–27

 Εστίαση - Πραγματοποίηση Ανάλυσης
Η ανάλυση των διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν περιλαμβάνει
τα ακόλουθα βήματα:

‰Κατανόηση υπάρχουσας κατάστασης επιχείρησης

‰Ανάλυση επιχειρησιακών διαδικασιών σε υψηλό
επίπεδο και:
¾ σύγκριση υπάρχουσας κατάστασης με τους στόχους
¾ αναγνώριση στενωμάτων και προβληματικών περιοχών
‰Επιλογή διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν
‰Πραγματοποίηση ανάλυσης χαμηλότερου επιπέδου
των διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν
‰Ακριβής αναγνώριση και έκφραση αλλαγών και
περιγραφή των αναμενόμενων οφελειών

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–28

 Σχεδιασμός ∆ιαδικασιών

Ο επιτυχημένος σχεδιασμός των επιτυχημένων διαδικασιών

περιλαμβάβει τις ακόλουθες ενέργειες:

‰∆ημιουργία κατάλληλης ομάδας έργου με τέλεια γνώση

των ιδιαιτεροτήτων των διαδικασιών που θα
σχεδιασθούν
‰Μελέτη βέλτιστων πρακτικών και ακρόαση ειδικών του
κλάδου στον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση
‰Αναγνώριση βασικών αγωγών (enablers) για την
πραγματοποίηση των αλλαγών
‰Εντοπισμός εμποδίων και πιθανών προβλημάτων
‰Σχεδιασμός των νέων δεικτών απόδοσης

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–29

 Οργανισμός & Άνθρωποι
‰Κουλτούρα
¾ Προσδιορισμός στυλ διοίκησης, μεθοδών εσωτερικών επικοινωνιών,
νορμών συμπεριφοράς και γενικότερης κουλτούρας της επιχείρησης
¾ Καθορισμός τύπων ανταμοιβών και αναγνώρισης

‰Οργανισμός
¾ Καθορισμός οργανωτικής δομής που θα υποστηρίξει τις νέες
διαδικασίες
¾ Περιγραφή οργανωτικών μονάδων, γραμμών αναφοράς και τρόπου
επικοινωνίας (reporting)
‰Άνθρωποι
¾ Απόφαση επιθυμητών χαρακτηριστικών προσωπικού
¾ Καθορισμός απαραίτητης εκπαίδευσης
¾ Εντοπισμός συνδέσεων με τεχνολογία και πολιτική

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–30

 Αναμενόμενες Αλλαγές στην Οργανωτική ∆ομή

‰Μείωση των μέσων βαθμίδων διοίκησης και κατ’

ακολουθία του αριθμού των μέσων διοικητικών
στελεχών
‰∆ιευθύνσεις και τμήματα στοχευμένα προς κύριες
επιχειρηματικές διαδικασίες που συμπληρώνονται από
ολιγομελείς και ευέλικτες ομάδες υπεύθυνες για την
διεκπεραίωση των υπολοίπων διαδικασιών (οριζόντια
οργανογράμματα)
‰Σαφείς γραμμές αναφοράς και αρμοδιότητες

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–31

 Απαιτούμενη Εκπαίδευση

‰Εξασφάλιση δημιουργικής χρησιμοποίησης της

πληροφορικής τεχνολογίας
‰Προετοιμασία για την εκτέλεση πολλαπλών
καθηκόντων (ευέλικτοι εργαζόμενοι)
‰Συστηματική ενημέρωση για τις εξελίξεις στο χώρο
στον οποίο κινείται η επιχείρηση
‰Συνεχιζόμενη εκπαίδευση

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–32

 Τεχνολογία

‰Επικέντρωση στο απαραίτητο τεχνολογικό περιβάλλον:

Περιγραφή νέου τεχνολογικού περιβάλλοντος, με
λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές υψηλού
επιπέδου
‰Ανάλυση επιπτώσεων: Γενική περιγραφή επιπτώσεων
με βάση την υπάρχουσα τεχνολογική υποδομή, το
ανθρώπινο δυναμικό και τον διαθέσιμο χώρο
‰Έργα υλοποίησης: Αναγνώριση και περιγραφή
βασικών έργων και απαραίτητων δραστηριοτήτων
υλοποίησης για την επιτυχή εισαγωγή της τεχνολογίας

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–33

 Ενδεικτικά Παραδείγματα Αξιοποίησης Τεχνολογίας
‰Βάσεις δεδομένων (Databases ή DBs)
‰Συστήματα διαχείρισης Βάσεων ∆εδομένων (DataBase
Mgt System ή DBMS)
‰Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα (MRP-II,
CIM)
‰Πληροφοριακά Συστήματα ∆ιοίκησης (Management
Information Systems ή MIS)
‰Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision
Support Systems)
‰Έμπειρα Συστήματα (Expert Systems)
‰Ηλεκτρονικό Επιχειρείν (E-Business)
‰∆ιαδίκτυο (Internet, Intranet, Extranet)
ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–34
 Φυσική Υποδομή

‰Προσδιορισμός απαραίτητου χώρου: Απόφαση

παραμέτρων που αφορούν τη στέγαση οργανωτικών
μονάδων και την φυσική διεπαφή μεταξύ τους καθώς
και την διεπαφή των οργανωτικών μονάδων με τους
πελάτες
‰Καθορισμός τύπου χώρου: Κατηγοριοποίηση του
απαραίτητου χώρου με βάση τις προβλεπόμενες
ανάγκες (εκπαίδευση, γραφεία, άλλοι χώροι)
‰Καθορισμός όγκου χώρων: Πρόβλεψη των αλλαγών
του όγκου των χώρων που θα επιφέρει η
αναδιοργάνωση
ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–35
 Πολιτική, Νομοθεσία & Κανονισμοί

‰Αναγνώριση όλων εκείνων των περιοχών στις οποίες

πολιτικές, ή/και νομοθεσία ή/ και κανονισμοί θα
μπορούσαν να επιφέρουν αλλαγές και θα μπορούσαν
να έθεταν σε κίνδυνο την υλοποίηση του έργου
¾ Αναγνώριση απαιτούμενων αλλαγών κατά την
υλοποίηση
¾ ∆ρομολόγηση υλοποίησης υλικών το συντομότερο
δυνατό

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–36

 Προγραμματισμός & Χρηματοδότηση

‰∆ημιουργία αναλυτικού προγράμματος υλοποίησης

που θα δείχνει τα αναμενόμενα αποτελέσματά της και
θα αποδεικνύει την επιτυχία της
¾ Προγραμματισμός υλοποίησης
¾ Πρόγνωση κόστους
¾ Στρατηγική διαχείρισης αλλαγής
¾ Υποστήριξη ανώτατης διοίκησης

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–37

 Υλοποίηση

‰Γρήγορες επιτυχίες: Επίτευξη αποτελεσμάτων σε

σύντομο χρονικό διάστημα με κάποιες «εύκολες νίκες»
‰Πιλοτικά έργα: ∆οκιμή λειτουργίας, πραγματοποίηση
διορθώσεων, εξαγωγή συμπερασμάτων
‰Υλοποίηση έργων: Υλοποίηση όλων των έργων που
περιγράφονται αναλυτικά στο πρόγραμμα υλοποίησης

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–38

 ∆ιαμόρφωση Ομάδας Έργου

‰Συνεργασία εξωτερικών συμβούλων

‰Συμμετοχή υπαλλήλων από όλα τα εμπλεκόμενα
τμήματα και όλες τις διοικητικές βαθμίδες
‰Εμπλοκή ειδικών σε τεχνολογικά ζητήματα
‰Εξασφάλιση ομάδας με ικανότητες στη διαχείριση της
αλλαγής
‰Ανοικτή ανταλλαγή απόψεων χωρίς πολιτικές
σκοπιμότητες και «υπόγειους» στόχους

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–39

 Αναμενόμενα Αποτελέσματα
‰Χρόνος
¾ Γρηγορότερη πρόσβαση στην πληροφορία και ταχύτερη λήψη αποφάσεων
¾ Αποδοτικότερες διαδικασίες
¾ Περιορισμός νεκρών χρόνων και χρόνων αναμονής
‰Κόστος
¾ Περιορισμός κόστους πραγματοποίησης των διαδικασιών
¾ Κατάργηση άχρηστων δραστηριοτήτων
¾ Αποδοτικότερη διεξαγωγή εργασίας
‰Ποιότητα
¾ Περιορισμός σφαλμάτων
¾ Αυξημένη απόδοση με στόχο την ικανοποίηση του πελάτη
¾ Βελτιωμένα προϊόντα και υπηρεσίες
‰Εργασιακό περιβάλλον
¾ Αυξημένο ηθικό εργαζομένων
¾ Ομαδική εργασία
¾ Βελτιωμένες συνθήκες εργασίας

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–40

 Μελέτη Περίπτωσης - IBM Credit (Έγκριση Χρηματοδότησης)

Τμήμα Τμήμα
Τμήμα
Παραλαβής Επιχειρηματικών
Πιστώσεων
Αίτημα Αιτήσεων Πρακτικών
Χρηματοδότησης
από Πωλητή
Παραλαβή Πιστωτικός Προσαρμογή
Αίτησης Έλεγχος Τυποποιημένων
Χρηματοδότ. Πελάτη Όρων ∆ανείου

Ομάδα
Σύνταξης Εκτιμητής
Προσφορών
Πωλητής

Σύνταξη
Προσφοράς Καθορισμός
& Αποστολή Επιτοκίου
στον Πωλητή

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–41

 Περιγραφή Περίπτωσης IBM Credit
Παλιά ∆ιαδικασία

‰Χρόνος κύκλου της διαδικασίας: 7 ημέρες

‰Καθαρός χρόνος εργασιών: 90 λεπτά
‰Κανένας δεν γνώριζε σε ποιο βήμα της διαδικασίας βρίσκεται το κάθε
αίτημα
Νέα ∆ιαδικασία

‰Ένας άνθρωπος εκτελεί όλα τα βήματα της διαδικασίας με την

υποστήριξη εύχρηστου πληροφοριακού συστήματος και ειδικών (deat
structurer ή διεκπεραιωτής αιτήματος)

Αποτελέσματα
‰Μείωση του χρόνου κύκλου της διαδικασίας σε 4 ώρες
‰Αύξηση του αριθμού αιτήσεων που διεκπεραιώνονται κατά 100 φορές

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–42

 Μελέτη Περίπτωσης - Ford Motors
(∆ιαδικασία Προμηθειών)
Τμήμα
Αντίγραφο Βεβαίωση
Πληρωμής
Παραγγελίας Παραλαβής
Προμηθευτών

Τιμολόγιο Επιταγή
Τμήμα
Τμήμα
Αντίγραφο Παραλαβής
Προμηθειών
Παραγγελία Παραγγελίας Υλικών

Αποστολή
Υλικών -
Προμηθευτής ∆ελτίο
Εισαγωγή Παραγγελίας Αποστολής
στη Βάση ∆εδομένων Έλεγχος αν τα Αποσταλλέντα
Επιταγή Υλικά Αντιστοιχούν
σε Εκκρεμούσα Παραγγελία
ΒΑΣΗ
∆Ε∆ΟΜΕΝΩΝ

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–43

 Περιγραφή Περίπτωσης Ford Motors
Παλιός Κανόνας

Πληρωμή όταν λαμβάνεται το τιμολόγιο

Νέος Κανόνας
Πληρωμή όταν λαμβάνεται το υλικό

Αποτελέσματα

Ουσιαστικά καταργήθηκε το τμήμα Πληρωμής Προμηθειών. Παρέμεινε

μόνο για την αντιμετώπιση ειδικών περιπτώσεων και την κάλυψη των
Αναγκών της Λογιστικής Αγορών, αλλά και με πολύ μικρότερο μέγεθος
(από 500 άτομα σε 125). Σε ορισμένες περιπτώσεις, το μέγεθος μειώθηκε
στο 5%

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–44

 Ερωτήσεις...

ΕΜΠ – Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16–45